GEFMA 985-1: White Paper Nachhaltigkeit im FM

Nachhaltigkeit im Facility Management umfasst die Dimensionen Ökologie, Ökonomie und Soziales, die im laufenden Betrieb ineinandergreifen. Ökologische Aspekte betreffen den schonenden Umgang mit Ressourcen und Minimierung von Emissionen im Gebäudebetrieb. Ökonomische Aspekte zielen auf Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz über den Gebäudelebenszyklus sowie auf den Erhalt der technischen und baulichen Assets. Soziale Aspekte berücksichtigen das Wohlbefinden, die Gesundheit und Sicherheit der Nutzer sowie weitere Stakeholder. Diese drei Säulen beeinflussen sich wechselseitig: Technische Maßnahmen zum Umweltschutz entfalten nur Wirkung, wenn organisatorische Prozesse sie unterstützen und die Nutzer ihr Verhalten entsprechend anpassen.

• Betreiberverantwortung: Die Betreiberverantwortung umfasst die rechtliche und organisatorische Pflicht des Gebäudebetreibers, für einen sicheren, gesetzeskonformen und effizienten Betrieb zu sorgen. Im Nachhaltigkeitskontext bedeutet dies, dass der Betreiber Rahmenbedingungen schafft (z.B. Richtlinien, Budgets), damit Umweltauflagen eingehalten und Nachhaltigkeitsmaßnahmen umgesetzt werden können. Selbst bei ausgelagerten Leistungen bleibt die Gesamtverantwortung beim Betreiber, der durch geeignete Kontrollen und Vorgaben die Einhaltung sicherstellen muss.

• Rolle externer Dienstleister: Viele operative Aufgaben werden durch FM-Dienstleister erbracht (z.B. Wartung, Reinigung, Entsorgung), die maßgeblich die Nachhaltigkeitsleistung beeinflussen. Durch nachhaltigkeitsorientierte Vertragsgestaltung, Auswahl von Dienstleistern nach Nachhaltigkeitskriterien und enge Abstimmung kann der Betreiber sicherstellen, dass Dienstleister umweltfreundliche Materialien einsetzen, energieeffizient arbeiten und fachgerecht entsorgen. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und regelmäßige Schulungen der Dienstleister fördern, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

• Bedeutung der Nutzerintegration: Die Nutzer eines Gebäudes – seien es Mitarbeiter, Mieter oder Besucher – haben erheblichen Einfluss auf den nachhaltigen Betrieb. Ihr Verhalten bestimmt beispielsweise den Energie- und Wasserverbrauch sowie die Abfalltrennung mit. Deshalb sollten die Nutzer frühzeitig eingebunden und sensibilisiert werden. Durch Information, Nutzerkampagnen und nutzerfreundliche Angebote (etwa gut sichtbare Recyclingstationen, Hinweise zum Energiesparen) kann das FM eine Kultur fördern, in der Nachhaltigkeit von allen mitgetragen wird.

Der Leitfaden empfiehlt ein systematisches, schrittweises Vorgehen statt der gleichzeitigen Umsetzung aller möglichen Maßnahmen. Nachhaltigkeit soll mit überschaubarem Aufwand eingeführt werden, indem zunächst prioritäre Handlungsfelder und „Quick Wins“ adressiert werden, anstatt Perfektion von Anfang an anzustreben. Erste schnell realisierbare Erfolge liefern Erfahrungswerte und Motivation für weitere Schritte und reduzieren eventuelle Vorbehalte.

Zudem ist der Ansatz skalierbar und für unterschiedliche Objektarten und Organisationsgrößen geeignet. Ob Verwaltungsgebäude, Produktionsstandort oder Liegenschaftsportfolio – die empfohlenen Schritte lassen sich an spezifische Gegebenheiten anpassen. Jede Organisation kann die Tiefe und Geschwindigkeit der Nachhaltigkeitsimplementierung entsprechend den eigenen Ressourcen, Zielen und dem Gebäudetyp wählen.

Nachhaltigkeitsmaßnahmen sollten nahtlos in die bestehenden FM-Strukturen integriert werden. Idealerweise werden relevante Daten, Aufgaben und Kennzahlen in vorhandenen Systemen (z.B. im CAFM-System) abgebildet, um Doppelarbeit und Insellösungen zu vermeiden. Nachhaltigkeitsaspekte fließen so in die regulären Abläufe der Instandhaltung, des technischen Betriebs und des Controllings ein – etwa indem Wartungspläne um Effizienzprüfungen ergänzt oder Umweltkennzahlen Teil des Standard-Reportings werden.

Eine umfassende Dokumentation und Nachverfolgung aller umgesetzten Maßnahmen ist ebenfalls Teil des methodischen Ansatzes. Sie ermöglicht es, Fortschritte nachzuweisen und bildet die Grundlage für Audits oder Berichterstattung. Gleichzeitig schafft die Dokumentation Transparenz im Team und gegenüber Stakeholdern, sodass Nachhaltigkeitsfortschritte sichtbar und nachvollziehbar kommuniziert werden können.

Ein effektives Energie- und Emissionsmanagement im Gebäudebetrieb hat hohe Priorität. Durch gezielte Effizienzsteigerungen im Anlagenbetrieb – etwa regelmäßige Wartung und Optimierung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen oder den Austausch veralteter Beleuchtungstechnik durch LED – lassen sich Verbrauch und Betriebskosten unmittelbar senken.

Ebenso wichtig ist ein systematisches Verbrauchsmonitoring: Energieverbräuche sollten kontinuierlich erfasst, analysiert und mittels Kennzahlen (z.B. kWh pro m² und Jahr) bewertet werden, um Einsparpotenziale aufzudecken. Darauf aufbauend können Betriebszeiten und Regelstrategien optimiert werden, z.B. bedarfsgerechte Steuerung der Anlagentechnik (Nachtabsenkung, tageslichtabhängige Beleuchtungssteuerung, raumweise Temperaturregelung) und Vermeidung von Leerlaufbetrieb. Diese Maßnahmen reduzieren nicht nur die Energiekosten, sondern auch die entstehenden CO₂-Emissionen und leisten damit einen Beitrag zu den Klimaschutzzielen.

Nachhaltiges Wassermanagement zielt darauf ab, den Trinkwasserverbrauch zu reduzieren und Wasserverluste zu vermeiden. Durch den Einsatz wassersparender Armaturen (etwa Perlatoren, sensorgesteuerte Wasserhähne oder Toiletten mit Spartaste) sowie durch optimierte Betriebsabläufe wie bedarfsgerechte Bewässerung von Grünflächen lässt sich der Verbrauch deutlich senken.

Ein zentrales Element ist die Leckageerkennung: Wasserzähler sollten regelmäßig abgelesen und auf ungewöhnliche Verbräuche überwacht werden, um Rohrbrüche oder schleichende Lecks frühzeitig zu erkennen. Tropfende Armaturen und undichte Stellen sind umgehend zu reparieren. Parallel dazu sollten Nutzer für einen bewussten Umgang mit Wasser sensibilisiert werden – etwa durch Hinweise in Sanitärräumen und Küchenbereichen, die zum Wassersparen anregen.

Ein wirksames Abfall- und Stoffstrommanagement beginnt mit Abfallvermeidung und konsequenter Abfalltrennung im Gebäude. Wo immer möglich sollte Müll gar nicht erst entstehen – etwa durch den Einsatz von Mehrweg statt Einweg (z.B. Geschirr, Behälter) oder digitale Prozesse zur Reduktion des Papierverbrauchs. Unvermeidbare Abfälle sind getrennt zu sammeln (Papier, Verpackungen, Bioabfall, Restmüll usw.), wofür das FM eine geeignete Infrastruktur bereitstellt: ausreichend gekennzeichnete Behälter, Sammelstellen in unmittelbarer Nähe der Nutzer und klar geregelte Abläufe für Reinigungskräfte.

Die Schnittstellen zwischen Nutzung und Entsorgung müssen gut organisiert sein. Reinigungspersonal und Nutzer brauchen eindeutige Anweisungen, wie der Abfall korrekt zu trennen und zu entsorgen ist. Transparenz über die weiteren Entsorgungswege schafft zusätzliches Vertrauen: Wenn Nutzer und Mitarbeiter wissen, dass die getrennten Wertstoffe tatsächlich recycelt oder fachgerecht entsorgt werden, steigt die Motivation zur Mitwirkung. Das FM sollte deshalb nachvollziehen und kommunizieren, wohin die Abfallströme gehen, und sicherstellen, dass zertifizierte Entsorgungsdienstleister im Einsatz sind, die den Vorgaben des Kreislaufwirtschaftsrechts entsprechen.

Die Nachhaltigkeit im Betrieb technischer Anlagen (TGA) hängt wesentlich von einer vorausschauenden Wartung und optimierten Steuerung ab. Regelmäßige Inspektionen, Wartungen und Kalibrierungen stellen sicher, dass Anlagen effizient arbeiten und Störungen früh erkannt werden – ein gut gewartetes System verbraucht weniger Energie und verursacht weniger ungeplante Ausfälle. Anstatt technische Anlagen vorschnell zu ersetzen, sollte ihre Lebensdauer durch Instandsetzung und Modernisierung nach Möglichkeit verlängert werden, sofern dies energetisch sinnvoll ist. Durch Retrofits (z.B. Nachrüsten von Frequenzumrichtern oder intelligenten Steuerungen) lässt sich die Effizienz bestehender Geräte oft erheblich verbessern, ohne komplette Neuinvestitionen.

Die Betriebsführung der Anlagen sollte grundsätzlich auf Effizienz ausgerichtet sein. Das bedeutet: Anlagen laufen nur bei Bedarf und nicht länger als nötig, Leistungsparameter sind optimal eingestellt und auf den tatsächlichen Nutzungsbedarf abgestimmt. Beispielsweise werden Lüftungsanlagen auf reduzierte Nacht- und Wochenendmodi umgestellt, Beleuchtungen schalten sich durch Sensoren selbsttätig aus, und die Raumtemperaturen werden innerhalb akzeptabler Komfortgrenzen etwas abgesenkt. Solche Eingriffe mindern den Ressourcenverbrauch deutlich, ohne die Funktion oder den Komfort wesentlich einzuschränken.

Nachhaltigkeit erfolgreich im FM zu verankern, ist auch eine Frage der richtigen Organisationskultur. Die Leitungsebene sollte Nachhaltigkeit als Führungsaufgabe begreifen und klare Ziele vorgeben, an denen sich die FM-Organisation orientiert. Entsprechende Verantwortlichkeiten sind zu definieren – etwa indem Nachhaltigkeit in Stellenbeschreibungen und Zielvereinbarungen von FM-Führungskräften verankert wird oder ein Nachhaltigkeitskoordinator benannt wird.

Ebenso wichtig ist die Befähigung und Sensibilisierung aller Mitarbeiter und Partner im FM-Prozess. Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen stellen sicher, dass Techniker, Hausmeister, Reinigungskräfte und Dienstleister die Anforderungen und Potenziale nachhaltigen Handelns kennen. Konkrete Anleitungen (z.B. für energiesparenden Anlagenbetrieb, korrekte Mülltrennung oder den Einsatz umweltschonender Reinigungsmittel) und regelmäßige Trainings verankern nachhaltige Verhaltensweisen im Arbeitsalltag.

Eine aktive interne Kommunikation unterstützt den Kulturwandel hin zu mehr Nachhaltigkeit. Erfolge und Fortschritte – etwa erzielte Einsparungen oder zertifizierte Verbesserungen – sollten intern transparent gemacht und gewürdigt werden, um die Motivation hoch zu halten. Gleichzeitig schafft der regelmäßige Austausch in Teams (z.B. in Teammeetings mit Nachhaltigkeit als festem Agenda-Punkt) und das Einholen von Feedback eine breite Akzeptanz. Alle Beteiligten wissen so, woran gearbeitet wird, und können eigene Ideen einbringen, was das gemeinsame Verantwortungsgefühl stärkt.

Die im Leitfaden vorgeschlagenen Maßnahmen sind bewusst praxisnah und niedrigschwellig gehalten, sodass sie ohne großen Aufwand umgesetzt werden können. Der Schwerpunkt liegt auf Bestandsgebäuden – es wird aufgezeigt, wie sich auch in vorhandenen Gebäuden substanzielle Verbesserungen erzielen lassen, ohne aufwendige Neubauprojekte abwarten zu müssen.

Dabei wird eine Mischung aus organisatorischen und technischen Maßnahmen empfohlen. Technische Optimierungen (beispielsweise an Anlagen und Systemen) gehen Hand in Hand mit organisatorischen Veränderungen (wie angepassten Prozessen, Schulungen oder neuen Zuständigkeiten). Dieser kombinierte Ansatz stellt sicher, dass technische Verbesserungen durch geeignete Betriebsabläufe gestützt werden und nachhaltiges Handeln fester Bestandteil der Arbeitsprozesse wird.

Um die Vielzahl von Maßnahmen gezielt anwendbar zu machen, sind diese im Leitfaden nach verschiedenen Kriterien kategorisiert:

Diese Kategorien helfen, für die eigene Situation relevante Maßnahmen auszuwählen und die Reihenfolge ihrer Umsetzung festzulegen. Die Zielgruppen zeigen, welche Akteure jeweils angesprochen sind – ob Maßnahmen auf Entscheiderebene (Eigentümer/Management) ansetzen oder operativ vom FM-Team bzw. Dienstleistern umzusetzen sind. Die Priorität gibt Hinweise auf den Zeithorizont der Wirkung: Kurzfristig wirksame Schritte („Quick Wins“) sollten zuerst realisiert werden, während mittel- und langfristige Vorhaben parallel vorbereitet und eingeplant werden.

Der Umsetzungsaufwand liefert eine Einschätzung der benötigten Ressourcen, sodass Organisationen zunächst Maßnahmen mit geringem bis moderatem Aufwand angehen können. Die Steuerbarkeit schließlich markiert, wie unmittelbar das Facility Management die Umsetzung in der Hand hat. Es bietet sich an, zunächst jene Aktionen umzusetzen, die stark im eigenen Verantwortungsbereich liegen, bevor solche adressiert werden, die von externen Faktoren (z.B. Nutzerverhalten oder Investitionsfreigaben) abhängen.

Eine ergänzend zum White Paper bereitgestellte Maßnahmenmatrix bietet einen strukturierten Überblick über sämtliche empfohlenen Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Die Tabelle ist nach Handlungsfeldern (Kapitel 4) gegliedert – Energie, Wasser, Abfall, Technik, Organisation – sodass für jeden Themenbereich die entsprechenden Maßnahmen aufgelistet sind. Zudem sind für jede Maßnahme die relevanten Zielgruppen, Prioritäten und weitere Kriterien (gemäß Kapitel 5) angegeben. In der digitalen Version der Tabelle lassen sich diese Einträge filtern und sortieren, sodass Anwender gezielt diejenigen Maßnahmen herausfiltern können, die für ihr Objekt und ihre Zielsetzung am wichtigsten sind.

In der Praxis dient die tabellarische Übersicht als Werkzeug, um aus den vorgestellten Optionen einen objektbezogenen Maßnahmenplan abzuleiten. Das Facility Management kann die für das spezifische Gebäude passenden Maßnahmen auswählen, priorisieren und in einem Maßnahmenkatalog zusammenführen.

Dieser Katalog bildet die Grundlage für eine Nachhaltigkeits-Roadmap, indem er kurz-, mittel- und langfristige Schritte mit Verantwortlichkeiten und Zeitplänen definiert. Zugleich fungiert er als Dokumentations- und Controllinginstrument: Der Fortschritt der einzelnen Maßnahmen kann darin festgehalten und regelmäßig überprüft werden. So werden Erfolge sichtbar und etwaige Verzögerungen oder Hindernisse frühzeitig erkannt, was eine gezielte Nachsteuerung ermöglicht.

Bei der Umsetzung im laufenden Betrieb sollte mit leicht umsetzbaren Schritten begonnen werden. Solche „Quick Wins“ – etwa kleine Optimierungen an der Anlagentechnik, die Anpassung von Steuerzeiten oder organisatorische Änderungen ohne großen Investitionsbedarf – ermöglichen rasche Verbesserungen und schaffen Momentum für das weitere Vorgehen.

Wichtig ist, Nachhaltigkeitsmaßnahmen in bestehende Abläufe zu integrieren, statt parallele Strukturen aufzubauen. Nachhaltiges Handeln wird Teil der Routine, wenn zum Beispiel bestehende Checklisten um Prüfpunkte zur Energieeffizienz ergänzt oder regelmäßige Besprechungen genutzt werden, um Umweltthemen zu behandeln. Dadurch entstehen keine Doppelstrukturen, sondern Nachhaltigkeit wird im Tagesgeschäft mitverankert.

Die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen muss kontinuierlich überwacht und bewertet werden. Hierzu werden geeignete Kennzahlen (z.B. monatlicher Energieverbrauch, Recyclingquote, Nutzerzufriedenheit) definiert und regelmäßig erhoben. Auch qualitative Rückmeldungen – etwa Beschwerden oder positive Resonanz der Nutzer – fließen in die Beurteilung ein. In festgelegten Intervallen (z.B. quartalsweise) sollte ein Soll-Ist-Vergleich stattfinden: Welche Maßnahmen sind umgesetzt, wie haben sich die Kennzahlen entwickelt, wurden die Zwischenziele erreicht?

Dieser Kontrollprozess ist die Basis für eine laufende Optimierung. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen dazu, den Maßnahmenplan anzupassen und neue Potenziale zu identifizieren. Ändern sich Rahmenbedingungen – etwa Nutzerzahlen, Nutzungsprofile oder gesetzliche Vorgaben – so wird flexibel darauf reagiert und das Nachhaltigkeitskonzept entsprechend fortgeschrieben. Auf diese Weise bleibt der Verbesserungsprozess dynamisch, und der Gebäudebetrieb wird Schritt für Schritt nachhaltiger.

Facility Management nimmt eine Schlüsselrolle bei der operativen Umsetzung von Nachhaltigkeit ein. Strategische Ziele – beispielsweise CO₂-Reduktion, Energieeinsparung oder Verbesserungen im Nutzererlebnis – werden vom FM in konkrete Betriebsmaßnahmen übersetzt. Das FM vermittelt zwischen Eigentümern (bzw. Asset Managern), Nutzern und der technischen Gebäudeausstattung: Es muss die Interessen des Eigentümers (Werterhalt, Kosteneffizienz) und die Bedürfnisse der Nutzer (Komfort, Sicherheit) in Einklang bringen und mithilfe der verfügbaren Technik umsetzen. Diese Mittlerfunktion erfordert sowohl technisches Fachwissen als auch Kommunikations- und Change-Management-Kompetenzen, da das FM alle Beteiligten für die gemeinsamen Nachhaltigkeitsziele gewinnen und koordinieren muss.

Der Praxisleitfaden GEFMA 985-1 ist als ergänzendes Arbeitsmittel zu formalen Nachhaltigkeitsstandards zu verstehen, nicht als Ersatz dafür. Während Gebäudezertifizierungen (z.B. DGNB, LEED) oder ESG-Reporting-Rahmenwerke primär das Was vorgeben – nämlich Zielwerte, Kriterien und Nachweispflichten – konzentriert sich dieser Leitfaden auf das Wie der Umsetzung im Alltag. Es geht weniger um das Erfüllen von Checklisten für ein Label als um praktischen Nutzen im Betrieb. Die vorgeschlagenen Maßnahmen können jedoch die Erfüllung formaler Anforderungen unterstützen: Ein Gebäude, das dank nachhaltigem FM effizient betrieben wird, wird in Audits und Berichten automatisch bessere Kennzahlen vorweisen. GEFMA 985-1 liefert hierfür die praxisnahe Anleitung und kann parallel zu Zertifizierungs- und Berichtssystemen eingesetzt werden, um deren Vorgaben mit Leben zu füllen.

GEFMA 985-1 fügt sich als Nachhaltigkeitsleitfaden in die bestehenden Richtlinien des Verbandes ein und ergänzt diese um einen konkreten Praxisbezug. Sie schlägt eine Brücke zwischen den vorwiegend wirtschaftlich oder technisch orientierten Regelwerken und dem Thema Nachhaltigkeit im operativen Betrieb. So werden etablierte FM-Grundlagen – etwa zu Betreiberpflichten, Instandhaltung oder Qualitätsmanagement – durch nachhaltigkeitsbezogene Maßnahmen erweitert und verbunden. Dieser Leitfaden fungiert dabei als Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung: Sie überführt strategische Vorgaben und normierte Standards in anwendbare Schritte für den Gebäudebetrieb.

GEFMA 985-1 eignet sich sowohl als Einstieg in das nachhaltige Facility Management als auch als fortwährendes Referenzdokument. Für FM-Verantwortliche, die sich dem Thema neu nähern, bietet der Leitfaden einen niedrigschwelligen, klar strukturierten Startpunkt. Aber auch fortgeschrittene Organisationen profitieren: Die kompakte Zusammenstellung von Best Practices dient als Nachschlagewerk und zur Überprüfung eigener Konzepte. Darüber hinaus kann der Leitfaden als Grundlage für weiterführende Entwicklungen genutzt werden – etwa zur Ausarbeitung eines unternehmensspezifischen Nachhaltigkeitsprogramms oder zur Vorbereitung auf formale Nachhaltigkeitszertifizierungen und Reportingpflichten.

Nachhaltigkeit lässt sich im Facility Management als beherrschbarer Prozess etablieren, wenn man sie mit klarer Methodik und geeigneten Werkzeugen angeht. GEFMA 985-1 zeigt praxisnah auf, dass ein nachhaltiger Gebäudebetrieb durch konkrete, umsetzbare Maßnahmen erreichbar ist – unabhängig von Organisationsgröße oder Gebäudetyp. Die empfohlenen Schritte bieten einen hohen praktischen Nutzen und können unmittelbar in den Betriebsalltag integriert werden. Damit wird Nachhaltigkeit vom abstrakten Schlagwort zur gelebten Praxis: Sie wird fortlaufend verbessert, messbar gemacht und für alle Beteiligten erfahrbar.