VDMA 24186-6 Leistungsprogramm für die Wartung Sanitärtechnischer Anlagen

VDMA 24186-6 fungiert als Grundlage für Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse und SLAs im Facility Management. Es liefert ein verbindliches Aufgabenverzeichnis: In umfangreichen Tabellen sind für jede sanitäre Anlagenkomponente die erforderlichen Wartungsaktivitäten detailliert aufgeführt. Damit wird sichergestellt, dass anerkannte Regeln der Technik befolgt werden und keine Leistung übersehen wird. Viele öffentliche und private Auftraggeber verweisen in Wartungsverträgen explizit auf die Durchführung „entsprechend VDMA 24186“. Das erleichtert die Vergabe und Auditfähigkeit: Erbrachte Leistungen können unmittelbar an den VDMA-Vorgaben gemessen und nachgewiesen werden.

Die tabellarischen Wartungsaufgaben aus VDMA 24186-6 lassen sich direkt in das Leistungs‐ bzw. Pflichtenheft übernehmen. Jeder Punkt in VDMA 24186-6 wird so zu einem messbaren Leistungsbaustein im Vertrag: Es wird festgelegt, wer wann welche Aufgaben übernimmt. Gleichzeitig dienen die vorgeschriebenen Dokumentationen (Serviceprotokolle, Checklisten, Mängellisten) als Abnahmekriterien. Nur wenn alle Aufgaben protokolliert und etwaige Mängel behoben bzw. erfasst sind, gilt eine Wartungsleistung als vertragsgemäß erbracht. Auf diese Weise wird die Leistungserbringung klar konturiert und kontrollierbar.

Im FM-Prozess muss das gewählte VDMA-Wartungskonzept als verbindliche Dokumentenversion verwaltet werden. Üblicherweise wird das Leistungsprogramm (mit dem konkreten Stand von 24186-0 und -6) als fester Bestandteil der Verträge und des CAFM-Systems hinterlegt. Alle Wartungsprotokolle und Nachweisdokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Gemäß einschlägiger Vorgaben (z. B. ISO 9001/41001-Prinzipien) werden Pläne, Einsatzberichte, Checklisten und Prüfberichte nach jedem Serviceeinsatz angelegt und archiviert. Dies schafft einen klaren Audit-Trail: Im Schadens- oder Nachweisfall lässt sich leicht belegen, dass alle Wartungspflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden.

Im VDMA-Kontext werden Wartungsarbeiten als genormte Dienstleistungen verstanden: Jede Einheitstätigkeit ist klar beschrieben (z. B. „Dichtheitskontrolle eines Absperrventils“, „Funktionsprüfung WC-Spüleinrichtung“). Dies entspricht dem Instandhaltungsbegriff nach DIN 31051, der Wartung, Inspektion und Instandsetzung definiert als Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustands und Erhaltung des Soll-Zustands. Ein „Wartungsposten“ in 24186-6 kann demnach Sicht- und Funktionskontrolle, Reinigungs- oder Nachstellarbeiten umfassen – stets in der Sprache der Norm festgehalten, so dass Betreiber und Dienstleister ein gemeinsames Verständnis haben.

Die VDMA-Vorgaben unterscheiden zwei Arten von Wartungsauslösungen: periodische und bedarfsorientierte (bei Bedarf) Aufgaben. Regelmäßige Intervalle (z. B. monatlich, jährlich) werden für Standardmaßnahmen vorgeschlagen, während einmalige oder seltene Tätigkeiten „bei Bedarf“ zu erbringen sind. Diese Logik erlaubt eine nutzungs- und risikobasierte Planung: Häufig genutzte oder sicherheitsrelevante Komponenten erhalten feste Wartungstermine, während andere Komponenten nach Feststellung eines Defekts oder mangelhaften Befunds gewartet werden. In der Praxis werden Wartungspläne so erstellt, dass einerseits gesetzliche und betriebliche Vorgaben eingehalten werden (periodische Checks), andererseits aus Inspektionen resultierende Nacharbeiten ad-hoc beauftragt werden.

Im laufenden Betrieb führt die Inspektion nach VDMA-Vorgaben typischerweise zu Befunden und gegebenenfalls Mängelmeldungen. Diese Ergebnisse fließen ins Instandhaltungsmanagement ein: Bei festgestellten Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen (Reparatur, Austausch, Reinigung) als Arbeitsaufträge generiert. Nach Durchführung dieser Maßnahmen erfolgen Nachtests (Funktionsprüfungen, Dichtheitsprüfungen etc.), um die ordnungsgemäße Behebung zu bestätigen. Alle Schritte – vom ursprünglichen Befund über das erteilte Work Order bis zum finalen Prüfzertifikat – werden dokumentiert. So enthält z. B. das Serviceprotokoll nicht nur die durchgeführten Aufgaben, sondern auch ermittelte Mängel und empfohlene Folgemaßnahmen. Diese lückenlose Dokumentationskette sichert letztlich ab, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt und jede Korrektur verifiziert abgeschlossen wurde.

Der Eigentümer bzw. Betreiber einer Immobilie legt die Betriebsziele und Rahmenbedingungen fest. Er genehmigt das Wartungskonzept (z. B. auf Basis der VDMA-24186-6-Tabellen), stellt Zugänge und Ressourcen bereit und nimmt die Leistungen ab. Gesetzliche Betreiberpflichten (§ 7 BetrSichV, TrinkwV, Infektionsschutzgesetz u. a.) bleiben in seiner Verantwortung. Im FM-Managementmanifest ist der Betreiber für die Vision, Freigaben und Endabnahmen zuständig; er muss bestätigen, dass alle Wartungsnachweise und Checklisten vollständig sind. Erwartetes Dokument: Betreiber-Anforderungen (z. B. Sanitär-Betriebskonzept) samt genehmigter Maintenance Policy.

Die FM-Abteilung koordiniert die Planung, Durchführung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Wartung. Sie erstellt den Wartungsplan, organisiert die Zugriffsfenster und prüft Eingangsbestände. FM steuert externe Dienstleister, überwacht Fortschritte und dokumentiert Abweichungen. Wichtige Aufgabe ist das (stichprobenartige) Controlling: Werden alle VDMA-Aufgaben ausgeführt und korrekt dokumentiert? Zudem hält FM fest, wenn im Betrieb Anpassungen nötig sind, und initiiert Änderungsfreigaben. Erwartete Dokumente: Wartungspläne und Terminpläne, Qualitäts-Logs (Abweichungsberichte, Stichprobenprüfungen).

Externe Wartungsfachfirmen sind für die Fachausführung der Wartungsaufgaben verantwortlich. Sie führen Sicht- und Funktionsprüfungen durch, reinigen Bauteile, tauschen Verschleißteile aus und erstellen alle vorgeschriebenen Protokolle (Prüflisten, Checklisten). Bei erkannten Mängeln informieren sie unverzüglich den FM-Betrieb und empfehlen ggf. notwendige Korrekturmaßnahmen. Nach Abschluss aller Arbeiten unterschreiben sie Serviceprotokolle zur Bestätigung der Leistung. Erwartete Dokumente: Serviceprotokolle mit Aufgabenstatus und Unterschriften, Mängelmeldungen, Empfehlungen für Folgemaßnahmen.

Sämtliche Wartungstätigkeiten müssen von fachkundigem Personal durchgeführt werden. Fachkräfte oder fachlich unterwiesene Mitarbeiter im Sanitärbereich sind einzusetzen – insbesondere bei hygienerelevanten Tätigkeiten (z. B. Legionellenspülung, Filterwechsel). Die Betriebsorganisation muss dokumentieren, wer für welche Aufgabe qualifiziert ist und wer Subunternehmer beauftragt. Für Tätigkeiten mit hohem Gefährdungspotenzial (z. B. Öffnen von Abscheidern, Trennungen in Wassersystemen) gelten jeweils ergänzende Schulungs- und Zulassungsvorgaben.

• Zustandskontrolle (Sichtprüfung, Leckage-Erkennung, Korrosionsanzeichen),

• Funktionskontrolle (Überprüfung der Betriebssicherheit unter definierten Betriebsbedingungen),

• Wartungs-/Service-Aktionen (z. B. Reinigen, Nachstellen, Austauschen von Verschleißteilen),

• Verifikationsprüfung (Wiederholungsprüfung nach Korrekturmaßnahmen). Jede Aufgabe resultiert in einer definierten Dokumentationsleistung. So führt eine Zustandskontrolle etwa zu einem Befund- oder Mängelprotokoll, ein Serviceeinsatz zu einer Servicebericht- bzw. Austauschliste, und eine Verifikationsprüfung zu einem Nachweisbericht der Wiederherstellung.

VDMA 24186-6 ist komponentenspezifisch aufgebaut: Zunächst werden übergeordnete Systemgruppen (z. B. „Trinkwasserversorgung“, „Entwässerung“) definiert. Darunter folgen Baugruppen bzw. Unteranlagen (z. B. Druckerhöhungsanlage, Sammelkanal, Umwälzpumpen, Spülarmaturen) und schließlich Einzelbauteile (Ventile, Dichtungen, Sensoren etc.). Jeder Aufgabe ist ein eindeutiger Code zugeordnet, basierend auf dem Nummernsystem von Teil 0. Diese Struktur ermöglicht es, Wartungspläne nach Gebäude oder Anlagentyp spezifisch anzupassen: Man wählt die relevanten Baugruppen aus und erhält alle zugehörigen Wartungsposten.

Die Leistungsausführung muss klar dokumentiert werden. Dabei werden Befunde und Mängel klassifiziert (z. B. kritischer vs. geringer Mangel) und empfohlene Maßnahmen aufgeführt. Wartungsergebnisse führen zu formellen Nachweisen: Beispielsweise enthält ein Prüflistenprotokoll alle sichtbaren Schäden, Korrosionspunkte oder Undichtigkeiten, ein Servicebericht listet ausgetauschte Teile und Einstellungen auf, und ein Retest-Protokoll bestätigt die erfolgreiche Wiederherstellung. Diese Unterlagen bilden die Basis für die Risikobeurteilung und ggf. weitere Maßnahmen (z. B. Erhöhung der Wartungsfrequenz bei wiederkehrenden Störungen).

(Diese Abschnittsuntergliederung orientiert sich an den in VDMA 24186-6 verwendeten Systemgruppen.)

• Absperr- und Regelorgane (Hauptabsperrventile, Druckminderer, Druckregelstationen): Sichtprüfung auf Leckagen, Funktionsprüfung (Öffnen/Schließen), Zustand von Dichtungen und Beschriftung. Dokumentation z. B. in Form eines Funktionsprüfprotokolls.

• Rohrleitungs-Netze (sichtbar): Kontrolle auf äußere Beschädigung, Dichtheit, geeignete Befestigung und Kennzeichnung. Einfache Leckage-Indikatoren (Nassstellen) werden protokolliert.

• Druckluft-/Druckgas-Elemente (falls Teil der Sanitärwartung): Basisfunktionskontrollen gemäß Herstellerangaben.

• Rückflussverhinderer (nur Wartungsintention): Sichtkontrolle und Funktionsprüfung gemäß Vorgaben (eigene Prüfpflichten getrennt – hier nur Basis-Monitoring). Hinweis: Deren detaillierte Prüfung obliegt oft gesonderten Regelungen.

• Zapfstellen und Mischarmaturen (Waschtische, Waschräume): Funktions- und Dichtheitskontrolle (z. B. korrekte Durchflussrate, Dichtigkeit am Anschluss, Tropfen). Gezielte Reinigung empfindlicher Teile (Belüfter). Auftretende Leckagen und Kalkablagerungen werden dokumentiert.

• WC-Spülsysteme und Zuläufe: Überprüfung der Spülmengen und Dichtigkeit der Spülventile, Füllstandsregelung; Kontrolle des Zustands von Anschlussdichtungen. Bei Spülkästen: Test des Schwimmerventils, ggfs. Austausch von Verschleißteilen. Defekte Anzeigen werden in der Mängelliste vermerkt.

• Urinalspülungen: Funktionsprüfung der automatischen bzw. manuellen Spüleinrichtungen; Kontrolle des Spüldrucks und Durchflussmenge. Ergebnisausgabe in Serviceprotokollen.

• Duschen und Duscharmaturen: Funktionsprüfung (Wasserfluss, Temperaturhaltevermögen) und optische Überprüfung auf Verkalkung oder Beschädigung. Trägt hauptsächlich zur Betriebssicherheit bei; hygienische Grundreinigung wird parallel beachtet. Mängelfund: z. B. Tropfleck an Schlauchansatz.

• Umwälz- und Zirkulationspumpen: Überprüfung der Betriebsbereitschaft (Pumpe im Dauerbetrieb, Förderstrom), Kontrolle von Sensorik (Thermometer, Druckmanometer). Ergebnis: Verfügbarkeitsprotokoll und ggf. Messergebnisse zu Temperaturdifferenzen.

• Temperaturregelungen und Sensoren: Einfache Funktionskontrolle (z. B. Vergleich Soll/Ist-Temperatur). Detaillierte Optimierung (z. B. auf Anlageneffizienz) erfolgt über das Betriebskonzept, hier nur Basisfunktion.

• Druckerhöhungs- und Mischsysteme (im Sanitärbereich, falls vorhanden): Funktionscheck auf Dichtheit und Regelverhalten.

• Ablaufstellen und Geruchsverschlüsse (Bodenabläufe, Haubenabläufe): Sichtprüfung auf Verschmutzung, Fremdkörper, Undichtigkeiten. Geruchsverschlüsse mit Wasser nachfüllen und auf Dichtigkeit prüfen. Ergebnisse werden im Protokoll erfasst (Reinigungsbedarf, Umbauempfehlung).

• Hebeanlagen und Abwasserpumpen (soweit im Wartungsscope enthalten): Betriebsbereitschaftstest (Funktion bei simuliertem Zulauf), Kontrolle von Schwimmerschaltern und Dichtheit. Protokollierung von Lastzyklen und Fehlfunktionstest.

• Rückstaueinrichtungen (z. B. Rückstauklappen): Basiskontrolle der Mechanik (Öffnen/Schließen reibungslos) – detaillierte Prüfung nach AVB oder DIN 1986 erfolgt separat. Sichtbefund als Wartungsnachweis.

• Fett- oder Abscheideranlagen: Funktionsbereitschaft (Pumpenlauf, Niveauschalter), Zustand des Behälters und der Dichtungen. Dokumentation der Reinigungsintervalle gemäß DIN 4040 und der letzten Entsorgungsnachweise.

• Hebe- und Hebeanlagen (Schmutzwasser, Abwasser): Prüfung nach DIN EN 12050. Im Wartungsprotokoll werden Füllstände und Testläufe festgehalten.

• Wasseraufbereitungs- und Enthärtungsanlagen: Basiskontrolle der Betriebsparameter (Salzstand, Sensoren). Detaillierte Aufbereitungskontrollen (Legionellenfreies Leitungsnetz) gehören zur Trinkwasserhygiene und werden gesondert behandelt.

Jeder Serviceeinsatz muss ausführlich protokolliert werden. Mindestens sind folgende Angaben erforderlich: System- oder Gerätekennung, Standort/Zone, Datum und Uhrzeit, durchgeführte Arbeitspunkte (jeweils mit Referenz auf 24186-6-Code), festgestellte Befunde/Mängel und die Unterschriften von Monteur und Auftraggeber. Das Protokoll dokumentiert somit lückenlos, was geprüft und gewartet wurde.

Festgestellte Mängel werden in einer Fehlermeldeliste erfasst. Neben der Fehlerbeschreibung (z. B. „Leckage am Ventil“, „Kalkablagerung“) wird eine Priorität (Betriebsrelevant, sicherheitsrelevant, optisch) sowie eine Empfehlung für das weitere Vorgehen (Frist für Behebung, Verantwortlicher) notiert. Diese Liste dient als Grundlage für Nacharbeiten und ggf. Kostenvoranschläge.

Alle Teile, die getauscht oder nachgestellt wurden, sind zu dokumentieren: Typ/Art des Teils, Grund des Austauschs und Einbaustandort. Falls Einstellungen (z. B. Druckauf/ ab, Füllstandswerte) verändert werden, sind die geänderten Sollwerte festzuhalten. Nach jeder Korrekturmaßnahme wird ein Retest durchgeführt, dessen Nachweis in das Protokoll aufgenommen wird (z. B. „Dichtheitsprüfung nach Instandsetzung bestanden“).

Die erstellten Dokumente (Serviceprotokolle, Mängellisten, Teile-Nachweise, Retest-Reports) werden revisionssicher im FM-System (z. B. CAFM/CMMS) abgelegt. Dort sind sie mit den entsprechenden Anlagen-IDs und Arbeitsauftragsnummern verknüpft. So kann die historische Übersicht über Wartungstermine, eingesetzte Ersatzteile und Qualitätskontrollen für jede Komponente jederzeit abgerufen werden.

Auf Basis der VDMA-24186-6-Tabellen wird ein Wartungsplan erstellt: Hierin sind periodische Einsatzintervalle und bedarfsorientierte Trigger festgelegt. Ein Jahreswartungskalender enthält Termine für alle turnusmäßigen Services (z. B. halbjährliche Spülung, jährliche Hauptinspektion). Bei der Terminierung werden betriebsspezifische Restriktionen berücksichtigt (z. B. kalte Betriebsphasen, Nutzerverkehr). Bekanntlich empfiehlt VDMA (z. B. in einer Beispiel-Checkliste für Einfamilienhäuser) mindestens eine jährliche Grundwartung der Trinkwasserinstallation. Entsprechend werden Arbeitsfenster mit Nutzern abgestimmt und erforderliche Zugangsberechtigungen frühzeitig organisiert.

Vor Ort muss die Freigabe der Anlagen sichergestellt sein (Lockout-Tagout, gesperrte Bereiche). Der FM-Planer verantwortet, dass Monteure die erforderlichen Genehmigungen (z. B. Zutrittskarte, Schlüsseldienste, GHG-Freischaltungen) haben. Bei Instandsetzungen unter laufendem Betrieb (z. B. Notstromversorgung, Havarien) sind Notfallprotokolle und Eskalationspläne zu befolgen. Die Koordination mit Mietern oder Nutzern ist Teil des Ablaufs: etwa temporäre Außerbetriebnahme von Duschen oder Sanitärbereichen. Jegliche sicherheitsrelevante Einschränkung (wie gesperrte Hydranten) wird dokumentiert und kommuniziert.

Die FM-Abteilung kontrolliert stichprobenartig die Vollständigkeit und Qualität der Wartungsdokumentation. Beispielsweise wird überprüft, ob nach Abschluss eines Jobs tatsächlich Protokolle aller Unterbaugruppen vorliegen. Plausibilitätsprüfungen können interne Audits oder Stichprobenbegehungen umfassen (etwa erneute Überprüfung ausgewählter Punkte). Auf dieser Basis kann der FM-Betrieb eine formelle Abnahmeunterlage erstellen, die dokumentiert, dass alle vereinbarten Leistungen erbracht wurden. So erhöht sich die Verlässlichkeit des gesamten Wartungsprozesses.

Wiederkehrende Störungen oder vermehrte Mängel werden analysiert: Liegen systematische Ursachen vor (z. B. ungeeignete Komponenten, häufig benötigte Ersatzteile)? Treten bestimmte Fehler aufgrund fehlender Schulung auf? In einem KVP-Prozess leitet das FM Maßnahmen ein (z. B. Austausch defekthafter Typen, Anpassung der Wartungsintervalle, Schulung des Personals). Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird in den folgenden Wartungszyklen überwacht, die Ergebnisse fließen wiederum in den nächsten Planungszyklus ein.

Zur Vertragsgestaltung kann der VDMA-Leistungskatalog direkt als Vorlage dienen. Die FM-Verantwortlichen übertragen die relevanten Abschnitte aus 24186-6 in das Leistungsverzeichnis (z. B. als Anhang), sodass Anbieter genau wissen, welche Arbeiten erwartet werden. Dabei werden nur die installierten Komponenten ausgewählt und ggf. projektspezifisch ergänzt (einige Zeilen im Katalog können ausgeblendet werden, wenn eine Komponente fehlt). So entsteht ein prüfbares Angebot: Durch den modularen Aufbau ist jede Position klar definiert und kann einzeln bepreist werden.

In der Ausschreibung wird angegeben, welche Aufgaben periodisch (mit festen Fristen) und welche auf Abruf zu erledigen sind. Es werden Reaktionszeiten für Störfälle oder Serviceanfragen vereinbart (z. B. 24 Stunden für Hochrisiko-Defekte). Ebenso wird geklärt, welche Leistungen „outsourced“ sind und welche intern abgedeckt bleiben (z. B. kleine Störmeldungen von Haustechnikern). Unterscheidungen zu gesetzlich geforderten Prüfungen (z. B. Legionellenproben alle 3 Jahre, Brandschutzprüfungen) werden klar ausgewiesen, um Doppelungen zu vermeiden.

Abnahmebedingungen werden transparent formuliert: Ein Wartungsturnus gilt erst als abgeschlossen, wenn das vollständige Protokoll vorliegt und alle dokumentierten Mängel entweder beseitigt oder termingerecht geplant sind. Mängellisten sind innerhalb definierter Fristen abzuarbeiten. Die Abnahme kann beispielsweise an die Vorlage eines lückenlosen digitalen Prüfberichts geknüpft werden, in dem die Umsetzung sämtlicher VDMA-Aufgaben nachgewiesen ist. So wird sichergestellt, dass das Wartungspaket vollständig erbracht wurde.

Im Vertrag werden explizit die Abgrenzungen geregelt: Hygienische Betreiberpflichten (VDI 6023, TrinkwV), Hersteller- oder Gesetzesprüfungen (z. B. Durchflussprüfung nach DIN EN 806-5, DVGW-Prüfung) und sonstige regelmäßige Prüfungen (wie Druckprüfungen, Feuerlöschanlagen-Checks) werden als separate Leistungsblöcke aufgeführt. Auch die Übernahme und Aktualisierung aller Wartungsdokumente (z. B. technische Handbücher, As-Built-Pläne, Übergabeprotokolle) wird vereinbart. Auf diese Weise ist klar, dass der VDMA-Leistungsumfang einerseits verbindlich ist, und andererseits alle zusätzlichen Auflagen eindeutig abgegrenzte Verantwortlichkeiten haben.