VDMA 24186-4 Leistungsprogramm für die Wartung: Gebäudeautomationssysteme

Das VDMA-Leistungsprogramm Teil 4 dient im FM als baseline für Leistungsverzeichnisse, Verträge und Qualitätsanforderungen. Da es Mindestanforderungen für die Wartung definiert, kann es als fester Bezugspunkt in Ausschreibungen oder bei der Erstellung von Service Level Agreements (SLAs) genutzt werden. Für FM-Teams schafft es eine einheitliche Basis: Die enthaltenen Wartungsleistungen spiegeln wider, was sachgerecht erforderlich ist, und ermöglichen so transparente und vergleichbare Leistungsvereinbarungen. In Zusammenspiel mit Betreiber- und Nutzungs-Anforderungen bildet dieses Programm die Grundlage, um die Wartungsservices systematisch zu beschreiben und zu steuern.

Damit aus dem Katalog messbare Leistungen werden, müssen die Aufgaben aus VDMA 24186-4 in Verträge und Pflichtenhefte übertragen werden. Typischerweise werden die Wartungsaufgaben und Frequenzen (z. B. jährlich, halbjährlich) in ein Leistungsverzeichnis eingearbeitet oder als Leistungstablellen im Anhang aufgeführt. Diese Tabelleneinträge können in Werkvertragsform übernommen und mit klaren Abnahmekriterien versehen werden. Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass jede Wartungsleistung mit Protokollnachweis abzuschließen ist und bestimmte Messergebnisse oder Funktionsnachweise dokumentiert werden müssen. Auf diese Weise werden die abstrakten Aufgaben zu konkreten, akzeptierbaren Arbeitsergebnissen: etwa „Alle Temperaturfühler wurden auf Funktion geprüft und dokumentiert“ als Abnahmebedingung. Die Einhaltung dieser Kriterien sichert die Verwertbarkeit der Resultate und erleichtert den Abnahmeprozess durch den Auftraggeber.

gewünschte Systemverfügbarkeit oder Energieziele) werden in einem Betriebs- bzw. FM-Konzept festgehalten und flankieren die Wartung. Abnahmeregeln (zum Beispiel: alle Protokolle vollständig, keine offenen kritischen Mängel) legen fest, wie man den Erfolg der Wartung prüft. Jede Änderung an der Gebäudesystemkonfiguration (z. B. aktualisierte Regelparameter, Austausch eines Reglers) wird im Änderungsmanagement erfasst, um eine lückenlose Historie sicherzustellen.

• Zustandskontrollen (Condition Checks) wie Sichtprüfungen auf Unversehrtheit von Gehäusen, Beschriftungen, Befestigungen.

• Funktionskontrollen (Functional Checks) zur Prüfung des korrekten Betriebsverhaltens unter definierten Betriebszuständen.

• Service-Arbeiten (Service Actions) umfassen eingriffe wie Reinigung, Nachjustieren oder Austausch von Verschleißteilen.

• Dokumentationsleistungen: Jede Wartung wird dokumentiert, etwa im Wartungsprotokoll oder Checklisten.

Diese standardisierten Maßnahmen sollen reproduzierbar sein: Für jede Baugruppe existieren einheitliche Prüfhinweise und Aktionsbeschreibungen. Umgangssprachlich spricht man oft nur von „Wartung“ oder „Inspektion“, doch in den Tabellen wird klar unterschieden, ob lediglich geprüft oder aktiv gewartet wird. Ziel ist, dass FM-Verantwortliche und Dienstleister weltweit dieselbe Terminologie verwenden können, um gleiche Mindestleistungen zu garantieren.

Die Aufgaben aus VDMA 24186-4 sind entweder periodisch oder bedarfsorientiert verankert. Periodische Leistungen werden in regelmäßigen Zeitabständen (monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.) ausgeführt – die Intervalle sind in den Einheitsblättern jeweils als Empfehlung oder Beispiel angegeben (konkret festgelegt wird dies vertraglich). Dagegen sind bedarfsorientierte Leistungen an Bedingungen oder Ereignisse geknüpft, zum Beispiel erhöhte Verschmutzung, Fehlerbilder oder bestimmte Laufzeiten. Ein typischer Ansatz der 24186er-Logik ist, Laufzeiten bzw. Betriebsstunden als Steuerungsgröße einzusetzen: Etwa soll nach X Betriebsstunden ein Laufzeitzähler prüfen oder ein Filter gewechselt werden. Das erhöht die Effizienz und verhindert unnötige Arbeiten.

Für das FM heißt das: Die Planung umfasst einen Wartungsplan mit den wiederkehrenden Terminen, basierend auf dem Katalog. Zusätzlich müssen Auslöser definiert werden, die außerplanmäßige Arbeiten veranlassen (z. B. Alarm mit Störmeldung). Moderne CAFM-/CMMS-Systeme können Laufzeiten und Alarme aus BAS-Systemen nutzen, um entsprechende Meldungen an die FM-Prozesse zu geben. So ergibt sich ein Mix aus wiederkehrenden Inspektionen und ereignisgesteuerten Nachkontrollen.

• Befunde erfassen: Während einer Kontrolle entstehen Befunde (z. B. festgestellte Abnutzung, Abweichung oder Anomalie). Diese werden im Prüfprotokoll festgehalten und kategorisiert (z. B. Sofortmaßnahme, Ersatz notwendig, Empfehlung).

• Arbeitsauftrag erstellen: Liegen Mängel oder offene Punkte vor, generiert das FM daraus klar definierte Arbeitsaufträge oder Tickets an Fachhandwerker. Darin steht beschrieben, was konkret zu beheben ist (inklusive Priorität und Frist).

• Korrekturmaßnahmen umsetzen: Der Wartungsdienstleister oder die Instandhaltung führt die notwendigen Reparatur- oder Ersatzarbeiten aus. Alle durchgeführten Eingriffe werden dokumentiert (ausgetauschte Teile, eingestellte Parameter, Beobachtungen).

• Verifikation/Abschlussdokumentation: Nach der Fehlerbehebung erfolgt ein Nachtest (Verifikation), um die Wirksamkeit der Maßnahme sicherzustellen. Der erfolgreiche Abschluss wird in einem Retest-Protokoll oder Abschlussbericht festgehalten, als Nachweis, dass der Mangel behoben ist.

Dieser Zyklus (Prüfung – Befund – Auftrag – Maßnahme – Nachtest) sorgt dafür, dass keine Mängel übersehen werden und alle Aufgaben nachgewiesen abgeschlossen werden können. Er stellt die Verbindung her zwischen den standardisierten Wartungsaufgaben und den praktischen FM-Abläufen für Qualitätssicherung.

• Governance und Freigaben: Er genehmigt das Wartungskonzept, unterzeichnet Verträge und sorgt für ausreichende Budgetierung. Ziele wie Verfügbarkeiten oder Soll-Leistungsniveaus werden auf Führungsebene festgelegt.

• Zugang und Ressourcen: Er stellt den Zugang zu Anlagen bereit (z. B. Ausrückung von Gebäudepersonal, Freigabe von Bereichen während Wartungsfenstern) und gewährleistet notwendige Bedingungen (Strom, Betriebsmodi).

• Akzeptanz von Nachweisen: Der Betreiber nimmt formell die Wartungsleistungen ab, indem er Protokolle oder Abnahmeformulare prüft und unterschreibt. Er achtet darauf, dass alle dokumentierten Anforderungen erfüllt sind.

• Strategische Koordination: Er definiert die betrieblichen Rahmenbedingungen (z. B. gewünschte Betriebsmodi, IT-Richtlinien) und entscheidet über Prioritäten im Instandhaltungsplan, etwa im Rahmen eines Sicherheitskonzepts oder Energieziels.

Als Evidenz für diese Verantwortungen dienen dem Facility Manager etwa ein genehmigtes Instandhaltungskonzept oder Wartungsplan sowie protokollierte Freigaben von Arbeiten und Abnahmezeichen von Prüfberichten.

• Planung und Koordination: Erstellung des Jahres- oder Mehrjahreswartungsplans auf Basis des VDMA-Leitfadens, Koordination von Terminen mit Betrieb, Nutzern und Dienstleistern. Dies schließt auch die Vergabe von Aufträgen ein.

• Qualitätssicherung: Kontrollen der Vollständigkeit und Plausibilität der Wartungsdokumentation. FM führt stichprobenhafte Begehungen durch und prüft Protokolle, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden.

• Maßnahmenverfolgung: Offene Mängel und Folgearbeiten werden im FM nachgehalten. Hierfür führt das Team eine Defektliste, verfolgt Fristen und stellt die zeitgerechte Erledigung sicher.

• Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit anderen Bereichen (z. B. IT, Gebäudetechnik, Fachabteilungen) und Klärung von Schnittstellen. FM agiert als zentraler Ansprechpartner für planungs- oder betriebstechnische Fragen während der Wartung.

Daher liegen bei FM-Operation typischerweise ein gesamter Wartungsplan mit Terminen sowie Protokolle über Qualitätskontrollen und Rückmeldungen der Auftragnehmer vor.

• Aufgabenbearbeitung: Durchführung der im Leistungsverzeichnis beschriebenen Prüfungen, Kontrollen und Serviceaktionen. Der Dienstleister erbringt die vereinbarten Wartungsleistungen fachgerecht und fristgerecht.

• Dokumentation: Ausfüllen von Wartungsprotokollen, Checklisten und Messaufzeichnungen. Sämtliche Ergebnisse und Feststellungen werden schriftlich festgehalten und dem FM zur Verfügung gestellt.

• Meldung von Mängeln: Aufzeigen von abweichenden Zuständen oder Defekten, die während der Arbeit auftreten. Der Dienstleister meldet solche Befunde unverzüglich mit Dringlichkeitsangabe.

• Empfehlungen: Gegebenenfalls gibt er Empfehlungen für Verbesserungen oder sinnvolle Nachfolgearbeiten ab (z. B. Erneuerung von Verschleißteilen, Anpassung von Prüffristen).

Der Dienstleister stellt damit die operativen Wartungsleistungen bereit. Üblicherweise resultieren seine Arbeiten in Serviceprotokollen und Checklisten, die als Beleg der erbrachten Leistungen beim FM gesammelt werden.

• Zugriffsverwaltung: Ein klar umrissener Prozess regelt, wer welche Systemzugänge hat. In der Regel stellt ein IT/OT-Administrator Benutzerkonten und Rechte für die Wartung bereit (Schlüssel, Anmeldedaten, Remote-Zugriff) und protokolliert diese Zugriffe.

• Datensicherung und -wiederherstellung: Regelmäßige Backups der Automationsdatenbanken und Projektierungsdaten liegen typischerweise in der Verantwortung der IT/OT-Abteilung. FM sollte definieren, in welchen Fällen und in welchem Umfang Backups erstellt und geprüft werden (z. B. vor größeren Eingriffen).

• Patching und Updates: Firmware- oder Software-Updates in der Gebäudeautomation erfordern meist ein Zeitfenster und Abstimmung mit der IT. Solche IT-Tasks (z. B. Sicherheitsupdates für Server) sind explizit an den IT/OT-Betrieb zuweisen.

• IT-Sicherheit: Aufgaben wie Netzwerk-Härtung, Firewall-Regeln, Passwortrichtlinien oder Log-Auswertungen sind keine typischen Wartungsaufgaben und verbleiben beim IT-Security-Team. Im Vertrag wird allerdings festgelegt, wie diese Belange miteinander abgestimmt werden (z. B. Meldung von Sicherheitshinweisen aus der Automationsumgebung an IT).

Typische Nachweise für die IT/OT-Schnittstelle sind etwa Zugriffsprotokolle (wer wann wo eingeloggt hat) sowie Backup-Berichte oder Change-Logs über eingespielte Updates. So bleiben Verantwortlichkeiten klar getrennt, und gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Teams miteinander kooperieren, ohne Zuständigkeitslücken.

• Zustandskontrolle (Condition Check): Sicht- und Identitätsprüfung von Komponenten. Hier wird geprüft, ob Beschriftungen vorhanden, Bauteile unbeschädigt und Anschlüsse korrekt sind. Ergebnisse werden in einem Befundprotokoll notiert.

• Funktionskontrolle (Functional Check): Prüfung der Funktion im definierten Betriebszustand. Zum Beispiel wird ein Sensor bei simuliertem Eingang getestet oder ein Aktor in Endposition gefahren. Die dabei ermittelten Reaktionen werden protokolliert.

• Service-Arbeit (Service Action): Eingreifende Maßnahme wie Reinigen, Nachfüllen, Nachstellen oder Tauschen von Verschleißteilen. Typische Beispiele sind Filterwechsel, Spannungsanpassung oder Justage. Diese Arbeiten erzeugen einen Arbeitsbericht und eine Liste der verwendeten Teile.

• Verifikation (Verification): Nach einer Korrekturmaßnahme wird gezielt die ursprüngliche Prüfung wiederholt. Hier dokumentiert man das erfolgreiche Nachtesten und schließt so den Wartungszyklus formal ab.

Jeder dieser Aufgabentypen führt zu spezifischen Dokumentationsergebnissen. Während Zustands- und Funktionsprüfungen eher Befundnotizen bzw. Funktionsnachweise erzeugen, resultiert eine Service-Aktion in einem Service-Protokoll mit Teileliste. Eine abschließende Verifikation dient als Abschlussnachweis, dass ein gemeldetes Problem behoben wurde.

Die einzelnen Wartungsposten sind nach einer hierarchischen Systematik geordnet. Zunächst unterscheidet man Systemgruppen (z. B. Gebäudeautomation). Darunter folgen Hauptbaugruppen (z. B. Feldgeräte, Leittechnik, Netzwerke). Anschließend werden Unterbaugruppen und spezifische Komponenten benannt. Diese Schichtung entspricht dem Nummernsystem aus Teil 0. So hat jede Komponente einen eindeutigen Schlüssel, mit dem die zugehörigen Wartungsaufgaben verknüpft sind.

Im Kontext des Facility Management lassen sich diese Gruppen auch pragmatisch nutzen: Zum Beispiel wird im Leistungsverzeichnis nach „Feldebene: Sensoren/Aktoren“, „Automationsstationen: Regler/I-O-Module“, „Managementebene: Server/Stations“ gegliedert. Diese strukturierte Gruppierung hilft sowohl bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses als auch bei der späteren Zuordnung der Wartungsprotokolle zu den betroffenen Anlagen.

• Befundkategorien und Mängelklassifizierung: Gefundene Abweichungen werden kategorisiert (z. B. A = sofort behebungsbedürftig, B = mittelfristig, C = Empfehlung). Prioritäten und Deadlines für die Behebung werden zugeordnet.

• Empfehlungen: Für festgestellte Nichtkonformitäten werden eventuell Handlungsempfehlungen ausgegeben (z. B. Austauschintervall verkürzen).

• Retest-Logik: Nach Korrekturmaßnahmen muss ein erneuter Test erfolgen. Das Nachtest-Protokoll dokumentiert, dass der Fehler behoben ist und das Gerät den Sollzustand erreicht.

Die folgenden Beispiele orientieren sich an der praktischen Herangehensweise der VDMA: Service-Tabellen nach Baugruppen mit allgemeinen Beschreibungen. Die Formulierungen bleiben bewusst allgemein und vertragsfähig.

• Sensoren und Messelemente: Kontrolle auf festen Sitz, Unversehrtheit und ordnungsgemäße Beschriftung. Prüfung der Plausibilität von Messwerten (z. B. Temperatur- und Feuchtefühler vergleichen). Dichtigkeit von Sensoranschlüssen bei vernetzten Luftdaten oder Wasseranschlüssen.

• Aktoren und Antriebe: Prüfung der mechanischen Funktion (freier Hub, Endlagen) und ggf. eingestellte Anfangs- und Endlage. Kontrolle von Federn oder Gegengewichten bei Rückstellern. Überprüfung von Not- oder Fehlerbit-Verhalten. Prüfungen im spannungslosen Zustand (z. B. manuelle Betätigung) auf reibungsfreien Lauf.

• Feldverkabelung/Klemmen: Sichtkontrolle der Anschlüsse und Kabel (fixiert, keine Beschädigungen). Überprüfung, ob Signalleitungen oder Kabel richtig gekennzeichnet und abgesichert sind. Hinweis: Elektrische Schutzprüfungen (z. B. Erdungsdurchgang) gehören in den Elektro-Bereich und werden hier nur am Rande angemerkt.

• Regler/DDC-Stationen: Prüfung der Schaltschränke oder Gehäuse auf Verschmutzung, Beschädigung und korrekte Abdichtung. Kontrolle von Lüftungsöffnungen (keine Verunreinigung). Funktionstest der Grundregler-Logik oder Diagnoseanzeigen (zum Beispiel Signal-LEDs im Normalzustand). Überprüfung interner Uhren/Zeiten auf Synchronität.

• Ein-/Ausgangsmodule: Kontrolle der Statusanzeigen (LEDs für Verbindung, Fehler). Sicherstellen, dass alle Module adressierbar sind (Kommunikationstest) und keine Modulausfälle vorliegen. Basisfunktion prüfen, indem einzelne Kanäle angesteuert und Rückmeldungen kontrolliert werden (Schaltkontakt, Messwert).

• Stromversorgung/USV im MSR-Bereich: Prüfung der Versorgungsspannungen (Spannungsgüte, Batterie-Ladung). Bei USV-Systemen Testen der Umschaltfunktion und Verfügbarkeit (z. B. Kurzunterbrechung simulieren, Lasttest) und Prüfung von Meldeverbindungen (Alarmkontakte).

• Bedienstationen und Visualisierung: Kontrolle der Bedienrechner (Arbeitsstationen) hinsichtlich Verfügbarkeit und ordnungsgemäßem Hochfahren. Prüfung, ob die Bedienoberfläche funktionsfähig ist (z. B. geöffnete Grafiken oder Trendanzeigen lassen sich anzeigen). Test von Benutzerfunktionen (Bedienung eines einfachen Vorgangs).

• Datenverfügbarkeit und Trends: Sicherstellen, dass Mess- und Ereignisdaten ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Beispiel: Test, ob neu angelegte Datensätze auf einem Trend sichtbar sind, oder ob Alarmprotokolle lückenlos geführt werden. Überprüfung, ob langzeitige Datenspeicherung und Protokollierung aktuell ist (z. B. Tagesprotokoll, Störhistorie).

• Backup/Restore-Bereitschaft (Schnittstelle): Obwohl keine bestimmten Werkzeuge vorgegeben werden, wird erwartet, dass die Datensicherung eingerichtet ist. FM sollte prüfen, ob aktuell gesicherte Datensätze existieren (z. B. an Backup-Erstellungsdatum erkennen). Eine tiefergehende Wiederherstellungsprüfung kann stichprobenhaft erfolgen, Hauptsache ist die Nachweisführung über Backups.

• Netzwerkkomponenten der GA: Prüfung der Netzwerk-Switches und Router, die speziell für die Gebäudeautomation eingesetzt werden. Kontrolle der Betriebsanzeigen (Power-LED, Link-LEDs). Dokumentation ist hier wichtig: Wurden Änderungen am Netzwerktopologieplan oder den Switch-Einstellungen vorgenommen? Fehlt eine Aussage, sollte das FM die Aktualisierung einfordern.

• Schnittstellenprüfung: Überprüfung der durchgängigen Kommunikation: Beispielweise Ping-Tests oder Senden von Testdaten zwischen Automationsstationen und Servern. Sicherstellen, dass Listen bekannter IP-Adressen oder Gerätelisten aktuell sind. Jede Änderung (neues Gerät, geänderte IP) sollte nachvollziehbar dokumentiert sein.

• Abgrenzung IT/Cyber-Sicherheit: Netzwerkkonnektivität und Standardvernetzungsaufgaben sind teilweise IT-verantwortlich. FM legt fest, wer Updates von Sicherheitspatches einspielt, wer Passwortrichtlinien prüft und wer Protokolle auswertet. Für Wartungszwecke genügt jedoch die Kontrolle, dass Netzwerke korrekt verbunden und beschriftet sind; detaillierte IT-Sicherheitsmaßnahmen werden durch separate IT-Policies abgedeckt.

• Anschluss an Gebäudesysteme (HVAC, HLK, Beleuchtung etc.): Bei der Wartung der BAS-Komponenten ist zu prüfen, dass die Steuer- und Messsignale zu den jeweiligen Anlagen konsistent sind. Zum Beispiel sollten Signale für Heizkessel, Lüftungsaggregate oder Jalousien erhalten bleiben. Wartungsaufgaben beschränken sich aber auf die Automationsseite; die tatsächlich fachlichen Kontrollen (z. B. Druckdifferenz Lüftung, Brennerfunktion) bleiben Gewerken vorbehalten.

• Dokumentationskonsistenz: FM stellt sicher, dass Punktlisten, Anlagenbezeichnungen und Schnittstellenbeschreibungen in allen Dokumenten übereinstimmen. Sind in der Gebäudeautomation einem Heizkreis genannt, so muss dies auch in der Heizungsplanung und in der FM-Dokumentation gleich benannt sein. Inkonsistenzen sind Mängel und werden vom FM als Kontrollpunkt festgehalten.

Teil 4 deckt nur solche Versorgungseinrichtungen ab, die unmittelbar der MSR- oder Automationsinfrastruktur dienen. Das sind typischerweise Druckluftkompressoren mit nachgeschalteter Trocknungs- und Filtereinheit, soweit diese Instrumente der Automatisierung (z. B. pneumatische Stellantriebe, pneumatische Schaltungskomponenten) versorgen. Rein HLK-orientierte Kompressoren oder Druckluftsysteme für andere Zwecke sind nicht im Fokus. Wichtig: Wenn Druckluft nach der Druckgeräterichtlinie als überwachungsbedürftiges Gerät gilt, fallen Prüfpflichten (z. B. Dichtheitsprüfung, Manometer-Kalibrierung) nicht unter das VDMA-Wartungsprogramm, sondern unter gesonderte Sicherheitsregeln.

• Kontrolle und Austausch von Filtereinsätzen und Wasserabscheidern.

• Überprüfung des Ölstands und des Ölfilters (bei ölumlaufschmierenden Kompressoren).

• Einstellung der Druckregelung (Schaltpunkte), Prüfen des Sicherheitsventils.

• Dokumentation gemessener Größen (Anlagendruck, Temperatur, Feuchte nach dem Trockner) als Befund.

Zudem werden Auffälligkeiten wie Leckagen oder ungewöhnliche Geräusche notiert. Diese Arbeiten sollen die Druckluftqualität sicherstellen und Ausfälle minimieren.

• Getrennte Prüfverpflichtungen: Ist ein Druckluftnetz als Druckbehälter eingestuft, müssen bestimmte Prüfungen (z. B. TÜV-Prüfungen von Behältern) durch entsprechend qualifizierte Fachkräfte erfolgen. Diese sind nicht Teil der Routinewartung, sondern werden separat ausgeschrieben.

• Klare Leistungsbeschreibung: Der Wartungspartner führt nur die in Teil 4 beschriebenen Tätigkeiten durch – etwa Filterwechsel oder Funktionsprüfungen. Sofern zusätzliche Tätigkeiten erforderlich sind (z. B. Spülung von Leitungen, Erneuerung von Kolben), sind diese gesondert zu kalkulieren.

• Abgrenzung nach Arbeitsschutz: Allgemeine Arbeitsschutz-Prüfungen (z. B. jährlich Pflichtprüfung elektrischer Antriebe gemäß DGUV) müssen weiterhin nach dem Arbeitsrecht erfolgen, auch wenn sie das Druckluftsystem betreffen.

Durch klare Vertragspassagen wird vermieden, dass es zu Zuständigkeitskonflikten kommt: Jede betroffene Seite (FM, installierende Gewerke, spezialisierte Prüfer) kennt ihren Umfang und die Form der Schnittstellen.

Ein ordnungsgemäßes Wartungsprotokoll enthält mindestens: das Datum, die eindeutige System- oder Gerätekennung, die durchgeführten Tätigkeiten (referenziert auf die Aufgabenliste), Feststellungen/Befunde und eine Unterschrift des Technikers sowie des Prüfers (oder Verantwortlichen). Im Protokoll werden die einzelnen Prüfpunkte ausgeführt, etwa „Sensor XY – Überprüfung: Keine Beschädigung, Messwert plausibel – OK“. Jede Tätigkeit wird als abgeschlossen markiert. So ist für jeden Posten nachvollziehbar, dass er erledigt wurde. Optional werden verwendete Messwerte oder Einstellungen mitprotokolliert (z. B. eingestellter Differenzdruck beim Filter).

• Beschreibung und Klassifizierung: Was ist nicht in Ordnung (z. B. „Luftfilter zu 80 % verlegt“), ggf. nach Dringlichkeit sortiert.

• Betriebliche Auswirkungen: Welchen Einfluss hat der Mangel auf den Anlagenbetrieb (z. B. erhöhter Verschleiß, Risiko-Ausfall)?

• Fristsetzung und Verantwortlicher: Bis wann muss der Mangel behoben sein (z. B. „Kritisch – sofort, keine Verzögerung“) und wer (Servicefirma, Betreiber) ist zuständig.

• Empfehlungen: Vorschläge für Abhilfe oder Nachuntersuchungen (z. B. „Filterwechsel dringend empfohlen, Rohrleitung prüfen“).

Diese Mängelliste dient dem FM zur Nachverfolgung: offene Punkte werden damit in ein Ticketsystem überführt und nachverfolgt, bis sie erledigt sind. Sie dient auch als Grundlage für Eskalationen, falls Fristen nicht eingehalten werden.

• Änderungsnachweis: Wenn im Zuge der Wartung Einstellungen geändert wurden (z. B. Regler-Parameter, Zeitprogramme, IP-Adressen), dann werden die alten und neuen Werte protokolliert und begründet („What changed and why“). Das Änderungsprotokoll ist Teil der Nachweisdokumentation.

• Bauteilerfassung: Jeder ausgetauschte Sensor oder Aktor wird mit Seriennummern und Begründung erfasst. So kann rückwirkend nachvollzogen werden, welche Komponente zu welchem Zeitpunkt ausgetauscht wurde.

• Retest-Belege: Nach Abschlussarbeiten gibt es Nachweisprotokolle, dass das ursprüngliche Problem behoben wurde. Insofern schließen Defektberichte immer mit einem Schließungsprotokoll ab, das das Ergebnis beschreibt.

• Serviceprotokolle: Jährliche oder laufende Protokolle zu jedem System (z. B. ein Protokoll pro Wartungstermin und Anlage).

• Mängellisten: Als dynamisches Dokument (siehe obige Mängelliste) oder Ticketsystem-Reports.

• Änderungsprotokoll: Register über Configuration Changes.

• Retest- und Abschlussdokumente.

Wichtig ist die Verknüpfung mit den Asset-Daten: Jedes Protokoll enthält Referenzen auf Anlagen- oder Geräte-IDs aus dem CAFM/CAx-System und die zugehörigen Tickets. Damit kann jeder Eintrag im System auf die spezifischen physischen Komponenten zurückgeführt werden. Dieses strukturierte Ablagesystem ermöglicht es, bei Prüfungen (intern wie extern) schnell alle erforderlichen Nachweise vorzulegen und Zusammenhänge nachzuvollziehen.

Facility Management erstellt einen Wartungsplan, der sowohl die periodischen als auch die ereignisgesteuerten Wartungstermine enthält. Grundlage sind die Vorgaben aus VDMA 24186-4 und ergänzende Kundenanforderungen. Im Plan werden Zeitabstände festgelegt (z. B. jährlich für einige Prüfungen, monatlich für andere) sowie Auslöser dokumentiert (z. B. „Filterwechsel nach 5000 Betriebsstunden“). Das Ganze wird in der Regel als Jahres- oder Mehrjahresplan aufbereitet und in der CAFM- oder CMMS-Lösung hinterlegt.

Wichtige Bedingung ist die Berücksichtigung von Zugangsfenstern: Viele Wartungsaufträge erfordern den Zugang zu Bereichen außerhalb der Nutzung (z. B. Nachtfahrten in Kliniken, Produktionsruhe in Industrieanlagen). Das FM stimmt Termine mit dem Gebäudenutzer ab und plant genug Puffer, damit erforderliche Arbeiten auch in bewohnten Zonen sicher ausgeführt werden können.

• Arbeitserlaubnisse: Werden Gefahrenbereiche betreten (z. B. eingeschaltete MSR-Zentralen, Aufzugsschächte), sind Genehmigungen durch Bau- oder Sicherheitsleitung einzuholen (ggf. Schreib- oder Schalthandlungsfreigabe).

• Koordination: FM sorgt dafür, dass benötigte Ressourcen (z. B. Hebebühnen, Schlüssel) bereitstehen und informiert das Betriebspersonal. Gibt es Überschneidungen mit anderen Gewerken oder geplanten Änderungen, koordiniert das FM die Reihenfolge.

• IT/OT-Schnittstelle: Fallen Arbeiten an, die Systemzugriff benötigen (z. B. Fernzugriff über das Netzwerk), stimmt FM dies mit der IT ab – insbesondere dann, wenn etwa Datenbanken kurzzeitig offline sein dürfen.

• Dokumentation vor Ort: Der Service-Techniker füllt direkt vor Ort die Checklisten aus oder nutzt mobile Endgeräte für Protokolle. Diese werden im Anschluss zentral geprüft.

Durch klare Ausführungsregeln und organisatorische Freigaben wird sichergestellt, dass alle Tätigkeiten ordnungsgemäß, sicher und nach Plan durchgeführt werden.

• Vollständigkeitsprüfung: Wurden alle vereinbarten Tätigkeiten protokolliert? Liegen für jeden Prüfpunkt Angaben vor? Fehlende Einträge werden sofort nachgefragt.

• Vollständigkeitsprüfung: Wurden alle vereinbarten Tätigkeiten protokolliert? Liegen für jeden Prüfpunkt Angaben vor? Fehlende Einträge werden sofort nachgefragt.

• Stichprobenkontrollen: FM-Mitarbeiter oder ein unabhängiger Prüfer führen gelegentlich Nachkontrollen durch. Dabei wird stichprobenartig ein Teil der durchgeführten Arbeiten oder Protokolle überprüft (z. B. Zufallsbesuch während Wartung oder Kontrolle von Dokumenten).

• Feedback-Loop: Ergebnisse aus der QS gehen in Verbesserungsmaßnahmen ein (siehe nächster Abschnitt).

Damit legt das FM die Basis dafür, dass Abnahmen formal korrekt erfolgen können und auftretende Probleme zeitnah aufgedeckt und gelöst werden. Die Ergebnisse der QS selbst (Protokolle, Abweichungen) werden dokumentiert.

• Analyse von Wiederholungsmängeln: Tritt ein Defekt mehrfach auf oder werden ähnliche Befunde immer wieder festgehalten, suchen FM und Technik nach der Ursache (z. B. ungeeigneter Bauteilstandard, Steuerungsfehler).

• Ursachenforschung: Mitunter ist eine systematische Fehleranalyse nötig (Root-Cause-Analyse). Ist ein Sensor zu oft ausgefallen, wird geprüft, ob Umgebungsbedingungen oder Montage der Grund sind.

• Maßnahmenpaket: Auf Basis der Analyse leitet FM Maßnahmen ein – etwa Anpassung der Wartungsintervalle, Schulung der Wartungskräfte, Austausch durch höherwertige Komponenten oder Modifikation der Anlage.

• Maßnahmenerfolg prüfen: Nach Umsetzung beobachtet das FM, ob der Defekt wirklich seltener auftritt oder behoben ist. Dies kann durch erhöhte Kontrolldichte am Anfang erfolgen oder durch spezifische Tests.

Dieser Kreis führt dazu, dass die Wartung kontinuierlich verbessert wird und die Anlagensicherheit langfristig steigt. Alle Verbesserungsmaßnahmen und deren Wirksamkeit werden dokumentiert und in den Wartungsplan überführt.

Um das VDMA-Leistungsprogramm vertraglich zu nutzen, werden die relevanten Tabellen in das Leistungsverzeichnis bzw. den Vertrag übernommen. Dafür kann man die Aufgaben aus Teil 4 meist 1:1 als Leistungsposten einbinden oder als Anhang beifügen. In der Ausschreibung wird klargestellt, dass diese Leistungen Mindestanforderungen darstellen. Häufig bezieht man sich auf VDMA 24186-4 und sagt sinngemäß „Wartung nach VDMA 24186-4“, ergänzt durch projektspezifische Präzisierungen. So entsteht ein verbindlicher Rahmen, in dem der Serviceanbieter Angebote kalkulieren und seine Leistung erbringen muss.

Im Vertrag müssen für jede Leistung Frequenzen und Auslöser spezifiziert werden. Die Tabellenvorgaben dienen als Orientierung, in der Praxis werden sie angepasst: Periodizität kann in schriftlichen Intervallen (Monat/Jahr) oder durch betriebsabhängige Zähler definiert werden. Ebenso wird geregelt, welche Leistungen „auf Anforderung“ (on demand) erfolgen. Für Störungen und Mängel schreibt man Reaktionszeiten fest (z. B. Ersatzteilversorgung, Notfalleinsatz). Verantwortlichkeiten sind klar festgelegt: Ist für einen Befund der Wartungsdienstleister zuständig oder der Betreiber? Wer liefert Ersatzteile und wer trägt welche Kosten? Diese Zuordnungen verhindern Missverständnisse im Leistungsfall.

• Vollständige Protokollierung: Alle Pflichtprüfpunkte nach 24186 sind im Protokoll angekreuzt oder kommentiert.

• Defektbehebung: Alle als kritisch klassifizierten Mängel wurden behoben oder es liegen Gegenmaßnahmenpläne mit Terminzusagen vor.

• Dokumentenqualität: Befundberichte, Mängellisten und Change-Protokolle sind vollständig ausgefüllt, verständlich und unterzeichnet.

• Performancekriterien: Sofern vertraglich fixiert, können Kennzahlen wie Anlagenverfügbarkeit nach Wartung herangezogen werden (z. B. sollte die BMS-Leitwarte mindestens 99 % der Zeit einsatzbereit sein).

Akzeptiert der Auftraggeber die Leistung, bestätigt er dies mit Unterschrift oder digitalem Abnahmevermerk. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können Grund für Nachbesserung oder Rückbehalt von Zahlungen sein.

• IT/OT-Betrieb: Aufgaben wie Netzwerkadministration, User-Management oder IT-Sicherheitsupdates sind vom IT-Betrieb zu übernehmen.

• Cybersecurity: Verantwortlichkeiten für IT-Sicherheit, Firewalls, Verschlüsselung etc. liegen außerhalb des üblichen BAS-Wartungsauftrags und sind in einem separaten IT-Sicherheitskonzept geregelt.

• Gesetzliche Prüfungen: Explizit werden alle prüfpflichtigen Anlagen (elektrisch, drucktechnisch, sicherheitstechnisch) erwähnt und von den Wartungsleistungen ausgenommen. Die Durchführung dieser Prüfungen verbleibt beim Betreiber bzw. spezialisierten Prüfunternehmen.

• Inbetriebnahme und Leistungsnachweis: Detaillierte Abnahmeprozeduren, Zertifizierungen oder Inbetriebnahmemessungen sind keine Routinewartung; Hinweise dazu werden lediglich im Wartungsprotokoll vermerkt (z. B. ein Hinweis auf bestehende Prüfzeugnisse).

Durch solche Klauseln werden Zuständigkeitsgrenzen transparent. Der Vertrag legt so fest, was im Wartungspaket enthalten ist und was zusätzlich geregelt werden muss (bspw. in ergänzenden Wartungs- oder Prüfverträgen).