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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Leistungsvereinbarung Unternehmensltg. - Ltg. FM

Facility Management: Organisationsentwicklung » Aufbauorganisation » Anweisende Dokumentation » Leistungsvereinbarung

Eine transparente Kommunikation und regelmäßige Überprüfung der vereinbarten Leistungen sind entscheidend für den Erfolg der Leistungsvereinbarung

Eine transparente Kommunikation und regelmäßige Überprüfung der vereinbarten Leistungen sind entscheidend für den Erfolg der Leistungsvereinbarung

Die Leistungsvereinbarung stellt ein zentrales Werkzeug dar, um Facility Management Maßnahmen erfolgreich umzusetzen. Sie hat den Zweck, die Erbringung von Leistungen sowie die Erwartungen zwischen Kunden und Dienstleistern klar zu definieren. Die Inhalte der Leistungsvereinbarung sollten exakt, messbar und realistisch formuliert sein, um eine effektive Kooperation sicherzustellen.

Leistungsvereinbarungen im Facility Management

Leistungsvereinbarung Facility Management

Analyse von Daten und Statistiken

Detailgenaue Auswertung von Diagrammen und Zahlen in einem professionellen Arbeitsumfeld.

Um den Umfang der Facility Management Leistungen effektiv festzulegen und die entsprechenden Betreiberpflichten innerhalb des Unternehmens wirksam zu übertragen, wird eine "Leistungsvereinbarung" zwischen der obersten Unternehmensführung (Vorstand, Geschäftsführung) und dem Facility Management Leiter abgeschlossen.

Weitere Varianten von Leistungsvereinbarungen sind beispielsweise "Konzernrichtlinien Facility Management".

Diese bilden den übergeordneten strategischen Rahmen und werden durch eine "Leistungsbeschreibung" der Facility Management Aufgaben ergänzt.

Es liegt in der Regel in der Verantwortung des Facility Management Leiters, die genaue Umsetzung der Leistungserbringung zu organisieren.

Gegenstand (Auszug als Veranschaulichung)

Die Leitungsebene beauftragt das Facility Management mit der Erbringung der erforderlichen Leistungen im Bereich FM. Diese umfassen auch alle notwendigen Beratungs-, Planungs-, Bau- und Betreiberleistungen, wie beispielsweise das Management von Störungen und Aufträgen für sämtliche baulichen und technischen Anlagen, abzüglich der vereinbarten Leistungen anderer Bereiche.

Sofern das Facility Management bisher regelmäßig FM-Leistungen erbracht hat, die nicht in der Leistungsbeschreibung aufgeführt sind oder ungenau erfasst wurden, sind diese weiterhin zu erbringen und in der Leistungsbeschreibung zu dokumentieren.

Im Falle von Meinungsverschiedenheiten über den Umfang der geschuldeten Leistungen, haben die Parteien gemeinsam den tatsächlichen Leistungsumfang dieser FM-Leistungen zu ermitteln.

Nach einer projektbezogenen Beauftragung hat das Facility Management die notwendigen Planungs- und Bauleistungen sowie die erforderlichen Bauunterhaltungsleistungen zu erbringen. Hierbei greift das Facility Management gegebenenfalls auf Dienstleister zurück.

Neben den projektspezifischen Leistungen des Facility Managements, die auf Anfrage der Nutzer initiiert werden, ist das FM für den kontinuierlichen Betrieb der baulichen und technischen Anlagen sowie ausgewählter infrastruktureller Leistungen verantwortlich. Diese Leistungen bedürfen keiner speziellen Beauftragung und werden als "kontinuierliches System von Regelleistungen" betrachtet.

Die Facility Management Leistungen sind auf Basis von Leistungs- und Prozessbeschreibungen usw. möglichst umfassend zu planen, durchzuführen, zu optimieren und im FM-DV-System zu dokumentieren sowie zu überwachen.

Die Nutzer haben das Recht, den Inhalt und Umfang der vereinbarten Leistungen zu ändern, wobei in diesem Fall das Budget anzupassen ist.

Regelmäßig sind dabei insbesondere folgende Punkte festzulegen:

  • exakter Leistungsumfang und -inhalt,

  • Fristen für die Leistungserbringung,

  • etwaige notwendige Abnahmen und das Abnahmeverfahren,

  • Budget.

Verantwortlichkeit (Auszug als Muster)

Das Facility Management ist eigenverantwortlich dafür zuständig, die in dieser Vereinbarung festgelegten FM-Leistungen zu erbringen. Dabei muss es alle gesetzlichen Vorschriften einhalten. Es ist verpflichtet, sämtliche Leistungsverpflichtungen, geltende arbeitsrechtliche und andere rechtliche Bestimmungen sowie technische Regelungen, die ihm obliegen, zu beachten.

Falls es nicht möglich ist, die vertraglich festgelegte Leistung zu erbringen oder Betriebsstörungen auftreten, muss das Facility Management die Nutzer unverzüglich benachrichtigen. Es ist dazu verpflichtet, für die Dauer der Unmöglichkeit oder der Betriebsstörung, unter Berücksichtigung der sonstigen Vorgaben dieser Vereinbarung, fachlich geeignete und leistungsfähige Dienstleister in Abstimmung mit den Nutzern zu beauftragen, um die Erfüllung der vertraglichen Leistungen sicherzustellen...

Varianten

Fa i.d.R. nicht alle FM-Leistungen in einer Organisationseinheit zusammengefasst sind, erstellen wir auch Leistungsvereinbarungen für ausgewählte Leistungsbündel, z.B.:

  • Technische Dienste

  • Reinigung

  • Security

  • Logistik

  • Medizintechnik

  • Energiemanagement

  • ff.

Konsequenz von FM-Vereinbarungen

Sind alle FM-Leistungen wirksam vereinbart, dann besteht i.d.R. auch Bedauf an weiteren Aufgabenklärungen, z.B.

  • Medizintechnik

  • Personal

  • Wirtschaftsdienste

  • Einkauf-. und Beschaffung

  • Controlling