GEFMA 162-1: Carbon Management von Facility Services

• Treibhausgase (THG) / CO₂e: Summe aller in CO₂-Äquivalenten ausgedrückten Emissionen (z. B. Methan, Lachgas). Die Bilanz umfasst Treibhausgasemissionen („CO₂e“).

• Facility Service: Eine Dienstleistung im Gebäudebetrieb (z. B. Reinigungsdienst, Hausmeisterservice, Catering, Sicherheit). Hiermit sind Unterstützungsprozesse gemeint, die nicht direkt Wertschöpfung darstellen.

• Carbon Footprint (CFP): Der CO₂-Fußabdruck eines Services wird in kg CO₂e pro Referenzeinheit (z. B. kg CO₂e pro m²/Jahr Service) ermittelt. Er umfasst alle relevanten Emissionen entlang des Lebenszyklus der Service-Erbringung.

• Funktions- bzw. Bezugsgröße: Einheit, auf die alle Emissionen bezogen werden (z. B. 1 m² gereinigter Fläche pro Jahr).

• Life-Cycle-Betrachtung: Gemäß ISO 14040/14044 wird der gesamte Lebenszyklus der Dienstleistung – von „Cradle-to-Grave“ – betrachtet. Dazu gehören Rohstoffe, Energie, Betriebsmittel, Transport und Abfall.

• Systemgrenze: Festlegung, welche Prozesse und Emissionsquellen einbezogen werden (siehe unten).

• Scope 1, 2, 3: Einteilung nach GHG Protocol (ISO 14064): Scope 1 = direkte Emissionen (eigene Fahrzeuge, Verbrennung), Scope 2 = indirekte Emissionen aus eingekaufter Energie (Strom, Wärme), Scope 3 = sonstige indirekte Emissionen (z. B. Anlieferungen, Geschäftsreisen, Pendlerverkehr).

Die GEFMA-Methodik folgt einem Bottom-up-Ansatz: Der untersuchte Facility Service wird als „Produkt-System“ definiert und auf einer klaren funktionalen Einheit (z. B. 1 m² Service/Jahr) beziffert. Anschließend werden alle treibhausgasrelevanten Inputs und Prozesse innerhalb dieser Grenze erfasst. Dazu gehören Material- und Energieeinsatz, Mobilität sowie entstehende Abfälle. Die Systemgrenzen legen fest, welche vorgelagerten und nachgelagerten Schritte einbezogen werden (z. B. Herstellung von Reinigungsmitteln, Entsorgung von Abfällen). Nach ISO 14040/14044 sind Produkt/System, Funktionseinheit und Systemgrenzen explizit zu definieren. Basierend auf dieser Festlegung erfolgt die Emissionsschätzung.

Gemäß GEFMA/CarMa werden die Emissionen in vier Module gegliedert: Betriebsmittel, Betriebsstoffe, Transporte und servicenahes Management (Overhead).

Diese Struktur ermöglicht es, die CO₂-Emissionen systematisch zu erfassen und den Einfluss einzelner Bereiche (z. B. Energie, Mobilität) getrennt zu betrachten.

Die CO₂-Bilanz klassifiziert Emissionen nach Scopes und Emissionskategorien. Nach GHG Protocol gelten Scope 1 (direkte Emissionen), Scope 2 (indirekte Energiebeschaffung) und Scope 3 (übrige indirekte Emissionen). Nach dieser Einteilung fallen beispielsweise eigene Firmenfahrzeuge und Heizanlagen unter Scope 1, eingekaufter Strom unter Scope 2 sowie Geschäftsreisen oder Logistik unter Scope 3.

GEFMA 162-1 ergänzt diese Einteilung um den carmamethodischen Ansatz: Innerhalb der Scope-Kategorien werden die Service-Emissionen in die zuvor genannten vier Module (Betriebsmittel, Betriebsstoffe, Transporte, Servicenahes Management) unterteilt. So wird etwa der Strombedarf eines Büros (Scope 2) im Modul Betriebsstoffe, die Mobilität von Reinigungskräften (Scope 3) im Modul Transporte und Verwaltungspersonal (Scope 3) im Modul Management erfasst.

GEFMA 162-1 wird von einer Excel-Vorlage begleitet, die die CFP-Berechnung strukturiert abbildet. In dieser Tabellenkalkulation werden nacheinander (i) Basisdaten (z. B. genutzte Fläche, Arbeitszeit) erfasst, (ii) Emissionsfaktoren für Betriebsmittel und -stoffe hinterlegt, (iii) die Emissionen der einzelnen Module berechnet und (iv) die Summe für den Service ausgegeben. Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Felder für die modulweisen Eingaben erleichtern die praktische Anwendung. Die Excel-Datei ermöglicht es, die Methode praktisch zu erproben und Ergebnisse nachzuvollziehen.

Darüber hinaus stellt die GEFMA das kostenlose Web-Tool „carbonFM“ zur Verfügung. Anbieter können hier ihre Services und zugehörige Daten online eingeben und den CO₂-Ausstoß berechnen, vergleichen und dokumentieren. Dieses IT-gestützte Tool baut auf dem CarMa-Modell auf und erlaubt – im Gegensatz zur reinen Excel-Lösung – kollaboratives Arbeiten, Datenbanken und Benchmarking.

Eine wirksame CO₂-Bilanzierung erfordert klare Zuständigkeiten. In der Regel benennt das Unternehmen einen Klimaschutz- oder Nachhaltigkeitsbeauftragten, der den Prozess koordiniert. Auch eine übergeordnete Steuerungsgruppe oder ein Beirat (z. B. Nachhaltigkeitsausschuss) kann eingerichtet werden, um Ziele festzulegen und Maßnahmen freizugeben. Die Geschäftsleitung muss die Bedeutung des Klimaschutzes bestätigen und Ressourcen bereitstellen. Integriert man die CO₂-Bilanzierung in bestehende Managementsysteme (Umweltmanagement ISO 14001, Energiemanagement ISO 50001), übernehmen etablierte Rollen (Umwelt-, Energie-Manager) oft automatisch CO₂-bezogene Aufgaben.

Standards und Rahmenwerke betonen die Integration in die FM-Organisation: So fordert GEFMA SustainFM, dass ESG-Kriterien und CO₂-Bilanzen systematisch in die FM-Prozesse einfließen. Beispielsweise können CO₂-Ziele Teil von Qualitätsrichtlinien sein oder in CAFM-Systemen abgebildet werden. Wichtige Berichtstermine (Management-Review) und Schulungen stellen sicher, dass Verantwortliche über Fortschritte informiert sind und Prozesse kontinuierlich angepasst werden.

Auf Basis der CO₂-Bilanz lassen sich konkrete Minderungsmaßnahmen planen. GEFMA 162-1 nennt exemplarisch die Optimierung von Abläufen und den Einsatz alternativer Betriebsmittel/-stoffe.

• Energieeffizienz: Einsatz energieeffizienter Technik (LED-Beleuchtung, effiziente Heizung/Klima), verbesserte Steuerung und Instandhaltung technischer Anlagen.

• Einsatz erneuerbarer Energien: Umstieg auf Ökostrom, Nutzung von Solar- oder Geothermie, Wärmerückgewinnung.

• Optimierte Mobilität: Reduktion von Dienstfahrten durch Videokonferenzen, Einsatz von Elektro- oder Hybridfahrzeugen, Förderung von Fahrgemeinschaften oder ÖPNV für Mitarbeiter.

• Nachhaltige Beschaffung: Auswahl umweltfreundlicher Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien (zertifizierte, sparsame Produkte), Beschränkung auf Lieferanten mit guten Ökobilanzen.

• Prozessoptimierung: Bündelung von Einsätzen (z. B. kombinierte Wartungsrouten), Arbeitszeitflexibilisierung, Vermeidung von Leerlauf.

• Digitalisierung und Bürooptimierung: Papierloses Büro, optimierte Raumbelegung (Einsparung von Flächen und damit Energie), Abschalten ungenutzter Geräte.

• Sensibilisierung und Schulung: Fortbildung des Personals zu klimaschonenden Verhaltensweisen (Korrekter Maschinengebrauch, Mülltrennung, effiziente Fahrtplanung).

Die Auswahl und Priorisierung der Maßnahmen sollte anhand des ermittelten Footprints erfolgen. Dabei zeigen sich oft hohe Einsparpotenziale z. B. durch verbesserte Energieeffizienz oder Ersatzstoffe. Alle Maßnahmen werden dokumentiert und in Ziele (z. B. jährliche CO₂-Reduktion) überführt.

Die CO₂-Bilanzierung soll kein einmaliges Projekt bleiben, sondern Teil der laufenden FM-Steuerung werden. Vorgangsweise und Ergebnisse können in bestehende Managementkreisläufe eingebunden werden (Plan-Do-Check-Act). Beispielhaft wird sie ins Energiemanagement (ISO 50001) oder Umweltmanagement (ISO 14001) integriert, wo sie Lenkungsgrößen (Ziele, Aktionspläne, Audits) bestimmt.

SustainFM und ähnliche Instrumente machen CO₂-Transparenz zu einem festen Bewertungskriterium für FM-Leistungen. In Ausschreibungen und Leistungsverzeichnissen kann der CO₂-Footprint eines Services als Nachweis gefordert werden. CAFM-Systeme können Verbrauchsdaten (Strom, Wasser, Material) automatisch erfassen und mit Emissionsfaktoren verknüpfen. Regelmäßiges Reporting (z. B. in Geschäftsberichten, Nachhaltigkeitsberichten) macht Fortschritte transparent.

Durch diese Verankerung wird CO₂-Management Teil der Unternehmenskultur. FM-Verantwortliche und Dienstleister verstehen so CO₂-Bilanzierung als kontinuierliches Verbesserungsinstrument. Nachhaltigkeits- und Klimaschutzbeauftragte treiben die Einhaltung voran, während operative FM-Prozesse (z. B. Vergabe, Budgetplanung, Wartung) CO₂-Aspekte berücksichtigen.

Mit GEFMA 162-1 gibt es erstmals einen branchenspezifischen Standard für das Carbon Management im Facility Service. Er bietet FM-Dienstleistern und Auftraggebern eine belastbare Methodik, um Emissionen ihrer Services zu ermitteln und vergleichbar zu machen. Die systematische Erfassung (Excel-Tool, CarbonFM), klare Verantwortlichkeiten und die Integration in bestehende FM-Prozesse sind entscheidend, um CO₂-Transparenz zu schaffen. Auf dieser Basis lassen sich gezielt Reduktionsmaßnahmen ableiten, was FM-Leistungen nachhaltiger und zukunftsfähiger macht. Die Branche ist gefordert, diese Methodik anzuwenden und weiterzuentwickeln – etwa durch Benchmarking von Service-CO₂ und schrittweise Verschärfung von Zielvorgaben.