GEFMA 130-1: Flächenmanagement

• Brutto-Grundfläche (BGF): Gesamtfläche aller Geschosse eines Gebäudes.

• Konstruktions-Grundfläche (KGF): Teil der BGF, der für Wand- und Stützflächen reserviert ist.

• Netto-Raumfläche (NRF): BGF abzüglich der KGF, insgesamt die nutzbare Geschossfläche.

• Nutzungsfläche (NUF oder NF): Teil der NRF, der der eigentlichen Nutzung (Kerngeschäft, Mitarbeiterarbeitsplätze, Wohnen) dient.

• Technikfläche (TF): Teil der NRF für technische Anlagen (Heizung, Lüftung, Aufzüge).

• Verkehrsfläche (VF): Teil der NRF für horizontale und vertikale Erschließung (Flure, Treppen). Jede Fläche wird entsprechend ihrer Hauptnutzung kategorisiert (z.B. Büros als NUF, Flure als VF, Technikräume als TF). Diese standardisierte Flächenstruktur bildet auch die Grundlage für Kostenberechnungen und FM-Auswertungen.

Als Referenz dienen in Deutschland verschiedene Gesetze und Normen. Dazu zählen etwa die Baunutzungsverordnung (BauNVO), DIN 277-1 (Grundflächen im Hochbau) und die Wohnflächenverordnung (WoFlV). Im FM-Kontext besonders relevant ist die DIN EN 15221-6 (Flächenbemessung im FM) sowie die aktuellen GIF-Richtlinien für Mietflächen (MF/G, MF/W, MF/V). Auch internationale Standards wie die IPMS (International Property Measurement Standards) werden beachtet. Durch diese Vorgaben wird sichergestellt, dass Flächen konsequent und einheitlich ermittelt werden.

Die langfristige Flächenplanung orientiert sich an der Gesamtstrategie der Organisation. Demografische Entwicklungen, flexible Arbeitsmodelle und zukünftige Nutzungsanforderungen werden bei Raumkonzepten berücksichtigt. Flächenmanagement gilt als strategisches Instrument, um Immobilien nachhaltig zu nutzen und deren Wert zu erhalten. Ein vorausschauender Ansatz sorgt dafür, dass Gebäude an sich ändernde Anforderungen angepasst werden können und langfristig zukunftsfähig bleiben.

Wirtschaftlichkeit steht im Mittelpunkt des Flächenmanagements. Es verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz über den gesamten Lebenszyklus: von Planung über Betrieb bis hin zur Instandhaltung. Flächeneffizienz wird kontinuierlich geprüft, Kennzahlen wie m² pro Arbeitsplatz oder Leerstandsraten helfen, Optimierungspotenziale aufzudecken. Ziel ist es, die Betriebskosten zu senken und eine kostenbewusste Flächennutzung zu erreichen.

Die Planung berücksichtigt die Anforderungen der Nutzer und die Funktion der Räume. Ein durchdachtes Flächenkonzept sorgt für sichere, gesunde und produktive Arbeitsbedingungen. Angemessene Raumgrößen, Arbeitsplatzabstände und ergonomische Ausstattungen werden festgelegt. Gleichzeitig bleibt die Raumaufteilung flexibel, damit bei Änderungen (z.B. Umstrukturierungen) schnell reagiert werden kann.

Ein effektives Flächenmanagement benötigt klare Zuständigkeiten. Häufig gibt es in der FM-Organisation eine Rolle des Flächenmanagers oder -verantwortlichen, der Budget- und Entscheidungskompetenz für Raumthemen besitzt. Dieser koordiniert Umzüge, definiert Raumnutzungsregeln und steuert Optimierungsmaßnahmen. Die Fachabteilungen melden ihren Raumbedarf an, während die FM-Ebene Standards und Prozesse vorgibt. In größeren Organisationen kann ein Flächenteam etabliert werden, das Methoden und Werkzeuge für das Flächenmanagement bereitstellt.

Das Flächenmanagement arbeitet eng mit vielen Bereichen zusammen. Wichtige Schnittstellen bestehen zur Personalabteilung (Personalplanung, Arbeitsplatzstandards), zur IT (Ausstattung der Arbeitsplätze), zum Bau- und Projektmanagement (Gestaltung neuer Flächen) sowie zum Immobilien- und Finanzmanagement (Mieten, Nebenkosten). Regelmäßige Abstimmungstreffen und festgelegte Prozesse gewährleisten, dass Anforderungen aus allen Abteilungen berücksichtigt und Konflikte vermieden werden. Auch externe Planer und Dienstleister (Architekten, CAFM-Berater) werden eingebunden.

Der erste Schritt ist die systematische Bestandsaufnahme aller Flächen. Anhand von Bau- oder Bestandsplänen (typisch Maßstab 1:50) werden die geometrischen Raumgrundflächen ermittelt. Gemäß DIN 277 wird die Brutto-Grundfläche (BGF) in Konstruktionsflächen (KGF) und Netto-Raumfläche (NRF) aufgeteilt. Die NRF gliedert sich weiter in Nutzungsflächen (NUF), Verkehrsflächen (VF) und Technikflächen (TF). Jeder Raum wird entsprechend seiner Hauptnutzung klassifiziert. Die erfassten Flächen und Raumdaten werden in einem Flächenverzeichnis oder Raumbuch dokumentiert (Raumnummer, Nutzung, Zugehörigkeit, Fläche).

Im zweiten Schritt ermitteln Experten den aktuellen und künftigen Flächenbedarf. Üblicherweise wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt: Die erfassten Ist-Flächen werden mit dem im Raumprogramm definierten Soll-Bedarf (z.B. nach DIN 18205) abgeglichen. Abweichungen werden identifiziert und bewertet. Dabei werden Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Arbeitsplatzkennzahlen (m² pro Arbeitsplatz) und geplante Organisationsänderungen berücksichtigt, um künftige Bedarfe abzuschätzen.

Auf Basis der Analyseergebnisse werden Räume bestimmten Organisationseinheiten oder Projekten zugewiesen. Dies geschieht nach festgelegten Kriterien und Freigabeprozessen. Zur Unterstützung werden oft grafische Werkzeuge eingesetzt: Farbcodierte Grundrisse zeigen, welche Bereiche welchen Abteilungen zugeordnet sind. So kann schnell erkannt werden, welche Bereiche über- oder unterbelegt sind. Anhand dieser Informationen werden Umzüge oder Umnutzungen geplant, um die Raumnutzung zu optimieren.

Ein kontinuierlicher Optimierungsprozess identifiziert Verbesserungspotenziale der Flächenauslastung. Dabei werden ungenutzte oder ineffizient genutzte Flächen markiert. In digitalen Plänen oder Dashboards werden freie und belegte Bereiche sichtbar gemacht (z.B. grün = belegt, rot = frei), was Konsolidierungs- oder Umnutzungspotenziale aufzeigt. Leer- und Reserveflächen werden besonders hervorgehoben, da sie auf Einspar- oder Erweiterungsmöglichkeiten hinweisen. Aufgrund dieser Erkenntnisse werden Maßnahmen abgeleitet, etwa die Reduzierung von Überschussflächen oder Neuverteilung von Arbeitsplätzen.

Für ein effektives Flächenmanagement sind umfangreiche Raumdaten erforderlich. Übliche Datenattribute umfassen Raumnummer, Funktionsbeschreibung, Organisationszugehörigkeit (Abteilung, Kostenstelle), Flächengröße (NRF, ggf. NF) sowie Ausstattungs- und Belegungsinformationen. Alle Daten müssen konsistent und aktuell gehalten werden. Dazu gehört auch die Pflege von Belegungszahlen für Arbeitsplätze. In der Praxis werden diese Daten oft in Tabellen, Datenbanken oder direkt in CAFM-Systemen verwaltet.

Die Pflege und Auswertung der Flächendaten erfolgt zunehmend mit IT-Unterstützung. CAFM-Systeme mit Flächenmodulen sind ein zentrales Werkzeug: Sie ermöglichen die zentrale Verwaltung der Raumdaten, das Erstellen von Berichten und Dashboards sowie die Verknüpfung mit Kostenstellen. Auch BIM-Modelle oder Grafiktools können eingesetzt werden, um Flächenpläne interaktiv darzustellen. Diese Systeme ermöglichen beispielsweise, Flächenverantwortlichkeiten abzubilden und Kennzahlen automatisiert zu berechnen.

Zur Steuerung werden spezifische Kennzahlen definiert. Beispiele sind die Flächeneffizienz (z.B. m² Nutzfläche pro Arbeitsplatz oder pro Person) und die Belegungsquote (vergl. belegte Fläche / Gesamtfläche). Weitere Kennzahlen können die Häufigkeit von Umzügen (Flächenumsatz) oder die Flächenproduktivität (Umsatz pro m²) sein. Diese Kennzahlen werden regelmäßig intern oder mit Branchendurchschnitt verglichen. Abweichungen (z.B. eine deutlich höhere m²/MA als Branchenstandard) signalisieren Handlungsbedarf.

Die gewonnenen Daten und Kennzahlen werden in standardisierten Berichten zusammengefasst. Beispielsweise erstellt das FM Flächenkostenberichte, die zeigen, welche Fläche von welcher Abteilung genutzt wird und welche Kosten (Miete, Nebenkosten) dafür anfallen. Durch eine konsistente Datengrundlage nach DIN 277 können die Flächen- und Kostenkennzahlen über verschiedene Gebäude und Jahre hinweg verglichen werden. Solche Berichte unterstützen das Management dabei, Flächenstrategien und Budgets datenbasiert zu planen.

Flächenmanagement wird in übergeordnete FM- und Immobilienstrategien eingebettet. Die Erkenntnisse aus der Flächenanalyse fließen in Standort- und Portfolioplanungen ein. Auf dieser Basis können beispielsweise Entscheidungen über Neubauten, Umbauten oder Räumungspläne getroffen werden. Durch die systematische Verknüpfung mit anderen Strategien (z.B. Nachhaltigkeit, New Work) stellt die Organisation sicher, dass Flächenentscheidungen den Unternehmenszielen dienen.

Da sich Geschäftsmodelle und Nutzerbedürfnisse im Zeitverlauf ändern, wird das Flächenmanagement laufend angepasst. Flächenkennzahlen und Belegungsanalysen dienen als Frühwarnsystem: Anzeichen wie steigende Leerstandsraten oder sinkende Auslastung führen zu Optimierungsmaßnahmen. Regelmäßiges Nutzerfeedback wird übergreifend ausgewertet. Durch einen kontinuierlichen Zyklus von Erfassung, Analyse und Anpassung werden Flächenkonzepte fortlaufend verbessert, um Effizienz und Nutzerzufriedenheit langfristig zu steigern.

Die Richtlinie GEFMA 130-1 wird vom Deutschen Verband für Facility Management (GEFMA) herausgegeben und bildet die Basis für professionelles Flächenmanagement. Sie ermöglicht es Organisationen, Fläche als strategische Ressource zu betrachten und systematisch zu steuern. Ziel ist es, Transparenz, Effizienz und Anpassungsfähigkeit der Flächennutzung sicherzustellen. Damit unterstützt GEFMA 130-1 wirtschaftliche, organisatorische und nutzerorientierte Zielsetzungen in einem standardisierten Rahmen.