GEFMA 160: Nachhaltigkeit im FM – Grundlagen und Konzeption

• Ökologische Dimension: Schwerpunkte sind Energieeffizienz, Ressourcenschonung und Emissionsreduktion. Beispielhafte Maßnahmen sind der Einsatz erneuerbarer Energien, umweltfreundliche Materialauswahl und eine Minimierung der Abfallströme.

• Ökonomische Dimension: Ziele sind Kosteneffizienz und langfristiger Werterhalt. Durch optimierte Betriebsprozesse, vorausschauende Instandhaltung und strategisches Flächenmanagement werden Kosten gesenkt und der Wert der Immobilie gesichert.

• Soziale Dimension: Sie umfasst Gesundheit, Arbeitssicherheit und Nutzerzufriedenheit. Arbeits- und Lebensräume sollen so gestaltet werden, dass sie das Wohlbefinden der Nutzer fördern und gesellschaftliche Anforderungen erfüllen.

Ein zentraler Ansatz der GEFMA 160 ist die ganzheitliche Betrachtung aller Lebensphasen von Immobilien. Nachhaltigkeit wird bereits bei Planung und Bau einbezogen und setzt sich im Betrieb und bei Modernisierungen fort; auch Rückbau- oder Revitalisierungsmaßnahmen sind berücksichtigt. Nach GEFMA endet nachhaltiger Gebäudebetrieb nicht an der Fassade, sondern wird tief in alle betrieblichen Abläufe und Entscheidungsprozesse integriert.

Bei nachhaltigen FM-Maßnahmen sind verschiedene interne und externe Stakeholder einzubeziehen. Wichtige Akteure sind das Management und die FM-Organisation des Unternehmens sowie Fachabteilungen (Technik, Einkauf, Arbeitssicherheit u.a.). Zu den externen Stakeholdern zählen Gebäudeeigentümer, Nutzer/Mieter, Behörden, Zertifizierer und FM-Dienstleister. Da Eigentümer- und Nutzerverhalten oder die Objektstruktur erheblichen Einfluss auf Facility Services haben, fordert GEFMA, diese Akteure in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Die Richtlinie adressiert daher FM-Kunden, FM-Dienstleister und -Berater gleichermaßen, um Zuständigkeiten und Erwartungen klar zu regeln.

Nachhaltiges FM setzt auf Prävention und Langlebigkeit statt auf kurzfristige Korrekturen. Wichtige Leitprinzipien sind vorbeugende Instandhaltung, sorgfältige Planung sowie der Einsatz langlebiger Materialien und Systeme. GEFMA betont einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Der PDCA-Zyklus umfasst die Phasen Planung (Plan), Umsetzung (Do), Kontrolle (Check) und Anpassung (Act) und bildet die Grundlage aller Verbesserungsprozesse. Durch diesen Kreislauf wird die Entwicklung von Nachhaltigkeitsstrategien (Plan), deren Umsetzung (Do), die transparente Dokumentation (Check) und die fortlaufende Optimierung (Act) abgedeckt. Damit wird gewährleistet, dass Nachhaltigkeitsziele systematisch definiert und regelmäßig überprüft werden.

Effizienz und Effektivität stehen im Zentrum des nachhaltigen FM. Dabei sind ökologisches Verantwortungsbewusstsein, wirtschaftliche Zweckmäßigkeit und funktionale Anforderungen gleichzeitig zu berücksichtigen. Nachhaltigkeit rechnet sich – optimierte Betriebsprozesse und intelligente Nutzung technischer Systeme senken den Energie- und Ressourcenverbrauch, reduzieren Kosten und steigern gleichzeitig die Leistungsfähigkeit der Anlagen.

Nachhaltiges Facility Management erfordert nachvollziehbare Kennzahlen, transparente Daten und regelmäßige Berichterstattung. GEFMA 160 fordert qualitative und quantitative Kriterien, die die Nachhaltigkeitsmerkmale von FM-Dienstleistungen konkret und vergleichbar machen. Die FM-Organisation muss relevante Daten erfassen und Fortschritte regelmäßig dokumentieren. SustainFM bietet die Grundlage, die nötigen Gebäude- und Leistungsdaten zu erheben, um z.B. den Berichtspflichten nach EU-Taxonomie oder CSRD nachzukommen. Durch ein konsequentes Reporting werden Nachhaltigkeitsleistungen für alle Beteiligten nachvollziehbar gemacht.

Die strategischen Nachhaltigkeitsziele im FM werden aus den übergeordneten Unternehmenszielen abgeleitet und in FM-spezifische Zielgrößen übersetzt. Dazu zählen etwa Festlegungen zu Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Ressourceneinsatz, Kosten oder Nutzerzufriedenheit. Diese Ziele sind auf die gesamte Nutzungsdauer der Immobilien ausgerichtet und unterstützen die langfristige Wertschöpfung. GEFMA hilft dabei, praktische und messbare Zielgrößen zu definieren, um Immobilien über den gesamten Lebenszyklus hinweg nachhaltig zu bewirtschaften.

• Energie- und Klimamanagement: Steigerung der Energieeffizienz, Einsatz erneuerbarer Energien, Reduzierung von Treibhausgasemissionen.

• Wasser- und Ressourcenmanagement: Sparsamer Umgang mit Wasser, effiziente Nutzung von Materialien, Förderung von Recycling und Kreislaufwirtschaft.

• Abfallmanagement: Minimierung von Abfallmengen und Erhöhung der Recyclingquoten.

• Innenraumqualität: Sicherung gesunder und komfortabler Arbeitsbedingungen (Luftqualität, Beleuchtung, Akustik) zur Verbesserung des Nutzerkomforts.

• Soziale Aspekte: Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit und Nutzerzufriedenheit der Gebäudenutzer.

Die GEFMA-Standards legen u.a. besonderen Wert auf Ressourcenschonung, Emissionsreduktion und nachhaltige Materialwahl als zentrale Handlungsfelder.

Nachhaltigkeitsanforderungen müssen in alle Kernprozesse des FM eingebunden werden. Beispielsweise sollten Betriebs- und Instandhaltungsprozesse auf Energieeffizienz ausgerichtet sein, das Beschaffungswesen Umweltkriterien berücksichtigen und das Flächenmanagement nachhaltige Nutzungs- und Flexibilitätskonzepte implementieren. GEFMA 160 empfiehlt, Nachhaltigkeitskriterien bereits in Ausschreibungen und Verträgen zu verankern. Die bereitgestellten Checklisten decken z.B. Bereiche wie Beschaffungsmanagement und Abfallmanagement ab, um FM-Organisationen bei der Umsetzung systematisch zu unterstützen.

Klare Zuständigkeiten sind entscheidend: Innerhalb der FM-Organisation sollten Verantwortliche für Nachhaltigkeit definiert sein (z.B. Energiemanager oder Nachhaltigkeitsbeauftragte). Das Top-Management muss Nachhaltigkeit durch Zielvorgaben und Ressourcenvergabe unterstützen. Auch bei abteilungsübergreifenden Projekten sollte es feste Rollen geben – beispielsweise für das Energiemanagement, Abfallcontrolling oder Nutzerfeedback. Schulungen und Qualifikationen stärken die Kompetenzen der Mitarbeitenden in Nachhaltigkeitsthemen.

Nachhaltiges FM erfordert enge Abstimmung mit angrenzenden Bereichen. FM-Teams arbeiten mit dem Immobilien- und Portfoliomanagement zusammen, um Energie- und Betriebsstrategien zu koordinieren. Die Einbindung von Corporate-Sustainability-Funktionen stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben (z.B. aus EU-Taxonomie, Arbeitsschutzgesetzen) eingehalten werden. Externe Dienstleister (Reinigungsfirmen, Techniker, Catering u.a.) müssen ebenfalls informiert werden, damit sie nachhaltige Vorgaben umsetzen können. GEFMA 160 gibt hier konkrete Hilfestellung: Sie bietet Orientierung für Ausschreibung, Vergabe und Durchführung, um Nachhaltigkeitskriterien systematisch in Verträge zu integrieren.

• Ökologisch: Gesamtenergieverbrauch (kWh/m²), CO₂-Emissionen (kg/m²), Wasserverbrauch oder Recyclinganteil.

• Ökonomisch: Lebenszykluskosten, Betriebskosten pro Fläche, Erfüllungsgrad geplanter Investitionen, Werterhaltungsindex.

• Sozial: Unfall- oder Krankheitsraten, Mitarbeiter- und Nutzerzufriedenheitswerte, Indikatoren zur Raumqualität (z.B. CO₂-Gehalt, Beleuchtungsstärke).

Diese KPIs ermöglichen es, Fortschritte objektiv zu messen und Vergleiche über Zeiträume oder Standorte hinweg anzustellen.

Ein kontinuierliches Monitoring sorgt dafür, dass Soll-Ist-Vergleiche regelmäßig stattfinden. Hierfür werden Zählerdaten (Strom, Gas, Wasser) elektronisch erfasst, Checklisten befüllt und Audits durchgeführt. Die gesammelten Daten werden analysiert, um Abweichungen zu identifizieren und Maßnahmen anzupassen. Der beschriebene PDCA-Zyklus wird erneut angewendet: Zieldefinition (Plan), Umsetzung und Datenerhebung (Do), Ergebnisvergleich (Check) und Anpassung der Strategien (Act). So bleibt das Nachhaltigkeitsprogramm dynamisch und wird ständig verbessert.

Die FM-Organisation dokumentiert intern und extern über die Nachhaltigkeitsleistung. Intern können z.B. Managementberichte, Dashboards oder regelmäßige Meetings dienen. Für externe Stakeholder (Eigentümer, Aufsichtsräte, Zertifizierer) liefern standardisierte Berichte Transparenz. GEFMA betont, dass SustainFM die systematische Erhebung aller relevanten Gebäudedaten ermöglicht, die für Berichtsanforderungen (z.B. CSR-/ESG-Berichte nach CSRD) benötigt werden. Durch konsequentes Reporting wird die Nachvollziehbarkeit des Fortschritts sichergestellt.

Nachhaltigkeit ist ein fortlaufender Prozess: Die Analyse der gemessenen Kennzahlen zeigt Optimierungspotenziale auf. Auf dieser Grundlage leiten FM-Verantwortliche weitere Maßnahmen ab, etwa die Nachrüstung energieeffizienterer Anlagen oder die Anpassung von Betriebsabläufen. GEFMA betont, dass moderne Technologien und Digitalisierung eine zentrale Rolle spielen: Die Standards fördern gezielt die Nutzung digitaler Werkzeuge und die kontinuierliche Weiterentwicklung von FM-Prozessen. Dies fördert Innovation und trägt zu langfristiger Effizienzsteigerung bei.

Lernende Organisationen können ihre Nachhaltigkeitsleistung systematisch steigern. FM-Abteilungen sollten Erfahrungen aus Projekten dokumentieren und Erfolge intern teilen. Gezielte Schulungen und Weiterbildungen bauen Kompetenzen auf. GEFMA unterstützt den Austausch von Best Practices: Durch Leitfäden, Zertifizierungen und Netzwerke wird Erfahrungsschatz verbreitet. Kontinuierlicher Wissenstransfer und Kollaboration zwischen FM-Teams fördern die stetige Verbesserung und Anpassung der Nachhaltigkeitsstrategie.

GEFMA 160 liefert Organisationen ein strukturiertes Rahmenwerk, um Nachhaltigkeit als strategische und operative Disziplin im FM zu verankern. Sie ermöglicht es, FM-Aktivitäten systematisch auf die Nachhaltigkeitsziele abzustimmen und so transparenten Managementprozessen und langfristiger Wertschöpfung Rechnung zu tragen. Die GEFMA fungiert dabei als Taktgeber: Ihre praxisnahen Standards erlauben es, Immobilien über den gesamten Lebenszyklus hinweg nachhaltig zu bewirtschaften. Mit dem zertifizierbaren Standard GEFMA 160 setzt die Branche zudem einen anerkannten Nachweis für nachhaltigen Gebäudebetrieb und fördert damit Transparenz sowie kontinuierliche Optimierung.