Alle Zahlen sind fiktiv. Ein digital unterstützter FM-Prozess umfasst jährlich 48.000 vergleichbare administrative Vorgänge. Die bisherige manuelle Bearbeitung dauert durchschnittlich drei Minuten, nach der Änderung eine Minute. Fachliche Prüfungen und erforderliche Freigaben bleiben bestehen; automatisiert werden geeignete Übertragungs- und Zuordnungsarbeiten. Der Bruttoeffekt beträgt zwei Minuten je Vorgang. Vor der Entscheidung werden Fälle, Aufgaben und Zeitgrenzen so abgegrenzt, dass nicht bisher unbeachtete Nacharbeiten aus der neuen Bilanz verschwinden. Die Berechnung beschreibt eine nachvollziehbare Planannahme, kein allgemeines Versprechen über den Nutzen von Digitalisierung.
Bruttoeffekt und laufende Produktarbeit verrechnen
Aus 48.000 mal zwei Minuten ergeben sich 1.600 Stunden weniger manuelle Bearbeitung. Für dauerhafte Pflege, Qualitätssicherung und Änderungsarbeit fallen zusätzlich 360 Stunden an; weitere 160 Stunden werden für Unterstützung und Ausnahmebearbeitung benötigt. Zusammen sind das 520 Stunden neue interne Produktarbeit. Das rechnerische Nettopotenzial beträgt 1.080 Stunden. Es wird vor einer zusätzlichen Leistungszusage darauf geprüft, bei welchen Rollen und in welchen Zeitfenstern es tatsächlich entsteht. Die laufende Produktarbeit ist ein notwendiger Bestandteil der Lösung, kein vorübergehender Einführungsfehler, den man aus der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung entfernen darf.
Größe pro Jahr
Rechnung
Ergebnis
Brutto-Zeitgewinn
48.000 × (3 − 1) / 60
1.600 Stunden
Neue Produktarbeit
360 + 160
520 Stunden
Netto-Zeitpotenzial
1.600 − 520
1.080 Stunden
Davon externe Arbeit
400 × 65 Euro
26.000 Euro entfallende Zahlung
Verbleibende interne Zeit
1.080 − 400
680 Stunden
Zusätzliche Jahreszahlung
30.000 − 26.000
4.000 Euro
Zahlung und interne Kapazität unterscheiden
Von den 1.080 Stunden entfallen im Beispiel 400 Stunden bisher extern bezahlte Datennacharbeit. Der entsprechende Auftrag wird tatsächlich um 400 mal 65 Euro, also 26.000 Euro jährlich, reduziert. Die verbleibenden 680 Stunden sind interne Kapazität und keine zusätzliche Zahlungsentlastung. Neue Lizenz- und Betriebskosten betragen 30.000 Euro jährlich. Damit steigen die laufenden Zahlungen um 4.000 Euro. Hinzu kommen einmalig 42.000 Euro Einführungskosten; die zusätzliche Zahlung im ersten Jahr beträgt folglich 46.000 Euro. Die 520 internen Produktstunden sind bereits in der Zeitbilanz abgezogen und werden nicht nochmals als vermiedene Arbeitszeit verkauft.
Den gewonnenen Spielraum verantwortlich verwenden
Die Produktverantwortung vereinbart, welche bislang offenen Aufgaben mit den 680 internen Stunden bearbeitet werden. Im Beispiel sind dies qualitätsgesicherte Bestandsdatenbereinigung und die Überprüfung veralteter Zuordnungen. Dafür werden zusammenhängende Zeitfenster, passende Berechtigungen und fachliche Abnahmen benötigt. Zugleich erhalten die 520 Stunden laufende Produktarbeit eine bestätigte Besetzung und Finanzierung innerhalb der Organisation. Beschäftigtendaten werden nicht ohne geklärten Zweck zur individuellen Geschwindigkeitsrangliste gemacht. Erforderliche Beteiligung, Datenschutz und Rückfallverfahren werden vor der Änderung geklärt. Die digitale Lösung bleibt auch bei Personal- oder Dienstleisterwechsel verantwortbar.
Die Nachprüfung erfasst neben Durchschnittszeiten auch Fehler, Rückgaben, Ausnahmefälle, Ausfälle und den Aufwand für neue Anforderungen. Steigt die Pflege stärker als angenommen, sinkt das nutzbare Potenzial. Ebenso wird geprüft, ob die 400 externen Stunden wirklich aus Auftrag und Rechnung entfallen und die 680 internen Stunden zu den vereinbarten Ergebnissen führen. Ohne Bewertung dieser Ergebnisse ist eine finanzielle Amortisation nicht belegt. Der Fall zeigt dennoch einen möglichen Wertbeitrag: bessere Daten und zusätzliche Bearbeitungsfähigkeit bei transparent höherer Zahlung. Er verhindert die irreführende Gleichsetzung aller gewonnenen Stunden mit eingespartem Geld.
