Chemikalien-Klimaschutzverordnung

§ 2 enthält die legalen Definitionen zentraler Fachbegriffe der Verordnung. So wird etwa „Kältesatz“ definiert als eine fabrikmäßig komplett hergestellte Kälteanlage, bei der alle kältemittelführenden Teile mit dichten, verschraubten oder vergleichbaren Verbindungen zusammengebaut sind. Weiter wird der „spezifische Kältemittelverlust“ definiert – nämlich als prozentualer Kältemittelverlust einer Anwendung pro Jahr, berechnet aus der ursprünglichen Füllmenge und den nachgefüllten Mengen über die Zeit. Ebenso wird „Normalbetrieb“ beschrieben als der Betriebszustand einer stationären Anlage, in dem ihre Funktionsfähigkeit nicht durch eine Leckage beeinträchtigt ist, die auf ein plötzliches außergewöhnliches Ereignis zurückgeht. Darüber hinaus verweist die Verordnung auf die Begriffsbestimmungen der EU-F-Gase-Verordnung (Art. 2 der VO (EU) 2024/573), die ergänzend gelten.

Das Facility Management sollte diese Definitionen in internen Standards, Berichten und Verträgen konsistent verwenden, damit alle Beteiligten Begriffe und Kennzahlen im Sinne der Verordnung verstehen. Insbesondere bei der Überwachung von Leckageraten ist sicherzustellen, dass der spezifische Kältemittelverlust gemäß der gesetzlichen Definition berechnet wird (z. B. auf Jahresbasis in Prozent der Füllmenge). Nur so lässt sich beurteilen, ob die in § 3 vorgegebenen Verlust-Grenzwerte eingehalten sind. Begriffe wie „Normalbetrieb“ oder „Kältesatz“ sollten in Wartungsdokumentationen und Anlagenregistern entsprechend der offiziellen Definition verwendet werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Insgesamt hilft die Angleichung der FM-Terminologie an die gesetzlichen Begriffe dabei, Compliance zu gewährleisten – etwa wenn entschieden werden muss, ab welchem Verlustprozentsatz Reparaturen oder Anlagenerneuerungen eingeleitet werden.

§ 3 legt konkrete Maßnahmen zur Leckagevermeidung fest. Betreiber von ortsfesten Anlagen müssen sicherstellen, dass der spezifische Kältemittelverlust im Normalbetrieb bestimmte Grenzwerte nicht überschreitet. Diese Grenzwerte sind gestaffelt nach Anlagentyp, Füllmenge und Installationsdatum: So gelten für neuere Anlagen strengere Vorgaben (z. B. maximal 1 % Verlust pro Jahr bei großen Anlagen über 100 kg Kältemittel) und für ältere Bestandsanlagen höhere Toleranzen (bis zu 8 % bei sehr alten, kleinen Anlagen). Zusätzlich schreibt § 3 vor, dass alle lösbaren Verbindungsstellen einer Anlage – sofern technisch möglich und zumutbar – zugänglich sein müssen, um Inspektionen und Wartungen durchführen zu können. Für mobile Kälteanlagen zur Güterbeförderung (z. B. Kühlaggregate an Lkw oder Anhängern) mit mindestens 3 kg Kältemittel besteht die Pflicht, mindestens alle 12 Monate eine Dichtheitsprüfung mit geeigneten Geräten durchzuführen. Von dieser nationalen Regel ausgenommen sind u. a. Kühllastwagen und -anhänger, die bereits den EU-Dichtheitskontrollen unterliegen, sowie Fahrzeuge mit Standort außerhalb Deutschlands und Kühlcontainer. § 3 verlangt außerdem, dass der Betreiber über jede durchgeführte Dichtheitsprüfung Aufzeichnungen führt – insbesondere mit Angabe der nachgefüllten oder zurückgewonnenen Kältemittelmenge – und diese Nachweise mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Schließlich enthält § 3 Abs. 3 ein Nachfüllverbot: Anbieter von Klimaanlagen-Service für Fahrzeuge dürfen ein Fahrzeug-Klimasystem, aus dem ungewöhnlich viel Kältemittel entwichen ist (d. h. erkennbar undicht ist), erst dann wieder befüllen, wenn die Undichtigkeit beseitigt wurde.

• Wartungs- und Prüfpläne anpassen: Die in § 3 festgelegten Grenzwerte und Prüfintervalle sind in die Instandhaltungsplanung aufzunehmen. Beispielsweise sollten Kälte-/Klimaanlagen abhängig von Alter und Füllmenge regelmäßig auf Dichtheit geprüft werden (ggf. häufiger als die EU-Mindestschecks), um die spezifische Leckrate unter den Grenzwerten zu halten.

• Zugänglichkeit sicherstellen: Bei baulichen Änderungen oder Neuinstallationen ist darauf zu achten, dass alle wichtigen Rohrverbindungen und Ventile gut zugänglich sind. Falls bestehende Anlagen schwer zugängliche Stellen haben, sollten nachträglich Inspektionsöffnungen oder Zugangsplattformen geschaffen werden, soweit machbar.

• Dokumentation führen: Jede Dichtheitskontrolle, jede Kältemittel-Nachfüllung und jede Kältemittelrückgewinnung muss protokolliert werden (mit Datum, beauftragter Person/Firma, Menge und Art des Kältemittels). Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren. Das FM sollte hierfür standardisierte Formulare oder ein Logbuch (evtl. digital im CAFM-System) verwenden, sodass im Auditfall lückenlos nachgewiesen werden kann, dass alle Prüfungen erfolgt sind.

• Leckagen beheben vor Neubefüllung: Dienstleister und interne Techniker müssen angewiesen werden, identifizierte Leckagen umgehend zu reparieren und nicht lediglich Kältemittel nachzufüllen. Es sollte vertraglich vereinbart werden, dass ein System nach Leckagefeststellung erst wieder in Betrieb genommen bzw. befüllt wird, wenn die Dichtheit nachweislich wiederhergestellt ist. Dieses Vorgehen entspricht nicht nur der Vorschrift (insbesondere für Fahrzeug-Klimaanlagen), sondern verhindert auch dauerhaft erhöhte Verluste.

§ 4 befasst sich mit der umweltgerechten Entsorgung von F-Gasen. Betreiber von Anlagen sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass bei Servicearbeiten oder Stilllegung die fluorierten Treibhausgase zurückgewonnen werden – also nicht in die Atmosphäre entweichen, sondern aufgefangen werden. Diese Pflicht kann zwar vertraglich an einen Fachbetrieb delegiert werden, aber der Betreiber bleibt verantwortlich. Des Weiteren verpflichtet § 4 Hersteller und Vertreiber von F-Gasen, gebrauchte Gase nach Gebrauch zurückzunehmen oder die Rücknahme durch einen beauftragten Dritten sicherzustellen (Ausnahmen bestehen nur, wenn spezielle andere Entsorgungsverordnungen greifen). § 4 Abs. 3 schreibt vor, dass alle, die F-Gase zurücknehmen oder entsorgen (z. B. Entsorgungsunternehmen), Aufzeichnungen über Art und Menge der zurückgenommenen bzw. entsorgten Stoffe sowie deren Verbleib führen. Diese Dokumentation ist mindestens fünf Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Behörde vorzulegen. Für Betreiber von Entsorgungsanlagen kann diese Pflicht durch das Führen des gesetzlich vorgeschriebenen Abfallregisters erfüllt werden, sofern dort die zusätzlichen Angaben zum F-Gas (Stoffart, Verwertung/Beseitigung) aufgenommen werden.

• Standardprozeduren bei Wartung/Stilllegung: In Arbeitsanweisungen sollte festgelegt sein, dass bei jeder Wartung, Reparatur oder Außerbetriebnahme einer Kälte-/Klimaanlage das enthaltene Kältemittel vollständig und sachgerecht zurückgewonnen wird. Dies darf nur von Personal mit entsprechender Sachkunde und mit geeignetem Equipment (Vakuumpumpe, Auffangbehälter) durchgeführt werden. Das FM stellt somit sicher, dass kein erlaubnispflichtiges Kältemittel unkontrolliert entweicht.

• Rücknahmeregelungen mit Lieferanten: Für den Fall der Entsorgung bzw. Aufarbeitung von Kältemitteln sollte das FM im Voraus vertragliche Regelungen treffen. Beispielsweise können Vereinbarungen mit Kältemittel-Lieferanten oder Entsorgungsfachbetrieben bestehen, die die Rücknahme von verbrauchten oder verunreinigten F-Gasen garantieren. Solche Take-Back-Vereinbarungen sollten dokumentiert sein, sodass im Falle einer Kontrolle nachgewiesen werden kann, wohin das abgesaugte Kältemittel gelangt (z. B. Rücksendung an Hersteller oder Übergabe an einen zertifizierten Entsorger).

• Dokumentationspflicht erfüllen: Alle Entsorgungsvorgänge von Kältemitteln sind im FM nachvollziehbar festzuhalten. Zu jedem ausgebauten Kältemittel sollte mindestens notiert werden: Menge, Art (Kältemitteltyp), Datum, verantwortlicher Dienstleister, Verbleib (z. B. „an Lieferant XYZ zurückgegeben zur Aufarbeitung“ oder „entsorgt über Entsorger ABC, Entsorgungsnachweis Nr. ...“). Diese Informationen können in das Umweltmanagement-System oder die Abfallbilanz des Unternehmens einfließen. Wichtig ist, dass die Nachweise mindestens fünf Jahre verfügbar bleiben, um behördlichen Anforderungen gerecht zu werden.

§ 5 schreibt vor, dass bestimmte Tätigkeiten an F-Gas-haltigen Einrichtungen nur von qualifizierten Personen durchgeführt werden dürfen. Hierzu zählen insbesondere: Installation, Wartung, Instandhaltung und Dichtheitskontrolle von stationären Kälte-, Klima- und Wärmepumpenanlagen (gemäß Art. 10 Abs. 1 Buchst. a–c EU-VO), ferner die Rückgewinnung von F-Gasen aus Klimaanlagen in Kraftfahrzeugen (soweit nicht schon von EU-Vorschriften erfasst) und die Rückgewinnung aus anderen mobilen Kälte-/Klimaanlagen. Die durchführende Person muss eine Sachkundebescheinigung für die jeweilige Tätigkeit besitzen oder ein gleichwertiges, in der EU anerkanntes Zertifikat vorweisen können. Außerdem muss sie über die erforderliche technische Ausrüstung verfügen (z. B. Werkzeuge, Messgeräte) und als zuverlässig gelten (keine einschlägigen Verstöße). § 5 legt auch fest, welche Ausbildungen und Prüfungen zum Erhalt der Sachkundebescheinigung führen. Dabei wird auf verschiedene EU-Durchführungsverordnungen verwiesen, die die Mindestanforderungen an Schulung und Prüfung je Tätigkeitsbereich festlegen – etwa für Kälte-/Klimaanlagen (VO (EU) 2015/2067), für ortsfeste Feuerlöschsysteme (VO (EG) 304/2008), für Hochspannungsschaltanlagen (VO (EU) 2015/2066) und für Klimaanlagen in Kraftfahrzeugen (VO (EG) 307/2008). Bestimmte Berufsabschlüsse (z. B. Mechatroniker für Kältetechnik) erfüllen bereits die Sachkundeanforderungen, während andere Personen eine separate Prüfung ablegen müssen. § 5 regelt auch, dass Handwerkskammern, Industrie- und Handelskammern oder anerkannte Ausbildungsstätten die Prüfungen abnehmen und die Bescheinigungen ausstellen.

• Personallisten und Zertifikate: Alle Mitarbeiter und externen Dienstleister, die an Kälte-, Klima-, Wärmepumpen- oder F-Gas-Anlagen des Unternehmens arbeiten, sollten mit ihrem Qualifikationsstatus erfasst sein. Das FM sollte also eine Liste führen, welche internen Techniker über welche Sachkundebescheinigung verfügen und bis zu welchem Datum diese gültig ist. Ebenso bei Rahmenvertragspartnern (z. B. Wartungsfirmen) sollte man sich Kopien der Sachkundenachweise geben lassen und deren Gültigkeit nachhalten.

• Anforderungen in Verträgen verankern: In Ausschreibungen, Leistungsbeschreibungen und Wartungsverträgen muss eindeutig gefordert werden, dass nur sachkundiges Personal gemäß § 5 eingesetzt wird. Die Vertragspartner sollten vertraglich zusichern, dass ihre eingesetzten Mitarbeiter zertifiziert sind. Gegebenenfalls kann das FM verlangen, dass vor Ort stets eine Kopie der Sachkundebescheinigung mitgeführt wird.

• Weiterbildung und Planung: Da Zertifikate und Schulungen nicht ad hoc erworben werden können, muss das FM vorausschauend planen. Wenn eigenes Personal im Bereich Kältetechnik eingesetzt werden soll, sind rechtzeitig Schulungsmaßnahmen und Prüfungen zu organisieren. Dies gilt ebenso, falls neue Technologien oder zusätzliche Aufgaben (z. B. Arbeiten an SF₆-Schaltanlagen) hinzukommen – es ist zu prüfen, ob zusätzliche Sachkundenachweise erforderlich sind. Auch Übergangsfristen bei Änderungen der Gesetzeslage sollten im Blick behalten werden. Das FM sollte einen Prozess etablieren, der regelmäßig überprüft, ob alle tätigen Personen noch die gültigen Zertifikate besitzen, und rechtzeitig Verlängerungen oder Nachschulungen veranlassen.

§ 6 richtet sich an Unternehmen, die F-Gas-relevante Tätigkeiten ausführen. Solche Unternehmen (z. B. Kälte-Klima-Fachbetriebe, aber potenziell auch Eigenbetriebe) dürfen Arbeiten, die unter Artikel 10 der EU-Verordnung fallen, nur durchführen, wenn sie im Besitz eines gültigen Unternehmenszertifikats sind. Dieses Zertifikat wird auf Antrag von der zuständigen Behörde erteilt, sofern das Unternehmen nachweist, dass es ausreichend sachkundiges Personal beschäftigt und über die nötige Ausrüstung verfügt. Im Zertifikat werden der Firmensitz, die jeweiligen Standorte und die bescheinigten Tätigkeiten aufgeführt. § 6 erkennt auch Unternehmenszertifikate an, die in anderen EU/EWR-Staaten nach den dortigen Vorgaben ausgestellt wurden (Gegenseitige Anerkennung). Eine Besonderheit ist vorgesehen für EMAS-validierte Standorte: Wenn ein Betrieb nach dem europäischen Umweltmanagementsystem EMAS registriert ist, kann er das F-Gas-Unternehmenszertifikat im vereinfachten Verfahren erhalten, sofern aus der EMAS-Umwelterklärung hervorgeht, dass alle Anforderungen (insb. sachkundiges Personal und Ausstattung) erfüllt sind.

Im FM-Kontext sind zwei Fälle relevant: Entweder betreibt man eigene technische Teams, die an F-Gas-Anlagen arbeiten, oder man vergibt diese Arbeiten an externe Firmen.

• Inhouse-Tätigkeiten: Falls die hauseigene Technikabteilung (z. B. im Rahmen des technischen Gebäudemanagements) Kälteanlagen installiert, wartet oder entsorgt, muss das Unternehmen selbst ein gültiges F-Gas-Unternehmenszertifikat besitzen. Das FM sollte also prüfen, ob für die eigenen Aktivitäten eine Zertifizierung erforderlich ist, und diese gegebenenfalls bei der zuständigen Behörde beantragen.

• Fremdfirmen: Bei der Vergabe von Wartungs-, Montage- oder Reparaturaufträgen an externe Dienstleister muss das FM sicherstellen, dass nur zertifizierte Fachbetriebe beauftragt werden. Praktisch sollte bereits im Auswahlprozess bzw. bei der Beauftragung die Vorlage des Unternehmenszertifikats verlangt werden. Die Zertifikatsnummer und Gültigkeitsdauer kann im Lieferantenmanagement vermerkt werden.

• Datenpflege und Überwachung: Das FM bzw. die Einkaufsabteilung sollte eine Übersicht aller relevanten Dienstleister führen, inklusive des Status ihrer Unternehmenszertifikate. Es empfiehlt sich, Erinnerungen für Ablaufdaten einzurichten, um vor Auftragsvergabe prüfen zu können, ob das Zertifikat noch gültig ist. Im Vertrag kann außerdem festgelegt werden, dass der Dienstleister dem Auftraggeber unaufgefordert den Fortbestand der Zertifizierung anzeigt bzw. einen Verlust sofort meldet.

§ 7 bezieht sich auf die Kennzeichnungspflichten im Umgang mit F-Gasen. Zum einen muss jeder, der kennzeichnungspflichtige Produkte oder Geräte, die F-Gase enthalten, in Deutschland in Verkehr bringt, sicherstellen, dass deren Bedienungsanleitungen und Produktinformationen die in der EU-Verordnung vorgeschriebenen Angaben in deutscher Sprache enthalten. Dazu zählen z. B. Hinweise auf das enthaltene Kältemittel, dessen GWP-Wert (globales Erwärmungspotential) und ggf. Anleitungen zur sachgerechten Entsorgung oder Nachfüllung. Zum anderen schreibt § 7 vor, dass Behälter für wiederverwendete F-Gase (also aufgearbeitetes oder recyceltes Kältemittel) entsprechend gekennzeichnet sein müssen – etwa mit der Angabe, dass es sich um recyceltes Material handelt, der Angabe des Stoffes und erforderlichenfalls einer Chargen- oder Seriennummer gemäß EU-Vorgaben.

• Prüfung bei Neuanschaffung: Wenn das Facility Management neue Geräte beschafft (z. B. Klimageräte, Kühlsysteme), sollte es im Rahmen der Abnahme kontrollieren, dass die vorgeschriebenen F-Gas-Kennzeichnungen vorhanden sind. Das betrifft Typenschilder oder Aufkleber am Gerät, die Angaben zum verwendeten Kältemittel und dessen Menge sowie den GWP-Wert enthalten. Fehlende Kennzeichnungen müssen vom Lieferanten nachgerüstet werden.

• Technische Dokumentation: Die Wartungs- und Bedienungsunterlagen zu jeder Anlage sollten mindestens in deutscher Sprache vorliegen und alle gesetzlich geforderten Informationen enthalten (z. B. Kältemitteltyp, Füllmenge, Gefahrenhinweise, Dichtheitsanforderungen). Im FM ist darauf zu achten, dass solche Unterlagen aufbewahrt und Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Bei Importgeräten muss oft vom Lieferanten eine deutschsprachige Anleitung beigefügt werden – darauf sollte im Kaufvertrag bestanden werden.

• Kältemittelbehälter im Lager: Wenn im Gebäude Kältemittel gelagert werden (z. B. Reserveflaschen mit HFKW oder Behälter mit zurückgewonnenem Kältemittel), müssen diese Behälter korrekt etikettiert sein. Speziell bei recyceltem oder aufgearbeitetem Kältemittel schreibt die Verordnung zusätzliche Angaben vor (z. B. Kennzeichnung als „recycelt“ und Hinweis auf die Stelle, die es aufgearbeitet hat). Das FM sollte daher mit seinen Servicefirmen abstimmen, dass zurückgenommene Kältemittel entweder unmittelbar entsorgt oder in vorschriftsmäßig beschrifteten Behältern gelagert werden. Bei Routinekontrollen (etwa durch die Immissionsschutz- oder Gewerbeaufsicht) wird auch auf solche Kennzeichnungen geachtet.

§ 8 adressiert direkt die Verantwortung des Betreibers von Anlagen. Hier wird festgeschrieben, dass ein Betreiber nur solche Unternehmen mit Arbeiten an seinen F-Gas-Anlagen beauftragen darf, die über die erforderlichen Zertifikate verfügen (§ 6 Unternehmenszertifikat bzw. gleichwertige Bescheinigung). Das betrifft die in Artikel 10 Abs. 1 Satz 2 der EU-Verordnung genannten Tätigkeiten (Installation, Wartung, Reparatur, Stilllegung und Dichtheitskontrollen). Beauftragt der Betreiber hingegen kein Fremdunternehmen, so muss er sicherstellen, dass diese Arbeiten im eigenen Haus nur von Personen mit Sachkundebescheinigung (§ 5) durchgeführt werden. Diese Grundregel wird für verschiedene Anlagentypen konkretisiert: Für stationäre Kälte-, Klima-, Wärmepumpenanlagen (Art. 4 Abs. 2 Buchst. a–d EU-VO) gilt die obige Regel allgemein. Für Kühlanlagen in Kühllastkraftwagen und -anhängern (Transportkälte, Art. 4 Abs. 2 Buchst. e EU-VO) hat der Betreiber darauf zu achten, dass Tätigkeiten an diesen mobilen Anlagen nur von sachkundigen Personen vorgenommen werden (hier ist i. d. R. kein Unternehmenszertifikat vorgeschrieben, aber Sachkunde des Personals). Für Klimaanlagen in Kraftfahrzeugen (die nicht unter die zuvor genannten fallen, z. B. Fahrzeuge, die keine Lkw/Anhänger sind) ist speziell festgelegt, dass die Rückgewinnung des Kältemittels nur durch zertifizierte Personen erfolgen darf. Und für elektrische Schaltanlagen (Art. 4 Abs. 2 Buchst. f EU-VO, z. B. SF₆-Schaltanlagen) gilt, dass Installation und Wartung nur durch sachkundige Personen erfolgen dürfen. Zusammengefasst betont § 8, dass der Betreiber letztlich die Pflicht hat, die Einhaltung der §§ 5 und 6 (Sachkunde und Betriebszertifikat) bei allen Arbeiten sicherzustellen.

• Vergabepraxis: Bei der Vergabe von Arbeiten an Kälte-, Klima- oder Löschanlagen muss das FM von vornherein nur zertifizierte Anbieter berücksichtigen. In Bestell- oder Werkverträgen sollte ausdrücklich stehen, dass der Auftragnehmer ein gültiges F-Gas-Unternehmenszertifikat besitzt und nur zertifizierte Fachkräfte einsetzt. Idealerweise lässt man sich dies vor Auftragsbeginn schriftlich bestätigen und bewahrt die Zertifikatskopien auf.

• Interne Arbeitsanweisungen: Auch firmenintern muss klargestellt sein, dass kein Mitarbeiter ohne entsprechende Sachkunde an F-Gas-haltigen Systemen arbeiten darf. Selbst in Notfällen (z. B. bei einer Havarie) sollte ein Notdienstplan existieren, der sicherstellt, dass ein externer zertifizierter Dienstleister rasch hinzugezogen wird, anstatt unqualifiziertes Personal improvisieren zu lassen. Diese Vorgehensweise schützt nicht nur vor Rechtsverstößen, sondern auch vor Schäden an Anlagen und Umwelt.

• Nachweisführung: Das FM sollte darauf vorbereitet sein, im Rahmen von Audits oder Behördenkontrollen nachzuweisen, dass § 8 eingehalten wird. Dazu gehört, dass man für jede Wartung oder Reparatur belegen kann, wer sie durchgeführt hat und dass diese Firma/Person die nötige Zertifizierung hatte. Eine Möglichkeit ist, im Instandhaltungsbericht oder Bestellschein stets den Namen des Technikers und die Nummer seiner Sachkundebescheinigung bzw. des Unternehmenszertifikats zu vermerken. So ist die Einhaltung der Betreiberpflicht lückenlos dokumentiert.

§ 9 betrifft die Marktzugangskontrollen für F-Gase. Abs. 1 schreibt vor, dass das Inverkehrbringen (im Wesentlichen das erstmalige Bereitstellen auf dem EU-Markt, z. B. Import) von teilfluorierten Kohlenwasserstoffen (HFKW) nur mit einer vorher zugeteilten Quote der EU-Kommission oder einer übertragenen Quote zulässig ist. Ohne Quote HFKW in Verkehr zu bringen, ist verboten (bestimmte Spezialfälle sind ausgenommen, etwa sehr geringe Mengen oder bestimmte Stoffe, die laut EU-Verordnung von der Quotenregelung ausgenommen sind). Abs. 2 beschränkt den Verkauf und Kauf von F-Gasen innerhalb der Handelskette: F-Gase dürfen für bestimmte Einsatzzwecke (gemeint sind die Zwecke in Art. 11 Abs. 4 EU-VO, etwa das Befüllen von Anlagen) nur an Unternehmen verkauft und von Unternehmen erworben werden, die entweder ein Zertifikat nach § 6 (oder gleichwertig) vorweisen können oder – falls für diese Tätigkeit kein Unternehmenszertifikat vorgeschrieben ist – entsprechend sachkundiges Personal beschäftigen (Sachkundebescheinigung nach § 5). Damit soll verhindert werden, dass unqualifizierte Akteure überhaupt an F-Gase gelangen. Abs. 3 schließlich betrifft vorgefüllte Einrichtungen (z. B. Split-Klimaanlagen, die ab Werk mit Kältemittel vorgefüllt sind): Solche dürfen an Endverbraucher nur verkauft werden, wenn diese dem Verkäufer schriftlich nachweisen, dass die Installation durch ein zertifiziertes Unternehmen erfolgt. Das bedeutet praktisch, dass Endverbraucher kein vorgefülltes Klimagerät ohne Installationsnachweis erwerben dürfen – eine Regel, die Missbrauch (Selbsteinbau ohne Sachkunde) verhindern soll. (Abs. 4 enthielt Übergangsbestimmungen bis 2017 und ist heute nicht mehr relevant.)

• Beschaffung nur über legitime Kanäle: Das FM sollte Kältemittel ausschließlich bei zugelassenen Fachhändlern oder Herstellern kaufen, die im Rahmen des EU-Quoten-Systems arbeiten. Das bedeutet praktisch, dass beim Einkauf von F-Gasen (z. B. Nachkauf von Kältemittel für Wartungszwecke) geprüft wird, ob der Lieferant entsprechend zertifiziert ist. Häufig verkaufen Großhändler F-Gase nur gegen Vorlage eines Unternehmenszertifikats – das FM sollte dafür Sorge tragen, dass ein solches vorliegt und dem Lieferanten nachgewiesen wird.

• Vorgefüllte Geräte nur mit Fachinstallation: Kauft das FM ein Klimagerät oder eine Wärmepumpe, die bereits Kältemittel enthält, muss es gewährleisten, dass ein zertifiziertes Unternehmen mit der Installation beauftragt wird. In der Praxis verlangt der Verkäufer oft eine Erklärung oder Auftragsbestätigung eines zertifizierten Installateurs. Das FM sollte also vor Anschaffung eines solchen Geräts bereits einen geeigneten Kältefachbetrieb unter Vertrag haben oder intern zertifiziertes Personal vorweisen können. Die entsprechende Bestätigung (z. B. ein Formblatt, das der Lieferant bereitstellt) ist dem Verkäufer zu übermitteln, um den Kauf abzuschließen.

• Interne Einkaufspolitik: Es empfiehlt sich, intern eindeutig zu regeln, wer F-Gase oder F-Gas-haltige Anlagen beschaffen darf. Unkoordinierte Käufe – etwa durch einzelne Abteilungen ohne Kenntnis der FM- oder Einkaufsabteilung – sollten unterbunden werden. Alle Bestellungen solcher Güter sollten den Compliance-Vorgaben entsprechen, um kein Risiko einzugehen (z. B. versehentlicher Kauf bei dubiosen Quellen). Das FM kann hierzu eine Positivliste zugelassener Lieferanten führen und im Bestellworkflow eine Pflicht zur Freigabe durch einen fachkundigen Mitarbeiter einbauen.

§ 10 enthält den Bußgeldkatalog zur ChemKlimaschutzV. Hier wird aufgelistet, welche Verstöße als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können und auf welche Paragraphen des Chemikaliengesetzes oder Kreislaufwirtschaftsgesetzes sie sich beziehen.

• die Nichteinhaltung der zulässigen Leckagerate (d. h. der Betreiber stellt nicht sicher, dass die Grenzwerte aus § 3 Abs. 1 eingehalten werden),

• das Nichtermöglichen des Zugangs zu Verbindungsstellen (§ 3 Abs. 1 Satz 2),

• das Unterlassen vorgeschriebener Dichtheitsprüfungen oder das Überschreiten der Prüffristen (§ 3 Abs. 2),

• das unerlaubte Befüllen einer undichten Klimaanlage (§ 3 Abs. 3),

• das Durchführen von Tätigkeiten ohne gültige Sachkunde-/Betriebszertifikate (§ 5 Abs. 1, § 6 Abs. 1),

• die Beauftragung eines nicht zertifizierten Unternehmens bzw. der Einsatz nicht sachkundiger Personen entgegen § 8,

• der unzulässige Verkauf oder Kauf von F-Gasen entgegen § 9 Abs. 2,

• der Verkauf eines vorgefüllten Geräts an Endkunden ohne den geforderten Installationsnachweis (§ 9 Abs. 3),

• Verstöße gegen Kennzeichnungspflichten (§ 7) oder Dokumentationspflichten (z. B. fehlende Aufzeichnungen nach § 3 Abs. 2 oder § 4).

Jeder dieser Punkte kann mit einem Bußgeld geahndet werden, wobei die ChemKlimaschutzV auf die entsprechenden Bußgeldtatbestände im Chemikaliengesetz (§ 26 ChemG) bzw. Kreislaufwirtschaftsgesetz (§ 69 KrWG) verweist.

Um solche Ordnungswidrigkeiten zu vermeiden, sollte das FM ein Compliance-Kontrollsystem einrichten, das die Einhaltung aller relevanten Pflichten überwacht.

• Prozessuale Verankerung: Für jeden in § 10 genannten potenziellen Verstoß sollte es im FM-Ablauf entsprechende Vorkehrungen geben. Beispielsweise: Um Leckage-Grenzwerte einzuhalten, gibt es regelmäßige Dichtheitsprüfungen und ein Leckage-Monitoring (verantwortlich: Instandhaltungsleiter). Um Dokumentationspflichten zu erfüllen, gibt es ein System zur Aufzeichnung aller Kältemittelbewegungen (verantwortlich: Umweltbeauftragter). Um unqualifiziertes Personal auszuschließen, gibt es einen Qualifikationsnachweis-Prozess (verantwortlich: FM-Leiter/Personalabteilung).

• Checklisten und interne Audits: Für wiederkehrende Tätigkeiten (Wartung, Inspektion) kann das FM Checklisten verwenden, die auch gleich die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben abfragen (z. B. „Wurde Lecktest durchgeführt? Ergebnis dokumentiert?“). Zusätzlich sollten in geplanten Abständen interne Audits oder Selbstkontrollen stattfinden, bei denen kritische Punkte aus § 10 geprüft werden – etwa durch eine Dokumentenprüfung oder Anlagenbegehung mit Fokus auf Kennzeichnung und Dichtheit.

• Schulung und Bewusstsein: Das FM-Management sollte alle Beteiligten (inklusive externer Dienstleister) regelmäßig auf ihre Pflichten hinweisen. Ein Bewusstsein dafür, welche Konsequenzen drohen können (Bußgelder, Haftung des Unternehmens), fördert die Sorgfalt. Insbesondere sollte klar sein, dass Verstöße nicht nur theoretisch im Raum stehen, sondern in der Praxis von Überwachungsbehörden (Gewerbeaufsicht, Umweltamt) kontrolliert werden.

• Zuständigkeiten klar definieren: Jedem compliance-relevanten Thema sollte eine verantwortliche Person oder Rolle im FM zugewiesen sein. So ist sichergestellt, dass im Zweifel jemand ansprechbar ist und Korrekturmaßnahmen einleitet. Beispielsweise könnte die Verantwortung für „Einhaltung der F-Gas-Vorschriften“ beim HSE-Manager oder Umweltbeauftragten liegen, während die praktische Umsetzung (Prüfungen, Wartung) beim technischen Leiter liegt. Diese Personen sollten eng zusammenarbeiten und regelmäßig berichten.

Durch eine solche Verzahnung der gesetzlichen Pflichten mit den FM-Prozessen kann das Risiko, eine Ordnungswidrigkeit zu begehen, erheblich reduziert werden.

§ 11 verweist auf die Strafbestimmungen im Chemikaliengesetz. Demnach wird es als Straftat geahndet, wenn jemand teilfluorierte Treibhausgase ohne die erforderliche Quote in Verkehr bringt. Dieses Delikt richtet sich insbesondere gegen bewusste Umgehung oder Missachtung des Quotensystems und kann mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe sanktioniert werden (ChemG § 27).

Für das FM ist dieser Straftatbestand vor allem indirekt relevant, da primär Hersteller und Importeure von Kältemitteln Adressaten sind. Allerdings sollte auch das FM ein Interesse daran haben, nur mit rechtlich einwandfreien Partnern zu arbeiten.

• Lieferantenauswahl: Kältemittel sollten ausschließlich von etablierten, seriösen Lieferanten bezogen werden, die nachweislich am legalen Quotenhandel teilnehmen. Angebote von unbekannten Quellen oder auffällig günstige Kältemittel (möglicherweise aus illegalen Importen) sind zu meiden.

• Meldesystem: Sollte dem FM verdächtiges Gebaren auffallen – etwa Angebote für HFKW ohne Nachweis einer Quote oder Hinweise auf Schwarzmarktprodukte – sollte dies intern weitergegeben werden (z. B. an die Compliance-Abteilung oder Einkaufsleitung). Gegebenenfalls kann eine Meldung an die Behörden angezeigt sein, um strafbare Handlungen zu unterbinden.

• Management Awareness: Die Unternehmensleitung und das FM-Management sollten über die strafrechtlichen Risiken im Zusammenhang mit F-Gasen informiert sein. Wenn etwa ein Facility Manager unwissentlich illegale Ware beschafft, kann dies im Ernstfall auch für das Unternehmen Reputationsschäden oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Daher ist Sensibilisierung wichtig: im Zweifel lieber genauer prüfen, ob ein Geschäftspartner alle Anforderungen erfüllt.

Insgesamt trägt das FM also durch vorsichtigen Einkauf und Wachsamkeit dazu bei, dass strafbare Verstöße in der Lieferkette vermieden werden.

§ 12 enthält ergänzende Verfahrensregeln. Dazu gehören insbesondere Fristen für Behördenentscheidungen: Wenn beispielsweise ein Unternehmen oder eine Ausbildungsstätte einen Antrag auf Zertifizierung oder Anerkennung stellt, muss die Behörde innerhalb einer bestimmten Frist entscheiden (diese Fristen sind in § 12 festgelegt, um Verfahren nicht unnötig zu verzögern). Weiter regelt § 12, dass gleichwertige Qualifikationen oder Bescheinigungen, die in anderen EU-Mitgliedstaaten oder EWR-Staaten erworben wurden, grundsätzlich anzuerkennen sind. Das heißt, wenn eine Person oder Firma im europäischen Ausland zertifiziert wurde, muss diese Qualifikation in Deutschland akzeptiert werden, solange sie den EU-Mindestanforderungen entspricht. Hierfür gibt es oft Entsprechungstabellen oder offizielle Anerkennungsdokumente, um die Vergleichbarkeit sicherzustellen.

• Planung von Zertifizierungen: Da behördliche Prozesse Zeit in Anspruch nehmen, sollte das FM Puffer einplanen. Beispielsweise kann die Ausstellung eines Unternehmenszertifikats oder einer Sachkundebescheinigung einige Wochen dauern. Wenn also neue Mitarbeiter eingestellt werden oder neue Anlagen in Betrieb gehen, ist es ratsam, frühzeitig die nötigen Zertifikate zu beantragen, damit bei Arbeitsaufnahme alles vorliegt.

• Vertragsbeginn und Schulungen: Ähnliches gilt beim Wechsel von Dienstleistern: Bevor ein neuer Servicevertrag mit einem Kälteunternehmen startet, sollte dessen Zertifikat geprüft und dokumentiert sein. Falls das Unternehmen noch kein Zertifikat hat, muss einkalkuliert werden, dass es dieses erst beantragen muss (inklusive Bearbeitungszeit).

• Einsatz ausländischer Firmen: In internationalen Konzernen kommt es vor, dass Serviceteams aus dem Ausland zeitweise in deutschen Liegenschaften arbeiten. Hier kann § 12 genutzt werden: Die in der EU erworbenen Sachkundenachweise dieser Techniker sind auch in Deutschland gültig. Das FM sollte jedoch sicherstellen, eine Kopie des ausländischen Zertifikats vorliegen zu haben, idealerweise mit einer deutschen oder englischen Übersetzung, falls sie nicht in einer gängigen Sprache ist. Gegebenenfalls kann bei der zuständigen deutschen Behörde eine formale Anerkennung beantragt werden, falls Unsicherheit besteht. Dies erleichtert Kontrollen, da man sofort belegen kann, dass die betreffenden Personen qualifiziert sind.

• Anlagen- und Kältemittel-Inventar: Aufbau eines vollständigen Verzeichnisses aller Anlagen und der verwendeten Kältemittel, die unter den Geltungsbereich fallen (verknüpft mit §§ 1–3).

• Wartungs- und Leckagekontroll-Programme: Etablierung von regelmäßigen Inspektionen, Dichtheitsprüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen, um Leckagen zu erkennen und zu beheben (schwerpunktmäßig § 3).

• Entsorgung und End-of-Life-Verfahren: Standardisierte Abläufe für das Außerbetriebnehmen von Anlagen, inklusive Rückgewinnung des Kältemittels, Rückgabe an Hersteller oder Entsorgung über Fachbetriebe, jeweils mit Dokumentation (schwerpunktmäßig § 4).

• Sachkunde- und Dienstleister-Management: Verwaltung aller notwendigen Qualifikationen und Zertifikate von Mitarbeitern und externen Unternehmen, z. B. regelmäßige Überprüfung der Gültigkeit, sowie Schulungsplanung (schwerpunktmäßig §§ 5–8, 12).

• Beschaffung und Lieferantenkontrolle: Gestaltung der Einkaufsprozesse so, dass nur konforme Produkte und Stoffe beschafft werden (z. B. nur gekennzeichnete Geräte, nur Kauf von F-Gasen bei zertifizierten Anbietern), sowie Kontrolle der Einhaltung von Nachweispflichten bei vorgefüllten Geräten (schwerpunktmäßig §§ 7–9).

• Compliance-Überwachung und Reporting: Implementierung von internen Audits, regelmäßigen Überprüfungen und Berichterstattung, um sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungs- und Sorgfaltspflichten erfüllt werden. Vorbereitung auf externe Inspektionen der Behörden, inklusive Bereithalten aller erforderlichen Nachweise (schwerpunktmäßig §§ 3–4, 7–10).

Diese Übersicht kann als Grundlage dienen, um FM-Verfahrensanweisungen, Checklisten oder digitale Workflows zu entwickeln, die exakt auf die rechtlichen Anforderungen der Chemikalien-Klimaschutzverordnung zugeschnitten sind. Indem das Facility Management seine internen Prozesse entlang der Struktur der Verordnung ausrichtet, wird sichergestellt, dass kein Aspekt übersehen wird und die Betriebstätigkeit insgesamt gesetzeskonform und umweltgerecht erfolgt.