Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten

• Betriebskosten: Enthält die Definition, was unter Betriebskosten zu verstehen ist, und listet zugleich ausdrücklich auf, welche Kosten nicht dazu zählen.

• Aufstellung der Betriebskosten: Führt 17 nummerierte Betriebskostenarten bzw. Kostenarten-Gruppen auf, die als Betriebskosten im Sinne des § 1 anerkannt sind.

• eine allgemeine Definition der laufenden Bewirtschaftungskosten und die genannten Ausschlüsse gemäß § 1 sowie

• ein Kostenarten-Verzeichnis nach den 17 Positionen des § 2 als Rückgrat ihrer Betriebskosten-Systematik.

§ 1 Abs. 1 BetrKV definiert Betriebskosten als laufende Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.

• Betriebskosten müssen aus der Sache selbst und ihrer Nutzung entstehen – also durch den Gebrauch des Gebäudes bzw. Grundstücks bedingt sein.

• Sie müssen wiederkehrend (laufend) anfallen, nicht einmalig oder kapitalartig.

Für das Facility Management heißt das: In den Betriebskostenkatalog gehören nur regelmäßige, nutzungsbedingte Objektkosten. Einmalige Anschaffungen oder wertsteigernde Maßnahmen erfüllen diese Kriterien nicht und gelten daher nicht als Betriebskosten.

§ 1 Abs. 1 Satz 2 erlaubt, dass auch Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers als Betriebskosten angesetzt werden dürfen, sofern diese Leistungen betriebskostenfähig sind. Voraussetzung ist, dass sie mit dem Betrag bewertet werden, den ein Dritter (z. B. ein Unternehmen) für eine gleichwertige Leistung verlangen würde. Die fiktive Umsatzsteuer eines externen Dienstleisters darf dabei nicht angesetzt werden.

FM-Auswirkung: Wenn z. B. der Eigentümer oder die interne FM-Abteilung selbst Reinigungs-, Hausmeister- oder Gartenarbeiten ausführt, können die hierfür entstehenden Kosten als Betriebskosten umgelegt werden. Allerdings müssen diese internen Leistungen zu marktüblichen Preisen kalkuliert und transparent dokumentiert sein, so als hätte ein externer Dienstleister die Arbeiten erbracht.

• Verwaltungskosten: Darunter fallen Aufwendungen für die Verwaltung des Gebäudes, z. B. Personalkosten und Bürokosten der Hausverwaltung, Kosten der Buchhaltung und Abrechnung, Prüfgebühren für Jahresabschlüsse sowie allgemeine Geschäftsführungskosten. Auch der Wert der Eigenarbeit des Vermieters in der Verwaltung ist hier eingeschlossen. Diese Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig.

• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Das sind Kosten, die während der Nutzungsdauer für die Erhaltung oder Wiederherstellung der ordnungsgemäßen Gebrauchsfähigkeit des Objekts aufgewendet werden müssen. Darunter fällt die Beseitigung von Mängeln aufgrund Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüssen, also Reparaturen und Ersatzbeschaffungen zur Substanzerhaltung. Solche Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten dürfen ebenfalls nicht als Betriebskosten umgelegt werden.

FM-Praxis: Diese ausgeschlossenen Kosten bleiben stets in der Verantwortung des Eigentümers. Sie sind in der Budgetierung als nicht umlagefähige Kosten zu berücksichtigen, z. B. im Instandhaltungsbudget (CapEx oder Aufwand für Werterhalt) bzw. als allgemeine Overhead-Kosten, aber sie dürfen nicht in die Betriebskostenabrechnung an Mieter einfließen.

• Wartung vs. Instandsetzung: Regelmäßig wiederkehrende Wartungsarbeiten (z. B. Inspektions- und Servicetätigkeiten an technischen Anlagen, Aufzugswartung, jährliche Prüfungen) gelten typischerweise als Betriebskosten. Dagegen fallen Reparaturen oder Erneuerungen (z. B. Austausch eines defekten Aufzugsmotors) unter Instandsetzung und sind somit nicht umlagefähig.

• Administrative FM-Tätigkeiten vs. operative Bewirtschaftung: Arbeitszeit und Ressourcen für Verwaltungsaufgaben im FM (Berichtswesen, Flächenmanagement, Vertragsverwaltung etc.) sind keine Betriebskosten, während operative Dienstleistungen (Reinigung, technischer Betrieb, Winterdienst etc.), soweit laufend und gebäudebezogen, als Betriebskosten angesetzt werden können.

• Neue Kostenarten einordnen: Tauchen neuartige Gebühren oder Abgaben auf, prüft das FM anhand § 1-Kriterien, ob es sich um laufende, objektbezogene Nutzungskosten handelt. Nur dann dürfen sie einer Kategorie des § 2 BetrKV zugeordnet oder – falls sie in keine vorhandene Gruppe passen – als „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) vertraglich vereinbart werden. Beispiele: Umweltabgaben oder CO₂-Bepreisungsanteile auf Heizenergie. Solche Posten müssen auf ihre Umlagefähigkeit geprüft und eindeutig abgrenzt werden, bevor sie in die Betriebskostenabrechnung einfließen.

• Abschließend in der Systematik: Er deckt alle Arten von Betriebskosten ab, die unter § 1 fallen. Kostenarten, die nicht in eine der Nrn. 1–17 passen, sind nicht umlagefähig (es sei denn als speziell vereinbarte sonstige Betriebskosten unter Nr. 17).

• Inhaltlich offen durch Nr. 17: Die Position „sonstige Betriebskosten“ ermöglicht es, weiteren laufenden Kosten gerecht zu werden, die bei Vertragsabschluss noch nicht üblich oder absehbar waren. Diese müssen jedoch einzeln im Mietvertrag benannt werden, um umlagefähig zu sein.

Für das Facility Management dient § 2 BetrKV in der Praxis als wichtigster Gliederungsmaßstab für die Erfassung, Buchung und Abrechnung von Betriebskosten. Viele FM-Abteilungen übernehmen die 17 Kategorien direkt als Kostenartenplan, um eine rechtskonforme und einheitliche Struktur zu gewährleisten.

• Energiekosten und HeizBK (Nr. 4–6): Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass diese Kosten überwiegend verbrauchsabhängig auf die Nutzer verteilt werden. Zudem gibt es detaillierte Vorgaben zu Messtechnik, Abrechnungsmodus und Nutzerinformationen. Das FM muss sicherstellen, dass z. B. mindestens 50–70 % der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden und alle Mieter die vorgeschriebenen Informationen (Verbrauchsmitteilung etc.) erhalten.

• Telekommunikation/Breitband (Nr. 15): Durch die Abschaffung des sogenannten Nebenkostenprivilegs für Kabelanschlüsse (TKMoG 2021) sind seit 2024 laufende TV-Kabelgebühren nicht mehr unbegrenzt umlagefähig. In bestehenden Gebäuden dürfen Kabel-TV-Grundentgelte nur noch bis Mitte 2024 über die Nebenkosten abgerechnet werden. Für neue Breitbandanlagen seit Ende 2021 entfällt diese Umlagemöglichkeit ganz. FM-Verantwortliche müssen daher je Liegenschaft prüfen, welche Kostenbestandteile unter Nr. 15 aktuell noch auf Mieter umgelegt werden dürfen und ggf. alternative Lösungen (z. B. individuelle Mieterverträge mit Anbietern) umsetzen.

• „Sonstige Betriebskosten” (Nr. 17): Hierunter dürfen nur solche zusätzlichen Kosten gefasst werden, die laufend anfallen, unmittelbar objektbezogen sind und den § 1-Kriterien entsprechen. Entscheidend ist die konkrete Benennung im Mietvertrag. Allgemeine Klauseln wie „sonstige Nebenkosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV” ohne Spezifizierung genügen nicht. Das FM sollte daher bei neuartigen Betriebskosten – z. B. Gebühren für neue Umweltauflagen oder technische Anlagen – immer die explizite Vereinbarung in Verträgen sicherstellen, falls diese umgelegt werden sollen.

• In Kostenarten- und Kontenplänen (etwa in ERP- oder CAFM-Systemen) werden die Betriebskosten entsprechend den BetrKV-Positionen kategorisiert. Jede Kostenart im Betriebsbudget lässt sich so einer Nr. 1–17 zuordnen.

• In der Betriebskostenabrechnung spiegelt sich § 2 in der Struktur der Abrechnungspositionen wider. Jede Zeile der Nebenkostenabrechnung entspricht typischerweise einer der 17 Kostengruppen, was für Mieter transparent und mit der Verordnung deckungsgleich ist.

• Bei FM-Dienstleistungsverträgen und Leistungsbeschreibungen sorgt die BetrKV-Systematik für klare Zuordnung: Jede vereinbarte Serviceleistung (Reinigung, Müllentsorgung, Gartenpflege, technischer Betrieb etc.) wird im Vertrag einer bestimmten Betriebskostenkategorie zugeordnet. Leistungen, die nicht umlagefähig sind (z. B. reine Instandhaltung), werden separat ausgewiesen. Dieses Vorgehen erleichtert die anschließende Umlage der Dienstleisterrechnungen auf die richtigen Abrechnungsposten.

• Zulässige Kostenpositionen: Es dürfen nur die in der BetrKV definierten Kostenarten in die Abrechnung einfließen. Alle nicht umlagefähigen Posten sind vorab herauszufiltern.

• Gliederung und Bezeichnung: Die Abrechnung ist so aufzubauen, dass die einzelnen Kosten nach den BetrKV-Kategorien aufgeschlüsselt und verständlich benannt sind (z. B. „Heizkosten”, „Wasserkosten”, „Hausmeister” etc. gemäß § 2).

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die Berechnung und Verteilung der Kosten muss für den Mieter prüfbar sein. Dazu gehört auch, dass Verteilerschlüssel angegeben werden und auf Wunsch Belegeinsicht gewährt wird.

FM-Abteilungen nutzen die BetrKV-Struktur als Standard für Abrechnungsberichte, um rechtliche Konformität sicherzustellen. Gleichzeitig ermöglicht dies eine übergreifende Vergleichbarkeit der Betriebskosten verschiedener Objekte, da alle nach dem gleichen Schema berichten.

• Mietverträge: Üblicherweise wird in Wohnraummietverträgen die Umlage der Betriebskosten nach § 2 BetrKV vereinbart, oft durch wörtliche Aufzählung der 17 Kostengruppen oder Verweis auf die BetrKV. Dies schafft Klarheit für Mieter, welche Nebenkosten auf sie zukommen, und entspricht den rechtlichen Anforderungen (Bestimmtheitsgebot).

• Dienstleistungsverträge (FM-Verträge): Bei Verträgen mit externen FM-Dienstleistern wird der Leistungsumfang so beschrieben, dass er den Betriebskostenkategorien zugeordnet werden kann. Zum Beispiel werden Reinigungsleistungen eindeutig als „Gebäudereinigung (BetrKV Nr. 9)“ deklariert, Gartenarbeiten als „Gartenpflege (Nr. 10)“ etc. Dies gewährleistet, dass die Rechnungen der Dienstleister intern korrekt verbucht und am Ende in der Mieterabrechnung an der richtigen Stelle auftauchen. Gleichzeitig werden nicht umlegbare Tätigkeiten (z. B. Wartung/ Reparatur, Verwaltung) in Verträgen separat ausgewiesen, damit keine Vermischung erfolgt.

Diese Vorgehensweise fördert eine durchgängige Konsistenz: von der mietvertraglichen Vereinbarung über die operative FM-Leistungserbringung bis hin zur Abrechnung spricht man die „gleiche Sprache“ der BetrKV-Kategorien.

• Rechtliche Änderungen verfolgen: Beispielsweise hat die Änderung 2023 (in Kraft ab 2024) die Umlagefähigkeit von Breitband/Kabel-Kosten beschnitten. Solche Gesetzesänderungen sind kontinuierlich zu beobachten. FM-Verantwortliche müssen sicherstellen, dass interne Kostenkataloge, Abrechnungsformate und Mietvertragsmuster zeitnah auf den aktuellen Rechtsstand gebracht werden.

• Interne Richtlinien und Schulung: Es empfiehlt sich, ein Betriebskosten-Handbuch oder interne Richtlinie zu führen, in der die genaue Zuordnung von Kostenarten zu BetrKV-Positionen dokumentiert ist. Alle Mitarbeiter im FM-Bereich sowie beauftragte Dienstleister sollten geschult sein, welche Leistungen umlagefähig sind und welche nicht, um Fehler bei der Zuordnung zu vermeiden.

• Abstimmung mit Dienstleistern: Externe Anbieter (z. B. Abrechnungsfirmen, Reinigungs- oder Wartungsfirmen) müssen die aktuellen Anforderungen kennen. Insbesondere bei Grenzfragen – etwa neuen technischen Einrichtungen (E-Ladestationen, Solaranlagen), Umweltabgaben oder veränderten rechtlichen Vorgaben – sollte das FM proaktiv klären, wie diese Kosten zu behandeln sind. Im Zweifel holt man juristischen Rat ein, um die BetrKV korrekt anzuwenden.

Durch solche Maßnahmen bleibt die FM-Praxis regelkonform und effizient, und es wird sichergestellt, dass Betriebskostenabrechnungen sowohl den Mietverträgen als auch der jeweils geltenden Rechtslage entsprechen.