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Aufbauorganisation Facility Management

Facility Management: Organisationsentwicklung » Aufbauorganisation

Eine sorgfältige Planung und klare Definition der Aufgabenbereiche sind essentiell

Eine sorgfältige Planung und klare Definition der Aufgabenbereiche sind essentiell

Die Erstellung eines passenden Organigramms kann Arbeitsabläufe deutlich verbessern. Ein zielgerichtetes Management der Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Durch eine gut konzipierte Aufbauorganisation im Bereich des Facility Managements erhöht sich die Effizienz, die Nutzung von Ressourcen wird optimiert und der Kundennutzen gesteigert.

Aufbauorganisation im Facility Management

Die Aufbauorganisation im Facility Management umfasst die Struktur und Organisation der Abteilung, die für das Facility Management zuständig ist

Effizientes Management im Fokus

Führungskräfte in Besprechung für optimale Facility-Lösungen.

Die Aufbauorganisation legt klar fest, welche Aufgaben welchen Mitarbeitern oder Teams zugeordnet sind. Sie definiert die Hierarchie, die Kommunikationswege und die Ressourcenverteilung. Im Facility Management gibt es normalerweise eine zentrale Abteilung oder einen speziellen Bereich, der für die Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse verantwortlich ist. Dieser Bereich setzt sich oft aus verschiedenen Teams oder Abteilungen zusammen, die spezielle Aufgaben wie Gebäudemanagement, Flächenmanagement, Energiemanagement, Sicherheitsmanagement und Umweltmanagement übernehmen.

Es gibt zwei gängige Modelle der Aufbauorganisation: das hierarchische und das funktionale Modell. Im hierarchischen Modell steht an der Spitze eine Führungskraft, die die Gesamtverantwortung für das Facility Management trägt. Unter dieser Führungskraft gibt es Team- oder Abteilungsleiter, die jeweils für ihre eigenen Bereiche zuständig sind. Im funktionalen Modell hingegen sind die Teams nach ihren Funktionen organisiert, und jeder Mitarbeiter hat einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich.

Die Aufbauorganisation spielt eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Facility Management-Prozesse. Sie sorgt für eine effiziente Nutzung der Ressourcen und ist eng mit der Prozessorganisation verbunden. Eine gut geplante und strukturierte Aufbauorganisation trägt wesentlich dazu bei, die Effizienz zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Qualität der Dienstleistungen im Facility Management zu verbessern.

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Facility Management-Aufbauorganisation

Eine FM-Organisation muss sich an den Primärprozessen des jeweiligen Unternehmens bzw. der jeweiligen Einrichtung orientieren.

Die Primärprozesse können sein:

  • Gesundheitsleistungen eines Krankenhauses,

  • Geldleistungen einer Bank,

  • Transportleistungen von Personen und Gütern,

  • Herstellung von Produkten in Industriebetrieben,

  • Vermittlung von Wissen an Schüler und Studenten,

  • Verwaltung von Kommunen usw.

Jede dieser primären Organisationen braucht eine ganz bestimmte Facility Management-Organisation

Wir begleiten Ihren Weg, schrittweise und in logischer Folge, zu Ihrer optimalen Facility Management-Organisation.

Bei der Gestaltung der Aufbauorganisation im Facility Management sind wichtige Faktoren zu beachten:

  • Ausrichtung auf Unternehmensziele: Die Aufbauorganisation im Facility Management sollte auf die Unternehmensziele und -strategien ausgerichtet sein. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Struktur des Facility Managements den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht.

  • Abstimmung mit anderen Abteilungen: Die Aufbauorganisation im Facility Management sollte eng mit anderen Abteilungen im Unternehmen abgestimmt sein, insbesondere mit der IT-Abteilung, der Personalabteilung und der Finanzabteilung. Eine enge Zusammenarbeit ermöglicht eine effiziente Koordination von Prozessen und Ressourcen.

  • Klarheit und Transparenz: Die Aufbauorganisation sollte klar definiert und transparent sein. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, welche Aufgaben er oder sie hat, wer sein oder ihr Vorgesetzter ist und wie die Kommunikationswege innerhalb des Facility Managements aussehen.

  • Flexibilität: Eine flexible Aufbauorganisation ermöglicht es dem Facility Management, schnell auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren. Es ist wichtig, dass die Struktur so gestaltet ist, dass sie Veränderungen in der Unternehmensumgebung und im Marktumfeld berücksichtigen kann.

  • Kontinuierliche Verbesserung: Die Aufbauorganisation im Facility Management sollte regelmäßig überprüft und verbessert werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens und des Marktes entspricht. Eine kontinuierliche Verbesserung hilft, die Effektivität und Effizienz des Facility Managements zu steigern.

  • Berücksichtigung von Compliance- und Regulierungsanforderungen: Das Facility Management muss möglicherweise bestimmten Compliance- und Regulierungsanforderungen entsprechen. Die Aufbauorganisation sollte so gestaltet werden, dass diese Anforderungen berücksichtigt werden, um das Risiko von Verstößen zu minimieren.

  • Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten: Jeder Mitarbeiter im Facility Management sollte eine klare Rolle und Verantwortlichkeiten haben. Eine klare Definition dieser Rollen und Verantwortlichkeiten hilft, Doppelarbeit zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird.

  • Berücksichtigung von Technologie und Automatisierung: Technologie und Automatisierung spielen im Facility Management eine immer wichtigere Rolle. Die Aufbauorganisation sollte so gestaltet sein, dass sie die Einführung neuer Technologien und Automatisierungslösungen ermöglicht und die entsprechenden Fachkenntnisse und Ressourcen bereitstellt.

  • Einbeziehung von Kundenfeedback: Die Aufbauorganisation sollte auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet sein. Das Facility Management sollte daher regelmäßig Kundenfeedback einholen und bei der Gestaltung der Aufbauorganisation berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Kundenbedürfnisse erfüllt werden.

  • Entwicklung von Talenten und Führungskräften: Die Aufbauorganisation sollte die Entwicklung von Talenten und Führungskräften im Facility Management unterstützen. Dazu gehören Schulungen, Weiterbildungen und die Förderung von Führungskompetenzen, um sicherzustellen, dass das Facility Management über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

  • Berücksichtigung von Eigen- und Fremdleistungen: Bei der Planung der Aufbauorganisation müssen die Eigenschaften der Eigen- und Fremdleistungen berücksichtigt werden. Die Organisation muss so gestaltet sein, dass sie die Koordination von internen und externen Dienstleistungen ermöglicht, um sicherzustellen, dass das Facility Management reibungslos abläuft.

  • Benennung von Betriebsbeauftragten: Es kann erforderlich sein, dass ein Betriebsbeauftragter für verschiedene Aspekte des Facility Managements benannt wird, wie z. B. Energie, Umwelt, Arbeitssicherheit und Brandschutz. Die Aufbauorganisation sollte die Benennung solcher Beauftragten berücksichtigen und sicherstellen, dass klare Verantwortlichkeiten und Aufgaben definiert werden.

  • Berücksichtigung von FM-Software: Die Verwendung von FM-Software ist heute weit verbreitet und hilft bei der effizienten Organisation von Facility Management-Prozessen. Die Aufbauorganisation sollte so gestaltet sein, dass sie den Einsatz von FM-Software ermöglicht und sicherstellt, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Software effektiv zu nutzen.

  • Inklusion von Mitarbeiterinnen mit Behinderung: Die Aufbauorganisation sollte sicherstellen, dass Mitarbeiterinnen mit Behinderungen oder besonderen Bedürfnissen in das Facility Management-Team integriert werden. Dies erfordert möglicherweise eine spezielle Anpassung der Arbeitsumgebung und -bedingungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen gleichberechtigt arbeiten können.

  • Berücksichtigung von Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit ist heute ein wichtiger Aspekt des Facility Managements. Die Aufbauorganisation sollte so gestaltet sein, dass sie die Einhaltung von Nachhaltigkeitszielen ermöglicht, wie z.B. die Reduzierung des Energieverbrauchs, die Verwendung von umweltfreundlichen Materialien oder die Vermeidung von Abfall.

  • Planung von Urlaub und Krankheit: Die Aufbauorganisation sollte die Planung von Urlaub und Krankheit berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Facility Managements auch während Abwesenheiten erfüllt werden können. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ausreichend vertreten sind, um eine kontinuierliche Betreuung und Serviceleistung zu gewährleisten.

  • Vertretungsregelungen: Die Aufbauorganisation sollte klare Vertretungsregelungen enthalten, damit Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Falle von Abwesenheiten, Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters nahtlos an andere Mitarbeiter delegiert werden können. Dies stellt sicher, dass die Prozesse im Facility Management auch bei kurzfristigen Abwesenheiten stabil bleiben.

  • Kompetenzmanagement: Die Aufbauorganisation sollte auch das Kompetenzmanagement berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter regelmäßig geschult und weitergebildet werden, um sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um den Anforderungen des Facility Managements gerecht zu werden.

  • Delegation von Verantwortlichkeiten: Die Aufbauorganisation sollte klar definieren, wer für welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Facility Managements zuständig ist. Die Delegation von Verantwortlichkeiten sollte auf der Basis von Fähigkeiten und Kompetenzen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben effektiv erfüllen und Verantwortung übernehmen können.

  • Berücksichtigung von Interessenvertretungen: Wenn das Facility Management von Interessenvertretungen wie Betriebsräten oder Gewerkschaften beeinflusst wird, sollten diese Interessen in der Aufbauorganisation berücksichtigt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Interessenvertretungen einbezogen werden und dass es eine offene Kommunikation gibt, um Konflikte zu vermeiden.