GEFMA 520: Leistungsbeschreibung Facility Services

Die Leistungsbeschreibung ist modular aufgebaut. Jedes Modul bildet einen klar abgegrenzten Leistungsbereich und setzt sich aus einzelnen Leistungen zusammen. Zu jeder Einzelleistung werden der Leistungsinhalt, die notwendigen Tätigkeiten, Abgrenzungen und zugehörige Kennzahlen beschrieben. Die modularen Leistungsbausteine sind mit den Ordnungsnummern der Kostengliederung (GEFMA 200/100‑2) verknüpft.

Der infrastrukturelle Bereich umfasst Dienstleistungen, die das Arbeitsumfeld und die Nutzbarkeit von Gebäuden unterstützen.

• Unterhalts‑ und Glasreinigung: Regelmäßige Reinigung von Böden, Sanitärbereichen und Arbeitsplätzen sowie Glas‑ und Fensterreinigung. Die Leistungen werden nach Reinigungsklassen und Zyklen definiert; ein belastbares Reinigungskonzept legt Frequenzen, Verfahren und Qualitätsstandards fest. Die Reinigungsleistungen sind vom technischen Betrieb (z. B. Wartung) und von Entsorgungsleistungen abzugrenzen.

• Abfall‑ und Entsorgungsmanagement: Organisation der Abfallsammlung, Trennung, Lagerung, gesetzeskonforme Entsorgung und Recycling. Schnittstellen bestehen zur Gebäudereinigung und zum Umweltschutz; betriebsbedingte Vorschriften wie das Kreislaufwirtschaftsgesetz sind einzuhalten.

• Grün‑ und Außenanlagenpflege: Pflege von Grünflächen, Bäumen und Außenanlagen; inklusive Rasenmähen, Heckenschnitt, Pflege von Wegeflächen und Spielflächen sowie optional des Innenpflanzenservice. Besonderer Wert wird auf Biodiversität und nachhaltige Materialien gelegt.

• Winterdienst: Sicherstellung der Verkehrssicherheit durch Räumen von Schnee, Beseitigen von Eis und Streuen der Verkehrsflächen; Berücksichtigung der kommunalen Satzungen und Verkehrssicherungspflichten.

• Sicherheits‑ und Empfangsdienste: Organisation von Empfang, Zutrittskontrolle und Sicherheitsdienst. Dazu zählen Revier‑ und Streifendienste, Alarmaufschaltungen, Werkschutz sowie Pforten‑ und Empfangsdienste. Schnittstellen zu baulichen und technischen Gewerken (z. B. Zutrittskontrollanlagen) sind klar zu regeln.

Die Leistungsbeschreibung legt für jedes dieser Felder klare Tätigkeitsbeschreibungen, Abgrenzungen und Qualitätsanforderungen fest. Neue Leistungen wie Schädlingsbekämpfung und Innen‑Pflanzenpflege wurden in der aktuellen Version ergänzt.

Technisches Facility Management (Tech FM) konzentriert sich laut Definition auf die Planung, Installation, den Betrieb und die Modernisierung der technischen Ausstattung eines Gebäudes. Es erstreckt sich über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie und dient der Erhaltung oder Steigerung der Funktionalität sowie einer nachhaltigen Bewirtschaftung.

• Betrieb technischer Anlagen: Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der gesamten technischen Infrastruktur (z. B. Heizung, Klima, Elektro, IT‑Netz); dazu gehören die Betriebsführung, Einstellung und kontinuierliche Überwachung von Anlagen.

• Inspektions‑, Wartungs‑ und Instandsetzungsleistungen: Regelmäßige Inspektionen, vorbeugende Wartungen, Instandhaltung und Instandsetzung zur Gewährleistung der Anlagenverfügbarkeit. Kennzahlen wie Wartungsgrad, Mean Time Between Failures (MTBF) und Mean Time To Repair (MTTR) dienen der Leistungssteuerung.

• Störungsmanagement und Rufbereitschaft: Organisation eines Meldesystems, Dokumentation und Behebung von Störungen. Kennzahlen wie Anzahl der Störungen pro 1 000 m² und Reaktionszeiten ermöglichen eine objektive Bewertung.

• Dokumentations‑ und Nachweispflichten: Erfüllung gesetzlicher Prüfpflichten gemäß Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) und VDI 3810. Die Leistungsbeschreibung betont die ordnungsgemäße Dokumentation und Überprüfung.

Der kaufmännische Bereich umfasst Verwaltungs‑, Controlling‑ und Personaldienstleistungen.

• Vertrags‑ und Flächenmanagement: Verwaltung aller service‑ und mietbezogenen Verträge, Flächenplanung und Dokumentation; Sicherstellung der rechtskonformen Nutzung und Optimierung der Flächen.

• Kosten‑ und Budgetcontrolling: Erfassung und Analyse von Betriebs‑ und Bewirtschaftungskosten; Budgetplanung, Soll‑Ist‑Vergleiche und Wirtschaftlichkeitsanalysen zur Steuerung des Gebäudebetriebs.

• Berichtswesen und Kennzahlenmanagement: Erstellung regelmäßiger Reports über Leistungen, Kosten und Qualitätskennzahlen; Ableitung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Die Richtlinie unterscheidet zwischen Grundleistungen, die im definierten Leistungsumfang enthalten sind, und Sonderleistungen, die nur auf Anforderung erbracht werden.

• Zeitliche Abgrenzung: Regelmäßige Leistungen (z. B. Unterhaltsreinigung, turnusmäßige Wartung) versus einmalige oder projektbezogene Leistungen (z. B. Grundreinigung, Modernisierung).

• Inhaltliche Abgrenzung: Trennung von Reinigungs‑ und Instandsetzungsleistungen; Sonderleistungen erfordern separate Vergütung und müssen vertraglich definiert werden.

• Qualitative Abgrenzung: Leistungen mit höheren Qualitätsstufen oder spezifischen Zertifizierungen (z. B. Reinraumreinigung, DGUV‑Prüfungen) gelten als Sonderleistungen.

Facility‑Services stehen in Wechselwirkung mit Bauleistungen, Instandsetzungsfirmen, Eigentümern und Nutzern. Die GEFMA 520 definiert Schnittstellen, um Doppelarbeiten und Haftungslücken zu vermeiden.

• Abstimmung mit Bau‑ und Instandsetzungsfirmen: Zuordnung von Verantwortlichkeiten während Umbauten oder Modernisierungen; Dokumentation von Übergaben.

• Koordination zwischen FM‑Dienstleistern: Festlegung, welcher Dienstleister für bestimmte Anlagen oder Bereiche zuständig ist (z. B. technische Wartung versus Reinigung), inklusive Kommunikationswege und Eskalationsprozesse.

• Einbindung von Nutzern und Eigentümern: Regelmäßige Abstimmung über Nutzungsanforderungen, Änderungswünsche und Zugangsrechte; rechtssichere Durchführung von Betreiberpflichten.

Kennzahlen sind zentrale Steuerungsinstrumente für Qualität, Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit im Facility Management.

• Qualitätssteuerung: Messung der Leistungserbringung und Vergleich mit definierten Standards; Identifizierung von Abweichungen und Optimierungsbedarf.

• Leistungsbewertung: Transparente Bewertung der Dienstleister durch objektive Kennzahlen (z. B. Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten). Dies erleichtert Vergabeentscheidungen und fördert Wettbewerb.

• Vergütungs‑ und Bonus-/Malus‑Systeme: Verknüpfung der Vergütung mit erbrachter Leistung; Einführung von Bonus‑ oder Malus‑Komponenten basierend auf KPIs.

Diese Kennzahlen sollten projektspezifisch angepasst werden. Die GEFMA 520 liefert Beispiele und eine Excel‑Vorlage für das Preisverzeichnis mit korrespondierenden Kennzahlen.

Eine systematische Leistungsnachweisführung ist verpflichtend. Die Richtlinie verlangt regelmäßige Reports mit Übersichten über erbrachte Leistungen, Kennzahlen, Störungen und Abweichungen. Dokumentierte Nachweise dienen zur Einhaltung gesetzlicher Prüfpflichten (z. B. BetrSichV, TRBS, VDI 3810) und zur Transparenz gegenüber Auftraggebern.

Die GEFMA 520 kann als Muster‑Leistungsverzeichnis in Ausschreibungsunterlagen, als Vertragsanlage oder als Teil von Service Level Agreements (SLA) verwendet werden. In Kombination mit dem Mustervertrag GEFMA 510 stellt sie ein professionelles Werkzeug für die rechtskonforme Vergabe von Facility‑Services dar. Ein Preisverzeichnis in Tabellenform unterstützt die strukturierte Preisabfrage und erleichtert die Angebotsbewertung.

Obwohl die Richtlinie standardisierte Module vorgibt, müssen Ausschreibende die Leistungsbeschreibungen an die spezifischen Eigenschaften des Objekts anpassen. Die GEFMA 520 gibt Hinweise zur Modifikation der Module, ohne die Grundlogik zu verlieren. Beispiele sind die Anpassung der Leistungsintervalle, Ergänzung objektspezifischer Sonderleistungen oder die Integration weiterer Kennzahlen. Die individuelle Anpassung des Preisverzeichnisses ist ausdrücklich vorgesehen.

• Rechtssichere und transparente Ausschreibungen: Durch standardisierte Leistungsbeschreibungen und klare Abgrenzungen werden Haftungsrisiken reduziert. Auftraggeber können sicher sein, dass alle relevanten Betreiberpflichten berücksichtigt sind.

• Vergleichbarkeit von Angeboten: Die modulare Struktur ermöglicht die direkte Vergleichbarkeit der Angebote. Kennzahlen erleichtern die objektive Bewertung von Dienstleistern.

• Reduzierung von Nachtragsrisiken: Präzise definierte Leistungen und Schnittstellen minimieren spätere Streitigkeiten über Leistungsänderungen und Nachtragsforderungen.

• Klare Leistungserwartungen: Die detaillierte Beschreibung der Leistungsinhalte, Abgrenzungen und Qualitäten schafft klare Erwartungen und vermeidet Missverständnisse.

• Eindeutige Bewertungsmaßstäbe: Durch vereinbarte Kennzahlen wissen Dienstleister, welche Kriterien für die Leistungsbewertung relevant sind.

• Nachvollziehbare Vergütungsgrundlagen: Das Preisverzeichnis liefert eine transparente Basis für die Kalkulation und Vergütung der Leistungen.

Die GEFMA 520 (2023‑04) ist ein zentrales Instrument zur Standardisierung von Facility‑Service‑Leistungen. Sie stellt gemeinsam mit dem Mustervertrag GEFMA 510 eine praxisgerechte Grundlage für die rechtskonforme Ausschreibung und Vergabe dar. Der modulare Aufbau der Leistungsbeschreibung, die Verknüpfung mit der Kostengliederung aus GEFMA 200 und die Integration von Nachhaltigkeits‑ und ESG‑Kriterien ermöglichen eine strukturierte, transparente und nachhaltigkeitsorientierte Leistungsplanung. Für Auftraggeber bietet die Richtlinie Rechtssicherheit und Vergleichbarkeit; für Auftragnehmer schafft sie klare Erwartungen und nachvollziehbare Vergütungsgrundlagen. Über den Vergabeprozess hinaus fördert sie die kontinuierliche Qualitätssicherung im laufenden Betrieb durch definierte Kennzahlen, regelmäßiges Reporting und eine klare Abgrenzung von Grund‑ und Sonderleistungen. Dadurch trägt die GEFMA 520 maßgeblich zur Professionalisierung des Facility Managements bei und unterstützt die Entwicklung langfristiger, partnerschaftlicher Geschäftsbeziehungen.