GEFMA 986: White Paper Energiemanagement

Gebäude gelten als einer der größten Energieverbraucher: Rund 35 % des deutschen Endenergieverbrauchs entfallen auf die Gebäudebewirtschaftung, was jährliche Kosten von etwa 65 Milliarden Euro und fast 190 Millionen Tonnen CO₂ verursacht. Energie ist damit ein wesentlicher Kostenfaktor über den gesamten Lebenszyklus. Die Wechselwirkung zwischen Nutzerverhalten, Gebäudetechnik und Organisation ist komplex; ohne systematisches Energiemanagement kommt es häufig zu mangelnder Verbrauchstransparenz, fehlenden Mess‑ und Zähleinrichtungen, nicht optimal betriebenen Anlagen und unklaren Verantwortlichkeiten.

• Größe und Struktur des Immobilienportfolios: Ein umfangreiches Portfolio mit unterschiedlichen Nutzungsarten (Büro, Produktion, Schule etc.) weist hohe Einsparpotenziale auf; übergreifende Systeme schaffen Vergleichbarkeit.

• Energieintensität der Nutzung: Hohe Strom‑ oder Wärmeverbräuche (z. B. in Rechenzentren oder Produktionsstätten) erhöhen die Wirtschaftlichkeit eines Energiemanagements.

• Organisatorische Reife: Unternehmen mit etablierten FM‑Prozessen und Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001) können Energiemanagement leichter integrieren; bei geringer Reife sind externe Partner sinnvoll.

Deutsche Gesetze und Verordnungen verpflichten Betreiber, den Energieverbrauch in Gebäuden transparent zu machen und nachweislich zu optimieren.

• Gebäudeenergiegesetz (GEG): § 6 GEG ermächtigt die Bundesregierung, per Verordnung die Erfassung des Energieverbrauchs von heizungs‑, kühl‑ und raumlufttechnischen Anlagen sowie die regelmäßige Information der Nutzer zu regeln. Demnach müssen Energieverbräuche gemessen, Betriebskosten verbrauchsabhängig verteilt und Benutzer regelmäßig, verständlich und datenschutzkonform über Verbrauchsdaten und Einsparmöglichkeiten informiert werden. § 74–77 GEG verpflichten Betreiber von Klimaanlagen mit einer Kälteleistung über 12 kW zu energetischen Inspektionen durch fachkundige Personen in festgelegten Intervallen.

• Energieeffizienzgesetz (EnEfG 2023): Unternehmen mit einem durchschnittlichen Gesamtenergieverbrauch über 7,5 GWh pro Jahr müssen ein Energie‑ oder Umweltmanagementsystem nach ISO 50001 oder EMAS einführen; ab 2,5 GWh müssen sie Umsetzungspläne für wirtschaftliche Endenergieeinsparmaßnahmen erstellen und veröffentlichen.

• Energiedienstleistungsgesetz (EDL‑G): Alle Unternehmen, die nicht als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) im Sinne der EU‑Definition gelten (d. h. ≥ 250 Mitarbeiter oder Umsatz > 50 Mio. € bzw. Bilanzsumme > 43 Mio. €), müssen gemäß § 8a EDL‑G spätestens alle vier Jahre ein Energieaudit nach DIN EN 16247‑1 durchführen. Die Erstpflicht bestand zum 5. Dezember 2015. Die Pflicht entfällt, wenn ein zertifiziertes Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder ein Umweltmanagement nach EMAS betrieben wird

• Energetische Inspektionen nach DIN SPEC 15240: Betreiber von Klimaanlagen > 70 kW müssen die Inspektionen nach dieser Norm durchführen lassen.

• DIN EN ISO 50001:2018: Diese internationale Norm definiert Anforderungen an ein Energiemanagementsystem. Sie basiert auf der High‑Level‑Structure der ISO‑Managementsysteme und betont die Verantwortung der obersten Leitung, die Integration energetischer Fragestellungen in strategische Prozesse und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Plan‑Do‑Check‑Act).

• DIN EN 16247‑1: Diese Norm legt die Anforderungen an Energieaudits fest, die im Rahmen des EDL‑G durchzuführen sind.

• EMAS (Verordnung (EG) Nr. 1221/2009): Das Eco‑Management‑and‑Audit‑Scheme ist ein freiwilliges Umweltmanagementsystem, das als Alternative zur ISO 50001 staatliche Vorteile ermöglicht..

• GEFMA 124 beschreibt Grundlagen und Leistungsbilder des Energiemanagements.

• GEFMA 190 regelt Betreiberverantwortung im Facility Management und hebt die Pflicht zur rechtskonformen Organisation hervor.

• GEFMA 330 behandelt zivilrechtliche Haftung und Versicherung im Facility Management.

Facility‑Manager tragen die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Dazu gehört die Pflege einer aktuellen Datenbasis, die Durchführung und Dokumentation von Inspektionen und Audits sowie die Einhaltung des Datenschutzes. Energiemanagement greift in andere Managementsysteme (Arbeitsschutz, Umwelt‑, Qualitätsmanagement) ein, weshalb Schnittstellen und wechselseitige Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen. Bei externen Audits (z. B. ISO‑Zertifizierungen, Compliance‑Prüfungen) ist das Energiemanagement integraler Bestandteil des Nachweises.

Energiemanagement ist der systematische Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung der energiebezogenen Leistung einer Organisation. Es umfasst die planmäßige Steuerung von Energieeinsatz und ‑verbrauch über alle Ebenen des Unternehmens. Gemäß ISO 50001 verpflichtet sich die oberste Leitung, eine Energiepolitik festzulegen und den Plan‑Do‑Check‑Act‑Zyklus anzuwenden, um Chancen zu identifizieren, Risiken zu minimieren und dauerhafte Effizienzsteigerungen zu erreichen.

Energiemanagement ist mehr als der Austausch einzelner Komponenten. Während technische Maßnahmen (z. B. effizientere Pumpen oder Beleuchtung) kurzfristig Energie einsparen, stellt das Energiemanagement eine Führungs‑ und Organisationsaufgabe dar. Es integriert Zieldefinition, Verantwortung, Dokumentation, interne Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung und bindet technische Optimierungen in einen strukturierten Prozess ein.

Der erste Schritt ist die Analyse der bestehenden Energieverbräuche. Dazu gehören die Auswertung von Energierechnungen, die Identifikation der Hauptverbraucher und die Bewertung der vorhandenen Zähler‑ und Datenerfassungsinfrastruktur. Gebäude, Anlagen und Prozesse mit hohem Verbrauch werden priorisiert. Bei der Erarbeitung der Energiepolitik sollten Geschäftsleitung und Fachabteilungen eingebunden werden, eine verantwortliche Person benannt und vorhandene Ressourcen (zeitlich, personell, technisch) bewertet werden.

Im zweiten Schritt werden Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege festgelegt. Das Energiemanagement wird in die bestehende FM‑Organisation integriert, indem Schnittstellen zu Controlling, Einkauf und Nutzervertretung definiert werden. Kommunikationswege (Berichte, Meetings) und Eskalationsprozesse werden festgelegt, um Transparenz und schnelle Reaktion sicherzustellen.

Die Auswahl geeigneter Mess‑ und Erfassungssysteme bildet das Rückgrat des Energiemanagements. Neben Hauptzählern werden Sub‑Metering und intelligente Zähler eingesetzt, um Verbräuche auf Anlagen‑ und Nutzerebene zu erfassen. Aus den Daten werden Energiekennzahlen (z. B. kWh/m², kWh/Produktionseinheit) gebildet. Software‑gestützte Dashboards ermöglichen ein kontinuierliches Monitoring; regelmäßige Auswertungen und Berichte an die Geschäftsleitung sichern die Umsetzung der Maßnahmen.

• Technische Maßnahmen: Optimierung der Regelstrategie, Anpassung von Sollwerten, Modernisierung der Gebäudeautomation, Austausch ineffizienter Anlagen. Energetische Inspektionen von Klimaanlagen und Prüftätigkeiten nach GEG werden durchgeführt.

• Organisatorische Maßnahmen: Nutzerschulungen, Anpassung von Betriebszeiten, Einführung von Lastmanagement, vertragliche Optimierung des Energieeinkaufs.

Die Maßnahmen werden in kurz‑, mittel‑ und langfristige Projekte gegliedert und gemeinsam mit FM‑Dienstleistern und Fachplanern umgesetzt.

Energiemanagement ist ein zyklischer Prozess. Die Erreichung der definierten Energieziele wird regelmäßig überprüft; Abweichungen dienen als Lernquelle für die Anpassung von Zielen und Maßnahmen. Das System wird durch interne Audits, Managementbewertungen und externe Zertifizierungen fortlaufend verbessert. Neue gesetzliche Anforderungen (z. B. geänderte Grenzwerte, zusätzliche Mess‑ oder Berichtspflichten) müssen integriert werden.

Die Höhe der Kosten hängt von der Größe und Komplexität des Portfolios ab. Eine klare Unterscheidung zwischen Grundleistungen (Pflichtaufgaben) und Sonderleistungen (optionale Services) erleichtert das Budgetmanagement.

• Einsparungen: Reduzierter Energieverbrauch senkt laufende Kosten; prädiktive Betriebsführung und Wartung erhöhen die Anlagenverfügbarkeit und vermeiden Fehlbetrieb.

• Vermeidung von Risiken: Durch rechtssichere Dokumentation werden Bußgelder und Haftungsrisiken minimiert; Energieeinkauf kann durch professionelle Vertragsgestaltung optimiert werden.

• Förderungen: Staatliche Förderprogramme (z. B. BAFA‑Förderung für Initial‑ und Detailberatung) unterstützen die Investition in Energiemanagementsysteme.

Ein Energiemanagementsystem stärkt die Nachhaltigkeitsstrategie und erhöht die Transparenz gegenüber Stakeholdern. Es verbessert die Entscheidungsgrundlagen für Investitionen, unterstützt ESG‑Berichterstattung und trägt zur langfristigen Werterhaltung von Immobilien bei. Durch die gesteigerte Energieeffizienz wird die Reputation gegenüber Kunden und Mitarbeitern verbessert.

Facility‑Management‑Unternehmen besitzen Detailkenntnisse über Immobilien und Prozesse und können daher die Aufgaben des Energiemanagements maßgeblich unterstützen. Sie erfassen und analysieren Verbräuche, entwickeln Optimierungsvarianten und setzen Maßnahmen um. Verantwortlich sind sie für den ordnungsgemäßen Betrieb von Anlagen, das Datenmanagement und die Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Facility Management verbindet Eigentümer, Nutzer und Technik. Es koordiniert interne und externe Beteiligte, stimmt sich mit Controlling, Einkauf und Management ab und sorgt für die Integration des Energiemanagements in bestehende Verträge und Prozesse. FM‑Mitarbeiter fungieren als Ansprechpartner für Auditoren, Behörden und Nutzer.

Ein systematisches Energiemanagement ist integraler Bestandteil professioneller Betreiberkonzepte. Es trägt zur langfristigen Werterhaltung von Immobilien bei, verbessert die Nutzerzufriedenheit und unterstützt die Vermarktung der Immobilie durch nachweislich niedrige Betriebskosten und einen nachhaltigen Betrieb. Energiemanagement stärkt somit die Wettbewerbsfähigkeit von FM‑Dienstleistern und Eigentümern.

• Relevanz für nahezu alle Betreiber: Angesichts steigender Energiepreise, strenger Regulatorik und ambitionierter Klimaziele ist Energiemanagement für die meisten Gebäudebetreiber und Eigentümer relevant.

• Systematik und Organisation sind entscheidend: Der Erfolg hängt von klaren Zielsetzungen, definierten Prozessen, Verantwortlichkeiten und einer zuverlässigen Datenbasis ab.

• Wirtschaftlicher Nutzen entsteht durch Kontinuität: Einsparungen und Effizienzgewinne realisieren sich langfristig; ein dauerhaft betriebenes Energiemanagementsystem amortisiert sich in überschaubarer Zeit.

• Schrittweiser Einstieg: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme und Pilotobjekten, bevor das System auf das gesamte Portfolio ausgedehnt wird.

• Integration in bestehende Strukturen: Nutzen Sie vorhandene FM‑Organisationen und Managementsysteme als Basis; benennen Sie einen Energiemanagementbeauftragten.

• Fokus auf Transparenz, Messbarkeit und Verbesserung: Investieren Sie in Mess‑ und Monitoringtechnik, erstellen Sie Energiekennzahlen und nutzen Sie die Ergebnisse für kontinuierliche Verbesserungen.

• Rechtliche Verpflichtungen beachten: Planen Sie frühzeitig Energieaudits, energetische Inspektionen und Berichterstattungen ein, um Fristen und Nachweispflichten einzuhalten.

Energiemanagement ist ein integraler Bestandteil moderner FM‑Strategien und fördert den nachhaltigen, wirtschaftlichen Gebäudebetrieb. Durch die Bündelung von Energie‑, Nachhaltigkeits‑ und Betreiberverantwortung stärkt es die Rolle des Facility Managements als strategischer Partner von Eigentümern und Nutzern. Die Integration von Energiemanagementsystemen bildet die Grundlage für klimaneutrale Gebäude und zukunftsfähige Betreiberorganisationen.