GEFMA 980: FM-Branchenreport 2022

Im deutschen Wirtschaftsraum ist Facility Management (FM) als eigenständiger Dienstleistungssektor etabliert, der die ganzheitliche Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien und Liegenschaften umfasst. FM integriert alle Prozesse, die den reibungslosen Betrieb von Gebäuden und gebäudebezogenen Services sicherstellen, und unterstützt somit die Kernprozesse von Unternehmen. Wesentlich ist dabei der Lebenszyklusansatz: Ein Facility Manager betrachtet eine Immobilie von der Planung über den Betrieb bis hin zur möglichen Verwertung oder zum Abriss, mit Schwerpunkt auf der Betriebs- und Nutzungsphase.

Die Abgrenzung des Facility Managements zu angrenzenden Bereichen ist wichtig, um das Marktverständnis zu schärfen. Gegenüber dem Bauwesen (Planung und Errichtung von Gebäuden) fokussiert sich FM auf den laufenden Betrieb und Erhalt bestehender Gebäude. Auch vom Property Management (Immobilienverwaltung) unterscheidet sich FM: Während Property Management primär kaufmännische Aufgaben wie Vermietung, Mieterbetreuung und Renditeoptimierung umfasst, steht beim FM die operative Bewirtschaftung und technische Betreuung der Gebäude im Vordergrund. Gleichzeitig überschneidet sich FM mit diversen Dienstleistungsbranchen – etwa Reinigungsdiensten, Sicherheitsdiensten oder Catering. Jedoch werden diese Einzelleistungen im Rahmen des Facility Managements integriert gesteuert, um Synergien zu heben und ein einheitliches Service-Niveau zu gewährleisten. Insgesamt versteht man in Deutschland unter FM also ein ganzheitliches Gebäudemanagement, das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Funktionen bündelt, um Gebäude effizient, sicher und nutzerorientiert zu betreiben.

Üblicherweise wird das Leistungsspektrum des Facility Managements in drei Hauptsegmente unterteilt: technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Facility Management. Diese Segmente unterscheiden sich inhaltlich und hinsichtlich typischer Aufgaben.

Diese drei Bereiche greifen in der Praxis eng ineinander. Technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches FM werden häufig integriert erbracht, um einen ganzheitlichen Gebäudebetrieb sicherzustellen. Das heißt, ein Auftragnehmer oder eine FM-Abteilung koordiniert alle Leistungen bereichsübergreifend, damit Prozesse effizient ablaufen und die Anforderungen des Gebäudenutzers erfüllt werden.

Die gesamtwirtschaftliche Bedeutung des Facility Managements in Deutschland lässt sich am Marktvolumen ablesen. Im Jahr 2022 erzielte die Branche eine Bruttowertschöpfung von rund 152 Milliarden Euro, was etwa 4,52 % des deutschen Bruttoinlandsprodukts (BIP) entspricht. Damit gehört das Facility Management zu den Top 6 der größten Wirtschaftsbranchen des Landes – es rangiert knapp hinter der Automobilindustrie und noch vor dem Maschinenbau. Diese Zahlen verdeutlichen, dass FM kein verborgenes Nischensegment, sondern ein tragender Sektor der deutschen Volkswirtschaft ist.

Im Vergleich zu den Vorjahren zeigt der FM-Markt ein kontinuierliches Wachstum. Seit dem letzten Branchenreport (Datenbasis 2016) wuchs die Branche durchschnittlich um etwa 3,3 % pro Jahr. Dieses überdurchschnittliche Wachstum macht das Facility Management zu einem verlässlichen Wachstumsfeld – zum Vergleich: viele klassische Industriezweige wuchsen in diesem Zeitraum deutlich langsamer. Lediglich die Bauwirtschaft konnte mit rund 8,5 % jährlich noch höhere Zuwachsraten verzeichnen. Die FM-Branche hat somit ihre wirtschaftliche Stabilität und Expansionskraft unter Beweis gestellt, selbst in herausfordernden Zeiten (z.B. während Konjunkturschwächen oder Krisen). Die erstmals erreichte Größenordnung von über 150 Mrd. € Marktvolumen unterstreicht die Relevanz des FM-Sektors in der Gesamtwirtschaft.

Der Branchenreport 2022 beleuchtet auch, wie sich das Marktvolumen auf die verschiedenen Leistungssegmente verteilt.

• Technisches FM: Dieses Segment stellt den größten Anteil am Marktvolumen. Die technisch-gewerblichen Leistungen – von Wartung und Instandhaltung bis zum Betrieb komplexer Gebäudetechnik – generieren den höchsten Umsatzbeitrag im FM-Markt. Aufgrund des hohen technischen Aufwands und der hohen Wertschöpfungstiefe ist der Anteil des technischen FM entsprechend hoch. Die Tendenz ist stabil steigend, da technische Gebäudeausrüstung immer komplexer wird und regelmäßige technische Services unerlässlich sind.

• Infrastrukturelles FM: Das infrastrukturelle Gebäudemanagement nimmt einen mittleren Anteil am Marktvolumen ein. Leistungen wie Gebäudereinigung, Sicherheit oder Catering machen zusammen einen bedeutenden, aber im Vergleich zum technischen FM moderateren Umsatzanteil aus. Infrastrukturelle FM-Services wachsen moderat steigend – z.B. nimmt der Bedarf an professioneller Reinigung und Sicherheitsdiensten kontinuierlich zu, allerdings mit geringerer Dynamik als die technischen Leistungen.

• Kaufmännisches FM: Die kaufmännischen Dienstleistungen tragen den geringsten Anteil zum Marktvolumen bei. Tätigkeiten wie Kosten- und Vertragsmanagement, Berichtswesen oder Flächenverwaltung sind zwar essentiell für den Betrieb, schlagen aber im Gesamtumsatz weniger stark zu Buche, da sie oft intern mit erledigt werden oder im Paket mit anderen Leistungen kalkuliert sind. Dieses Segment ist von der Umsatzgröße her am kleinsten und bleibt relativ stabil in seinem Anteil. Das heißt, das kaufmännische FM wächst in absoluten Zahlen mit, behält aber prozentual in etwa seine Größenordnung im Vergleich zu technischen und infrastrukturellen Bereichen.

Insgesamt dominiert das technische Facility Management wertmäßig den Markt, gefolgt vom infrastrukturellen und mit Abstand dem kaufmännischen FM. Diese Verteilung spiegelt die unterschiedliche Kostenintensität der Leistungsarten wider und bleibt auch 2022 im Wesentlichen in dieser Struktur erhalten.

Die Beschäftigtenzahl im Facility Management erreichte 2022 einen neuen Höchststand: Erstmals arbeiteten in Deutschland über 5 Millionen Erwerbstätige im FM-Bereich. Diese Zahl umfasst alle Beschäftigten, die in Facility-Management-Leistungen tätig sind – sowohl bei externen Dienstleistern als auch in internen FM-Abteilungen. Damit gehört die FM-Branche zu den größeren Arbeitgebersektoren des Landes.

Die Beschäftigungsstruktur im FM ist äußerst vielfältig. Sie reicht von gewerblich-technischen Fachkräften über Servicepersonal bis hin zu administrativen und leitenden Angestellten. Einen großen Anteil stellen gewerbliche Mitarbeiter: zum Beispiel Hausmeister und Haustechniker, Elektro- und HKLS-Fachkräfte (Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär), Gebäude- und Industrietechniker, Reinigungskräfte, Sicherheitsmitarbeiter oder Gärtner für die Außenanlagenpflege. Diese operativen Kräfte sorgen tagtäglich dafür, dass Gebäude funktionieren, sauber und sicher sind. Daneben gibt es kaufmännische und managementbezogene Rollen: Hierzu zählen u.a. Objektleiter, Facility Manager, Qualitätsmanager, Vertrags- und Kostencontroller bis hin zu Spezialisten für Flächenmanagement oder Energiemanagement. Personen in diesen Funktionen koordinieren die verschiedenen FM-Leistungen, steuern Dienstleister, überwachen Budgets und stellen die Einhaltung von Servicelevels sicher.

Entsprechend breit gefächert sind die Qualifikationen der FM-Beschäftigten. In der Branche arbeiten sowohl ungelerntes Personal (etwa in einfachen Helfertätigkeiten der Reinigung oder Logistik) als auch hochqualifizierte Akademiker und Meister. Viele Fachkräfte haben eine handwerklich-technische Ausbildung (z.B. Elektriker, Anlagenmechaniker, Mechatroniker) und spezialisieren sich anschließend im Gebäudemanagement. Zudem gibt es Weiterbildungen wie den/zur „Facility Management Fachwirt/in (GEFMA)“ oder Studiengänge (Bachelor/Master) im Facility Management, Immobilienwirtschaft oder Versorgungs- und Gebäudetechnik, die Führungsnachwuchs für die Branche ausbilden. Diese Mischung aus Praxisexperten und akademisch Qualifizierten ist typisch für das FM – das Zusammenspiel von praktischem Know-how und Managementwissen ist erforderlich, um die vielfältigen Aufgaben zu bewältigen.

Der FM-Arbeitsmarkt sieht sich 2022 mit einigen Herausforderungen konfrontiert. An erster Stelle steht der Fachkräftemangel. Viele Dienstleister und Betreiber finden nicht mehr genügend qualifiziertes Personal, um offene Stellen zu besetzen. Besonders in technischen Bereichen – etwa Elektrotechnik, Klima-/Heizungstechnik oder im Bereich Gebäudeleittechnik – fehlen Spezialisten. Dieser Mangel resultiert aus dem demografischen Wandel (viele erfahrene Fachkräfte nähern sich dem Rentenalter, während weniger jüngere Fachkräfte nachrücken) und der generell starken Nachfrage nach technischen und handwerklichen Fachkräften in Deutschland. Auch im infrastrukturellen Bereich (z.B. qualifizierte Objektleiter für große Liegenschaften oder erfahrene Sicherheitskräfte) wird gutes Personal knapp. Die Branche ist gefordert, durch Ausbildung, Umschulung und attraktive Arbeitsbedingungen dem Personalengpass entgegenzuwirken – beispielsweise indem sie verstärkt um Nachwuchs wirbt, Quereinsteiger fördert und bestehende Mitarbeiter weiterqualifiziert.

Der Altersdurchschnitt in einigen FM-Bereichen ist relativ hoch, sodass in den kommenden Jahren vermehrt Erfahrungsträger ausscheiden werden. Dies kann zu einem Verlust an Know-how führen, wenn kein adäquater Wissensübergang und Nachfolgeregelungen stattfinden. Unternehmen reagieren darauf, indem sie Wissen besser dokumentieren, Mentoren-Programme einführen und sukzessiv jüngere Mitarbeiter aufbauen.

Zugleich steigen die Qualifikationsanforderungen im FM. Moderne Gebäudebewirtschaftung erfordert heute Kenntnisse, die über das klassische Handwerk oder die Verwaltung hinausgehen. Zum Beispiel gewinnen digitale Kompetenzen an Bedeutung – der Umgang mit CAFM-Software, Gebäudeautomationssystemen oder Auswertungen von Sensordaten gehört zunehmend zum Berufsbild. Auch Kenntnisse in Nachhaltigkeit und Energieeffizienz werden wichtiger, da FM-Verantwortliche Maßnahmen zur CO₂-Reduktion und zur Einhaltung von ESG-Kriterien umsetzen müssen. Ebenso sind rechtliche Kenntnisse (Arbeitssicherheit, Betreiberverantwortung, Datenschutz etc.) gefordert, um Compliance sicherzustellen. Diese wachsenden Anforderungen führen dazu, dass kontinuierliche Weiterbildung unerlässlich ist. Mitarbeiter müssen sich regelmäßig zu neuen Technologien, Normen und Best Practices schulen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Trotz hoher Beschäftigtenzahlen spitzt sich der Wettbewerb um Fachkräfte zu. Die Branche reagiert mit verstärkter Qualifizierung, Kooperationen mit Bildungsinstitutionen, Ausbildungsinitiativen und Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität (z.B. flexible Arbeitszeiten, Karrieremöglichkeiten), um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und auch künftig genügend Personal für das wachsende Aufgabenspektrum zu haben.

Die Anbieterlandschaft im Facility Management ist durch unterschiedliche Akteure geprägt. An der Spitze stehen große integrierte FM-Dienstleister, die ein breites Spektrum an Services aus einer Hand anbieten. Diese Unternehmen – oft Teil internationaler Konzerne oder als bundesweit agierende Firmen aufgestellt – übernehmen für Kunden das komplette Gebäudemanagement. Sie bieten technische, infrastrukturelle und kaufmännische Leistungen gebündelt an (Integrated Facility Management) und können durch ihre Größe auch große Immobilienportfolios oder komplexe Liegenschaften betreuen. Typisch für diese führenden Dienstleister sind fünf- bis sechsstellige Mitarbeiterzahlen und Umsätze in Milliardenhöhe. Beispiele (ohne konkrete Namen zu nennen) sind etwa Firmen, die deutschlandweit Gebäude für Industrie, Büro und öffentliche Hand bewirtschaften und alle Leistungen vom Wartungsingenieur bis zur Sicherheitskraft selbst stellen. Diese integrierten Anbieter konkurrieren untereinander um Großaufträge und Rahmenverträge und sind häufig Innovationstreiber in der Branche, da sie etwa in Digitalisierung und neue Geschäftsfelder investieren.

Parallel dazu gibt es eine Vielzahl mittelständischer Spezialanbieter. Diese Unternehmen konzentrieren sich meist auf einzelne Leistungsbereiche des FM. Typische Beispiele sind Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Cateringunternehmen, Spezialisten für Gebäudetechnik/Instandhaltung oder Gartendienstleister. Solche Firmen agieren häufig regional oder in einer bestimmten Branchennische und zeichnen sich durch hohe Fachkompetenz und Flexibilität aus. Sie bieten ihren Kunden maßgeschneiderte Lösungen in ihrem Spezialgebiet und arbeiten nicht selten als Subunternehmer oder Partner mit größeren FM-Generalisten zusammen, um Teilaufgaben in großen Projekten zu übernehmen. Im Wettbewerb punkten mittelständische Anbieter oft mit Kundennähe, spezifischem Know-how und einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis für spezialisierte Dienste. Die Wettbewerbsstruktur im FM-Markt ist somit zweigeteilt: Neben den wenigen sehr großen Komplettanbietern existiert ein breites Feld mittelgroßer und kleiner Unternehmen, die miteinander um Aufträge wetteifern oder in Auftragsnetzwerken kooperieren.

Ein weiterer Bestandteil der Anbieterlandschaft sind Eigenleistungsmodelle (Inhouse-FM). Einige große Unternehmen und Institutionen entscheiden sich dafür, Facility-Management-Leistungen in Eigenregie zu erbringen, anstatt sie vollständig an externe Dienstleister zu vergeben. Insbesondere im öffentlichen Sektor (z.B. Kommunen, Universitäten, Behörden) sowie in sicherheits- oder kernkompetenzsensiblen Bereichen (z.B. bestimmte Industrieunternehmen, Krankenhäuser, Flughäfen) gibt es interne FM-Abteilungen oder ausgegliederte Tochtergesellschaften, die das FM für die eigene Organisation übernehmen. Diese Inhouse-Dienstleister kennen die spezifischen Anforderungen ihrer Organisation sehr genau und können in sensiblen Bereichen direkt steuern. Allerdings müssen sie in puncto Effizienz mit externen Wettbewerbern mithalten. Einige Organisationen fahren auch hybride Strategien, bei denen ein Teil der Leistungen intern gehalten wird und andere Leistungen an Spezialfirmen vergeben werden. Dadurch entsteht innerhalb des FM-Marktes auch ein Wettbewerb zwischen Fremdvergabe und Eigenleistung, der von den jeweiligen strategischen Zielen der Auftraggeber abhängt (Kostenersparnis, Qualitätskontrolle, Flexibilität etc.).

Die Nachfrager von Facility-Management-Leistungen sind ebenso vielfältig wie die Anbieter. Grundsätzlich kann zwischen öffentlichen Auftraggebern und privaten Auftraggebern (Industrie, Gewerbe, Immobilienwirtschaft) unterschieden werden, die jedoch teils unterschiedliche Anforderungen und Beschaffungswege haben.

• Öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder, Kommunen sowie öffentliche Institutionen (z.B. Schulen, Kliniken, Behörden) verfügen über umfangreiche Gebäude und Liegenschaften, die professionell bewirtschaftet werden müssen. Die öffentliche Hand zählt daher zu den großen FM-Auftraggebern. Öffentliche Vergaben unterliegen dem Vergaberecht, was bedeutet, dass FM-Leistungen oft in Ausschreibungen gebündelt und im Wettbewerb vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber legen besonderen Wert auf Zuverlässigkeit, Compliance und Transparenz. So müssen Dienstleister beispielsweise Vorgaben zu Tariflöhnen, Arbeitsschutz und Nachhaltigkeit (z.B. im Sinne von „Green Public Procurement“) erfüllen. Der Preis spielt im öffentlichen Sektor eine wichtige Rolle, doch gewinnen qualitative Kriterien zunehmend an Gewicht – etwa Nachweise über Qualitätsmanagement, Erfahrung in ähnlichen Projekten oder Konzepte zur Nachhaltigkeit. Öffentliche Auftraggeber nutzen FM-Dienstleistungen in Bereichen wie Liegenschaftsverwaltung (z.B. Bundesanstalt für Immobilienaufgaben), Schul- und Universitätscampus-Bewirtschaftung, Verwaltung von Bürogebäuden der öffentlichen Verwaltung oder beim Betrieb von Infrastruktureinrichtungen.

• Industrie und Gewerbe: Die Privatwirtschaft bildet den zweiten großen Nachfragemarkt. Industrieunternehmen setzen FM ein, um ihre Produktionsstätten, Fabriken und Industrieareale zu betreiben. Hier stehen oft technisches FM und Instandhaltungsdienste im Vordergrund, da die Verfügbarkeit technischer Anlagen für die Produktion kritisch ist. Viele Industriebetriebe lagern Nicht-Kernfunktionen (wie Anlagenwartung, Gebäudetechnik, Kantinenbetrieb oder Werkschutz) an professionelle FM-Dienstleister aus, um sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können und von externem Spezialwissen zu profitieren. Gewerbe und Dienstleistungen – etwa Banken, Versicherungen, IT-Unternehmen, Handel – nutzen FM-Dienstleistungen vor allem im Bereich Gebäudebetrieb von Büros und Filialen. Hier stehen infrastrukturelle Services (Reinigung, Empfang, Poststelle, Fuhrparkmanagement) und ein komfortables Arbeitsumfeld im Vordergrund. Unternehmen erwarten von FM-Dienstleistern, dass Gebäude effizient betrieben werden, Ausfallzeiten minimiert sind und ein repräsentatives Umfeld für Mitarbeiter und Kunden gewährleistet wird. In den letzten Jahren ist zudem das Workplace Management (Arbeitsplatzgestaltung, Flächenoptimierung in Büros) als FM-Aufgabe stärker in den Fokus gerückt, da neue Arbeitswelten (Flex-Office, Homeoffice-Konzepte) auch ein Umdenken im Gebäudebetrieb erfordern.

• Immobilienwirtschaft: Eigentümer und Betreiber von Immobilien – dazu zählen Immobilieninvestoren, Asset-Manager, Wohnungsbaugesellschaften, Einkaufszentren-Betreiber u.a. – sind ebenfalls wichtige Nachfrager von FM-Leistungen. Für sie ist FM ein Mittel, den Wert ihrer Immobilien langfristig zu sichern und zu steigern. Professionelles Gebäudemanagement sorgt dafür, dass Objekte in gutem Zustand bleiben, Mieter zufrieden sind und Betriebsrisiken minimiert werden. In der Immobilienwirtschaft werden häufig komplette FM-Pakete für Liegenschaften vergeben (z.B. ein externer Dienstleister betreibt ein ganzes Bürohochhaus). Wichtige Kriterien sind hierbei Kostenoptimierung, transparente Berichterstattung und Einhaltung von Standards, da die Eigentümer oft gegenüber Investoren und Aufsichtsräten Rechenschaft über die Performance der Immobilien legen müssen. Zudem spielt Nachhaltigkeit eine wachsende Rolle: Immobilienunternehmen fragen vermehrt FM-Leistungen nach, die helfen, Energie einzusparen, Zertifizierungen (wie LEED, DGNB) zu erreichen oder ESG-Vorgaben zu erfüllen.

Zusammenfassend ist die Nachfragestruktur im FM breit gefächert. Öffentliche Hand, Industrie, Gewerbe und Immobilienbranche tragen gemeinsam zur Marktnachfrage bei, mit teils unterschiedlichen Schwerpunkten. Alle erwarten jedoch professionelle, effiziente und skalierbare FM-Leistungen, die ihnen erlauben, sich auf ihre jeweilige Kernaufgabe zu konzentrieren, während das Gebäudemanagement zuverlässig im Hintergrund läuft.

• Kosten- und Preisdruck: Die FM-Branche steht 2022 unter erheblichem Kosten- und Preisdruck. Steigende Lohnkosten – unter anderem durch den erhöhten gesetzlichen Mindestlohn und allgemeine Tarifsteigerungen, befeuert vom Fachkräftemangel – sowie erhöhte Energie- und Sachkosten wirken sich direkt auf die Betriebskosten im Facility Management aus. Viele FM-Dienstleister sehen sich daher mit schrumpfenden Margen konfrontiert, da ihre eigenen Kosten steigen, während Auftraggeber gleichzeitig auf Kosteneinsparungen drängen. In vielen Ausschreibungen bleibt der Preis ein zentrales Kriterium, sodass Dienstleister den Spagat schaffen müssen zwischen wirtschaftlicher Tragfähigkeit und wettbewerbsfähigen Angeboten. Dieser Kostendruck zwingt die Branche, Effizienzpotenziale auszuschöpfen: Optimierung interner Prozesse, Automatisierung routinemäßiger Abläufe (z.B. digitales Monitoring statt manueller Rundgänge) und Bündelung von Leistungen sind Ansätze, um Kosten zu senken. Gleichzeitig versuchen FM-Unternehmen, Mehrwertdienste anzubieten oder über Innovationen (z.B. den Einsatz von Robotik in der Reinigung) Produktivitätsgewinne zu erzielen, die den Preisdruck abmildern.

• Konsolidierungstendenzen: Der FM-Markt in Deutschland ist in den letzten Jahren durch vermehrte Fusionen und Übernahmen gekennzeichnet. Große FM-Dienstleister haben strategisch kleinere Wettbewerber übernommen, um entweder ihre Marktanteile auszubauen oder neue Leistungsfelder abzudecken. Beispielsweise gab es Zusammenschlüsse im Bereich der infrastrukturellen Dienstleistungen (etwa Übernahmen großer Reinigungsunternehmen) sowie im technischen Facility Management (Eingliederung von Spezialisten für Gebäudetechnik in größere Konzerne). Diese Konsolidierung führt zu einer Verschiebung der Wettbewerbsstruktur: Die größten Anbieter vereinen einen wachsenden Anteil des Gesamtumsatzes auf sich. So erzielen die Top-10-FM-Unternehmen zusammen einen beträchtlichen Teil des Branchenumsatzes, was ihre Marktmacht erhöht. Dennoch bleibt der FM-Markt insgesamt fragmentiert; neben den wenigen Großkonzernen existiert weiterhin eine breite Basis an mittelständischen Anbietern. Die Tendenz zur Konsolidierung spiegelt den Druck wider, Skaleneffekte zu erreichen und ein möglichst breites Serviceportfolio anbieten zu können. Für Auftraggeber kann dies Vorteile bringen (One-Stop-Shopping, flächendeckende Leistungserbringung), birgt aber auch die Gefahr geringeren Wettbewerbs, wenn zu viele Aufträge bei wenigen Großfirmen konzentriert werden. Aktuell ist allerdings eher eine Clusterbildung zu beobachten (d.h. Bildung von Anbietergruppen), weniger ein vollständiges Oligopol – es gibt also weiterhin ausreichend Wettbewerb, aber die Gewichte verschieben sich zugunsten großer Allrounder.

• Einfluss gesamtwirtschaftlicher Rahmenbedingungen: Die gesamtwirtschaftliche Lage im Jahr 2022 – geprägt von Unsicherheiten durch die Corona-Pandemie-Nachwirkungen, Lieferkettenstörungen, steigende Inflation und die Energiekrise infolge des Ukraine-Konflikts – wirkt sich auch auf das Facility Management aus. In wirtschaftlich schwierigen Phasen werden Unternehmen und öffentliche Hände oft vorsichtiger bei Ausgaben, was potenziell Investitionen in Gebäude oder Modernisierungsvorhaben verzögern kann. FM-Dienstleister spüren mitunter, dass Projekte aufgeschoben oder Leistungsumfänge gekürzt werden, wenn Auftraggeber sparen müssen. Gleichzeitig hat sich jedoch gezeigt, dass Facility Management ein krisenresilientes Geschäft ist: Selbst bei konjunkturellen Abschwüngen müssen Gebäude weiter betrieben, gewartet und gesichert werden. Die Pandemie-Erfahrung 2020/21 hat zudem verdeutlicht, dass FM-Leistungen systemrelevant sind (z.B. Hygiene/Reinigung, Betrieb kritischer Infrastrukturen). Im Jahr 2022, trotz wirtschaftlicher Abkühlungstendenzen, blieb die Nachfrage nach FM-Leistungen weitgehend stabil – Gebäude können nicht „in Kurzarbeit“ gehen. Allerdings verschieben sich teilweise die Schwerpunkte: So legte man vermehrt Wert auf Energieeinsparung im Betrieb (wegen hoher Energiepreise) und auf Flexibilität in den Leistungen (um auf veränderte Raumnutzung – etwa mehr Homeoffice – reagieren zu können). Insgesamt sind die Marktentwicklungen 2022 also zweigeteilt: einerseits externer Druck durch Wirtschaftsfaktoren, andererseits eine Bestätigung der Schlüsselrolle des FM als Stütze der Funktionsfähigkeit von Immobilien unabhängig vom Konjunkturverlauf.

• Digitalisierung und CAFM-Systeme: Der technologische Wandel im Jahr 2022 setzt die Digitalisierung des Facility Managements weiter fort. Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systeme und digitale Tools werden branchenweit immer stärker eingesetzt, um die Komplexität moderner Gebäude effizient zu managen. Ein CAFM-System ermöglicht es, alle relevanten Gebäudedaten – von Inventarlisten über Wartungspläne bis hin zu Mietflächen und Reinigungszyklen – zentral zu erfassen und zu steuern. Viele FM-Organisationen investieren in solche Software, um Transparenz und Steuerbarkeit ihrer Prozesse zu erhöhen. Beispielsweise können Wartungsintervalle digital geplant und automatisch erinnert werden, Störmeldungen werden per Sensor in Echtzeit an die zuständigen Techniker gemeldet, und Vertrags- oder Energieverbrauchsdaten lassen sich auf Knopfdruck auswerten. Darüber hinaus hält das Internet of Things (IoT) Einzug in Gebäuden: Immer mehr Geräte und Anlagen (etwa Heizungs-, Lüftungs-, Lichtsysteme) sind mit Sensorik ausgestattet und vernetzt. Diese liefern kontinuierlich Daten (Temperaturen, Betriebsstunden, Anlageneffizienz etc.), die in der FM-Leitstelle zusammenlaufen. Dadurch können Facility Manager proaktiv agieren – zum Beispiel Wartungen durchführen, bevor ein Ausfall passiert, oder Räume bedarfsgerecht beheizen/klimatisieren. Auch KI-Anwendungen beginnen, im FM eingesetzt zu werden, etwa um aus großen Datenmengen optimale Reinigungstouren oder Energieeinsparpotenziale zu errechnen. Insgesamt führt die Digitalisierung zu mehr Effizienz, Qualität und Schnelligkeit: Routinetätigkeiten werden automatisiert, manuelle Dokumentation reduziert und Entscheidungen können auf Basis valider Daten getroffen werden. Zugleich steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenmanagement, da die Abhängigkeit von digitalen Systemen wächst – Themen, denen sich FM-Dienstleister ebenfalls stellen (z.B. Schutz vor Cyberangriffen auf Gebäudeleittechnik).

• Standardisierung und Prozessintegration: Parallel zur technischen Digitalisierung findet in der FM-Branche eine organisatorische Weiterentwicklung statt, geprägt von Standardisierung und stärkerer Integration der Leistungen. Standardisierung bedeutet, dass Abläufe, Leistungsbeschreibungen und Qualitätsmaßstäbe zunehmend vereinheitlicht werden. GEFMA und andere Verbände haben Richtlinien und Normen entwickelt (z.B. GEFMA 924 für Flächenmanagement, GEFMA 522 für Betreiberverantwortung, ISO 41001 als Managementsystemnorm für FM), die von immer mehr Marktteilnehmern angewendet werden. Für Auftraggeber und Dienstleister schafft dies Klarheit und Vergleichbarkeit: Was genau unter einer Leistung zu verstehen ist, wie diese gemessen oder dokumentiert wird, folgt anerkannten Standards. In Verträgen werden beispielsweise Service Level Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt, die branchenüblichen Definitionen folgen, damit Leistungserbringung und Qualität transparent sind. Auch bei der Ausschreibung von FM-Leistungen greifen öffentliche wie private Auftraggeber verstärkt auf standardisierte Leistungsverzeichnisse zurück, wie sie von Verbänden empfohlen werden, um Angebote besser vergleichen zu können.

• Die Prozessintegration gewinnt ebenfalls an Bedeutung. Damit ist gemeint, dass vormals getrennte Aufgaben und Zuständigkeiten im FM stärker verzahnt oder unter einem einheitlichen Management zusammengeführt werden. Ein Trend ist das integrierte Facility Management, bei dem ein Dienstleister oder eine Organisationseinheit ganzheitlich für sämtliche FM-Services verantwortlich ist, anstatt dass für jede Einzelleistung unterschiedliche Akteure zuständig sind. Durch diese Bündelung können Doppelarbeit reduziert und Reibungsverluste vermieden werden – z.B. wenn Reinigung, Sicherheit und Empfangsdienst unter einer gemeinsamen Leitung stehen, können sie ihren Personaleinsatz gegenseitig abstimmen und Informationen austauschen (etwa besondere Ereignisse im Gebäude gemeinsam berücksichtigen). Prozessintegration zeigt sich auch in der Zusammenführung von FM mit anderen Unternehmensprozessen: FM-Abteilungen arbeiten enger mit HR (bei Arbeitsplatzgestaltung), IT (bei Smart-Building-Themen) und der Unternehmensleitung (bzgl. Portfolio-Strategien) zusammen, um sicherzustellen, dass Gebäudemanagement und Unternehmensstrategie im Einklang stehen. Schließlich ist auch die Integration entlang der Wertschöpfungskette Immobilie zu nennen: Themen wie BIM (Building Information Modeling) sorgen dafür, dass bereits in der Planungs- und Bauphase Daten geschaffen werden, die im FM nahtlos weitergenutzt werden können – Planung, Bau und Betrieb wachsen dadurch näher zusammen.

Insgesamt führen Standardisierung und Integration zu professionalisierteren Strukturen im FM. Die Branche etabliert sich weiter als Disziplin mit klaren Regeln und Prozessen, was die Qualität hebt. Gleichzeitig ermöglicht die integrative Sichtweise, ganzheitliche Lösungen anzubieten, die für Auftraggeber attraktiver sind (ein Ansprechpartner für alles, optimierte Abläufe) und für Dienstleister Effizienzgewinne sowie langfristige Kundenbindungen bedeuten.

• Fachkräftemangel: Der bereits beschriebene Mangel an qualifizierten Fachkräften zählt zu den gravierendsten Herausforderungen. Schon heute berichten viele FM-Unternehmen, dass Personalengpässe ihr Wachstum bremsen und die Servicequalität gefährden können. Künftige Renteneintritte werden dieses Problem noch verschärfen, wenn nicht gegengesteuert wird. Die Branche steht vor der Aufgabe, attraktive Karrierewege und Arbeitsbedingungen zu bieten, um neue Talente zu gewinnen. Dazu gehören z.B. die verstärkte Ausbildung eigener Nachwuchskräfte, Kooperationen mit Hochschulen (Dual Studies im FM) sowie Programme, um Quereinsteiger aus anderen Branchen im FM zu qualifizieren. Ebenso wichtig ist die Mitarbeiterbindung: durch Weiterbildung, Aufstiegschancen und Maßnahmen zur Arbeitszufriedenheit soll vorhandenes Personal gehalten werden. Der Fachkräftemangel erfordert ein Umdenken hin zu mehr Employer Branding und Personalförderung in einer Branche, die traditionell eher im Hintergrund agiert.

• Steigende Betreiber- und Compliance-Anforderungen: Betreiberverantwortung und gesetzliche Auflagen im Gebäudebetrieb werden zunehmend komplex. Betreiber von Immobilien – und damit praktisch auch die von ihnen beauftragten FM-Dienstleister – müssen eine Fülle von Regelungen und Normen einhalten. Beispiele sind die Prüfpflichten aus der Betriebssicherheitsverordnung (regelmäßige Kontrolle von Aufzügen, Elektroanlagen etc.), Brandschutzbestimmungen, Hygienevorschriften (z.B. in Trinkwasseranlagen), Umweltauflagen (Energieeinsparverordnungen, Emissionsgrenzwerte) oder Arbeitszeit- und Datenschutzregelungen im Gebäudemanagement. Gleichzeitig fordern Kunden vermehrt Nachweise über Compliance, etwa durch Zertifizierungen oder Auditberichte. Für das FM bedeutet das: Dokumentations- und Kontrollaufwand steigen. Es müssen Systeme etabliert werden, die lückenlos zeigen, dass alle Vorschriften erfüllt sind – vom Wartungsprotokoll bis zur Schulung der Mitarbeiter in Arbeitssicherheit. Die Herausforderung besteht darin, diesen wachsenden Pflichtenkanon effizient zu managen, um Haftungsrisiken zu vermeiden. FM-Dienstleister sind gefordert, sich entsprechendes Fachwissen (z.B. Fachpersonal für Arbeitssicherheit, Umweltbeauftragte) aufzubauen und eng mit den Auftraggebern zusammenzuarbeiten, um Compliance zu gewährleisten. Die Kosten zur Einhaltung dieser Vorgaben steigen ebenfalls, was zurück auf den ersten Punkt (Kosten-/Preisdruck) wirkt.

• Effizienz- und Qualitätsdruck: Kunden erwarten im Facility Management höchste Servicequalität bei gleichzeitig hoher Kosteneffizienz. Dieser Spagat erzeugt permanenten Druck auf die Prozessgestaltung. Durch die zunehmende Verfügbarkeit von Kennzahlen und Benchmarking (z.B. Kosten pro Quadratmeter, Reaktionszeiten bei Störungen, Reinigungsqualität nach definierten Standards) werden Leistungen vergleichbarer und der Wettbewerb intensiver. FM-Dienstleister müssen daher kontinuierlich an der Optimierung ihrer Abläufe arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das umfasst den Einsatz moderner Technologien (siehe Digitalisierung), die Implementierung von Qualitätsmanagement-Systemen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Gleichzeitig dürfen bei aller Effizienzsteigerung die Qualitätsziele nicht verfehlt werden – Vertragsstrafen bei SLA-Verletzungen oder Verlust von Aufträgen wären die Folge. Der Effizienz- und Qualitätsdruck erfordert somit Innovation und Agilität: neue Arbeitsmethoden (z.B. agile Projektteams für Sonderaufgaben), Nutzung von Datenanalysen zur Prozesssteuerung und eine enge Kommunikation mit den Kunden, um deren Erwartungen genau zu treffen. Für die strategische Führung von FM-Unternehmen bedeutet das, einen Balanceakt zu meistern: Kosten senken und Leistungsqualität erhöhen müssen Hand in Hand gehen.

Angesichts der genannten Herausforderungen richten sich die Blicke im Facility Management auf zentrale Entwicklungs- und Zukunftsfelder. Der Branchenreport 2022 identifiziert insbesondere drei Handlungsfelder – Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Integration –, denen sowohl Auftraggeber (Kunden) als auch Dienstleister strategische Bedeutung beimessen.

Diese Perspektiven machen deutlich, wohin sich das Facility Management entwickeln kann und sollte. Digitalisierung wird zum Enabler für Effizienz und neue Geschäftsmodelle, Nachhaltigkeit vom Nice-to-have zur Pflicht und zugleich zum Differenzierungsmerkmal, und Integration der Services verspricht Mehrwert für beide Seiten. Für Auftraggeber bedeutet dies, dass sie in Zukunft FM-Partner bevorzugen werden, die Transparenz bieten, nachhaltig agieren und möglichst umfassende Lösungen liefern. Für Dienstleister bedeutet es, dass Investitionen in Technologie, in nachhaltige Kompetenz sowie in das Erweitern des Leistungsspektrums strategisch sinnvoll sind. Die Zukunftsperspektive des FM-Marktes ist geprägt von diesen Feldern – wer sie beherrscht, wird die Branche von morgen mitgestalten.

Der GEFMA 980 Branchenreport 2022 bietet der FM-Praxis einen hohen Mehrwert, da er als fundiertes Informationsinstrument dient.

• Markt- und Wettbewerbsanalysen: FM-Verantwortliche in Unternehmen (sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Dienstleisterseite) können die Kennzahlen des Reports heranziehen, um ihre eigene Position im Markt einzuordnen. Durch Daten zum Gesamtmarktvolumen, zu Segmentanteilen und Wachstumstrends lässt sich erkennen, ob das eigene Geschäftsvolumen und Wachstum mit der Branche im Einklang stehen. Wettbewerbsanalysen werden erleichtert, da der Report einen Orientierungsrahmen bietet – z.B. kann ein Dienstleister sehen, welcher Anteil des Marktes auf sein Segment entfällt und wo ggf. Marktpotenzial besteht. Für Auftraggeber lässt sich vergleichen, ob die Ausgaben fürs FM im eigenen Unternehmen im Branchendurchschnitt liegen.

• Strategische Entscheidungen: Die im Branchenreport aufgezeigten Trends und Entwicklungen helfen bei der Ableitung strategischer Handlungsentscheidungen. Ein FM-Dienstleister kann beispielsweise basierend auf den Branchenentwicklungen entscheiden, stärker in Digitalisierung oder Personalentwicklung zu investieren, wenn der Markt dort klare Schwerpunkte setzt. Ein Immobilienbetreiber oder Investor kann entscheiden, ob er verstärkt Leistungen bündeln oder spezialisierte Anbieter einsetzen möchte, je nachdem, was der Marktreport über erfolgreiche Modelle aussagt. Auch für Make-or-Buy-Entscheidungen liefert der Report Argumente: Zeigt die Branche z.B. steigende Outsourcing-Quoten und Effizienzgewinne durch externe Vergabe, kann dies die Entscheidung für Outsourcing bekräftigen. Umgekehrt könnten bestimmte Markttrends (wie hoher Preisdruck) für eine Beibehaltung von Eigenleistungen sprechen. Der Report fungiert somit als objektive Grundlage, um interne Strategien mit Marktfakten zu untermauern.

• Benchmarking und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Die Kennzahlen des Reports (etwa durchschnittlicher Umsatz je Beschäftigtem, Verhältnis der Segmentumsätze, Wachstumsraten etc.) dienen Unternehmen als Benchmark. FM-Dienstleister können ihre betriebswirtschaftlichen Kennziffern mit den Branchendaten abgleichen – weichen z.B. die eigenen Wachstumsraten deutlich nach unten ab, besteht Handlungsbedarf, während höhere Wachstumsraten die eigene Wettbewerbsfähigkeit untermauern. Für FM-Abteilungen in Unternehmen bietet der Report Anhaltspunkte, ob die Wirtschaftlichkeit der internen Bewirtschaftung im Vergleich zum Markt gegeben ist: z.B. können Kosten pro Quadratmeter oder Personalschlüssel indirekt mit Branchentrends abgeglichen werden, soweit der Report solche Daten liefert. Insgesamt verbessert der Branchenreport die Transparenz und ermöglicht faktenbasierte Bewertungen der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit im FM.

Zusammengefasst ist der Branchenreport ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument. Er unterstützt die Praxis dabei, Entscheidungen nicht nur aus dem Bauchgefühl heraus zu treffen, sondern gestützt auf valide Marktdaten und Analysen. Damit trägt er zur Professionalisierung des Facility Managements bei.

Die GEFMA als Fachverband veröffentlicht neben dem Branchenreport eine Reihe von Richtlinien, White Papers und Standards für das Facility Management. In diesem Kontext nimmt der GEFMA 980 Branchenreport eine besondere Rolle ein. Er ist kein operativer Leitfaden, sondern ein makroökonomisches Referenzdokument.

• Abgrenzung zu Richtlinien und White Papers: GEFMA-Richtlinien (oft in der Nummernreihe 100 ff., 200 ff. etc.) liefern praxisnahe Vorgaben und Standardisierungen zu konkreten FM-Themen – z.B. Qualitätsmanagement, Flächenkennzahlen, Ausschreibungsmodalitäten oder CAFM-Anforderungen. Sie richten sich an Praktiker, die damit ihre Abläufe und Verträge gestalten können. White Papers der GEFMA beleuchten aktuelle Schwerpunktthemen (wie z.B. Nachhaltigkeit im FM, neue Geschäftsmodelle, ESG-Integration) und geben Empfehlungen oder Positionen, sind aber ebenfalls thematisch fokussiert. Der Branchenreport hingegen hat einen gesamtmarktlichen Fokus: Er betrachtet das FM aus der Vogelperspektive, mit volkswirtschaftlichem Blick, und aggregiert quantitative Informationen. Er gibt Antwort auf das „Was ist der Markt wert, wie ist er strukturiert, wohin entwickelt er sich?“, während Richtlinien und White Papers eher Antworten auf „Wie mache ich etwas fachgerecht im FM?“ liefern.

• Rolle als makroökonomisches Referenzdokument: In der GEFMA-Publikationslandschaft stellt der Branchenreport die Quelle für Marktdaten und Trends dar. Er wird von Brancheninsidern, Unternehmen, Verbänden, aber auch von Medien und wissenschaftlichen Einrichtungen zitiert, wenn es um die Größe und Bedeutung der FM-Wirtschaft geht. Während beispielsweise eine technische Richtlinie (etwa GEFMA 444 für CAFM-Software) einen detaillierten Standard setzt, liefert GEFMA 980 den Hintergrund, warum FM insgesamt relevant ist – etwa mit dem Hinweis auf den Milliardenbeitrag zum BIP oder die Zahl der Beschäftigten. Insofern komplementiert der Branchenreport die anderen Veröffentlichungen: Zusammen mit den Richtlinien (die die Tiefe abdecken) und den White Papers (die aktuelle Themen adressieren) ergibt sich ein umfassendes Gesamtbild. Der Branchenreport 2022 zeigt die Breite und Höhe der Branche, die Richtlinien geben die Tiefe und Methodik für einzelne Aspekte vor.

Für die FM-Profession bedeutet dies, dass GEFMA 980 wie ein Nachschlagewerk für strategische Markteinschätzungen genutzt werden kann. Wer z.B. ein Business Case für eine neue FM-Dienstleistung aufstellt, findet dort die Marktzahlen, um das Potenzial zu belegen. Wer intern um mehr Budget für Digitalisierung kämpft, kann auf die Trendanalysen im Branchenreport verweisen, die Digitalisierung als Schlüsselfaktor herausstellen. Kein anderes GEFMA-Dokument übernimmt diese makroökonomische Überblicksfunktion in vergleichbarer Weise. Daher ist GEFMA 980 innerhalb der Verbandsveröffentlichungen ein unverzichtbares Werk, um die Bedeutung des Facility Managements im gesamtwirtschaftlichen Kontext zu untermauern und Entwicklungen greifbar zu machen.

Der GEFMA Branchenreport 2022 zeichnet ein deutliches Bild vom Zustand des deutschen Facility-Management-Marktes. Die Branche hat sich im Jahr 2022 als Schlüsselbranche etabliert: Mit ~152 Mrd. € Jahreswertschöpfung und über 5 Millionen Beschäftigten ist FM ein gewichtiger Wirtschaftsfaktor. Das Facility Management erweist sich als stabiler Eckpfeiler der Wirtschaft, der wesentlich dazu beiträgt, dass die Infrastruktur von Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Immobilienbetreibern zuverlässig funktioniert – selbst in Krisenzeiten. Die Zeiten, in denen FM ein „Hidden Champion“ im Hintergrund war, sind vorbei: Die Studie zeigt eindrucksvoll, dass das Bewirtschaften von Immobilien eine hochprofessionelle Dienstleistung mit großer Breitenwirkung ist.

Gleichzeitig macht der Report klar, dass die Branche inmitten eines Wandels steht. Die Dynamik ist hoch – kontinuierliches Wachstum in den letzten Jahren und fortschreitende Marktveränderungen fordern die Akteure heraus, sich anzupassen. Themen wie Fachkräftemangel, steigende Compliance-Anforderungen und der Druck zu mehr Effizienz bilden die Prüfsteine für die kommenden Jahre. Doch sie gehen einher mit großen Chancen: Digitalisierung, Nachhaltigkeit und integrative Servicekonzepte eröffnen neue Möglichkeiten, den Wertbeitrag des FM weiter zu steigern.

Für die strategische Weiterentwicklung des Facility Managements in Deutschland liefert der Branchenreport wertvolle Impulse. Auftraggeber erkennen durch die transparenten Daten die Wichtigkeit, FM als strategisches Instrument zur Unterstützung ihrer Kernprozesse zu betrachten und entsprechend zu investieren. FM-Dienstleister erhalten Hinweise, welche Leistungsbereiche und Geschäftsmodelle zukunftsträchtig sind und wo Investitionen (etwa in Mitarbeiter, Technik oder neue Services) priorisiert werden sollten. Auch die Politik und Öffentlichkeit kann aus dem Report ableiten, welche gesamtwirtschaftliche Bedeutung FM hat – nämlich die einer stabilisierenden Querschnittsfunktion, die zum Gelingen anderer Wirtschaftsaktivitäten beiträgt.

Der deutsche FM-Markt ist 2022 robust und wachstumsstark, aber auch gefordert, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Der GEFMA 980 Branchenreport 2022 hat die Kernbefunde hierzu geliefert – von der aktuellen Marktgröße über die Struktur bis hin zu Trends und Zukunftsfeldern. Diese Erkenntnisse werden dazu beitragen, das Facility Management in Deutschland weiter zu professionalisieren und auf die kommenden Herausforderungen auszurichten. Für alle Akteure – ob Auftraggeber oder Dienstleister – bietet der Report eine fundierte Grundlage, um Entscheidungen zu treffen und das Facility Management als strategisches Element erfolgreich in die Zukunft zu führen.