VDMA 24186-5 Leistungsprogramm für die Wartung Elektrotechnischer Anlagen

Die VDMA 24186-5 dient im Facility Management als Basiskatalog für den Wartungsumfang elektrotechnischer Anlagen. Als einheitlicher Leistungskatalog bildet sie die Grundlage für Leistungsverzeichnisse in Ausschreibungen und Wartungsverträgen. Durch die festgelegten Tätigkeiten wird Transparenz geschaffen: Auftraggeber und -nehmer arbeiten auf einer gemeinsamen Basis und definieren Service Level Agreements, Abnahme­kriterien und Qualitätssicherung nach diesem Standard. Das Einheitsblatt benennt dazu „die für die Wartung ... notwendigen Tätigkeiten bzw. Leistungen [und legt sie] einheitlich fest“. Insofern unterstützt es sowohl die Vertragsgestaltung (Ausschreibung, SLA, Wartungspläne) als auch die spätere Erfolgskontrolle und Dokumentation.

VDMA 24186-5 ergänzt die gesetzlichen Betreiberpflichten, übernimmt sie aber nicht. Wichtige Vorschriften sind etwa die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die regelmäßige Prüfungen z. B. ortsfester elektrischer Anlagen (DGUV V3) vorschreibt, sowie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Gefährdungsbeurteilungen für Wartungsarbeiten fordert. Weiterhin sind DIN-VDE-Normen (z. B. DIN VDE 0105-100) und Spezialnormen für Verkehrssignalanlagen (DIN EN 50556) zu beachten. VDMA 24186-5 regelt ausschließlich planmäßige Wartungsaufgaben – gesetzlich bindende Prüfungen (Wiederholungsprüfungen, Sichtprüfungen nach DGUV V3, Blitzschutzabnahmen, Feuermelder-Tests usw.) müssen gesondert im Betreiberverantwortungskonzept und im Vertrag berücksichtigt werden.

Im FM müssen alle relevanten Dokumente revisionssicher verwaltet werden. Das VDMA-24186-Leistungsprogramm (Aufgabenkatalog) sollte als verbindliche Vorgabe in Wartungskonzept und Leistungsverzeichnis verankert sein. Betreiberanforderungen und anlagenspezifische Vorgaben (z. B. Bemessungsdaten) werden ebenfalls dokumentiert (z. B. im Betriebs- und Instandhaltungskonzept). Akzeptanzkriterien (Vollständigkeit der Protokolle, definierte Sollwerte) sind festzulegen und als Nachweiskriterien zu verwenden. Änderungen des Leistungsverzeichnisses oder Anlagenzustands müssen nachvollziehbar protokolliert (Change-Log) und in As-Built-Dokumenten bzw. CAFM/CMMS-Systemen aktualisiert werden.

Die lückenlose Dokumentation aller Wartungsmaßnahmen dient zugleich der Qualitätssicherung: Nach jedem Wartungseinsatz ist ein Protokoll zu erstellen, das ausgeführte Tätigkeiten, festgestellte Mängel und ergriffene Maßnahmen enthält. Diese systematische Nachweisführung “dient der Transparenz und der Qualitätssicherung” und kann im Schadensfall belegen, dass die Wartungspflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden. Alle Wartungsunterlagen (Wartungspläne, Protokolle, Checklisten) sind entsprechend vertraglicher und gesetzlicher Vorgaben aufzubewahren (z. B. 10 Jahre für sicherheitsrelevante Anlagen oder 24 Monate für Prüfprotokolle in Deutschland).

Gemäß DIN 31051 und DIN EN 13306 bedeutet Wartung alle geplanten Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustands technischer Anlagen. VDMA 24186-5 definiert dafür standardisierte Leistungsarten (Leistungscodes): Zum Beispiel Bedingungsprüfungen (sichtbare Überprüfung von Zustand, Kennzeichnung, Verschleißanzeigern), Funktionsprüfungen (Test unter definierten Betriebsbedingungen) und typisierte Service-Eingriffe (z. B. Reinigen, Nachspannen, Schmieren oder Austausch von Verschleißteilen). Typische Wartungstätigkeiten sind z. B. Reinigen, Nachstellen, Schmieren, Austauschen und Funktionsprüfungen. Jede dieser Leistungen führt zu einer protokollierten Dokumentation der Ergebnisse.

Das VDMA-Leistungsprogramm unterscheidet grundsätzlich zwischen periodischer Wartung und zustandsabhängiger (anlassbezogener) Wartung. Periodische Maßnahmen erfolgen in festen Intervallen (Monate, Quartale, Jahre), abgestimmt auf Anlagentyp, Betriebsbedingungen, Herstellerangaben und gesetzliche Fristen. Anlassbezogene Wartungen werden “bei Bedarf” ausgeführt – zum Beispiel, wenn Inspektionen oder Betriebsdaten Abweichungen zeigen. Auch Laufzeitabhängigkeiten (Betriebsstunden, Schaltzyklen) können als Auslöser in Wartungspläne eingehen. Diese Logik stellt sicher, dass sowohl planbare Regelwartungen als auch zusätzliche Instandhaltungen bei Verschleiß rechtzeitig erfolgen.

In der operativen FM-Praxis läuft ein typischer Wartungsvorgang folgendermaßen ab: Die beauftragte Fachkraft führt die vereinbarten Prüfungen und Kontrollen durch und dokumentiert alle Feststellungen. Aus jedem festgestellten Mangel oder Schaden wird im Anschluss ein zusätzlicher Arbeitsauftrag für Instandsetzungs- oder Reparaturmaßnahmen abgeleitet. Dieser Korrekturauftrag wird ausgeführt und der Erfolg (Nachtest) wiederum dokumentiert. Nach Beseitigung aller Mängel bestätigt die Wartungsfirma das Ende der Arbeiten. Sämtliche Protokolle enthalten daher neben den durchgeführten Tätigkeiten und geprüften Komponenten die festgestellten Mängel oder Verschleißsituationen und die empfohlenen Folgemaßnahmen. Erst wenn alle Punkte abgearbeitet und erneut geprüft sind, gilt die Wartung als abgeschlossen und das Wartungsprotokoll wird vom Dienstleister (und üblicherweise auch vom Betreiber) gegengezeichnet.

Der Betreiber (oder Anlagenverantwortliche) trägt die Gesamtverantwortung für den sicheren Betrieb der elektrotechnischen Anlagen. Er definiert die Betreiberanforderungen, gibt Wartungspläne frei und stellt notwendige Ressourcen (Zugang zu Anlagen, Sicherheitsfreigaben, Personal) zur Verfügung. In vertraglichen Beziehungen sichert der Betreiber die Erfüllung seiner Betreiberpflichten, behält sich Genehmigungen vor (z. B. für Änderungen) und nimmt die Dokumentation ab. Auch wenn Wartungsarbeiten delegiert werden können, „trägt der Eigentümer bzw. Betreiber die Gesamtverantwortung“ und bleibt insbesondere für die Dokumentation und Einhaltung aller Betreiberpflichten letztlich verantwortlich.

Das FM-Team oder die Instandhaltungsorganisation übernimmt die operative Planung und Steuerung: Es erstellt den Wartungsplan (Langfristplanung aller Inspektions- und Wartungstermine), koordiniert Zugänge und Terminschienen, beauftragt Dienstleister und überwacht deren Leistung. Dabei werden klare Verantwortlichkeiten definiert – intern (etwa FM-Manager oder technische Hausmeister) und extern (Wartungsfirmen). Der FM-Betrieb organisiert zudem die Qualitätssicherung und die lückenlose Dokumentation aller Wartungsergebnisse (siehe Abschnitt 7). Entsprechende Richtlinien (z. B. Wartungs-Checklisten, Prüfpläne) werden im FM-Maßnahmenplan hinterlegt.

„Organisatorisch regelt der Wartungsplan alle Prozesse rund um die Planung, Vergabe, Durchführung und Kontrolle der Instandhaltungsleistungen. Der Betreiber bzw. Eigentümer behält dabei die Oberhoheit über die Betreiberverantwortung... Er muss gewährleisten und im Bedarfsfall nachweisen können, dass alle ihn treffenden Pflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden.“

Der externe Instandhaltungsdienstleister (Elektrofachfirma) führt die Wartungsarbeiten nach Leistungsverzeichnis aus. Kernaufgaben des Dienstleisters sind: Ausführung der vereinbarten Aufgaben (Prüfungen, Inspektionen, Servicearbeiten), sofortige Meldung erheblicher Befunde oder Störungen, präzises Dokumentieren aller Ergebnisse und die Empfehlung notwendiger Folgemaßnahmen. Nach Abschluss der Arbeiten erstellt der Auftragnehmer einen schriftlichen Wartungsbericht, der vom Fachpersonal und vom Auftraggeber gegenzeichnet wird. In diesem Bericht werden insbesondere alle festgestellten Mängel sowie die vorgeschlagenen und durchgeführten Korrekturmaßnahmen aufgeführt. Die Einhaltung von Fachexpertise und Dokumentationspflichten ist Teil der Vertragserfüllung.

Arbeiten an elektrischen Anlagen dürfen nur von elektrotechnisch qualifiziertem Personal ausgeführt oder beaufsichtigt werden. Das schließt Elektrofachkräfte und entsprechend qualifizierte Monteure ein, die nach ArbSchG/ASiG anerkannt sind. Diese Regel gilt insbesondere für sicherheitsrelevante Tätigkeiten (z. B. Arbeiten unter Spannung, Inbetriebnahmen, Schutzmaßnahmen). Die Rollendefinition muss für alle Sicherheitsaufgaben klar sein: Neben der ausgebildeten Wartungsfirma kann dies auch hauseigenes Fachpersonal oder geprüfte Sachverständige betreffen. Maßstab ist stets, dass die ausführenden Personen die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen.

VDMA 24186-5 gliedert die Wartungsleistungen in verschiedene Aufgabentypen. Zustandsprüfungen umfassen sichtbare Kontrollen, z. B. Prüfung der Gehäuse auf Unversehrtheit, Kennzeichnungen (Typenschilder, Bezeichnungen) und allgemeinem Erscheinungsbild. Funktionsprüfungen überprüfen die bestimmungsgemäße Funktion (etwa Schalterstellungen, Alarme, Automatikbetrieb unter definierten Bedingungen). Zu den Service-Eingriffen gehören standardisierte Tätigkeiten wie Reinigen, Nachziehen von Klemmen, Schmieren von beweglichen Teilen oder der Austausch von Verschleiß- und Ersatzteilen. Nach jedem Arbeitsschritt werden die Ergebnisse dokumentiert (Erstellung von Prüfprotokollen, Messwertaufzeichnungen etc.).

Im Wesentlichen entsprechen diese Tätigkeiten den in den Instandhaltungsnormen definierten Grundmaßnahmen: Reinigen von Komponenten, Nachstellen, Schmieren, Austauschen von definierten Verschleißteilen sowie Funktionsprüfungen, wie sie z. B. in DIN EN 13306 beschrieben sind. Die Softwaredokumentation (Ergebnisprotokolle, Checklisten) bildet den Nachweis über jeden dieser Arbeitsschritte.

Das VDMA-Leistungsprogramm ist hierarchisch strukturiert: Zunächst werden elektrische Anlagen nach Systemgruppen (z. B. Stromversorgung, Beleuchtung, Notstrom, Kommunikation) sortiert. Darunter folgen Baugruppen oder zentrale Einheiten (z. B. Hauptverteilerschränke, Schaltgeräte, Steuerungspanels), und schließlich die einzelnen Bauelemente oder Komponenten (z. B. Sicherungen, Relais, Lampenmodule). Jeder Leistungsposition ist ein eindeutiger Aufgabencode zugeordnet, der in Teil 0 standardisiert ist. Durch diese Baumstruktur und die kodierte Aufgabenbeschreibung entsteht ein durchgängiges Verzeichnis aller Wartungstätigkeiten. Die Leistungsverzeichnisse sind „tabellarisch strukturierte Leistungsprogramme“, in denen jede Kombination aus Anlagenbaugruppe und Wartungsaufgabe verzeichnet ist.

• Befundkategorie und Mangelklassifizierung (z. B. keine Mängel, geringfügige Mängel, sicherheitsrelevante Mängel),

• Empfehlungen für notwendige Folgemaßnahmen (ohne, mittel- oder kurzfristiger Handlungsbedarf) und

• Nachtest- bzw. Abschlussbedingungen.

Dies dient der einheitlichen Bewertung der Wartungsergebnisse: Insbesondere müssen sicherheitsrelevante Mängel kategorisiert und als dringlich (mit konkreten Fristen und Zuständigkeiten) dokumentiert werden. Anschließend ist die erfolgreiche Behebung dokumentiert nachzuweisen (z. B. durch Wiederholungsprotokolle oder Abnahmeberichte).

(Hinweis: Die folgenden Beschreibungen orientieren sich an den standardisierten Tabellenstrukturen von VDMA 24186-5. Die Angaben sind exemplarisch gehalten und sollten in Leistungsverzeichnissen konkretisiert werden.)

• Haupt- und Unterverteilungen (Schaltanlagen): Prüfen der Zugänglichkeit und Schließbarkeit, Sichtkontrolle auf Schäden oder Verschmutzung, Lesbarkeit von Beschriftungen (Gerätekennzeichen und Stromlaufpläne). Überprüfung der korrekten Schalterstellungen (kein unbeabsichtigtes Offenstellen von Schutzorganen). Bei geöffnetem Schrank werden Spannungsfreiheit, Zustandsanzeiger (z. B. verbrauchte Ersatzteile) und Fachanschlüsse geprüft. Generell wird empfohlen, alle Niederspannungsschaltanlagen und Verteilungen gemäß den DGUV-Vorschriften (früher BGV A3/DGUV V3) mindestens alle vier Jahre messtechnisch zu prüfen und dazwischen Sichtkontrollen durchzuführen. Locker sitzende Anschlüsse, Beschädigungen an Isolatoren oder Erhitzungserscheinungen an Stromschienen sind zu dokumentieren.

• Schalt- und Schutzgeräte: Kontrolle der Funktion von Leistungsschaltern, Sicherungsautomaten und Fehlerstromschutzeinrichtungen. Sichtprüfung auf Austrittsflächen von Auslösemechanismen und Einheiten. Überprüfung von Statusanzeigen, Betätigbarkeit der manuell bedienbaren Schaltergriffe. Sicherheitseinrichtungen (Blockiersysteme, Zugriffsmechanismen) werden geprüft. Mängel führen zu Ersatz oder Reparatur nach den Vorgaben des Herstellers.

• Leitungsführung und Anschlussklemmen: Sichtkontrolle der Kabelschutzummantelung (keine Scheuerstellen, Knicke oder Hitzeeinwirkung), Prüfung der Erdungsklemmen und Potentialausgleichsleiter auf festen Sitz. Dokumentationsabgleich: Sind Verlegepläne aktuell? Fehlende oder unleserliche Kennzeichnung der Leitungswege wird als Befund festgehalten.

• Erdung und Potentialausgleich: Messung der Erdungswiderstände (bei Komplexanlagen oder nach Eingriffen). Überprüfung von Erdungsschienen auf Korrosion, Befestigung und Beschriftung. Dokumentation der Messwerte und ggf. Toleranzabweichungen.

• USV-Systeme (Unterbrechungsfreie Stromversorgung): Überprüfung der Betriebsbereitschaft (Netz- und Notstrombetrieb), Kontrolle der Ladeelektronik und der Batterieladezustände. Sichtkontrolle der Batterieanschlüsse (Korrosion, feste Verbindung). Durchführung und Dokumentation regelmäßiger Batterieprüfungen (Spannungs- und Lasttests nach Herstellervorgaben). Überprüfung von Alarm- und Meldesystemen (z. B. Meldung niedriger Batterieladung, Systemfehler). Anzeichen von Spannungsabfällen oder aufleuchtende Warnindikatoren werden dokumentiert. Schnittstellen zu gesonderten Batteriewartungsverträgen sind zu beachten.

• Notstromaggregate und Netzumschalter: Teststart gemäß Intervall (z. B. monatlicher Probelauf mit Lastwechseln). Inspektion der Starterbatterien und Kraftstoffanlage (Dichtigkeit, Kraftstoffstand). Funktionstest der automatischen Netzumschaltung und manuelle Umschalter (bei Wartungssperre). Kontrolle der Schaltzeit und der Backup-Leistung gemäß Plan. Alle Alarm- und Sicherheitsfunktionen (z. B. Überdrehzahlüberwachung) werden geprüft. Ergebnisse und Laufzeiten werden dokumentiert.

• Versorgungsumschaltung: Prüfung von Umschaltanlagen zwischen Haupt- und Ersatzstromversorgung (Transfer-Switches). Funktionstest im normalen und Notfallbetrieb. Überprüfung der Signalschnittstellen zu BMS/GA-System für automatische Lastabwurfsteuerung bei Versorgungswechsel. Bei festgestellten Defekten (z. B. fehlerhafte Schaltvorgänge) erfolgt umgehende Instandsetzung.

• Allgemeinbeleuchtung: Funktionsprüfung der Beleuchtungseinrichtungen (Schalter, Taster, Sensoren). Kontrolle auf defekte Leuchtmittel und Ersatz defekter Lampen, Leuchtstoffröhren, LED-Module. Sichtprüfung der Leuchtengehäuse (Sauberkeit, Befestigung) und Verkabelung (keine Spannungsverlustanzeiger). Dokumentation von Blendwirkung oder Störlicht. Elektrische Sicherheitsprüfungen (z. B. Isolationsprüfung nach DIN VDE) sind ggf. gesondert zu behandeln.

• Sicherheits-/Notbeleuchtung: Prüfung aller Not- und Sicherheitsleuchten (Monitore, Leuchtenscheinwerfer, Ausgänge). Sicherstellung der automatischen Umschaltung auf Notstrombetrieb bei Netzabfall. Dokumentation der funktionsfähigen Anzeigeelemente (frei zugängliche Kontrolllampen). Test der Zentraleinheit (falls vorhanden) und der Alarmmeldungen. Generell gilt: Elektrische Wartung an diesen Anlagen ergänzt, aber ersetzt nicht die vorgeschriebenen jährlichen Funktionsprüfungen aller Notleuchten. VDMA 24186-5 umfasst vor allem Prüftätigkeiten (Befund der Lampenzustände, Generatortest), während die in Prüfregimen (DIN EN 50172) geregelten Abnahmetests separat abgerechnet werden.

• Verkehrssignalanlagen (Ampeln, Lichtzeichen): Diese gelten laut VDMA 24186-5 als elektrotechnische Anlagen und sind entsprechend zu warten. Es erfolgt ein Systemcheck der Signalgeräte und ihrer Steuerungseinheiten. Sichtkontrolle von Signalleuchten und Gehäusen auf Beschädigung und Festsitzen; Austausch defekter Lampen/LED-Module und Reinigung der Optiken. Prüfung der Steuerungskomponenten (Relais, Schütze, Sicherungen) und Belüftung der Schaltschränke. Überprüfung der Versorgung und Erdung. Schnittstellentests (z. B. Anbindung an Zentrale) können ebenfalls Teil des Regelbetriebs sein.

• Förderanlagen und Hebesysteme (elektrotechnische Komponenten): Prüfung von Antriebseinheiten und Steuereinheiten nach Herstellervorgaben. Sicherheitsfunktionen (Not-Aus, Endlagenschalter, Lichtvorhänge) werden im Betrieb geprüft. Bei elektrischen Fahr- oder Türsystemen von Aufzügen erfolgt Sichtprüfung der Anbindungen und Steuerungsgeräte nach DGUV 208-008/009. Steuerungstechnik für Förderbänder oder Rolltreppen wird inkl. Sensorik auf Funktion getestet. Dokumentiert werden Kontrollwerte wie Laufzeiten und Betriebszähler.

• Kommunikationsanlagen: Prüfung der elektrischen Versorgung für Gebäudekommunikationssysteme (Haussprechanlagen, Sprechanlagen, Alarmzentralen). Kontrolle von Signalisierungs- und Lichtanzeigen. Elektrische Funktionstests der Übertragungsgeräte (Telefonverteiler, Brandmelderzentrale-Anschlüsse) nach Herstellerangaben. Abgrenzung: Reine IT- bzw. Netzwerkkomponenten sind nicht Aufgabe von VDMA 24186-5, hier greifen separate IT-Wartungskonzepte.

• Gefahrenmeldeanlagen: Überprüfung der Stromversorgung und Batterien von Brandmelde- und Einbruchmeldeanlagen. Funktionstest zentraler Meldelinien und Alarmsignale (Sirenen, Blitzleuchten) im Rahmen der zustandsabhängigen Wartung – in Ergänzung zu den gesetzlich geforderten Jahresprüfungen. Alle Alarme und Schaltzustände werden dokumentiert.

Ein Wartungsprotokoll muss mindestens folgende Angaben enthalten: Anlagenidentifikation, Datum und Uhrzeit der Prüfung, Name/Unterschrift der ausführenden Fachkraft sowie des abnehmenden Betreibers, aufgelistete Arbeitspositionen und Prüfaufgaben gemäß Leistungsverzeichnis sowie Befunde und Messergebnisse. Festgestellte Mängel und durchgeführte oder empfohlene Korrekturmaßnahmen sind einzeln zu dokumentieren. Gerade die vollständige Protokollierung ist Vertragsgrundlage für Abnahmen und Gewährleistungen – sie bildet die Basis der Annahme, dass alle Leistungen erbracht wurden.

Erkannte Mängel werden nach Schwere (z. B. sicherheitskritisch, bedingt kritisch, unkritisch) klassifiziert. Jeder Mangel ist mit einer Beschreibung, Priorität (z. B. sofort, kurzfristig, langfristig), Frist zur Behebung und Zuständigkeit (Auftraggeber/-nehmer) zu versehen. Zusätzliche Empfehlungen (z. B. Austausch von Teilen, Optimierungshinweise) können vermerkt werden. Diese Liste dient als Grundlage für Folgeaufträge und Risikoabschätzungen. Nach erfolgter Behebung sind Abschlussbemerkungen und Retestergebnisse beizufügen. Der Leitfaden empfiehlt, Mängel nur dann als vollständig behoben zu gelten, wenn dies durch erneute Prüfung bestätigt wurde.

Alle im Rahmen der Wartung verwendeten Ersatz- und Verschleißteile werden im Protokoll mit Bezeichnung und Grund (Kaputtes Teil XY) erfasst. Geänderte Einstellungen oder Justierungen (Schaltereinstellungen, Parameteränderungen) sind ebenso zu dokumentieren. Eine Anlagengeräteliste mit Wartungshistorie ist zu führen: Sie enthält alle Wartungstermine, ausgewechselte Teile und besonderen Vorkommnisse je Anlage. So bleibt rückverfolgbar, was im Laufe der Zeit an jeder Anlage passiert ist. Dies unterstützt Audits und langfristiges Kostencontrolling.

Nach Abschluss der Wartungsarbeiten sind alle Dokumente revisionssicher abzulegen. In modernen FM-Prozessen wird dies idealerweise über ein CAFM- oder CMMS-System realisiert. Dabei werden jedem Serviceprotokoll die zugehörigen Asset-IDs und Auftragsnummern zugeordnet. Status und Freigabe der Dokumente werden versioniert (z. B. indem Protokolle digital signiert oder mit Versionskennzeichen versehen werden). Wichtig ist, dass sämtliche Serviceberichte und Checklisten gemäß den vertraglichen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Diese strukturierte Ablage ist ein wesentliches Element der Auditfähigkeit.

Der FM-Wartungsplan enthält einen jährlichen Kalender mit allen geplanten Prüfterminen je Anlage bzw. System. Dabei werden periodische Intervalle (monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.) nach Dringlichkeit und Nutzungszyklen festgelegt. Auch saisonale Anforderungen (z. B. Winter- oder Sommerbetrieb) fließen ein. Zustandsabhängige Trigger (z. B. Verschleißergebnisse aus Inspektionen) lösen bei Bedarf Sofort-Wartung aus. Der Wartungsplan wird kontinuierlich aktualisiert, um geänderte Anforderungen oder Toleranzüberschreitungen zu berücksichtigen.

Bei der Wartung müssen die Betreiberpflichten für Zugänge und Sicherheit beachtet werden. Vor Ort sind z. B. Arbeitsgenehmigungen (Freischaltbescheinigungen), Anlagensperren (Lockout-Tagout) und Abstimmungen mit Anlagennutzern notwendig. Der FM koordiniert Zeitfenster (z. B. Instandhaltungsfenster, Betriebsunterbrechungen) und kommuniziert Einschränkungen (z. B. Abschaltungen). Service-Einsätze werden dokumentiert, damit Betreibersicherheit, Unfallschutz (PSA-Vorgaben) und Betriebsabläufe beachtet sind.

Die Qualität der Wartung wird durch mehrere Kontrollen sichergestellt: FM-Verantwortliche prüfen Vollständigkeit der Protokolle und Leistungspläne, führen Plausibilitätskontrollen der Messergebnisse durch und lassen stichprobenartige Wiedervorlagen erstellen. Kritische Punkte (z. B. wiederholt aufgetretene Mängel) werden eskaliert. Gegebenenfalls führt der Betreiber oder ein externer Auditor Nachkontrollen durch, um die ordnungsgemäße Ausführung der Aufgaben zu verifizieren.

Wiederkehrende Störungen werden analysiert: Bei gehäuften Fehlern in bestimmten Komponenten folgt eine Ursachenanalyse. Das Ergebnis ist ggf. eine Anpassung des Wartungskonzepts (z. B. kürzere Intervalle oder Zusatzmaßnahmen). Neue Erkenntnisse aus Herstellerinformationen, Ersatzteilrichtlinien oder Schadensfällen fließen in aktualisierte Wartungspläne ein. So entsteht ein PDCA-Prozess (Plan-Do-Check-Act), der langfristig Anlagenzuverlässigkeit und Sicherheit verbessert.

In Verträgen wird das VDMA-Leistungsprogramm meist direkt als Grundlage verwendet. Die Tabellen von Teil 5 können dabei als Anlagen zum Leistungsverzeichnis oder als Excel-Struktur übernommen werden. Jede Leistungsnummer (mit Leistungsbeschreibung und Messvorgaben) wird zum Vertragspunkt. Dies gewährleistet einen eindeutigen, nachvollziehbaren Leistungsumfang. Die VDMA-Nummerierung und -Begrifflichkeiten sollten beibehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden und einen Benchmark zu schaffen.

Die Wartungsfrequenzen werden im Vertrag ausgehandelt: Zum Teil sind sie im Leistungsprogramm angedeutet (Prüfintervalle) oder folgen gesetzlichen Vorgaben. Darauf aufbauend legt man spezifische Intervalle fest (etwa monatliche Sichtprüfung, jährlicher Funktionstest). Klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten ist notwendig: Welche Positionen enthält der Basisvertrag (regelmäßig vom Dienstleister erfüllt) und welche Aufgaben liegen in Eigenverantwortung des Betreibers (z. B. Batterieservice durch Inhouse-Team)? Alle Leistungen außerhalb von VDMA 24186-5 (z. B. SIM-Karten-Wechsel in Brandmeldezentrale, IT-Subnetzwechsel, Herstellerupdates) sollten als Ausschlüsse oder separate Leistungspositionen definiert werden.

Vertraglich wird vereinbart, dass Leistungen als erfüllt gelten, wenn alle im Protokoll aufgeführten Wartungspositionen und Mängelbehebungen abgeschlossen und protokolliert sind. Die Abnahmeerklärung erfolgt üblicherweise nach Vorlage vollständig ausgefüllter Serviceberichte und Checklisten. Offene Mängel oder fehlende Unterschriften führen zur Nachbesserung oder Vertragsstrafen. Es empfiehlt sich, qualitative Mindestanforderungen an die Dokumentation festzulegen (z. B. lesbare Protokolle, Messwerttabellen, Maßstabsgetreue Skizzen bei Änderungen).

• Gesetzliche Prüfungen: Hinweis, dass wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV, DGUV etc. nicht durch den Wartungsvertrag abgedeckt sind. Beispiel: „Wartung gemäß VDMA 24186, ohne Inbegriff der Prüfungen nach DGUV V3 oder DIN VDE, diese werden separat vereinbart.“

• IT/Telekommunikation: Abgrenzung zu reinen IT-Dienstleistungen. Die elektrotechnische Wartung umfasst nur Stromversorgung und Hardware an Alarm-/Sprechanlagen, nicht aber Telekommunikationsnetze.

• OEM-/Herstellerwartung: Bei Anlagen mit hohem Herstellersupport (z. B. USV, GA-Systeme) ist zu klären, ob Werkstatthandbücher eingehalten werden und in welchem Umfang Spezialwissen gefordert ist. Parameterlisten oder Software-Updates des Herstellers können als separate Leistungen ausgewiesen werden.

• Dokumentation und Übergabe: Festlegung, welche Dokumente im Wartungsfall geliefert werden (z. B. aktuelle Schaltpläne, Handbücher nach Modifikationen). Außerdem sollte geregelt sein, dass nach Vertragsende alle ausgefüllten Protokolle und Checklisten an den Betreiber übergeben werden, idealerweise in einem CAFM-System.