VDI 2067 Wirtschaftlichkeit gebäudetechnischer Anlagen - Grundlagen und Kostenberechnung

Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung ist eine klare Abgrenzung des betrachteten Systems unerlässlich.

• Komponentenebene: Einzelteile wie Pumpen, Ventilatoren oder andere Bauteile.

• Systemebene: Teilanlagen wie Heizsystem, Lüftungsanlage oder Kälteanlage.

• Anlagenebene: Gesamtsystem der technischen Gebäudeausrüstung (Beispiel: alle Haustechnikbereiche zusammen).

• Gebäudeebene: Das komplette Gebäude inklusive Infrastruktur, Sondertechnik etc.

Die Wahl des Detaillierungsgrades hängt von der Fragestellung ab. Wichtig ist, dass für alle zu vergleichenden Varianten derselbe Systemumfang und dieselben Randbedingungen gelten (z. B. gleiche Leistungsanforderungen und Nutzungsprofile), um einen fairen Kostenvergleich zu ermöglichen.

In der Praxis ergeben sich immer wieder ähnliche Fragestellungen, bei denen VDI 2067 wertvolle Unterstützung bietet.

• Variante A vs. Variante B: Wirtschaftlicher Vergleich verschiedener technischer Lösungen (z. B. klassisches Heizsystem vs. Wärmepumpe).

• Austauschzeitpunkt: Bestimmung des optimalen Zeitpunkts für die Erneuerung einer Anlage vor Ablauf ihrer Lebensdauer.

• Effizienzmaßnahmen: Prüfung, ob Investitionen in bessere Energieeffizienz (z. B. moderne Regelungstechnik, Wärmerückgewinnung) langfristig Kostensenkungen bewirken.

• Kostenplanung und Budget: Nachvollziehbare Aufstellung der langfristigen Kosten zur Unterstützung von Budget- oder Investitionsanträgen.

• Vertragsgestaltung: Kalkulation von Betriebs- und Instandhaltungsverträgen auf Basis vergleichbarer Lebenszykluskosten.

Die Anwendung zielt stets darauf ab, bei gleichem Nutzwert die Variante mit den niedrigsten Lebenszykluskosten zu ermitteln und somit fundierte FM-Entscheidungen zu ermöglichen.

• DIN 276 „Kosten im Bauwesen“: Einheitliche Gliederung der Kostenarten und -gruppen.

• DIN 277 „Grundflächen und Rauminhalte“: Einheitliche Flächen- und Raumerfassung.

• VDI 2067 (Teilblätter): Weitere Blätter der Richtlinienreihe für Spezialthemen (z. B. Heizungs-, Lüftungs- oder Trinkwasseranlagen).

• VDI 6007: Berechnung des Raumwärmebedarfs bzw. Raumklima.

• (Gegebenenfalls DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“, falls im FM-Kontext benötigt.)

Diese Verweise sichern, dass Begriffe und Berechnungsmethoden konsistent definiert sind (z. B. was zu den Investitionskosten gehört oder wie Nutzungsdauern festgelegt werden). Sie legen auch den Preisbezugszeitpunkt und Formeln fest (z. B. wie der Zinssatz anzuwenden ist). So sorgt VDI 2067 für eine standardisierte Vorgehensweise bei Wirtschaftlichkeitsrechnungen in der TGA.

• Ausschreibung/Vertragsarbeiten: Kostendaten und Leistungsbeschreibungen orientieren sich an definierten Kategorien (z. B. DIN 276), sodass Angebote vergleichbar sind.

• Kalkulation und Controlling: Einheitliche Terminologie und Kostenstrukturen erhöhen die Transparenz von Budget- und Kostenrechnungen.

• Nachprüfbarkeit: Normative Referenzwerte (z. B. übliche Lebensdauern oder Wartungsintervalle) dienen der Plausibilisierung eigener Daten.

• Dokumentation: Alle Annahmen (Preisstand, Zinssatz, Lebensdauer) werden nach Normen dokumentiert, was Revisionen erleichtert.

Insgesamt gewährleisten die Normverweise, dass Wirtschaftlichkeitsrechnungen innerhalb des FM-Kosmos und mit externen Partnern konsistent, nachvollziehbar und auditfähig sind.

• Kostenarten: Unterscheidung der vier Hauptkategorien nach VDI 2067 – kapitalgebundene Kosten, verbrauchsabhängige Kosten, betriebsgebundene Kosten und sonstige Kosten.

• Kostenperioden: Zeitliche Zuordnung (z. B. Einmalkosten (Investition) vs. jährliche Betriebskosten).

• Bezugsjahr (Preisbasis): Festgelegtes Basisjahr, auf das alle Preise bezogen werden (inflationsbereinigt).

• Rechnerische Nutzungsdauer: Der Zeitraum, über den eine Anlage wirtschaftlich genutzt und abzuschreiben ist. Dieser definiert den Berechnungszeitraum.

Klare Definitionen stellen sicher, dass alle Beteiligten dieselben Grundlagen nutzen. So garantiert z. B. die Festlegung eines Bezugsjahres, dass Investitions- und Betriebskosten auf denselben Preisstand gebracht werden.

• Zinssatz/Abzinsungsfaktor: Gibt an, mit welcher Rate zukünftige Zahlungen auf den heutigen Wert abgezinst oder auf eine konstante Jahresrate umgerechnet werden. Er spiegelt die Kapitalkosten bzw. Renditeerwartung wider.

• Annuität: Die jährliche, gleichbleibende Zahlung, die über die Nutzungsdauer die Investition (inklusive Zinsen) abdeckt. Sie repräsentiert die jährliche Gesamtkostenbelastung einer Investition.

• Restwert/Liquidationserlös: Der am Ende des Betrachtungszeitraums noch verbleibende Wert eines Gutes (z. B. Wiederverkaufswert oder Buchwert), der die effektiven Kosten reduziert.

• Kosteneskalation (Preissteigerung): Annahme über jährliche Preissteigerungen (etwa für Energie oder Instandhaltung). Diese wird in der Modellrechnung für künftige Kosten berücksichtigt.

Diese ökonomischen Parameter bestimmen, wie zukünftige Kosten bewertet werden. Zinssatz und Eskalation beeinflussen die Diskontierung, und die Annuität vereint Investition und Betrieb zu einer einzigen Jahreskennzahl.

• I₀: Anfangsinvestition (Anschaffungs-/Errichtungskosten).

• Iₑ: Folge- oder Erneuerungsinvestitionen.

• C_E: Jährliche Energiekosten, C_W: jährliche Wartungskosten, etc.

• r: Diskont-/Zinssatz.

• n: Nutzungsdauer oder Berechnungszeitraum (in Jahren).

• A: Annuität (jährliche Gesamtzahlung).

• RW: Restwert am Ende des Zeitraums. Eine konsistente Notation in Kalkulationstabellen schafft Klarheit. In der Praxis dienen diese Kürzel dazu, Kostenblöcke (CAPEX, OPEX), Zeitgrößen und ökonomische Faktoren eindeutig zu kennzeichnen.

Das übergeordnete Ziel der Wirtschaftlichkeitsbewertung nach VDI 2067 ist die vergleichende Beurteilung mehrerer Planungsalternativen unter gleichen Rahmenbedingungen. So kann die Variante mit den niedrigsten Gesamtkosten über den Lebenszyklus ermittelt werden, sofern alle Varianten den gleichen Nutzwert erfüllen. Die Berechnung liefert eine gemeinsame Bewertungsgröße (z. B. eine jährliche Gesamtbelastung), damit Kosten transparent dargestellt und direkt verglichen werden können.

Ein zentrales Prinzip ist die ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Kosten über die gesamte Lebensdauer einer Anlage.

• Investitionskosten: Einmalkosten für Anschaffung und Installation.

• Betriebskosten: Laufende Kosten für Energie, Medien und sonstigen Betrieb.

• Instandhaltungskosten: Regelmäßige Ausgaben für Inspektion, Wartung und Reparaturen.

• Ersatzkosten: Folgeinvestitionen (z. B. Teilerneuerungen) während des Betrachtungszeitraums.

• Sonstige Kosten: Z. B. Prüfgebühren, Versicherungen, Entsorgungskosten.

Durch diese umfassende Kostenaggregation entsteht ein vollständiges Total-Cost-of-Ownership. In der Regel werden auch Kosten für spätere Erneuerungen und einen Restwert am Ende berücksichtigt.

Da Aufwendungen und Einsparungen zeitlich versetzt anfallen, muss der Zeitwert des Geldes berücksichtigt werden. Hohe Anfangsinvestitionen werden anders bewertet als gleich hohe Kosten, die später anfallen. VDI 2067 nutzt hierfür die Annuitäten-Methode: Investitionskosten werden über die Nutzungsdauer so verteilt, dass eine konstante Jahreszahlung (Annuität) entsteht. Durch Abzinsung mit dem gewählten Zinssatz können alle Zahlungen auf einen gemeinsamen Zeitpunkt bezogen und Vergleiche objektiv vorgenommen werden.

Ein fairer Vergleich setzt voraus, dass alle Varianten unter identischen Rahmenbedingungen kalkuliert werden.

• Gleiche Leistungsanforderungen: Z. B. gleiche Heizleistung, gleiche Luftvolumenströme.

• Gemeinsame Parameter: Einheitliche Energiepreise, Wartungskosten, Zinssatz und Lebensdauern.

• Gleicher Beobachtungszeitraum: Identischer Kalkulationshorizont für alle Varianten.

• Konstante Annahmen: Einheitliches Nutzungs- und Lastprofil, gleiche Klimadaten.

Nur so kann ausgeschlossen werden, dass Kostendifferenzen durch unterschiedliche Annahmen statt durch technische Unterschiede entstehen.

• Annahmen festhalten: Jede Annahme (Preissteigerungsrate, Lebensdauer, Nutzungsgrad) wird dokumentiert.

• Sensitivitätsanalyse: Wichtige Parameter (Zinssatz, Energiepreise, Laufzeiten) werden variiert, um ihre Wirkung auf das Ergebnis zu prüfen.

• Szenarienbildung: (Basis-, Best- und Worst-Case-Szenarien) können erstellt werden, um Kostenbandbreiten aufzuzeigen.

• Plausibilitätsprüfung: Ergebnisse werden auf Konsistenz und Vergleichbarkeit mit Erfahrungswerten überprüft.

• Dokumentation: Alle Annahmen und Resultate werden transparent abgelegt.

Durch detaillierte Dokumentation und Sensitivitätsprüfungen wird die Robustheit der Entscheidung sichergestellt und potenzielle Risiken ersichtlich.

• Variante Beschreibung: Technische und funktionale Beschreibung jeder zu untersuchenden Lösung.

• Gleichwertigkeit der Funktion: Jede Variante muss denselben Nutzen erfüllen (z. B. gleicher Raumkomfort, gleiche Leistung).

• Leistungsziele: Festlegung gemeinsamer Sollwerte (Temperaturen, Luftwechselraten, Produktionsmengen).

• Nutzungsprofil: Einheitliches Last- oder Belegungsprofil für alle Varianten. Nur bei eindeutiger Definition und funktionaler Vergleichbarkeit sind die Ergebnisse belastbar.

• Nutzungsdauer: In der Regel die erwartete Lebensdauer der Anlage oder ihrer Hauptkomponenten (z. B. 15 Jahre für eine Lüftungsanlage, 20–30 Jahre für ein Gebäude-System).

• Beobachtungshorizont: Häufig wird ein langer Zeitraum (z. B. 20–30 Jahre) gewählt, um mehrere Erneuerungszyklen und die Langfristwirkung der Betriebskosten abzubilden.

• Dokumentation: Der Zeitraum wird schriftlich fixiert und für alle Varianten einheitlich angewandt.

• Restwert-Einbeziehung: Am Ende des Zeitraums verbleibende Restwerte werden berücksichtigt.

Ein längerer Horizont erhöht den Einfluss von langfristigen Betriebskosten gegenüber Investitionskosten.

• Bezugsjahr: Ein Basisjahr, auf das alle Kosten bezogen werden (z. B. 2025). Künftige Kosten werden oft in Basisjahrspreisen bewertet.

• Preisniveau: Festlegung, ob Preise konstant (real, ohne Inflation) oder nominal (inkl. Inflation) angesetzt werden. VDI 2067 verwendet üblicherweise konstante Preise zur Ausschaltung des Inflationsfaktors.

• Indexierung: Falls Inflation oder spezifische Preissteigerungen (z. B. Energiepreise) angenommen werden, werden entsprechende Indexraten verwendet, um künftige Kosten zu berechnen.

• Währung: Einheitliche Währung (z. B. Euro) im gesamten Modell sicherstellen.

Eine klare Definition der Preisbasis vermeidet Unklarheiten und sichert die Vergleichbarkeit der Varianten.

• Zinssatz (Diskontsatz): Der jährliche Kapitalisierungs- bzw. Kalkulationszins. Übliche Werte liegen im niedrigen einstelligen Prozentbereich (z. B. 3–5 % real), oft nach Vorgaben der Finanzabteilung.

• Preissteigerungsraten: Annahmen über jährliche Steigerungen von Energiekosten oder Instandhaltung (z. B. 1–3 % p.a.).

• Energiepreisprognosen: Spezifische Schätzwerte oder Marktdaten für Strom, Gas, Fernwärme.

• Restwertansatz: Verfahren zur Ermittlung eines Restwerts am Ende der Nutzungsdauer (z. B. lineare Abschreibung).

• Inflationsrate: Falls mit nominalen Werten gerechnet wird, allgemeine Inflationsannahme für Kosten.

Diese Parameter haben großen Einfluss auf das Ergebnis und sollten idealerweise mit den Finanzvorgaben des Unternehmens abgestimmt sein.

• Betriebsstunden/Belegung: Anzahl der Stunden oder Perioden, in denen die Anlage aktiv ist (z. B. 24/7-Betrieb vs. typische Büroarbeitszeiten).

• Lastprofile: Verlauf der Lastanforderung über Stunden, Tage oder Jahreszeiten (z. B. Heizlastkurven, Lüftungsbedarf).

• Klimadaten: Regionale Wetter- und Klimabedingungen (Außentemperaturen, Sonneneinstrahlung).

• Nutzerverhalten: Temperaturvorgaben, Pausenbetrieb, Produktionszyklen.

• Gebäudecharakteristik: Dämmeigenschaften, Grundriss, Alter des Gebäudes.

Diese Faktoren fließen in Lastberechnungen und Verbrauchsprognosen ein. Verlässliche Daten aus Messungen oder normgerechte Vorgaben werden herangezogen, um präzise Betriebsgrundlagen zu schaffen.

• Quellenangaben: Alle Eingangsdaten (Preise, Kennwerte, Lebensdauer) sollten aus vertrauenswürdigen Quellen stammen (Herstellerangaben, Ausschreibungen, Normen).

• Plausibilitätsprüfung: Ungewöhnlich niedrige oder hohe Werte müssen kritisch hinterfragt und ggf. gegen Erfahrungswerte verglichen werden.

• Datentransparenz: Eingabedaten und Annahmen werden in Tabellen dokumentiert, um Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an den Daten wird dokumentiert (z. B. neue Preise), sodass der Berechnungsprozess rekonstruierbar bleibt.

• Quelle FM-Quellentypologie: Beispielhaft werden Daten oft aus folgenden Quellen gewonnen – Planungsunterlagen/Bestandspläne (technische Randbedingungen), Nutzerprofile/Betriebsdatenerfassung (Nutzungsprofil), Unternehmenscontrolling (Zins, Inflation), Ausschreibungen/Verträge (Preise), FM-Erfahrung/Literatur (Lebensdauern).

• Konsistente Kategorisierung: Kosten werden strikt in die vier Hauptgruppen (CAPEX, Verbrauch, Betrieb, Sonstige) eingeordnet.

• Vollständigkeit: Alle wesentlichen Kostenarten werden erfasst, um ein ganzheitliches Bild zu erhalten.

• Keine Doppelzählung: Jeder Kostenpunkt wird nur einmal verbucht (z. B. werden Reparaturkosten nicht sowohl unter Betrieb als auch unter Sonstige Kosten erfasst).

• Hierarchische Gliederung: Hauptkostenblöcke können in Unterposten unterteilt werden (z. B. Personal- vs. Materialkosten im Betrieb).

• Normenkonformität: Struktur orientiert sich an etablierten Standards (DIN 276/18960) für Vergleichbarkeit.

Durch dieses Vorgehen wird gewährleistet, dass die Kostenermittlung transparent und prüfbar ist.

• Erstinvestition: Einmalige Anschaffungs- und Installationskosten der Anlage.

• Erneuerungsinvestitionen: Im Betrachtungszeitraum notwendige Ersatz- oder Modernisierungsinvestitionen (z. B. Austausch einer Komponente nach Ablauf ihrer Lebensdauer).

• Restwerte: Am Ende des Zeitraums verbleibender Wert der Anlage (positiver Wert, mindert die Gesamtkosten) bzw. ggf. Rückbaukosten (negativer Wert).

Es werden nur Investitionen innerhalb des festgelegten Betrachtungszeitraums berücksichtigt (inklusive eventueller Finanzierungskosten). Eine Restwertbetrachtung erfolgt, wenn Teile der Investition über die Nutzungsdauer hinaus verwendet werden.

• Energieträger: Kosten für Elektrizität, Gas, Öl, Fernwärme, Kälte etc. Multipliziert wird der Verbrauch mit dem jeweiligen Einheitspreis.

• Wasser und Medien: Ausgaben für Betriebswasser, Kältemittel, Druckluft o. Ä.

• Hilfsenergie: Aufwendungen für notwendige Hilfssysteme (Pumpenstrom, Ventilatorleistung). Die Verbrauchsmengen werden auf Basis von Simulationen, Messergebnissen oder Herstellerangaben ermittelt. Zukünftige Preisanstiege (Tarife, Steuern) werden durch Eskalationsraten berücksichtigt.

• Personal- und Dienstleistungskosten: Gehälter für Bedienungs- und Wartungspersonal, Kosten für externe Serviceleistungen.

• Inspektion, Wartung, Reparaturen: Regelmäßige Instandsetzungsmaßnahmen und notwendige Reparaturen während des Betriebs.

• Instandhaltungsmaterial: Ersatzteile, Schmierstoffe, Filter u. Ä.

• Serviceverträge: Jahres- oder Intervallkosten für Wartungsverträge. Diese Aufwendungen werden in der Regel als jährliche Pauschalen oder anteilig je Nutzung ermittelt, basierend auf Erfahrungswerten oder Angeboten.

• Gebühren und Abgaben: Z. B. Prüfgebühren, Gebühren für Genehmigungen, Umweltabgaben.

• Prüfkosten: Kosten für gesetzliche oder behördliche Abnahmen (z. B. Druckbehälterprüfung, Raumluftmessungen).

• Entsorgung/Rückbau: Aufwendungen für den Rückbau der Anlage oder Entsorgung am Ende der Lebensdauer.

• Steuern/Versicherungen: Anteile, die direkt mit der Anlage verbunden sind.

Solche Kosten sind oft geringer als die anderen Kategorien, können aber bei manchen Projekten (z. B. hoher Prüfaufwand) einen spürbaren Anteil haben.

• Einmalige Kosten: Investitionen zu Projektbeginn; sie werden über den Annuitätenfaktor verteilt.

• Periodische Kosten: Ersatzinvestitionen in bestimmten Jahren; werden diskontiert und annuitisiert oder als separate Investition behandelt.

• Jährliche Kosten: Laufende OPEX (Energie, Wartung), meist als konstante oder eskalierte Jahresbeträge angenommen.

• Aggregation zu Jahresäquivalenten: Durch Anwendung des Annuitätenfaktors werden alle Kapital- und Einmalaufwendungen auf einen äquivalenten jährlichen Betrag überführt und mit den jährlichen Betriebskosten addiert. So ergibt sich für jede Variante ein einheitlicher Jahreskostenbetrag (€/Jahr), der als Entscheidungsgrundlage dient.

Die Annuitätenmethode hat zum Ziel, alle Kapital- und Folgekosten einer Variante in eine einheitliche Jahresgröße zu überführen. So wird pro Variante ein durchschnittlicher Jahreskostensatz ermittelt. Das Ergebnis ermöglicht einen direkten Vergleich: Die Variante mit der niedrigsten Jahresbelastung (Annuität) gilt als wirtschaftlich vorteilhaft (bei gleichwertigem Nutzen). Die Annuität entspricht dabei der konstanten jährlichen Zahlung, die alle Investitions- und Betriebskosten abdeckt.

• Annuität der Investitionen: Die Summe von Investition und Ersatz wird mit dem Annuitätenfaktor A=I×r(1+r)n(1+r)n−1A = I \times \frac{r(1+r)^n}{(1+r)^n - 1}A=I×(1+r)n−1r(1+r)n auf einen konstanten Jahresbetrag verteilt.

• Laufende Betriebskosten: Energie- und andere Betriebskosten werden als jährliche Summen ermittelt (ggf. mit Eskalation).

• Restwerte: Am Ende verbleibende Restwerte werden in die Berechnung einbezogen (als negativer Kostenbeitrag).

• Jährliche Gesamtkosten (Annuität): Summe aus Investitionsannuität und laufenden Kosten. Üblicherweise wird diese Kalkulation in Tabellenform durchgeführt. Inflation und Diskontierung werden dabei konsistent einbezogen, so dass das Ergebnis in einer Kennzahl (€/Jahr) für jede Variante vorliegt.

• Erstinvestition: Fällt zu Projektbeginn an; fließt vollständig in die Annuitätenberechnung ein.

• Folgeinvestitionen (Erneuerung): Werden in ihrem jeweiligen Jahr angesetzt (z. B. nach 10 Jahren); sie werden entweder über eine separate Annuität abgebildet oder direkt in den Barwert einbezogen.

• Timing-Effekt: Investitionen, die später anfallen, haben aufgrund der Abzinsung einen geringeren Einfluss auf die Annuität.

• Restwert: Ein positiver Restwert am Ende (wenn Teile überdauern) verringert die effektiven Kosten.

• Umrechnung: In der Praxis wird oft die Gesamtheit der Investitionen über die Lebensdauer addiert und mittels eines einzigen Annuitätenfaktors verteilt.

So können Varianten mit unterschiedlich verteilten Investitionen über die Zeit fair verglichen werden.

• Konstante jährliche Kosten: Z. B. feste Wartungsverträge oder Personalaufwand, die jährlich als gleichbleibender Betrag angesetzt werden.

• Verbrauchsabhängige Kosten: Jährlicher Energie- und Medienverbrauch wird pro Jahr geschätzt. Bei Bedarf wird eine Preissteigerung angenommen.

• Kalenderjahre: In der Regel wird pro vollem Jahr gerechnet; Teiljahre können anteilig berechnet werden.

• Aggregation: Alle jährlichen Kostenarten werden zu den Betriebskosten pro Jahr summiert und zur Annuität addiert. Im Ergebnis addieren sich die konstanten Annuitätenkosten (Investitionen) und die jährlichen Betriebskosten zur Gesamtjahresbelastung.

• Restwertansatz: Vermögenswerte mit überdauernder Nutzungszeit haben noch einen Buch- oder Verkaufswert. Dieser wird als negativer Kostenfaktor berücksichtigt.

• Entsorgungskosten: Falls Kosten für Stilllegung oder Recycling anfallen, können diese als positive Restwertkosten in die Rechnung eingehen.

• Methodik: Oft wird eine lineare Abschreibung angenommen (z. B. Restwert = 0 nach Nutzungsdauer).

• Einfache Handhabung: Wenn kein Restwert berechnet wird, wird in der Regel von einem Wert von 0 ausgegangen. Restwerte senken die effektiv zu zahlenden Gesamtkosten und sollten daher in der Kalkulation transparent ausgewiesen werden.

• Gleichwertiger Nutzen: Nur Varianten mit gleicher Funktionalität werden verglichen.

• Entscheidungsregel: Die Variante mit der geringsten Jahresgesamtbelastung (Annuität) ist wirtschaftlich vorzuziehen.

• Mehrfachvergleich: Bei mehreren Varianten werden die jährlichen Kosten aufgeführt und nach Kostenhöhe geordnet.

• Abwägung: Bei sehr ähnlichen Kosten können zusätzlich qualitative Kriterien (Zuverlässigkeit, Ökologie) berücksichtigt werden.

• Letztlich gilt: Wirtschaftlich optimal ist die Variante, die bei vergleichbarer Leistung die niedrigsten jährlichen Kosten aufweist.

• Zinssatzänderung: Neuerliche Kalkulation mit höheren bzw. niedrigeren Diskontsätzen.

• Energiepreisschwankung: Berechnung mit abweichenden Energiepreisannahmen (z. B. +X % p.a.).

• Lebensdauer-Variation: Verlängerte oder verkürzte Nutzungsdauern prüfen (± z. B. 20 %).

• Szenarioanalyse: Darstellung von Basis-, Optimisten- und Pessimisten-Szenarien.

• Darstellung: Ergebnisse der Sensitivitäten werden meist tabellarisch oder grafisch aufbereitet. Auf diese Weise wird sichtbar, wie robust das Ergebnis gegenüber Unsicherheiten ist und welche Faktoren die größten Einflüsse haben.

• Projektbeschreibung: Zielsetzung, Aufgabenstellung, Variantenbeschreibung.

• Annahmen und Rahmenbedingungen: Alle verwendeten Parameter (Betriebsstunden, Preise, Zinssatz, Lebensdauer) nachvollziehbar aufgelistet.

• Quellenangaben: Herkunft der Kostendaten (z. B. Angebote, Herstellerinfos, Normen) und Annahmen.

• Kalkulationsmodell: Offenlegung der Rechenmodelle oder Tabellen (Eingaben, Formeln, Berechnungslogik).

• Ergebnisschlussfolgerung: Zusammenfassung der jährlichen Kosten je Variante und der Entscheidungsempfehlung.

• Begründung: Erläuterung der wesentlichen Annahmen und des gewählten Ansatzes. Dieses Dokumentationspaket dient als Revisions- und Audit-Register und erleichtert die Kontrolle durch Management oder Prüfer.

• Standardisierte Tabellenstruktur: Einheitliche Layouts (z. B. vorgefertigte Excel-Templates) mit klaren Bereichen für Eingaben und Berechnungen.

• Versionierung: Jede Änderung an der Kalkulation wird protokolliert (Datum, Version, Kommentar).

• Transparente Formeln: Zellenverweise statt Hardcoding, damit alle Rechenschritte ersichtlich bleiben.

• Qualitätssicherung: Ergebnisse werden durch eine zweite Person überprüft (Peer Review). So kann ein externer Prüfer oder ein später verantwortlicher Mitarbeiter die Berechnung vollständig nachvollziehen und bei Bedarf reproduzieren.

• Auslöser: Neuberechnung bei geänderten Preisen (neue Angebote), modifiziertem Anlagenumfang oder neuen Nutzungsdaten.

• Verfahren: Klare Verantwortlichkeiten für Updates sowie Prüf- und Freigabeprozesse.

• Dokumentation: Festhalten der Änderungen (z. B. geänderte Preise) und ihrer Auswirkungen auf die Ergebnisse.

• Kommunikation: Information aller Stakeholder bei wesentlichen Änderungen (etwa Budgetüberschreitungen). Dies sichert, dass die Wirtschaftlichkeitsanalyse stets aktuell und nachvollziehbar bleibt.

• Business Case Report: Zusammenfassung der Analyse mit Kernergebnissen und Empfehlung.

• Ausschreibungsanhang: Detaillierte Kostenkalkulation und Annahmen zur Vorlage bei Vergabeverfahren.

• Investitionsantrag: Geordnete Darstellung der zu erwartenden Ausgaben für Entscheidungs- und Freigabezwecke.

• Präsentation: Stichpunktartige Aufbereitung der wichtigsten Zahlen für das Management.

• Kalkulationsanhänge: Vollständige Tabellen und Formeln als Nachweis. Diese Dokumente stellen sicher, dass FM-Entscheidungen auf soliden, nachvollziehbaren Berechnungen basieren und gegenüber Investoren oder Vorgesetzten argumentiert werden können.

• VDI 2067 Blatt 1 (Grundlagen und Kostenberechnung) und ggf. weitere relevante Teile (z. B. Blatt 10, 20 – je nach System).

• DIN 276 (Kosten im Bauwesen) und DIN 18960 (Nutzungskosten), sofern herangezogen.

• Gegebenenfalls Fachliteratur oder Branchenquellen für Daten (z. B. Lebensdauerlisten), soweit als Datenquelle nötig.

• Der Literaturteil dokumentiert damit, woher Annahmen und Kennwerte stammen, und verweist auf weiterführende Informationen. Er sollte sich auf die wesentlichen Quellen beschränken.

Beispielstrukturen für Eingabeparametertabellen

Beispielhafte Kostenübersichten können die praktische Umsetzung der Kategorien verdeutlichen. Zum Beispiel eine Tabelle, die CAPEX, Energieaufwand, Wartungskosten und sonstige Kosten je Kategorie aufschlüsselt. Dies zeigt, wie die Gliederung aus VDI 2067 im FM-konformen Bericht aussehen kann.

Ein Muster für die Ergebnisdarstellung könnte etwa eine Tabelle mit den jährlichen Kosten (Annuitäten) der Varianten sein. Spalten könnten sein: Investitions-Annuität, Energiekosten, Wartungskosten, sonstige Kosten und die Summe. So lässt sich übersichtlich erkennen, welche Variante die geringsten Jahresgesamtkosten verursacht.

• Wurden alle vier Kostenkategorien abgedeckt?

• Sind Preis- und Zinsannahmen dokumentiert?

• Sind die Varianten auf funktionale Gleichwertigkeit geprüft?

• Wurde eine sinnvolle Lebensdauer festgelegt?

• Sind Sensitivitäten oder Szenarien berücksichtigt?

• Solche Prüfpunkte helfen, dass die Wirtschaftlichkeitsanalyse FM-gerecht, vollständig und plausibel durchgeführt wurde.