VDMA 24186-2 Leistungsprogramm für die Wartung Heiztechnischer Geräte und Anlagen

VDMA 24186-2 fungiert in der Instandhaltungspraxis als Leistungskatalog-Grundlage für Wartungsverträge und interne Standards. Facility Manager greifen auf die definierten Leistungen zurück, um Wartungstätigkeiten standardisiert auszuschreiben und vertraglich festzulegen. Durch die Bezugnahme auf diesen anerkannten Katalog wird sichergestellt, dass ein Mindeststandard an Wartungsleistungen eingehalten wird und sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer einen gemeinsamen Bezugsrahmen haben. Innerhalb der FM-Governance dient die Richtlinie somit als Steuerungsinstrument: Sie definiert klar die zu erbringenden Leistungen und erleichtert die Kontrolle der Leistungserfüllung im laufenden Betrieb. Viele Betreiber integrieren die VDMA-Vorgaben auch in ihre internen Instandhaltungsrichtlinien oder CAFM-Systeme, um eine einheitliche Arbeitsweise und Vergleichbarkeit der Leistung zu gewährleisten.

Das VDMA-Leistungsprogramm wird prinzipiell an den grundlegenden Betreiberverantwortungen und anerkannten technischen Regeln ausgerichtet. Die darin definierten Wartungsmaßnahmen unterstützen den Betreiber dabei, seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen – insbesondere in Hinblick auf Betriebssicherheit, Energieeffizienz und Dokumentation. So werden z.B. sicherheitsrelevante Einrichtungen (wie Druckbegrenzungsventile oder Abgasanlagen) regelmäßig geprüft, was zur Anlagensicherheit beiträgt, und die Reinigung/Justierung von Komponenten erhält die energetische Effizienz. Gleichzeitig verlangen viele Vorschriften und Normen eine lückenlose Dokumentation der Instandhaltung; VDMA 24186-2 trägt dem durch klar definierte Protokollierpflichten Rechnung. Insgesamt stellt das Leistungsprogramm sicher, dass die Wartung im Einklang mit den anerkannten Regeln der Technik erfolgt und die anlagenspezifischen Betreiberpflichten (etwa aus Energieeinspar- und Sicherheitsvorschriften) auf operativer Ebene umgesetzt werden.

Bei der Nutzung von VDMA 24186-2 als Leistungsgrundlage kommt der Dokumenten- und Versionskontrolle eine wichtige Rolle zu. Die jeweils gültige Ausgabe der Richtlinie (z.B. VDMA 24186-2:2019) sollte im FM eindeutig referenziert und im Vertrag festgehalten werden, sodass Klarheit über den verbindlichen Inhalt besteht. Falls der Leistungskatalog unternehmensspezifisch angepasst wird (z.B. Weglassen oder Ergänzen von Punkten), müssen diese Abweichungen dokumentiert und nachvollziehbar gemacht werden – etwa durch einen Änderungshinweis oder eine Versionierung der firmeneigenen Wartungsliste. Ein transparentes Change-Management stellt sicher, dass jede Abweichung vom Standardprogramm später nachvollziehbar ist (Audit-Trail). Zudem sollten die VDMA-Leistungspositionen im Wartungsplan klar den verantwortlichen Akteuren zugeordnet werden (vertragliche Zuordnung), damit ersichtlich ist, wer welche Aufgabe übernimmt. Durch diese strikte Dokumentenlenkung und Ablage wird gewährleistet, dass im Prüf- oder Schadensfall lückenlos nachgewiesen werden kann, welche Wartungsvorgaben galten und wie diese umgesetzt wurden.

In der VDMA-24186-Systematik werden Wartungsaufgaben als standardisierte Leistungen beschrieben. Jeder Eintrag im Wartungsprogramm entspricht einer bestimmten Tätigkeit (Prüfung oder Servicehandlung) an einer definierten Komponente oder Baugruppe. Die Richtlinie nutzt dabei Begriffe analog zur allgemeinen Instandhaltung: So umfasst „Wartung“ im weiteren Sinne sowohl Inspektionsmaßnahmen (Zustandsfeststellungen, Funktionsprüfungen) als auch eigentliche Wartungshandlungen im engeren Sinne (wie Reinigen, Schmieren, Austausch von Verschleißteilen). Die Tabellen in VDMA 24186 präsentieren diese Arbeiten in Form von Leistungspositionen mit eindeutiger Beschreibung und Nummerierung. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten (FM, Betreiber, Dienstleister) dieselben Begriffe und Leistungsbeschreibungen verwenden. Ein „Prüfpunkt“ bzw. eine Wartungsleistung im Sinne des Programms ist also klar umrissen und kann als eigenständiger Serviceposten dokumentiert und abgerechnet werden.

Das Wartungsprogramm unterscheidet periodisch auszuführende Aufgaben und solche, die zustands- bzw. ereignisabhängig („bei Bedarf“) anfallen. Periodische Tätigkeiten erfolgen in festgelegten Intervallen (z.B. jährlich, halbjährlich) gemäß Wartungsplan. Die genaue Frequenz orientiert sich an den jeweiligen Anlagen, den Betriebsbedingungen, herstellerspezifischen Vorgaben und rechtlichen Anforderungen. Bei-Bedarf-Tätigkeiten werden hingegen nur durchgeführt, wenn eine vorangegangene Inspektion oder ein bestimmtes Ereignis sie erforderlich macht. Typischerweise sind solche Aufgaben in den Tabellen mit dem Hinweis „funktionserhaltende Reinigung“ o.ä. gekennzeichnet – d.h. eine Reinigung oder Justage erfolgt nur, falls der Befund (z.B. Verschmutzungsgrad, Messwertabweichung) dies nötig macht. Diese Logik vermeidet unnötige Arbeiten und konzentriert die Ressourcen, wenn der Zustand es verlangt.

Bei der Planung ist ferner zu berücksichtigen, dass bestimmte Wartungsschritte an betriebliche Randbedingungen geknüpft sind. So müssen einige Prüfungen im Stillstand der Anlage erfolgen (etwa in abgekühltem, drucklosem Zustand), während andere eine laufende Anlage oder Volllastbetrieb voraussetzen. Das Wartungsprogramm trägt dem Rechnung, indem es in Aufgabenbeschreibungen entsprechende Hinweise gibt (z.B. „Anlage drucklos machen“ vor Ventilprüfung). FM-seitig muss die Terminplanung solche Voraussetzungen einplanen, damit alle Tätigkeiten sachgerecht ausgeführt werden können. Zusammengefasst stellt VDMA 24186 sowohl zeitbasierte als auch zustandsbasierte Auslöser bereit – und das FM muss diese sowie die operativen Einschränkungen beim Einsatz berücksichtigen.

Die Ergebnisse der Wartung nach VDMA 24186-2 müssen im Facility-Management-Prozess in konkrete Folgemaßnahmen überführt werden. Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab: Feststellungen aus der Wartung (z.B. entdeckte Mängel oder Abweichungen vom Sollzustand) werden zunächst im Wartungsprotokoll dokumentiert. Anschließend erstellt das FM-Team daraus interne Arbeitsaufträge bzw. Störmeldungen für erforderliche Instandsetzungsmaßnahmen (Reparaturen oder den Austausch von Bauteilen). Diese korrektiven Maßnahmen werden getrennt vom planmäßigen Wartungsprogramm durchgeführt – oft durch denselben Dienstleister im Rahmen eines zusätzlichen Auftrags oder durch eine spezialisierte Firma. Ist die Maßnahme abgeschlossen, erfolgt eine Verifizierung bzw. Nachkontrolle: Die instandgesetzte Komponente wird erneut geprüft, um sicherzustellen, dass der Mangel behoben ist und die Anlage wieder ordnungsgemäß funktioniert. Abschließend dokumentiert das FM den Vorgangsabschluss – etwa durch einen Eintrag im Wartungs-/Mängelprotokoll oder im CAFM-System – sodass ein lückenloser Nachweis von der Feststellung bis zur Behebung geführt werden kann. Diese Verzahnung von präventiver Wartung und korrektiver Instandsetzung stellt sicher, dass erkannte Mängel nicht unbehandelt bleiben und die Betriebssicherheit erhalten bleibt.

Der Eigentümer bzw. Anlagenbetreiber trägt die oberste Verantwortung dafür, dass die Heizungsanlage ordnungsgemäß instandgehalten wird. Er definiert die Zielvorgaben der Wartung (z.B. erforderliches Sicherheitsniveau, Verfügbarkeitsanforderungen, wirtschaftliche Vorgaben) und stellt die nötigen Rahmenbedingungen bereit – dazu gehören insbesondere die Gewährung von Zugang zu den Anlagen (Schlüssel, Zutritt für Servicepersonal), die Abstimmung geeigneter Wartungszeitfenster im Betriebsablauf (z.B. außerhalb der Nutzungszeiten) sowie ggf. die Bereitstellung von Hilfspersonal oder Betriebsmitteln. Der Betreiber muss Wartungspläne und -termine freigeben und sicherstellen, dass geplante Abschaltungen oder Eingriffe mit dem Betriebsablauf vereinbar sind. Zudem obliegt ihm die Abnahme der Wartungsleistungen: Er prüft die übergebenen Serviceprotokolle und Nachweise auf Vollständigkeit und zeichnet sie gegen – damit bestätigt er, dass die Wartung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Auch die Entscheidung über weitergehende Maßnahmen (z.B. Freigabe von Reparaturen bei festgestellten Mängeln oder Budgetierung größerer Korrekturmaßnahmen) liegt letztlich in seiner Verantwortung.

Das operative Facility Management übernimmt in der Regel die Planung und Koordination der Wartung. Es erstellt den Wartungsplan, terminiert die Einsätze und stimmt diese mit dem Betreiber und dem Serviceanbieter ab. Das FM sorgt dafür, dass alle Beteiligten (z.B. Haustechnik, Nutzer) informiert sind und dass Zutritt, Arbeitsgenehmigungen und Sicherheitsvorkehrungen organisiert werden. Während der Ausführung überwacht das FM die Einhaltung der Qualitätsstandards – etwa durch stichprobenartige Kontrollen vor Ort oder die Prüfung der Wartungsberichte. Zum FM-Aufgabenbereich gehört auch die Qualitätssicherung (QA): Es wird geprüft, ob sämtliche vorgesehenen Aufgaben erledigt und protokolliert wurden und ob die Befunde plausibel sind. Identifizierte Mängel oder Empfehlungen werden vom FM erfasst und in Maßnahmen überführt (z.B. Erstellung von Reparaturaufträgen). Anschließend verfolgt das FM die Abarbeitung dieser Maßnahmen nach, stellt Fristen und Verantwortlichkeiten sicher und aktualisiert den Status offener Mängel. Kurz gesagt: Die FM-Organisation steuert den gesamten Wartungsprozess im Hintergrund und gewährleistet, dass die vertraglichen Leistungen vollumfänglich und ordnungsgemäß erbracht und etwaige Folgemaßnahmen eingeleitet werden.

Der Wartungsfachbetrieb (Service-Dienstleister) ist für die fachgerechte Durchführung der vereinbarten Wartungsarbeiten verantwortlich. Er führt alle im Leistungsprogramm aufgeführten Tasks zum festgelegten Zeitpunkt und gemäß den technischen Regeln durch. Dabei hält er die Sicherheits- und Zugangsbestimmungen des Betreibers ein und minimiert Beeinträchtigungen des laufenden Gebäudebetriebs. Nach Ausführung der Arbeiten erstellt der Dienstleister eine vollständige Dokumentation: Alle durchgeführten Maßnahmen und Prüfungen werden im Wartungsprotokoll festgehalten, inklusive Messwerte, Beobachtungen und ggf. ausgetauschter Ersatzteile. Mängelmeldungen gehören zu seinen Pflichten: Stößt der Techniker auf Abweichungen oder Defekte, die über die routinemäßige Wartung hinausgehen, meldet er diese umgehend dem FM/Betreiber. In der Regel werden solche Befunde im Protokoll vermerkt und zusätzlich mündlich oder separat berichtet – insbesondere, wenn dringender Handlungsbedarf besteht. Darüber hinaus spricht der Service-Dienstleister Empfehlungen für sinnvolle Folgemaßnahmen aus – beispielsweise Hinweise auf Optimierungspotenzial („Filter verschmutzt – Austausch empfohlen, um Effizienz zu steigern“) oder auf erforderliche Reparaturen („Pumpe leckt an Dichtung – sollte zeitnah gewechselt werden“). Die Verantwortung des Wartungsdienstleisters umfasst somit nicht nur die eigentliche Ausführung der Tätigkeiten, sondern auch die transparente Berichterstattung über den Anlagenzustand und die Mitteilung aller relevanten Feststellungen an den Betreiber.

Bei allen Wartungsarbeiten gilt der Grundsatz, dass sie nur von sachkundigem, qualifiziertem Personal ausgeführt werden dürfen. Die VDMA 24186-2 fordert explizit, dass für bestimmte sicherheits- oder hygienerelevante Tätigkeiten nur speziell geschulte Fachkräfte eingesetzt werden (Beispiel: bei Wartungsaufgaben mit Hygieneaspekten muss Personal gemäß VDI 6022 ausgebildet sein). Generell muss der Dienstleister sicherstellen, dass sein eingesetztes Personal über die nötige Fachausbildung und Erfahrung verfügt (z.B. Heizungsbaumeister, Elektrofachkraft für elektrische Komponenten, Kältetechniker für Wärmepumpenteile), um die Arbeiten sachgerecht und sicher auszuführen. Rollen- und Zuständigkeitsklarheit ist insbesondere bei sicherheitsrelevanten Aktivitäten essenziell: Es muss festgelegt sein, wer etwa die Freigabe zur Wiederinbetriebnahme erteilt, wer Prüfungen an sicherheitskritischen Einrichtungen (z.B. Sicherheitsventil oder Brennerabschaltung) vornimmt und wie dabei vorzugehen ist. Oft sind hierbei gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen – z.B. darf die Prüfung eines Druckbehälter-Sicherheitsventils nur durch eine befähigte Person erfolgen. Das FM hat die Aufgabe, in Verträgen und Arbeitsanweisungen diese Kompetenzanforderungen festzuhalten und zu überprüfen, sodass jede Wartungsleistung von dafür geeignetem Personal erbracht wird. So wird sichergestellt, dass die Wartung nicht nur regelmäßig, sondern auch fachlich korrekt und unter Einhaltung aller Sicherheitsstandards erfolgt.

Das Leistungsprogramm gliedert die Wartungsarbeiten in klar definierte Aufgabentypen, die bei der Wartung durchzuführen sind.

• Sicht- und Zustandskontrollen: Visuelle Prüfungen der Anlage auf äußerlich erkennbare Mängel (z.B. Leckagen, Korrosion, Verschleißanzeichen) und Überprüfung allgemeiner Zustände.

• Funktionsprüfungen: Test des ordnungsgemäßen Betriebs von Komponenten unter definierten Bedingungen (z.B. Probelauf einer Pumpe, Auslösen eines Sicherheitsthermostaten zur Funktionskontrolle).

• Wartungshandlungen: Konkrete Servicearbeiten zur Erhaltung der Funktion, wie z.B. Reinigen von Wärmetauschern, Schmieren beweglicher Teile, Einstellen von Anlagensollwerten oder der planmäßige Austausch von Verschleißteilen (Filter, Dichtungen etc.).

• Dokumentationsschritte: Erfassen von Messwerten, Ausfüllen von Checklisten und Wartungsprotokollen sowie Kennzeichnung von Prüfpunkten als „erledigt“ bzw. Festhalten gefundener Mängel.

Eine Wartungssequenz beginnt typischerweise mit einer Inspektion (Kontrolle/Prüfung), darauf basierend werden nötige Wartungsmaßnahmen durchgeführt (z.B. Reinigung bei Befund von Schmutz), anschließend folgt ggf. eine Funktionsprüfung zur Verifizierung. Jeder dieser Schritte ist im Programm als separater Leistungs-Punkt beschrieben und trägt zum Gesamtergebnis der Wartung bei. Durch die standardisierte Struktur – vom Check über die Maßnahme bis zur Dokumentation – wird sichergestellt, dass kein Aspekt vergessen wird und die Ergebnisse nachvollziehbar festgehalten sind.

VDMA 24186-2 verwendet ein hierarchisches Nummern- und Gliederungssystem, um die Wartungsleistungen übersichtlich nach Anlagenteilen zu ordnen. Eine Heizungsanlage wird dazu in Systemebenen, Baugruppen und Komponenten unterteilt. Beispielsweise sind im Programm zunächst größere Anlagenteile (Hauptgruppen) definiert – etwa Wärmeerzeugung, Wärmeverteilung oder Druckhaltung/Sicherheit –, die wiederum in einzelne Baugruppen und Komponenten aufgegliedert werden (z.B. Pumpe, Ventil, Ausdehnungsgefäß). Jeder dieser Komponenten ist eine Reihe von Wartungsaufgaben zugeordnet, die in den Tabellen als codierte Leistungspositionen aufgeführt sind. Die Positionen sind nach dem in Teil 0 beschriebenen Schema nummeriert und eindeutig gekennzeichnet. So könnte eine Aufgabe z.B. die Kennung „8.1.5“ tragen, die den Systembereich, die Baugruppe und die laufende Nummer der Tätigkeit abbildet.

Dieses strukturierte Vorgehen gewährleistet, dass Wartungspläne modular aufgebaut und anlagenspezifisch angepasst werden können: Nicht vorhandene Komponenten werden einfach ausgelassen, während für vorhandene Teile alle relevanten Aufgaben gelistet sind. Die hierarchische Gliederung erleichtert zudem das Verständnis und die Navigation im Leistungskatalog – man kann vom Gesamtanlagen-Niveau bis zum einzelnen Prüfschritt „hineinzoomen“. Insgesamt erlaubt die Gliederungslogik, einen Wartungsplan zu erstellen, der exakt die benötigten Aufgaben für eine gegebene Heizungsanlage abdeckt, und alle Tasks sind einheitlich bezeichnet und referenzierbar.

Ein zentrales Element des Leistungsprogramms ist die klare Dokumentation der Befunde und Ergebnisse jeder Wartungsposition. Für jeden Prüfschritt muss im Protokoll ersichtlich sein, ob der Zustand der Komponente in Ordnung war oder ob Abweichungen/Mängel festgestellt wurden. Treten Mängel auf, so ist eine Klassifizierung vorzunehmen – beispielsweise nach Dringlichkeit oder Auswirkung auf die Betriebssicherheit (etwa kritischer Mangel, nicht kritischer Mangel, Hinweis). Diese Einstufung hilft dem Betreiber, die Priorität der Nacharbeit einzuschätzen. Zudem erwartet das FM pro festgestelltem Problem eine Empfehlung bzw. Angabe der erforderlichen Maßnahme: z.B. „Dichtung undicht – Austausch zeitnah erforderlich“ oder „Wärmetauscher verschmutzt – Reinigung empfohlen“. Durch diese strukturierte Ausgabe der Wartungsergebnisse wird sichergestellt, dass jeder Befund nachvollziehbar dokumentiert ist und die nächsten Schritte für eine Behebung klar benannt sind. Damit dienen die Wartungsprotokolle nicht nur der Bestätigung erledigter Aufgaben, sondern auch als To-Do-Liste für etwaige Korrekturmaßnahmen und als Nachweis im Auditfall.

Dieser Abschnitt spiegelt die praktische VDMA-Struktur wider: standardisierte Service-Tabellen je Baugruppe/Komponente. Die Beschreibungen sind grundlegend gehalten, aber FM-gerecht nutzbar.

• Wärmeerzeuger (z.B. Heizkessel): Der zentrale Boiler bzw. die Heizeinheit einer Anlage wird auf ihren allgemeinen Zustand und die Funktion geprüft. Typische Wartungsaufgaben umfassen das Kontrollieren auf Undichtigkeiten (Wasserverlust, Brennstoffleckagen), Überprüfen von Temperatur- und Druckanzeigen, Testen der Abschalt- und Regelfunktionen sowie die Reinigung von Heizflächen zur Gewährleistung eines guten Wärmeübergangs. Sofern der Hersteller spezielle Wartungspunkte vorgibt (z.B. Austausch von Brennerdichtungen alle X Betriebsstunden), werden auch diese im Rahmen des Leistungsprogramms berücksichtigt.

• Brenner und Verbrennungseinrichtung: Falls das Heizsystem über einen separaten Brenner (Öl-, Gas- oder Dualbrenner) verfügt, liegt ein Fokus auf der Wartung dieser Einheit. Aufgaben sind u.a. die Säuberung von Brennerkomponenten (Brennerkopf, Zündelektroden, Flammenfühler), Überprüfung der Brennereinstellung (Luftzufuhr, Düsendruck) und Funktionsproben wie Probestarts. Auch Sicherheitseinrichtungen am Brenner (Flammenwächter, Verriegelungen) werden getestet. Die Abgaseinstellungen werden im Rahmen der Wartung grob kontrolliert, wobei gesetzlich vorgeschriebene Emissionsmessungen separat durch befugtes Fachpersonal erfolgen.

• Wärmetauscher-Sektionen: Viele Heizsysteme enthalten Wärmetauscher – sei es im Kessel selbst (Heizflächen) oder als externe Übertrager (z.B. Fernwärme-Übergabestation). Diese Sektionen werden auf Verschmutzung und Ablagerungen geprüft, da Beläge die Effizienz mindern. Gegebenenfalls erfolgt eine Reinigung (mechanisch oder chemisch) der Tauscherflächen, um die Nennleistung wiederherzustellen. Zudem wird auf Korrosion oder Undichtigkeiten geachtet, da Leckagen in Wärmetauschern schwerwiegende Schäden verursachen können (z.B. Vermischung von Medien in getrennten Kreisläufen).

• Abgasanlage und Abluftwege: Die Schnittstelle zur Abgasführung (Schornstein/Abgasrohr) gehört ebenfalls zum Wartungsumfang der Heizung, zumindest insoweit, als sie den sicheren Betrieb beeinflusst. Wartungskräfte prüfen die Integrität des Abgassystems – etwa, ob alle Verbindungen dicht sind, ob Kondensatabläufe frei sind und ob keine Rußablagerungen den Abzug behindern. Offensichtliche Mängel (z.B. Korrosion am Abgasrohr, defekte Dichtungen) werden erfasst. Allerdings ersetzt diese Sichtprüfung nicht die gesetzlich vorgeschriebene Überprüfung durch den bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger, der regelmäßig Emissionswerte misst und die Feuerstätte abnimmt. Die VDMA-Wartung stellt dennoch sicher, dass die Abgasanlage zwischen diesen behördlichen Terminen technisch in Ordnung gehalten wird (z.B. Reinigung der Kesselabgaswege, Überwachung der Abgastemperaturen auf Auffälligkeiten).

• Umwälzpumpen und Pumpengruppen: Pumpen im Heizkreislauf werden auf einwandfreie Funktion geprüft. Der Techniker kontrolliert, ob die Pumpen geräusch- und vibrationsarm laufen und den Förderzweck erfüllen (z.B. anhand von Druckanzeigen oder Durchflussmessern, soweit vorhanden). Dichtungen und Verschraubungen an der Pumpe werden auf Leckagen untersucht. Zudem werden – sofern möglich – Parameter wie Stromaufnahme oder Lagertemperatur stichprobenartig gemessen, um Hinweise auf Verschleiß zu erhalten. Gegebenenfalls erfolgt das Entlüften von Pumpenkreisläufen oder das Einstellen der Pumpendrehzahl (bei geregelten Pumpen), um einen effizienten Betrieb sicherzustellen.

• Ventile, Absperr- und Regelarmaturen: Alle im Heizsystem verbauten Ventile (Absperrhähne, Schieber, Regelventile, Rückschlagventile etc.) müssen gängig und dicht sein. Im Zuge der Wartung werden sie auf Funktion geprüft – d.h. es wird getestet, ob sie sich vollständig öffnen und schließen lassen und ob die Dichtheit (kein Durchsickern im geschlossenen Zustand) gegeben ist. Handbetätigte Absperrarmaturen werden einmal komplett bewegt, um einem Festsetzen vorzubeugen. Bei motorisierten Regelventilen wird zumindest eine Funktionsfahrt angestoßen (über die Steuerung oder manuell), um sicherzustellen, dass der Stellantrieb einwandfrei arbeitet. Leckagen an Ventilsitzen oder Spindeln werden notiert; undichte Packungen werden ggf. nachgezogen oder zur Instandsetzung gemeldet.

• Filter und Schmutzfänger: Heizungsanlagen enthalten oft Filtereinrichtungen (z.B. Y-Strainer, Schlammabscheider), die den Kreislauf vor Verunreinigungen schützen. Diese Elemente werden im Wartungsablauf ausgebaut oder geöffnet, um ihren Verschmutzungsgrad zu prüfen. Falls sie zugesetzt sind, erfolgt eine Reinigung oder ein Filterwechsel. Auch automatische Entlüfter und Schlammtöpfe werden inspiziert und bei Bedarf gereinigt, damit die Anlage frei von Luft und Ablagerungen bleibt. Wichtig ist die Dokumentation des Verschmutzungsgrads, da ein ungewöhnlich hoher Partikeleintrag auf Systemprobleme (Korrosion, Fremdkörper) hindeuten kann.

• Ausdehnungs- und Druckhalteanlagen: Die Komponenten zur Volumenkompensation und Druckhaltung (Membran-Druckausdehnungsgefäße, Druckhaltepumpen, Nachspeisesysteme) sind essenziell für einen sicheren Betrieb. Im Rahmen der Wartung wird der Vordruck eines Membran-Ausdehnungsgefäßes geprüft und bei Bedarf neu eingestellt (hierfür muss das Gefäß drucklos gemacht werden). Sichtprüfungen decken eventuelle Schäden auf – z.B. Membranrisse (erkennbar an Wasseraustritt am Luftventil) oder Korrosion am Behälter. Druckhalteanlagen mit aktiver Regelung werden testweise in verschiedene Betriebszustände versetzt, um zu prüfen, ob sie den Anlagendruck stabil halten und korrekt nachspeisen bzw. ablassen. Alle Ergebnisse, insbesondere Änderungen im Vordruck oder ausgetauschte Druckgas-Kartuschen, werden protokolliert.

• Sicherheitseinrichtungen: Zur Wärmeversorgung gehören diverse Sicherheitsbauteile, die unbedingt funktionstüchtig sein müssen. Hierzu zählen u.a. Sicherheitsventile (Druckbegrenzungsventile) an Kesseln oder Puffern, Übertemperatursicherungen (Sicherheits-Temperaturbegrenzer, STB) und ggf. Alarmschwimmer an Auffangbehältern. Die Wartung umfasst eine Sicht- und Funktionsprüfung dieser Elemente: Sicherheitsventile werden auf Korrosion, Verkalkung oder Blockaden hin inspiziert und – sofern zulässig – mittels vorsichtigem Anlüften auf Gängigkeit getestet. STB werden auf korrekten Sitz und unversehrte Plombierung kontrolliert; ein Auslösen im Testbetrieb ist meist nur durch Simulation an der Regelung möglich, was im Wartungsablauf erfolgen kann. Sämtliche sicherheitsrelevanten Prüfungen werden detailliert dokumentiert (inkl. Auslösewerte, Einstellungen). Ist für ein Bauteil eine behördliche oder externe Prüfung vorgeschrieben (z.B. Wiederholungsprüfung des Sicherheitsventils durch TÜV alle 5 Jahre), wird dies im Wartungsprotokoll vermerkt, um die fristgerechte Durchführung sicherzustellen. Insgesamt gewährleistet die regelmäßige Kontrolle der Sicherheitsarmaturen, dass im Störfall (Überdruck, Übertemperatur) der Schutz der Anlage sicher anspricht.

• Betriebsarten für Prüfungen: Im Zuge der Wartung wird die Heizungsanlage in verschiedene Betriebszustände versetzt, um bestimmte Funktionen zu testen. Der Wartungstechniker muss gegebenenfalls den Normalbetrieb, Teillastbetrieb oder Handbetrieb einstellen, um etwa Umschaltvorgänge zu prüfen (z.B. Sommer-/Winter-Umschaltung, Notbetrieb). Auch das Durchfahren von Heizkennlinien oder das Aktivieren eines Prüfprogramms der Steuerung kann erforderlich sein, damit alle relevanten Komponenten angesteuert werden. Die Wartungsanleitung sieht solche Vorgehensweisen vor, und der Techniker protokolliert die jeweils eingestellte Betriebsart – so ist später nachvollziehbar, unter welchen Bedingungen gemessen und geprüft wurde.

• Betriebsstundenzähler und Laufzeitindikatoren: Viele Anlagenteile verfügen über Zähler (für Betriebsstunden, Schaltspiele, Brennerstarts), die Hinweise auf die Beanspruchung geben. Im Wartungsprogramm ist vorgesehen, diese Zählerstände abzulesen und zu dokumentieren. Sie dienen einerseits der Wartungsplanung (z.B. falls ein Teil nach X Betriebsstunden ausgetauscht werden soll) und andererseits der Beurteilung der Anlagenbeanspruchung. Ungewöhnlich hohe Laufzeiten oder häufiges Takten können erkannt und im Bericht vermerkt werden – das FM kann daraus Schlüsse ziehen (z.B. Anpassung der Regelstrategie, wenn ein Brenner zu häufig startet). Insgesamt unterstützen die Laufzeitdaten ein zustandsorientiertes Instandhaltungsmanagement im FM.

• Schnittstelle zur MSR-Technik: Die Heizungsanlage ist in der Regel an ein Mess-, Steuer- und Regelsystem (MSR) bzw. eine Gebäudeleittechnik angebunden. Wartung und MSR überschneiden sich insoweit, als Sensoren und Aktoren der Anlage zumindest auf Plausibilität getestet werden. Beispielsweise vergleicht der Techniker angezeigte Temperaturwerte mit Ist-Werten oder prüft, ob ein Thermostat-Signal den Brenner tatsächlich ein- und ausschaltet. Detaillierte Prüfungen der Steuerungssoftware oder Kalibrierungen von Fühlern fallen allerdings nicht unter Teil 2, sondern würden im Rahmen des speziellen MSR-Wartungsprogramms (VDMA 24186-4) erfolgen. Dennoch werden während der Heizungswartung Basisfunktionen der Regelung kontrolliert – etwa ob die Anlage im Automatikmodus einwandfrei läuft, ob keine Störmeldungen auf der GLT anliegen und ob die wichtigsten Regelkreise korrekt reagieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die mechanische Wartung unter realistischen Steuerungsbedingungen stattfindet und die Anlage auch im Zusammenspiel mit der Regelung ordnungsgemäß arbeitet. Bei Auffälligkeiten an der MSR-Schnittstelle (z.B. unplausible Fühlerwerte) wird dies vermerkt und an die zuständigen Fachleute (z.B. GA-Team) weitergeleitet.

Jeder Wartungsdurchgang muss durch ein Protokoll bzw. Servicebericht dokumentiert werden, der gewisse Mindestangaben enthält.

• Anlagendaten: Eindeutige Identifikation der Anlage bzw. des Anlagenteils (z.B. Anlagenname, Standort, Inventarnummer) sowie Angabe relevanter Betriebsdaten (z.B. Betriebsstundenzählerstand), falls zutreffend.

• Datum und Uhrzeit: Wann die Wartung durchgeführt wurde (Datum, Start- und Endzeit) – wichtig für die Historie und die Terminierung der nächsten Wartung.

• Durchführende Person/Firma: Name des Servicetechnikers bzw. der Wartungsfirma, oft mit Unterschrift des Technikers. Dies dient als Nachweis, wer die Arbeiten ausgeführt hat (Qualifikationsnachweis und Haftungszuordnung).

• Durchgeführte Aufgaben: Auflistung oder Abhaken aller erledigten Wartungspositionen gemäß Wartungsplan. Häufig werden direkt im Protokollformular alle vordefinierten Tasks mit OK (erledigt/in Ordnung) oder Mangel gekennzeichnet. Eventuelle Messwerte (z.B. Drücke, Temperaturen) werden ebenfalls in vorgesehene Felder eingetragen.

• Festgestellte Mängel/Besonderheiten: Beschreibung aller Auffälligkeiten, Defekte oder Abweichungen, die bei der Wartung entdeckt wurden, inkl. genauer Angabe der betroffenen Komponente. Hier wird häufig auch eine Einstufung der Dringlichkeit vermerkt (z.B. „kritisch“ oder „beobachten“).

• Unterschriften und Freigabe: Am Ende zeichnet der Ausführende das Protokoll ab. Oft unterschreibt auch ein Vertreter des Betreibers/FMs zur Bestätigung der Abnahme. Durch die Unterschriften wird die sachgerechte Durchführung formal bestätigt.

Diese Mindestangaben sorgen dafür, dass ein Wartungsprotokoll vollständig und nachvollziehbar ist. Im Falle von Gewährleistungsfragen oder behördlichen Prüfungen kann anhand dieser Informationen genau nachvollzogen werden, was wann von wem gemacht wurde und in welchem Zustand sich die Anlage befand.

Werden bei der Wartung Mängel festgestellt, müssen diese in geeigneter Form berichtet werden, z.B. als separate Mängelliste oder im Wartungsprotokoll klar hervorgehoben.

• Beschreibung des Mangels: Was genau wurde festgestellt? (z.B. „Umwälzpumpe 2 leckt an der Gleitringdichtung“, „Sicherheitsventil schließt nicht vollständig“). Je genauer die Lokalisierung und Schilderung, desto besser.

• Einstufung der Priorität: Wie dringlich ist die Behebung? (z.B. hoch/sofort bei sicherheitskritischen Defekten, mittel bei mittelfristig zu behebenden Mängeln, gering bei optischen Abweichungen ohne akute Auswirkung). Diese Klassifizierung hilft bei der Reihenfolge der Abarbeitung.

• Empfohlene Maßnahme: Vorschlag, was zu tun ist, um den Mangel zu beheben (z.B. „Dichtung ersetzen“, „Ventil austauschen“, „Hersteller zur Justage hinzuziehen“). Hier kann der Wartungsdienstleister auch angeben, ob er die Behebung im Rahmen des Vertrags übernehmen kann oder ob eine Spezialfirma benötigt wird.

• Fristsetzung/Zieltermin: Bis wann sollte der Mangel behoben sein? Bei kritischen Punkten meist sofort oder umgehend, bei weniger dringenden z.B. bei nächster Revision oder ein konkretes Datum.

• Verantwortlichkeit (optional): Falls bereits klar ist, wer die Beseitigung durchführen soll (z.B. Wartungsfirma selbst im Rahmen des Budgets, externe Fachfirma, Betreiberpersonal), kann dies vermerkt sein.

Durch einen strukturierten Mängelbericht erhält das FM eine klare To-Do-Liste, aus der hervorgeht, welche Probleme zu lösen sind und in welchem Zeitrahmen. Diese Liste fließt üblicherweise in das interne Ticketsystem oder die Maßnahmenverfolgung ein. Wichtig ist, dass nichts „unter den Tisch fällt“: Jeder entdeckte Defekt wird dokumentiert und bleibt so lange offen, bis ein Nachweis der Behebung vorliegt. Der Mängelbericht schafft somit Transparenz und ermöglicht es dem Betreiber, Risiken rechtzeitig anzugehen.

Ein professionelles Wartungsdokumentationssystem gewährleistet auch die Rückverfolgbarkeit aller Änderungen und Eingriffe an der Anlage.

• Ersatzteil-/Komponentennachweis: Wenn Teile gewechselt wurden (z.B. „Umwälzpumpe #2 am 15.03.2025 ersetzt“), sollte dies dokumentiert sein. Angaben wie Bauteilbezeichnung, Typ/Modell des neuen Teils, Seriennummer (falls relevant) und Grund des Austauschs (Defekt, Verschleiß) sind festzuhalten. So entsteht eine lückenlose Historie, welche Komponenten wann erneuert wurden – wichtig für Lebensdaueranalysen und Garantieansprüche.

• Einstellungen und Parameter: Falls im Rahmen der Wartung Anlageneinstellungen verändert oder neu justiert wurden (z.B. Regelkurvenparameter angepasst, Druckregler kalibriert), sind die alten und neuen Einstellwerte zu dokumentieren. Nur so kann später nachvollzogen werden, wie der Sollzustand verändert wurde. Auch Software-Updates oder Parameteränderungen an der Steuerung gehören in die Aufzeichnung.

• Wiederholungsprüfungen: Wurde ein Mangel behoben oder ein Teil ersetzt, sollte eine erneute Funktionsprüfung erfolgen und deren Ergebnis dokumentiert werden. Dieser „Abschlusstest“ stellt sicher, dass die Maßnahme erfolgreich war. Im Protokoll ist dann z.B. vermerkt „Pumpe nach Austausch getestet – i.O.“ oder es wird ein separates Wiederinbetriebnahmeprotokoll beigefügt. So ist für Auditoren oder im Schadensfall ersichtlich, dass erkannte Probleme nicht nur festgestellt, sondern auch wirksam beseitigt wurden.

Durch solche Dokumentationspraktiken entsteht ein vollständiger Audit Trail der Instandhaltung: Jede Handlung am System ist belegt. Dies gibt dem Betreiber und Prüfstellen die Gewissheit, dass die Anlage stets ordnungsgemäß gewartet und Veränderungen nachvollziehbar protokolliert wurden. Gleichzeitig erleichtert es die Planung zukünftiger Instandhaltungen, da aus der Historie gelernt werden kann (z.B. welche Komponenten häufiger ausfallen).

Eine effektive Wartung beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Das FM erstellt einen Wartungsplan (häufig als Jahresplan), der alle periodischen Wartungstätigkeiten gemäß VDMA 24186-2 auflistet und ihnen konkrete Termine zuweist. Dabei werden die Intervalle entsprechend den Anforderungen festgelegt – beispielsweise eine Hauptwartung des Kessels einmal jährlich im Sommer und eine Zwischeninspektion zur Heizsaisonmitte. Wichtig ist, Wartungsfenster zu definieren, in denen die Anlage temporär außer Betrieb genommen werden kann, ohne den Nutzerbetrieb wesentlich zu stören (z.B. während sommerlicher Stillstandszeiten oder an Wochenenden). In diesen Zeitfenstern werden gebündelt alle Aufgaben durchgeführt, die eine Abschaltung oder reduzierte Fahrweise erfordern.

Neben den fix terminierten Arbeiten berücksichtigt der Plan auch auslösende Ereignisse: So kann vorgesehen sein, dass bei Erreichen bestimmter Betriebsstunden (z.B. 10.000 h Pumpenlaufzeit) eine außerplanmäßige Inspektion erfolgt, oder dass nach Störfällen bzw. Notabschaltungen eine sofortige Überprüfung ansteht. Solche Eventualmaßnahmen werden als Bestandteil des Konzepts mitgeplant, sodass das FM darauf vorbereitet ist (einschließlich der Bereithaltung eventuell nötiger Ersatzteile).

Die Terminierung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Betreiber und ggf. anderen Beteiligten (Produktionsleitung, Nutzer). Es müssen Pufferzeiten eingeplant werden für unvorhergesehene Verzögerungen oder zusätzliche Arbeiten. Auch externe Prüftermine (z.B. TÜV-Prüfungen, Schornsteinfeger) gilt es frühzeitig in die Jahresplanung zu integrieren, um Doppelarbeit oder Kollisionen zu vermeiden. Insgesamt soll die Wartungsplanung gewährleisten, dass alle erforderlichen Maßnahmen rechtzeitig und unter optimalen Bedingungen stattfinden – weder zu spät (Risiko eines Ausfalls) noch unnötig häufig (wirtschaftliche Überbelastung). Ein guter Plan schafft Transparenz für alle Beteiligten und ist die Grundlage für eine reibungslose Durchführung.

Während der Durchführung der Wartung sorgt das FM für eine reibungslose und sichere Abwicklung.

• Zugangsorganisation: Rechtzeitig vor dem Termin werden Zugangserlaubnisse, Schlüssel und ggf. Besucherausweise für die Servicetechniker bereitgestellt. Falls Zutritt zu sensiblen Bereichen (Dachzentralen, abgeschlossene Heizräume) nötig ist, wird dies koordiniert. Auch die Abschaltung von Alarmanlagen oder Brandmeldern (falls z.B. durch Staubentwicklung bei Wartungsarbeiten Fehlalarm droht) wird mit der Sicherheitsabteilung abgestimmt.

• Arbeitsfreigaben und Sicherheit: Bevor die Arbeiten beginnen, stellt das FM sicher, dass alle erforderlichen Freigaben und Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden. Beispielsweise werden betroffene Anlagenteile spannungsfrei geschaltet und gegen Wiedereinschalten gesichert (Lockout/Tagout), Druck abgelassen und Ventile abgesperrt, wenn in druckführende Systeme eingegriffen wird. Gegebenenfalls werden Arbeitserlaubnisscheine (z.B. für Schweißarbeiten/Feuerarbeiten) erteilt. Eine Unterweisung der Wartungskräfte in objektspezifische Gefahren (z.B. beengte Räume, besondere Brandschutzauflagen) findet statt. Das FM oder ein benannter Anlagenverantwortlicher überwacht die Einhaltung der Arbeitssicherheitsregeln während der Wartung.

• Koordination des laufenden Betriebs: Falls der Gebäudebetrieb parallel weiterläuft, achtet das FM darauf, dass die Wartungsarbeiten mit minimaler Beeinträchtigung ablaufen. Das kann bedeuten: Anpassung der Raumtemperatursteuerung im Vorfeld (damit trotz Kesselabschaltung eine Grundwärme gehalten wird), Information der Nutzer über kurzzeitige Versorgungsunterbrechungen oder Organisation einer Ersatzversorgung (z.B. elektrischer Heizlüfter) bei längerem Heizungsstillstand.

• Übergabe und Wiederinbetriebnahme: Nach Abschluss der Wartungsarbeiten prüft das FM gemeinsam mit dem Dienstleister, ob alle Anlagenkomponenten wieder in den Normalzustand versetzt wurden. Alle Ventile werden auf Soll-Stellung kontrolliert, der Automatikbetrieb wird wieder aktiviert und etwaige Überbrückungen in der Steuerung zurückgenommen. Erst wenn die Anlage wieder ordnungsgemäß in Betrieb ist und keine Fehlermeldungen anstehen, wird die Maßnahme offiziell abgeschlossen. Dieses koordinierte Hochfahren verhindert, dass nach der Wartung Probleme unbemerkt bleiben (z.B. ein geschlossen gebliebenes Ventil oder nicht zurückgesetzte Störmeldungen).

Nach der Wartungsdurchführung kommt der Qualitätskontrolle eine wichtige Bedeutung zu. Das FM überprüft die gelieferten Wartungsdokumente systematisch auf Vollständigkeit und Stimmigkeit. Konkret wird kontrolliert, ob sämtliche vorgesehenen Prüfpunkte abgearbeitet und dokumentiert wurden – fehlende Einträge oder unerledigte Punkte müssen aufgeklärt werden. Ferner werden die Einträge auf Plausibilität geprüft: Beispielsweise, ob gemessene Werte im erwartbaren Bereich liegen (kein offensichtlich falscher Messwert), ob ein zuvor bekannter Mangel jetzt im Bericht auftaucht (damit nichts übersehen wurde) und ob Zeitangaben und Beschreibungen realistisch erscheinen. Gegebenenfalls wird beim Dienstleister Rückfrage gehalten, um Unklarheiten zu klären oder eine Nachbesserung zu fordern.

Zusätzlich kann das FM stichprobenartig Nachkontrollen vornehmen. Dies kann bedeuten, dass ein FM-Techniker einige Komponenten selbst noch einmal in Augenschein nimmt oder testweise in Betrieb setzt, um die Angaben des Wartungsprotokolls zu verifizieren. Bei kritischen Anlagen oder ersten Wartungszyklen ist es auch üblich, dass ein Vertreter des Betreibers die Wartung teilweise begleitet oder eine Vier-Augen-Kontrolle durchführt. Werden dabei Abweichungen festgestellt (z.B. eine nicht gereinigte Filtermatte trotz „OK“-Vermerk), werden diese dokumentiert und mit dem Wartungsanbieter ausgewertet.

Die Qualitätssicherungsmaßnahmen werden ihrerseits protokolliert (z.B. in Form von Abnahmechecklisten oder internen Auditberichten). So bleibt nachvollziehbar, dass das FM seiner Überwachungs- und Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Insgesamt gewährleistet das QA-Vorgehen, dass die Wartungsleistungen tatsächlich den vertraglichen Vorgaben entsprechen und eventuelle Mängel in der Leistungserbringung frühzeitig erkannt und behoben werden.

Facility Management sollte die Ergebnisse der Wartung nicht nur verwalten, sondern aktiv auswerten und Verbesserungen ableiten. Ein Ansatz ist der klassische PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) in der Instandhaltung.

• Analyse wiederkehrender Befunde: Treten bestimmte Mängel oder Störungen immer wieder auf (z.B. leckt dieselbe Pumpe innerhalb eines Jahres bereits zum dritten Mal), so wird dies vom FM erkannt und gesondert untersucht. Mögliche Ursachen (Konstruktionsfehler, falsche Betriebseinstellung, unzureichende Wartungsfrequenz) werden ermittelt.

• Maßnahmenableitung: Basierend auf der Ursachenanalyse entwickelt das FM ein Maßnahmenpaket. Das kann technische Lösungen umfassen (z.B. Einbau einer robusteren Dichtung, Installation eines Schmutzfilters, falls Korrosion die Ursache ist) oder organisatorische Anpassungen (häufigere Wartung dieses Bauteils, Schulung des Bedienpersonals, Anpassung der Betriebsparameter).

• Umsetzung und Verfolgung: Die beschlossenen Verbesserungsmaßnahmen werden eingeplant und umgesetzt. Änderungen am Wartungsprogramm (z.B. zusätzliche Prüfpunkte oder geänderte Intervalle) werden in den Leistungskatalog übernommen und per Dokumentenänderung festgehalten. Technische Modifikationen an der Anlage werden durchgeführt und anschließend im Rahmen der nächsten Wartung besonders beobachtet.

• Wirksamkeitskontrolle: Nach einer gewissen Betriebszeit prüft das FM, ob die ergriffenen Maßnahmen den gewünschten Erfolg zeigen – z.B. ob die zuvor häufige Störung ausbleibt oder sich die Anlagenleistung verbessert hat. Diese Überprüfung wird dokumentiert. Falls die Probleme weiterbestehen, beginnt der Zyklus von Neuem mit einer tiefergehenden Analyse.

Durch diesen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) wird das Wartungskonzept dynamisch optimiert. Langfristig führt dies zu höherer Anlagenzuverlässigkeit, geringeren Ausfällen und potenziell auch zu Kosteneinsparungen, weil Wartungsaufwände zielgerichteter und effizienter eingesetzt werden. Zudem zeigt es im Audit oder gegenüber dem Management, dass das FM seine Anlagen aktiv steuert und aus Erfahrungen lernt, anstatt nur starr einen Plan abzuarbeiten.

Um VDMA 24186-2 in der Ausschreibung und Vertragsgestaltung zu nutzen, werden die darin definierten Wartungsleistungen in einen projektspezifischen Leistungsumfang übersetzt. Praktisch bedeutet das, dass die Tabellen und Positionen des VDMA-Leistungskatalogs als vertragliche Leistungsbeschreibung dienen. Der Facility Manager kann z.B. ein Leistungsverzeichnis erstellen, das die relevanten Aufgaben aus Teil 2 für die konkrete Anlage aufführt – entweder durch direkte Bezugnahme („Wartung gemäß VDMA 24186-2, Position 1.1 bis 5.4“) oder indem die Punkte in das Vertragsdokument übertragen werden. Dadurch entsteht ein sehr präzises Scope of Work, das keine Interpretationsspielräume lässt. Jeder Bieter weiß genau, welche Leistungen gefordert sind, was die Vergleichbarkeit der Angebote erhöht und das Risiko verdeckter Leistungslücken verringert.

Die VDMA-24186-2-Tabellen sind bewusst praxisnah formuliert und decken alle üblichen Komponenten ab; überflüssige oder nicht vorhandene Komponenten können im Einzelfall einfach aus dem Leistungsumfang gestrichen werden. Genauso können projektspezifische Ergänzungen angefügt werden, falls besondere Anlagenteile vorhanden sind – solange diese Änderungen transparent gekennzeichnet werden (Hinweis „abweichend von VDMA 24186“). Insgesamt erleichtert die Nutzung des standardisierten Leistungsprogramms dem FM die Erstellung einer vollständigen und klaren Leistungsbeschreibung, was eine solide Basis für Wartungsverträge bildet.

Bei der Vertragsgestaltung ist festzulegen, wann und wie oft die einzelnen Wartungsleistungen erbracht werden und wer im Detail wofür verantwortlich ist. VDMA 24186-2 selbst gibt bewusst keine starren Intervalle vor; diese müssen individuell bestimmt und im Vertrag vereinbart werden. So wird z.B. definiert, dass der „jährliche Wartungsumfang“ einmal pro 12 Monate durchgeführt wird, während bestimmte Prüfungen halbjährlich oder quartalsweise anfallen. Auch „bei Bedarf“-Positionen werden geregelt – etwa indem festgeschrieben wird, dass eine funktionserhaltende Reinigung automatisch im Rahmen der Wartung erfolgt, sobald die Inspektion dies nahelegt, oder ob solche Arbeiten zunächst angeboten und dann gesondert beauftragt werden.

• Zuständigkeiten: Der Vertrag sollte klar benennen, welche Partei welche Aufgaben übernimmt. In der Regel erledigt der beauftragte Wartungsdienstleister alle im Leistungsumfang enthaltenen Tätigkeiten nach dem vereinbarten Turnus. Dennoch kann es sinnvoll sein, Feinabstimmungen vorzunehmen: Beispielsweise könnte das Betreiberpersonal einfache Sichtkontrollen (z.B. tägliche Anlagenrundgänge) selbst durchführen, während die Fachfirma die umfangreichen Wartungen übernimmt – solche Abgrenzungen müssen dann eindeutig festgehalten sein, um Doppelarbeit oder Lücken zu vermeiden. Ebenso ist zu vereinbaren, wie Störungen außerhalb der planmäßigen Wartung behandelt werden: Gehören Notfalleinsätze oder kurzfristige Reparaturen zum Leistungsumfang (inkl. definierter Reaktionszeit), oder sind sie separat zu beauftragen?

• Leistungsfrequenzen: Im Vertrag werden alle Leistungen aus dem VDMA-Programm mit einer Frequenz hinterlegt (z.B. „jährlich“, „halbjährlich“, „bei Bedarf nach Inspektionserfordernis“). Hierbei fließen Empfehlungen der Hersteller, rechtliche Vorgaben und die Erfahrungswerte des Betreibers ein. Der FM achtet darauf, dass kein Aspekt übersehen wird – falls bestimmte Prüfungen laut Gesetz häufiger stattfinden müssen (z.B. monatliche Sichtprüfung von Sicherheitsventilen durch den Betreiber, jährliche externe Emissionsmessung), wird dies im Wartungskonzept entweder integriert oder als Schnittstelle beschrieben.

• Leistungsausschlüsse: Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten im Vertrag auch Grenzen des Leistungsumfangs aufgeführt werden. Zum Beispiel: „Instandsetzungsarbeiten sind nicht Teil des Wartungsvertrags“, „Brennstoffversorgung (Öl/Gas) gehört nicht zum Leistungsumfang des Wartungsdienstleisters“, oder „Reinigung des Heizungsraums ist ausgeschlossen“. Auch Prüfungen, die unter andere Verträge fallen (etwa Gebäudeleittechnik-Updates durch den MSR-Anbieter), werden als Schnittstellen definiert und vom hier betrachteten Wartungsvertrag abgegrenzt. So weiß der Dienstleister genau, was von ihm erwartet wird und was nicht – und der Betreiber kann sicherstellen, dass alle notwendigen Leistungen entweder im Vertrag enthalten oder anderweitig abgedeckt sind.

Um die Wartungsleistung formell abzunehmen, sollten im Vertrag objektive Kriterien definiert werden. Dazu zählt zunächst die Vollständigkeit der Dokumentation: Eine Wartung gilt als ordnungsgemäß erbracht, wenn das Wartungsprotokoll vollständig ausgefüllt und von autorisierten Personen unterschrieben vorliegt, alle Prüfpunkte abgedeckt sind und eventuell erforderliche Anlagen (z.B. Messprotokolle, Checklisten) beigefügt wurden. Fehlen Dokumente oder Einträge, kann der Betreiber die Abnahme verweigern, bis die Nachlieferung erfolgt.

Weiterhin wird vereinbart, wie mit festgestellten Mängeln umzugehen ist. Die Mängelschluss-Logik legt fest, ob und inwieweit offene Mängel die Abnahme der Wartung beeinflussen. Beispielsweise kann geregelt sein, dass kritische Mängel (solche, die die Betriebssicherheit unmittelbar betreffen) erst nach deren Behebung als abgeschlossen gelten – d.h. der Wartungsdurchgang ist erst vollständig abgenommen, wenn der Mangel beseitigt oder zumindest eine Zwischenlösung umgesetzt ist. Weniger kritische Punkte hingegen werden ins Mängelprotokoll übernommen und können auch nach Abnahme des Wartungsberichts im Nachgang behoben werden, ohne die formale Abnahme zu verzögern. Wichtig ist, dass diese Spielregeln transparent sind, damit keine Unklarheit herrscht, ob die Wartungsleistung „erbracht“ ist, trotz vorhandener Mängel.

Als Abnahmekriterium kann zudem die Beweiskraft der Nachweise festgelegt werden: Der Betreiber erwartet z.B., dass Messwerte mit kalibrierten Geräten ermittelt und dokumentiert wurden, dass verwendete Ersatzteile eindeutig benannt sind und dass alle Unterschriften von autorisierten Personen stammen. Gegebenenfalls wird auch die Form der Dokumentation definiert (Original-Papierprotokoll und zusätzlich digital im CAFM-System). Mancher Betreiber führt bei der Abnahme eine gemeinsame Anlagenbegehung mit dem Dienstleister durch, um stichprobenhaft die Arbeitsqualität zu prüfen (z.B. wird ein geöffnetes Gerät gemeinsam begutachtet, ob wirklich gereinigt wurde). Letztlich dienen die Abnahmekriterien dazu, sicherzustellen, dass der Betreiber eine überprüfbare, qualitativ einwandfreie Leistung erhält, bevor er den Wartungsvorgang als abgeschlossen betrachtet.

• Gesetzliche Prüfungen: Es sollte klar benannt werden, welche Prüfungen außerhalb des normalen Wartungsumfangs liegen, weil sie gesetzlich vorgeschrieben und typischerweise von bestimmten Prüforganen durchzuführen sind. Beispiele: wiederkehrende Druckbehälterprüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen, Emissionsmessungen durch den bevollmächtigten Schornsteinfeger, etc. Der Vertrag kann z.B. festhalten: „Prüfleistungen gemäß [Gesetz/Verordnung] sind nicht Bestandteil dieses Vertrags; ihre Durchführung obliegt dem Betreiber, der Dienstleister unterstützt auf Anforderung durch Vorbereitung der Anlage.“ Ebenso ist festzulegen, ob der Wartungsanbieter die Koordination solcher externen Prüfungen übernimmt (Terminabstimmung, Anlagenbereitstellung) oder ob dies der Betreiber selbst durchführt.

• Herstellervorgaben: Viele Gerätehersteller schreiben eigene Wartungsintervalle oder -verfahren vor, teils verbunden mit Garantiebedingungen oder Sicherheitsvorschriften. Im Vertrag ist zu klären, ob und wie solche OEM-Wartungen eingebunden werden. Beispiel: „Alle 5 Jahre ist eine Spezialinspektion des Brenners durch den Hersteller durchzuführen – diese ist vom Betreiber gesondert zu beauftragen und nicht im Preis enthalten.“ Oder falls der Wartungsdienstleister autorisiert ist, solche Arbeiten mit zu übernehmen: „Die Wartungsfirma führt die vom Hersteller vorgeschriebenen Arbeiten gemäß Betriebsanleitung durch, ggf. unter Hinzuziehung eines OEM-Technikers; die Kosten sind im Pauschalpreis enthalten.“ Dadurch wird vermieden, dass wichtige Sondermaßnahmen übersehen werden.

• MSR- und Gebäudeautomation: Die Grenze zwischen der mechanischen Wartung (Teil 2) und der Wartung der Mess-, Steuer- und Regeltechnik (Teil 4 der VDMA-Reihe bzw. separater Vertrag) sollte festgeschrieben werden. Oft übernimmt eine andere Fachfirma die Wartung der Gebäudeleittechnik. Daher schreibt man z.B.: „Die Überprüfung der Regelalgorithmen und Steuerungssoftware ist nicht Teil dieses Vertrags; offensichtliche Abweichungen (z.B. defekte Fühler) werden jedoch im Rahmen der Heizungswartung erkannt und gemeldet.“ So weiß der Heizungstechniker, bis wohin seine Verantwortung geht – etwa bis zur Klemmleiste der Heizungssteuerung – und ab wann die Zuständigkeit der MSR-Fachleute beginnt.

• Dokumentationsübergabe: Schließlich muss geregelt sein, wie Unterlagen ausgetauscht werden. Im Vertrag steht idealerweise, dass der Dienstleister sämtliche Wartungsdokumentationen dem Betreiber zeitnah zur Verfügung stellt – sei es in Papierform, digital per E-Mail oder via Zugang zu einem Wartungsportal. Auch bei Vertragsende ist eine vollständige Übergabe aller bisherigen Protokolle vorgeschrieben. Zudem sollte vereinbart werden, dass Änderungen an der Anlage (z.B. der Tausch eines größeren Bauteils) vom Dienstleister an den Betreiber gemeldet werden, damit die Anlagendokumentation (Pläne, Anlagelisten) aktualisiert werden kann. So behält der Betreiber jederzeit die Hoheit über die technischen Unterlagen und den aktuellen Wissensstand zur Anlage.

Durch derartige Schnittstellenklauseln wird im Vertrag klargestellt, wer sich um welchen Aspekt kümmert. Dies verhindert Missverständnisse während der Vertragslaufzeit und stellt sicher, dass alle Belange rund um die Heizungsanlage – von der Routinewartung über Spezialprüfungen bis zur Dokumentation – lückenlos abgedeckt sind.