FM-Organisations-, Rollen-, Betreiber-, Portfolio-, Standort-, Regional- und Clusterkonzept

• Ein belastbares, von den zuständigen Stellen freigegebenes Zielbild für FM-Organisations-, Rollen-, Betreiber-, Portfolio-, Standort-, Regional- und Clusterkonzept herstellen.

• Muss-Anforderungen, betriebliche Standards und wirtschaftlich zu bewertende Optionen eindeutig trennen.

• Die gebündelten Teilmodule mit klaren Verantwortungen, Übergabepunkten und Nachweisen versehen.

• Nutzungsspezifische Prioritäten und Abweichungen transparent begründen.

• Eine umsetzbare Roadmap mit Terminen, Ressourcen, Kosten und Wirksamkeitskontrollen ableiten.

Der Wert des Pakets liegt in der gemeinsamen Steuerung eines zusammenhängenden Sachverhalts. Im Themenfeld „FM-Organisations-, Rollen-, Betreiber-, Portfolio-, Standort-, Regional- und Clusterkonzept“ werden Entscheidungen nicht mehr isoliert durch einzelne Gewerke, Standorte oder Dienstleister getroffen, sondern anhand einheitlicher Schutzziele, Leistungsbilder und Wirtschaftlichkeitskriterien. Rechtlich unterstützt das Konzept die nachvollziehbare Organisation, Delegation und Kontrolle, ersetzt jedoch weder die Prüfung des Einzelfalls noch Genehmigungen, Gefährdungsbeurteilungen oder fachplanerische Nachweise. Betriebspraktisch werden Schnittstellen, Störungsfolgen, Vertretungen und Datenbedarfe früh sichtbar. Kaufmännisch verbessert die Bündelung die Vergleichbarkeit von Varianten, Mengen und Leistungen. Für Nutzer und Kerngeschäft entsteht eine verlässlichere Leistung, weil Akzeptanzkriterien, Kommunikationswege und Eskalationen vor der Umsetzung geklärt sind.

Der Geltungsbereich ist für Portfolio, Standort, Gebäude, Fläche, Anlage, Service und Lebenszyklusphase ausdrücklich festzulegen. Für das Paket „FM-Organisations-, Rollen-, Betreiber-, Portfolio-, Standort-, Regional- und Clusterkonzept“ sind sowohl der Normalbetrieb als auch geplante Außerbetriebnahmen, Störungen, Umbauten, Spitzenlasten und Notfälle zu berücksichtigen. Einzubeziehen sind eigene Beschäftigte, Nutzer, Besucher, Fremdfirmen und gegebenenfalls Behörden oder Einsatzkräfte. Schnittstellen zum Kerngeschäft sowie zu zentralen und lokalen Organisationseinheiten müssen beschrieben werden. Ausnahmen dürfen nur mit Verantwortlichem, Begründung, Ersatzmaßnahme, Befristung und Freigabe geführt werden. Bei mehreren Standorten ist zwischen verbindlichem Konzern- oder Trägerstandard und objektspezifischer Ergänzung zu unterscheiden.

Die Priorität ist keine abstrakte Bewertung der Themenidee, sondern eine Projektsteuerungsentscheidung aus rechtlicher und betriebspraktischer Sicht. Prio. A bezeichnet den regelmäßig unverzichtbaren Steuerungsbedarf, Prio. B einen sehr hilfreichen und in komplexeren Objekten häufig erforderlichen Baustein; Optional bedeutet eine anlass-, risiko- oder reifegradabhängige Vertiefung. Für Banken / Versicherungen, Büro & Verwaltung, Hochschulen, Kulturbauten, Industrie & Produktion, Krankenhaus, Lager & Logistik, Schulen, Seniorenheime ist das Paket als verbindlicher Mindestbaustein in Projektauftrag, Freigabe und Wirksamkeitskontrolle zu verankern. Bei den A-Anwendungen sind die nutzungstypischen Schwerpunkte unmittelbar in Schutzziele, Sollprozesse und Abnahmekriterien zu übersetzen; besonders zu beachten sind Banken / Versicherungen: Schutz vertraulicher Informationen, belastbare Zutritts- und Sicherheitsprozesse sowie eine unterbrechungsarme Geschäftsabwicklung; Büro & Verwaltung: Arbeitsfähigkeit, Nutzerkomfort, hybride Belegung und ein wirtschaftlicher, gut steuerbarer Regelbetrieb; Hochschulen: wechselnde Lehr- und Forschungsnutzungen, Semester- und Veranstaltungsrhythmen, Campusstrukturen sowie die Beteiligung vieler dezentraler Einheiten.

Strategische, organisatorische, digitale, kaufmännische oder managementbezogene Grundregeln sollen portfolio- beziehungsweise organisationsweit einheitlich gelten. Unterschiedliche Nutzungen rechtfertigen regelmäßig keine parallelen Vollkonzepte. Nutzungsspezifische Besonderheiten werden bei Bedarf über Geltungsbereich, Parameter, Leistungsanlagen, Risikoklassen oder lokale Ergänzungen abgebildet. Eine eigenständige Variante ist erst angemessen, wenn abweichende Rechtsregime, Schutzbedarfe oder Betriebsmodelle eine getrennte Freigabe und Fortschreibung verlangen.

Rechts- und Normenbezüge sind als projektbezogene Prüfliste zu verwenden, nicht als pauschale Vollständigkeitserklärung. Maßgeblich bleiben die aktuelle Fassung, der konkrete Anwendungsbereich, Genehmigungen, behördliche Auflagen, Landesrecht, Versicherungsbedingungen und vertraglich vereinbarte Regeln. Normen entfalten ihre Wirkung je nach gesetzlicher Verweisung, Vertrag, Genehmigung oder Anerkennung als Stand der Technik. Für dieses Paket sind typischerweise zu prüfen:

• Bürgerliches Gesetzbuch (insbesondere Organisations-, Vertrags- und Verkehrssicherungspflichten im jeweiligen Sachzusammenhang)

• Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung, soweit Arbeitgeber- und Nutzerpflichten berührt sind

• einschlägiges Gesellschafts-, Haushalts- und Vergaberecht abhängig von Träger- und Rechtsform

• DIN EN ISO 41001 (Facility-Managementsysteme)

• DIN EN ISO 41011 und DIN EN ISO 41012 (Begriffe sowie strategische Beschaffung und Vereinbarungen)

• GEFMA 100-Reihe und GEFMA 114 als methodische FM-Rahmenwerke

• Unternehmens- und Immobilienstrategie.

• Organigramme und Entscheidungsordnungen.

• Leistungs- und Vertragslandschaft.

• Kosten-, Risiko- und Kennzahlendaten.

• Vorgaben und Bestandsnachweise der gebündelten Teilkonzepte.

• Ereignis-, Mängel-, Audit-, Beschwerde- und Abweichungsdaten.

• Betriebszeiten, Kritikalitäten, Nutzergruppen und Abhängigkeiten zum Kerngeschäft.

• Modul 1 – Organisationskonzept Facility Management: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Aufbau- und Ablauforganisation, Stellen, Führungsspannen, Teams, Prozesse sowie Schnittstellen zu Kerngeschäft, IT, HSE, Einkauf und Finanzen gestalten. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 2 – Rollen- und Verantwortlichkeitskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Aufgaben, Entscheidungsrechte und Mitwirkung von Eigentümer, Betreiber, Arbeitgeber, Nutzer, FM, Planern und Dienstleistern über Rollen- und RACI-Modelle zuordnen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 3 – Betreiberorganisationskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Betreiberrollen, Anlagenverantwortung, Pflichtendelegation, Vertretung, Kontrolle, Nachweisführung und Eskalation für Gebäude und Anlagen festlegen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 4 – Corporate-, Regional- und Local-FM-Konzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Strategische, taktische und operative Aufgaben trennen und zentrale Standards, regionale Steuerung, lokale Umsetzung sowie Eskalationswege definieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 5 – Portfolio- und Standortkonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Standorte nach Funktion, Kritikalität, Zustand, Kosten, Flächen, Zukunftsfähigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten bewerten. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 6 – Zentralisierungs- und Clusterkonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Aufgaben und Leistungen zentralen, regionalen oder lokalen Ebenen zuordnen und gemeinsame Verträge, Leitstellen und Kompetenzzentren bewerten. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Integrationsregel: Die Teilmodule verwenden ein gemeinsames Begriffs-, Rollen-, Daten- und Kennzahlensystem. Widersprüche werden nicht durch Textangleichung verdeckt, sondern über eine dokumentierte Prioritäts- oder Variantenentscheidung gelöst. Rechtlich eigenständige Prüfungen, Verantwortungsübertragungen und Freigaben bleiben auch innerhalb des zusammengeführten Pakets separat nachweisbar.

Federführend sollte eine fachlich und organisatorisch entscheidungsfähige Stelle sein. Typisch einzubinden sind Geschäftsführung beziehungsweise Träger, FM-Leitung, Eigentümer- und Betreibervertretung, Controlling, Einkauf, Recht/Compliance, HSE, IT und die betroffenen Nutzerbereiche. Der Auftraggeber legt Ziele, Geltungsbereich, Budget und Freigaberechte fest. Die fachliche Konzeptleitung strukturiert Anforderungen, Varianten und Entscheidungen. Betreiber- und Anlagenverantwortliche bestätigen Umsetzbarkeit und Nachweisführung; Nutzer und Kerngeschäft definieren Bedarfe und Akzeptanzkriterien. Recht, HSE, Datenschutz oder Informationssicherheit prüfen nur die jeweils einschlägigen Teile, müssen aber frühzeitig beteiligt werden. Dienstleister liefern Fachwissen und Daten, ersetzen jedoch nicht die Auftraggeberentscheidung. Eine RACI- oder vergleichbare Verantwortungsmatrix ist für Erstellung, Freigabe, Umsetzung, Betrieb, Kontrolle und Fortschreibung verbindlich zu führen.

• Grundlage: 01-K01 – FM-Rahmen-, Strategie- und Governancekonzept – GEFMA 114. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Koordination: 01-K03 – Betriebsmodell-, Sourcing-, Prozess-, Service-Desk- und Leistungssteuerungskonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Umsetzung und Kontrolle: 11-K02 – FM-Personalbedarfs- und Schichtkonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Auftrag klären: Anlass, Schutzziele, Geltungsbereich, Auftraggeber, Entscheidungsgremium und Abnahmekriterien festlegen.

• Bestand und Pflichten erfassen: Dokumente, Daten, Prozesse, Anlagen, Verträge, Ereignisse und rechtliche Anforderungen strukturiert aufnehmen.

• Bedarf und Risiken bewerten: Nutzungsanforderungen, Kritikalitäten, Schwachstellen, Abhängigkeiten und Szenarien priorisieren.

• Varianten entwickeln: technische, organisatorische, personelle und vertragliche Optionen einschließlich Lebenszykluskosten und Risiken vergleichen.

• Konzept entscheiden: Sollbild, Teilmodule, Verantwortungen, Schnittstellen, Maßnahmen, Nachweise und Abweichungen formal freigeben.

• Umsetzung und Wirksamkeit steuern: Roadmap, Budget, Vergabe, Schulung, Systemabbildung, Prüfungen, Kennzahlen und Reviewzyklus etablieren.

Die Umsetzung beginnt mit einer priorisierten Maßnahmenliste, in der jede Festlegung einem Verantwortlichen, Termin, Budget, Abnahmekriterium und Zielnachweis zugeordnet ist. Kurzfristige organisatorische Maßnahmen sind von baulichen, technischen oder systemischen Investitionen zu trennen. Bestehende Verträge, Leistungsbeschreibungen, CAFM-/IWMS-Workflows, Betriebs- und Notfallhandbücher sowie Schulungsunterlagen werden kontrolliert angepasst. Pilotierungen sind sinnvoll, wenn Nutzerverhalten, Datenqualität oder neue Technik wesentliche Unsicherheiten verursachen. Vor dem Roll-out sind betroffene Beschäftigte und Interessenvertretungen einzubinden. Die Betriebsübernahme verlangt benannte Verantwortliche, funktionsfähige Prozesse, verfügbare Ersatz- und Rückfalllösungen sowie vollständige Nachweise. Die Reihenfolge der Umsetzung richtet sich nach den Teilmodulen Organisationskonzept Facility Management, Rollen- und Verantwortlichkeitskonzept, Betreiberorganisationskonzept, Corporate-, Regional- und Local-FM-Konzept, Portfolio- und Standortkonzept, Zentralisierungs- und Clusterkonzept und der dokumentierten Priorität der betroffenen Nutzungsart. Erst nach gemessener Wirksamkeit und geschlossenem Restpunktregister gilt das Paket als implementiert.

• Umsetzungsgrad beschlossener Maßnahmen.

• Anteil eindeutig zugeordneter Verantwortungen.

• Einhaltung von Entscheidungs- und Eskalationszeiten.

• Zielerreichung der FM-Kennzahlen.

• Erfüllungsgrad der freigegebenen Anforderungen des Pakets 01-K02.

• Anteil fristgerecht geschlossener Abweichungen und Maßnahmen.

Eine planmäßige Überprüfung erfolgt mindestens jährlich beziehungsweise im festgelegten Managementzyklus. Anlassbezogen ist das Konzept nach Rechts- oder Normänderungen, Umbauten, Nutzungsänderungen, neuen Anlagen oder Systemen, Betreiber- oder Dienstleisterwechseln, erheblichen Störungen, Unfällen, Audits, Beschwerden oder geänderten Geschäftsanforderungen fortzuschreiben. Version, Freigabe, Änderungsgrund, betroffene Teilmodule und Umsetzungsstatus müssen nachvollziehbar bleiben.

• Freigegebenes Zielbild.

• Geltungsbereich.

• Organisations- und Rollenmodell.

• Entscheidungs- und Eskalationsregeln.

• priorisierte Maßnahmen-Roadmap.

• Kennzahlen und Reviewzyklus.

• freigegebenes Zielbild mit Geltungsbereich und Abgrenzung.

• Anforderungs-, Varianten- und Entscheidungsdokumentation.

• Rollen-, Schnittstellen- und Eskalationsmatrix.

• Maßnahmen-, Termin-, Budget- und Nachweisplan.

• Ziele bleiben allgemein und sind nicht mit Budgets oder Entscheidungen verknüpft.

• Rollen werden beschrieben, aber nicht wirksam übertragen oder kontrolliert.

• Schnittstellen zwischen Kerngeschäft, Eigentümer und Betreiber bleiben offen.

• Die Zusammenfassung der Teilkonzepte führt zu einer unscharfen Sammelbeschreibung ohne modulbezogene Verantwortungen.

• Das Konzept wiederholt den Ist-Zustand, ohne Variantenentscheidung, Umsetzungsplan und messbaren Sollzustand.

• Rechts- und Normenlisten werden ungeprüft übernommen und nicht auf Anlagen, Tätigkeiten, Nutzung und Landesrecht bezogen.

• Prüfen: Sind Anlass, Geltungsbereich, Auftraggeber, Freigabe und Dokumentenstatus eindeutig?

• Prüfen: Sind alle gebündelten Teilmodule fachlich abgegrenzt und in einem gemeinsamen Steuerungsmodell integriert?

• Prüfen: Sind gesetzliche Muss-Anforderungen, vertragliche Standards und freiwillige Ziele getrennt gekennzeichnet?

• Prüfen: Sind alle neun Nutzungsarten mit Priorität, Abweichung und besonderem Betriebsfokus berücksichtigt?

• Prüfen: Ist ausdrücklich entschieden und begründet, ob nutzungsbezogene Varianten notwendig, angemessen oder entbehrlich sind?

• Prüfen: Sind Schnittstellen, Rollen, Ressourcen, Eskalationen und Vertretungen belastbar geregelt?

• Prüfen: Sind Datenquellen, Kennzahlen, Nachweise, Aufbewahrung und Systemabbildung festgelegt?

• Prüfen: Sind Maßnahmen, Kosten, Termine, Abnahmekriterien und Fortschreibungsanlässe entschieden?

Die FM-Connect-Microsites dienen als redaktionelle und fachliche Vertiefung. Sie ersetzen keine objektspezifische Rechtsprüfung, liefern aber Begriffe, Methoden, Praxisbezüge und anschlussfähige Dokumente für die weitere Bearbeitung.

• Primärbezug: Organisation

• Fachliche Vertiefung: Strategie

• Fachliche Vertiefung: Masterplan

• Fachliche Vertiefung: FM-Grundlagen

• Fachliche Vertiefung: Betreiberverantwortung