GEFMA 270-1: Ressourcenbemessung im FM
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GEFMA 270-1: Systematische Ressourcenplanung als Steuerungsinstrument im FM
Die systematische Ressourcenplanung im Facility Management bildet ein zentrales Steuerungsinstrument für Organisationen und Betreiber. Die Richtlinie GEFMA 270-1 (Ausgabe 2021-02) stellt dazu einen methodisch fundierten Ordnungsrahmen für die Personal- und Budgetplanung bereit. Ziel ist es, den ressourcenbezogenen Bedarf von FM-Leistungen nachvollziehbar, vergleichbar und kennzahlenbasiert zu ermitteln, um sowohl operative Leistungsfähigkeit als auch wirtschaftliche Steuerbarkeit sicherzustellen. Die GEFMA 270-1 richtet sich an Eigentümer, Betreiber, FM-Leitungen und Controlling-Funktionen und unterstützt die bedarfsgerechte Dimensionierung von Personal- und Sachressourcen im Spannungsfeld von Qualität, Kosten, Verfügbarkeit und rechtlichen Anforderungen.
Vorgaben zur quantitativen Bemessung des Personal- und Ressourcenbedarfs im Facility Management
- Zielsetzung, Geltungsbereich und Nutzen
- Grundlagen der Ressourcenplanung
- Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren
- Leistungsdefinition als Grundlage der Ressourcenplanung
- Methoden zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs
- Personalbedarfsplanung im Facility Management
- Budget- und Kostenplanung
- Kennzahlen zur Ressourcenplanung (KPIs)
- Plausibilisierung, Vergleich und Benchmarking
- Integration in FM-Planungs- und Steuerungsprozesse
- Aktualisierung und Weiterentwicklung der Ressourcenplanung
- Nutzen und Mehrwert der Anwendung von GEFMA 270-1
Zielsetzung der Richtlinie
Die Richtlinie verfolgt das Ziel, eine strukturierte Methodik zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs im Facility Management zu etablieren. Sie bietet einen praxisorientierten Leitfaden, der eine enge Abstimmung zwischen Leistungsanforderungen, Leistungsdefinition und Ressourcenbedarf ermöglicht. Durch systematische Vorgehensweisen werden die Grundlagen für eine bedarfsgerechte Planung und Steuerung gelegt. Die GEFMA 270-1 dient damit als unterstützendes Instrument für FM-Leitungen und Controlling im Sinne einer planvollen Ressourcenallokation.
Begriff und Verständnis von Ressourcen
Im Facility Management werden Ressourcen als alle notwendigen Mittel und Kapazitäten zur Erbringung der FM-Leistungen verstanden.
Dazu zählen insbesondere:
Personalressourcen: Qualifizierte Mitarbeiter und deren Arbeitszeitkapazitäten
Sachressourcen: Betriebsmittel, Einrichtungen, technische Ausstattungen und Verbrauchsmaterialien
Finanzressourcen: Budgetierte Finanzmittel für Betrieb, Instandhaltung und Dienstleistungen
Bedeutung der Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung bildet im FM den verbindenden Baustein zwischen Leistungsanforderungen, Organisation und wirtschaftlicher Steuerung. Sie stellt sicher, dass das geforderte Leistungsportfolio mit den vorhandenen oder geplanten Ressourcen realisiert werden kann. Durch eine gezielte Ressourcenplanung lassen sich Effizienzpotenziale heben, Über- oder Unterdimensionierungen vermeiden und die Wirtschaftlichkeit der Serviceerbringung steigern. Dadurch unterstützt sie eine belastbare Abstimmung von Qualität, Kosten und Verfügbarkeit im Facility Management.
Objekt- und nutzungsbezogene Einflussgrößen
Gebäudetyp und Nutzung: Unterschiedliche Gebäudetypen (z.B. Büro, Wohnen, Industrie, Bildung) und die Nutzungsart beeinflussen direkt den Leistungsumfang. Büro- und Verwaltungsgebäude erfordern andere Servicekonzepte als Schulen, Krankenhäuser oder Produktionsanlagen.
Flächengröße und -layout: Größere Flächen und komplexe Raumaufteilungen steigern typischerweise den Reinigungs- und Wartungsaufwand.
Technische Ausstattung: Umfangreiche technische Gebäudeausstattung (z.B. Heizung, Lüftung, Aufzüge, IT-Systeme) und ein hoher Automatisierungsgrad erhöhen den Wartungsbedarf und die Komplexität der Betreuung.
Betriebs- und Nutzungszeiten: Längere Betriebszeiten (z.B. 24/7-Betrieb) und Mehrschichtbetrieb führen zu einem deutlich höheren Instandhaltungs- und Personalbedarf im Vergleich zu starren Tagesbetriebszeiten.
Zu den organisatorischen und vertraglichen Rahmenbedingungen zählen:
Organisationsform: Je nach Aufbau der FM-Organisation (zentral, dezentral, Shared-Services-Modelle) variieren die Zuständigkeiten und damit der Personalbedarf. In Eigenleistung erbrachte Services erfordern mehr internes Personal, während ausgelagerte Leistungen Steuerungs- und Managementkapazitäten beanspruchen.
Leistungsumfang: Der festgelegte Umfang der Facility Services – von einfacher Instandhaltung bis zum kompletten Gebäudebetrieb – definiert, welche Ressourcen benötigt werden.
Service-Level-Vereinbarungen (SLAs): Vereinbarte Leistungsniveaus (z.B. garantierte Reaktionszeiten, Qualitätsstandards) legen fest, mit welcher Intensität und Schlagzahl Leistungen erbracht werden müssen, und beeinflussen unmittelbar den Ressourcenbedarf.
Betreiberpflichten und rechtliche Vorgaben: Gesetzliche Betreiberverantwortungen und Vorschriften (z.B. Arbeitssicherheit, Umweltauflagen, technische Normen) können zusätzliche Aufgaben (Wartungen, Prüfungen, Kontrollen) erzeugen und damit Personal- und Kostenbedarf erhöhen.
Abgrenzung der FM-Leistungen
Eine präzise Abgrenzung der zu erbringenden Facility Services bildet die Basis jeder Ressourcenplanung. Dazu werden die einzelnen Leistungen systematisch beschrieben, inklusive ihrer Inhalte, Häufigkeiten und Qualitätsanforderungen. Nur so lassen sich Aufwand und erforderliches Personal für jede Leistung transparent ermitteln. Typische FM-Leistungen sind beispielsweise die technische Betreuung von Anlagen, die Reinigung, Sicherheitsdienste oder kaufmännische Aufgaben wie Vertrags- und Rechnungsmanagement. Eine klare Leistungsdefinition verhindert Unklarheiten und sichert die Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Objekten und Planungsperioden.
Vorgehensweise der Richtlinie
Die Richtlinie beschreibt einen systematischen Ablauf von der Leistungsdefinition bis zur Ressourcenbewertung. Zunächst werden die zu erbringenden Leistungen klar definiert und quantifiziert (z.B. Flächenangaben, Nutzung, Servicehäufigkeiten). Auf dieser Basis folgt die eigentliche Bedarfsermittlung: Unter Einbeziehung der objektspezifischen Einflussfaktoren wird der erforderliche Personal- und Sachaufwand berechnet. Abschließend werden die ermittelten Aufwände in monetäre Budgets überführt und einer Bewertung unterzogen, um Konsistenz und Plausibilität sicherzustellen. Dieser strukturierte Prozess gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Ressourcenplanung.
Die Bedarfsermittlung kann mit verschiedenen Ansätzen erfolgen:
Erfahrungsbasierte Methoden: Nutzung von Branchenrichtwerten oder Erfahrungswerten, z.B. pauschale Personalkennzahlen (Personal je m², Wartungsfälle pro Jahr), um schnell Näherungswerte zu erhalten.
Kennzahlenorientierte Methoden: Einsatz spezifischer Kennzahlen und Benchmarks, etwa aus Vergleichsgruppen oder GEFMA-Empfehlungen, die den Ressourcenbedarf bezogen auf definierte Leistungsgrößen ausdrücken.
Analytische Methoden: Detaillierte Zerlegung der Prozesse und zeitliche Kalkulation (z.B. mittels Prozesszeiten oder Zeitstudien), um den Personalbedarf präzise zu berechnen.
Ermittlung des Personalbedarfs
Zur Personalbedarfsplanung werden zunächst die Leistungsvolumen ermittelt (z.B. zu reinigende Fläche, Anzahl der Instandhaltungsaufträge, Büroarbeitsstunden). Anhand von Prozesszeiten oder standardisierten Zeitrichtwerten wird dann der Aufwand pro Leistung berechnet. Die Summe aller Aufwände ergibt den Gesamtbedarf an Arbeitsstunden. Durch Division durch die verfügbare Arbeitszeit eines Vollzeitmitarbeiters (unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit und weiteren Ausfallzeiten) lässt sich der erforderliche Personalbestand bestimmen. Auf diese Weise wird der notwendige Personaleinsatz aus quantitativen Leistungskennzahlen und Zeitanforderungen abgeleitet.
Ableitung des Budgetbedarfs
Der aus der Ressourcen- und Personalplanung abgeleitete Personal- und Sachaufwand wird in einen monetären Budgetplan überführt. Dazu werden die ermittelten Vollzeitstellen mit marktüblichen Gehalts- und Gemeinkostensätzen bewertet, und geplante Material- und Fremdkosten (z.B. für Instandhaltung, Fremdfirmen) ergänzen die Kalkulation. So entsteht ein gesamtheitliches Budget, das sowohl Lohn- und Gehaltskosten als auch alle weiteren betrieblichen Aufwendungen abbildet. In der Budgetplanung werden zudem zukünftige Kostensteigerungen (z.B. Inflation) und Rücklagen für Unvorhergesehenes berücksichtigt.
Verbindung von Personal- und Sachkosten
Für eine sinnvolle Budgetplanung müssen Personal- und Sachkosten zusammen betrachtet werden. Nur in der Gesamtschau ist eine wirtschaftliche Steuerung möglich, beispielsweise bei Abwägungen zwischen Inhouse-Personal und der Fremdvergabe von Leistungen. Die gemeinsame Betrachtung erlaubt es, Auswirkungen von Personalkapazitäten auf Sachkosten abzuschätzen (z.B. führt mehr eigenes Personal zu weniger Fremdvergaben) und eine ausgewogene Kostenstruktur zu planen. Dies schafft Transparenz über die volle Kostenbasis der FM-Leistungen und erleichtert fundierte Entscheidungen bei Verschiebungen zwischen Personal- und Sachkostenanteilen.
Rolle von Kennzahlen
Kennzahlen spielen im Facility Management eine zentrale Rolle als Steuerungs-, Vergleichs- und Prognoseinstrumente. Sie erlauben eine objektive Bewertung des Personal- und Ressourcenaufwands sowie der Kostenstruktur. Mit Hilfe von Kennzahlen lassen sich Soll-Ist-Vergleiche durchführen, Trends erkennen und Effizienzpotenziale ableiten. Durch regelmäßiges Monitoring unterstützen sie die frühzeitige Erkennung von Abweichungen und bilden die Grundlage für fundierte Managemententscheidungen im FM.
Typische Kennzahlen für die Ressourcenplanung im FM sind:
| Kennzahl | Aussage | Anwendungszweck |
|---|---|---|
| m² pro FM-Mitarbeiter | Personalintensität | Vergleich |
| Kosten je m² | Wirtschaftlichkeit | Budgetsteuerung |
Typische FM-Kennzahlen zur Ressourcenplanung
Die Kennzahl „m² pro FM-Mitarbeiter“ drückt aus, welchen Flächenbereich ein Mitarbeiter im Durchschnitt betreut (Personalintensität) und wird zum internen oder externen Vergleich genutzt. Die Kennzahl „Kosten je m²“ gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit der Facility Services und ist besonders für die Budgetsteuerung relevant.
Plausibilitätsprüfungen
Die ermittelten Ressourcenbedarfe werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, um ihre Angemessenheit sicherzustellen. Dabei werden Kennzahlenvergleiche mit internen Vorjahren oder branchenüblichen Werten durchgeführt und auf offensichtliche Abweichungen überprüft. Unrealistisch hohe oder niedrige Werte deuten auf mögliche Planungsfehler oder übersehene Einflussgrößen hin und müssen nachgeprüft werden. Diese Überprüfung erhöht die Verlässlichkeit der Planung und beugt einer Fehllokation von Ressourcen vor.
Interne und externe Vergleiche
Vergleichsmaßstäbe spielen bei der Ressourcenplanung eine wichtige Rolle. Im internen Vergleich werden ähnliche Objekte oder Standorte innerhalb der Organisation gegenübergestellt, um Inkonsistenzen aufzudecken oder Best-Practice-Beispiele zu identifizieren. Externe Benchmarks, etwa branchenspezifische Kennzahlen und Statistiken, erlauben die Einordnung in einen überregionalen Kontext. Durch Benchmarking lässt sich ermitteln, ob der eigene Ressourcenansatz unter oder über dem Branchendurchschnitt liegt, und es können Ansatzpunkte für Optimierungen abgeleitet werden.
Verknüpfung mit Budget-, Leistungs- und Kapazitätsplanung
Die Ergebnisse der Ressourcenplanung fließen in übergeordnete FM-Planungs- und Steuerungsprozesse ein. Beispielsweise werden sie mit der Budgetplanung verzahnt, indem die ermittelten Kostenpositionen in den Finanzplan übernommen werden. Ebenso ergänzen sie die Leistungsplanung, da aus dem Ressourcenplan die erbringbare Servicequalität abgeleitet werden kann. Auf Kapazitätsebene ermöglicht die Planung eine vorausschauende Dienstplan- oder Schichtplanung, weil die benötigten Personalstunden für anstehende Aufgaben bekannt sind. Die enge Verknüpfung steigert die Konsistenz aller Managementprozesse und sorgt für ein ganzheitliches Controlling.
Unterstützung strategischer Entscheidungen
Eine fundierte Ressourcenplanung liefert entscheidungsrelevante Informationen für strategische FM-Fragen. Zum Beispiel dient sie als Grundlage für Make-or-Buy-Entscheidungen, indem sie aufzeigt, ob der Eigenbetrieb oder die Fremdvergabe von Leistungen kosteneffizienter ist. Sie beeinflusst auch die Wahl des Organisationsmodells (z.B. zentrales vs. dezentrales Facility Management) durch Transparenz über Kapazitäten und Verantwortlichkeiten. Langfristig unterstützt die Ressourcenplanung damit die strategische Ausrichtung des Facility Managements und die nachhaltige Optimierung der Betriebsstruktur.
Dynamische Anpassung
Die Ressourcenplanung muss dynamisch an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden. Neue Nutzungen, erweiterte Serviceanforderungen oder gesetzliche Änderungen können dazu führen, dass sich der Ressourcenbedarf verschiebt. Deshalb sind regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Planung unerlässlich, um zeitnah auf Veränderungen zu reagieren. So bleibt sichergestellt, dass Personal- und Budgetplanung stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
Skalierung auf Portfolioebene
Die vorgestellten Planungsprinzipien lassen sich auch auf größere Immobilienportfolios skalieren. Durch die Aggregation von Objektdaten können übergreifende Analysen und einheitliche Benchmarks für verschiedene Standorte erstellt werden. So lassen sich Synergien und Effizienzsteigerungen im gesamten Bestand erkennen, etwa durch Zentralisierung von Teilbereichen oder Standardisierung von Abläufen. Die Methodik der GEFMA 270-1 bietet hierfür den Rahmen, um die Ressourcenplanung auf Portfolioebene strukturiert zu gestalten.