Kalender und Vertragsstunden konsistent führen
Das verfügbare Zeitangebot wird je Beschäftigtem für denselben Zeitraum wie der Arbeitsbedarf ermittelt. Ausgangspunkt ist eine mit HR abgestimmte, kalenderbezogene Vertragsarbeitszeit ohne Pausen und vor den ausdrücklich abzuziehenden Abwesenheiten. Urlaub, arbeitsfreie Feiertage und weitere begründet erwartete Ausfälle werden nur berücksichtigt, soweit sie nicht bereits in dieser Ausgangsgröße fehlen. Überschneidende Abwesenheiten dürfen keine doppelten Abzüge erzeugen. Pausen sind keine aufgabenverfügbare Zeit; ein erneuter Abzug ist jedoch falsch, wenn die Ausgangszeit sie bereits ausschließt. Bezahlte Stunden, Anwesenheit und tatsächlich nutzbare Arbeitszeit werden deshalb als unterschiedliche Größen dokumentiert und nicht ungeprüft gleichgesetzt.
Nettozeit und Personalbedarf konsistent berechnen
Verfügbarkeit von Aufgabenverbrauch trennen
Die vorgeschlagene Rechenkonvention lautet: H_Netto,j = H_Vertrag,j − H_Abwesenheit,j. Führung, Besprechungen, Fortbildung und interne Dokumentation bleiben in dieser Konvention Aufgaben auf der Bedarfsseite; sie werden nicht nochmals von der Nettozeit abgezogen. Der vereinbarte Anteil q_j für die betrachtete FM-Steuerung ergibt H_Steuerung,j = H_Netto,j × q_j. Teilzeit ist bereits in H_Vertrag,j enthalten. q_j beschreibt nur die sachliche Aufteilung auf Steuerung, operative Mitarbeit und andere Verantwortungsbereiche. Über alle Aufgabenbereiche darf die Summe der zugeordneten Anteile einer Person eins nicht überschreiten. q_j ist eine dokumentierte Zeitzuordnung und keine pauschale Produktivitätsquote.
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| Nettozeit je Person | Vertragszeit minus nicht verfügbare Zeit | Abwesenheiten und Pausen nicht doppelt abziehen |
| Steuerungsanteil | Nettozeit × zugeordneter Aufgabenanteil | Teilzeit nicht nochmals als Anteil abziehen |
| Angebot je Rollengruppe | Summe eindeutig zugeordneter Stunden | Keine Mehrfachverplanung derselben Person |
| Mengenbezogener Bedarf | Bedarfsstunden / Nettozeit je Referenz-VZÄ | Einheitlicher Zeitraum und passende Qualifikation |
| Stundenlücke | Bedarfsstunden minus Angebotsstunden | Zeitliche Abdeckung zusätzlich überprüfen |
Vollzeitäquivalente rollenbezogen ausweisen
Für eine fachlich vergleichbare Rollengruppe r wird eine bestätigte jährliche Nettozeit H_Referenz,r eines vollständig zugeordneten Vollzeitäquivalents verwendet. Daraus folgen VZÄ_Bedarf,r = H_Bedarf,r / H_Referenz,r und VZÄ_Angebot,r = H_Angebot,r / H_Referenz,r. H_Angebot,r enthält ausschließlich die dieser Rollengruppe eindeutig zugeordneten Steuerungsstunden. Bei unterschiedlichen Zeitmodellen oder nicht austauschbaren Qualifikationen werden die Gruppen getrennt betrachtet. Der Quotient beschreibt einen mengenbezogenen Vergleich, noch keine besetzbare Stelle. Rundungen erfolgen erst bei der konkreten Besetzungsentscheidung. Unterjährige Planung benötigt entsprechend einen periodengleichen Referenzwert, damit ein verkürztes Zeitangebot nicht mit einem vollständigen Jahresbedarf verglichen wird.
Arbeitszeitrecht und Abdeckung gesondert prüfen
Ein positiver Stundenvergleich erlaubt keine Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen. § 3 ArbZG regelt die werktägliche Höchstarbeitszeit einschließlich der Voraussetzungen einer Verlängerung; § 5 ArbZG bestimmt die grundsätzliche Ruhezeit und gesetzliche Abweichungen. Weitere einschlägige Arbeitszeit-, Tarif- und Betriebsregelungen sind gesondert einzubeziehen. Regelmäßig unterstellte Mehrarbeit sollte keine verdeckte Grundlage des Stellenmodells bilden. Ebenso bleiben Fristen, Gleichzeitigkeit und Vertretung zusätzliche Anforderungen. Ein rechnerischer Überschuss in einer anderen Qualifikationsgruppe schließt eine fachlich spezifische Unterdeckung nicht. Tatsächlich besetzte, freigegebene und noch vakante Kapazität werden getrennt ausgewiesen.
Den Rechenweg bis zur Entscheidung erhalten
Die Dokumentation verbindet jeden Zeitabzug, Aufgabenanteil und Referenzwert mit Quelle, Zeitraum und Freigabe. Bei Änderungen wird sichtbar, ob sich der Bedarf, das verfügbare Angebot oder lediglich die organisatorische Zuordnung verändert. Die Stundenlücke ist als H_Bedarf,r minus H_Angebot,r auszuweisen; positive Werte kennzeichnen ungedeckten mengenbezogenen Bedarf. Die Einstellungsentscheidung berücksichtigt zusätzlich Einarbeitung und reale Besetzbarkeit. So erhalten Leitung und Finance eine prüfbare Mengenbasis, während Beschäftigte nicht gleichzeitig als operative Vollbesetzung und vollständige Steuerungsreserve verplant werden. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Ressourcenrechnung, keine pauschale Produktivitätsbewertung einzelner Menschen.
