VDMA 24186-3 Leistungsprogramm für die Wartung Kältetechnischer Geräte und Anlagen

VDMA 24186-3 bietet im FM einen standardisierten Aufgaben­katalog, der oft als Grundlage für Leistungsbeschreibungen, Ausschreibungen und Service-Level-Agreements dient. Durch die standardisierten Tabellen lässt sich der Mindestinhalt der Wartung eindeutig definieren. Als Referenzwerke fließen in einen Wartungsplan Aufgaben wie Reinigen, Nachstellen, Schmieren, Wechseln von Verschleißteilen und Funktionsprüfungen ein, die „wie in den Normen definiert“ das Grundgerüst der Leistungen bilden. Operator und Dienstleister können so vertraglich festlegen, welche Pflichten übernommen und welche Grenzbereiche (z. B. Herstellerinstruktionen oder behördliche Prüfungen) ausgeschlossen sind.

Neben dem VDMA-Wartungsprogramm existieren übergreifende Pflichten: Rechtliche Prüfungen (z. B. Druckgeräteprüfung, Leckagemonitoring nach F-Gas-Verordnung) und regulierte Hygienebereiche müssen ergänzt werden. Der Gesetzgeber und anerkannte Regeln der Technik schreiben für Bereiche wie Hygiene (z. B. VDI 6022, VDI 2047-2) und Umweltschutz (EU 517/2014) den Nachweis fachlicher Qualifikation voraus. Diese Aufgaben bleiben im Kontext der VDMA-Leistungen als externe Pflichten bestehen; sie werden oft in Schnittstellenklauseln geregelt. Vertragsseitig wird üblicherweise festgehalten, dass etwa die Dichtheitsprüfung nach F-Gas oder die hygienische Inspektion durch zertifiziertes Personal erfolgt und gesondert vergütet wird.

Die Version von VDMA 24186-3 (z. B. Ausgabe 2019) ist stets explizit zu nennen und bildet die Ausgangsbasis für den Leistungsvertrag. FM-typische Dokumente müssen abgeglichen und versioniert werden: Die Leistungstabellen aus VDMA 24186-3 werden beispielsweise als Aufgabeverzeichnis bzw. Scope of Services übernommen. Die Betreiberanforderungen (z. B. Wartungspolitik, Betriebs- und Instandhaltungskonzept) setzen übergeordnete Ziele und Randbedingungen. Abnahmekriterien (z. B. Vollständigkeit der Wartungsprotokolle, Erfüllung der Funktionsvorgaben) werden als Checklisten festgelegt. Über Change Control (Änderungsprotokoll) wird dokumentiert, wenn Anlagenmodifikationen oder Planabweichungen erfolgen. Eine typische Zuordnung zeigt etwa die Tabelle:

Die VDMA-Leistungsprogramme arbeiten mit klar definierten Begriffen (gemäß VDMA 24186-0). Für eine einheitliche Sprache spricht man von „Leistungen“ oder „Tätigkeiten“, die an bestimmten Baugruppen und Bauelementen durchgeführt werden. Typische Begriffe sind z. B. „Prüfen“, „Reinigen“, „Einstellen“, „Schmieren“ oder „Austauschen“. Alle Tätigkeiten sind als standardisierte Servicepakete formuliert, die so in Verträge übernommen werden können.

VDMA 24186-3 teilt Aufgaben grundsätzlich in periodische und bedarfsorientierte (auf Abruf) Tätigkeiten ein. Periodische Aufgaben haben feste Intervalle (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich), während bedarfsabhängige Inspektionen nach bestimmten Ereignissen oder Zustandsmeldungen erfolgen (z. B. Funktionsstörung, Teilereport). Als Planungshilfsgröße werden häufig Laufzeitdaten (Betriebsstunden, Schaltzyklen) herangezogen, um die Intervalle zu definieren. In der Praxis gilt: Liegen erweiterte Sensor- oder Laufzeitdaten vor, können diese die Wartungsplanung optimieren (zustandsbasierte Instandhaltung). Im Wesentlichen folgen die VDMA-Aufgaben jedoch einem laufzeit- bzw. kalenderbasierten Rhythmus, um den geforderten Mindestschutz der Anlage sicherzustellen.

In der FM-Praxis wird bei jeder Wartung folgendes Prinzip verfolgt: Zunächst werden Feststellungen/Befunde dokumentiert (z. B. aus Sicht-, Dichtheits- oder Funktionsprüfungen). Daraus entstehen gegebenenfalls Arbeitsaufträge für Instandsetzungsmaßnahmen. Nach Durchführung der Korrektur wird eine Abschließende Prüfung veranlasst, um die Wirksamkeit zu verifizieren. Dies entspricht dem bewährten FM-Ablauf: Befundmeldung, Mängelbeseitigung durch den Dienstleister und anschließende Gegenprüfung. Dieser Kreislauf (Findings → Work Orders → Corrective Actions → Verification) ist Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

• Eigentümer/Betreiber: Tragen die Gesamtverantwortung für den Anlagenbetrieb. Sie koordinieren übergreifende Abläufe und stellen die Ressourcen (Zugang, Abschaltungen) zur Verfügung. Auch wenn Wartungsaufgaben an Dienstleister delegiert werden, haftet der Betreiber dafür, dass alle Pflichten erfüllt werden. Er sorgt dafür, dass die Wartungsrichtlinie genehmigt ist und die Anforderungen an Wartungsfachkräfte definiert sind.

• FM-Betrieb (Facility Management): Interne FM-Mitarbeiter oder -Teams planen und steuern die Wartung. Sie erstellen den Wartungsplan, terminieren die Einsätze im Jahreskalender und stellen sicher, dass alle nötigen Betriebspausen (z. B. Kälte-Stillstandsfenster) koordiniert sind. Der FM-Betrieb kontrolliert die Vollständigkeit der Berichte, überwacht die Behebung gemeldeter Mängel und führt Qualitätsprüfungen durch (z. B. Stichprobenkontrollen). Er ist die Schnittstelle zwischen Betreiber, Dienstleister und ggf. behördlichen Prüfern. Typische FM-Dokumente sind hier Wartungsplan und QS-Protokolle.

• Wartungsdienstleister: Fachfirmen führen die Wartungsaufgaben aus. Sie sind verantwortlich für die sachgerechte Durchführung, das Führen der Serviceprotokolle und das unmittelbare Melden von Auffälligkeiten. Gefundene Mängel und empfohlene Maßnahmen meldet der Dienstleister zeitnah an den FM-Betrieb. Die Dokumente des Auftragnehmers (z. B. Wartungsprotokolle, Checklisten) dienen als Nachweis der durchgeführten Arbeiten und enthalten typischerweise Angaben zu den ausgeführten Tätigkeiten, gemessenen Werten und etwaigen Abweichungen.

• Fachspezialist/Hygienefachkraft (bei Bedarf): Manche Prüfungen erfordern besonderen Sachverstand (z. B. Hygieneinspektionen, Untersuchungen durch Hersteller oder Nieder­spannungsspezialist). Solche Spezialaufgaben werden nur von dafür zertifizierten Fachleuten durchgeführt. Ein Beispiel ist die Überprüfung des Hygienestatus nach VDI 6022 oder VDI 2047-2 – hierfür wird ein separates Protokoll geführt und die Maßnahme extern vergütet.

• Zustandskontrollen (Condition checks): Sichtprüfungen und einfache Messungen auf äußere Schäden, Leckagen, Korrosion oder Isolationszustand. Ein Befunddokument erfasst dabei Auffälligkeiten und erzeugt ggf. ein Mängelticket, das in die Nachbesserung führt.

• Funktionsprüfungen (Functional checks): Überprüfung des korrekten Betriebs unter definierten Bedingungen (z. B. Start/Stopp des Kompressors, Ventilfunktionen im Berieb). Die Ergebnisse werden im Funktionsprüfprotokoll festgehalten.

• Wartungsmaßnahmen (Service actions): Eingriffe zur Instandhaltung, z. B. Reinigen von Wärmetauschern, Nachstellen von Ventilen, Ölaufbereitung oder Austausch von Verschleißteilen. Sie werden im Wartungsprotokoll dokumentiert, inklusive der dabei verwendeten Ersatzteile.

• Verifikationen/Abschlusstests (Verification): Prüfungen nach erfolgten Korrekturmaßnahmen. Ziel ist der Nachweis, dass die Anlage wieder einwandfrei funktioniert. Dies kann z. B. einen erneuten Betriebscheck oder Dichtheitsprobe umfassen. Der Abschlussnachweis hält fest, dass Mängel beseitigt sind.

Typische Tätigkeiten bei der Wartung umfassen Reinigungs-, Einstellungs- und Prüfarbeiten, die den „Stand der Technik“ widerspiegeln. Zu jeder Aufgabe gehört ein entsprechendes Protokoll oder Prüfbericht als Nachweis.

VDMA 24186 ist systematisch aufgebaut: Zunächst werden übergeordnete Systemebenen bestimmt (z. B. „Verdichtungssystem“, „Wärmeübertragungssystem“, „Kältekreislauf“ etc.), dann spezifische Baugruppen (z. B. Verdichter, Verdampfer, Leitungen) und deren Bauelemente (z. B. Verdichterzylinder, Ventile, Sensoren). Dieses Nummernsystem und die Systematik sind in Teil 0 festgelegt. In einem Leistungsverzeichnis kann man so jedem Element einen eindeutigen Code zuordnen. Zum Beispiel sieht die Gliederung in den Tabellen vor, dass Position 1 die Kompressoren umfasst, Position 2 die Verflüssiger/Verdampfer und so weiter (siehe Übersicht in VDMA 24186-3). Dadurch entsteht ein hierarchischer Katalog: System → Baugruppe → Aufgabencode.

Aus den Wartungsarbeiten entstehen mehrere Ausgabekategorien: Festgestellte Befunde werden nach Dringlichkeit bzw. Einfluss (sicherheitskritisch, funktional, reiniger Bedarf) klassifiziert. Für jeden Mangel wird eine Maßnahmeempfehlung formuliert (sofort beheben, Fristsetzung, beobachten). Nach Korrekturen erfolgt eine Wiederholungsprüfung, deren Nachweis dokumentiert wird. Die Protokolle enthalten ferner Hinweise auf Ersatzteillisten und ggf. Foto- oder Messwerte. Diese standardisierten Ausgabedaten ermöglichen es dem FM, die Leistungserbringung zu überwachen und Folgearbeiten nachzuverfolgen.

Hinweis: Nachfolgend sind die Hauptbaugruppen der Kälteanlage jeweils mit den übergeordneten Wartungs­zielen und typischen Prüfschwerpunkten aufgeführt. Die Beschreibungen sind allgemein gehalten (Ohne Hersteller-tiefe Detailpflichten), damit sie in Leistungsverzeichnissen als Vorgabe dienen können.

• Kompressoreinheiten: Überprüfung der Betriebsbereitschaft und der grundsätzlichen Funktion. Dazu zählen Sichtkontrolle des Verdichters auf Leckagen oder Beschädigungen, Prüfung der Leistungsaufnahme sowie das Zuhören auf ungewöhnliche Geräusche oder Vibrationen. Die Integrität der Abdichtungen (Kurbelgehäuse, Kupplungsschutz) und die Lagerzustände werden beurteilt.

• Motor- und Antrieb: Untersuchung der elektrischen Antriebe und Kupplungen. Geprüft wird die sichere Befestigung, der Sauberkeitsgrad und ggf. die Ausrichtung von Riemen oder Kupplungen. Steckverbindungen und Klemmen werden auf festen Sitz kontrolliert. Die Schutzvorrichtungen (Schutzhauben, Sicherheitsstopps) werden auf Unversehrtheit und Funktion geprüft.

• Ölmanagement: Kontrolle von Ölversorgung und -zustand. Hierzu gehört das Prüfen des Ölstands im System, die Sichtung auf Ölverunreinigung und eventuelle Filter- oder Feuchtigkeitsindikatoren. Bei Bedarf werden Ölfilter gewechselt oder Nachfüllmengen eingetragen. Diese Arbeiten dienen der Erhaltung der Schmierfähigkeit, nicht jedoch der Pflege nach Herstellervorschrift (dies wäre gesondert zu regeln).

• Verdampferseite: Prüfung der Funktion und Zugänglichkeit der Verdampfer. Freiliegende Kühleinheiten oder Verdampferbündel werden auf Korrosion, Verschmutzungen und Frostansatz kontrolliert. Die Kondensatableitung (Pumpe, Ablauf) wird auf Stau und Undichtigkeit geprüft.

• Verflüssigerseite: Prüfung der Leistung und Sauberkeit der Verflüssiger (luft- oder wassergekühlt). Luftgekühlte Verflüssiger werden auf Verschmutzung und Schäden untersucht, wassergekühlte auf Leitungshaftung und Kalkablagerungen. Die Kühlmittelflüsse und Ventilatoren werden auf korrekten Betrieb und ausreichende Durchströmung geprüft.

• Wärmerückgewinnung/Umschaltbetrieb (wenn vorhanden): Funktionstest der Umschaltventile oder Wärmeübertrager im Heizbetrieb. Es wird sichergestellt, dass der Umschaltmechanismus mechanisch frei beweglich ist und die Heizfunktion korrekt ausgeführt wird. Die Steuersignale und Druckverhältnisse im Rückgewinnungsmodus werden stichprobenhaft geprüft.

• Kältemittelleitungen und -verbindungen: Sichtkontrolle aller Rohrleitungen und Verbindungsstellen auf mechanische Beschädigungen oder Korrosion. Lecksuchmethoden können ergänzend eingesetzt werden; bedeutende Leckagen lösen umgehende Maßnahmen aus. Berichtslogisch werden festgestellte Undichtigkeiten als Mangel erfasst.

• Ventile und Serviceanschlüsse: Betriebskontrolle von Absperr- und Regelarmaturen. Ventile werden in Haupt- und Nebenschaltstellungen bewegt, um Leichtgängigkeit zu gewährleisten. Sicherheitsventile und Füllanschlüsse werden auf Funktion geprüft. Jeder Eingriff an Serviceventilen wird dokumentiert (ggf. mittels Kontrollzeichen oder Checkliste).

• Schutzeinrichtungen: Überprüfung sicherheitsrelevanter Komponenten (z. B. Druckwächter, Gas-Alarmgeber, Not-Aus-Schalter). Die Funktionstüchtigkeit von Sicherheitsventilen und Überdruckventilen wird stichprobenhaft geprüft, oft ohne sie auslösen zu müssen. Alarm- und Sicherheitssensoren werden einem Funktionstest unterzogen (z. B. manuelle Auslösung, Messwertabgleich).

• Pumpen (Kältemittel/Flüssigkeiten): Falls Pumpen Teil des Systems sind (z. B. Solepumpen, Ölpumpen), prüfen sie den Lagerzustand, Geräuschentwicklung und Leckfreiheit. Die Förderleistung kann durch Druck- oder Strömungsmessung grob beurteilt werden.

• Filter, Trockner, Schmutzfänger: Kontrolle von Filtereinbauten auf Verstopfung (Druckabfallmessung) und Dichtigkeit. Trocknerpatronen werden auf Verblockung geprüft; ihr Zustand wird in der Regel nicht im Detail gewartet, sondern lediglich der Wechselbedarf erfasst. Ein Protokolleintrag dokumentiert, ob ein Austausch nötig ist.

• Entwässerung/Kondensatableitung: Sicherstellung, dass Kondenswasser ordnungsgemäß abgeleitet wird. Kondensatwannen und -abläufe werden auf Verstopfung kontrolliert und gereinigt. Funktionierende Kondensatableiter (z. B. automatische Pumpe, Tropfgully) werden bei Bedarf durchgetestet.

• Betriebsmodi: Es muss sichergestellt sein, dass die Anlage in allen relevanten Betriebszuständen geprüft werden kann: Normalbetrieb, Teil- oder Winterbetrieb, Prüfungsmodus (z. B. Festhalten eines Ventils). Der Dienstleister erhält Zugang zu den notwendigen Steuerungsfunktionen und -zugängen, um die Prüfungen durchzuführen.

• Laufzeitzähler / Betriebsstunden: Zählerstände und Betriebszeiten der Anlage werden ausgelesen und dokumentiert. Sie dienen als Planungsbasis für die nächsten Intervalle und zur Trendanalyse.

• Schnittstelle zur Anlagenüberwachung: Anlagensensorik (Temperaturen, Drücke, Störungsalarme) ist im Wartungsprotokoll zu erfassen. Auffälligkeiten aus der Fernüberwachung können Ausgangspunkt für Wartungstätigkeiten sein. Wartungsberichte sollten relevante Messwerte als Beleg enthalten (z. B. Betriebsdrücke vor und nach dem Service).

Nach jeder Wartung ist ein Wartungsprotokoll zu erstellen. Dieses muss mindestens die eindeutige Anlagen-ID, Datum/Uhrzeit, die durchgeführten Aufgaben und die erfassten Befunde sowie Unterschriften des ausführenden Technikers und eines Verantwortlichen enthalten. Es dokumentiert, was genau gemacht wurde und welche Zustände festgestellt wurden. Das Protokoll dient als Abnahmegrundlage und als Nachweis für die Erfüllung der Wartungspflichten.

Festgestellte Defekte und Empfehlungen werden in einer Mängelliste oder einem Reparaturauftrag zusammengefasst. Jeder Mangel wird klassifiziert (z. B. A: sofort beheben, B: Frist setzen, C: beobachten) und mit einer Dringlichkeit versehen. Die Dokumentation enthält insbesondere die vorgeschlagenen Maßnahmen, Priorität und vorgeschlagene Frist zur Behebung. Dies ermöglicht dem Betreiber, die nötigen Schritte und Termine systematisch nachzuverfolgen.

Für alle Instandsetzungen ist die Nachverfolgbarkeit sicherzustellen. Das heißt, jedes ausgetauschte Teil und jede Änderung einer Einstellung wird im Teileprotokoll oder Wartungsprotokoll vermerkt – inklusive Begründung (z. B. „Defekt festgestellt, erneuert“). Ebenso werden Messwerte und Prüfparameter dokumentiert. Schließlich hält ein Wiederholungs- bzw. Verifikationsprotokoll fest, dass nach Behebung eines Mangels die Anlage erneut geprüft wurde und nun wieder den Anforderungen entspricht. Diese vollständigen Aufzeichnungen sind für Audits und als Kostenkontrolle unerlässlich.

Sofern im Wartungsvertrag festgelegt, wird ein separater Hygieneprüfbericht erstellt (z. B. gemäß VDI 6022 oder VDI 2047-2). Dieser dokumentiert den Hygienestatus (z. B. Mikroorganismenbefall, Staub) und die Bewertung durch das Fachpersonal. Auch die daraus folgenden Maßnahmen (z. B. intensive Reinigung, Filterwechsel) werden gesondert vermerkt. Entscheidend ist: Hygienesachverhalte werden nicht im Standard-Leistungsprogramm abgehandelt, sondern über eigene Leistungspositionen mit eigenständiger Vergütung erfasst.

Alle Wartungsaufgaben werden langfristig geplant. Der Jahres-Wartungsplan orientiert sich an den Vorgaben der Hersteller, den technischen Regeln und den gesetzlichen Prüfintervallen. Dabei werden Turnusintervalle (monatlich, quartalsweise, jährlich etc.) für jede Anlage festgelegt. Auch saisonale Anforderungen (z. B. Inbetriebnahme der Kälteanlage vor der heißen Periode) finden Berücksichtigung. Parallel werden anlassbezogene Auslöser definiert (etwa Melderalarmen oder Leistungsabfall), die außerhalb des Grundplans zusätzliche Wartungstrigger setzen. Große Anlagen werden in regelmäßige Stillstandfenster einkalkuliert, um umfangreiche Arbeiten durchführen zu können.

Der Zugang zu den Anlagen, das Freigeben von Abschaltungen und die Sicherheitskoordination werden genau gesteuert. Wartungsarbeiten in spannungsführenden oder druckbeaufschlagten Bereichen erfolgen nur nach Freigabe durch autorisiertes Personal. In den Wartungsanleitungen wird festgelegt, wie abgeschaltete Anlagenteile gekennzeichnet werden (z. B. Lockout-Tagout). Ebenso sind die notwendigen Absprachen mit Leitsystemen, Schichtbetrieb oder externen Partnern geregelt. Alle Genehmigungen für Betretung, Lüftungsausschnitte oder Stilllegungen werden protokolliert. Notfallprozesse (Havarien außerhalb der Routine) sind vorbereitet, inklusive Rufbereitschaften und Eskalationsstufen.

Nach Abschluss jeder Wartung prüft der FM-Betrieb die Vollständigkeit und Plausibilität der Dokumentation. Dies schließt ein, dass alle geforderten Prüfberichte, Protokolle und Checklisten vorliegen und in sich schlüssig sind. Häufig wird stichprobenhaft kontrolliert, ob gemeldete Messwerte im erwarteten Bereich liegen und ob Mängel angemessen gelöst wurden. Die systematische Dokumentation dient dabei auch der Transparenz und Qualitätssicherung im laufenden Betrieb. Sie ermöglicht, etwaige Lücken oder Wiederholungsfehler zu erkennen und die Maßnahmenqualität zu bewerten.

Wiederkehrende Mängel oder Fehlerbilder werden analysiert, um die Ursachen zu erkennen. Ergibt sich aus mehreren Inspektionen derselbe Befund, so leitet das FM-Team einen Verbesserungsprozess ein: Beispielsweise kann eine Anpassung der Intervalle, eine technische Modifikation oder Schulungen des Personals erforderlich sein. Die Umsetzung solcher Maßnahmen wird verfolgt und nach Abschluss erneut verifiziert, um einen geschlossenen Verbesserungszyklus sicherzustellen.

Die standardisierten Tabellen des VDMA-Leistungsprogramms werden direkt in die Ausschreibung bzw. den Wartungsvertrag übernommen. Der Betreiber delegiert die Wartung durch einen schriftlichen Vertrag und eine klare Leistungsbeschreibung. Jede Position des Leistungsverzeichnisses kann einer Aufgabe aus VDMA 24186-3 zugeordnet werden (einschließlich Nummern und Titel). So entsteht ein verbindliches Leistungsverzeichnis, das die Mindestleistungen definiert.

Im Vertrag wird festgelegt, welche Aufgaben in welchem Intervall auszuführen sind (z. B. aus den Spalten „periodisch“ oder „bei Bedarf“ im VDMA-Programm). Dabei müssen Umfang und Häufigkeit der Periodik genau bestimmt werden. Zuständigkeiten für aufgerufene Arbeiten werden ebenfalls geregelt (beispielsweise in Form eines SLA mit Reaktionszeiten bei Störfällen oder bei Bereitstellung von Ersatzteilen). Der Vertrag definiert auch explizit, welche Leistungen ausgeschlossen sind (z. B. behördliche Prüfungen, Hygienemaßnahmen oder Hersteller-Services), um Missverständnisse zu vermeiden.

Zur Abnahme werden Kriterien vereinbart, die die Qualität der Leistung messbar machen. Typische Bedingungen sind: Vollständigkeit der Wartungsprotokolle (alle geforderten Aufgaben sind dokumentiert), erfolgreiche Beseitigung kritischer Mängel (defekte Komponenten sind funktionsfähig), und Einhaltung der vereinbarten Dokumentationsform. Fehlende oder unvollständige Protokolle können als Vertragsmangel gelten. Erfüllung der Abnahmekriterien sichert die Ausschöpfung von Garantien und dient als Basis für die Freigabe von Abschlagszahlungen.

Verträge sollten die Schnittstellen zu externen Verpflichtungen explizit regeln: So wird häufig festgelegt, dass gesetzliche Prüfungen (z. B. Druckbehälterprüfungen, Elektroprüfungen) und Kältemittel-Compliance (Lecktests nach EU 517/2014) nicht von den VDMA-Leistungen umfasst sind, sondern vom Betreiber zu veranlassen sind. Ebenso wird vermerkt, dass Herstellerwartungen oder Hygieneinspektionen (VDI 6022/2047) separat zu vereinbaren sind. Durch solche Klauseln wird sichergestellt, dass FM und externe Spezialleistungen klar abgegrenzt und entsprechend organisiert und finanziert werden.