GEFMA 964: Internationale FM-Ausschreibungen strukturiert gestalten
Die Ausschreibung von Facility-Management-Leistungen über mehrere Länder und Standorte ist wesentlich komplexer als die Bündelung einzelner lokaler Vergaben. Unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, Leistungsstandards, Marktstrukturen, Kostenmodelle und organisatorische Reifegrade müssen mit den übergeordneten Zielen eines internationalen Unternehmens verbunden werden.
Die GEFMA 964 „Leitfaden für die Ausschreibung von Facility-Management-Dienstleistungen in internationalen Großunternehmen“ bietet hierfür einen strukturierten Orientierungsrahmen. Im Mittelpunkt stehen insbesondere Vorgehensweise, Zeitmanagement, Kommunikation, Prozessorganisation und Implementierung internationaler FM-Ausschreibungen.
Eine internationale Ausschreibung muss unterscheiden, welche Anforderungen konzernweit verbindlich sein sollen und welche Leistungen an lokale Bedingungen angepasst werden müssen.
Ziel ist keine vollständige Gleichschaltung aller Standorte. Vielmehr sollte ein gemeinsamer FM-Rahmen mit kontrollierten lokalen Varianten entstehen.
Internationale Vergaben benötigen eine belastbare Datengrundlage. Vor dem Marktzugang sollten insbesondere geklärt werden:
welche Standorte und Länder einbezogen werden,
welche Leistungen gebündelt werden können,
welche Leistungsstandards gelten,
welche Daten zu Flächen, Anlagen und Mengen verfügbar sind,
welche Leistungen gesetzlich oder betrieblich lokal organisiert werden müssen,
welches Sourcing- und Providermodell verfolgt wird,
welche Steuerungsorganisation auf Auftraggeberseite bestehen soll.
Unklare Ausgangsdaten werden durch eine internationale Ausschreibung nicht gelöst, sondern regelmäßig vervielfacht.
Leistungsbeschreibung und Governance verbinden
Eine internationale Ausschreibung benötigt neben der fachlichen Leistungsbeschreibung ein belastbares Governance-Modell. Dazu gehören beispielsweise:
globale und lokale Ansprechpartner,
Verantwortungs- und Eskalationsmatrizen,
KPI- und SLA-Systematik,
einheitliche Reportinganforderungen,
Change- und Nachtragsprozesse,
Regelungen für lokale Subunternehmer,
Daten- und CAFM-Anforderungen,
kontinuierliche Verbesserungsprozesse.
Implementierung bereits in der Vergabe berücksichtigen
Mit dem Zuschlag beginnt erst die eigentliche Transformation. Personalübergänge, Datenmigration, Standortaufnahme, Mobilisierung von Dienstleistern und Aufbau des Reportings benötigen ausreichend Zeit und klare Verantwortlichkeiten.
GEFMA 964 versteht die internationale Ausschreibung deshalb als durchgängigen Prozess von Vorbereitung und Strukturierung über Ausschreibung und Vergabe bis zur Implementierung. Der Leitfaden wurde ausdrücklich entwickelt, um Unternehmen bei der Internationalisierung ihres Facility Managements und der globalen Umsetzung einheitlicher Standards zu unterstützen.
Für international tätige Organisationen bietet GEFMA 964 damit eine wichtige Orientierung, um Standardisierung, lokale Anforderungen, Wettbewerb und Steuerbarkeit in einem konsistenten Vergabemodell zusammenzuführen.
