GEFMA 190: Betreiberverantwortung 2.0 im FM

Der Begriff „Betreiberverantwortung“ bezeichnet die Pflicht, Gebäude und technische Anlagen so zu betreiben, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen, technischen Regeln und anerkannten Regeln der Technik eingehalten werden. Laut VDI 3810 ist Betreiberverantwortung die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb einer Anlage oder Gebäudeeinheit. Die Pflichten ergeben sich aus öffentlich‑rechtlichen Vorgaben (z. B. Gefahrenabwehrrecht, Umwelt‑ und Emissionsschutz, Arbeits‑ und Gesundheitsschutz), zivilrechtlichen Verkehrssicherungspflichten sowie aus technischen Regeln (DIN‑, EN‑Normen und VDI‑Richtlinien). Verstöße können straf‑ und zivilrechtliche Haftungsfolgen nach sich ziehen; beim BGB § 823 reicht bereits grobe Fahrlässigkeit bei der Nichtbeachtung anerkannter Regeln der Technik, um eine Haftung zu begründen.

Facility Management ist das Bindeglied zwischen Recht, Technik, Organisation und Betrieb. FM‑Verantwortliche müssen die Vielzahl der relevanten Vorschriften kennen und deren Umsetzung organisieren. Über 2 000 Gesetze, Verordnungen und technische Regeln bilden die regulatorische Grundlage des Gebäudebetriebs. FM‑Organisationen strukturieren die Erfüllung dieser Pflichten durch Dokumentation, regelmäßige Kontrollen und Qualifikationsnachweise. Sie koordinieren zudem externe Dienstleister und verknüpfen technische Maßnahmen mit kaufmännischer Steuerung und Nutzeranforderungen. Die neue Richtlinie betont, dass neben der rechtskonformen Instandhaltung auch nachhaltige, soziale und Governance‑Aspekte berücksichtigt werden müssen.

Die Unternehmensleitung trägt die oberste Verantwortung für die Organisation der Betreiberpflichten. Sie muss ausreichende Ressourcen bereitstellen, eine geeignete Organisationsstruktur schaffen und eine wirksame Kontrolle sicherstellen. Dabei ist insbesondere die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung gemäß BetrSichV wahrzunehmen. Missachtet das Unternehmen diese Organisationspflichten, droht Organisationsverschulden. Gerichte haben klargestellt, dass die Geschäftsführung sich nicht vollständig durch Übertragung von Aufgaben entlasten kann und weiterhin eine Überwachungs‑ und Kontrollpflicht hat.

Führungskräfte, Objektverantwortliche und Mitarbeiter im Facility Management übernehmen persönliche Verantwortung für die Umsetzung delegierter Pflichten. Bei fahrlässiger Verletzung ihrer Aufgaben können sie persönlich haftbar gemacht werden.

Diese Tabelle verdeutlicht, dass die Verantwortung auf verschiedene Ebenen verteilt ist, der Kernhaftungsdruck jedoch letztlich beim Unternehmen und den verantwortlichen Führungskräften verbleibt.

• Betrieb und Nutzung: Dazu gehören die Sicherstellung der Verkehrssicherheit (z. B. Schneeräumung, Beleuchtung), die Einhaltung der Nutzungsauflagen und der störungsfreie Betrieb der Gebäudetechnik.

• Instandhaltung und Prüfung: Regelmäßige Wartungen, Inspektionen und Prüfungen gemäß DIN 31051 und TRBS 1112 sind notwendig, um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen.

• Sicherheit und Gesundheit: Arbeitgeber müssen gemäß ArbSchG geeignete Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter treffen. Dies umfasst Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und die Bereitstellung sicherer Arbeitsmittel.

• Umwelt‑ und Ressourcenschutz: Betreiber sind verpflichtet, schädliche Umwelteinwirkungen zu vermeiden, Abfall zu minimieren und Energie effizient zu nutzen.

Betreiberpflichten unterliegen stetigen Änderungen. Nutzungänderungen, Umbauten, technische Weiterentwicklungen oder neue Rechtsvorgaben können zusätzliche Pflichten auslösen. Die BetrSichV verlangt, dass Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen regelmäßig überprüft und bei Veränderungen angepasst werden. Daher müssen FM‑Organisationen ein System zur laufenden Rechts‑ und Normenverfolgung etablieren, um aktuelle Anforderungen rechtzeitig zu erkennen. Änderungen im ESG‑Kontext, wie die EU‑Taxonomie‑Verordnung und die Corporate Sustainability Reporting Directive, erweitern die Pflichten um Klima‑, Umwelt‑ und Nachhaltigkeitsaspekte.

Die Delegation von Betreiberpflichten ist zulässig, muss aber rechtssicher erfolgen. Nach VDI‑MT 3810 ist eine Delegation nur wirksam, wenn die ausgewählte Person fachlich geeignet ist, über ausreichende Befugnisse und Ressourcen verfügt und die Aufgaben eindeutig beschrieben und dokumentiert werden. Der delegierende Betreiber bleibt trotz Übertragung verantwortlich und muss die ordnungsgemäße Ausführung überwachen; die Pflicht zur Überwachung ist nicht delegierbar. Zur Haftungsprävention gehört eine sorgfältige Auswahl und Belehrung des Delegationsempfängers, die Dokumentation der Delegation und regelmäßige Kontrollen.

Die Dokumentation dieser Elemente dient als Nachweis im Haftungsfall und stärkt das interne Compliance‑Management.

Eine wirksame Betreiberorganisation definiert Verantwortlichkeiten, Prozesse und Kommunikationswege. Die Richtlinie empfiehlt organisatorische Modelle, die die Aufgabenverteilung zwischen Eigentümer, Betreiber, FM‑Leitung und Dienstleistern klar regeln. Zudem ist ein regelmäßiges Reporting über den Zustand der Anlagen, Prüf‑ und Wartungstermine sowie festgestellte Mängel erforderlich. Ein systematisches Inventar aller Anlagen und die Zuordnung der jeweiligen Prüfpflichten ermöglichen die Erstellung von Wartungsplänen und Terminverfolgung. Zur transparenten Organisation gehört auch eine rechtskonforme Dokumentation, die im Streitfall als Beweismittel dient.

Die Betreiberverantwortung lässt sich nahtlos in bestehende Managementsysteme integrieren. Integrierte Managementsysteme (z. B. nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001) kombinieren Qualitäts‑, Umwelt‑ und Arbeitsschutzanforderungen. Die GEFMA 190 verweist auf die GEFMA 310, welche eine Übersicht der relevanten Rechtsvorschriften, Verordnungen und Normen im Facility Management bietet. Durch die Verknüpfung mit Qualitäts‑ und Risikomanagementsystemen werden Prozesse optimiert und Compliance‑Nachweise erleichtert. Digitalisierungslösungen (CAFM‑Systeme) unterstützen die systematische Erfassung von Anlagen, die Terminverfolgung von Prüfungen und die automatisierte Dokumentation.

Die Neuauflage der GEFMA 190 erweitert das klassische Betreiberpflichtenverständnis um Umwelt‑, Sozial‑ und Governance‑Aspekte (ESG). Ulrich Glauche, Leiter Richtlinienwesen, betont, dass die Erfüllung geltender Gesetze nicht mehr ausreicht; freiwillige Maßnahmen im Vorgriff auf zukünftige Rechtsänderungen sind notwendig. Die Richtlinie gibt klare Hinweise für einen klimafreundlichen und nachhaltigen Gebäudebetrieb sowie für eine nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern.

Die Verknüpfung von ESG mit Betreiberverantwortung fördert einen langfristig nachhaltigen und sozial verantwortlichen Betrieb und unterstützt Reporting‑Pflichten nach EU‑Taxonomie und CSRD.

Personen, denen Betreiberpflichten übertragen werden, müssen fachlich qualifiziert sein und über die notwendigen Kenntnisse, Erfahrungen und persönlichen Eignungen verfügen. VDI‑MT 3810 fordert, dass die Eignung und Befugnis des Delegationsempfängers vor der Übertragung überprüft wird. Arbeitgeber haben gemäß ArbSchG eine Informations‑ und Unterweisungspflicht. Zusätzlich müssen sie sicherstellen, dass Personal und Dienstleister über die notwendigen Ressourcen verfügen.

Regelmäßige Schulungen und Unterweisungen sind wesentliche Bestandteile der Betreiberverantwortung. Die TÜV‑Nord‑Empfehlungen betonen, dass Schulungen erforderlich sind, um den aktuellen Stand von Gesetzen, Normen und Technik zu vermitteln und die Befähigung der Mitarbeitenden sicherzustellen. Auch externe Dienstleister müssen unterwiesen werden. Dokumentierte Kompetenznachweise (z. B. Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen) dienen als Beleg für die fachliche Qualifikation und sind Bestandteil der Compliance‑Dokumentation.

Wirksame Prüf‑, Überwachungs‑ und Kontrollprozesse sind notwendig, um die Erfüllung der Betreiberpflichten sicherzustellen. Gefährdungsbeurteilungen müssen regelmäßig durchgeführt und aktualisiert werden. Die FM‑Organisation sollte Monitoring‑Systeme einrichten, um Energieverbräuche, Raumklima, Sicherheitsanlagen und technische Systeme laufend zu überwachen. Regelmäßige Inspektionen und Audits helfen, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Laut FM‑Workshops fördern regelmäßige Überprüfungen und Audits die kontinuierliche Verbesserung der betrieblichen Prozesse.

Rechtskonforme Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der Haftungsprävention. Betreiber müssen alle Prüfungen, Wartungen, Unterweisungen und Delegationen lückenlos dokumentieren. Diese Nachweise dienen der Beweisführung im Haftungsfall und erleichtern interne und externe Audits. Die Dokumentation sollte revisionssicher und leicht zugänglich sein; digitale CAFM‑Systeme können dabei unterstützen. Im Streitfall belegen nur ordentliche Unterlagen die ordnungsgemäße Erfüllung der Pflichten.

Betreiber müssen betriebsrelevante Risiken systematisch erfassen und bewerten. Dazu gehören technische Risiken (z. B. Ausfall von Sicherheitsanlagen), organisatorische Risiken (fehlende Befugnisse, unklare Zuständigkeiten) und Compliance‑Risiken (Nichteinhaltung von Gesetzen). Gefährdungsbeurteilungen gemäß BetrSichV bilden die Grundlage für die Ableitung von Schutzmaßnahmen.

Bei Feststellung von Mängeln oder Pflichtverletzungen sind sofortige Korrekturmaßnahmen erforderlich. Dazu zählen die umgehende Behebung des Mangels, die Anpassung von Arbeitsanweisungen und – bei gravierenden Verstößen – die Eskalation an die Unternehmensleitung. Die Unternehmensleitung bleibt verpflichtet, den Ursachen nachzugehen und organisatorische Schwachstellen zu beseitigen. Ein strukturiertes Mängelmanagement, wie im FM‑Connect‑Glossar beschrieben, umfasst die Identifikation, Dokumentation und zeitnahe Behebung von Mängeln.

Die Betreiberorganisation muss regelmäßig überprüft und an veränderte rechtliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen angepasst werden. Das FM‑Workshops‑Portal hebt hervor, dass regelmäßige Überprüfungen und Audits die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichern und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse fördern. Die Gefährdungsbeurteilungen und Wartungspläne sind bei Änderungen der Nutzung, der Technik oder der Rechtslage anzupassen.

Kontinuierliche Verbesserung ist ein fortlaufender Prozess zur Optimierung von Prozessen, Dienstleistungen und Produkten. Methoden wie der PDCA‑Zyklus und Benchmarking helfen, Schwachstellen zu identifizieren und zu beseitigen. Ziel ist es, eine Kultur der ständigen Weiterentwicklung zu fördern und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken. Eine moderne Betreiberverantwortung integriert ESG‑Aspekte, nutzt digitale Technologien (z. B. CAFM‑Systeme, Monitoring) und orientiert sich an internationalen Managementnormen. Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeitenden sind wesentliche Voraussetzungen.

Die Anwendung der GEFMA 190 schafft klare Verantwortlichkeiten und strukturierte Prozesse im Facility Management. Durch eine systematische Umsetzung der Betreiberpflichten werden Risiken reduziert, die Sicherheit von Nutzern und Mitarbeitenden verbessert und der reibungslose Betrieb der Anlagen gewährleistet. Regelmäßige Wartung nach DIN 31051 und TRBS 1112 erhöht die Betriebssicherheit. Dokumentations‑ und Monitoringpflichten fördern die Transparenz und erleichtern interne wie externe Audits. Insgesamt entsteht ein wirksames Compliance‑Management, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht und gleichzeitig eine hohe Servicequalität sicherstellt.

Strategisch stärkt die Umsetzung der GEFMA 190 die Governance‑Strukturen und reduziert Haftungsrisiken. Die Verbindung von Betreiberverantwortung mit ESG‑Aspekten trägt zur nachhaltigen Wertsteigerung der Immobilien bei und unterstützt die Erfüllung zukünftiger Berichtspflichten (EU‑Taxonomie, CSRD). Eine rechtskonforme und nachhaltige Betriebsorganisation verbessert das Image des Unternehmens als verantwortungsbewusster Betreiber und erhöht die Zufriedenheit von Investoren, Kunden und Nutzern. Durch kontinuierliche Verbesserungsprozesse und Digitalisierung kann die Effizienz gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert werden.