GEFMA 983: White Paper Nachhaltigkeit im FM

Der SustainFM-Ansatz beruht auf mehreren grundlegenden Prinzipien. Ganzheitlichkeit bedeutet, dass Nachhaltigkeit im FM umfassend betrachtet wird und ökologische, ökonomische sowie soziale Aspekte gleichermaßen einschließt. Es geht nicht um isolierte Einzelmaßnahmen, sondern um die integrierte Berücksichtigung aller relevanten FM-Bereiche, um Wechselwirkungen und Synergien zu nutzen. Ein weiteres Leitprinzip ist die Lebenszyklusorientierung. SustainFM betrachtet nicht nur kurzfristige Optimierungen, sondern bezieht den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie in die Entscheidungsfindung ein. Maßnahmen im Betrieb werden im Hinblick auf ihre langfristigen Auswirkungen auf Kosten, Ressourcenverbrauch und den Werterhalt der Immobilie bewertet – von der frühen Planungsphase bis hin zur Nachnutzung. Dieses vorausschauende Denken stellt sicher, dass Entscheidungen heute auch in Zukunft nachhaltig wirken. Drittens legt SustainFM großen Wert auf Messbarkeit und Vergleichbarkeit. Durch definierte Kriterien und Kennzahlen wird die Nachhaltigkeitsleistung im FM objektiv bewertbar. Jeder Aspekt – sei es Energieeffizienz, Nutzerzufriedenheit oder Instandhaltungsqualität – wird mittels geeigneter Indikatoren quantifiziert. So entstehen transparente und belastbare Bewertungsergebnisse. Dies ermöglicht zugleich den Vergleich zwischen verschiedenen Objekten oder Zeiträumen. Das SustainFM-Bewertungssystem folgt dem Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Plan-Do-Check-Act): Fortschritte können gemessen, dokumentiert und im Zeitverlauf sowie zwischen Organisationen vergleichend gegenübergestellt werden.

SustainFM unterscheidet sich grundlegend von klassischen Gebäudezertifizierungssystemen wie DGNB, LEED oder BREEAM. Während diese Systeme primär die planerische und bauliche Qualität eines Gebäudes bewerten – also etwa Architektur, Baustoffe oder Energiestandard der Gebäudehülle – konzentriert sich SustainFM auf den laufenden Betrieb der Immobilie. Das GEFMA-Modell betrachtet die Prozesse und Dienstleistungen des Facility Managements unabhängig von der baulichen Substanz. Dadurch lässt sich die Nachhaltigkeitsperformance verschiedener Objekte vergleichen, ohne dass Unterschiede in Architektur oder technischer Ausstattung die Bewertung verzerren.

SustainFM dient weniger dem einmaligen Nachweis eines „grünen“ Gebäudes, sondern vielmehr als internes Steuerungs- und Optimierungsinstrument im Gebäudebetrieb. Es ergänzt gebäudeorientierte Zertifikate, indem es die Betriebsphase systematisch abbildet. So kann ein nach DGNB zertifiziertes Gebäude durch SustainFM zusätzlich belegen, dass es auch im Alltag nachhaltig bewirtschaftet wird. SustainFM schlägt damit eine Brücke zwischen den statischen Nachhaltigkeitskriterien der Bauphase und der dynamischen Umsetzung von Nachhaltigkeit im laufenden FM-Betrieb.

Für eine wirksame Anwendung wird SustainFM nahtlos in bestehende FM-Prozesse auf strategischer, taktischer und operativer Ebene integriert. Strategisch kann der SustainFM-Ansatz z.B. in die Portfolio- und Investitionsplanung einfließen, indem Nachhaltigkeitsziele bereits bei der Entwicklung von Betriebsstrategien oder Budgetplänen berücksichtigt werden. Auf diese Weise werden Nachhaltigkeitsaspekte frühzeitig in Entscheidungsprozesse eingebunden, etwa wenn es um die Priorisierung von Sanierungsprojekten oder die langfristige Ausrichtung des Betriebs geht.

Auf taktischer Ebene unterstützt SustainFM die Ausgestaltung von Verträgen und Leistungsvereinbarungen. Die Kriterien bieten klare Vorgaben, um Nachhaltigkeitsanforderungen in FM-Verträgen mit Dienstleistern zu verankern. Beispielsweise können in Wartungs- oder Reinigungsverträgen konkrete Nachhaltigkeitskriterien (wie umweltfreundliche Reinigungsmittel, energieeffiziente Betriebsweisen) festgelegt werden. Auch bei der Instandhaltungsstrategie hilft SustainFM, sinnvolle Prioritäten zu setzen – etwa welche Anlagen aufgrund ihres hohen Ressourcenverbrauchs bevorzugt modernisiert werden sollten.

Im operativen Betrieb werden die SustainFM-Kriterien in die täglichen Abläufe integriert. So fließen z.B. regelmäßige Verbrauchsmessungen (Energie, Wasser etc.) und Inspektionsroutinen in das Nachhaltigkeits-Monitoring ein. Meldungen aus dem Störungsmanagement oder Nutzerfeedback werden nicht nur technisch, sondern auch im Hinblick auf Nachhaltigkeitsaspekte ausgewertet (z.B. Raumklima, Komfort). Das FM-Team richtet seine operativen Maßnahmen an den SustainFM-Indikatoren aus: Jede Wartung, jede Beschaffung und jeder Service wird, wo möglich, auch unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten betrachtet. SustainFM fungiert somit als integratives Steuerungsinstrument, das vorhandene FM-Prozesse um die Nachhaltigkeitsdimension erweitert, ohne Parallelstrukturen aufzubauen.

Ökologische Nachhaltigkeit im FM zielt darauf ab, den Gebäudebetrieb so ressourcenschonend und umweltverträglich wie möglich zu gestalten. Im Zentrum steht ein professionelles Energiemanagement: Durch effiziente Heiz-, Kühl- und Beleuchtungskonzepte, eine optimierte Regelung der Gebäudetechnik sowie den Einsatz erneuerbarer Energien sollen Energieverbrauch und damit verbundene CO₂-Emissionen minimiert werden. Ebenso bedeutend ist ein verantwortungsvoller Umgang mit Wasser – etwa durch wassersparende Armaturen, kontinuierliche Verbrauchsüberwachung und, wo möglich, die Nutzung von Regen- oder Grauwasser.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Reduktion von Emissionen und Schadstoffen im Gebäudebetrieb. Das umfasst nicht nur Klimagase, sondern beispielsweise auch Luftschadstoffe oder Lärmemissionen, die durch Anlagenbetrieb oder Verkehrsflächen entstehen können. Das Facility Management überwacht diese Emissionen und ergreift Maßnahmen zu deren Minderung (z.B. Filtertechniken, Einsatz emissionsarmer Maschinen oder Optimierung von Fahr- und Laufwegen im Gebäude).

Durch konsequente Abfallvermeidung, Mülltrennung und Recyclingprogramme wird das Abfallaufkommen reduziert und eine umweltgerechte Entsorgung sichergestellt. Darüber hinaus spielt die Flächeneffizienz eine Rolle – also die optimale Auslastung und Nutzung der vorhandenen Gebäudeflächen. Eine hohe Flächeneffizienz trägt dazu bei, den Pro-Kopf-Verbrauch von Ressourcen (wie Energie für Heizung/Kühlung pro Nutzer) zu senken, da ungenutzte Flächen vermieden werden. Insgesamt leistet die ökologische Nachhaltigkeit im FM einen wesentlichen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz, indem sie den Verbrauch von Energie und Ressourcen reduziert und die Umweltbelastungen auf ein Minimum beschränkt.

Ökonomische Nachhaltigkeit im FM bedeutet, die Bewirtschaftung von Immobilien langfristig wirtschaftlich stabil und effizient zu gestalten. Ein Kernaspekt ist das Lebenszyklusdenken: Anstatt nur auf kurzfristige Ausgaben zu schauen, werden alle Kosten über die gesamte Lebensdauer eines Gebäudes geplant und optimiert (Total Cost of Ownership). So können teure Überraschungen vermieden und Investitionen dort getätigt werden, wo sie über den Lebenszyklus den größten Mehrwert bieten.

Zudem strebt ein ökonomisch nachhaltiges FM eine hohe Kostenstabilität und Betriebseffizienz an. Durch vorausschauende Planung – z.B. langfristige Wartungsverträge, strategischen Energieeinkauf oder präventive Instandhaltung – bleiben die laufenden Kosten planbar und werden Kostenrisiken durch Reparaturnotfälle verringert. Gleichzeitig werden Prozesse kontinuierlich auf Effizienz getrimmt, um Ressourcenverschwendung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern (z.B. Optimierung von Reinigungsabläufen, bessere Auslastung technischer Anlagen).

Nachhaltig bewirtschaftete Gebäude behalten ihren technischen und baulichen Wert länger. Regelmäßige Inspektionen, rechtzeitige Reparaturen und werterhaltende Modernisierungen verhindern, dass Schäden oder Verschleiß zu einer Abwertung führen. Dadurch erhalten Eigentümer auch Investitionssicherheit – das Objekt bleibt attraktiv und zukunftsfähig. Ergänzend setzt ökonomische Nachhaltigkeit auf risikoorientierte Betriebsstrategien: Mögliche Betriebsrisiken (etwa Anlagenausfälle oder neue gesetzliche Auflagen) werden frühzeitig analysiert und durch geeignete Maßnahmen abgesichert. Somit stellt ökonomische Nachhaltigkeit im FM sicher, dass Immobilien kosteneffizient betrieben werden, finanzielle Risiken minimiert sind und der wirtschaftliche Erfolg sowie Wert einer Immobilie langfristig gesichert bleiben.

Soziale Nachhaltigkeit im FM stellt den Menschen in den Mittelpunkt des Gebäudebetriebs. Nutzerorientierung bedeutet, dass die Bedürfnisse der Gebäudenutzer – seien es Mitarbeiter, Mieter oder Besucher – aktiv berücksichtigt werden. Das Facility Management schafft ein angenehmes, sicheres und gesundes Umfeld, in dem sich die Nutzer wohlfühlen und gerne aufhalten. Dazu gehören z.B. ein funktionierendes Beschwerdemanagement, regelmäßige Zufriedenheitsbefragungen und eine serviceorientierte Betreuung, sodass Anliegen der Nutzer schnell und verbindlich bearbeitet werden.

Ein essenzieller Aspekt ist der Gesundheits- und Arbeitsschutz. Nachhaltiges FM sorgt dafür, dass im Gebäude gesundheitlich unbedenkliche Bedingungen herrschen: gute Innenraumluftqualität, hygienisch einwandfreie Sanitär- und Lüftungsanlagen sowie regelmäßige Überprüfungen auf mögliche Gefahren (z.B. Legionellen in Wasseranlagen oder Schimmelbildung). Gleichzeitig werden hohe Standards der Arbeitssicherheit für Beschäftigte und Dienstleister eingehalten – von sicherheitsgeprüften technischen Anlagen über klare Notfall- und Evakuierungskonzepte bis hin zu Schulungen des Personals für den Ernstfall. Ziel ist ein sicheres Arbeits- und Aufenthaltsumfeld für alle Personen im Gebäude.

Auch Komfort und Barrierefreiheit sind Teil der sozialen Nachhaltigkeit. Eine komfortable Gestaltung der Arbeits- und Aufenthaltsbereiche – etwa durch behagliche Temperaturen, ausreichendes Tageslicht, akustischen Komfort und ergonomische Ausstattung – fördert das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Nutzer. Barrierefreiheit bedeutet, dass Gebäude und Services auch für Menschen mit körperlichen Einschränkungen uneingeschränkt zugänglich und nutzbar sind (z.B. durch Aufzüge, Rampen, taktile Leitsysteme oder barrierefreie Sanitäranlagen).

Schließlich umfasst soziale Nachhaltigkeit auch eine erweiterte soziale Verantwortung im Gebäudebetrieb. FM-Organisationen achten auf faire Arbeitsbedingungen für das eigene Personal und die Mitarbeitenden von Dienstleistern, fördern ggf. soziale Projekte oder Inklusion am Arbeitsplatz und erfüllen ihre Verantwortung im Sinne der Corporate Social Responsibility. Darüber hinaus kann der Gebäudebetrieb positive Impulse für das Umfeld setzen – etwa indem Gemeinschaftsflächen für Nachbarn geöffnet oder lokale Initiativen unterstützt werden. So trägt das Facility Management dazu bei, dass der Gebäudebetrieb nicht nur effizient, sondern auch menschlich und gesellschaftlich verantwortungsvoll gestaltet ist.

Die Kriterien des SustainFM-Systems sind systematisch entlang der Dimensionen der Nachhaltigkeit strukturiert. Ausgangspunkt ist die Unterteilung in die drei klassischen Nachhaltigkeitssäulen Ökologie, Ökonomie und Soziales. Innerhalb jeder dieser Säulen sind spezifische Kriterienfelder definiert, die für den FM-Betrieb relevant sind. So deckt der Katalog im ökologischen Bereich alle wesentlichen Umweltaspekte des Gebäudebetriebs ab (von Energie- und Ressourcenmanagement über Emissionen bis zur Abfallbewirtschaftung). Im ökonomischen Bereich werden alle Faktoren betrachtet, die die Wirtschaftlichkeit und den Werterhalt beeinflussen, und im sozialen Bereich alle Themen, die Nutzerzufriedenheit, Gesundheitsschutz und Sicherheit betreffen.

Diese systematische Gliederung stellt sicher, dass kein Nachhaltigkeitsaspekt unberücksichtigt bleibt und jeder Aspekt klar zugeordnet wird. Darüber hinaus beinhaltet das SustainFM-Modell auch FM-spezifische Themenfelder wie die Qualität der FM-Organisation und die Nachhaltigkeit einzelner Services im Detail, die über die drei Hauptsäulen hinausgehen. Damit werden die besonderen Rahmenbedingungen des Facility Managements berücksichtigt – etwa wie gut die FM-Organisation aufgestellt ist, um Nachhaltigkeit umzusetzen, oder wie nachhaltig einzelne Dienstleistungen (z.B. Reinigung, Catering) erbracht werden. Insgesamt folgt die Kriterienlogik dem ganzheitlichen Ansatz von SustainFM: Sie übersetzt abstrakte Nachhaltigkeitsziele in konkrete Prüfpunkte für den FM-Betrieb, die praxisnah und überprüfbar sind.

(Beispiele für Kriterienfelder; der tatsächliche Katalog umfasst weitere spezifische Kriterien.)

Je nach Art der Immobilie und Nutzung haben die Nachhaltigkeitskriterien ein unterschiedliches Gewicht. Der SustainFM-Ansatz erlaubt es daher, Kriterien anzupassen oder unterschiedlich zu gewichten, um den Besonderheiten verschiedener Gebäudetypen gerecht zu werden. In Bürogebäuden stehen beispielsweise Themen wie Nutzerkomfort, Flächeneffizienz und Energieverbrauch stark im Vordergrund, während in Industrieanlagen Aspekte wie Abfall- und Emissionsmanagement oder Arbeitssicherheit kritischer sein können. In öffentlichen Gebäuden (z.B. Schulen, Verwaltungsbauten) haben Barrierefreiheit und Gesundheitsschutz eine hohe Priorität, wohingegen bei Veranstaltungsstätten (etwa Stadien oder Messehallen) die Sicherheit und das Besuchermanagement besonders ins Gewicht fallen. Das SustainFM-System bietet die Flexibilität, solche Unterschiede abzubilden. Die GEFMA-160-Kriterienbibliothek kann je nach Nutzungstyp durch spezifische Gewichtungsfaktoren oder angepasste Bewertungsmaßstäbe ergänzt werden. So entsteht für jedes Objekt ein auf den Gebäudetyp zugeschnittener Kriterienkatalog, der die wirklich relevanten Nachhaltigkeitsaspekte hervorhebt. Dies stellt sicher, dass die Nachhaltigkeitsbewertung stets fair und aussagekräftig bleibt – unabhängig davon, ob es sich um ein Bürohochhaus, ein Einkaufszentrum, ein Wohnquartier oder ein Spezialgebäude handelt.

Die Richtlinienreihe GEFMA 160 bildet den normativen Bewertungsrahmen für nachhaltigen Gebäudebetrieb im Facility Management. Als Branchenstandard, herausgegeben vom Deutschen Verband für Facility Management (GEFMA), definieren diese Richtlinien einheitliche Maßstäbe und Verfahren, um die Nachhaltigkeitsleistung von Facility Services objektiv zu beurteilen. GEFMA 160 und die zugehörigen Teilrichtlinien 160-1 bis 160-3 sind in der Fachwelt anerkannt und dienen als Grundlage für Nachhaltigkeitszertifizierungen im FM-Bereich.

Durch die Verankerung von SustainFM in der GEFMA-160-Reihe steht der Ansatz auf einem soliden, fachlich abgestimmten Fundament. Die Richtlinien geben klar vor, welche Kriterien betrachtet werden und wie die Bewertung zu erfolgen hat. Damit übernehmen sie eine ähnliche Rolle wie Gebäudezertifizierungs-Standards in der Bauphase, jedoch speziell zugeschnitten auf den Gebäudebetrieb. Betreiber und Dienstleister, die sich an GEFMA 160 orientieren, können darauf vertrauen, dass ihre Nachhaltigkeitsbewertung nach einem transparenten, abgestimmten Verfahren erfolgt, das branchenweit Gültigkeit besitzt.

Die Bewertung im SustainFM-System erfolgt nach einer einheitlichen Methodik mit einem Punktesystem. Für jedes Kriterium im Katalog wird der Erfüllungsgrad im betrachteten Objekt festgestellt. Hierzu dienen definierte Bewertungskriterien und Indikatoren: Beispielsweise wird beim Kriterium „Energiemanagement“ geprüft, ob ein Energie-Monitoring vorhanden ist (Plan), konkrete Effizienzmaßnahmen umgesetzt werden (Do), regelmäßige Erfolgskontrollen stattfinden (Check) und ein Verbesserungsprozess etabliert ist (Act). Je nach Umfang und Qualität der nachgewiesenen Maßnahmen erhält das Objekt für dieses Kriterium eine bestimmte Punktezahl.

Die einzelnen Kriterien fließen mit unterschiedlicher Gewichtung in die Gesamtbewertung ein, je nachdem, welche Bedeutung ihnen für die Nachhaltigkeitsperformance beigemessen wird. Die erzielten Punkte pro Kriterium werden entsprechend ihrer Gewichtung verrechnet und zu einem Gesamtscore aggregiert. Dieser Gesamtwert wird typischerweise in Prozent oder auf einer Skala (z.B. 0 bis 100 Punkten) ausgedrückt, um die Nachhaltigkeitsleistung des Gebäudebetriebs auf einen Blick ersichtlich zu machen. Ein höherer Wert signalisiert, dass mehr Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllt sind. Durch diese quantitative Darstellung lassen sich auch Vergleiche zwischen verschiedenen Objekten oder Zeiträumen anstellen. Das Punktesystem ist zudem so gestaltet, dass Verbesserungen über die Zeit sichtbar werden: Durch gezielte Maßnahmen kann ein Objekt bei der nächsten Bewertung einen höheren Score erreichen, was den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im FM unterstützt.

• GEFMA 160-1 – Bewertungssystem Büro- und Verwaltungsgebäude: Diese Richtlinie enthält den Kriterienkatalog für Büroimmobilien und Verwaltungsliegenschaften. Hier werden die typischen Anforderungen an nachhaltiges FM im Büro-Kontext abgebildet – von der Energieeffizienz in Büros über den Nutzerkomfort (z.B. Raumklima, Beleuchtung) bis hin zu effizienten Reinigungs- und Wartungsprozessen im Verwaltungsumfeld. GEFMA 160-1 ist das am weitesten verbreitete Schema, da Bürogebäude sehr häufig auditiert werden.

• GEFMA 160-2 – Bewertungssystem Handel (Verbrauchermärkte): Diese Richtlinie überträgt den SustainFM-Ansatz auf Handelsimmobilien wie Supermärkte, Kaufhäuser oder Einkaufszentren. In diesem Segment spielen beispielsweise die Effizienz von Kühlanlagen, die Beleuchtung großer Verkaufsflächen, das Abfallmanagement in Vertrieb und Lager sowie die Kundenzufriedenheit im Shopping-Erlebnis eine wichtige Rolle. Die Kriterien und deren Gewichtung sind entsprechend angepasst, um die Nachhaltigkeitsleistung eines Handelsobjekts realistisch beurteilen zu können.

• GEFMA 160-3 – Bewertungssystem Veranstaltungsstätten (Typ Stadion): Diese Richtlinie adressiert große Veranstaltungsorte, exemplarisch dargestellt am Stadionbetrieb. Hier stehen u.a. Besucherströme, Sicherheits- und Notfallmanagement sowie stark schwankende Nutzungsintensitäten (bei Events) im Fokus. Das Bewertungssystem berücksichtigt z.B. Mobilitätskonzepte für Besucher (ÖPNV-Anbindung, Fahrradstellplätze), nachhaltiges Catering oder die Energie- und Wasserverbräuche während Großveranstaltungen. Auf diese Weise lässt sich die Nachhaltigkeit eines Stadions, einer Messe- oder Konzerthalle nach denselben Prinzipien bewerten wie bei anderen Gebäudetypen.

Allen Teilrichtlinien gemeinsam ist, dass sie auf dem gleichen Grundgerüst der GEFMA 160 basieren, jedoch durch spezifische Kriterien oder Ausprägungen die Besonderheiten der jeweiligen Asset-Klasse einbeziehen. Damit bleibt die Methodik und Vergleichbarkeit über alle Objekttypen hinweg konsistent, während die Bewertung für jede Gebäudekategorie praxisgerecht verfeinert wird.

Um SustainFM im Alltagsbetrieb umzusetzen, müssen seine Kriterien fest in die operativen Abläufe integriert werden. Praktisch bedeutet dies, dass bestehende Betriebs-, Wartungs- und Instandhaltungsprozesse um Nachhaltigkeitsaspekte ergänzt werden. Wartungspläne können z.B. dahingehend erweitert werden, dass neben der Funktionstüchtigkeit von Anlagen auch deren Energieeffizienz regelmäßig überprüft und optimiert wird. Haustechniker erfassen bei Inspektionsrundgängen nicht nur den technischen Zustand, sondern dokumentieren auch Verbrauchsdaten (z.B. Zählerstände für Strom, Wärme, Wasser), welche in das SustainFM-Monitoring einfließen.

Im Gebäudebetrieb vor Ort sollten Nachhaltigkeitskriterien zur Routine werden. Reinigungskräfte setzen umweltverträgliche Reinigungsmittel ein und trennen Abfälle gemäß den SustainFM-Vorgaben. Die technische Gebäudeleitung reagiert auf Nutzerbeschwerden über Raumklima oder Komfort nicht nur mit ad-hoc-Lösungen, sondern analysiert die Ursachen, um langfristig energieeffiziente Einstellungen vorzunehmen. Alle FM-Mitarbeiter werden für Nachhaltigkeit sensibilisiert – etwa durch Schulungen, die die SustainFM-Ziele erläutern und klarstellen, welchen Beitrag jeder Einzelne im Arbeitsalltag leisten kann.

Wichtig ist auch der Einsatz geeigneter Werkzeuge und Systeme. Digitale CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) oder spezielle SustainFM-Module können dabei helfen, relevante Daten zu erfassen und auszuwerten (z.B. automatisiertes Energie-Monitoring, Störmeldungen mit Nachhaltigkeitskennzeichen). Solche Tools machen die Erfüllung der SustainFM-Kriterien im Tagesgeschäft greifbar und erleichtern das Nachhalten von Maßnahmen. Ergänzend sollte die Betriebsorganisation regelmäßige interne Überprüfungen (Audits) durchführen, um den Fortschritt der Nachhaltigkeitsleistung zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. So wird SustainFM vom Konzept zur gelebten Praxis und fest in den operativen Betrieb integriert.

Die SustainFM-Ergebnisse dienen dem Facility Management als fundiertes Steuerungs- und Entscheidungsinstrument. Anhand der detaillierten Bewertung je Kriterium wird sichtbar, in welchen Bereichen des Gebäudebetriebs Stärken und Schwächen vorliegen. Das Management kann diese Transparenz nutzen, um Maßnahmen zu priorisieren: Ein niedriger Punktwert im Bereich „Wasserverbrauch“ zeigt z.B. unmittelbar Handlungsbedarf – etwa durch Investitionen in wassersparende Technik oder intensivere Leckagekontrollen. Hohe Punktzahlen wiederum markieren Best Practices, die beibehalten und ggf. auf andere Objekte übertragen werden sollten.

Strategisch erlaubt SustainFM, Investitionsentscheidungen eng mit Nachhaltigkeitszielen zu verknüpfen. Bei der Budgetplanung können Projekte, die die Nachhaltigkeitsperformance verbessern (z.B. Austausch einer alten Lüftungsanlage gegen ein energieeffizientes Modell), höher priorisiert und mit objektiven Kriterien begründet werden. Entscheidungsträger erhalten durch die Bewertung greifbare Kennzahlen, um verschiedene Handlungsoptionen zu vergleichen – etwa ob eine umfassende Sanierung oder mehrere Einzelmaßnahmen den größeren Nachhaltigkeitsnutzen bringen würden.

Zudem lässt sich SustainFM ins regelmäßige Controlling einbinden. Die fortlaufend erhobenen Nachhaltigkeitskennzahlen können als KPIs (Key Performance Indicators) ins Management-Reporting einfließen. So wird die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen messbar nachverfolgt. Beispielsweise kann quartalsweise berichtet werden, wie sich der Energieverbrauch oder der CO₂-Ausstoß im Vergleich zum Vorjahr entwickelt haben und ob man auf Zielkurs ist. Auch Zielvorgaben lassen sich ableiten – etwa eine Steigerung des SustainFM-Gesamtscores um X Prozent im nächsten Jahr – und die Wirksamkeit eingeleiteter Maßnahmen daran bemessen. Insgesamt unterstützt SustainFM die FM-Verantwortlichen dabei, Entscheidungen faktenbasiert zu treffen, Ressourcen gezielt einzusetzen und die richtigen Schwerpunkte für einen nachhaltigen Betrieb zu setzen.

Die SustainFM-Bewertung liefert eine strukturierte Grundlage für die Dokumentation und Berichterstattung der Nachhaltigkeitsleistung. Aus den bewerteten Kriterien lässt sich ein klar gegliederter Nachhaltigkeitsbericht für die jeweilige Immobilie oder sogar für ein ganzes Portfolio erstellen. Darin wird transparent aufgezeigt, in welchen Bereichen der Gebäudebetrieb nachhaltig geführt wird und wo Verbesserungen erreicht wurden oder nötig sind. Intern dient ein solcher Bericht dem Management und Eigentümer als Nachweis über die Wirksamkeit der umgesetzten Nachhaltigkeitsmaßnahmen und unterstützt die weitere Strategieentwicklung. Extern kann er gegenüber Mietern, Investoren oder im Rahmen übergeordneter Unternehmensberichte genutzt werden, um die Nachhaltigkeitsperformance des Objektbetriebs glaubwürdig darzustellen – etwa im Kontext von CSR-Reports oder nach GRI-/ESG-Standards.

Die Berichterstattung profitiert dabei von der Standardisierung des SustainFM-Systems: Alle Kennzahlen und Bewertungen beruhen auf einheitlichen Kriterien und sind somit vergleichbar und nachvollziehbar. Relevante Leistungsindikatoren – von Verbrauchsdaten über Kosten bis hin zu Zufriedenheitswerten – können in einem Kennzahlensystem zusammengefasst und regelmäßig ausgewertet werden. Diese Kennzahlen fließen in turnusmäßige Reportings ein (z.B. monatliche oder quartalsweise Nachhaltigkeitsreports) und ermöglichen ein kontinuierliches Monitoring. So lässt sich etwa tracken, ob eingeleitete Maßnahmen wie Energieoptimierungen tatsächlich zu einer Reduzierung des Verbrauchs führen, und diese Entwicklung wird dokumentiert.

Zudem erfordert die SustainFM-Zertifizierung eine umfassende Dokumentenablage aller Nachweise. Für jedes bewertete Kriterium werden entsprechende Belege (Prüfprotokolle, Auswertungen, Konzepte etc.) gesammelt und archiviert. Diese strukturierte Dokumentation stellt sicher, dass die Ergebnisse auditierbar sind – sei es für interne Revisionen, externe Auditoren oder anstehende Rezertifizierungen. Gleichzeitig können aus den dokumentierten Maßnahmen Best Practices identifiziert und kommuniziert werden. Insgesamt ermöglicht SustainFM damit ein faktenbasiertes, nachvollziehbares Reporting, das zur Rechenschaftslegung gegenüber verschiedensten Stakeholdern dient und das Nachhaltigkeitsengagement im FM sichtbar macht.

SustainFM schafft für Betreiber und Organisationen ein hohes Maß an Transparenz über die Nachhaltigkeitsqualität ihres Facility Managements. Anstatt Nachhaltigkeit vage oder subjektiv bewerten zu müssen, liefern die objektiven Kriterienmessungen klare, nachvollziehbare Ergebnisse. Jeder Beteiligte – vom Eigentümer über den Property Manager bis zum FM-Dienstleister – sieht auf einen Blick, wo die Immobilie steht: Welche Bereiche bereits vorbildlich gemanagt werden und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Zugleich ermöglicht das standardisierte Bewertungssystem eine bisher kaum erreichte Vergleichbarkeit. Mehrere Liegenschaften eines Portfolios können anhand desselben Maßstabs bewertet und miteinander verglichen werden (Benchmarking). Beispielsweise lässt sich feststellen, dass Objekt A eine bessere ökologische Performance aufweist als Objekt B – was z.B. erklären kann, warum die Energiekosten an Standort A niedriger sind. Aus solchen Vergleichen können wertvolle Lerneffekte gezogen werden, indem bewährte Maßnahmen vom besser bewerteten Objekt auf andere übertragen werden. Ebenso kann durch wiederholte Audits der Fortschritt über die Zeit sichtbar gemacht werden: Steigt der SustainFM-Score von Jahr zu Jahr, wird der Erfolg der eingeleiteten Nachhaltigkeitsmaßnahmen quantifizierbar belegt. Für externe Stakeholder (Mieter, Investoren, Behörden) erzeugt eine SustainFM-Zertifizierung zudem Vertrauen, da sie eine neutrale, überprüfte Bestätigung einer nachhaltigen Betriebsführung darstellt. Insgesamt profitieren Betreiber von dieser Klarheit, indem Entscheidungen und die Kommunikation rund um Nachhaltigkeit auf belastbaren Fakten basieren.

SustainFM hilft Betreibern auch dabei, sowohl interne Nachhaltigkeitsstrategien als auch externe Vorgaben zu erfüllen. Viele Unternehmen haben ambitionierte Nachhaltigkeitsziele – sei es die CO₂-Neutralität bis zu einem bestimmten Jahr, die Erhöhung der Energieeffizienz oder soziale Verbesserungen im Arbeitsumfeld. SustainFM bietet hierfür einen praktischen Rahmen: Die Kriterien decken alle relevanten Bereiche ab, sodass Maßnahmen zur Zielerreichung systematisch geplant und verfolgt werden können. Das FM-Team kann anhand der SustainFM-Indikatoren laufend überprüfen, ob man auf Kurs ist – etwa ob die umgesetzten Energiesparmaßnahmen die erwarteten Einsparungen bringen, um das Klimaziel zu erreichen.

Gleichzeitig schafft SustainFM Prüfsicherheit in Bezug auf gesetzliche Vorgaben und Regulatorik. Ob Gebäudeenergiegesetz, EU-Taxonomie oder die CSR-Richtlinie (CSRD) – die regulatorischen Anforderungen im Immobilienbetrieb nehmen zu und verlangen Nachweise für nachhaltiges Handeln. Durch die strukturierte Bewertung nach dem GEFMA-Standard können Betreiber diese Nachweise gezielt erbringen. Die im SustainFM-Bericht generierten Kennzahlen (z.B. jährliche CO₂-Emissionen, Anteile recycelter Abfälle, Maßnahmen zum Arbeitsschutz) lassen sich in die geforderten Berichte einspeisen und untermauern die Erfüllung der Pflichten. SustainFM fungiert so als Werkzeug, das die Brücke zwischen praktischem Gebäudemanagement und übergeordneten ESG-Zielen schlägt. Betreiber können sicher sein, dass sie mit SustainFM nicht nur freiwilligen Selbstverpflichtungen nachkommen, sondern auch externe Auflagen effizient erfüllen und dies gegenüber Dritten belegen können.

Ein nachhaltig betriebener Gebäudebestand trägt wesentlich zur Wertstabilität und Risikominimierung von Immobilien bei. Durch vorausschauendes, werterhaltendes Facility Management wird der physische Zustand einer Liegenschaft kontinuierlich gepflegt – größere Bauschäden oder technische Totalausfälle mit entsprechenden Wertverlusten werden so vermieden. Anlagen, die regelmäßig effizient gewartet werden, haben eine längere Lebensdauer; Bauteile, die rechtzeitig instand gehalten oder modernisiert werden, behalten Funktion und Ästhetik. So bleibt der bauliche und technische Wert des Objekts erhalten, was sich langfristig in höheren Marktwerten und geringerer Abschreibung niederschlägt.

Nachhaltiges FM reduziert zugleich operative und regulatorische Risiken, die den Immobilienwert gefährden könnten. Ein solides Sicherheits- und Compliance-Management verringert das Risiko von Unfällen, Haftungsfällen oder Betriebsausfällen, die mit hohen Folgekosten einhergehen könnten. Die kontinuierliche Optimierung von Energie- und Wasserverbräuchen senkt die Abhängigkeit von Preissteigerungen und Versorgungsengpässen – dies macht die Bewirtschaftung planbarer und erhöht die Attraktivität der Immobilie für Mieter und Käufer.

Nicht zuletzt schützt ein nachweislich nachhaltiger Gebäudebetrieb vor dem zukünftig drohenden Wertverfall durch fehlende Nachhaltigkeit. In einer Immobilienwelt, in der ESG-Kriterien und Klimaneutralität immer wichtiger werden, geraten unsanierte oder ineffizient betriebene Gebäude unter Druck (Stichwort „Brown Discount“ – Abschläge für nicht-nachhaltige Assets). Hingegen können Immobilien, die durch SustainFM zertifiziert und damit transparent nachhaltig gemanagt sind, ihren Marktwert besser halten oder sogar steigern. Investoren und Finanzierer bewerten Nachhaltigkeitsrisiken zunehmend in ihren Portfolien, und Mieter bevorzugen Objekte mit geringeren Betriebs- und Nebenkosten sowie gutem Nachhaltigkeitsprofil. SustainFM trägt somit aktiv dazu bei, den Immobilienwert langfristig zu sichern – durch Werterhalt der Bausubstanz, Minimierung von Betriebsrisiken und Zukunftsfähigkeit auf einem nachhaltig orientierten Markt.

Trotz seines umfassenden Ansatzes hat SustainFM bewusst definierte Grenzen in der Reichweite. Insbesondere konzentriert es sich ausschließlich auf den Gebäudebetrieb und nicht auf die Planung oder Errichtung von Immobilien. Nachhaltigkeitsaspekte, die in der Bauphase entschieden werden – wie die Auswahl ökologischer Baustoffe, die Gebäudeausrichtung oder die Baustellenlogistik – fallen nicht in den Bewertungsrahmen von SustainFM. Diese Abgrenzung ermöglicht einen klaren Fokus auf das, was das Facility Management beeinflussen kann: den nachhaltigen Betrieb und Unterhalt der Immobilie im Nutzungsszustand.

Dieser bewusst gewählte Zuschnitt bringt mit sich, dass SustainFM bau- oder konstruktionsbedingte Defizite nur bedingt kompensieren kann. Ein Gebäude, das z.B. durch mangelhafte Dämmung oder veraltete Anlagentechnik ineffizient ist, kann im Betrieb zwar optimiert werden, bleibt aber im Grundsatz durch seine Bauweise limitiert. SustainFM ersetzt daher auch keine Gebäudezertifizierung wie DGNB, sondern ergänzt sie. Für eine ganzheitliche Nachhaltigkeit über den gesamten Lebenszyklus sollte idealerweise die Planung, der Bau und der Betrieb ineinandergreifen. SustainFM fokussiert hier bewusst auf die Betriebsphase als seinem Wirkungsbereich. Diese Schwerpunktsetzung ist sinnvoll, bedeutet aber auch, dass andere Instrumente (etwa für die Bauphase) parallel genutzt werden sollten, um die Gesamtnachhaltigkeit einer Immobilie sicherzustellen.

GEFMA 983 ist als White Paper auch ein Ausgangspunkt für die stetige Weiterentwicklung des nachhaltigen Facility Managements. Es bildet die konzeptionelle Basis, auf der aufbauend weitere Richtlinien, Tools und Initiativen entstanden sind und entstehen. So folgten beispielsweise in den letzten Jahren ergänzende GEFMA-Publikationen, die spezifische ESG-Aspekte vertiefen – etwa die GEFMA-984-Reihe, die sich mit Themen wie ESG-Reporting im FM, Dekarbonisierung oder sozialer Nachhaltigkeit auseinandersetzt. Diese Publikationen greifen die Grundstruktur von SustainFM auf, erweitern und aktualisieren sie jedoch entsprechend neuer regulatorischer Vorgaben (z.B. EU-Offenlegungspflichten) und Best Practices.

Auch das SustainFM-Bewertungssystem selbst wird laufend ausgebaut. Neue Schwerpunktthemen haben Eingang gefunden, etwa das Carbon Management für FM-Dienstleistungen (GEFMA 162), das es Betreibern ermöglicht, den CO₂-Fußabdruck ihrer Facility Services zu bilanzieren und gezielt zu reduzieren. Zudem treibt die Digitalisierung die Weiterentwicklung voran: GEFMA stellt mit der SustainFM-App ein digitales Werkzeug bereit, das Anwendern einen Quick-Check ihrer Nachhaltigkeitsperformance ermöglicht und den Zertifizierungsprozess softwaregestützt und papierlos abbildet. Ergänzend wurde ein ESG-KPI-Tool entwickelt, um die Erfassung und Auswertung von ESG-Kennzahlen im FM weiter zu erleichtern.

Perspektivisch könnte GEFMA 983 auch als Grundlage für Normungsprozesse dienen, um nachhaltiges FM breiter zu verankern. Die in SustainFM gewonnenen Erfahrungen fließen in Forschungsprojekte und Kooperationen (z.B. EUREF, ECORE-Initiativen) ein und können dazu beitragen, europaweit anerkannte Bewertungsmaßstäbe für den Gebäudebetrieb zu etablieren. Insgesamt bleibt SustainFM ein dynamischer Ansatz, der mit den wachsenden Anforderungen an nachhaltiges Wirtschaften Schritt hält. GEFMA 983 markiert dabei den Startpunkt eines Weges, auf dem das Facility Management seine Schlüsselrolle – als Bindeglied zwischen Gebäudetechnik, Nutzern und Nachhaltigkeitszielen – kontinuierlich ausbaut und an neue Herausforderungen (von Klimawandelanpassung bis Digitalisierung) anpasst.

Fazit: GEFMA 983 hat sich als praxisnahes, systematisches Instrument etabliert, um Nachhaltigkeit im Facility Management von der abstrakten Vision in die konkrete Umsetzung zu überführen. Durch die Übersetzung der drei Nachhaltigkeitssäulen in spezifische FM-Kriterien und ein objektives Bewertungsschema nach GEFMA 160 schafft das White Paper einen durchgängigen Handlungsrahmen. Nachhaltigkeitsstrategien von Unternehmen und Eigentümern lassen sich so in operativen FM-Maßnahmen verankern und deren Erfolg messbar machen.

Als verbindendes Element zwischen Nachhaltigkeitsstrategie, FM-Prozessen und objektiver Bewertung kommt GEFMA 983 eine Schlüsselrolle zu. Es sorgt bei allen Beteiligten – vom Eigentümer über den FM-Dienstleister bis zum Nutzer – für ein gemeinsames Begriffsverständnis und transparente Bewertungskriterien. Dies fördert die Vergleichbarkeit und Glaubwürdigkeit nachhaltiger FM-Leistungen und erleichtert die Zusammenarbeit auf dem Weg zu den gesetzten Nachhaltigkeitszielen.

Insgesamt untermauert GEFMA 983 die zentrale Bedeutung des Facility Managements für eine nachhaltige Immobilienwirtschaft. Es befähigt Betreiber und FM-Verantwortliche, aktiven Anteil an Klima- und Ressourcenschutz, an wirtschaftlicher Effizienz und am Wohlbefinden der Nutzer zu haben – und dies strukturiert, nachweisbar und zertifizierungsfähig. Damit fungiert GEFMA 983 als moderner Leitfaden, der Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb greifbar, managebar und überprüfbar macht, und der den Brückenschlag schafft zwischen hoher Nachhaltigkeitsstrategie und gelebter operativer Praxis.