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RACI-Matrix Beauftragtenwesen

Facility Management: Organisationsentwicklung » Aufbauorganisation » Betriebsbeauftragte » RACI-Matrix Beauftragtenwesen

RACI‑Matrix im Beauftragtenwesen des Facility Managements zur Klarstellung von Rollen bei Aufgaben

RACI-Matrix Beauftragtenwesen

Verantwortlichkeitsmatrix (RACI: Responsible/Accountable/Consulted/Informed) für die Prozessschritte bei Bestellung, Betreuung und Kontrolle der Beauftragten.

RACI-Matrix Beauftragtenwesen Übersicht

Die Matrix zeigt, wer bei jedem Schritt verantwortlich

Aufgabe/Prozessschritt

HR (Personal)

Fachbereich

Beauftragte Person

Legal/Compliance

Bedarf identifizieren (z. B. gesetzl. Vorgaben erkennen)

A

R

C

–

C

Entscheidung über Beauftragung (Beauftragten benennen)

A

R

C

–

C

Erstellung & Dokumentation der Beauftragung (Urkunde erstellen, Ablage)

A

R

–

–

I

Auswahl geeigneter Person (Kandidatensuche)

A

R

C

–

C

Erstellung der Rollenbeschreibung (Pflichtenheft definieren)

I

R

C

C

I

Schulungsplanung und -nachweis (Trainings organisieren, dokumentieren)

I

R

C

A

–

Pflege des zentralen Beauftragtenverzeichnisses (Register aktualisieren)

I

A/R

C

–

–

Einbindung in Prozesse / operative Steuerung (Integration der Beauftragten in Abläufe)

I

–

A

R

–

Durchführung gesetzlicher Aufgaben (Aufgabenwahrnehmung im Alltag)

I

–

R

A

–

Regelmäßige Kommunikation / Reporting (Berichte, Statusmeldungen)

I

C

C

A

C

Durchführung interner Audits / Wirksamkeitskontrolle (jährliche Kontrolle)

I

A/R

C

C

C

Eskalation bei Pflichtverstößen (Verstöße melden, eskalieren)

A

R

C

I

C

Widerruf / Neubeauftragung (Beauftragten abberufen/ersetzen)

A

R

C

I

C

Legende

R = Responsible (durchführungsverantwortlich); A = Accountable (letztentscheidungs- und ergebnisverantwortlich); C = Consulted (konsultiert/beratend einzubeziehen); I = Informed (zu informieren).

Hinweis: In Einzelfällen können Rollen doppelt auftreten (z. B. HR als R und A für das Führen des Beauftragtenregisters). Die Geschäftsführung trägt übergreifend die Gesamtverantwortung, während Legal/Compliance primär beratend, prüfend und überwachend beteiligt ist (kein operatives R/A in den Prozessen).