GEFMA 969: White Paper “Generals”

Die „Generals“ bilden im Vertragsgefüge die übergeordnete Schicht von Vertragsklauseln, die für alle Standorte und Leistungen gleichermaßen gelten. Sie fungieren als globale Klammer über den jeweiligen Einzelverträgen oder Leistungsanlagen. Konkret bedeutet dies, dass die Generals im Rahmen eines internationalen FM-Vertrags entweder im Hauptvertrag oder als eigenständiger Annex verankert sind, der universell Gültigkeit besitzt. Alle lokalen Leistungsbeschreibungen, Preisvereinbarungen und operativen Regelungen müssen sich innerhalb dieses globalen Rahmens bewegen. Die Generals schaffen somit einen einheitlichen Mindeststandard, der überall einzuhalten ist, und verhindern, dass in einzelnen Ländern geringere Anforderungen gelten. Dadurch wird eine gewisse Homogenität in der Vertragslandschaft erreicht: Unabhängig davon, ob es sich um ein Objekt in Europa, Asien oder Amerika handelt – die grundlegenden Vertragsprinzipien bleiben dank der Generals konsistent. Dies erleichtert nicht nur die Steuerung aus Auftraggebersicht, sondern stellt auch für Dienstleister klar, welche übergeordneten Erwartungen weltweit gelten.

Obwohl die Generals global einheitlich formuliert sind, müssen sie mit lokalen Gesetzen und Gepflogenheiten vereinbar sein. In der Praxis wird daher großer Wert darauf gelegt, globale Vorgaben mit nationalen Besonderheiten zu harmonisieren. Ein Grundprinzip lautet: Lokales Recht bricht globales Recht, sofern zwingende nationale Rechtsvorschriften bestehen. Die Generals sind so zu verstehen, dass sie Mindeststandards setzen – überschreiten lokale gesetzliche Anforderungen diese Standards, so sind selbstverständlich die strengeren lokalen Vorschriften zu erfüllen. Beispielsweise könnten die Generals eine allgemeine Verpflichtung zu Arbeitsschutzmaßnahmen definieren, während ein bestimmtes Land sehr spezifische Arbeitsschutzregeln hat; in diesem Fall ergänzt der lokale Vertrag die Vorgaben, um die nationalen Anforderungen abzubilden. Umgekehrt dürfen die globalen Klauseln keine Inhalte vorschreiben, die in einem Land unzulässig oder unwirksam wären (etwa aufgrund abweichender Rechtslage). Daher beinhaltet die Vertragsgestaltung oft eine Klausel, dass im Konfliktfall die jeweils gültigen nationalen Gesetze Vorrang haben und die entsprechenden Klauseln der Generals in jenem Land automatisch angepasst oder ausgesetzt werden. Dennoch bleibt der Anspruch bestehen, die global gesteckten Ziele soweit wie möglich überall umzusetzen. Letztlich bilden die Generals und lokale Vertragsdokumente zusammen ein abgestimmtes Gefüge: Die Generals liefern den globalen Rahmen, die lokalen Verträge füllen ihn unter Beachtung des nationalen Rechts aus – so entsteht ein konsistentes, aber rechtssicheres Vertragswerk.

Eine grundlegende Klausel in internationalen FM-Verträgen ist die Verpflichtung zur Einhaltung aller anwendbaren Gesetze und Vorschriften. Der Dienstleister muss zusichern, dass er sämtliche nationalen und internationalen Rechtsnormen beachtet, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung stehen. Dies umfasst alle relevanten Bereiche wie Arbeitsrecht, Arbeitsschutz, Umweltrecht, Brandschutz, Gebäudetechnik, Datenschutz und weitere öffentlich-rechtliche Vorgaben. Praktisch wird oft eine allgemeine Rechts- und Regulierungskonformitätsklausel aufgenommen, die festhält, dass der Auftragnehmer z.B. alle behördlichen Auflagen erfüllt, erforderliche Genehmigungen einholt und vorgeschriebene Prüfungen oder Wartungen fristgerecht durchführt. Dadurch wird die Einhaltung der Betreiberpflichten rechtlich verankert. Für den Auftraggeber schafft dies Rechtssicherheit: Er kann darauf vertrauen, dass der FM-Dienstleister alle gesetzlichen Pflichten im jeweiligen Land kennt und befolgt. Gleichzeitig wird der Dienstleister vertraglich in die Verantwortung genommen – ein Verstoß gegen geltendes Recht stellt auch einen Vertragsverstoß dar, was zu entsprechenden Konsequenzen führen kann.

Internationale FM-Verträge beinhalten in der Regel klare Vorgaben zur Korruptionsprävention und Geschäftsethik. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Integrität in allen Handlungen zu wahren und insbesondere jegliche Form von Bestechung oder unerlaubter Vorteilsgewährung zu unterlassen. Typischerweise wird festgeschrieben, dass weder der Dienstleister noch seine Mitarbeiter Geschenke, Geld oder andere Vorteile an Vertreter des Auftraggebers anbieten oder von ihnen annehmen dürfen, die über geringwertige Aufmerksamkeiten hinausgehen. Diese Anti-Korruptionsklausel verweist oft auf die Einhaltung einschlägiger Gesetze (wie z.B. der Anti-Bestechungsparagraphen im Strafgesetzbuch) und internationaler Standards. Zusätzlich zur Korruptionsvermeidung decken Integritäts- und Ethik-Klauseln weitere Aspekte ab: der Dienstleister soll etwa Konflikte von Interessen vermeiden, fair und transparent wirtschaften und Meldesysteme für etwaiges Fehlverhalten vorhalten (z.B. ein Hinweisgebersystem). Mitunter wird verlangt, dass der Dienstleister ein eigenes Compliance-Management-System unterhält oder regelmäßig Schulungen zu Ethik und Compliance für sein Personal durchführt. All diese Regelungen zielen darauf, im FM-Umfeld ein höchst mögliches Maß an Redlichkeit und Verlässlichkeit sicherzustellen. Gerade weil FM-Dienstleister häufig tief in die Abläufe von Kunden eingebunden sind (inklusive Zugang zu Ressourcen, Budgetverantwortung, Steuerung von Subunternehmen), ist es für Auftraggeber entscheidend, vertrauenswürdige Partner zu haben. Die vertragliche Verankerung von Anti-Korruptions- und Integritätsgrundsätzen stellt sicher, dass beide Seiten eine gemeinsame Wertebasis teilen und Verstöße klar sanktioniert werden können.

Im Zeitalter digitaler Gebäudebewirtschaftung und vernetzter Systeme spielen Datenschutz und Informationssicherheit eine zentrale Rolle in FM-Verträgen. Sobald der Dienstleister mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Informationen des Auftraggebers in Berührung kommt, müssen strenge Schutzmaßnahmen gelten. Daher wird vertraglich festgelegt, dass der Auftragnehmer alle geltenden Datenschutzvorschriften – insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – einhält. Eine Datenschutzklausel im Vertrag stellt klar, dass personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden und vor Missbrauch geschützt sind. Verarbeitet der FM-Dienstleister im Auftrag des Kunden Daten (z.B. Mitarbeiter- oder Besucherdaten im Rahmen von Zutrittskontrollen, Videoüberwachung etc.), so ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen, der die Pflichten des Dienstleisters detailliert regelt.

Ergänzend zum Datenschutz werden Anforderungen an die IT- und Informationssicherheit formuliert. Der Dienstleister muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten und Systeme zu gewährleisten. Dazu gehören z.B. Zugriffsbegrenzungen auf vertrauliche Informationen, regelmäßige Sicherheitsupdates für verwendete Software, Verschlüsselung sensibler Daten und Notfallpläne bei Sicherheitsvorfällen. Oftmals erwartet der Auftraggeber auch, dass der Dienstleister gängige Sicherheitsstandards einhält oder Zertifizierungen vorweisen kann (z.B. ein Informationssicherheits-Management nach ISO 27001). Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit wird ebenfalls vertraglich festgeschrieben: Alle geschäftlichen Informationen, die der Dienstleister im Zuge seiner Tätigkeit erhält, sind zu schützen und dürfen nicht unbefugt weitergegeben werden. Insgesamt stellen die Datenschutz- und Security-Klauseln sicher, dass die Auslagerung von FM-Leistungen nicht zu Schwachstellen in der Datensicherheit führt. Sie verpflichten den Dienstleister, höchste Sorgfalt im Umgang mit Daten walten zu lassen und damit sowohl rechtlichen Vorgaben als auch dem Interesse des Auftraggebers an Geheimhaltung und Sicherheit gerecht zu werden.

Im Rahmen der Generals werden umfassende Umweltauflagen definiert, um einen nachhaltigen Gebäudebetrieb sicherzustellen. Der FM-Dienstleister wird vertraglich verpflichtet, umweltschonend und ressourceneffizient zu handeln.

• Ressourceneffizienz: Der Dienstleister muss Energie, Wasser und andere Ressourcen sparsam einsetzen. Dies kann Vorgaben zur Verbesserung der Energieeffizienz von Gebäudetechnik beinhalten (z.B. optimierter Betrieb von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen) sowie einen bewussten Umgang mit Verbrauchsmaterialien. Oft wird erwartet, dass der Dienstleister Maßnahmenpläne zur Reduktion des Ressourcenverbrauchs vorlegt und kontinuierlich an Verbesserungen arbeitet.

• Emissionsreduktion: Die Generals fordern Beiträge zur Senkung von Emissionen – insbesondere Treibhausgasemissionen (CO₂) – im FM-Betrieb. Dazu zählen z.B. der Einsatz umweltfreundlicherer Technologien, die Förderung erneuerbarer Energien am Standort (wo möglich) oder eine effiziente Fuhrparkgestaltung für Servicefahrten. Manche Verträge setzen konkrete Zielwerte, etwa eine prozentuale CO₂-Reduktion über die Vertragslaufzeit, im Einklang mit unternehmensweiten Klimazielen.

• Abfallmanagement: Ein weiterer Aspekt ist die verantwortungsvolle Abfallbewirtschaftung nach dem Prinzip der Kreislaufwirtschaft. Der Dienstleister wird angehalten, Abfälle zu vermeiden, zu trennen und umweltgerecht zu entsorgen. Dazu gehört, Recyclingquoten zu erhöhen und gefährliche Abfälle (z.B. Chemikalien, Elektroschrott) sachgerecht zu behandeln gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Berichts- und Nachweispflichten (etwa jährliche Abfallbilanzen) können vereinbart werden, um die Erfolge im Abfallmanagement sichtbar zu machen.

• Nachhaltiger Betrieb der Immobilien: Die Generals verankern den Grundsatz, Immobilien ganzheitlich nachhaltig zu betreiben. Das umfasst umweltbewusste Entscheidungen im Alltag – vom Einsatz ökologisch verträglicher Reinigungsmittel über eine nachhaltige Bewirtschaftung von Grünflächen bis hin zur Unterstützung von Umweltzertifizierungen für Gebäude (wie z.B. LEED, BREEAM oder DGNB, falls vom Auftraggeber angestrebt). Der FM-Dienstleister soll proaktiv Vorschläge einbringen, wie der ökologische Fußabdruck der betreuten Objekte verringert werden kann. Mit solchen Anforderungen stellen Auftraggeber sicher, dass ihre eigenen Nachhaltigkeitsziele (Stichwort ESG-Strategie) auch durch externe Partner umgesetzt werden.

Der soziale Bestandteil der Generals fokussiert sich auf den Schutz und die Förderung von Menschen in der gesamten Leistungserbringung. Zentrales Element sind faire Arbeitsbedingungen für alle Beschäftigten des FM-Dienstleisters (und seiner Subunternehmer) sowie die Achtung der Menschenrechte.

• Arbeitsbedingungen und Arbeitnehmerrechte: Der Vertrag schreibt vor, dass der Dienstleister alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält. Dazu zählen die Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns (in Deutschland gem. MiLoG) und die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Urlaubsansprüchen und sonstigen Schutzrechten der Arbeitnehmer. Illegale Praktiken wie Scheinselbstständigkeit oder Umgehung von Sozialabgaben werden ausdrücklich verboten. Die Mitarbeiter des Dienstleisters sollen in einem sicheren, respektvollen Arbeitsumfeld tätig sein und das Recht auf Mitbestimmung (z.B. Betriebsratsarbeit, sofern anwendbar) ausüben können.

• Menschenrechte und Lieferkette: Die Generals verankern die Verpflichtung, universelle Menschenrechte zu respektieren. Der FM-Dienstleister darf keine Kinderarbeit oder Zwangsarbeit einsetzen und muss auch bei seinen Zulieferern und Nachunternehmern auf die Einhaltung der Menschenrechte achten. Viele Auftraggeber fordern die Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen weltweit. Im deutschen Kontext wird z.B. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) relevant: Der Dienstleister soll, sofern er unter den Anwendungsbereich fällt oder im Ausland tätig wird, seiner Sorgfaltspflicht zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in der Lieferkette nachkommen. Das bedeutet u.a., Risiken zu analysieren, Präventionsmaßnahmen umzusetzen und über soziale Risiken zu berichten.

• Soziale Verantwortung und Gleichbehandlung: Der Vertrag betont auch die Nicht-Diskriminierung und Gleichbehandlung aller Beschäftigten (siehe hierzu auch Kapitel 6 zur Diversity & Inclusion). Kein Mitarbeiter darf aufgrund von Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung oder anderer Merkmale benachteiligt werden. Zudem wird erwartet, dass der Dienstleister seiner sozialen Verantwortung gerecht wird, z.B. indem er Mitarbeiter fair behandelt, Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet und ein Beschwerdemanagement für arbeitsbezogene Anliegen etabliert. In einem weiteren Sinne kann „soziale Verantwortung“ auch bedeuten, dass der Dienstleister sich an Gemeinschaftsinitiativen beteiligt oder lokale Arbeitskräfte fördert, wenn dies vom Auftraggeber gewünscht oder vorgegeben wird.

Unter dem Gesichtspunkt Governance legen die Generals Wert auf transparente und verantwortungsvolle Unternehmensführung seitens des Dienstleisters. Dies wird im Vertrag durch verschiedene Mechanismen untermauert. Zunächst werden Transparenzpflichten definiert: der Auftragnehmer muss offenlegen, wie er die vereinbarten Standards erfüllt, und relevante Informationen zugänglich machen. Konkret sind regelmäßig Reportings und Kennzahlen vorzulegen, die Einblick in die Performance in den Bereichen Compliance, Umwelt und Soziales geben (Details in Kapitel 8.1). Ergänzend dazu räumt der Vertrag dem Auftraggeber Kontrollrechte ein, um die Einhaltung der Generals überprüfen zu können (siehe Kapitel 8.2 zu Auditrechten). Diese Kombination aus Reporting und Auditierung schafft eine hohe Transparenz.

Darüber hinaus fordern Governance-Klauseln oft, dass der Dienstleister selbst interne Strukturen für eine gute Unternehmensführung etabliert hat. Zum Beispiel soll es verantwortliche Ansprechpersonen für die Themen Arbeitssicherheit, Qualität, Umwelt und Compliance geben, welche die Umsetzung der Vorgaben steuern. Auch erwartet der Auftraggeber, dass der Dienstleister interne Richtlinien und Prozesse besitzt, die mit den Generals im Einklang stehen (z.B. einen Code of Conduct, Richtlinien zum Umgang mit Geschenkangeboten oder ein internes Kontrollsystem).

Das Ziel der Governance-Anforderungen ist es, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu fördern: Der Dienstleister soll proaktiv dafür Sorge tragen, dass alle Pflichten eingehalten werden, und der Auftraggeber soll jederzeit nachvollziehen können, ob dies der Fall ist. Auf diese Weise wird eine vertrauenswürdige Geschäftsbeziehung gestärkt, in der Compliance und gute Unternehmensführung nicht nur auf dem Papier stehen, sondern tatsächlich gelebt werden.

Über die allgemeinen ESG-Vorgaben hinaus konkretisieren die Generals auch Umweltschutzpflichten im operativen Betrieb. Der FM-Dienstleister wird angehalten, ein wirksames Umweltmanagement zu betreiben. Das bedeutet zum einen, alle einschlägigen Umweltschutzgesetze und Auflagen strikt einzuhalten – von Emissionsgrenzwerten über Gewässerschutz bis zur sachgerechten Entsorgung von Abfällen (siehe auch Abschnitt 4.1). Zum anderen soll der Dienstleister aktiv Maßnahmen ergreifen, um Umweltbelastungen zu vermeiden oder zu reduzieren. Beispielsweise muss er beim Umgang mit Gefahrstoffen besondere Sorgfalt walten lassen (Lagerung, Kennzeichnung, Schulung der Mitarbeiter) und bei umweltrelevanten Vorfällen (etwa einem Chemikalienleck) unverzüglich Gegenmaßnahmen einleiten sowie den Auftraggeber informieren. Verträge fordern häufig die Einrichtung eines betrieblichen Umweltmanagement-Systems oder zumindest eines Umweltbeauftragten auf Seite des Dienstleisters, der die Umsetzung der Umweltschutzmaßnahmen koordiniert. Regelmäßige Umweltaudits oder Begehungen können vereinbart werden, um die Einhaltung vor Ort zu überprüfen. Die Umweltschutzklauseln zielen darauf ab, das Risiko von Umweltschäden durch den Gebäudebetrieb zu minimieren und sicherzustellen, dass der Dienstleister proaktiv zum Schutz der Umwelt beiträgt – über die bloße Gesetzeserfüllung hinaus.

Ein zentrales Anliegen in internationalen FM-Verträgen ist die Sicherheit und Gesundheit aller Beschäftigten, die im Rahmen der Leistung tätig sind. Die Generals legen daher verbindliche Arbeitsschutzstandards fest. Der Dienstleister verpflichtet sich, alle anwendbaren Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz einzuhalten – in Deutschland z.B. das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sowie die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (DGUV-Regeln). Konkret muss der Auftragnehmer Gefährdungsbeurteilungen für die durchgeführten Tätigkeiten erstellen, geeignete Schutzmaßnahmen umsetzen und seine Mitarbeiter regelmäßig in Arbeitsschutzthemen unterweisen. Persönliche Schutzausrüstung (PSA) ist bereitzustellen und deren Nutzung durchzusetzen, wann immer es erforderlich ist (z.B. Sicherheitsschuhe, Gehörschutz, Absturzsicherung bei Höhenarbeiten). Die Generals verlangen oft auch ein systematisches Arbeitsschutz-Management: etwa die Benennung eines Sicherheitsbeauftragten, das Führen von Unfallstatistiken und das Melden von Arbeitsunfällen und Beinahe-Unfällen an den Auftraggeber. Präventionsmaßnahmen – zum Beispiel regelmäßige Sicherheitsschulungen, Unterweisungen vor Arbeitsbeginn und Begehungen – werden explizit vorgeschrieben, um eine Null-Unfall-Kultur zu fördern. Darüber hinaus können Gesundheitsförderungsaspekte (betriebliche Gesundheitsvorsorge, ergonomische Arbeitsplätze) Teil der Vereinbarung sein, um langfristig die Gesundheit der Mitarbeiter zu erhalten. Insgesamt signalisiert der Vertrag: Die Sicherheit der Mitarbeiter hat oberste Priorität, und der Dienstleister wird dafür voll in die Verantwortung genommen.

Viele FM-Dienstleister setzen Subunternehmer oder Lieferanten ein, um bestimmte Leistungen zu erbringen. Die Generals stellen sicher, dass die hohen Umwelt- und Arbeitsschutzstandards auch in solchen Fällen nicht verwässert werden. Vertraglich wird festgelegt, dass der Hauptauftragnehmer sämtliche einschlägigen Pflichten an seine Nachunternehmer weitergibt und deren Einhaltung überwacht. So muss ein Subunternehmen beispielsweise dieselben Sicherheitsvorschriften befolgen, die für den Hauptdienstleister gelten, und ebenfalls qualifiziertes Personal einsetzen. Der Hauptdienstleister bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Verfehlungen von Subunternehmern haftbar, als wären es seine eigenen. Daher hat er ein ureigenes Interesse, nur zuverlässige und regelkonforme Partner einzusetzen. Oft schreibt der Vertrag vor, dass Subunternehmer vor ihrem Einsatz vom Auftraggeber genehmigt werden müssen und wesentliche Wechsel in der Lieferkette anzuzeigen sind. Auch werden Nachunternehmer regelmäßig in die Reporting- und Auditpflichten einbezogen – etwa indem der Hauptdienstleister entsprechende Informationen von seinen Subunternehmen einfordert und dem Auftraggeber zur Verfügung stellt. Diese Kaskadierung der Verantwortung bis in die Tiefe der Lieferkette gewährleistet, dass kein Glied der Leistungserbringung außerhalb der Compliance-Vorgaben agiert. Sollte ein Subunternehmer gegen die Umwelt- oder Arbeitsschutzauflagen verstoßen, wird der Hauptdienstleister verpflichtet, unverzüglich Abhilfe zu schaffen (z.B. durch Wechsel des Nachunternehmers oder Durchsetzung der Maßnahmen beim Sub). Die Generals schaffen damit Klarheit, dass die Verantwortung für Nachhaltigkeit und Sicherheit unteilbar ist – sie gilt vom größten Konzern bis zum kleinsten Subunternehmer gleichermaßen.

Moderne FM-Verträge legen Wert darauf, dass Diversität und Inklusion (D&I) als feste Werte in der Zusammenarbeit verankert sind. Der Vertrag enthält daher Grundsatzklauseln, die Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung verbindlich vorschreiben. Konkret verpflichtet sich der FM-Dienstleister, alle Personen – seien es eigene Mitarbeiter, Mitarbeiter des Auftraggebers oder Dritte – fair und respektvoll zu behandeln. Diskriminierungen aus Gründen wie ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderer geschützter Merkmale sind strikt untersagt. Diese Prinzipien stehen im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben (in Deutschland z.B. dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, AGG) und gehen oft darüber hinaus, indem sie eine aktiv fördernde Haltung einfordern. Chancengleichheit bedeutet, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von persönlichem Hintergrund gleiche Möglichkeiten erhält – etwa bei Einstellungen, Schulungen und Aufstiegschancen. Durch die Aufnahme dieser Werte ins Vertragswerk signalisiert der Auftraggeber, dass ein inklusives, vorurteilsfreies Arbeitsumfeld erwartet wird. Die Diversity-Klausel bildet somit einen ethischen Rahmen, der über die gesamte Vertragsdurchführung gilt.

Damit die Prinzipien von Diversity, Equity & Inclusion nicht bloß Absichtserklärungen bleiben, verlangen die Generals vom Auftragnehmer auch konkrete Umsetzungsmaßnahmen. Der FM-Dienstleister muss intern Strukturen schaffen, um Diversity & Inclusion zu fördern.

• Interne Richtlinien und Programme: Der Dienstleister sollte einen eigenen Verhaltenskodex oder Richtlinien haben, die Diversity und Gleichbehandlung festschreiben. Häufig legen Auftraggeber nahe, dass ein entsprechender Diversity-Plan existiert – etwa Ziele zur Erhöhung des Anteils unterrepräsentierter Gruppen im Unternehmen oder Maßnahmen zur Förderung von Frauen in technischen FM-Berufen.

• Schulungen und Sensibilisierung: Vertragsgemäß wird erwartet, dass Führungskräfte und Mitarbeiter regelmäßig in Themen der Vielfalt und Inklusion geschult werden. Workshops zu Unconscious Bias (unbewussten Vorurteilen) oder Trainings zum Umgang mit vielfältigen Teams können verpflichtend vorgesehen sein. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Ebenen der Organisation die Bedeutung von Diversity verinnerlichen und im Alltag darauf achten.

• Ansprechpartner und Beschwerdemechanismen: Ein guter D&I-Umsetzungsansatz umfasst die Benennung von Verantwortlichen (z.B. Diversity-Beauftragte), an die sich Mitarbeiter bei Diskriminierungsvorfällen wenden können. Der Vertrag kann verlangen, dass der Dienstleister über ein Meldesystem verfügt, um Verstöße gegen die Gleichbehandlungsgrundsätze vertraulich zu melden und zu bearbeiten. Ebenso sollte es klare Verfahren geben, wie im Falle einer Beschwerde Abhilfe geschaffen wird.

• Arbeitsumfeld und Kultur: Letztlich soll der Dienstleister eine inklusive Unternehmenskultur nachweislich fördern. Das kann bedeuten, dass gemischte Teams projektiert werden, in denen verschiedene Altersgruppen, Geschlechter und Kulturen zusammenarbeiten. Barrierefreiheit am Arbeitsplatz (z.B. für Mitarbeiter mit Behinderungen) und flexible Arbeitsmodelle zur Berücksichtigung unterschiedlicher Lebensrealitäten zählen ebenfalls zu Inklusionsaspekten, die unterstützt werden.

Durch diese organisatorischen Maßnahmen wird D&I im Unternehmen des Dienstleisters verankert. Der Auftraggeber erhält so die Gewissheit, dass sein FM-Partner die Werte Vielfalt und Inklusion aktiv lebt und nicht nur auf dem Papier zusagt. In einem internationalen Kontext ist das besonders bedeutsam, da unterschiedliche Länder auch unterschiedliche kulturelle Hintergründe mitbringen – ein einheitlicher D&I-Standard im Vertrag stellt sicher, dass überall auf der Welt die Zusammenarbeit auf denselben inklusiven Grundprinzipien beruht.

Viele Auftraggeber verfügen über einen unternehmensweiten Verhaltenskodex (Code of Conduct), der ethische Grundsätze und Compliance-Standards für Geschäftspartner definiert. GEFMA 969 empfiehlt, solche Kodizes explizit in internationale FM-Verträge zu integrieren. Praktisch wird der Code of Conduct häufig als Vertragsanlage beigefügt oder im Vertragstext durch Verweis eingebunden. Der FM-Dienstleister erklärt sich damit einverstanden, die Vorgaben dieses Kodex strikt einzuhalten. Typische Inhalte eines solchen Verhaltenskodex – wie Antikorruption, Achtung der Menschenrechte, faire Arbeitsbedingungen, Umweltbewusstsein und Geschäftsintegrität – werden dadurch zu vertraglich bindenden Pflichten erhoben. Sollte der Auftragnehmer über einen eigenen Code of Conduct verfügen, so kann vereinbart werden, dass dieser zumindest gleichwertige Standards abdeckt; in der Regel besteht der Auftraggeber jedoch darauf, dass sein eigener Kodex maßgeblich ist. Die Integration des Verhaltenskodex hat zum Ziel, die Werte und Regeln des Auftraggebers nahtlos auf den Dienstleister zu übertragen, sodass dieser faktisch denselben ethischen Spielregeln folgt wie die interne Organisation des Auftraggebers. Das schafft ein gemeinsames Verständnis von Compliance und Verhalten, und der Dienstleister weiß genau, welche Erwartungen in Bezug auf Auftreten und Entscheidungsfindung an ihn gestellt werden.

Damit die aufgenommenen Kodex-Regelungen nicht bloß symbolischen Charakter haben, wird im Vertrag ihre Verbindlichkeit klargestellt und die Durchsetzung geregelt. Zunächst wird vereinbart, dass ein Verstoß gegen den Code of Conduct einen Vertragsverstoß darstellt. Das gibt dem Auftraggeber juristische Handhabe, bei Missachtungen entsprechende Schritte einzuleiten. Häufig sind gestufte Eskalationsverfahren vorgesehen: Bei einem erstmaligen oder geringfügigen Verstoß kann der Auftragnehmer schriftlich ermahnt und zur Abhilfe innerhalb einer bestimmten Frist aufgefordert werden. Er muss dann geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Verstoß abzustellen und eine Wiederholung zu verhindern (z.B. Nachschulung von Personal, Änderung interner Prozesse). Bleibt die Abhilfe aus oder handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß, sieht der Vertrag typischerweise Sanktionen vor. Dies können Vertragsstrafen sein – etwa pauschale Strafzahlungen für jede festgestellte schwere Verletzung des Kodex – soweit solche Klauseln rechtlich zulässig und angemessen sind. Insbesondere bei kritischen Bereichen (z.B. Korruption, gravierende Arbeitsschutzmängel) behalten sich Auftraggeber oft auch ein außerordentliches Kündigungsrecht vor. Das bedeutet, der Vertrag kann fristlos beendet werden, wenn der Dienstleister fundamentale Kodex-Pflichten verletzt, ohne dass es einer weiteren Fristsetzung bedarf. Parallel dazu können Klauseln vorsehen, dass der Auftragnehmer im Falle eines Verstoßes kooperieren muss – zum Beispiel bei der Aufklärung mitwirken, Informationen bereitstellen oder Zugang für Untersuchungen gewähren (etwa wenn ein Compliance-Vorfall extern auditiert wird). All diese Mechanismen – Abmahnung, Nachbesserung, Vertragsstrafe, Kündigung – sorgen dafür, dass der Verhaltenskodex nicht nur eine unverbindliche Absichtserklärung bleibt, sondern ein durchsetzbares Regelwerk im Vertrag darstellt. Für beide Seiten schafft dies Klarheit: Der Dienstleister kennt die Konsequenzen von Fehlverhalten, und der Auftraggeber hat Mittel an der Hand, um seine Standards tatsächlich einzufordern.

Ein zentrales Element der Generals ist die Etablierung von Transparenz über die Vertragserfüllung. Daher werden umfangreiche Reporting- und Dokumentationspflichten für den FM-Dienstleister festgelegt. Der Dienstleister muss in definierten Intervallen (z.B. monatlich, quartalsweise und jährlich) über die Einhaltung der vereinbarten Standards Bericht erstatten.

• Arbeitsicherheit und Gesundheit: Anzahl von Arbeitsunfällen und Beinahe-Unfällen, durchgeführte Sicherheitsunterweisungen, Ergebnisse von Arbeitsplatzbegehungen, Krankenstandsquoten etc.

• Umweltleistung: Energieverbräuche (Strom, Wärme), Wasserverbrauch, Abfallmengen und -verwertungsquoten, erzielte Einsparungen oder Verbesserungsmaßnahmen, CO₂-Emissionen im Verantwortungsbereich etc.

• Qualitäts- und Compliance-Status: Meldung etwaiger Compliance-Verstöße oder Ethikvorfälle, Status der Schulungsmaßnahmen (z.B. wie viele Mitarbeiter haben Code-of-Conduct-Trainings absolviert), Ergebnisse interner Audits oder Inspektionen, Status offener Maßnahmen aus vergangenen Audits.

• Diversity & Inclusion: ggf. anonymisierte Statistiken zur Belegschaftszusammensetzung (Geschlechterverteilung in Teams, internationale Durchmischung), durchgeführte D&I-Schulungen und Initiativen.

Neben diesen regelmäßigen Berichten muss der Dienstleister auch eine lückenlose Dokumentation führen. „Nachweisführung“ bedeutet hier: alle Aktivitäten, die zur Erfüllung der Generals vorgenommen werden, sind schriftlich oder elektronisch zu dokumentieren. Beispielsweise müssen Wartungs- und Prüfprotokolle vorhanden sein (um die Einhaltung gesetzlicher Prüffristen zu belegen), Schulungsnachweise für Mitarbeiter werden aufbewahrt, Entsorgungsnachweise für Gefahrstoffe oder Sondermüll werden gesammelt und alle erteilten Genehmigungen bzw. Zertifikate sind aktuell zu halten. Der Auftraggeber hat das Recht, Einsicht in diese Dokumente zu verlangen. Oft werden dem Auftraggeber bestimmte Berichte automatisch zur Verfügung gestellt (etwa ein jährlicher Nachhaltigkeitsbericht für den betreffenden Standort oder eine Compliance-Konformitätserklärung). Die Dokumentationspflicht stellt sicher, dass “Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht erfüllt” – sie zwingt den Dienstleister zu systematischem Arbeiten und erlaubt es dem Auftraggeber, bei Bedarf jederzeit den Nachweis für die Vertragserfüllung zu prüfen.

Um die Einhaltung der globalen Mindeststandards aktiv zu überwachen, werden dem Auftraggeber vertraglich umfassende Prüfungs- und Auditrechte eingeräumt. Er kann damit eigenständig oder durch beauftragte Dritte (z.B. externe Auditoren) Kontrollen beim FM-Dienstleister durchführen. Diese Auditrechte erstrecken sich auf alle Aspekte der Generals: Der Auftraggeber darf überprüfen, ob Umweltauflagen erfüllt, Arbeitsschutzmaßnahmen umgesetzt, Compliance-Vorgaben eingehalten und Diversity-Prinzipien gelebt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass der Auftraggeber nach angemessener Ankündigung die Betriebsstätten des Dienstleisters betreten kann, Einsicht in relevante Unterlagen verlangen und Gespräche mit eingesetztem Personal führen darf. Auch Vor-Ort-Inspektionen auf dem betreuten Objekt sind möglich, um z.B. die Arbeitssicherheit direkt am Arbeitsplatz zu begutachten. Der Dienstleister ist verpflichtet, bei Audits kooperativ mitzuwirken – er muss Zugang gewähren, Ansprechpersonen bereitstellen und alle erfragten Informationen wahrheitsgemäß liefern.

Wichtig ist, dass der Vertrag auch das Procedere nach einer Prüfung regelt: Stellt der Auftraggeber Mängel oder Abweichungen fest, so muss der Dienstleister in angemessener Frist einen Maßnahmenplan vorlegen, um die Beanstandungen zu beheben (dies überschneidet sich mit dem Abweichungsmanagement in Kapitel 9.1). Gegebenenfalls folgt ein Nachaudit, um die Umsetzung der Maßnahmen zu verifizieren. Die Auditrechte des Auftraggebers garantieren letztlich, dass die in den Generals festgelegten Standards nicht nur auf dem Papier stehen, sondern in der täglichen Praxis umgesetzt werden. Sie wirken auch abschreckend: Der Dienstleister weiß, dass er jederzeit mit einer Überprüfung rechnen muss, was die kontinuierliche Einhaltung der Pflichten fördert. Für den Auftraggeber sind Auditrechte ein essenzielles Instrument, um seiner Verantwortung nachzukommen und die Vertragsdurchführung aktiv zu steuern – insbesondere in sicherheitskritischen und compliance-sensiblen Bereichen.

Trotz aller Vorsorgemaßnahmen kann es in der Praxis vorkommen, dass bestimmte Vorgaben der Generals nicht vollständig erfüllt werden oder Verstöße auftreten. Für diesen Fall etablieren internationale FM-Verträge ein strukturiertes Abweichungsmanagement. Dieses legt fest, wie Abweichungen identifiziert, gemeldet, bewertet und behoben werden. Zunächst wird der Meldeprozess definiert: Entdeckt der Dienstleister (oder der Auftraggeber) eine Abweichung von den vereinbarten Standards – sei es ein versäumter Bericht, ein sicherheitswidriges Verhalten oder eine sonstige Non-Compliance – muss dies unverzüglich kommuniziert werden. Viele Verträge verlangen vom Dienstleister eine proaktive Meldung an den Auftraggeber, sobald ein relevanter Vorfall oder Verstoß bekannt wird.

Anschließend folgt die Analyse und Bewertung: Die Parteien prüfen gemeinsam oder der Auftraggeber bewertet, wie schwerwiegend die Abweichung ist und welche Ursachen zugrunde liegen. Hier kann eine Kategorisierung erfolgen (z.B. „kritischer Verstoß“ vs. „geringfügige Abweichung“), um die Dringlichkeit der Maßnahmen festzulegen.

Darauf aufbauend wird ein Maßnahmenplan zur Abhilfe erstellt. Der Dienstleister ist verpflichtet, Korrekturmaßnahmen einzuleiten, um die konkrete Abweichung zu beheben (Corrective Action), und – falls nötig – Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um künftige ähnliche Vorfälle zu verhindern (Preventive Action). Beispiel: Wird festgestellt, dass Sicherheitsunterweisungen lückenhaft waren (Abweichung), könnte die Abhilfemaßnahme eine sofortige Nachschulung aller betroffenen Mitarbeiter sein, plus die Einführung eines Systems, das zukünftige Schulungstermine automatisch überwacht (Prävention). Der Maßnahmenplan sollte Verantwortlichkeiten und Fristen benennen.

Das Abweichungsmanagement ist eng mit den Dokumentations- und Berichtspflichten verzahnt: Über alle festgestellten Abweichungen und deren Bearbeitung wird Protokoll geführt. Der Auftraggeber behält sich vor, den Fortschritt der Maßnahmen nachzuverfolgen und ggf. weitere Nachfragen oder Anforderungen zu stellen. Wichtig ist auch die Wirksamkeitskontrolle: Nach Umsetzung der Maßnahmen wird geprüft (z.B. in einem Follow-up-Audit oder einer erneuten Begehung), ob die Abweichung tatsächlich behoben ist. Insgesamt sorgt ein klar geregeltes Abweichungsmanagement dafür, dass Verstöße gegen die Generals nicht im Sande verlaufen, sondern systematisch aufgearbeitet werden. Es schafft einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Jeder Vorfall wird zum Anlass genommen, das System zu überprüfen und zu stärken, sodass langfristig die Compliance-Quote steigt.

Vertragsstrafen und Kündigungen. Zunächst steht die Nachbesserung im Vordergrund: Der Auftraggeber gibt dem Dienstleister Gelegenheit, einen Verstoß zu beheben (siehe Maßnahmenplan in 9.1) und seine Leistung wieder in den vertragskonformen Zustand zu bringen. Die meisten Verträge sehen hierfür Fristen vor und verlangen einen schriftlichen Nachweis, dass die Korrektur erfolgt ist.

Für den Fall, dass Abweichungen wiederholt auftreten oder eine schwere Pflichtverletzung vorliegt, werden Sanktionsmechanismen eingebaut. Eine Möglichkeit ist die Vereinbarung von Vertragsstrafen (Pönalen). So könnte z.B. im Vertrag festgelegt sein, dass für jeden gravierenden Verstoß gegen definierte Generals-Pflichten – etwa nicht behobene Arbeitsschutzmängel bei einer Nachprüfung – eine bestimmte Geldstrafe fällig wird. Solche Vertragsstrafen müssen im internationalen Kontext sorgfältig formuliert sein, da in einigen Rechtsordnungen strenge Anforderungen an deren Zulässigkeit gelten.

Ein weiterer wichtiger Mechanismus ist das außerordentliche Kündigungsrecht des Auftraggebers. Dieses greift, wenn dem Dienstleister eine erhebliche Verletzung der Generals vorzuwerfen ist, die das Vertrauen in dessen Zuverlässigkeit nachhaltig erschüttert. Beispiele: Fälle von Korruption, bewusste Missachtung von Sicherheitsvorschriften mit ernsten Folgen, systematisches Unterlaufen von Arbeitszeitgesetzen oder die Weigerung, aufgedeckte Mängel abzustellen. Tritt ein solcher Fall ein, kann der Auftraggeber den Vertrag vorzeitig beenden, meist nach schriftlicher Abmahnung und ohne Einhaltung einer weiteren Frist. Damit wird klargestellt, dass bestimmte „rote Linien“ bestehen, bei deren Überschreiten die Geschäftsbeziehung nicht fortgeführt wird.

Zusätzlich zu Strafen und Kündigung sehen viele Verträge Schadloshaltungs- bzw. Entschädigungsklauseln vor: Der Dienstleister muss den Auftraggeber von Schäden freistellen, die aus einem Verstoß entstehen. Sollte z.B. aufgrund eines Compliance-Verstoßes eine Behörde ein Bußgeld gegen den Auftraggeber verhängen oder ein Dritter Ansprüche stellen, muss der Dienstleister diese Kosten tragen, sofern der Verstoß in seinem Verantwortungsbereich lag.

Insgesamt dienen Sanktionen und Abhilfemaßnahmen der Risikosteuerung: Sie schaffen einen Anreiz für den Dienstleister, Regelverstöße zu vermeiden, und geben dem Auftraggeber wirkungsvolle Mittel an die Hand, um auf Fehlentwicklungen zu reagieren. Die klare Benennung von Konsequenzen im Vertrag – vom Eskalationsweg über Vertragsstrafen bis zur möglichen Vertragsauflösung – trägt wesentlich dazu bei, dass die Generals nicht als unverbindliche „weiche Faktoren“, sondern als hart durchsetzbare Vertragsbestandteile wahrgenommen werden.

Bereits in der Vergabephase (Ausschreibung) spielen die Generals als fester Bestandteil internationaler Ausschreibungs- und Vertragsmodelle eine zentrale Rolle. Sie werden als fester Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen integriert. D.h., der Auftraggeber macht in der Ausschreibung klar, dass bestimmte globale Vertragsklauseln gelten werden und nicht verhandelbar sind. Das schafft Transparenz für die Bieter und stellt sicher, dass alle Angebote diese Anforderungen berücksichtigen. In den Vertragsmodellen selbst – sei es im Rahmen eines globalen Rahmenvertrags mit lokalen Leistungsabrufen oder bei einzelvertraglichen Abschlüssen – werden die Generals als eigenes Kapitel oder Annex verwendet. Durch diese frühzeitige Einbindung wird gewährleistet, dass globale Mindeststandards gleich von Anfang an mitbedacht werden und nicht im Nachhinein ergänzt werden müssen.

Auch während der Laufzeit eines FM-Vertrags spielen die Generals eine zentrale Rolle. Sie dienen als Steuerungs- und Bewertungsinstrument, indem der Auftraggeber die Erfüllung dieser allgemeinen Standards regelmäßig überwacht. So fließen z.B. Kennzahlen zu Sicherheit, Umweltleistung oder Compliance-Erfüllung in das regelmäßige Reporting und in Review-Meetings ein. Die Einhaltung der Generals kann Bestandteil von Leistungsbewertung oder Bonus-Malus-Systemen sein. Im Vertragscontrolling (also der fortlaufenden Überwachung der Vertragserfüllung) wird anhand der Generals geprüft, ob der Dienstleister überall die geforderten Standards einhält. Bei Abweichungen kann der Auftraggeber frühzeitig eingreifen. Dadurch werden nicht nur technische und wirtschaftliche Leistungsdaten kontrolliert, sondern auch diese Querschnittsthemen.

vom Vergabeprozess bis zur Transition am Ende (Exit-Management unter Beachtung der Standards). Sie sorgen dafür, dass der FM-Betrieb kontinuierlich im Einklang mit den Unternehmenswerten und -vorgaben bleibt.

Durch GEFMA 969 und die systematische Verankerung der Generals in Verträgen lassen sich vielfältige Risiken reduzieren. Rechtliche Risiken werden minimiert, weil klar vereinbart ist, dass alle Gesetze eingehalten werden müssen und Verantwortlichkeiten (z.B. für Betreiberpflichten) eindeutig zugewiesen sind. Das verringert das Haftungsrisiko für den Auftraggeber, da der Dienstleister bei Verstößen in der Pflicht steht. Operative Risiken, etwa Unfälle oder Umweltvorfälle, werden durch präventive Maßnahmen (Arbeitsschutzmanagement, Umweltauflagen) ebenfalls reduziert. Sollte doch etwas passieren, greift ein vordefiniertes Vorgehen (Meldung, Abhilfe), was die Auswirkungen begrenzt. Reputationsrisiken sinken ebenfalls: Da Themen wie Korruptionsprävention, Menschenrechte oder Diversität vertraglich eingefordert werden, verringert sich die Gefahr von Skandalen oder Vorfällen, die dem Ruf des Unternehmens schaden könnten. Im Ernstfall kann das Unternehmen zudem zeigen, dass es proaktiv solche Werte eingefordert hat (Nachweis der Due Diligence). Zudem schafft die Standardisierung mit Generals Rechtssicherheit: Beide Parteien wissen, woran sie sind, und es gibt weniger Interpretationsspielraum. Einheitliche Regeln in allen Ländern machen es auch einfacher, sich im internationalen Rechtsdschungel zurechtzufinden, weil man einen gemeinsamen Nenner hat. In Summe dienen die Generals als Risikomanagement-Instrument und geben dem Auftraggeber die Sicherheit, dass seine globalen FM-Aktivitäten auf einem soliden, compliance-gerechten Fundament stehen.

Ein großer Vorteil von GEFMA 969 ist die Harmonisierung internationaler FM-Verträge. Wenn ein Unternehmen weltweit nach den gleichen Grundsätzen Verträge gestaltet, werden Leistungen vergleichbar und die Steuerung effizienter. Die Generals schaffen eine einheitliche Sprache und Struktur über Regionen hinweg. Zum Beispiel gelten dieselben Vorgaben zu Umweltschutz und Arbeitssicherheit in Asien wie in Europa, was den Standard überall auf ein gewünschtes Niveau hebt. Lokale Unterschiede (z.B. strengere Gesetze in einzelnen Ländern) können natürlich ergänzt werden, aber der Kern bleibt konsistent. Durch diese Konsistenz können auch interne Audits oder Benchmarks global angesetzt werden: Man kann über verschiedene Länder hinweg prüfen, ob alle Dienstleister die vereinbarten globalen Standards einhalten, was bei individuell sehr unterschiedlichen Verträgen kaum möglich wäre. Die Vergleichbarkeit erleichtert zudem das Onboarding neuer Dienstleister oder den Wechsel, weil man an einem bewährten Rahmen festhält. Strategisch betrachtet, ermöglicht das dem Unternehmen, FM als globales Instrument einzusetzen, um Unternehmenswerte (wie Nachhaltigkeit oder Compliance) überall gleichermaßen zu verankern. Insgesamt führt die Anwendung von GEFMA 969 zu einer qualitativ hochwertigen und konsistenten Vertragsbasis, die weltweit als Maßstab dient und somit die Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern vereinfacht und verbessert.