VDMA e. V. (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau)

Ein wirksames Wartungskonzept beruht auf präventiven und zustandsbasierten Maßnahmen. DIN 31051 definiert Wartung als Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des Abnutzungsvorrats und nennt Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung als Grundarten der Instandhaltung. Der FGK‑Statusreport erläutert, dass VDMA 24186 ein Leistungsprogramm zur Wartung technischer Anlagen bereitstellt und dass Herstellerrichtlinien und individuelle Vereinbarungen zusätzlich zu beachten sind. Damit unterstützt das VDMA die Erstellung realistischer Aufgabenbeschreibungen und Intervalle. Die Remberg‑Übersicht zu DIN 31051 zeigt, dass Inspektion als Feststellung des Ist‑Zustands, Wartung als planmäßige Durchführung von Maßnahmen zur Erhaltung des Soll‑Zustands, Instandsetzung als Wiederherstellung und Verbesserung als gezielte Optimierung definiert werden. VDMA‑Leistungsblätter konkretisieren diese Grundbegriffe, legen Prüfschritte fest (z. B. Sicht‑ und Funktionsprüfung, Messungen, Austausch von Verschleißteilen) und priorisieren Anlagen mit hoher Verfügbarkeitsrelevanz.

Unzureichende oder verspätete Wartung führt häufig zu ungeplanten Stillständen und Folgeschäden. Der FGK‑Statusreport warnt, dass reaktive Instandsetzungen (Feuerwehrstrategie) erst bei Defekt durchgeführt werden und zu erheblichen Schäden bis hin zum Totalausfall führen können. Demgegenüber ermöglicht präventive Instandsetzung durch vorbeugenden Austausch von Bauteilen eine bessere Betriebssicherheit. Eine strukturierte Wartung nach VDMA‑Programmen reduziert den Anteil reaktiver Einsätze und damit die Belastung der Instandhaltungsteams. Remberg fasst die Vorteile zusammen: gesicherte Funktionsfähigkeit, Vermeidung und Verkürzung ungeplanter Ausfälle, Erhöhung der Zuverlässigkeit und Planbarkeit. Durch klar definierte Aufgaben und Intervalle lässt sich auch der Energieverbrauch senken; der FGK‑Statusreport nennt als Kriterien der Instandhaltung die Werterhaltung, Sicherstellung der Verfügbarkeit, Gewährleistung eines wirtschaftlichen Betriebes und Aufrechterhaltung eines sicheren, hygienischen Zustands.

Wartungsverträge müssen den Leistungsumfang eindeutig definieren. Die Kanzlei Schilling betont, dass die Grundbegriffe der Instandhaltung durch DIN 31051 und DIN EN 13306 festgelegt werden und dass für konkrete Gewerke detaillierte Leistungspläne nach VDMA 24186 existieren. Diese Leistungspläne beschreiben, welche Tätigkeiten in einem Wartungsservice enthalten sind, sodass vage Formulierungen wie „Wartung nach Herstellerangaben“ vermieden werden. Ohne standardisierte Leistungsbeschreibungen besteht die Gefahr, dass Dienstleister unterschiedliche Leistungsinhalte anbieten, was die Qualität und Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigt.

Für Beschaffung und Controlling im FM sind vergleichbare Angebote und transparente Kostenstrukturen entscheidend. Durch die Verwendung von VDMA‑Leistungsblättern können Auftraggeber identische Leistungsinhalte ausschreiben. Da der Leistungsumfang im Vorfeld festgelegt ist, lassen sich Angebote leichter vergleichen und Budgets realistisch planen. Schilling weist darauf hin, dass Standard‑Wartungsverträge in der Regel nur Inspektions‑ und Wartungsarbeiten umfassen, während in Vollwartungsverträgen auch Reparaturen und Ersatzteile enthalten sind. Mit VDMA‑Leistungsprogrammen lassen sich diese Vertragsmodelle objektiv mit Inhalt füllen. Die Remberg‑Analyse hebt hervor, dass eine präventive Instandhaltung langfristig die Wartungskosten reduziert, teure Notfallreparaturen vermeidet und eine bessere Planbarkeit der Kosten ermöglicht – ein Vorteil, der sich nur dann realisieren lässt, wenn die Leistungserbringung klar definiert und kontrollierbar ist.

Das FM übernimmt im Rahmen der Betreiberverantwortung umfangreiche Pflichten. Die AIG‑Instandhaltungs‑Information 21 richtet sich an Eigentümer und Betreiber von TGA‑Anlagen und betont, dass fachkundige Dienstleister Anlagen sicher, ökonomisch und ökologisch effizient betreiben können. Der FGK‑Statusreport führt aus, dass die Verantwortung für die fachgerechte Durchführung der Instandhaltung beim Betreiber liegt und dass die Übertragung dieser Pflichten an interne oder externe Dienstleister möglich ist. Für eine rechtskonforme Delegation müssen Vertragstexte die übertragenen Pflichten und Befugnisse klar definieren, und der Dienstleister muss sein Risiko und die Anforderungen an eine Betriebshaftpflichtversicherung einschätzen können. VDMA‑Leistungsprogramme liefern hierfür eine neutrale, branchenweit akzeptierte Grundlage: Sie definieren Leistungserwartungen, Dokumentationspflichten und Schnittstellen. Dies stärkt die Position des FM bei Verhandlungen und bei der Durchsetzung von Leistungsansprüchen.

Viele FM‑Organisationen vergeben technische Leistungen an externe Dienstleister. Der FGK‑Baustein erläutert, dass bei der Delegation der Betreiberpflichten eine präzise vertragliche Regelung erforderlich ist und dass die Zugangsrechte des Auftragnehmers zu sicherheitsrelevanten Räumen festgelegt werden müssen. Der Betreiber bleibt zur Überwachung verpflichtet; unklare Regelungen können zu organisationsrechtlichen Haftungsrisiken führen. VDMA‑Leistungsbeschreibungen helfen, Aufgabenabgrenzungen, Schnittstellenverantwortlichkeiten und Eskalationsverfahren zu definieren. Sie unterstützen Dienstleister dabei zu verstehen, welche Prüfungen, Messungen oder Ersatzteilvorhaltungen sie schulden (VDI 3810 listet Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Ersatzteilvorhaltung und Verbesserung unter den Betreiberpflichten). So können Facility‑Manager den Outsourcing‑Prozess steuern, ohne ihre rechtliche Verantwortlichkeit zu verlieren.

Gebäude und Anlagen unterliegen im Betrieb dem Verschleiß; ohne Wartung kann ihre sichere und effiziente Funktion nicht gewährleistet werden. Die VDMA‑Instandhaltungs‑Information 22 betont, dass die Instandhaltung wesentlich zur Sicherung der Funktion und Verfügbarkeit der Anlagen über einen definierten Zeitraum beiträgt. VDMA‑orientierte Wartung ermöglicht, Verschleiß frühzeitig zu erkennen, Verschleißteile rechtzeitig zu ersetzen und Betriebsbedingungen stabil zu halten. Der FGK‑Statusreport nennt als Ziele der Wartung die Werterhaltung, Sicherstellung der Verfügbarkeit, wirtschaftlichen Betrieb und Sicherheit. Präventive Instandsetzung und erhöhte Inspektionsintervalle erlauben eine genaue Einschätzung der Restlebensdauer und vermeiden Überraschungen.

Für Eigentümer und Investoren ist der Wert ihrer Anlagen von großer Bedeutung. Die Remberg‑Analyse zeigt, dass systematische Wartung die Lebensdauer von Maschinen und Anlagen verlängert, vorzeitigen Verschleiß verhindert und eine nachhaltigere Ressourcennutzung ermöglicht. Eine lückenlose Wartungsdokumentation sichert darüber hinaus Garantieansprüche und dient als Nachweis gegenüber Versicherungen und Behörden. Mit VDMA‑basierten Wartungsprogrammen lassen sich Kapitalwerte schützen, weil sie Ausfallzeiten und Folgeschäden minimieren. Über die Lebensdauer betrachtet, ermöglicht dies eine fundierte Investitionsplanung und verbessert den Return on Investment.

Komplexe Gebäude erfordern eine umfassende Dokumentation von Planungs‑, Ausführungs‑ und Betriebsunterlagen. Die VDI‑Richtlinie 6026 weist darauf hin, dass die steigende Komplexität von Projekten eine frühzeitige Koordination und eine klare Zuordnung der zu erstellenden Unterlagen erfordert. Sie beschreibt, in welcher Phase des Projektverlaufs welche Dokumente (Pläne, Zeichnungen, Berechnungen, Simulationen) zu erstellen sind, welche Informationen sie enthalten müssen und wie sie strukturiert sein sollen, um den Gesamterfolg zu gewährleisten. VDMA‑Leistungsblätter bauen auf dieser Logik auf: Sie verlangen lückenlose Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Fehlerhistorien. Schilling betont, dass das Wartungsunternehmen jede Wartung protokollieren muss – durchgeführte Arbeiten, festgestellte Mängel, ausgetauschte Teile, Messwerte und Empfehlungen – und dass diese Dokumentation als Nachweis für Versicherungen, Behörden und zur Nachverfolgung des Anlagenzustands dient. Fehlende Dokumentation führt zu Verzögerungen und Risiken: Der BSI‑Baustein warnt, dass unvollständige Dokumentationen von Zuständigkeiten und Service Level Agreements im Ernstfall zu vermeidbaren Verzögerungen führen können.

Gut strukturierte Dokumentation erlaubt eine systematische Auswertung der Wartungsergebnisse. Mit VDMA‑basierten Protokollen lassen sich wiederkehrende Fehler identifizieren, Wartungsmaßnahmen bewerten und Optimierungspotenziale ableiten. Die DIN 31051‑Logik unterscheidet zwischen Inspektion (Feststellung des Ist‑Zustands), Wartung (Erhaltung des Soll‑Zustands), Instandsetzung (Wiederherstellung) und Verbesserung (Optimierung). Durch die Zuordnung der protokollierten Maßnahmen zu diesen Kategorien können Facility‑Manager erkennen, ob zu viele reaktive Instandsetzungen stattfinden und ob Präventivmaßnahmen verstärkt werden müssen. So wird aus der Dokumentation ein Instrument des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Moderne Einrichtungen integrieren mechanische, elektrische, hydraulische und informationstechnische Systeme. Der BSI‑Baustein zum technischen Gebäudemanagement weist darauf hin, dass die TGA heute zunehmend Übergänge zur IT und Prozess‑Leittechnik aufweist und dass Teile der Anlagen rund um die Uhr genutzt werden; Änderungen müssen oft parallel zur Nutzung erfolgen. Die VDI 6026 beschreibt, dass aufgrund der steigenden Komplexität und der geforderten räumlichen Integrität der Systeme eine frühe Koordination aller am Bau Beteiligten erforderlich ist. VDMA‑Leistungsblätter tragen zur Schnittstellenkoordination bei, indem sie Wartungsaufgaben nach Gewerken strukturieren (z. B. Lufttechnik, Heizungstechnik, Kältetechnik, Mess‑ und Regeltechnik) und klare Abgrenzungen schaffen. Dadurch lassen sich Konflikte zwischen Gewerken vermeiden und Interventionen so koordinieren, dass das Gesamtsystem stabil bleibt.

In Industrieanlagen, Logistikzentren, Krankenhäusern oder Forschungseinrichtungen sind die technischen Anlagen besonders komplex und haben hohe Verfügbarkeitsanforderungen. Die VDI 3810 richtet sich explizit an Eigentümer, Unternehmen des Facility‑ und Gebäudemanagements sowie Betreiber von raumlufttechnischen Anlagen. Sie betont, dass diese Anlagen für Gesundheit und Behaglichkeit wichtig sind und daher in technisch und hygienisch einwandfreiem Zustand gehalten werden müssen. Ohne einheitliche Regelwerke wäre die Steuerung solcher Anlagen kaum zu bewältigen. VDMA‑Leistungsprogramme unterstützen die Betreiber, indem sie spezifische Wartungsanforderungen für unterschiedliche Gewerke definieren und so die besonderen Anforderungen technisch intensiver Standorte berücksichtigen.

Der Verband Deutscher Maschinen‑ und Anlagenbau leistet im Facility Management einen wesentlichen Beitrag, indem er praxisorientierte, industriegestützte Richtlinien und Leistungsprogramme bereitstellt. Diese Programme übersetzen die Logik der Hersteller in handhabbare Aufgabenpakete und schaffen einen gemeinsamen Nenner für Hersteller, Service‑Dienstleister und Betreiber. Durch VDMA‑orientierte Wartung steigen die Wartungsqualität und die Verfügbarkeit der technischen Systeme, ungeplante Ausfälle und Folgeschäden werden reduziert. Die standardisierten Leistungsbeschreibungen ermöglichen eine transparente Beschaffung, eine verlässliche Kostenplanung und eine starke Vertragsdurchsetzung. Darüber hinaus fördern sie ein professionelles Lebenszyklusmanagement, das den Wert der Anlagen erhält und Investitionen schützt. VDMA‑Richtlinien verlangen detaillierte Dokumentationen, die nicht nur die Einhaltung der Betreiberverantwortung belegen, sondern auch als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen dienen. In komplexen technischen Umgebungen unterstützen sie die Koordination verschiedener Gewerke und sichern die Audit‑Bereitschaft. Zusammengefasst stärkt der VDMA das Facility Management nachhaltig, indem er die Grundlage für zuverlässige, kosteneffiziente und prüfbare technische Betriebsprozesse schafft.