VDI/DVGW 6023 Hygiene in Trinkwasser-Installationen

Der regulatorische Rahmen für Trinkwasserqualität besteht aus Gesetzen, Verordnungen und Standards. Die Trinkwasserverordnung bildet die Rechtsgrundlage mit verbindlichen Qualitätskriterien und Überwachungspflichten. VDI/DVGW 6023 knüpft daran an und setzt technische und organisatorische Vorgaben um. Die Richtlinie ergänzt dabei Normen wie DIN EN 806-5 (Betrieb und Wartung von Anlagen) mit hygienebezogenen Anforderungen. Im FM dienen solche Normen als technische Basis (Stand der Technik), aus der Betreibernormen, FM-Richtlinien und Handbücher abgeleitet werden.

Im Facility Management müssen alle relevanten Dokumente versioniert und nachvollziehbar geführt werden. Technische Normen und Richtlinien werden als Grundlage in Betreiberhandbücher oder FM-Standards aufgenommen. Standortbezogene SOPs (Arbeitsanweisungen, Checklisten) setzen diese Vorgaben um. Verträge oder SLAs formulieren verbindliche Hygieneleistungen (Leistungsumfang, KPIs) gegenüber Dienstleistern. Alle Dokumente (Pläne, Handbücher, Anweisungen) sind revisionsgesichert in einem Dokumentenmanagement- oder CAFM-System abzulegen. So ist jederzeit erkennbar, welche Version gültig ist und wer Änderungen freigegeben hat. Instandhaltungspläne und Betriebsanleitungen enthalten ebenso Verweise auf Hygienevorgaben, sodass ihre Aktualität und Einhaltung auditierbar sind.

• Trinkwasserqualität: Wasser muss den strengen microbiologischen und chemischen Anforderungen der TrinkwV genügen und darf keine Krankheitserreger oder gesundheitsschädlichen Substanzen enthalten. „Hygienisch einwandfreies“ Trinkwasser ist gesetzlich so definiert, dass es keine Gesundheitsgefahr darstellt.

• Bestimmungsgemäßer Betrieb: Betrieb der Anlage entsprechend ihrer geplanten Nutzungsparameter (Nutzungsfrequenz, Abnahmevolumina, gleichzeitige Zapfvorgänge). Dies bedeutet beispielsweise, dass jede Entnahmestelle regelmäßig genutzt wird. Praktisch heißt es, dass kein Auslass länger als die erlaubten 72 Stunden ungenutzt bleiben darf, und dass Ersatzentnahme oder Spülzyklen eingeplant werden.

• Stagnation: Stillstehendes Wasser in der Anlage. Nach VDI/DVGW 6023 gilt Wasser als stagnierend, wenn es über einen Zeitraum von 72 Stunden nicht vollständig ausgetauscht wurde. Stagnation begünstigt das Wachstum von Keimen und die Freisetzung von Schadstoffen.

• Temperaturbereiche: Zur Legionellenvermeidung wird empfohlen, Warmwasser ab etwa 55–60 °C zu speichern/verteilen, Kaltwasser deutlich unter 25 °C. Temperaturen zwischen ~25 °C und 55 °C bieten Legionellen günstige Bedingungen. Die Einhaltung dieser Temperaturspannen ist ein zentrales Hygienekriterium.

• Biofilm: Mikrobielle Schicht an der Rohrwand. Biofilme bieten Bakterien Nährstoffe und Schutz, wodurch pathogene Erreger (z.B. Legionellen, Pseudomonaden) persistieren können. Die Planung zielt darauf ab, Biofilmbildung durch spülintensive Betriebsweise und geeignete Werkstoffe (geringe Nährstoffabgabe) zu minimieren.

Zur Konsistenz in der Dokumentation werden definierte Begriffe verwendet. Beispiele: Instandhaltungsplan – Zusammenstellung aller routinemäßigen Hygienemaßnahmen; Gefährdungsanalyse – systematische Risikobewertung nach VDI 6023; Betriebstagebuch – Logbuch für Inspektionen, Messergebnisse und Abweichungen; Maßnahmenregister – Nachweis über durchgeführte Korrekturmaßnahmen. Diese Begriffe sollen in Arbeitsaufträgen, Prüfberichten und Protokollen immer gleich benutzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Das oberste Schutzziel ist der Gesundheitsschutz der Nutzer: Trinkwasser muss jederzeit unbedenklich und genusstauglich sein. VDI/DVGW 6023 fordert daher präventive Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Wasser keine gesundheitsschädigenden Erreger oder Schadstoffe enthält. Dies steht im Einklang mit dem Rechtsanspruch, dass Trinkwasser schadstofffrei und gesundheitlich unbedenklich bereitgestellt wird. Das FM stellt in seiner Planung und im Betrieb durch diese Maßnahmen sicher, dass das Risiko einer Erkrankung durch das Wassersystem minimiert wird.

Entscheidend für die Wasserhygiene im Betrieb sind die Faktoren Stagnation, Temperaturführung und Biofilm. Alle Zapfstellen müssen laut VDI 6023 spätestens alle 72 Stunden genutzt oder gespült werden, um Stagnation zu vermeiden. Die Warmwasseranlage wird so betrieben, dass an den Entnahmearmaturen mindestens 55–60 °C anliegen; das Kaltwasser bleibt deutlich unter 25 °C. Temperaturen in dieser Zone fördern Legionellenwachstum. Zusätzlich werden Werkstoffe verwendet, die kaum Nährstoffe abgeben, und das System hydraulisch so ausgelegt, dass gleichmäßige Strömungen bestehen. Zusammen mit diesen Maßnahmen wird die Bildung von Biofilmen reduziert.

FM nutzt ein risikoorientiertes Vorgehen: Jede festgestellte Abweichung (z.B. auffälliges Prüfergebnis oder lange Stillstandzeit) führt zu einer Risikobewertung. Daraus werden notwendige Korrekturmaßnahmen abgeleitet (z.B. Spülen, Desinfektion, Anlagenanpassung) und zeitnah umgesetzt. Anschließend überprüft man die Wirksamkeit (z.B. durch Nachtests) und dokumentiert jeden Schritt im System (Betriebstagebuch, Aktionsprotokolle). So entsteht eine nachvollziehbare Kette von „Befund → Maßnahme → Erfolg“, die Gefährdungsanalysen und Instandhaltungspläne kontinuierlich schärft.

Die Verantwortlichkeiten sind zeitlich gegliedert: Während Planung und Bau trägt der Anlagenplaner bzw. Errichter Sorge für die hygienegerechte Auslegung. Mit der Abnahme geht die Gesamtverantwortung auf den Betreiber/Unternehmer (nach TrinkwV) über. Der Betreiber – vertreten durch FM – übernimmt dann den regulären Betrieb. Er steuert Organisation und Ressourcen, genehmigt den Betriebsablauf und überwacht die Einhaltung der Hygienevorgaben. Er koordiniert Serviceprovider und prüft Abläufe ab der Inbetriebnahme.

• Organisation: Benennung eines Hygieneverantwortlichen, Schulung des Personals, Erstellung eines Hygieneplans (Teil des Instandhaltungsplans) sowie eines Betreuungs- bzw. Betriebshandbuchs.

• Betriebsweise: Sicherstellung des bestimmungsgemäßen Betriebs. Dazu gehört u.a. die Temperaturführung (Warmwasser ≥60 °C, Kaltwasser <25 °C) und der hydraulische Abgleich der Anlage, um Totleitungen zu vermeiden. Ferner legt der Betreiber Betriebs- und Spülvorschriften fest (z.B. wöchentliche Leitungsdurchspülungen).

• Wartung/Instandhaltung: Durchführung aller hygienerelevanten Wartungsmaßnahmen – etwa Fluchtinstallationsspülungen, Reinigung von Filtereinsätzen oder Rückflussverhinderern – gemäß Instandhaltungsplan.

• Dokumentation: Führung eines lückenlosen Betriebstagebuchs. Dort werden alle Inspektionen, Wartungen, Messungen und Abweichungen protokolliert. Dazu gehören auch Laborergebnisse, Mängel und eingeleitete Sanierungsmaßnahmen. Die Dokumente werden revisionssicher abgelegt und stehen für Audits bereit.

• Qualifikation: Personal des Dienstleisters muss über entsprechende Qualifikationen verfügen, etwa eine VDI-6023-Schulung (Kategorie FM) oder vergleichbare Fachkunde.

• Leistungsumfang: Vertraglich festgelegt wird, welche Arbeiten der Dienstleister durchführt (z.B. regelmäßiges Spülen, Legionellenmessung, Desinfektion) und welche Ergebnisse er liefert (Protokolle, Prüfberichte, As-Built-Dokumentation).

• Liefergegenstände: Für jede Arbeit sind detaillierte Protokolle und Wartungsnachweise zu verlangen. Beim Spülen etwa wird ein Protokoll mit Zeitpunkt und Durchfluss dokumentiert.

• Eskalation: Es sind klare Meldeketten für kritische Befunde definiert. Beispielsweise muss ein qualifizierter Sachverständiger hinzugezogen werden, wenn Grenzwerte überschritten werden. Zuständige Stellen (Eigentümer, Gesundheitsamt) werden informiert.

Bei der Planung ist ein minimaler Wasserinhalt anzustreben, um Stagnation zu vermeiden. Das heißt: Rohrleitungen kurz und schlank auslegen, überflüssige Schlaufen oder Doppelkreisläufe vermeiden. T-Anlagen oder Reihenschaltungen sind zu bevorzugen, da sie Totstrecken eliminieren. Alle Armaturen und Spülstellen sollen leicht zugänglich sein, damit Inspektionen und Wartung schnell durchgeführt werden können. Die Einbaulage von Ventilen und Entleerungspunkten muss vollständiges Spülen jedes Abschnitts ermöglichen. Insgesamt muss die Anlage so dimensioniert sein, dass jeder Strang mit dem geplanten Wasserdurchfluss durchspült werden kann.

Komponenten und Materialien müssen für Trinkwasser geeignet sein (z.B. DVGW-zertifiziert, korrosionsbeständig, geringe Biofilmbildung). Verwendet werden Produkte, die keine oder nur minimale organische Auslaugungen ins Wasser abgeben. Kritische Zonen mit potenziell stagnierendem Wasser (z.B. Bypassleitungen, ungenutzte Behälter) werden vermieden. Wo möglich, sind hygienische Armaturensysteme einzusetzen (z.B. Spülkappen, rückspülbare Filter). Jedes eingesetzte Bauteil wird auf seine Hygieneverträglichkeit geprüft. Die Auslegung orientiert sich daran, dass technische Baugruppen keine Nährstoffe oder Partikel in das Wasser einbringen.

Während der Bauausführung sind Leitungsenden und Armaturen abzudecken und vor Verschmutzung zu schützen. Nach Abschluss der Montage wird das komplette System mit Trinkwasser befüllt und intensiv durchgespült, um Montageverschmutzungen und anhaftendes Biofilm zu entfernen. Gegebenenfalls folgt eine Desinfektion (chemisch oder thermisch) vor der Übergabe. Schnittstellen zwischen Gewerken (Installateure, Heizungsbauer, etc.) sind so zu koordinieren, dass keine Fremdpartikel oder Keime eingebracht werden. Jeder dieser Schritte wird dokumentiert (Abnahmeprotokolle, Spül- und Desinfektionsberichte).

Bei der Inbetriebnahme erhält das Facility Management alle erforderlichen Unterlagen: Genau erstellte As-Built-Pläne und Rohrschemata als nachvollziehbare Basisdokumentation, Betriebs- und Spülanweisungen (um reproduzierbaren hygienischen Betrieb sicherzustellen) sowie einen Wartungs- und Inspektionsplan mit festgelegten Intervallen. Diese Unterlagen sind essenziell für späteren hygienegerechten Betrieb. Beispiel: Betriebsanleitung, Instandhaltungsplan und Abnahmeprotokolle werden in einem Anlagenbuch abgelegt. Nach Abschluss der Übergabe sind alle Dokumente im CAFM- oder FM-System abrufbar.

Die Inbetriebnahme beinhaltet einen Hygienetest: Das System wird komplett mit Trinkwasser gespült und, falls erforderlich, desinfiziert. Danach wird eine Wasseranalyse zur Überprüfung der Qualität durchgeführt. VDI/DVGW 6023 fordert z.B., dass nach Erstbefüllung mit Trinkwasser ein Nachweis (Laborergebnis) über die einwandfreie Wasserqualität vor Übergabe erbracht wird. Erst wenn alle Parameter (z.B. Koloniezahl, Legionellen, E. coli) im grünen Bereich liegen, erfolgt die Freigabe.

Bei der Abnahme werden alle Leistungen anhand von Inbetriebnahme- und Prüflisten dokumentiert. Offene Mängel werden in einer Mängelliste erfasst und vor Betriebsfreigabe behoben. Erst nach Nachweis der Funktionsfähigkeit und der hygienischen Unbedenklichkeit durch Prüfungen wird das System in den Normalbetrieb übernommen. Abnahmeprotokolle, Prüfzeugnisse und alle übergebenen Unterlagen (Betriebsanleitung, Wartungsplan) werden in den FM-Akten archiviert.

Mit der Übergabe beginnt die Basisüberwachung. Anfangswerte (z.B. Warm-/Kaltwasser-Temperaturen an den Entnahmestellen) werden protokolliert und als Referenz verwendet. Das FM führt fortlaufend Temperatur- und Probenmessungen durch. Bis zum Nachweis der sauberen Wasserqualität muss der bestimmungsgemäße Betrieb – insbesondere regelmäßiges Spülen – aufrechterhalten werden. Alle Maßnahmen (Spülen, Reparaturen, Desinfektionen) werden dokumentiert und Termine für Folgetests festgelegt.

Gebäudenutzer müssen über grundlegende Hygieneregeln informiert werden. Beispielsweise sollte jeder Wasserhahn spätestens alle 72 Stunden kurz betätigt werden, um Standwasser zu vermeiden. Bei längerer Abwesenheit (Urlaub) müssen zuständige Mitarbeiter die Armaturen durchspülen. Nutzer dürfen Armaturen nicht manipulieren (z.B. abkleben) und müssen Störungen sofort melden. Hilfestellungen für Nutzer (z.B. Aushänge oder Schulungen) sind Teil des Hygienekonzepts.

• Regelmäßiger Wasseraustausch: Alle Bereiche werden möglichst kontinuierlich genutzt oder automatisch gespült, sodass kein Teil länger als 72 Stunden steht. Programmgesteuerte Spülzyklen (z.B. nachts) können installiert sein.

• Temperaturkontrolle: Die Warmwasseranlage wird so gesteuert, dass an den Zapfstellen 55–60 °C anliegen, während Kaltwasser deutlich unter 25 °C bleibt. Thermostate und Rückschlagventile werden überprüft.

• Hydraulische Balance: Die Zirkulationspumpe läuft dauerhaft, und die Rohrnetze sind abgeglichen, damit jeder Strang mit ausreichend Wasser durchflossen wird.

• Nutzungsanpassung: Bei verringertem Bedarf (Wochenende, Nacht) werden kompensatorische Spülungen genutzt. Der Betriebsplan wird an geänderte Nutzungszeiten angepasst. Abweichungen vom Normalbetrieb (z.B. Gebäudeschließungen) werden entsprechend behandelt (siehe 8.3).

• Stilllegung (>4 Wochen): Längere Betriebspausen führen zu Absperren oder Entleeren betroffener Anlagenteile. Vor der Wiederinbetriebnahme werden die Leitungen vollständig gespült, wie bei einer Erstinbetriebnahme. Eine Analytik bestätigt die Wasserqualität.

• Teilbetrieb: Wenn nur Teile des Systems genutzt werden, werden ungenutzte Abschnitte abgekoppelt und bei Wiederinbetriebnahme einzeln geprüft.

• Nutzungsänderung: Änderung der Gebäudenutzung (z.B. Umwandlung in Laborflächen) erfordert Aktualisierung der Gefährdungsanalyse und Anpassung des Betriebs- und Reinigungsplans. Neue Anschlüsse werden in den Spülplan aufgenommen. In jedem Fall prüft FM das Risiko, leitet zusätzliche Maßnahmen (z.B. häufigere Spülintervalle, erhöhte Probenahme) ein und dokumentiert alle Schritte.

• Betriebstagebuch: Fortlaufendes Logbuch aller Inspektionen, Wartungen, Messungen und Störmeldungen. Hier werden Datum, Ergebnisse und verantwortliche Personen vermerkt.

• Mess- und Prüfprotokolle: Jedes Temperaturlog, jede Wasserprobe und jeder technische Test wird protokolliert. Auffälligkeiten werden dokumentiert (z.B. Temperaturwert, Position).

• Hygiene- und Wartungspläne: Diese Pläne definieren Umfang und Rhythmus der Prüfungen und Reinigungsmaßnahmen und werden mit Abschluss jeder Aktion aktualisiert. Zusammen mit dem Tagebuch und den Protokollen ermöglichen sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Hygienestatus.

Die Wartungsstrategie orientiert sich am Gefährdungspotenzial: Routinewartung (termin- oder kilometerbasiert) umfasst regelmäßige Aufgaben wie monatliche Spülungen oder halbjährliche Filterwechsel. Ereignisgesteuerte Wartung wird bei Störungen oder Befundwarnungen ausgelöst (z.B. gründliche Spülung nach Legionellenbefund). Die Häufigkeit der Maßnahmen richtet sich nach dem Instandhaltungsplan, der aus der Gefährdungsanalyse abgeleitet wird. Jedes Wartungsereignis wird dokumentiert und bewertet.

• Reinigung von Filtersieben, Wasserverteilern und Siebventilen, um Ablagerungen zu entfernen.

• Spülen von selten genutzten Leitungsabschnitten oder gesamten Anlagenabschnitten nach Plan.

• Überprüfung und Austausch kritischer Komponenten (z.B. Rückflussverhinderer, Druckminderventile), die bei Versagen Kontamination verursachen können.

• Desinfektion von Teilbereichen oder Speichern nach festgestellten Kontaminationen.

• Diese Tätigkeiten werden in Serviceprotokollen dokumentiert.

Geplante Änderungen am System (Umbauten, neue Armaturen, Erweiterungen) müssen hygienisch geprüft werden. FM erfasst die Änderungen, aktualisiert die Gefährdungsanalyse und veranlasst ggf. eine vorherige Freigabe durch einen Sachverständigen. Nach Abschluss wird die Anlage erneut gespült und geprüft. Alle neuen Installationsdetails werden in der Anlagendokumentation ergänzt. Änderungen dürfen erst nach positiver Überprüfung und Dokumentation in Betrieb gehen.

Nach jedem Wartungs- oder Instandhaltungseinsatz führt das FM eine Abnahmeprüfung durch. Eingereichte Serviceprotokolle werden auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit geprüft (z.B. Messwerte im Sollbereich). Einfache Kontrollen, wie die Nachmessung von Warmwassertemperaturen nach Reparaturen, dienen der Plausibilitätsprüfung. Abweichende Ergebnisse lösen Sofortmaßnahmen aus. Erst wenn das FM den erfolgreichen Abschluss eines Arbeitspakets bestätigt, gilt die Leistung als freigegeben.

Die Gefährdungsanalyse (VDI/DVGW 6023 Blatt 2) erfasst alle potenziellen Hygienegefahren im Trinkwassersystem mit dem Ziel, diese zu bewerten und zu vermeiden. Typische Auslöser sind überschrittene Aktionswerte (z.B. Legionellen), größere Anlagenerweiterungen oder regelmäßige Überprüfungen. Der Betreiber ist verpflichtet, systematisch alle relevanten Risiken zu ermitteln und daraus einen Instandhaltungsplan abzuleiten, der präventive Maßnahmen enthält.

Die Methodik umfasst mehrere Schritte: Zunächst wird eine Bestandsaufnahme der Anlage durchgeführt (Rohrnetz, Wasserinhalte, Materialien, Nutzung). Anschließend folgt die Bewertung der gefundenen Gefahrenquellen nach technischer und hygienischer Relevanz. Darauf aufbauend werden Maßnahmen definiert (z.B. Spülprogramme, Rohrabschnitte stilllegen, Bauteiltausch) und priorisiert. Nach Umsetzung erfolgt eine Wirksamkeitsprüfung (z.B. Nachproben), um sicherzustellen, dass die Maßnahme das Risiko beseitigt. Dieser Zyklus wird dokumentiert, bis das Risiko ausreichend kontrolliert ist.

Identifizierte Maßnahmen werden nach Risiko priorisiert und in einen Instandhaltungsplan überführt. Für jede Maßnahme werden Verantwortliche und Fristen festgelegt sowie Abschlusstests definiert. Das FM überwacht den Fortschritt. Nach Abschluss einer Maßnahme (z.B. Einbau eines neuen Ventils) wird diese auf Vollständigkeit hin geprüft (z.B. Funktionsprüfung). Erst wenn die Wirksamkeit verifiziert ist, wird der Vorgang als erledigt markiert. So bleibt die Nachverfolgbarkeit aller Schritte gewährleistet.

Alle Ergebnisse und Entscheidungen der Gefährdungsanalyse werden lückenlos dokumentiert. FM führt Berichte, Protokolle und Pläne so, dass sie bei internen Audits oder Gesundheitsbehörden vorgelegt werden können. Beispiel: Untersuchungsergebnisse, Risikobewertungen und Maßnahmenprotokolle werden im Betriebsbuch archiviert. Damit kann jederzeit nachvollzogen werden, wann welche Abweichung auftrat und wie sie behoben wurde – ein wichtiges FM-Ziel zur Nachweisführung.

Ein Probenahmeplan legt repräsentative Probepunkte und Zeitpunkte fest (z.B. Kalt- und Warmwasseraustritte auf jeder Etage) und dokumentiert das Vorgehen (Ort, Zeit, Volumen, Probentechniken). Die Probenahme muss nachvollziehbar protokolliert und von akkreditierten Laboren analysiert werden. Die Wahl der Analyseparameter folgt den gesetzlichen Vorgaben (Koloniezahl, Coliforme, E. coli, Legionellen, evtl. Pseudomonas in medizinischen Bereichen sowie Temperatur). Jede Probenahme wird datiert und inklusive Ergebnis dauerhaft abgelegt.

Jeder Probenbefund wird unmittelbar mit den Grenzwerten verglichen und das Risiko bewertet. Liegt der Wert im Normbereich, wird der Routinebetrieb fortgesetzt. Bei Überschreitung mikrobiologischer Grenzwerte sind sofortige Gegenmaßnahmen zu ergreifen: z.B. Wasser abkochen lassen, thermische oder chemische Desinfektion durchführen. Bei chemischen Grenzwertverletzungen wird die Ursache (z.B. Bleirohre) beseitigt und gegebenenfalls Nutzer informiert. Jeder Befund wird protokolliert und führt bei kritischen Werten zu einer Anpassung des Instandhaltungsplans.

Nach Sanierungsmaßnahmen werden Folgeproben geplant, um deren Wirksamkeit zu überprüfen. FM wertet über längere Zeit die Entwicklung der Messwerte aus und erkennt so Trends (z.B. ansteigende Koloniezahlen). Beständige Ergebnisse im grünen Bereich zeigen, dass Maßnahmen erfolgreich waren. Ist die Anlage dauerhaft konform (keine Überschreitungen), wird die Maßnahme im System geschlossen. Bis dahin bleibt FM im Überwachungsmodus und plant Folgetests, um die Wiederherstellung der Sicherheit nachzuweisen.

Alle Arbeiten an der Trinkwasseranlage dürfen nur von fachkundigem Personal ausgeführt werden. Facility-Manager und Betreiberpersonal müssen über entsprechende Schulungen verfügen (z.B. Nachweis einer VDI-6023-Schulung). Auch bei Fremdbeauftragung stellt das FM sicher, dass Dienstleister qualifiziert sind. Zudem werden erfahrene Kollegen oder Sachverständige eingebunden, wenn komplexe Analysen (z.B. Gefährdungsanalyse) anstehen, um eine fachgerechte Umsetzung sicherzustellen.

VDI/DVGW 6023 definiert Schulungskategorien, die auf unterschiedliche Zielgruppen ausgerichtet sind. Typischerweise gibt es Kategorie A für Installateure, Kategorie B für betriebstechnisches Personal und Kategorie C (FM) für Betreiber und Gebäudemanager. Jede Kategorie vermittelt die relevanten technischen Grundlagen und Hygienevorschriften entsprechend dem Tätigkeitsfeld. FM-Mitarbeiter absolvieren mindestens das Kursniveau FM, um das Gesamtverständnis zu gewährleisten. Die Unterteilung stellt sicher, dass jeder am System Beteiligte auf seinem Niveau ausgebildet ist.

Die Facility-Organisation führt ein Qualifikationsregister, in dem für jeden Mitarbeiter mit Anlagenkontakt die erworbenen Zertifikate und deren Gültigkeit verzeichnet sind. Schulungen werden regelmäßig aufgefrischt (z.B. alle 2–5 Jahre) und nachgewiesen. Zertifikate und Schulungsnachweise werden in Personal- oder Projektakten archiviert oder im CAFM-System hinterlegt. Damit kann das FM jederzeit gegenüber Auditoren oder Behörden belegen, dass die Personalqualifikation den Anforderungen entspricht und aktuell ist.