Bedarf und Eignung vor der Verteilung bestätigen
Eine Kommune benötigt im frei erfundenen Beispiel 300 geeignete Stühle für bestätigte Arbeitsplätze. Die erforderlichen Gebrauchseigenschaften sind festgelegt. In vorhandenen Beständen werden 180 Stühle gefunden, die nach Prüfung und Aufarbeitung dafür geeignet sind. Weitere 120 müssen neu beschafft werden. Die einfache Vergleichsalternative wäre der Neukauf aller 300 Stühle und die Entsorgung des entsprechenden Altbestands. Die Wiederverwendung ist nicht allein deshalb richtig, weil Möbel vorhanden sind. Nutzbarkeit, ergonomische Anforderungen, Zustand, erforderliche Anpassungen und tatsächlicher Bedarf werden zuerst bestätigt. Individuell erforderliche Ausstattungen bleiben gesondert berücksichtigt.
Beide vollständigen Alternativen rechnen
Die vollständige Neukaufalternative kostet 300 mal 400 Euro zuzüglich 300 mal 20 Euro Entsorgung, insgesamt 126.000 Euro. Bei Wiederverwendung entstehen 48.000 Euro für 120 neue Stühle, 14.400 Euro für die Aufarbeitung von 180 Stühlen, 9.000 Euro für Logistik und Lagerung sowie 6.000 Euro für externe Prüfung und Auftragskoordination. Für die 120 tatsächlich ausgesonderten Altstühle fallen 2.400 Euro an. Die Summe beträgt 79.800 Euro. Der Vergleich ergibt 46.200 Euro weniger Zahlungen für diese einmalige Beschaffungsentscheidung. Alle Preise sind fiktiv und auf derselben Preisbasis gerechnet.
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| Neubeschaffung | 300 × 400 = 120.000 Euro | 120 × 400 = 48.000 Euro |
| Aufarbeitung | 0 Euro | 180 × 80 = 14.400 Euro |
| Logistik und Lagerung | 0 Euro zusätzlich | 9.000 Euro |
| Externe Prüfung und Koordination | 0 Euro zusätzlich | 6.000 Euro |
| Entsorgung | 300 × 20 = 6.000 Euro | 120 × 20 = 2.400 Euro |
| Gesamtzahlung | 126.000 Euro | 79.800 Euro |
Freigabe, Beschaffung und Logistik verbinden
Damit der Vorteil tatsächlich entsteht, bestätigen die bisher nutzenden Bereiche die Freigabe geeigneter Stücke. Das FM verantwortet Bestand, Zustand und verfügbare Termine. Der Einkauf reduziert die Neubestellung verbindlich auf 120 Stück. Die Budgetverantwortung finanziert Prüfung, Aufarbeitung und Transport dort, wo diese Leistungen anfallen, auch wenn der vermiedene Kauf in einem anderen Budget sichtbar wird. Die Logistik stellt sicher, dass brauchbare Möbel nicht zwischenzeitlich beschädigt oder mangels Platz doch entsorgt werden. Intern erforderliche Arbeitszeit wird zusätzlich als Ressourcenbindung geplant; sie ist in diesem Beispiel nicht als externe Zahlung angesetzt.
Unsicherheit vor der Bestellung behandeln
Eine Sensitivität macht die Eignungsannahme sichtbar. Werden zehn der vorgesehenen Wiederverwendungsstücke vor der Aufarbeitung als ungeeignet erkannt, entstehen 4.000 Euro zusätzliche Neubeschaffung und 200 Euro zusätzliche Entsorgung. Gleichzeitig entfallen 800 Euro noch nicht beauftragte Aufarbeitung. Bei ansonsten unveränderten Kosten steigt die Alternative um 3.400 Euro auf 83.200 Euro. Der Zahlungsvorteil sinkt auf 42.800 Euro. Wäre die Aufarbeitung bereits erfolglos bezahlt, dürfte sie nicht als vermieden abgezogen werden. Die Reihenfolge der Prüf- und Beschaffungsentscheidung hat damit einen eigenen wirtschaftlichen Wert.
Den tatsächlich erreichten Wert nachweisen
Nach Abschluss werden gelieferte und tatsächlich genutzte Stücke, stornierte Neubestellungen, Rechnungen und Restbestände abgeglichen. Der bestätigte Umwelterfolg besteht zunächst in 180 weiterverwendeten statt zusätzlich neu beschafften Stühlen unter den Ausgangsannahmen. Eine bestimmte CO₂-Minderung erfordert darüber hinaus passende Produkt-, Nutzungs- und Vergleichsdaten; sie wird hier nicht erfunden. Der finanzielle Vorteil von 46.200 Euro ist einmalig und wird nicht jährlich fortgeschrieben. Der Fall zeigt, wie technische Eignung, klare Freigaben, gemeinsame Finanzierung und verlässliche Logistik aus einer Kreislaufidee einen überprüfbaren Beschaffungsvorteil machen.
