VDMA 24186-1 Leistungsprogramm für die Wartung: Lufttechnische Geräte und Anlagen

Das VDMA-Leistungsprogramm dient im FM als verbindliche Grundlage für Wartungsverträge und -spezifikationen. Es definiert den Mindestinhalt der vereinbarten Dienstleistungen. Auf Basis der VDMA-Tabellen können Betreiber und Dienstleister den Leistungsumfang im Vertrag festlegen. Die Betreiberanforderungen (OPR) setzen dabei übergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen (Leistungs- und Qualitätsziele), die im Leistungsverzeichnis des Wartungsvertrags konkretisiert werden. Die Wartungsergebnisse werden anhand festgelegter Abnahmekriterien überprüft. Änderungen oder Ergänzungen am Leistungsprogramm müssen dokumentiert und mit Änderungsprotokollen und Soll-Ist-Abgleich nachvollzogen werden.

Das Leistungsprogramm muss mit anderen Vorschriften koordiniert werden. So regeln etwa VDI 6022 die hygienische Instandhaltung von RLT-Anlagen, Brandschutznormen (z. B. DIN 18232, VdS) und Gebäudesicherheitsvorschriften Prüf- und Dokumentationspflichten für Rauch- und Entrauchungssysteme. Diese sind zwingend zu beachten und werden typischerweise in separaten Verträgen bzw. Prüfplänen verwaltet. Das Wartungsprogramm ergänzt diese Regelwerke, indem es die routinemäßigen Wartungsaufgaben festlegt, die für den dauerhaften Sollzustand erforderlich sind.

Im Facility Management ist zu dokumentieren, nach welcher Version des VDMA-Leistungsprogramms gearbeitet wird (z. B. VDMA 24186-1:2019-09). Die gewählte Version wird im Vertrag festgehalten. Wartungspläne, Prüflisten und Berichte sollten revisionssicher geführt werden. Änderungskontrollen und Prüfprotokolle dienen als Nachweis, dass die vereinbarten Leistungen erbracht wurden. Die vollständige Dokumentation ist für Audit- und Haftungszwecke vorzuhalten (siehe Abschnitt 8).

VDMA 24186 arbeitet mit einem komponentenorientierten Leistungsverständnis: Jede Aufgabe wird als eigenständige Wartungsleistung für ein bestimmtes Bauteil definiert. Die Wartung wird planmäßig durchgeführt, um einen dauerhaften Sollzustand der Anlage sicherzustellen. Die Einzelleistungen (Check, Funktionstest, Service usw.) sind im Leistungsprogramm als standardisierte Tätigkeiten beschrieben.

Die VDMA-Wartungstabellen unterscheiden periodisch durchzuführende Tätigkeiten und auf Bedarf auszuführende Tätigkeiten. Periodische Aufgaben werden in definierten Zeitabständen (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) fällig und orientieren sich an Herstellerangaben und Betriebsbedingungen. Bedarfsaufgaben folgen auf Befundprüfungen: Ergibt eine Inspektion Mängel oder Grenzwertüberschreitungen (z. B. starker Druckabfall am Filter), löst dies eine zusätzliche Serviceleistung aus (etwa Filterwechsel oder Reinigung). In den Wartungstabellen erkennt man periodische Prüfungen oft an einer Markierung in der ersten Spalte, „Wartung bei Bedarf“ an einem Kreuz in einer zweiten Spalte.

Im Facility Management werden festgestellte Mängel und Abweichungen dokumentiert und in Folgeaufträge überführt. Beispielsweise wird bei einer Befundprüfung ein Mangelprotokoll erstellt und mit Priorität versehen. Der Mangel wird dann in einem Instandhaltungsauftrag (Ticket) behoben. Nach der Korrekturleistung erfolgt eine Kontrollprüfung als Nachweis. Empfehlungen aus dem Wartungsprotokoll können zu vorbeugenden Maßnahmen führen. Wichtig ist, dass jede Abweichung eindeutig klassifiziert und hinsichtlich Dringlichkeit und Risiko bewertet wird, sodass FM-Verantwortliche geeignete Nacharbeiten planen können.

Der Gebäude- oder Anlagenbetreiber (Eigentümer) legt die operativen Ziele und Rahmenbedingungen fest (z. B. Soll-Parameter, Instandhaltungsstrategie). Er genehmigt Wartungskonzepte, gewährt den Dienstleistern Zugang und akzeptiert die Wartungsergebnisse. Die Geschäftsführung sorgt dafür, dass ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen und ggf. Betreiberpflichten (ArbSchG, ASR) eingehalten werden. In der Praxis beauftragt der Betreiber Fachunternehmen mit der Wartung, behält aber das Weisungsrecht und die Freigabe der Leistungsverzeichnisse und Wartungsberichte.

Der Wartungsdienstleister (Instandhaltungsfirma) führt die Wartungsaufgaben aus wie vereinbart. Er prüft und wartet die Komponenten fachgerecht, dokumentiert die Ergebnisse und meldet entdeckte Mängel. Er erstellt Serviceprotokolle mit detaillierten Befunden und empfiehlt notwendige Nacharbeiten. Wesentlich sind Termineinhaltung, korrekte Ausführung und lückenlose Protokollierung der durchgeführten Leistungen.

Bei allen Wartungsarbeiten an raumlufttechnischen Anlagen sind Hygienefragen zu berücksichtigen. Enthält eine Wartungstätigkeit eine hygienische Komponente (z. B. Reinigung von Befeuchtern, Luftkanälen), fordert VDMA 24186 den Einsatz einer Hygienefachkraft nach VDI 6022. Diese Fachkraft führt Hygieneinspektionen durch, bewertet Mikrobenbefall und hygienische Risiken. Die eigentliche Wartung und Reinigung bleibt Aufgabe des Wartungsunternehmens – die Hygienefachkraft liefert das Prüfprotokoll. Hygienemaßnahmen sind im Wartungsvertrag gesondert geregelt (besondere Vergütung).

Die Wartungsleistungen gliedern sich typischerweise in folgende Aufgabentypen: (1) Sicht- und Zustandsprüfungen (Optische Kontrolle auf Verschmutzung, Korrosion, mechanische Schäden), (2) Funktionsprüfungen (Test der Bedien- und Sicherheitsfunktionen, Funktionsverhalten im Betrieb), (3) Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen (Einstellung, Schmierung, Nachziehen, Teileaustausch) sowie (4) Verifikationsprüfungen (Wiederholungsprüfung nach Nacharbeiten). Jede dieser Maßnahmen führt zu bestimmten Dokumentationspflichten (Prüfprotokolle, Checklisten, Reparaturberichte).

Die Aufgaben sind hierarchisch aufgebaut: Systemebene → Baugruppe → Bauteil/Komponente → Prüfschritte. Beispiel: Das System „Zentralgerät (AHU)“ enthält Baugruppen wie Lüfter, Filter, Wärmetauscher, Klappen, jeweils mit spezifischen Prüf- und Wartungsaktionen. So kann man für jede Komponente bei jeder Wartung klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen abarbeiten und dokumentieren.

Die Wartungstätigkeiten liefern drei Arten von Ergebnissen: (a) Befunde (Feststellungen über Zustand, Verschmutzung, Schäden), (b) Mängelklassifizierung (z. B. geringfügiger Befund vs. sicherheitsrelevanter Defekt) und (c) Empfehlungen/Handlungshinweise (z. B. Austausch defekter Teile, Nachjustierung, zusätzliche Kontrolle). Mängel werden üblicherweise nach Dringlichkeit und Risikoklasse eingestuft (z. B. „A: sofortig beheben“, „C: im nächsten Turnus“). Diese Informationen bilden die Grundlage für die weitere Instandsetzungsplanung.

(Die folgenden Inhalte entsprechen exemplarisch den Strukturen aus VDMA 24186-1. Tatsächliche Leistungsbeschreibungen finden sich in den offiziellen Einheitsblättern.)

• Gehäuse, Zugänge, Dichtungen: Prüfung auf Dichtheit (KEHD-Prüfung), korrekten Verschluss von Inspektionsöffnungen und Dichtflächen. Überprüfung aller Verschlüsse und Türzargen auf Schäden und leichtgängige Funktion.

• Lüfter und Antrieb: Kontrolle von Riemen oder Kupplungen, Motorlagern (Geräusche, Wärme, Schmierung), Vibrationen. Sicherheitsfeste Abdeckungen, Not-Abschaltung und Automatiktests prüfen. Schwingungs- und Laufverhalten dokumentieren.

• Filter: Überprüfung der Filtertypen und -zustände. Regelmäßiger Wechsel nach Differenzdruck oder Herstellervorgabe. Kontrolle des Filterhalters auf Dichtheit, Prüfung des Filterabriebs. Dokumentation des Druckverlusts als Betriebsindikator.

• Wärmetauscher und Luftbefeuchtung: Funktionskontrolle von Heiz-/Kühlregisters und Wärmerückgewinnern (Dichtigkeit, Frostschutz). Überprüfung von Befeuchteranlagen (Betriebszustand, Wasserqualität, Sprühdüsen). Hygienerelevante Reinigung ist separat nach VDI 6022 anzusetzen.

• Klappen und Stellantriebe: Probebetrieb aller Regel- und Brandschutzklappen auf Beweglichkeit, Endstellungen und Dichtheit. Funktionstest der Stellglieder (Öffnen/Schließen), Fehlerstellung bei Stromausfall. Überprüfung von Notfallstellungen und Bypass-Klappen.

• Kondensat- und Entwässerungssysteme: Kontrolle der Kondensatabläufe (keine Verstopfungen), Funktion von Kondensatpumpen, Auffangwannen und Überlauf. Dichtigkeit der Leitungen prüfen, Frost- und Überlaufschutz testen.

• Kanäle und Isolierung: Sichtkontrolle der Lüftungskanäle auf Abstützung, Korrosion, undichte Stellen. Überprüfung von Dämpfungselementen und Ausgleichsöffnungen. Falls möglich, Differenzdrücke messen und gegen Referenzwerte prüfen.

• Luftauslässe / Terminaleinheiten: Funktionstest von Endgeräten (z. B. Raumluftauslässe, Deckenelemente) auf einwandfreie Verstellung. Überprüfung der Vergitterung, Verkleidung und Befestigung. Bei Verstellklappen Nachführung prüfen und sichern, ggf. Justierung erneuern.

• Feuer-/Rauchklappen (im Wartungsumfang): Sofern vertraglich enthalten, Kontrolle von Brandschutzklappen auf ungehinderte Beweglichkeit. Trennwandklappen und Rauchschürzen auf korrekten Sitz prüfen. Hinweis: Regelmäßige Prüfungen (z. B. VDE/DIN) bleiben Aufgabe der Behörden oder spezialisierten Prüfer; Koordination mit Wartungsplan erforderlich.

• Erforderliche Betriebszustände: Festlegung der nötigen Anlagenzustände (Normalbetrieb, Leerlauf, Prüfmodus) für die Durchführung der Prüfungen und Wartungen. Klare Anweisungen, wie Anlagen in den Wartungsbetrieb übergeführt werden.

• Steuerungssignale / BMS-Daten: Erfassen von Soll- und Ist-Daten (Stundenlaufzeit, Alarmhistorie, Temperaturen). Dokumentieren von gemessenen Werten (z. B. Differenzdruck, Feuchte) als Nachweis der durchgeführten Prüfungen.

• Koordination und Freigaben: Abstimmung von Zugriffsberechtigungen, Verkehrsfreigaben oder Sperrzeiten für Wartungsfenster. Genehmigungen für das Abschalten der Anlage (Betriebsfreigabe) müssen vorliegen. Diese organisatorischen Auflagen sind Teil des Wartungsablaufs.

Die Wartung maschineller Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (MRA) hat das Ziel, deren dauerhafte Einsatzbereitschaft sicherzustellen. Dazu gehören Testläufe der Rauchabzugsventilatoren, Funktionsprüfungen der Ansteuerung (inkl. Notstromversorgung), Kontrolle der Notabschaltung und der automatischen Steuerungslogik. Dokumentiert wird die Betriebsfähigkeit (z. B. Lüfterdrehzahl, Laufstrom) sowie alle erkannten Mängel. Die MRA-Wartung ergänzt die gesetzlichen Prüfpflichten (wie VDE 0100, Rauch-Warnmelder-Tests) um technische Instandhaltungsmaßnahmen.

Bei Rauchdruckanlagen wird der konstante Überdruck in Treppenhäusern oder Fluchttunneln geprüft. Die Wartung umfasst Funktionstests der Druckerzeuger (z. B. Ventilatoren, Gebläse), Lecksuche im Luftführungssystem sowie Überprüfung der Steuerung (z. B. Ansaugklappen). Es ist zu dokumentieren, dass geforderte Druck- und Luftmengenniveaus im Einsatzfall erreicht werden können. Ebenso wie bei MRA muss eine Koordination mit den feuerpolizeilichen Abnahmen erfolgen, um Doppelprüfungen zu vermeiden.

MRA und RDA unterliegen zwar häufig ergänzenden rechtlichen Prüfungen (z. B. VDI 6003, VDE-Anforderungen), dennoch sind ihre routinemäßigen Wartungspunkte in VDMA 24186-1 enthalten. Es ist wichtig, die Zuständigkeiten klar zu regeln: Brandschutzprüfungen (z. B. nach VDS / VDE) bleiben separate Posten, während das FM-Leistungsprogramm die tägliche Funktionswartung und Bereithaltung dokumentiert. Zeitliche Abstimmung (Wartungsfenster) und Abstimmung von Prüfprotokollen zwischen FM und Brandschutzverantwortlichen sind erforderlich.

Jeder Wartungseinsatz wird in einem schriftlichen Protokoll festgehalten. Es enthält mindestens folgende Angaben: Geltungsbereich (welche Anlage/Baugruppe), Datum/Uhrzeit der Durchführung, durchführendes Personal, aufgeführte Wartungsaufgaben sowie festgestellte Befunde. Ggf. werden Messwerte (z. B. Druck, Temperatur) dokumentiert. Jede Protokollseite wird vom verantwortlichen Techniker gegengezeichnet. Diese Protokolle sind Basis für die spätere Abnahme der Leistung und können als Grundlage für Garantiefälle oder Versicherungsnachweise dienen.

Gefundene Mängel werden in einer Mängelliste gesammelt. Dazu gehören eine Fehlerbeschreibung, die Schweregrad-Klassifizierung sowie eine Frist zur Behebung. Empfehlungen für weitere Maßnahmen oder Ersatzteilwechsel werden in derselben Liste vermerkt. Die Mängelliste dient als Arbeitsgrundlage: Sie wird als Ticket an die Instandhaltungsorganisation übergeben. Prioritäten (z. B. „A = Störung, sofort beheben“) und Restrisiken (z. B. Brand- oder Gesundheitsrisiko) sind klar ersichtlich, damit nötige Sofortmaßnahmen eingeleitet werden können.

Für die Abnahme der Wartung ist die Vollständigkeit und Plausibilität der Dokumentation entscheidend. Prüfprotokolle (mit Unterschriften) sind zwingend nachgewiesen; Messaufzeichnungen (z. B. Filterdruckdifferenz vor/nach Wartung) ergänzen sie. Verwendete Teile und Verbrauchsmaterialien werden lückenlos erfasst (Teile-/Materialnachweis). Besonders wichtig ist eine revisionssichere Ablage aller Unterlagen. So sieht das Regelwerk eine lückenlose Dokumentation gemäß VDMA 24186 vor – sie ermöglicht jederzeitige Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Arbeiten und dient als Audit-Nachweis. Im Ergebnis stehen Serviceprotokoll, Mängelliste, Teilenachweis und ggf. Nachtestprotokoll als vollständiges Übergabeset bereit.

Die Wartungsplanung erfolgt unter Berücksichtigung periodischer und anlassbezogener Aufgaben. Regeltermine (z. B. Sommer- und Winterwartung) werden in einem Wartungskalender festgehalten. Dabei sind saisonale Gegebenheiten (z. B. Frostschutz im Winter) und Produktionsfenster zu beachten. Für „bei Bedarf“-Wartungen müssen schnelle Reaktionsmöglichkeiten (Servicefenster) sichergestellt sein. Ein jährlicher Wartungsplan kann als Basis dienen, wird aber flexibel angepasst, wenn unerwartete Befunde vorliegen.

Vor Ausführung einer Wartung müssen organisatorische Rahmenbedingungen geklärt werden: Es bedarf einer Betriebsfreigabe (Stillsetzung oder Not-Aus) sowie ggf. einer Arbeitserlaubnis (Genehmigung für Arbeiten mit hoher Gefährdung). Sicherheitseinweisungen und Schutzmaßnahmen (z. B. Leitern sichern, Schutzhandschuhe bei Filterwechsel) sind zu dokumentieren. Die abgebildeten Zustände (Betriebs/Notstrom etc.) der Anlagen sind von Betriebspersonal freizuschalten. Alle Arbeitsschritte sollen gemäß Arbeitsschutz vorgeschrieben abgesichert sein.

Zur Sicherstellung der Wartungsqualität werden Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen durchgeführt. Beispielsweise können Stichprobenvergleiche (etwa Nachprüfung einzelner Prüfpunkte durch einen zweiten Techniker) die Zuverlässigkeit erhöhen. Checklisten stellen sicher, dass kein Punkt vergessen wird. FM-Mitarbeiter prüfen zudem, ob alle Mängel erfasst und die Protokolle unterschrieben sind. Offene Punkte werden nachverfolgt. Ungewöhnliche Befunde werden bewertet und ggf. durch Messwiederholungen verifiziert.

Erkannte wiederkehrende Probleme werden im FM-Prozess analysiert (Root-Cause-Analyse). Ursachen (z. B. falsche Einstellung, Verschleiß oder unsachgemäße Nutzung) werden ermittelt und Maßnahmen definiert (z. B. Anpassung der Wartungsintervalle, Austausch durch höherwertige Bauteile). Diese Erkenntnisse fließen in die Wartungsplanung zurück. Der Prozess folgt dem PDCA-Prinzip (Plan-Do-Check-Act), um Effizienz und Verfügbarkeit langfristig zu steigern.

Bei der Auftragsvergabe wird das VDMA-24186-1-Leistungsprogramm in Form von Tabellen oder Leistungsverzeichnissen herangezogen. Die entsprechenden Aufgaben werden wortwörtlich oder sinngemäß in den Vertrag übernommen. Dies schafft Klarheit über Umfang und Inhalt der Wartung (Taktfrequenzen können dabei leer gelassen und später individuell ausgefüllt werden). Durch den Verweis auf VDMA 24186-1 wird sichergestellt, dass beide Parteien den gleichen Leistungsmaßstab anlegen.

Im Leistungsverzeichnis werden die Prüffrequenzen (z. B. monatlich, jährlich) für periodische Aufgaben verbindlich festgelegt. Zudem wird zwischen Betreiberleistung und Fremdleistung abgegrenzt (z. B. Filterwechsel durch Betreiber vs. durch Dienstleister). Reaktionszeiten bei Störungen (Notfalldienste) sind ebenso zu definieren. Besondere Ausschlüsse (z. B. Reinigungs- oder Umbauarbeiten) sollten explizit erwähnt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zur Abnahme werden Vollständigkeit der Protokolle und sachgerechte Dokumentation gefordert. Zum Beispiel kann im Vertrag festgelegt werden, dass Wartung nur dann als abgenommen gilt, wenn alle Mängel entweder behoben oder in einem Mängelprotokoll kategorisiert aufgeführt sind. Sämtliche Berichte sind zeitnah dem Betreiber zu übergeben. Gegebenenfalls sind Abnahmeprüfungen vor Ort durchzuführen, um die Einhaltung der Wartungsaufgaben zu verifizieren.

Im Vertrag sollte klar geregelt werden, dass Hygienemaßnahmen und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen gesondert zu behandeln sind. So wird üblicherweise die Pflicht zur hygienischen Inspektion nach VDI 6022 (mit gesonderter Beauftragung) vermerkt. Ebenso ist die Abgrenzung zu Brandschutzprüfungen (RWA/RDA) und weiteren behördlichen Kontrollen festzulegen. Nur so bleiben Haftungsfragen und Abrechnungsmodalitäten transparent. Eine klare Schnittstellendefinition gewährleistet, dass alle Beteiligten ihre Pflichten kennen und Doppelüberprüfungen vermieden werden.