Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Die Vorschriften der HeizkostenV haben grundsätzlich Vorrang vor abweichenden vertraglichen Vereinbarungen. Nur bei Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, dürfen die Parteien abweichende Regelungen treffen.

FM muss Mietverträge und interne Regelungen auf Konformität prüfen. Klauseln, die eine ausschließliche Verteilung nach Wohnfläche vorsehen, sind unwirksam, wenn die Verordnung greift. Standardvertragstexte sind entsprechend anzupassen.

Die HeizkostenV gilt auch für Wohnungseigentümergemeinschaften, selbst wenn die Eigentümer andere Verteilungsregeln vereinbaren. Beschlüsse zu Ausstattung und Kostenverteilung gemäß §§ 4–9b und § 11 müssen dem WEG entsprechen, dürfen aber nicht gegen die Verordnung verstoßen.

In Eigentumsanlagen muss das FM die gesetzlichen Vorgaben mit WEG‑Beschlüssen in Einklang bringen, insbesondere bei der Auswahl der Messtechnik und der Festlegung der Verteilerschlüssel. Beschlussunterlagen sollten daraufhin überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Der Eigentümer muss den anteiligen Wärme‑ und Warmwasserverbrauch jedes Nutzers erfassen und die Räume mit geeigneten Messgeräten ausstatten. Nutzer müssen die Installation dulden. Gemeinschaftlich genutzte Räume sind von der Verbrauchserfassung ausgenommen, es sei denn, sie haben einen hohen Energieverbrauch.

FM muss ein vollständiges Messkonzept erstellen, die Installation von Geräten koordinieren und den Zugang zu Wohnungen organisieren. Besonders verbrauchsintensive Gemeinschaftsräume wie Saunen müssen separat erfasst werden. Die Nutzer sind über Geräte und entstehende Kosten zu informieren und Widerspruchsfristen müssen eingehalten werden.

Der Wärmeverbrauch darf nur mit geeigneten Wärmezählern oder Heizkostenverteilern, der Warmwasserverbrauch nur mit Warmwasserzählern gemessen werden. Geräte müssen nach anerkannten technischen Regeln geeignet sein; staatlich anerkannte Prüfinstitutionen bestätigen die Eignung.

Messgeräte, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert werden, müssen fernablesbar und interoperabel sein. Nicht fernablesbare Geräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten; fernablesbare Geräte, die vor dem 1. Dezember 2022 installiert wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2031 interoperabel gemacht werden.

Die Umstellung auf fernablesbare und interoperable Geräte erfordert eine Bestandsaufnahme und Migrationsplanung. FM muss Beschaffung, Installation und Integration in IT‑Systeme steuern, Übergangsfristen einhalten und Ausnahmen dokumentieren.

Der Eigentümer muss die Kosten der Wärme‑ und Warmwasserversorgung anhand des erfassten Verbrauchs verteilen. Bei mehreren Nutzergruppen kann eine Vorverteilung erfolgen, anschließend erfolgt die Endverteilung innerhalb der Gruppe. Diese Verteilung muss sich an §§ 7–9 orientieren.

Abrechnungssysteme müssen gemessene Verbrauchsdaten einlesen und entsprechend verarbeiten. Klare Verteilungsschlüssel sind zu definieren und zu dokumentieren; bei gemischten Nutzungen sind Vorwegmessungen zu organisieren und regelmäßig zu überprüfen.

Mit fernablesbaren Geräten muss der Eigentümer den Nutzern ab 1. Januar 2022 monatliche Verbrauchsinformationen übermitteln. Davor sind mindestens vierteljährliche bzw. halbjährliche Berichte vorgeschrieben. Die Nachrichten müssen den Verbrauch in kWh, Vergleiche mit Vorperioden und einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer enthalten.

Die Jahresabrechnung für Perioden ab dem 1. Dezember 2021 muss zusätzliche Informationen enthalten, z. B. Anteile der Energieträger, Treibhausgasemissionen, Primärenergiefaktoren, Steuern und Abgaben, Mess‑ und Abrechnungskosten sowie Vergleichswerte.

FM muss sicherstellen, dass Systeme monatliche Verbrauchsinformationen und erweiterte Abrechnungen erstellen können. Es sind Plausibilitätsprüfungen, automatische Datenverarbeitung und geeignete Kommunikationskanäle einzurichten.

Nur der Eigentümer oder ein beauftragter Dritter darf Daten aus fernablesbaren Geräten erheben, speichern und nutzen – und zwar ausschließlich zur verbrauchsabhängigen Abrechnung und zur Erfüllung der Informationspflichten. Andere Verwendungen sind untersagt.

FM muss klare Datenschutz‑ und Datenmanagementprozesse definieren: wer hat Zugriff, welche Zwecke sind erlaubt und wie lange werden Daten gespeichert. Verträge mit Dienstleistern müssen datenschutzkonform gestaltet sein; IT‑Sicherheitsmaßnahmen sind zu implementieren.

Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Betriebskosten der zentralen Heizungsanlage sind nach gemessenem Verbrauch zu verteilen. Der restliche Anteil wird nach Wohn‑/Nutzfläche oder umbautem Raum verteilt. Für bestimmte Gebäude mit ungedämmten Leitungen kann der Verbrauch nach technischen Regeln ermittelt werden.

Zu den Betriebskosten gehören u. a. Brennstoff, Strom, Bedienung, Sicherheitsprüfungen, Reinigung, gesetzliche Emissionsmessungen, Messgeräte und Abrechnungskosten.

FM legt den Verbrauchsanteil (50–70 %) fest, gliedert die Kosten sauber und dokumentiert diese. Die Wirkung des gewählten Verteilerschlüssels sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Für zentrale Warmwasserversorgungsanlagen sind 50–70 % der Kosten nach gemessenem Warmwasserverbrauch zu verteilen. Die restlichen Kosten werden nach Fläche verteilt. Die Betriebskosten umfassen Wasser, Grundgebühren, Zählermiete, Zwischenzähler und Betrieb hauseigener Wasserversorgungs‑ und Aufbereitungsanlagen.

FM muss analog zur Heizkostenverteilung den Verbrauchsanteil und den flächenbezogenen Anteil festlegen. Abrechnungsprogramme müssen die Kosten korrekt erfassen und zuordnen; die Unterscheidung zwischen Wasserbereitstellung und Wassererwärmung ist zu beachten.

Bei kombinierten Anlagen sind einheitlich entstandene Betriebskosten aufzuteilen. Die Wärmemenge für die Warmwasserbereitung kann gemessen oder nach standardisierten Formeln berechnet werden (z. B. Q = 2,5 × V × (t_w – 10)). Nicht gemeinsam entstandene Kosten werden den jeweiligen Teilen zugeschlagen.

FM muss entscheiden, ob Messung oder Berechnung wirtschaftlich sinnvoller ist. Bei Berechnungen sind Parameter (Warmwasserverbrauch, Temperatur, Brennstoffheizwert) korrekt zu ermitteln und zu dokumentieren.

Kann der Verbrauch infolge von Geräteausfall oder anderen zwingenden Gründen nicht erfasst werden, muss der Verbrauch geschätzt werden (Vergleichszeiträume, Durchschnittswerte). Sind mehr als 25 % der Fläche betroffen, erfolgt die Verteilung ausschließlich nach Fläche oder Volumen.

FM muss Schätzverfahren definieren, Ausfälle dokumentieren und ab einem Schwellenwert auf flächenbasierte Verteilung umstellen. Regelmäßige Wartung der Messtechnik minimiert Ausfälle.

Bei einem Nutzerwechsel ist eine Zwischenablesung durchzuführen; Verbrauchskosten werden anhand dieses Werts auf Vor‑ und Nachnutzer verteilt. Die übrigen Kosten werden nach Zeitanteil oder Gradtagzahlen aufgeteilt. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, erfolgt die Verteilung ausschließlich nach Fläche bzw. Zeit.

FM muss Prozesse für Zwischenablesungen implementieren und Fall‑back‑Regeln festlegen. Klimadaten für das Gradtagzahlenverfahren müssen korrekt berücksichtigt werden.

Vertragliche Vereinbarungen mit einem Verbrauchsanteil über 70 % bleiben gültig.

FM sollte individuelle Vereinbarungen dokumentieren und sicherstellen, dass die Abrechnungssysteme höhere variable Anteile handhaben können.

Es gibt verschiedene Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Abrechnung, z. B. bei Räumen mit sehr geringem Heizwärmebedarf, unverhältnismäßigem Aufwand, Altbauten (vor 1981), Pflege‑ und Studentenheimen, Gebäuden mit besonderer Wärmeversorgung oder unzumutbarer Härte.

FM muss prüfen, ob eine Ausnahme vorliegt, und diese dokumentieren. Eventuell sind Befreiungen bei der zuständigen Behörde zu beantragen und Nutzer darüber zu informieren.

Nutzer können ihren Kostenanteil um 15 % kürzen, wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird; bei fehlender Fernablesung oder fehlenden Verbrauchsinformationen zusätzlich um jeweils 3 %. Für Wärmepumpenanlagen müssen Messgeräte bis zum 30. September 2025 nachgerüstet werden.

Das Kürzungsrecht zeigt die finanziellen Risiken bei Nichtbeachtung der Verordnung. FM muss die Einhaltung der Pflichten überwachen, rechtzeitig Nachrüstungen planen und die Nutzer über ihre Rechte informieren.

Die Berlin‑Klausel ist heute ohne praktische Bedeutung. Die Verordnung trat am 1. Dezember 2021 in Kraft; spätere Änderungen wurden integriert. Es gibt keine Sonderregelungen mehr für Berlin, sodass die bundesrechtlichen Vorschriften überall gelten.

FM sollte die jeweils gültige Fassung der Verordnung verwenden, Übergangsfristen beachten und dokumentieren, ab wann Objekte rechtskonform ausgestattet wurden.

Die systematische Anwendung der HeizkostenV im FM ermöglicht eine rechtssichere, transparente und effiziente Abrechnung von Heiz‑ und Warmwasserkosten. Der Überblick hilft dabei, interne Prozesse wie Vertragsprüfung, Messkonzept, Abrechnung, Störfallmanagement und Kommunikation mit Nutzern am gesetzlichen Rahmen auszurichten, Ausnahmen korrekt zu handhaben und Kürzungsrechte zu vermeiden.