Aufgabenklärung durch Portfoliomatrix

Eine Facility Management Organisation erhält ihre Berechtigung dadurch, dass sie Facility Management Produkte erzeugt, die in optimaler Weise die Primärprozesse des Unternehmens unterstützen. Diese Produkte sind charakterisiert durch die sinnvolle Aneinanderreihung von Prozessen.

Es entstehen sogenannte Facility Produkte. Solche Produkte sind keinesfalls beliebig. Sie sind seit einiger Zeit in der DIN EN 15221-ff definiert, u.a. im Teil 4 "Taxonomie" als "Standardisierte Facility Produkte".

Wir betrachten in Einzelschritten diese Standards und bewerten Sie mit Blick auf den jeweiligen Bedarfsfall. So entsteht schrittweise eine Matrix von kunden- und bedarfsgerechten Facility Produkten. Zur Anpassung an das jeweilige Kerngeschäft werden die Facility Produkte durch notwendige Leistungen präzisiert werden. Als Quelle für diese Leistungen kann die GEFMA-Regel 100-2 dienen. Sie enthält (geordnet nach dem Lebenszyklus einer Immobilie) fast alle ideal-typischen Facility Management Leistungen.

Auf diese Weise kommt man zu einer Matrix, die rein theoretisch alle im Unternehmen denkbaren FM- Leistungen enthält. Diese Matrix dient als Grundlage für alle notwendigen Maßnahmen für die Weiterentwicklung der FM-Organisation.

Definitionen:
FM-Produkte = Summe der FM-Prozesse
Prozesse = Abläufe in Verbindung mit In- und Outputs
Leistungen = In diesem Zusammenhang sind Tätigkeiten (spezifische Aktivitäten) gemeint, die das FM-Personal ausführt.

Unsere Portfolio-Matrix ist eine Liste im Excel-Format. Darin sind die standardisierten Facility-Produkte gemäß den GEFMA 100-2-Leistungen von oben nach unten aufgeführt.

Die Abszisse der Portfolio-Matrix besteht aus Ordnungssystemen, denen die Produkte zugeordnet werden sollen. Wenn beispielsweise Stellenbeschreibungen für FM-Mitarbeiter/innen erstellt werden sollen, werden die Mitarbeiter/innen auf der Abszisse eingetragen.

Wenn die Geschäftsverteilung entwickelt wird, trägt man die Struktur der Facility Management Organisation ein. Falls FM-Leistungen auch in anderen Organisationsbereichen erbracht werden, werden auch diese aufgeführt, wodurch Schnittstellen sichtbar werden.
Eine weitere Anwendung der Portfolio- Matrix kann die Zuordnung von technischen und/oder baulichen Anlagen zu den einzelnen Facility-Produkten sein (z. B. Zuordnung von TGA zu Tätigkeiten der Instandhaltung zur Ermittlung von eindeutigen Zuständigkeiten bzw. fehlenden Zuständigkeiten).

Eine Portfolio-Matrix kann auch verwendet werden als Grundlage für eine Prozess- Rechnung. Hierbei werden an der Kreuzungsstelle von Personal und Leistung die zeitlichen Aufwendungen für die jeweilige Tätigkeit eingetragen. Man erhält so den Aufwand für eine Gesamtleistung. Dies kann z. B. der Angebotspreis für Dienstleistungen sein.

Um kein Ergebnis vorwegzunehmen oder gar persönliche Tendenzen einzubringen, soll die Portfolio-Matrix weitgehend idealtypisch erstellt werden. Somit wird allen Projektbeteiligten die Möglichkeit eingeräumt, von gleichen Voraussetzungen an die Organisationsentwicklung heranzugehen.

Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Portfolio-Matrix lediglich ein Instrument zur Unterstützung eines Change-Prozesses ist. Die eigentliche Arbeit wird von einem Projektteam erledigt. Dieses verwendet die Matrix, um die Produkte oder die darin enthaltenen Tätigkeiten bestimmten Abteilungen, Bereichen oder sogar Personen zuzuordnen.

Es wird empfohlen, die Matrix in einem kleinen Arbeitskreis vorzubereiten. Anschließend ordnet das gesamte Projektteam die Leistungen durch Ankreuzen zu. Während des Bearbeitungsprozesses können Klarstellungen oder Änderungen in der Organisation, den Zuständigkeiten, den Befugnissen usw. entstehen oder sollen entstehen.

Es wird deutlich betont, dass die Portfolio-Matrix nicht dazu dient, Personal einzusparen. Gegebenenfalls frei werdende Kapazitäten können beispielsweise zur Ersetzung von Fremdleistungen genutzt werden.

Es ist klar, dass bei der Zuordnung von Personen die Vorgaben des Arbeitsrechts unbedingt beachtet werden müssen. Aus diesem Grund ist es wichtig, arbeitsrechtliche Fragen in der Projektarbeit möglichst herauszuhalten, bis sie aktuell werden.

Allerdings sollten, unter Beachtung der Rechte der Beschäftigten, Veränderungen im Rahmen einer qualifizierten Personalentwicklung zügig umgesetzt werden.

Es sind keine speziellen Anforderungen für die Bedienung einer Portfolio-Matrix erforderlich. Durchschnittliche bis gute Kenntnisse in Excel genügen. Wenn nur der Projektleiter die Matrix verwendet, sind Fehler weitgehend ausgeschlossen. Falls jedoch mehrere Mitarbeiter/innen mit der Tabelle arbeiten, muss sichergestellt werden, dass weder Formeln noch Inhalte verfälscht werden.

• Eintragen aller Produkte (senkrecht)

• Eintragen aller Mitarbeiter/innen waagerecht

• Feststellen, welche Mitarbeiter mit einer Tätigkeit zu tun haben

• Bei Dopplungen Schnittstellen klären

• Wenn niemand eine Tätigkeit aus ausführt, die jedoch als notwendig erkannt wurde, klären, wer das machen soll (unter welchen Bedingungen )

• Filtern nach den Ankreuzungen "x":
  Zur Erstellung von Stellenbeschreibungen können diese leicht durch Filtern erzeugt werden.
  Durch geschickte Formatierung, Filterung und Formelzuweisung kann aus der Projektarbeit heraus sofort die jeweilige Stellenbeschreibung erzeugt werden.

• Stellenbeschreibung
  Die so erzeugten Stellenbeschreibungen sind bezüglich der Personenzahl und der Leistungen weitgehend unbegrenzt. Dadurch, dass sie sofort aus der Projektarbeit heraus erzeugt werden können, kann der Leiter auch bei künftige Veränderungen alle Stellenbeschreibungen in seinem Verantwortungsbereich, untereinander abgestimmt, ändern bzw. aktualisieren.

• Bei Verwendung von Excel Tabellen stehen nur die senkrechte und die waagerechte Ebene zur Verfügung. Hilfsweise kann eine dritte Ebene eingeführt werden. Bei Leistungsbeschreibungen könnte man z. B. durch farbliche Gestaltung Eigen- oder Fremdleistung unterscheiden.

In jedem Unternehmen existieren unterschiedlich präzise Festlegungen für das Facility Management. Diese müssen natürlich in den Prozess der Organisationsentwicklung einbezogen werden, indem sie hinsichtlich ihrer Eignung geprüft und gegebenenfalls optimiert werden.

Es wird vorgeschlagen, zunächst eine idealtypische Facility Management-Organisation mithilfe der Portfolio-Matrix zu erstellen. Anschließend werden alle bestehenden unternehmensbezogenen Festlegungen für diesen Bereich des Facility Managements zusammengetragen.

Anhand der idealtypischen Organisation werden die bestehenden Regelungen abgeglichen, ergänzt oder neu strukturiert.

• Leistungsvereinbarungen

• Leistungsbeschreibungen

• Geschäftsverteilungspläne

• Aufgabenprofile / Stellenbeschreibungen

• Fachkonzepte

• Geschäftsprozesse

• Verfahrens- und Organisationsanweisungen

• ISO-Handbücher

• Preislisten

• Aufstellungen von technischen und baulichen Anlagen

• ff.

Organisationsentwicklung stellt einen mehr oder weniger tiefgreifenden Veränderungsprozess dar. Nach einer formalen theoretischen Phase zur Ermittlung der idealtypischen Organisation stehen die beteiligten Menschen im Fokus. Ihnen, ihren bisherigen Arbeitsplätzen und ihrer sozialen Situation ist mit größtem Respekt zu begegnen.

Dennoch kann auch von den Mitarbeiter/innen eine positive Einstellung erwartet werden, wenn es darum geht, ihr Unternehmen hinsichtlich Zukunft und Standort zu stärken.

• Weitere, ggf. zusätzliche Aufgaben für Mitarbeiter

• Änderung der Aufgaben und Änderung von Teilaufgaben

• Besitzstände, ggf. Arbeitszeiten und/oder Arbeitsorte

• Normen

• Betreiberverantwortung

• Rationalisierung, wenn beabsichtigt und mit Betriebsrat vereinbart.

• In- und Outsourcing