GEFMA 914-3: Pflichten im FM in LzPh. 6.200–6.500 (Betreiberpflichten am Beispiel Schule)

Die Richtlinie knüpft an eine prozessorientierte Gliederung der Betriebs- und Nutzungsphase an. Die Betreiberpflichten werden den FM-Teilprozessen (LzPh 6.200–6.500) zugeordnet. Dies ermöglicht eine klare Strukturierung der Abläufe und Kontrollen, indem jedem Prozessabschnitt konkrete organisatorische Anforderungen zugewiesen werden.

• LzPh 6.200 – Bereitstellung von Arbeits-/Produktionsstätten: Sicherstellung der Nutzbarkeit von Schulflächen, Flächen- und Belegungsorganisation, Schaffung sicherer Rahmenbedingungen (z.B. Barrierefreiheit, Flucht- und Rettungswege).

• LzPh 6.210 – Flächenmanagement: Raumplanung und -belegung, Verwaltung von Verkehrs- und Rettungswegen, Genehmigung von Nutzungsänderungen und Fremdnutzungen, Abstimmung zwischen Schulverwaltung und FM.

• LzPh 6.220 – Umzugsdienstleistungen: Planung und Durchführung sicherer innerbetrieblicher Umzüge (z.B. Möblierung oder Raumwechsel), Berücksichtigung logistischer Anforderungen (Verkehrswege, Lasten), Koordination mit Schulferien für Umzugsfenster.

• LzPh 6.230 – Ergänzung von Ausstattungen & Einrichtungen: Beschaffung und sichere Inbetriebnahme neuer Geräte oder Möbel, Abnahmen und Einweisungen (z.B. Sportgeräte, Laborausrüstung, Küchenmaschinen), vollständige Inventarisierung.

• LzPh 6.300 – Objektbetrieb/Betriebsführung: Sicherstellung des technisch-organisatorischen Betriebs (Gebäudeleittechnik, Haustechnik), Störungsmanagement, Betrieb von Systemen (Zutrittskontrolle, Kommunikationssysteme).

• LzPh 6.310 – Bedienung: Festlegung und Dokumentation, wer welche Anlagen bedienen darf (Schlüssel- und Zutrittskonzept, Berechtigungslisten für GLT/HLK), Schulung des Bedienpersonals, Erstellung von Betriebsanweisungen.

• LzPh 6.320 – Wiederkehrende Prüfungen: Systematischer Prüfkalender für alle prüfpflichtigen Anlagen (z.B. Feuerlöscher, Aufzüge, Elektro- und Lüftungsanlagen), Einhaltung der Prüffristen, Beauftragung zertifizierter Prüfstellen, Mängelmanagement.

• LzPh 6.330 – Inspektion & Wartung: Regelmäßige Wartung und Inspektion technischer Anlagen gemäß Herstellervorgaben, Abstimmung mit Schulzeiten und Ferien, Dokumentation der Wartungsarbeiten.

• LzPh 6.340 – Instandsetzung & Erneuerung: Zeitnahe Behebung von Schäden und Mängeln, Priorisierung nach Dringlichkeit, Budget- und Vergabekoordination, Abnahme und Freigabe nach Reparaturen.

• LzPh 6.400 – Ver- und Entsorgung: Sicherstellung der zuverlässigen und hygienischen Versorgung (Trinkwasser, Wärme, Energie) sowie der ordnungsgemäßen Entsorgung (Abfall, Gefahrstoffe).

• LzPh 6.410 – Versorgung (Utilities): Kontinuierliche Überwachung der Betriebsparameter (Wasser, Heizung, Lüftung), Vorhaltung von Notfallplänen (z.B. bei Rohrbrüchen oder Systemausfällen), Dokumentation von Kontrollen und Beprobungen (z.B. Trinkwasseranalyse).

• LzPh 6.420 – Energiemanagement: Erfassung und Steuerung des Energieverbrauchs, Identifikation von Einsparpotenzialen, Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, Dokumentation der Verbräuche.

• LzPh 6.430 – Entsorgung (Waste Disposal): Aufbau eines Abfalltrennungssystems, sichere Handhabung gefährlicher Abfälle (Chemikalien aus Fachräumen, Leuchtmittel, Altfette), Schulung des Personals.

• LzPh 6.440 – Entsorgungsmanagement: Steuerung externer Entsorgungsdienstleister, Kontrolle der Entsorgungsnachweise, Vertragsmanagement für die Abfallentsorgung.

• LzPh 6.500 – Reinigung & Pflege: Aufrechterhaltung hygienischer und gepflegter Innenräume (Unterhaltsreinigung, Glas- und Fassadenreinigung, Sonderreinigungen), Gewährleistung der Verkehrssicherheit in Innen- und Außenbereichen (z.B. Winterdienst, Beleuchtung), Qualitätskontrolle der Reinigungsleistungen.

• LzPh 6.510–6.580 – Spezielle Reinigungs- und Pflegeleistungen: Zusatzleistungen wie Fassadenreinigung, Schädlingsbekämpfung, Wäschereidienste, Innen- und Außenbegrünung, jeweils mit spezifischen Anforderungen an Sicherheit und Nachweisführung.

• Betreiber: Derjenige, der die tatsächliche Gewalt über ein Gebäude oder eine Anlage innehat (z.B. Schulträger oder beauftragter Gebäudeverwalter) und damit für den sicheren Betrieb verantwortlich ist.

• Betreiberverantwortung: Gesamtheit der Pflichten des Betreibers, den ordnungsgemäßen Zustand von Gebäuden, Anlagen und Nutzungsbereichen sicherzustellen und Dritte (z.B. Schüler, Mitarbeiter) vor Schäden zu schützen. Sie umfasst u. a. die Verkehrssicherungspflicht sowie die Verpflichtung zu Instandhaltung, Prüfung und Wartung.

• Betreiberpflichten: Konkrete Pflichten, die sich aus Gesetzen, Verordnungen oder Normen für den Betreiber ergeben (z.B. Fristen für Prüfungen, Dokumentationspflichten).

• Organisationsverschulden: Das Fehlverhalten eines Betreibers, wenn er keine angemessene Organisation zur Erfüllung seiner Pflichten etabliert hat und dadurch eine Pflichtverletzung eintritt.

• Delegation/Beauftragung: Übertragung von Aufgaben oder Pflichten an Dritte (z.B. externe Dienstleister) oder untergeordnete Mitarbeiter, wobei der Betreiber stets für die ordnungsgemäße Durchführung verantwortlich bleibt.

• Verkehrssicherungspflicht: Obliegenheit des Betreibers, Gefahrenquellen zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen Dritte vor Schäden zu bewahren (z.B. Beseitigung von Stolperfallen, Sicherung von Türschließern).

• Instandhaltung/Prüfung/Wartung: Technische Pflichten, die dem Erhalt und der Sicherheit von Anlagen dienen. Prüfungen (z. B. nach Betriebssicherheitsverordnung oder VDE-Vorschriften) erfolgen in festgelegten Intervallen, Wartungen werden regelmäßig nach Herstellerangaben durchgeführt.

Unter „Betrieb“ versteht man die technische und organisatorische Aufrechterhaltung des Schulbetriebs (z.B. Regelunterricht, Gebäudebetrieb), während sich „Nutzung“ auf alle Aktivitäten in den Räumen bezieht (Unterricht, Veranstaltungen, externe Nutzung). Beide Ebenen müssen sicher und koordiniert erfolgen.

• Informationspflicht: Der Betreiber muss alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und betrieblichen Regelungen ermitteln und dokumentieren (z.B. in einem Pflichten- oder Rechtskataster).

• Durchführungspflicht: Er muss die erforderlichen Maßnahmen termingerecht umsetzen, z.B. Prüfungen beauftragen, Inspektionen durchführen oder notwendige Instandsetzungen veranlassen.

• Kontrollpflicht: Er ist verpflichtet, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen. Dies erfolgt durch interne Audits, Nachprüfung von Dienstleisterleistungen und die Führung von Prüf- und Wartungsdokumenten als Nachweis.

Durch diese systematische Einteilung wird sichergestellt, dass Pflichten nicht übersehen werden (Informationspflicht), rechtzeitig erledigt werden (Durchführungspflicht) und ihre Wirksamkeit gegeben ist (Kontrollpflicht, z.B. durch Stichproben und Audits).

• Öffentlich-rechtliche Anforderungen: Landesbauordnungen, Musterbauordnung, Bundesbaugesetz, Versammlungsstättenverordnungen (für Aula), Auflagen aus Baugenehmigungen und Nutzungsänderungen, Brandschutzvorschriften (z.B. DIN-Normen zur Planung und Betrieb von Brandschutzmaßnahmen, Brandschutzkonzepte).

• Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit: Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Arbeitsschutzgesetz, DGUV-Vorschriften; Schutzmaßnahmen für Beschäftigte (sowie Schnittstellen zum Schutz von Schülern).

• Technischer Betrieb von Anlagen: Vorschriften zur Prüfung und Instandhaltung technischer Ausrüstung (z.B. Aufzüge, Elektroinstallationen, Lüftungs- und Klimaanlagen), DIN- und VDE-Normen, erforderliche Qualifikationen für Betreiber und Bedienpersonal, Dokumentationspflichten für Prüfungen (z.B. Prüfprotokolle nach BetrSichV).

• Hygiene/Versorgung: Trinkwasserverordnung, VDI-Richtlinien zur Lüftung (z.B. VDI 6022), Hygieneempfehlungen für Sanitär- und Küchenbereiche, Legionellenkontrolle und Wartung von Wassersystemen.

• Umwelt/Entsorgung: Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG), Abfallverzeichnis-Verordnung, Gefahrstoffverordnung, Regelungen für Sonderabfälle (Chemikalien aus Fachräumen, Altgeräte), Emissionsschutzvorschriften (z.B. Abgaswerte, Filterwartung) und Dokumentationspflichten (Entsorgungsnachweise, Logbücher).

• Pflichtquelle: Gesetz, Verordnung, Norm oder behördliche Vorgabe, aus der die Pflicht hervorgeht.

• Pflichtinhalt: Konkrete Maßnahme oder Anforderung (z.B. „jährliche Prüfung der Aufzuganlage“ oder „monatliche Kontrolle der Rauchmelder“).

• Frist/Turnus: Zeitraum bzw. Fälligkeitsdatum (z.B. jährlicher Turnus, Frist bis Jahresende).

• Verantwortliche Rolle: Zuständige Person oder Rolle im Hause (z.B. Hausmeister, FM-Leiter).

• Nachweis: Dokumente oder Einträge, die die Erfüllung belegen (Prüfprotokolle, Zertifikate, Wartungsnachweise).

• Kontrollmechanismus: Wie die Pflicht überwacht wird (z.B. interne Audits, Freigabeprozesse, Reporting).

Die Pflichten sollten nach Risiko priorisiert werden (Gefährdung von Personen, Betriebsunterbrechung, Haftungsrisiko, Reputationsrisiko).

• Betreiberhandbuch/Objekthandbuch: Umfassende Dokumentation der Gebäudestruktur, technischen Anlagen, Nutzungskonzepte, Brandschutz- und Sicherheitskonzepte.

• Prüf- und Wartungspläne: Übersichtliche Pläne (z.B. Jahres- oder Mehrjahrespläne) aller wiederkehrenden Prüfungen und Wartungen, inklusive Verantwortlichkeiten und Fristenkontrolle.

• Mängel- und Maßnahmenverfolgung: Lückenlose Protokollierung von festgestellten Mängeln und den durchgeführten Abhilfemaßnahmen, inklusive Dokumentation und Nachverfolgung (Audit-Trail).

• Qualifikations- und Beauftragungsnachweise: Nachweise der Qualifikationen von Personal und Dienstleistern (z.B. Schulungs- oder Fachkundenachweise) sowie Dokumentation von Delegationen und Vollmachten.

Zielbild: Sicherer, genehmigungskonformer und pädagogisch nutzbarer Betrieb aller Schulflächen (Unterrichtsräume, Verwaltungsbereiche, Sporthallen, Mensa, Aula).

• Betreiberpflichten: Gewährleistung der bestimmungsgemäßen Nutzung aller Räume und Flächen entsprechend ihrer Klassifizierung (z.B. Fachräume, Differenzierungsräume, Sportanlagen). Sicherstellen, dass Brand-, Flucht- und Rettungskonzepte eingehalten werden.

• Aktivitäten: Verwaltung eines Raum- und Flächenkatasters, inkl. Buchungssystem für Unterricht und Veranstaltungen. Koordination bei Nutzungsänderungen (z.B. temporärer Umbau eines Raums in einen Computeraum) und bei Fremdnutzungen (z.B. Sportvereine nach Schulzeiten).

• Organisationsanforderungen: Festlegung eines Prozesses für Nutzungsfreigaben (Freigabe durch Schulaufsicht/Schulleitung und FM), regelmäßige Begehungen zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Raumnutzung, Schnittstellenregelung zwischen Schulleitung und FM über Nutzungsplanung und Sicherheitsauflagen.

• Betreiberpflichten: Sichere Planung und Durchführung von innerbetrieblichen Umzügen (z.B. bei Raumumgestaltungen oder Klassenzimmerwechseln). Berücksichtigung von Transport- und Lastanforderungen, Absperrungen an Verkehrswegen, Schutz kritischer Infrastruktur (Lehrmittel, IT-Ausstattung).

• Aktivitäten: Erstellung eines Umzugsplans mit Zeitplan (idealerweise in Schulferien), Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen für beteiligte Mitarbeiter und Dienstleister, Bereitstellung von geeignetem Umzugsequipment.

• Organisationsanforderungen: Festlegung von Verantwortlichkeiten (wer leitet den Umzug), Abnahme der Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft nach dem Umzug, Dokumentation abgeschlossener Umzugsprojekte im Betreiberhandbuch.

• Betreiberpflichten: Sichere Beschaffung und Inbetriebnahme neuer Ausstattungen (z.B. Tische, Stühle, IT-Geräte, Laborausstattung, Sportgeräte, Küchenmaschinen). Einhaltung von Sicherheitsanforderungen (z.B. CE-Kennzeichnung, sicherheitsrelevanten Prüfungen).

• Aktivitäten: Organisieren von Abnahmeprüfungen durch fachkundiges Personal nach Lieferung (z.B. elektrische Sicherheitstests), fachgerechte Erstinbetriebnahme mit Anleitung des Betriebsdienstes oder Lehrkräften, Erstellung von Einweisungsunterlagen für Benutzer.

• Organisationsanforderungen: Integration von Neuanschaffungen in das Inventarverzeichnis, Einplanung der neuen Geräte in das Prüf- und Wartungsprogramm, Dokumentation von Einweisungen/Unterweisungen (Teilnehmer, Inhalte, Unterschrift).

Zielbild: Beherrschter technischer Betrieb mit definierten Betriebsführungsregeln, effizientem Störungsmanagement, Einhaltung aller Prüffristen und lückenloser Nachweisführung.

• Betreiberpflichten: Klare Regelungen darüber, wer welche Anlagen bedienen darf. Dazu gehören Schlüssel- und Zutrittskonzepte, Berechtigungslisten (z.B. für die Gebäudeleittechnik oder Heizungsanlagen) sowie Sicherung kritischer Betriebszustände (z.B. automatische Alarmsysteme, Notabschaltungen).

• Aktivitäten: Erstellung von Betriebsanweisungen für technische Anlagen (z.B. Fahrstühle, Heizungs- und Lüftungsregelung), regelmäßige Unterweisung des Bedienpersonals (z.B. Hausmeister oder externer Betriebsführer) zu Abläufen und Sicherheitsaspekten.

• Organisationsanforderungen: Festlegung von Schicht- oder Rufbereitschaftslogiken (bei 24/7-Technikbetrieb), Aufstellung eines Betriebsführer-Reglements, Eskalationswege und Abschaltprozeduren bei Störungen oder Ausfällen.

• Betreiberpflichten: Erstellung und Pflege eines systematischen Prüfkalenders für alle sicherheits- und genehmigungspflichtigen Anlagen im Schulgebäude (z.B. Feuerlöscher, Brandmeldeanlagen, elektrische Anlagen, Lüftungs- und Klimageräte).

• Aktivitäten: Termingerechte Beauftragung von befähigten Prüfstellen (Sachverständige, TÜV, zertifizierte Instandhalter). Bewertung von Prüfberichten und Einleitung notwendiger Mängelbeseitigungen. Sicherstellung der revisionssicheren Aufbewahrung aller Prüfprotokolle.

• Schulspezifika: Hohe Nutzungsintensität und wechselnde Belegungen (Klassenwechsel, Veranstaltungen) erfordern lückenlose Dokumentation und häufige Wirksamkeitskontrollen (z.B. Funktionsprüfungen nach Veranstaltungen).

• Organisationsanforderungen: Systematisches Fristenmanagement (z.B. als Tabellenkalkulation oder in einem CAFM-System), Klassifizierung von Mängeln nach Dringlichkeit (z.B. Gefahr für Personen, Gefährdung der Gebäudesubstanz), Entscheidungen über Sperrung oder Stilllegung bei sicherheitsrelevanten Befunden, Freigabeprozesse nach Mängelbeseitigung.

• Betreiberpflichten: Regelmäßige Wartung und Inspektion technischer Anlagen gemäß Herstellerangaben und Betreiberanforderungen. Sicherstellung der Funktionsfähigkeit aller sicherheitsrelevanten Einrichtungen (z.B. Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Notstrom, Notbeleuchtung).

• Aktivitäten: Abstimmung von Wartungsterminen mit Schulzeiten und Ferien, damit es nicht zu Beeinträchtigungen des Unterrichts kommt. Dokumentation jeder Wartungsmaßnahme (Datum, Umfang, Ergebnisse) in Wartungsprotokollen.

• Organisationsanforderungen: Abschluss von Wartungsverträgen mit klar definierten Leistungen und Terminplänen, Festlegung von Schnittstellen zwischen Auftraggeber (Schule/Träger) und Auftragnehmer (Dienstleister), Qualitätssicherung durch Stichproben und Abnahmen, Bevorratung kritischer Ersatzteile.

• Betreiberpflichten: Unverzügliche Gefahrenabwehr bei akuten Mängeln oder Schäden (z.B. herabfallende Teile, defekte Geländer). Veranlassung und Durchführung von Reparaturen zur Wiederherstellung der Betriebssicherheit. Dokumentierte Freigabe nach erfolgreicher Instandsetzung.

• Schulspezifika: Besondere Schutzmaßnahmen für Kinder und Jugendliche (z.B. Absicherung von Baustellenbereichen, kindersichere Einrichtungen), mit Augenmerk auf Verkehrs- und Freiflächen, Spiel- und Sportbereiche sowie Fachräume (Chemielabor, Werkstatt).

• Organisationsanforderungen: Einrichtung eines Mängelmelde- und -managementprozesses (Meldewege für Lehrkräfte, Mitarbeiter, Schüler), Priorisierung von Reparaturen nach Gefährdungspotenzial, Schnittstelle zur Budget- und Vergabeplanung (Haushaltsplanung, Auftragsvergabe), dokumentierte Abnahme und Übergabe nach Bau- oder Instandsetzungsarbeiten.

Zielbild: Sichere, hygienische und wirtschaftliche Versorgung des Gebäudes sowie rechtskonforme Entsorgung aller Abfälle inklusive lückenloser Dokumentation und Kontrolle der Dienstleister.

• Betreiberpflichten: Gewährleistung der Versorgungssicherheit für Trinkwasser, Wärme (Heizung) und ggf. Gas sowie Einhaltung hygienischer Anforderungen (z.B. Legionellenprävention). Erstellung und Umsetzung von Störfallplänen (z.B. bei Rohrbrüchen oder Ausfall der Heizungsanlage).

• Aktivitäten: Überwachung wichtiger Betriebsparameter (Druck, Temperatur, Durchfluss) und regelmäßige Wartung der Versorgungsanlagen (Pumpen, Kessel, Filter). Durchführung von Wasserqualitätskontrollen und Dokumentation der Ergebnisse (Trinkwasseruntersuchung).

• Organisationsanforderungen: Installation von Mess- und Alarmsystemen (z.B. Leckanzeige, CO-Melder), Notfallpläne für Versorgungsunterbrechungen, enge Abstimmung zwischen Hausmeister, Schulverwaltung und externen Versorgern zur schnellen Störungsbeseitigung.

• Betreiberpflichten: Systematische Erfassung und Steuerung des Energieverbrauchs (Strom, Wärme, ggf. Gas). Identifikation von Energieineffizienzen und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen (z.B. Modernisierung von Anlagen, Anpassung der Betriebszeiten).

• Aktivitäten: Einführung eines Energiecontrollings mit regelmäßigen Verbrauchsauswertungen. Implementierung von Energiemanagementsystemen oder -reportings (z.B. nach DIN EN 16247 oder ISO 50001). Schulung der Nutzer für energiesparendes Verhalten.

• Organisationsanforderungen: Benennung eines Energiebeauftragten oder -teams, Ableitung eines konkreten Maßnahmenprogramms (Zielvereinbarungen, Investitionsprojekte), Verknüpfung von Nutzerverhalten (Schüler, Lehrkräfte) mit Energieeinsparungen durch Informationskampagnen.

• Betreiberpflichten: Sorgfältige Trennung, Lagerung und Abfuhr aller anfallenden Abfälle (Sperrmüll, Papier, Bioabfall, Wertstoffe). Besondere Beachtung für gefährliche Abfälle (z.B. Chemikalien aus Laboren, Leuchtstofflampen, Altgeräte, Speisefette).

• Aktivitäten: Einrichtung eines übersichtlichen Trennsystems (Beschriftung von Müllbehältern, Anleitungen für Personal). Regelmäßiges Entleeren und Reinigen der Sammelbehälter, sichere Zwischenlagerung gefährlicher Abfälle.

• Organisationsanforderungen: Unterweisung des Reinigungspersonals und Lehrkräfte im Abfallmanagement, Pflege eines Abfalllogbuchs, Bestandskontrollen (z.B. Brandschutz bei Gefahrstoffen) und vollständige Erfassung von Abfalltransporten und Entsorgungsnachweisen.

• Betreiberpflichten: Vertragsgerechte Steuerung externer Entsorgungsdienstleistungen. Überwachung der Einhaltung von Entsorgungsfristen, Entsorgungsnachweisen und Umweltauflagen.

• Aktivitäten: Erstellung und Pflege von Verträgen mit zertifizierten Entsorgungsfachbetrieben (inkl. Leistungsbeschreibungen zu Mengen, Abfallarten und Nachweispflichten). Prüfung der Entsorgungsnachweise (z.B. Wiegescheine, Sammelentsorgungsnachweise).

• Organisationsanforderungen: Regelmäßige Audits oder Begehungen bei Dienstleistern, Einrichtung eines Eskalationspfads bei Verstößen, Dokumentation der Kontrollen (z.B. Dienstleister-Bewertungsberichte).

Zielbild: Hygienisch sicherer, verkehrssicherer und werterhaltender Betrieb; Reinigungs- und Pflegeleistungen sind integraler Bestandteil der Betreiberpflichten mit klar definierten Qualitäts- und Nachweisanforderungen.

• Betreiberpflichten: Aufrechterhaltung eines angemessenen Hygienestandards entsprechend der Nutzung: Sanitärbereiche, Klassenräume und Sporthallen müssen regelmäßig gereinigt werden. Sorgfältiger Umgang mit Reinigungschemikalien (Beachtung von Sicherheitsdatenblättern, Bereitstellung von Schutzkleidung).

• Aktivitäten: Erstellung eines Reinigungsplans (Tages-, Wochen- und Jahresrhythmen), Festlegung von Qualitätsstandards (z.B. Reinigungshäufigkeit, Flächenreinheit). Durchführung von Qualitätskontrollen (z.B. Oberflächentests, Sichtprüfungen).

• Organisationsanforderungen: Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Reinigungsfirmen, Dokumentation von Mängeln (z.B. Beanstandungen durch Nutzer) und Einleitung von Nachbesserungen. Eskalationsregeln bei wiederkehrenden Hygienemängeln.

• Betreiberpflichten: Sicherstellung der Verkehrssicherung bei Reinigungsarbeiten an Glasflächen oder Fassaden (z.B. Absperrung von Gehbereichen, Gefahrenbereichssicherung bei Fensterarbeiten). Einhaltung von Absturz- und Arbeitsschutzvorschriften (Gerüstbau, PSAgA-Einsatz).

• Aktivitäten: Auswahl geeigneter Arbeitsmittel (Hebebühnen, Gerüste) und Persönlicher Schutzausrüstung. Koordination der Reinigungstermine mit dem Schulbetrieb (z.B. vor Ferien, abends).

• Organisationsanforderungen: Freigabe- und Sperrprozesse für betroffene Bereiche, Prüfung und Dokumentation der Qualifikation des Reinigungspersonals (Unterweisung zum Arbeiten in der Höhe), schriftliche Dokumentation der Reinigungsarbeiten.

• Betreiberpflichten: Durchführung anlassbezogener Reinigungen (z.B. nach Bau- oder Renovierungsarbeiten, Schadstoffunfällen oder Großveranstaltungen in Mensa/Aula).

• Aktivitäten: Festlegung von Auslösekriterien für Sonderreinigungen (z.B. Staubaufkommen, Chemikalienverschmutzung), Auswahl geeigneter Verfahren (z.B. Spezialreiniger, Desinfektion).

• Organisationsanforderungen: Erstellung von Freigabeprotokollen nach Sonderreinigung, Dokumentation der Schutzmaßnahmen (z.B. Atemschutzprotokolle, Desinfektionsnachweise), genaue Erfassung des Bedarfs.

• Betreiberpflichten: Durchführung spezieller Reinigungsarbeiten in Bereichen mit besonderen Anforderungen (z.B. Serverräume, Druckwerkstätten, Werkstätten mit starker Verschmutzung, Küchen- oder Ablufttechnikbereiche).

• Aktivitäten: Regelmäßige Reinigung technischer Anlagen (z.B. Kühlgitter, Abluftfilter), Beseitigung technischer Rückstände (z.B. Öl, Staub in Werkstätten).

• Organisationsanforderungen: Einhaltung brandschutz- und sicherheitsrelevanter Vorgaben bei der Reinigung (z.B. Explosionsschutz in Werkstätten), Dokumentation von Intervallen und durchgeführten Maßnahmen im Wartungsbuch.

• Betreiberpflichten: Vorbeugende und reaktive Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung, insbesondere in Küchen- und Mensabereichen (Lebensmittelhygiene) und im Außenbereich (z.B. Nagetierprävention).

• Aktivitäten: Regelmäßige Kontrollen auf Schädlingsbefall (Monitoring in Kellern und Vorratsräumen), dokumentierte Bekämpfungsmaßnahmen (z.B. Köderauslegungen, Fallen), fachgerechter Einsatz von Schädlingsbekämpfungsmitteln unter Berücksichtigung des Kinderschutzes.

• Organisationsanforderungen: Führen eines Befallsjournals, Freigabeprozesse für Bekämpfungsmaßnahmen, Nachweisführung der Maßnahmen und Wirksamkeitskontrollen (insbesondere vor Wiederinbetriebnahme von Küchen).

• Betreiberpflichten: Organisation einer hygienisch sicheren Wäschelogistik für ggf. genutzte Textilien (z.B. Sportkleidung, Handtücher, Reinigungswäsche).

• Aktivitäten: Reinigung und Desinfektion von Textilien in externen oder internen Wäschereien, Einhaltung von Waschvorgaben (Temperaturen, chemische Mittel).

• Organisationsanforderungen: Festlegung von Abhol- und Bringprozessen, Zertifizierung der Wäschereien, Dokumentation der Waschzyklen und Qualitätskontrollen (z.B. Schadensprotokolle).

• Betreiberpflichten: Verkehrssicherungspflichten im Außenbereich: Freihalten von Wegen und Zufahrten (ausreichende Beleuchtung, Entfernen von Stolperfallen), Durchführung des Winterdienstes (Räumen und Streuen bei Schnee/Eis), Pflege von Spiel- und Aufenthaltsbereichen (z.B. Wartung von Sandkästen).

• Aktivitäten: Erstellung von Winter- und Sommerdienstplänen, regelmäßige Kontrollen der Außenanlagen (Laub, Unrat, Beschädigungen), dokumentierte Einsätze bei Witterungseinflüssen (z.B. Protokollierung von Schneeeinsätzen).

• Organisationsanforderungen: Detaillierte Räum- und Streupläne mit Zuständigkeiten, offizielles Protokollieren von Witterungsereignissen (Einsatzjournal), Prozesse für das Einleiten von Maßnahmen (Benachrichtigung Dritter, Anforderung externer Hilfe).

• Betreiberpflichten: Pflege der Bepflanzung auf dem Schulgelände und in Innenräumen zur Gewährleistung der Sicherheit (z.B. Schnitt von Bäumen gegen herabfallende Äste; Auswahl ungiftiger Pflanzen für Innenbereiche).

• Aktivitäten: Regelmäßige Pflegegänge für Rasenflächen, Beete und Bäume; Kontrolle auf Pflanzenkrankheiten; Bewässerung; Entfernung überhängender Äste.

• Organisationsanforderungen: Erstellung von Pflegeplänen für Gartenanlagen, Beauftragung von Gärtnerdiensten, Dokumentation von Pflegeintervallen und durchgeführten Maßnahmen.

• Verantwortlichkeiten: Klare Regelung von Zuständigkeiten und Stellvertretungen für alle relevanten Aufgaben. Festlegung der Entscheidungskompetenzen, insbesondere bei Maßnahmen wie Sperrung oder Stilllegung im Gefahrenfall.

• Delegation und Beauftragung: Formale Dokumentation der Übertragung von Aufgaben an interne oder externe Stellen. Sicherstellung, dass Beauftragte über die notwendige Fachkunde verfügen und ihre Aufgaben durch entsprechende Nachweise (z.B. Schulungszertifikate) belegen.

• Regelkommunikation: Etablierung einer Kommunikationsstruktur, in der über rechtliche Änderungen, neue Anforderungen oder relevante Ereignisse im Betrieb regelmäßig informiert wird (z.B. Compliance-Reports, Fortbildungen).

• Vertragliche Verankerung: Einbindung aller relevanten Betreiberpflichten und Fristen in Leistungsverzeichnisse und Verträge mit externen Dienstleistern (z.B. Instandhaltung, Reinigung, Entsorgung). Festlegung von Qualifikationsanforderungen der Dienstleister und Meldepflichten bei Abweichungen.

• Nachweis und Reporting: Regelmäßige Überprüfung der erbrachten Leistungen anhand von Nachweisen (z.B. Prüf- und Wartungsprotokollen, Reinigungsberichte) und Leistungsverzeichnissen. Einrichtung eines Abnahme- und Qualitätssicherungssystems (Stichproben, Vor-Ort-Audits).

• Kommunikation und Eskalation: Klare Eskalationsstufen bei Nichteinhaltung von Leistungen oder Qualitätsmängeln. Kontinuierlicher Informationsfluss zwischen Betreiber/Facility-Manager und Dienstleistern über aktuelle Betriebsanforderungen.

• Regelmäßige Überprüfung: Periodische Reviews der Betreiberpflichten und Aktualisierung des Rechts- und Pflichtenkataster (z.B. nach Gesetzesänderungen). Neubewertung von Gebäuderisiken zur Anpassung der Prioritäten.

• Wirksamkeitskontrolle: Durchführung interner Audits und Begehungen, um die Einhaltung der Betreiberpflichten zu prüfen. Dokumentation der Ergebnisse und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen.

• Management-Reporting: Aufbau eines Berichtswesens für die Leitungsebene (z.B. Compliance-Status, überfällige Prüfungen, Mängelstatistiken, Maßnahmenrückstand) zur Steuerung und Kontrolle des gesamten Prozesses.

• Identifikation: Führung eines vollständigen Objekt- und Anlagenverzeichnisses sowie eines Pflichten- oder Rechtskatasters, in dem alle relevanten Pflichten systematisch aufgelistet sind.

• Durchführung: Lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Prüfungen, Wartungen, Inspektionen und Abnahmen. Dazu gehören Prüf- und Wartungsberichte, Abnahmeprotokolle sowie Nachweise über Unterweisungen und Beauftragungen.

• Kontrolle: Aufzeichnung interner Prüfungen und Audits, Begehungsprotokolle sowie Nachweise über Wirksamkeitskontrollen. Alle Nachweise müssen revisionssicher archiviert werden, um sie bei Kontrollen oder Haftungsfragen vorlegen zu können.

• Versionierung: Einführung von Versionskontrolle für alle relevanten Dokumente (Handbücher, Pläne, Protokolle). Kennzeichnung von Änderungen und Freigaben.

• Aufbewahrungsfristen: Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Aufbewahrungsfristen für Dokumente (z.B. Bauunterlagen, Explosionsschutz, Wasserhygiene). Einsatz definierter Archivierungslösungen (digital oder physisch).

• Zugriffskonzepte: Festlegung, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Verwendung von Rollenkonzepten in Dokumenten- oder CAFM-Systemen, um unbefugte Änderungen zu verhindern.

• Übergabeprozesse: Detaillierte Prozesse für die Übergabe der Dokumentation bei Betreiber- oder Dienstleisterwechsel (z.B. bei Wechsel des Schulträgers oder des Facility-Dienstleisters), um eine lückenlose Weitergabe sicherzustellen.

• Fristenmanagement: Nutzung eines CAFM-Systems oder Wartungskalenders zur automatisierten Überwachung und Erinnerung an Prüf- und Wartungsfristen.

• Mängelmanagement: Erfassung und Nachverfolgung von Störmeldungen und Reparaturanfragen in einer zentralen Datenbank, um Transparenz über den Stand der Fehlerbehebung zu schaffen.

• Dokumentenmanagement: Ablage aller Pläne, Handbücher und Nachweisdokumente in einer zentralen, durchsuchbaren Datenbank.

• Rollen-/Berechtigungssystem: Einsatz von Systemen zur Verwaltung von Verantwortlichkeiten und Datenzugriff (z.B. wer kann Prüftermine eintragen oder Freigaben erteilen).

• Pflichtenmatrix Schule (LzPh 6.200–6.500): Tabellarische Übersicht, in der jede Betreiberpflicht aufgelistet ist. Spalten können enthalten: Pflicht, Rechtsquelle, Frist/Turnus, verantwortliche Rolle, Nachweis, Kontrollmechanismus, Eskalationsstufen.

• Prüf- und Wartungskalender (Jahres-/Mehrjahresplan): Terminplanung für wiederkehrende Prüfungen und Wartungen über das Schuljahr bzw. mehrere Jahre. Dieser Plan visualisiert Fristen, verantwortliche Personen, Zuständigkeiten und Toleranzen (z.B. Ampelsystem für Fristüberschreitungen).

• Muster: Delegations- und Beauftragungsdokumente: Vorlagen zur formalen Übertragung von Aufgaben und Pflichten. Sie enthalten Angaben zum Umfang der Beauftragung, erforderlicher Fachkunde/Qualifikation, Weisungsbefugnis und Berichtspflichten.

• Checklisten und Protokollvorlagen: Standardisierte Formulare für Begehungen (z. B. Sicherheitsrundgang), Sperrentscheidungen (z. B. bei defekter Anlage), Abnahmen nach Instandsetzungsarbeiten oder Qualitätsprüfungen der Reinigungsleistungen. Diese Hilfsmittel erleichtern eine konsistente Dokumentation.

• Schnittstellenleitfaden Schule ↔ FM: Beschreibung der wesentlichen Schnittstellen zwischen Schulbetrieb und Facility Management. Themen können sein: Abstimmung von Ferien- und Reinigungsplänen, Koordination bei Veranstaltungen/Fremdnutzung, Umgang mit Gefahrmeldungen (Brand, Wasserrohrbruch), Notfall- und Krisenkommunikation.