VDMA 24176 Inspektion gebäudetechnischer Anlagen

Die Inspektion nach VDMA 24176 ist ein zentrales Element des Instandhaltungsmanagements. Nach DIN 31051 und praxisüblichen Instandhaltungsprozessen ist die Inspektion die vorbereitende Phase, die Feststellungen über den Anlagenzustand liefert. Dieser Ist-Zustand wird dokumentiert und dient als Input für die weitere Instandhaltungsplanung. VDMA 24176 nennt die Inspektion ausdrücklich als wesentlichen Bestandteil der geplanten Instandhaltung. Inspektionsergebnisse fließen direkt in Serviceprogramme und Wartungszyklen ein, um gezielte Reparatur- und Modernisierungsvorhaben zu initiieren. Durch diese Einbettung in die Governance-Strukturen wird sichergestellt, dass Inspektionen nicht isoliert, sondern als Teil eines systematischen Instandhaltungs- und Betriebsmanagements durchgeführt und nachverfolgt werden.

Um eine einheitliche Inspektionsqualität zu gewährleisten, sollte in Leistungsverzeichnissen auf VDMA 24176 verwiesen werden. Als Leistungsspezifikation dient VDMA 24176 der Definition von Inspektionstiefe und -umfang sowie der erwarteten Berichtsinhalte. Kontraktlich kann man etwa festhalten, dass die Inspektion gemäß den Anforderungen der VDMA 24176 durchgeführt wird. Analog verhält es sich mit Wartungsleistungen: Hier bilden die VDMA-Wartungsrichtlinien 24186 ein eigenes Leistungsprogramm. Die separaten Hygienerichtlinien (VDI 6022) werden ebenfalls gesondert einbezogen.

• VDMA 24176 (Inspektion): Regelt die qualitative Leistung der Inspektion. Typischerweise wird ein Inspektionskonzept mit Scope sowie ein standardisiertes Berichts- und Bewertungs-Template als Ergebnis gefordert.

• VDMA 24186 (Wartung): Beschreibt den Leistungsumfang und die einzelnen Wartungstätigkeiten, die zur Erhaltung des Soll-Zustands nötig sind. Der FM-Vertrag formuliert hier Servicepakete, SLA-Ziele und wiederkehrende Wartungstätigkeiten.

• VDI 6022 (Hygiene): Legt Anforderungen für die hygienische Überprüfung von Raumlufttechnischen Anlagen fest. In FM-Leistungen wird hierfür ein getrenntes Hygieneprogramm mit Inspektionsplan und Dokumentation vereinbart.

Durch diese klare Referenzierung kann der Auftragnehmer nachweisen, dass die Inspektionsleistung den anerkannten Regeln der Technik entspricht.

Nach VDMA 24176 ist die Inspektion eine überwiegend ingenieurmäßig durchgeführte Leistung. Das bedeutet: Fachleute mit technischem Verständnis erfassen systematisch technische Parameter der Anlagen und werten diese aus. Zum Aufgabenbereich gehört die Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes. Somit ist die Beurteilung (Evaluation) wesentlicher Teil der Inspektion – sie ist nicht nur visuelle Kontrolle, sondern beinhaltet auch Bewertung und Analyse. Der Inspektionsingenieur erstellt anhand der Befunde eine Inspektionsdokumentation inklusive Zustandsbeschreibungen und Messwerten. Die eigentliche Bewertung liefert dann Eingangsgrößen für den weiteren Instandhaltungsprozess.

• Ist-Zustand: Der tatsächliche technische Zustand der Anlage zum Zeitpunkt der Inspektion. Er wird durch Messungen, Sichtprüfungen und Dokumentation ermittelt.

• Soll-Zustand: Der geplante oder ideal erwartete Zustand einer Anlage (z. B. im Neuzustand oder laut Herstellerangaben). In der Inspektion dient er als Referenz, um Abweichungen zu identifizieren.

• Abweichung: Die Differenz zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand. Sie kann Mängel, Verschleiß oder Effizienzverluste aufzeigen und ist Ausgangspunkt für Korrekturmaßnahmen.

• Kennzahlen (Key Performance Indicators): Numerische Indikatoren, die aus den Inspektionsdaten abgeleitet werden. Beispiele sind Wirkungsgrade, Druckverluste oder Leistungskennwerte. VDMA 24176 spricht von Kennwerten, die Hinweise auf das Anlagenverhalten geben. Diese Kennzahlen können auch visualisiert werden (z. B. in Ampelfarben). Ein konkretes Verfahren weist dem Anlagenzustand eine „Ampelfarbe“ zu und verwendet diese als Grundlage für Handlungsempfehlungen und einen KPI.

• Empfehlungen: Konkrete Maßnahmenvorschläge, die auf Basis der Inspektionsergebnisse formuliert werden. Sie beschreiben, welche Veränderungen oder Instandsetzungsarbeiten ergriffen werden sollten, um die Anlagenleistung zu verbessern. Empfehlungen enthalten typischerweise Priorität, Begründung und erwartete Wirkung.

Diese Begriffe bilden die Grundlage für den Inspektionsbericht und dessen Interpretation im FM. So definiert der Bericht etwa den aktuellen Ist-Zustand, listet Abweichungen auf, berechnet relevante Kennzahlen und leitet darauf basierend Prioritäten und Empfehlungen ab.

Das primäre Ergebnis einer Inspektion ist die exakte Dokumentation des Ist-Zustandes aller inspizierten Systeme. Dazu gehören Messwerte, Schadensfeststellungen, Verschleißkennzeichen sowie Fotodokumentation. Dieses Ist-Zustandsprotokoll bildet die Grundlage für alle folgenden Auswertungen. Für das Facility Management liefert es einen verlässlichen Zustandsschnappschuss aller Anlagen. Damit schafft es Transparenz und dient als Basis für Auditierungen und Planungen. Die Dokumentation verhindert Wissenslücken und stellt sicher, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.

Aus den erhobenen Daten werden Kennzahlen berechnet, die den Zustand und die Leistung der Anlage quantifizieren. Beispiele sind Energieeffizienzwerte, Druckverluste oder Verfügbarkeit. VDMA 24176 sieht vor, dass Kennwerte Hinweise darauf geben, wie sich geänderte Betriebsbedingungen auswirken. In der Praxis vergleicht man die Ist-Kennzahlen mit Sollwerten oder Benchmarks. Liegen Abweichungen vor, fließen sie in die Bewertung ein. Durch die Kennzahlen erhält das FM priorisierte Indikatoren: Anlagen mit kritischen Kennzahlen können vorrangig behandelt werden. Die Betrachtung von Kennzahlen ermöglicht außerdem Trendanalysen und Leistungsvergleiche im Zeitverlauf.

Das Ergebnis jeder Inspektion sind maßgeschneiderte Verbesserungsvorschläge. Dazu gehören kurzfristige Maßnahmen (z. B. Nachstellen von Ventilen, Austausch defekter Komponenten) sowie längerfristige Konzepte (Modernisierung, Nachrüstung). Jede Empfehlung wird typischerweise mit Priorität, Begründung und erwarteter Auswirkung beschrieben. So weiß das FM, welche Maßnahmen zuerst und mit welchem Aufwand umzusetzen sind. VDMA 24176 betont, dass die Inspektion mit konkreten Handlungsempfehlungen abschließt. In der Praxis nutzen Facility Manager diese Empfehlungen zur Planung von CAPEX- oder OPEX-Projekten und zur Ausschreibung von Instandsetzungsarbeiten.

• Ist-Zustand (Dokumentation): Beschreibung der Anlagenbedingungen mit Belegen (Messprotokolle, Fotos) – als Basis für Audits und Planungen.

• Kennzahlen: Abgeleitete Leistungs- und Effizienzindikatoren – zur Priorisierung von Maßnahmen und zur Benchmarking.

• Empfehlungen: Maßnahmenvorschläge mit Priorisierung – als Input für Instandhaltungs- und Modernisierungspläne.

Der Eigentümer/Betreiber definiert die Ziele der Inspektion (z. B. Zustandsanalyse, Sicherheitsüberprüfung) und legt die Rahmenbedingungen fest (zugängliche Anlagen, Betriebsmodi). Er sorgt zudem dafür, dass alle notwendigen Unterlagen und Zugangsmöglichkeiten bereitgestellt werden. Der Facility Manager (FM) übernimmt die Koordination: Er organisiert die Datenbereitstellung, terminiert die Inspektion und stellt den Zugang zu allen Anlagen sicher. Nach Abschluss prüft der FM die Inspektionsdokumente und setzt die empfohlenen Maßnahmen um. Er legt die Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Empfehlungen fest (z. B. Wartungsfirma, Anlagenbetreuer) und führt ein Maßnahmenregister, um Fortschritte nachzuverfolgen.

Der Inspektionsingenieur sollte eine ingenieurmäßige Ausbildung haben und über Fachkenntnisse in den relevanten technischen Gewerken verfügen (z. B. HLKS, Elektrotechnik, MSR). Wesentlich ist seine Fähigkeit, Messergebnisse und Beobachtungen fachgerecht zu interpretieren. Er muss Anlagenpläne lesen, Normen und Herstellerangaben anwenden sowie Abweichungen erkennen können. Darüber hinaus sollte er Erfahrung mit Inspektionsmethoden (visuelle Inspektion, Messungen, Tests) und mit Bewertungsverfahren haben, um einen realistischen Zustand einzuschätzen. In der Praxis empfiehlt es sich, dass der Inspekteur unabhängig vom Instandhaltungspersonal ist, um eine neutrale Bewertung zu gewährleisten.

Die Inspektion arbeitet eng mit Wartungsfirmen zusammen, hält deren Aufgaben aber getrennt. Das Wartungsunternehmen liefert technische Unterlagen und führt auf eigene Kosten kurzfristige Reparaturen aus. Es ist nicht Aufgabe des Inspekteurs, unmittelbar Mängel zu beheben, sondern nur zu dokumentieren. So bleiben Inspektion und Instandsetzung klar voneinander getrennt. Nach Abschluss der Inspektion übernimmt die Wartungsfirma auf Basis der Empfehlungen die Mängelbeseitigung. Der FM stellt sicher, dass die für Inspektion und Wartung verantwortlichen Parteien ihre Aufgaben handlungsfähig voneinander durchführen können.

Im Vorfeld wird der genaue Umfang der Inspektion festgelegt: Welche Systeme und Bereiche sollen geprüft werden (z. B. alle RLT-Anlagen, Heizkreise, MSR-Komponenten)? In welchem Betriebszustand (eingeschaltet, im Leerlauf) werden die Anlagen begutachtet? Besondere Schnittstellen werden definiert (z. B. Übergabestellen zwischen Technischen Gewerken oder kritische Anlagenpunkte). Die Abgrenzung – etwa welche Anlagen ausgenommen sind – wird dokumentiert, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Eine gründliche Voranalyse ist wichtig. Der Inspekteur sichtet vorhandene Unterlagen: Bestandspläne, Anlagendokumentationen, Wartungsprotokolle, Prüf- und Inbetriebnahmeberichte. Insbesondere sollte der Betreiber Abnahmeprotokolle, Wartungsnachweise und vergangene Mess- bzw. Prüfprotokolle bereitstellen. Diese Datenbasis ermöglicht einen Vergleich von Plan- und Ist-Werten sowie das Erkennen von Trends oder bekannten Schwachstellen noch vor Ort. Auch Herstellerangaben oder frühere Inspektionsberichte helfen, kritische Bauteile und Systemverhalten besser einordnen zu können.

Basierend auf den Zielen wird die Inspektionsmethode festgelegt. In der Regel umfasst sie visuelle Kontrollen kombiniert mit Messungen und Tests an Stichproben oder relevanten Komponenten. Beispiele sind Leistungstests von Pumpen, Strömungsmessungen im Luftkanalsystem oder Infrarotaufnahmen von elektrischen Schaltschränken. Die Tiefe der Inspektion richtet sich nach dem Kritikalitätsgrad und dem Zustandserwartung – für sicherheitstechnisch wichtige Systeme wird intensiver geprüft. Die VDMA-Richtlinie gibt hier nur Rahmenhinweise; die genaue Prüftiefe legt der Inspekteur in einem Prüfplan fest. Grundprinzip ist, dass alle wesentlichen Funktionen und Steuerungsparameter beobachtet und mit Sollgrößen verglichen werden (Überschlagsrechnungen, Plausibilitätsprüfungen).

Inspektionen sind sorgfältig mit den Betriebsprozessen abzustimmen. Notwendige Sicherheitserlaubnisse (z. B. Zutritt zum Maschinenraum, Arbeitserlaubnis nach BetrSichV) sind vorab einzuholen. Der FM klärt, ob Anlagen während der Inspektion stillstehen oder im Betrieb bleiben müssen, und organisiert gegebenenfalls einen Anlagenstillstand. Schutzmaßnahmen (persönliche Schutzausrüstung, Absperrungen) sind vorher zu planen. Diese Vorbereitung stellt sicher, dass die Inspektion reibungslos und sicher abläuft, ohne den Anlagenbetrieb unnötig zu stören.

Vor Ort führt der Inspekteur systematisch die definierten Prüfungen durch. Dazu gehören: Kontrolle der baulichen und elektrischen Unversehrtheit (z. B. Körperschutz, Blitzschutz), Sichtprüfung von Verschleißteilen (Filter, Dichtungen), Funktionstests von Stellgliedern (Ventile, Klappen), Messungen wichtiger Parameter (Temperatur, Druck, Luftgeschwindigkeit, Leistung) sowie Probebetrieb einzelner Anlagen unter unterschiedlichen Lastbedingungen. Dokumentiert wird jeder Befund – etwa mit Fotos und Messprotokollen. Die Arbeitsweise folgt einem festgelegten Prüfplan und einer klaren Dokumentationsstruktur, um alle Ergebnisse lückenlos festzuhalten.

Nach Abschluss der Messungen wertet der Inspekteur die Daten aus. Er vergleicht Ist-Werte mit Soll- oder Referenzwerten und beurteilt die Ergebnisse fachlich. Dies erfordert ingenieurmäßiges Verständnis: Nicht jedes abweichende Messergebnis ist sofort ein Fehler – oft müssen Betriebsbedingungen oder Messunsicherheiten berücksichtigt werden. Der Inspekteur bewertet die Plausibilität (z. B. „Haben wir temperaturbedingte Verluste richtig berücksichtigt?“) und ordnet die Abweichungen ein. Wesentliche Aufgabe ist dabei die Ingenieurinterpretation: Die Zusammenführung von Messergebnissen, Zustandsbeobachtungen und Betriebsinformationen, um ein konsistentes Gesamtbild zu erhalten. Dieser Prüfungsbericht ist damit mehr als eine reine Datensammlung – er ist das Ergebnis einer fachlichen Analyse.

Auf Basis der Auswertung wird der endgültige Ist-Zustand ermittelt. Der Bericht fasst zusammen, ob der Sollzustand eingehalten ist oder welche Abweichungen vorliegen (z. B. Wirkungsgradverlusten, erhöhter Verschleiß). Jede Abweichung wird dokumentiert: beispielsweise zu hohe Verluste, ungewöhnliche Geräusche oder sichtbarer Korrosionsbefall. So wird transparent, wo genau Handlungsbedarf besteht. Damit entsteht ein vollständiges Abbild des Status quo, das als Ausgangspunkt aller weiteren Maßnahmen dient.

Zusätzlich werden Kennzahlen berechnet, um den Anlagenzustand quantitativ darzustellen. Dies können etwa Effizienzgrade, Druckverluste, Laufzeiten oder Energieverbrauchswerte sein. Aus den Inspektionsdaten lassen sich aggregierte Indikatoren bilden – zum Beispiel der Anlagen-„Gesundheitsindex“ auf einer Skala oder in Ampelfarben. VDMA 24176 beschreibt solche Kennwerte als sinnvolle Zusatzinformation: Sie zeigen, inwieweit sich geänderte Betriebsweisen auf die Anlage auswirken. Im FM können die Kennzahlen anschließend ins Monitoring übernommen werden, um die Entwicklung über Zeit zu verfolgen (Trendvergleiche) oder Benchmarks mit anderen Objekten zu ziehen.

Ein Inspektionsbericht sollte mindestens folgende Gliederungspunkte enthalten: Scope & Rahmenbedingungen (was wurde inspiziert, Betriebszustand, Ausnahmen), Methoden (geprüfte Parameter und Messverfahren), Befunde (Beschreibung des Ist-Zustandes mit dokumentierten Abweichungen) und Kennzahlen (abgeleitete Leistungsindikatoren). Daran schließen die Schlussfolgerungen und Empfehlungen an. Dieser Aufbau stellt sicher, dass der Berichtsinhalt für alle Beteiligten klar ist. Beispielsweise wird genau aufgeführt, welche Anlagen berücksichtigt wurden (und welche nicht), damit Lücken im Leistungsumfang sofort erkennbar sind. Auch ein Foto- oder Messdatenanhang mit konkreten Nachweisen (z. B. Messprotokolle, Skizzen) gehört hinzu, um die Ergebnisse transparent nachvollziehbar zu machen.

Jede empfohlene Maßnahme wird im Bericht spezifiziert: Dazu gehören eine Prioritätsangabe (z. B. hoch/mittel/niedrig), eine Begründung (etwa „erhebliche Effizienzverluste“) und eine Abschätzung der erwarteten Wirkung (z. B. Energieeinsparungspotential). Ebenfalls werden Abhängigkeiten genannt (z. B. Austausch eines Austauschteils erst nach abgeschlossenem Stillstand) und – falls bereits bekannt – Kostenschätzungen oder Zeitpläne aufgenommen. So sind die Empfehlungen direkt umsetzbar: Facility Manager können aus dem Bericht heraus Pflichtenhefte ableiten und Ausschreibungen vorbereiten. VDMA 24176 selbst stellt insoweit keinen genauen Katalog auf, sondern fordert lediglich, dass inspektionsbegleitende Empfehlungen klar formuliert werden.

Wichtig für die Objektivität und Nachvollziehbarkeit sind Beweismittel: Fotos von Mängeln, Auszüge aus Messprotokollen, Kalibrierbescheinigungen der Messgeräte oder Verweise auf Normen. Diese Nachweise werden als Anlagen beigefügt oder in den Befundbeschreibungen referenziert. Auf diese Weise ist transparent, wie die Bewertung zustande kommt. Ein übersichtliches Mängelverzeichnis (ggf. mit eindeutiger Nummerierung) erleichtert dem FM zudem die spätere Abwicklung. Generell gilt: Je besser die Ergebnisse dokumentiert sind, desto leichter können sie in CAFM/CMMS-Systeme überführt und bei Audits nachgeprüft werden.

Der finale Inspektionsbericht wird dem Facility Management in geeigneter Form übergeben. Idealerweise wird er in ein CAFM-System oder CMMS (Computerized Maintenance Management System) integriert. Dort kann man einzelne Mängel als Aufträge anlegen und Maßnahmen verfolgen. Zudem sollten alle Originaldokumente (z. B. Fotos, Messdatendateien) archiviert und mit dem Bericht verknüpft werden. So entsteht ein vollständiges Handover-Paket, das der Betreiberakte und dem digitalen Wartungshandbuch hinzugefügt wird.

Nach der Inspektion werden die vorgeschlagenen Maßnahmen in ein Maßnahmenmanagementsystem überführt. Dies umfasst die Zuweisung von Verantwortlichkeiten (z. B. FM-Team, externe Dienstleister), die Festlegung von Fristen und die Verfolgung der Umsetzung. Für jede Maßnahme wird ein Arbeitspaket oder Auftrag erstellt. Der Fortschritt wird dokumentiert, und nach Abschluss erfolgt eine Abschlussprüfung (z. B. durch Wiedereinbautest oder Protokollabgleich). Durch dieses strukturierte Vorgehen ist garantiert, dass keine Empfehlung verloren geht und alle Inspektionsergebnisse zu tatsächlichen Verbesserungen führen.

Die ermittelten Erkenntnisse fügen sich in die bestehenden Instandhaltungsprogramme ein. Sind Inspektionen etwa Bestandteil eines Vertrags oder eines CAFM-gesteuerten Wartungskonzepts, werden sie als Input für die Anpassung des Wartungsplans genutzt. VDMA 24176 sieht hier eine enge Verzahnung vor: Die Inspektionsergebnisse dienen der Aktualisierung von Instandhaltungsstrategien und bilden die Grundlage für Investitionsentscheidungen bei Modernisierungen. Ein Beispiel: Stellt die Inspektion fest, dass ein Kühlaggregat stark verschlissen ist, kann dies anstelle eines kurzfristigen Reparaturauftrags zu einem Neubauprojekt führen.

Um den Erfolg der empfohlenen Maßnahmen zu überprüfen, empfiehlt es sich, nach einer angemessenen Frist eine Re-Inspektion oder ein Follow-up vorzusehen. Dabei werden dieselben Kennzahlen erneut erfasst und mit den Vorwerten verglichen. Idealerweise zeigen sich verbesserte Zustände oder Leistungskennwerte. Langfristig ermöglicht dieser Vergleich, Trends im Anlagenverhalten zu erkennen und zu dokumentieren, dass die Inspektionsmaßnahmen den gewünschten Effekt hatten. So wird die Inspektion selbst Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im FM.

Die Inspektion ergänzt, aber dupliziert nicht die Routinewartung. Ein wichtiger Punkt ist die klare Aufgabenverteilung: Wartungsverträge decken regelmäßige Tätigkeiten ab (nach VDMA 24186), die Inspektion liefert zusätzliche Zustandsinformationen. Es darf keine „doppelte Abrechnung“ geben. Vielmehr sollten Inspektionsergebnisse direkt in die Wartungsvorgaben einfließen (z. B. erweiterte Prüfvorgaben oder gezielte Reparaturaufträge). So arbeiten Inspektions- und Wartungsteams komplementär zusammen.

Wie schon erwähnt ist die Hygienekontrolle von RLT-Anlagen ausdrücklich von VDMA 24176 ausgenommen. Hygienische Inspektionen unterliegen der VDI 6022 (oder entsprechenden gesetzlichen Vorgaben), die beispielsweise mikrobiologische Proben und Filterprüfungen vorschreiben. Wo relevant, wird im Leistungsverzeichnis ein separates Hygieneverfahren vereinbart. Dadurch ist sichergestellt, dass neben der technischen auch die gesundheitliche Anlagenqualität gewährleistet ist – ohne dass eine Inspektion nach VDMA 24176 dadurch redundant würde.

Praktisch empfiehlt es sich, bei Leistungsverzeichnissen explizit alle relevanten Inspektionsgegenstände und Schnittstellen zu benennen. Das verhindert Lücken zwischen Inspektion, Wartung und Hygiene. So kann man in Ausschreibungen klarstellen, dass VDMA 24176-Inspektionen mit einem bestimmten Berichtsformat erfolgen sollen und gegebenenfalls Verweise auf VDI 6022 für Hygieneinspektionen enthalten sind. Offene Punkte wie „Überprüfung der Gebäudesteuerung“ oder „Überwachung der Flüssigkeitstemperaturen“ sollten nicht unter den Tisch fallen. Eine transparente Leistungsbeschreibung und Abgrenzung vermeidet später Streitigkeiten und stellt den Regelungsbedarf im FM klar heraus.