GEFMA 812: Gliederungsstruktur für FM-Kosten im Gesundheitswesen

Die Richtlinie gilt für Krankenhäuser, klinische Versorgungsbereiche, Pflegeeinrichtungen sowie für sonstige Gesundheitseinrichtungen mit vergleichbaren Infrastruktur‑ und Bewirtschaftungslogiken. Sie berücksichtigt Besonderheiten der Bewirtschaftung von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen sowie die Marktentwicklung und Abrechnungspraxis im Gesundheitswesen.

Die GEFMA 812 konzentriert sich auf die Betriebs‑ und Nutzungsphase der Immobilien. Sie berücksichtigt damit die duale Finanzierungsstruktur im Gesundheitswesen, indem sie laufende Bewirtschaftungskosten von investiven Maßnahmen abgrenzt.

Die Richtlinie legt fest, welche FM‑Aufwendungen DRG‑relevant sind und daher fallbezogen erfasst werden müssen. Andere Kostenarten werden im erweiterten Benchmarking‑Kontext berücksichtigt. Die DIN‑Media‑Zusammenfassung weist darauf hin, dass sämtliche FM‑Aufwendungen und Flächen zu erfassen sind, auch wenn einige Kostenbestandteile im Sinne der DRG‑Kalkulation nicht-medizinische Infrastruktur-Kosten darstellen.

Die GEFMA 812 ist eine branchenspezifische Ergänzung zur allgemeinen Kostengliederungsstruktur GEFMA 200. Sie konkretisiert die Kostenarten für das Gesundheitswesen und schafft Anschlussfähigkeit an die dort verwendeten Kategorien.

Die Richtlinie stellt sicher, dass die FM‑Kosten DRG‑gerecht abgebildet werden können. Sie orientiert sich an den Vorgaben des Instituts für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) für die Kalkulation von Fallkosten im Rahmen des G‑DRG‑Systems. Dadurch wird die Ermittlung fallbezogener FM‑Kostenanteile möglich.

Die GEFMA 812 liefert die Gliederungsstruktur für FM‑Kosten im Gesundheitswesen. Steuerungs‑ und Planungsfragen sowie die Entwicklung von Steuerungswerkzeugen werden in der nachfolgenden Richtlinie GEFMA 813 („Steuerung und Planung von DRG‑gerechten FM‑Kosten“) behandelt.

Die Richtlinie definiert FM‑Aufwendungen als alle Kosten, die zur Verwaltung und Bewirtschaftung der nicht medizinischen Infrastruktur eines Krankenhauses erforderlich sind. Dazu zählen Betriebskosten, Instandhaltung, Reinigung, Ver‑ und Entsorgung sowie infrastrukturelle Dienstleistungen. Medizinische Kernkosten (z. B. ärztliche Leistungen, Pflegekosten) gehören nicht dazu.

Für die Berechnung von Kennzahlen werden Flächen nach DIN 277 herangezogen. Die Richtlinie verlangt mindestens die Angabe der Bruttogrundfläche (BGF) und Nutzfläche (NF) je Raum bzw. Funktionsbereich. Diese Flächenwerte werden als Bezugsgrößen verwendet, um die FM‑Kosten pro Quadratmeter zu berechnen und die Flächenproduktivität zu vergleichen.

• Raum: eindeutige Raumnummer/ID, Nutzung, Zuordnung zur Organisationseinheit, Flächenwerte, Raumcluster‑Code.

• Funktionsbereich / Cluster: Zusammenfassung gleichartiger Räume mit vergleichbarer Beanspruchung (siehe Abschnitt 7).

• Kostenstelle / Kostenträger: organisatorische Einheit, der die Kosten zugeordnet werden (z. B. Station, OP‑Bereich).

• Abrechnungsperiode: Zeitbezogene Zuordnung der Kosten (z. B. Monats‑ oder Jahreswerte).

Die FM‑Leistungen und ‑Kosten sind so zu strukturieren, dass sie den betrieblichen Funktionsbereichen und einzelnen Räumen verursachungsgerecht zugewiesen werden können. Die Presseinformation unterstreicht, dass die Richtlinie eine „verursachergerechte Zuordnung von Facility‑Management‑Leistungen“ ermöglicht und damit spezifische Bewirtschaftungskosten für jeden Raum sichtbar macht.

Die Richtlinie fordert die Erfassung aller FM‑Aufwendungen und Flächen zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit. Die DIN‑Media‑Seite weist darauf hin, dass die Daten auf Raum‑Vollkosten bezogen sein müssen, damit sie für Benchmark‑Vergleiche herangezogen werden können. Die Auswertung der Rohdaten soll dabei helfen, Kosten‑/Flächen‑Relationen zu plausibilisieren und die produktiven Flächenanteile zu bestimmen.

FM‑Kosten, die DRG‑relevant sind (d. h. für die Fallkostenkalkulation nach InEK benötigt werden), müssen klar gekennzeichnet und separat ausgewertet werden. Nicht‑DRG‑relevante Kosten werden zwar erhoben, gehen aber nur in das allgemeine Benchmarking ein.

Ein belastbares Raumstammdatenmodell ist Voraussetzung für die Kostenzuordnung. Es umfasst mindestens die Raumnummer oder eine eindeutige Raum‑ID, die Beschreibung der Nutzung (Funktionsart), die Zuordnung zur Organisationseinheit und die Fläche (BGF/NF). Zusätzlich wird pro Raum der Cluster‑Code aus der GEFMA 812 hinterlegt.

Die Flächendaten müssen aktuell, nachvollziehbar und revisionsfähig sein. Umbauten, Nutzungsänderungen oder temporäre Nutzungen sind zu dokumentieren. Die Verbindung zu CAD/BIM‑Modellen, CAFM‑Systemen und Flächenmanagement ist sicherzustellen, damit Flächenänderungen in die Kostenzuordnung einfließen.

• CAFM‑Systeme / BIM / CAD liefern die Raum‑ und Flächeninformationen.

• Finanz‑ und ERP‑Systeme liefern die Kostenbuchungen nach Kostenarten und Kostenstellen.

• Controlling‑Systeme konsolidieren Kosten und Flächen, erzeugen die Kennzahlen und stellen Auswertungen bereit.

Eine Harmonisierung der Datenstrukturen und eindeutige Schlüssel (Raum‑ID, Cluster‑Code) sind erforderlich, damit die Daten in einer FM‑Kostenrechnung zusammengeführt werden können.

Krankenhäuser besitzen eine hohe Heterogenität bei Flächen und Funktionsbereichen. Um Vergleichbarkeit zu schaffen, definiert die GEFMA 812 elf Raumcluster mit ähnlichem Inanspruchnahmegrad. Dies ermöglicht, heterogene Flächen gruppiert zu betrachten und clusterspezifische Kosten und Benchmarks zu analysieren. Die Richtlinie stellt lediglich die Systematik bereit und enthält selbst keine Benchmarks.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Raumcluster gemäß GEFMA 812. Sie fasst typische Beispiele aus dem Krankenhauskontext zusammen.

Für Räume mit Mehrfachnutzung oder Mischbereichen sind Leitlogiken zu definieren. Die Primärnutzung bestimmt das Cluster. Nebenflächen mit infrastruktureller Nutzung (z. B. Technikflächen in einer Bettenstation) werden entsprechend dem dominanten Zweck zugeordnet. Zusätzliche Flächen (RCzus) werden nur dann einzeln ausgewertet, wenn sie wesentliche Kostentreiber sind; ansonsten werden sie aggregiert. Jede Zuordnung ist zu dokumentieren, um die Vergleichbarkeit trotz organisatorischer Unterschiede sicherzustellen.

Pro Raum muss die Zuordnung zum Cluster nachvollziehbar begründet sein. Die Dokumentation umfasst die verwendeten Kriterien, den Zeitpunkt der Zuordnung und etwaige Besonderheiten. Bei Revisionen (z. B. Umbauten) sind die Zuordnungen zu aktualisieren.

• Standort / Gebäude: Gesamtkosten pro Krankenhausstandort oder Gebäude.

• Organisationseinheit: z. B. Station, OP‑Bereich, Klinikverwaltung.

• Raumcluster: Aggregation der Kosten je Cluster gemäß GEFMA 812.

• Raum: optional, wenn eine Raum‑Vollkostenperspektive benötigt wird.

Die FM‑Aufwendungen werden in der Nutzungsphase strukturiert. Dies umfasst Kostenarten wie Reinigung, Instandhaltung, Energie, Entsorgung, Sicherheit und Verwaltung. Die Richtlinie verlangt eine einheitliche Gliederung aller FM‑Aufwendungen und eine Zuordnung zu Kostenstellen und Raumclustern. Die GEFMA‑Arbeitsgruppe hat gezeigt, dass aus den Raum‑Vollkosten pro Cluster Vollkosten‑Kennzahlen (FMK) je Quadratmeter abgeleitet werden können.

• Direkte Kosten: Können unmittelbar einem Raum oder Cluster zugeordnet werden (z. B. Reinigungskosten für einen OP‑Saals, technische Wartung in einem Technikraum).

• Indirekte Kosten: Können nur über Umlageschlüssel verteilt werden, z. B. zentrale Betriebsführung, Verwaltung oder Ver‑ und Entsorgung. In der Praxis wird zwischen „produktiven“ Räumen (direkte Nutzung durch Patienten) und „nicht produktiven“ Räumen (Unterstützungs‑ und Nebenflächen) unterschieden; letztere werden den produktiven Räumen mittels Umlageschlüssel zugerechnet.

Die Richtlinie erlaubt verschiedene Schlüssel (Fläche, Nutzungsgrad, Leistungsmenge). Die angewendeten Schlüssel müssen dokumentiert, plausibel und für Benchmarking kompatibel sein. In psychiatrischen Kliniken wird z. B. die mittlere Verweildauer eines Patienten und die typische Flächennutzungszeit für therapeutische Räume als Verteiler herangezogen.

Kosten, die nicht zur Verwaltung und Bewirtschaftung der Immobilien gehören – etwa medizinische Leistungen, Pflege, Medizintechnik oder klinische Verbrauchsmaterialien – sind eindeutig zu separieren. In der DRG‑Kalkulation werden sie unter den medizinischen Kernkosten geführt, während die FM‑Kosten nur den infrastrukturellen Anteil abbilden.

Die FM‑Kostenzuordnung orientiert sich an den Anforderungen des InEK und des G‑DRG‑Systems. Ziel ist die Ermittlung fallbezogener FM‑Kostenanteile für medizinische Leistungen. Der Aufbau einer kostenstellen‑ und clusterbasierten Struktur schafft die Grundlage für diese Berechnungen.

Durch die verursachungsgerechte Zuordnung werden spezifische Bewirtschaftungskosten je Raum/Cluster sichtbar. Dies ermöglicht Steuerungsinformationen für erlösstarke Bereiche wie Operationssäle, Intensivtherapie oder Laborflächen und erlaubt differenzierte Analysen der Kostenstruktur.

Damit FM‑Kosten in die Kerngeschäftskalkulation einfließen können, müssen die Datenlieferungen zwischen FM und Medizincontrolling konsistent sein. Abrechnungsperioden, Kostentypen, Raumbezug und Dokumentation müssen abgestimmt werden. Nur so können die FM‑Kosten korrekt den DRGs zugeordnet werden und als Nachweis gegenüber Kostenträgern dienen.

• Kosten je Fläche (€/m²) für jedes Raumcluster;

• Kosten‑ und Flächenverteilungen zur Analyse von Strukturunterschieden;

• Anteil produktiver Flächen an der Gesamtfläche;

• Kosten je Nutzungszeit (z. B. €/m²·Stunde) für ausgewählte Räume, insbesondere in therapeutischen Bereichen.

Die Auswertung der Rohdaten dient der Plausibilisierung dieser Kennzahlen und der Identifikation von Auffälligkeiten in Kosten‑/Flächen‑Relationen.

Damit die Kennzahlen zwischen verschiedenen Krankenhäusern vergleichbar sind, fordert die Richtlinie vollständige und einheitliche Erhebung der Kosten und Flächen. Die Raumcluster‑Systematik muss konsequent angewendet werden, und die Zuordnungsregeln sind zu dokumentieren. Die GEFMA‑Arbeitsgruppe hat gezeigt, dass ein Benchmark‑Vergleich von Kliniken möglich ist, wenn die Daten einheitlich erhoben werden.

Die GEFMA 812 stellt nur die Systematik bereit. Sie enthält keine normativen Benchmarks oder Zielwerte. Benchmarks entstehen erst aus konsistent erhobenen Vergleichsdaten. Nutzer der Richtlinie müssen deshalb sorgfältig darauf achten, dass hochaggregierte Kennzahlen zu Fehlinterpretationen führen können (Simpson‑Paradoxon).

• Budgetierung: Planung der FM‑Kosten pro Raumcluster für die kommende Periode.

• Periodenabschluss: buchhalterische Erfassung der tatsächlichen Kosten und Abgleich mit dem Budget.

• Leistungscontrolling: Analyse von Soll‑Ist‑Abweichungen, Kosten‑/Flächen‑Kennzahlen und Produktivitätsindikatoren.

• Flächenmanagement: Konsolidierung der Raumdaten, Aktualisierung bei Umbauten, Abgleich mit CAD/BIM.

• Investitionsabgrenzung: Trennung von CAPEX (Investitionen) und OPEX (laufende Bewirtschaftung), um die duale Finanzierungslogik zu respektieren.

• Betreiber / FM‑Leitung: Gesamtverantwortung für die Umsetzung der Richtlinie, Festlegung der Zuordnungslogik.

• Kaufmännisches Controlling: Konsolidierung der Kosten und Flächen, Erstellung der Kennzahlen und Reports.

• Medizincontrolling: Integration der FM‑Kosten in die DRG‑Kalkulation, Abstimmung der Daten und Perioden.

• IT/CAFM: Betrieb der CAFM‑, BIM‑ und ERP‑Systeme, Pflege der Stammdaten.

• Dienstleister: Erfassung ihrer Leistungen und Kosten nach den Vorgaben der GEFMA 812.

Die Richtlinie verlangt eine durchgängige Nachweiskette von der Kostenbuchung über den Zuordnungsschlüssel bis zur abgeleiteten Kennzahl. Versionierung der Raumcluster‑Zuordnung und revisionssichere Dokumentation sind erforderlich, um die Audit‑ und Compliance‑Anforderungen zu erfüllen.

Der vollständige Clusterkatalog (RC1–RC10, RCzus) enthält detaillierte Zuordnungshinweise sowie die Beschreibung der Subcluster des RCzus. Diese Arbeitshilfe unterstützt die Raumzuordnung und gewährleistet die einheitliche Anwendung.

Tabellen, die Kostenarten/Konten, FM‑Leistungen, Raumcluster und die Kennzeichnung „DRG‑relevant“ miteinander verknüpfen, erleichtern die Kostenzuordnung. Sie sollten institutionenspezifisch angepasst und gepflegt werden.

Musterberichte mit Kosten je Fläche pro Cluster, Flächenverteilungen und Zeitreihen dienen als Vorlage für eigene Auswertungen. Sie zeigen, wie die Richtlinie in der Praxis umgesetzt und welche Kennzahlen abgeleitet werden können.

Ein Glossar mit einheitlichen Begriffen für FM‑, Controlling‑ und Medizincontrolling‑Funktionen unterstützt die Kommunikation zwischen den Beteiligten.