GEFMA 968: White Paper Specifications

Im Kontext des Facility Managements bezeichnet „Specification“ eine umfassende Leistungsbeschreibung, die klar definiert, was geleistet werden soll. Sie ähnelt in Grundzügen einer Leistungsbeschreibung bzw. einem Leistungsverzeichnis, geht jedoch über rein nationale Definitionen hinaus und ist für den internationalen Einsatz standardisiert. Im Unterschied zum klassischen Leistungsverzeichnis, das oft tätigkeitsorientiert und landesspezifisch geprägt ist, stellt die Specification einen neutralen, ergebnisorientierten Leistungsinhalt dar. Wichtig ist die Abgrenzung zu Service Level Agreements (SLA) und Key Performance Indicators (KPI): Eine Specification beschreibt den Leistungsumfang und die Qualitätskriterien inhaltlich, während SLAs die Messgrößen und Ziele für die Leistungserbringung festlegen (z.B. Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten) und KPIs als konkrete Kennzahlen zur Messung der Performance dienen. Ebenso unterscheidet sich die Specification von internen Prozessbeschreibungen: Letztere dokumentieren, wie ein Dienstleister eine Leistung erbringt (Ablauf, Methode), während die Specification vorgibt, was das Ergebnis oder der Umfang der Leistung sein muss. Zusammengefasst fungiert die Specification als inhaltliche Leistungsbasis, auf der Verträge, SLA und KPIs aufsetzen.

Für eine Specification im internationalen Umfeld gelten hohe Anforderungen an die Verständlichkeit und Eindeutigkeit der Sprache. Die Richtlinie GEFMA 968 empfiehlt, eine klare und möglichst unkomplexe Sprache zu verwenden – häufig wird Englisch als Vertragssprache gewählt –, sodass die Inhalte für alle Beteiligten unabhängig von ihrer Muttersprache verständlich sind. Einheitliche Terminologie ist entscheidend: Jeder Fachbegriff (sei es „Wartung“, „Reinigungsklasse“ oder „Verfügbarkeitsrate“) sollte eindeutig definiert sein, idealerweise in Form eines Glossars innerhalb der Dokumentation. Dies verhindert Fehlinterpretationen, wenn Begriffe in verschiedenen Ländern unterschiedliche Bedeutungen haben könnten. Auch die Struktur der Specification trägt zur internationalen Eindeutigkeit bei: Eine logische Gliederung mit konsistenten Abschnitten und Überschriften erleichtert es Nutzern aus verschiedenen Kulturen, den Dokumentenaufbau nachzuvollziehen. Länderspezifische Abweichungen werden möglichst nicht im Haupttext vermischt, sondern separat behandelt (z.B. in Anhängen oder in Form von variablen Modulen), um die globale Einheitlichkeit des Dokuments zu bewahren. Insgesamt soll eine internationale Specification so formuliert sein, dass sie ohne weiteren Interpretationsaufwand in jedem Land gleich verstanden und angewendet werden kann.

Die Specification nach GEFMA 968 ist ein zentrales Element im Lebenszyklus der FM-Vergabe, insbesondere im Ausschreibungs- und Vertragsprozess. Zunächst steht die Bedarfsermittlung: Der Auftraggeber klärt intern, welche Leistungen an den verschiedenen internationalen Standorten benötigt werden. Auf Basis dieses Bedarfs wird eine Specification erstellt, die genau diese Anforderungen beschreibt. Im Ausschreibungsverfahren dient die Specification dann als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen (Request for Proposal, RFP) – sie bildet den Leistungsteil, den potenzielle Dienstleister anbieten sollen. Nach Durchlaufen des Vergabeprozesses (Angebotseinholung, Bieterfragen, Verhandlung) mündet die Specification in den Vertragsabschluss: Sie wird typischerweise als Anhang oder integraler Bestandteil des Dienstleistungsvertrags übernommen. Dadurch ist von Anfang (Bedarfsdefinition) bis Ende (Vertrag) sichergestellt, dass die Leistungsbeschreibung konsistent bleibt. Die Einbettung bedeutet auch: Änderungen im Bedarf während der Ausschreibung oder Vertragsverhandlung sollten in der Specification nachgezogen werden, da sie die Referenz für alle weiteren Schritte darstellt.

Eine sauber ausgearbeitete Specification ist für die Angebotsphase und die Zuschlagserteilung von großer Bedeutung. Für die Bieter (FM-Dienstleister) bietet sie eine eindeutige Grundlage, um ihr Angebot darauf aufzubauen – alle Anbieter beziehen sich auf dasselbe Leistungsbild. Das erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote erheblich: Der Auftraggeber kann Angebote nebeneinanderlegen und hat die Gewissheit, dass sie inhaltlich dasselbe abdecken. Interpretationsspielräume werden minimiert, weil weniger Unklarheiten bestehen, was angeboten werden soll. In der Bewertung der Angebote kann der Auftraggeber klar prüfen, inwieweit ein Anbieter alle Punkte der Specification abdeckt oder ggf. Abweichungen vorschlägt. Die objektivere Vergleichbarkeit führt zu einem transparenteren Zuschlagsverfahren: Der Zuschlag (die Auswahl des Dienstleisters) erfolgt auf Basis fundierter und einheitlicher Informationen. Insgesamt reduziert eine gute Specification das Risiko von Missverständnissen in der Vergabephase und legt den Grundstein für einen Vertrag mit klar definiertem Leistungsumfang.

Auch nach Vertragsabschluss behält die Specification ihre Bedeutung: Im laufenden Betrieb dient sie als Referenzrahmen für die zu erbringenden Leistungen. Sowohl der Auftraggeber als auch der FM-Dienstleister nutzen die Specification als „Leistungskompass“, um sicherzustellen, dass alle vereinbarten Services in der definierten Qualität erbracht werden. Für das Steuerungsteam (z.B. Facility Manager, Contract Manager) ist die Specification ein Arbeitsdokument, anhand dessen sie prüfen können, ob die Realität dem vereinbarten Leistungs-Soll entspricht. Bei regelmäßigen Abstimmungen oder Review-Meetings zwischen Auftraggeber und Dienstleister kann auf die einzelnen Punkte der Specification Bezug genommen werden, um Erfüllungsgrade oder Probleme zu diskutieren. Zudem bildet die Specification die Basis für das Controlling und Reporting: Leistungsberichte, Qualitätsaudits und KPI-Auswertungen beziehen sich auf die in der Specification festgelegten Leistungen und Standards. Damit fungiert sie als objektiver Maßstab, an dem die Performance des Dienstleisters gemessen wird. Sollte es zu Unstimmigkeiten oder Konflikten kommen, kann die Specification auch herangezogen werden, um zu klären, was genau vereinbart war. Die klare Definition im Vorfeld erleichtert somit die Betriebsphase und das Controlling erheblich.

Ein zentrales Grundprinzip von GEFMA 968 ist die Einheitlichkeit der Leistungsbeschreibungen über Ländergrenzen hinweg. Das bedeutet, dass FM-Leistungen – unabhängig davon, in welchem Land oder an welchem Standort sie erbracht werden – nach den gleichen Definitionen und Kriterien beschrieben werden. Diese Standardisierung schafft vergleichbare Strukturen: Beispielsweise werden Dienstleistungen wie Gebäudereinigung, technische Wartung oder Empfangsdienste überall nach dem gleichen Schema spezifiziert. Dadurch können Unternehmen ein global einheitliches Qualitätsniveau anstreben. Die Harmonisierung von Leistungsinhalten verhindert, dass jedes Land eigene, unterschiedlich detaillierte Leistungsverzeichnisse entwickelt. Stattdessen gibt es einen zentralen „Standardkatalog“ an Leistungen und Leistungsdefinitionen, den alle nutzen. Einheitlichkeit erstreckt sich auch auf Format und Gliederung der Dokumente, sodass ein Nutzer sofort erkennt, dass es sich um eine nach GEFMA 968 erstellte Specification handelt – egal ob er das Dokument für Standort A oder B in Händen hält. Insgesamt fördert dieses Prinzip die globale Skalierbarkeit von FM-Modellen, da eine einmal definierte Leistung überall ausgerollt werden kann.

Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Inhalt und Umfang jeder FM-Leistung klar ersichtlich und verständlich ist. GEFMA 968 fordert eine klare Strukturierung der Specification: Jede Leistung ist sauber abgegrenzt, Verantwortlichkeiten sind definiert, und Schnittstellen zu anderen Leistungen oder Bereichen werden explizit benannt. Dadurch wird Nachvollziehbarkeit gewährleistet – jeder Leser kann Schritt für Schritt nachvollziehen, welche Leistungen im Detail erbracht werden sollen und welche nicht. Unklare Formulierungen oder Lücken in der Beschreibung gilt es zu vermeiden, da sie im internationalen Umfeld schnell zu unterschiedlichen Interpretationen führen könnten. Stattdessen sind präzise Leistungsgrenzen festgelegt (z.B. welche Flächen genau gereinigt werden, welche Anlagen genau zu warten sind). Die Specification soll zudem so aufgebaut sein, dass man einzelne Inhalte leicht wiederfinden und referenzieren kann, was durch konsistente Überschriften und Nummerierungen unterstützt wird. Insgesamt ermöglichen Transparenz und Nachvollziehbarkeit eine gemeinsame Erwartungshaltung: Sowohl Auftraggeber als auch Dienstleister können sich anhand der Specification ein eindeutiges Bild der Leistung verschaffen.

Internationale FM-Specifications müssen skalierbar und anpassungsfähig sein, um den vielfältigen Anforderungen unterschiedlicher Standorte gerecht zu werden. Skalierbarkeit bedeutet hier, dass dieselbe Grund-Struktur der Specification für Objekte verschiedener Größe oder Komplexität anwendbar ist – sei es ein kleines Bürogebäude oder ein großer Industriecampus. Die Leistungsbeschreibungen sind so formuliert, dass sie bei steigendem oder sinkendem Umfang (z.B. mehr oder weniger Fläche, Nutzer, technische Anlagen) in ihrer Logik bestehen bleiben und lediglich die quantitativen Parameter angepasst werden. Anpassungsfähigkeit bezieht sich darauf, dass auch unterschiedliche Nutzungsarten (z.B. Büro, Produktion, Labor) und unterschiedliche Reifegrade der FM-Organisation berücksichtigt werden können. Manche Länder oder Standorte haben vielleicht bereits sehr ausgereifte FM-Prozesse, andere stehen am Anfang – die Specification muss flexibel genug sein, um in beiden Szenarien zu funktionieren. GEFMA 968 unterstützt dies, indem es Modulkonzepte und optionale Bausteine vorsieht (siehe Abschnitt 5.2), sodass die Kern-Specification je nach Bedarf ergänzt oder reduziert werden kann. Wichtig ist, dass solche Anpassungen die Grundstruktur und Terminologie nicht verändern, damit die internationale Vergleichbarkeit gewahrt bleibt. Damit ist die Specification ein „lebendes“ Instrument, das mit den Anforderungen skaliert und in verschiedenen Kontexten einsetzbar ist.

Diese Grundstruktur stellt sicher, dass von der Einleitung bis zur Dokumentation alle wesentlichen Punkte abgedeckt sind. In der Einleitung und Scope wird der Rahmen abgesteckt: Hier beschreibt man, für welche Standorte oder Objekte die Specification gilt und welche Ziele mit der Leistungsbeschreibung verfolgt werden. Die Leistungsdefinition bildet das Herzstück – sie legt fest, welche Services im Detail erbracht werden (z.B. „Gebäudereinigung: Unterhaltsreinigung aller Büroräume inkl. Bodenpflege und Abfallentsorgung“). Im Abschnitt Qualitätsanforderungen werden die Erwartungen an die Ausführung beschrieben, etwa durch Angabe von Standards (z.B. Reinigung nach Hygiene-Richtlinie XY, maximaler Staubgrad) oder Frequenzen und Reaktionszeiten. Schnittstellen klären, wo die Verantwortlichkeit des FM-Dienstleisters endet und z.B. die Verantwortung des Kunden oder eines anderen Dienstleisters beginnt – beispielsweise ob Verbrauchsmaterial vom Kunden gestellt wird oder der Dienstleister mit anderen Gewerken kooperieren muss. Der Teil Dokumentation & Reporting schließlich stellt sicher, dass es Transparenz in der Leistungserbringung gibt: Hier wird festgelegt, welche Berichte der Dienstleister liefern muss (z.B. monatliche Leistungsberichte, Störungsprotokolle) und in welcher Form Nachweise (etwa Checklisten, Prüfberichte) zu erbringen sind.

Ein weiteres strukturelles Merkmal gemäß GEFMA 968 ist der modulare Aufbau der Specification. Das bedeutet, dass die Leistungsbeschreibung in Kernleistungen und optionale Zusatzleistungen unterteilt werden kann. Kernleistungen sind jene Services, die im Grundumfang immer enthalten sind – beispielsweise Basisleistungen wie Reinigung, Wartung der Haustechnik oder Sicherheitsdienst. Optionale Zusatzleistungen könnten solche sein, die je nach Standort variieren oder bei Bedarf hinzugebucht werden, wie etwa Catering, Grünflächenpflege oder Umzugsmanagement. Durch diese Modularität kann ein internationaler Auftraggeber eine Standard-Specification entwickeln, die zunächst alle potenziellen Leistungen umfasst, und dann je nach Land oder Standort entscheiden, welche Module davon zur Anwendung kommen. Für internationale Roll-outs ist das sehr hilfreich: Man hat eine globale „Master Specification“ und wählt für jedes Land die passenden Module aus bzw. lässt nicht relevante Teile weg. Zudem ermöglicht der modulare Ansatz, neue Leistungen später hinzuzufügen, ohne das gesamte Dokument ändern zu müssen – man ergänzt einfach ein weiteres Modul mit derselben Struktur. Wichtig ist, dass in jedem Modul die gleichen Prinzipien und Definitionen gelten, sodass auch beim Hinzufügen oder Weglassen von Modulen die Konsistenz und Einheitlichkeit gewahrt bleiben. Insgesamt erhöht der modulare Aufbau die Flexibilität der Specification erheblich, ohne die Standardisierung zu gefährden.

Bei der inhaltlichen Beschreibung der FM-Leistungen unterscheidet GEFMA 968 zwischen ergebnisorientierter und prozessorientierter Darstellung – vereinfacht gesagt zwischen Output und Input. Eine ergebnisorientierte Leistungsdarstellung fokussiert auf das gewünschte Resultat der Serviceerbringung. Zum Beispiel würde bei der Reinigung das erwartete Ergebnis definiert (etwa ein bestimmter Sauberkeitsgrad oder Zustand der Räumlichkeiten), ohne im Detail vorzuschreiben, wie dieses Ergebnis zu erreichen ist. Dies erlaubt dem Dienstleister, eigene Methoden und Frequenzen zu wählen, solange das Resultat stimmt. Demgegenüber beschreibt die prozessorientierte Darstellung genau, welche Tätigkeiten, Methoden und Intervalle auszuführen sind (z.B. „jeden Werktag Mülleimer leeren, wöchentlich feucht wischen, monatlich Grundreinigung der Böden“). GEFMA 968 empfiehlt, wo immer möglich ergebnisorientiert vorzugehen, um den Dienstleistern Freiräume für effizientere Lösungen zu geben und Innovationen zu fördern. Gleichzeitig muss die Specification aber so präzise sein, dass keine wesentlich unterschiedlichen Interpretationen entstehen – daher werden auch bei ergebnisorientierter Beschreibung Rahmenbedingungen genannt (z.B. was als akzeptables Ergebnis gilt und wie es gemessen wird). Rein national geprägte Detailvorgaben – etwa Vorschriften, die nur in einem bestimmten Land gelten, oder extreme Detailtiefe, die für andere Länder irrelevant ist – sollten vermieden werden. Stattdessen bleibt die Beschreibung auf einem Niveau, das international gültig und verständlich ist. Nationale Besonderheiten können separat adressiert werden (siehe Abschnitt 7), ohne die Kernbeschreibung zu überfrachten. Insgesamt soll die Leistungsdefinition klar, vollständig und international anwendbar sein, gleich ob sie mehr ergebnis- oder prozessorientiert formuliert wird.

Ein wesentlicher Teil der Specification ist die Festlegung von Qualitätsstandards und Ausführungsrichtlinien. Hier definiert der Auftraggeber die Mindestanforderungen, die jede Leistung erfüllen muss, unabhängig vom Ort der Leistungserbringung. Das können anerkannte Standards oder Normen sein – zum Beispiel im Reinigungsbereich eine bestimmte Qualitätsstufe nach einem Bewertungssystem, im technischen Facility Management die Einhaltung von Wartungsnormen (z.B. gemäß DIN oder ISO) oder allgemein die Orientierung an Best Practices. GEFMA 968 betont, dass solche Qualitätsvorgaben messbar und überprüfbar sein sollen. Gleichzeitig stellt sich die Frage nach lokalen gesetzlichen Vorgaben: In verschiedenen Ländern existieren unterschiedliche Gesetze und Vorschriften, die Einfluss auf die Servicequalität und -durchführung haben (z.B. Arbeitsschutzbestimmungen, Umweltauflagen, baurechtliche Prüfintervalle für Anlagen etc.). Die Specification muss so gestaltet sein, dass sie diese lokalen Pflichten berücksichtigt, ohne das Prinzip der globalen Einheitlichkeit aufzugeben. Praktisch kann dies bedeuten, dass im Dokument globale Mindeststandards definiert werden (die überall gelten), aber ergänzt wird, dass selbstverständlich alle lokalen gesetzlichen Mindeststandards oder behördlichen Auflagen einzuhalten sind. Für den Dienstleister heißt das: Er muss mindestens die global geforderte Qualität liefern und dabei in jedem Land alle dort geltenden Vorschriften erfüllen. Sollte ein Land höhere Anforderungen vorschreiben (z.B. strengere Hygienevorschriften), muss der Dienstleister diese erfüllen – die Specification kann in solchen Fällen einen Hinweis enthalten, dass landesspezifische höhere Anforderungen Vorrang haben, solange sie im Sinne der Leistungserfüllung liegen. So gelingt der Spagat zwischen globaler Konsistenz und lokaler Compliance.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Leistungsdefinition sind die Mengengerüste und Bezugsgrößen, anhand derer der Leistungsumfang quantifiziert wird. Damit internationale Angebote vergleichbar sind und ein Dienstleister den Aufwand realistisch einschätzen kann, enthält die Specification in der Regel genaue Angaben zu den relevanten Mengen: Beispielsweise die Flächenangaben (Quadratmeter nach Nutzungsart für Reinigungs- oder Wartungsleistungen), Anzahl der Gebäude oder Räumlichkeiten, Zahl der Nutzer oder Mitarbeiter vor Ort (wichtig etwa für Catering oder Empfangsdienste), Menge technischer Anlagen (für Instandhaltung) und ähnliche Parameter. Diese Bezugsgrößen dienen als Basis für Kalkulationen – ein Dienstleister wird sein Preisangebot an den angegebenen Mengen ausrichten. GEFMA 968 legt Wert darauf, dass solche Zahlenwerke sauber und einheitlich aufbereitet sind. Oft werden dafür Anlagen oder Übersichten erstellt, die Bestandteil der Specification sind (z.B. eine Liste aller zu reinigenden Flächen je Standort, oder ein Anlagenverzeichnis für die technische Betreuung). Neben reinen Mengen können auch Leistungseinheiten definiert werden, etwa „pro 100 m² Bürofläche ist 1 Reinigungskraftstunde pro Woche vorgesehen“ – dies hilft beim Vergleich der Effizienz verschiedener Angebote. Wichtig ist, dass alle Bieter dasselbe Mengengerüst zugrunde legen. Dadurch wird einerseits Chancengleichheit geschaffen, andererseits bildet es die Grundlage für spätere Leistungsvergleiche und Reportings (z.B. Kosten pro m², Störungen pro Anlage etc.). Zusammengefasst: Die Specification stellt transparent dar, wie viel von was zu leisten ist, um Klarheit über den Umfang zu schaffen.

In einem internationalen FM-Vertrag müssen rechtliche und normative Unterschiede der Länder berücksichtigt werden, ohne dass die globale Einheitlichkeit verloren geht. Jedes Land hat eigene Gesetze, Verordnungen und Standards, die Auswirkungen auf die Erbringung von FM-Leistungen haben können – etwa Arbeitszeitgesetze, Vorschriften zur technischen Sicherheit, Gebäudestandards oder tarifliche Regelungen im Personalbereich. GEFMA 968 empfiehlt einen Umgang, der diese lokalen Anforderungen einbindet, aber strukturell ausgliedert: So kann die Specification z.B. vorschreiben, dass alle Leistungen „unter Einhaltung der jeweils lokalen gesetzlichen Vorgaben“ zu erbringen sind. Konkrete nationale Pflicht-Themen (wie z.B. vorgeschriebene Wartungsintervalle für Aufzüge, Brandschutzbegehungen, Trinkwasserhygieneprüfungen nach nationalem Recht etc.) können in länderbezogenen Anhängen oder in separaten Abschnitten aufgeführt werden. Dadurch bleibt der Hauptteil der Specification für alle Länder gleich, während die Anhänge die nötigen Abweichungen festhalten. Wichtig ist auch, die Normen und Maßeinheiten abzustimmen – beispielsweise sollte klargestellt sein, ob technische Standards nach DIN, ISO oder anderen Normen verlangt werden und wie diese ggf. in anderen Ländern äquivalent umzusetzen sind. Insgesamt strebt GEFMA 968 an, dass ein globaler Mindeststandard definiert wird, der überall gilt, und dass nationale Unterschiede durch Ergänzungen behandelt werden. So wird vermieden, dass jedes Land seine eigene Version der Specification schreibt; stattdessen gibt es ein Master-Dokument und gesteuerte Anpassungen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass trotz unterschiedlicher rechtlicher Rahmen die Leistungen inhaltlich vergleichbar bleiben.

Neben harten Fakten wie Gesetzen spielen bei internationalen FM-Leistungen auch kulturelle und organisatorische Besonderheiten eine Rolle. Erwartungen an Servicequalität können kulturell unterschiedlich geprägt sein: Zum Beispiel könnten in einigen Ländern proaktive, persönlich zugewandte Serviceleistungen besonders geschätzt werden, während in anderen die Einhaltung formaler Prozesse und Dokumentationen im Vordergrund steht. GEFMA 968 sensibilisiert dafür, dass solche Unterschiede bei der Umsetzung berücksichtigt werden müssen. In der Specification selbst wird eine globale Erwartungshaltung formuliert – etwa ein bestimmtes Qualitätsniveau oder Reaktionsverhalten – doch bei der operativen Umsetzung sollte der Dienstleister genügend Interkulturalität mitbringen, um die Leistung an den Nutzer vor Ort anzupassen, ohne vom vereinbarten Standard abzuweichen. Auch die Kommunikations- und Berichtskultur variiert: Manche Organisationen erwarten detaillierte tägliche Reports und häufige Meetings, andere bevorzugen eine schlankere Kommunikation. Die Specification kann hier Leitplanken setzen, z.B. vorschreiben, dass monatliche Leistungsmeetings und Quartalsberichte global verpflichtend sind, während die Detailtiefe der täglichen Kommunikation lokal abgestimmt werden kann. Organisatorisch ist zudem relevant, wie die Ansprechstrukturen sind – in einigen Ländern gibt es vielleicht lokale Facility Manager, in anderen wird alles zentral gesteuert. Die Specification sollte daher klar regeln, mit welchen Ansprechpartnern (Rollen) die Dienstleister interagieren und welche Eskalationswege gelten. Insgesamt zielt GEFMA 968 darauf ab, eine gemeinsame Servicekultur zu fördern, die kulturelle Unterschiede respektiert, aber durch klare Vorgaben (z.B. definierte Service Level, gemeinsame Werte wie Zuverlässigkeit und Transparenz) eine einheitliche Linie im internationalen FM-Betrieb sicherstellt.

Die Sprache einer internationalen Specification ist ein Schlüsselfaktor für ihren Erfolg. Üblicherweise wird in globalen Verträgen eine Vertragssprache – meist Englisch – festgelegt, in der die Specification verfasst ist, da dies die gängigste Geschäfts- und Techniksprache im internationalen Umfeld ist. GEFMA 968 empfiehlt, die Vertragssprache eindeutig festzulegen und auch die Arbeitssprache im Betrieb zu berücksichtigen. So kann es sein, dass der Vertrag in Englisch ist, der tägliche Betrieb vor Ort aber in der jeweiligen Landessprache kommuniziert. In solchen Fällen sollte die Specification möglicherweise zweisprachig angelegt sein oder zumindest ein Glossar enthalten, das die wichtigsten Fachbegriffe übersetzt und erläutert. Ein Glossar oder eine Definitionstabelle am Ende der Specification (oder als separates Dokument) ist generell ratsam: Dort werden alle zentralen Begriffe in der Vertragssprache definiert und ggf. in lokale Sprachen übertragen. Dies verhindert Missverständnisse – z.B. wenn der Begriff „Instandhaltung“ in einem Land anders interpretiert würde, stellt die Definition klar, was gemeint ist. Wichtig ist zudem, dass bei Übersetzungen immer die Master-Version (oft Englisch oder Deutsch, je nach Unternehmenssprache) als rechtlich bindend definiert wird. So können lokale Teams in ihrer Sprache arbeiten, wissen aber, dass im Zweifel die zentrale Version gilt. Die sprachliche Gestaltung umfasst auch die Vermeidung von Idiomen oder kulturellen Anspielungen, die nicht überall verstanden werden. Stattdessen wird sachlich-präzises, für Nicht-Muttersprachler geeignetes Vokabular genutzt. Insgesamt sorgt eine wohlüberlegte sprachliche Gestaltung dafür, dass die Specification weltweit verstanden wird und juristisch wie fachlich keine Uneindeutigkeiten durch Übersetzung entstehen.

Die Specification (Leistungsbeschreibung) und Service Level Agreements (SLA) sind zwei getrennte, aber miteinander verknüpfte Instrumente im FM-Vertragswerk. GEFMA 968 legt Wert auf eine klare Abgrenzung zwischen ihnen. Die Specification legt fest, was geleistet wird – also den inhaltlichen Umfang der Services, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die qualitativen Anforderungen. Das SLA hingegen definiert wie die Leistung gemessen und beurteilt wird – es enthält also spezifische Leistungsindikatoren und Zielwerte (beispielsweise „95% der Reinigungsinspektionen erfüllen Qualitätsstufe A“ oder „Reparatur von kritischen Störungen innerhalb von 4 Stunden in 90% der Fälle“). Während die Specification eher beschreibenden Charakter hat, ist das SLA ein Mess- und Steuerungsinstrument. Durch die Trennung kann die Vertragsgestaltung sauber erfolgen: Änderungen im Leistungsumfang (Specification) sind getrennt von Änderungen der Leistungskennzahlen (SLA) handhabbar. GEFMA 968 betont, dass die Specification die Grundlage für das SLA bildet – erst wenn klar beschrieben ist, was geleistet wird, können sinnvolle Kennzahlen festgelegt werden, wie gut es geleistet werden soll. Diese Abgrenzung vermeidet Überschneidungen und potenzielle Widersprüche im Vertrag: Die Specification steht im Vertrag typischerweise als Anhang oder Leistungsbeschreibungsteil, während das SLA (mit den KPI) oft als eigener Abschnitt oder Anhang geführt wird. Beide zusammen ergeben ein vollständiges Bild der vertraglichen Leistungspflichten und Qualitätsziele, bleiben aber inhaltlich getrennt definiert.

Die in der Specification beschriebenen Leistungen finden ihren Niederschlag unmittelbar in der Performance-Messung des Dienstleisters. Aus jedem wesentlichen Punkt der Specification lassen sich entsprechende Key Performance Indicators (KPI) ableiten. Beispielsweise: Wenn in der Specification festgelegt ist, dass eine Störungsannahme rund um die Uhr besetzt sein muss, könnte ein KPI die Reaktionszeit oder Verfügbarkeitsquote dieser Hotline messen. Oder wenn bestimmte Reinigungsstandards vorgeschrieben sind, könnten KPIs die Ergebnisse von Qualitätsaudits oder Nutzerzufriedenheitsbefragungen dazu erfassen. GEFMA 968 stellt sicher, dass die Messbarkeit der definierten Leistungen gegeben ist – bereits beim Formulieren der Specification wird darauf geachtet, dass Anforderungen so konkret sind, dass man sie später objektiv prüfen kann. Die Verbindung zwischen Specification und Performance-Messung zeigt sich auch im Reporting: Die regelmäßigen Leistungsberichte des Dienstleisters sollten genau an den in der Specification definierten Leistungen ausgerichtet sein. So kann z.B. ein monatlicher Bericht die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile aufzeigen (etwa: „Anzahl durchgeführter Wartungen vs. geplant laut Specification; erreichte Qualitätsstufe bei Reinigung vs. Sollwert“ etc.). Die KPI wiederum sind oft vertraglich mit Bonus-Malus-Regelungen verknüpft – auch hier bildet die Specification die inhaltliche Referenz, auf die sich solche Mechanismen stützen. Insgesamt gewährleistet GEFMA 968 durch diese Verknüpfung, dass es keinen Bruch zwischen vereinbarter Leistung und gemessener Leistung gibt: Was im Vertrag versprochen wurde (Specification), wird mittels KPI und SLA überwacht, und dadurch entsteht ein durchgängiges Steuerungssystem.

In der Praxis bewährt sich GEFMA 968 vor allem bei der Durchführung globaler FM-Ausschreibungen, bei denen ein Unternehmen Dienstleistungen für mehrere Länder oder Standorte gleichzeitig vergibt. Der empfohlene Vorgehensansatz beginnt meist mit der Erstellung einer zentralen Standard-Specification. Diese wird vom Auftraggeber (oft ein zentrales internationales FM-Team) entwickelt und enthält sämtliche Leistungen und Standards, die global gelten sollen. Anschließend erfolgt eine lokale Adaptionsphase: Für jede Region oder jedes Land werden die globalen Vorgaben geprüft und bei Bedarf angepasst. Diese Anpassungen beschränken sich idealerweise auf das Hinzufügen länderspezifischer Details (z.B. andere Mengengerüste, rechtliche Auflagen wie in Abschnitt 7 beschrieben), ohne die Grundlogik der Specification zu verändern. In einer globalen Ausschreibung werden dann die Unterlagen so zusammengestellt, dass die Bieter sowohl die einheitliche Master-Specification erhalten, als auch die jeweiligen lokalen Ergänzungen dazu. Das erlaubt es internationalen FM-Dienstleistern, einerseits ein konsistentes Gesamtangebot abzugeben und andererseits die Besonderheiten pro Land zu berücksichtigen. Während des Ausschreibungsprozesses sorgt die einheitliche Grundlage dafür, dass Bieterfragen zentral beantwortet und – wenn relevant – in allen lokalen Kontexten berücksichtigt werden können. Nach der Angebotsphase können Vergleich und Vergabe zentral gesteuert erfolgen, da alle Angebote auf denselben Kerninhalten basieren. Insgesamt ermöglicht der Einsatz von GEFMA 968 in globalen Ausschreibungen ein strukturiertes Vorgehen von der Erstellung einer universellen Leistungsbeschreibung bis hin zur operationalisierten lokalen Version, was Zeit spart und die inhaltliche Konsistenz wahrt.

Wenn ein FM-Dienstleister den Zuschlag für mehrere Länder erhält, resultiert daraus oft ein Multi-Country-Vertrag oder sogar ein globaler Rahmenvertrag. In solchen Verträgen ist die Specification ein essenzieller Bestandteil: Sie wird typischerweise als Vertragsanlage aufgenommen und definiert für alle einbezogenen Standorte verbindlich den Leistungsumfang. Der Vorteil der GEFMA-968-Methodik in diesem Zusammenhang ist, dass die Specification gleichzeitig global und lokal wirkt. Global, weil sie überall gleich aufgebaut ist und denselben Standard vorgibt; lokal, weil für jedes Land die spezifischen Module oder Anhänge enthalten sind, die auf Besonderheiten eingehen. In der Vertragsdokumentation kann das z.B. so aussehen, dass es einen Hauptvertrag gibt mit allgemeinen Bedingungen (ggf. nach GEFMA 969 „Generals“) und einer Finanzstruktur (nach GEFMA 970 „Financial Schedule“), und für den Leistungsteil verweist der Vertrag auf die GEFMA-968-Specification. Diese kann entweder als ein konsolidiertes Dokument für alle Länder oder in separaten Länderkapiteln vorliegen. Wichtig ist, dass im Vertrag klar geregelt wird, dass die Specification für die Laufzeit des Vertrages verbindlich ist und Änderungen daran nur nach definierten Änderungsverfahren (Change-Management) möglich sind. Die Verwendung einer standardisierten Specification erleichtert die Vertragssteuerung erheblich: Sowohl der Auftraggeber kann über alle Länder hinweg einheitlich Leistung einfordern und vergleichen, als auch der Dienstleister kann seine internen Prozesse auf einheitliche Anforderungen ausrichten. Bei Vertrags-Reviews oder Audits kann man überall auf das gleiche Dokument Bezug nehmen. Somit fördert GEFMA 968 eine reibungslosere Implementierung von Multi-Country-Verträgen im FM.

Eine Specification ist kein statisches Dokument für die Ewigkeit, sondern sollte im Laufe der Zeit weiterentwickelt und gepflegt werden. In der Praxis werden während der Vertragsdurchführung oder nach einer ersten Ausschreibungsrunde zahlreiche Erfahrungen gesammelt: Vielleicht zeigen sich bestimmte Leistungsbeschreibungen als zu unpräzise, eventuell fehlen Regelungen, oder manche Standards erweisen sich als über- oder unterambitioniert. GEFMA 968 empfiehlt daher ein systematisches Feedback- und Änderungsmanagement für Specifications. Konkret bedeutet das: Alle Beteiligten – insbesondere die operativen FM-Manager und die Dienstleister vor Ort – sollten Rückmeldungen geben können, wo Verbesserungsbedarf besteht. Diese Lessons Learned fließen dann in Updates der Specification ein. Änderungen müssen kontrolliert ablaufen, in Form einer neuen Version der Specification, die wiederum klar gekennzeichnet und datiert wird (Versionsmanagement). Dabei sollte dokumentiert werden, was geändert wurde (Änderungshistorie), um Transparenz über die Entwicklung zu wahren. Zudem ist eine Abstimmung mit allen betroffenen Parteien nötig, bevor eine geänderte Specification in Kraft tritt, vor allem wenn sie Vertragsbestandteil ist. Change-Management-Prozesse stellen sicher, dass Änderungen genehmigt und kommuniziert werden. Diese kontinuierliche Pflege hat den Vorteil, dass die Specification stets aktuell und praxisgerecht bleibt. Neue Anforderungen – zum Beispiel durch veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, neue Technologietrends im FM (etwa Smart Buildings) oder veränderte Service-Level-Bedürfnisse – können so eingearbeitet werden. So bleibt GEFMA 968 nicht nur ein einmaliges Ausschreibungsdokument, sondern ein lebendiges Instrument der FM-Governance, das sich mit dem Unternehmen und der Branche weiterentwickelt.

Für Auftraggeber – also die Unternehmen, die FM-Leistungen ausschreiben und einkaufen – bietet die Anwendung von GEFMA 968 erhebliche Vorteile. Erstens erhöht eine standardisierte Specification die Vergleichbarkeit von Angeboten und Leistungen. Da alle Dienstleister auf Basis derselben Vorgaben anbieten, kann der Auftraggeber sicher sein, dass Unterschiede in den Angeboten tatsächlich auf Preis, Leistungskapazität oder Qualität der Anbieter beruhen und nicht auf Missverständnissen in der Leistungsbeschreibung. Zweitens verbessert eine klare Specification die Steuerbarkeit des erbrachten FM: Der Auftraggeber hat von Anfang an präzise festgelegt, was erwartet wird, und kann im Betrieb gezielt überwachen, ob diese Erwartungen erfüllt werden. Dadurch sinkt das Risiko von Leistungsabweichungen oder „blinden Flecken“ – alles Wesentliche ist schriftlich fixiert. Drittens werden Vertragsrisiken reduziert: Je eindeutiger der Leistungsumfang definiert ist, desto geringer ist die Gefahr von Nachträgen oder Streitigkeiten später im Vertrag. Oft entstehen Konflikte in FM-Verträgen daraus, dass unklar war, ob eine bestimmte Leistung inkludiert ist oder extra berechnet werden muss – eine gute Specification minimiert solche Unklarheiten. Zudem ermöglicht sie eine realistischere Preisermittlung und verhindert, dass Dienstleister Risikoaufschläge für Ungewisses einpreisen. Letztlich trägt GEFMA 968 so zu einer höheren Qualität und Effizienz der FM-Services bei, weil klare Vorgaben gemacht werden, auf deren Basis die Dienstleister optimal arbeiten können. Der Auftraggeber profitiert von konsistentem Service über alle Standorte hinweg und kann sein Facility Management strategisch besser ausrichten.

Auch für die FM-Dienstleister bringt die Verwendung einer sauberen Specification nach GEFMA 968 Vorteile. Zunächst erhalten sie eine klare Erwartungshaltung vom Kunden: Alle Leistungen, Grenzflächen und Qualitätskriterien sind transparent beschrieben. Dies erleichtert dem Dienstleister die Angebotskalkulation, da er genau weiß, wofür er Angebote abgibt, und reduziert das Risiko von Fehlkalkulationen. Im laufenden Betrieb dient die Specification dem Dienstleister als Leitfaden, an dem er seine Serviceerbringung ausrichten kann – das schafft Sicherheit, welche Leistungen Pflicht sind und wo eventuell Spielraum für eigene Gestaltung besteht. Ein weiterer Mehrwert ist die Fairness im Wettbewerb: Wenn alle Bieter dieselbe Specification erhalten, können sich seriöse Dienstleister durch Qualität und Preis profilieren, ohne befürchten zu müssen, dass ein Wettbewerber durch eine andere Interpretation der Leistung womöglich günstiger anbieten konnte. Die Transparenz schützt also auch den Dienstleister davor, in eine unklare Vertragsbeziehung zu geraten. Zudem fördert eine gut definierte Specification ein partnerschaftliches Verhältnis: Beide Seiten wissen, was Sache ist, und können auf Augenhöhe über die Leistung sprechen, anstatt erst mühsam klären zu müssen, wer was machen sollte. Im Falle von Leistungsänderungen oder Erweiterungen hat der Dienstleister mit GEFMA 968 ebenfalls eine Grundlage, um das Gespräch mit dem Auftraggeber zu führen – Änderungen werden sauber im Dokument erfasst und bewertet. Insgesamt ermöglicht GEFMA 968 den Dienstleistern, effizienter zu arbeiten, da weniger Missverständnisse auftreten, und sich stärker auf die tatsächliche Serviceerbringung und kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren, anstatt auf Vertragsinterpretationen.

GEFMA 968 etabliert sich als zentrales Instrument für ein professionelles internationales Facility Management. Durch die Einführung standardisierter Specifications können Unternehmen sicherstellen, dass ihre FM-Leistungen weltweit nach einheitlichen Maßstäben definiert und gesteuert werden. Die Richtlinie schafft eine gemeinsame Sprache und Erwartungshaltung zwischen global agierenden Auftraggebern und Dienstleistern. Indem die Specification als eigenständiger Baustein zwischen strategischer Vertragsgestaltung und operativer Leistungsausführung verankert wird, schließt sie eine Lücke: Sie übersetzt strategische Anforderungen in konkrete Servicebeschreibungen, die weltweit verständlich sind. Dies erhöht nicht nur die Effizienz in Ausschreibungs- und Betriebsprozessen, sondern auch die Qualität der FM-Services insgesamt.

Der Ausblick zeigt, dass einheitliche Specifications an Bedeutung gewinnen, je mehr Unternehmen integrierte und grenzüberschreitende FM-Modelle einsetzen. Die Erfahrungen aus der Praxis werden voraussichtlich zur Weiterentwicklung der GEFMA-968-Ansätze beitragen. So könnten zukünftig noch mehr Integration in umfassende IFM- und Governance-Rahmenwerke stattfinden – beispielsweise durch Verknüpfung mit internationalen Standards (ISO-Normen im FM) oder durch Einbindung der GEFMA-White-Paper-Reihe (inkl. GEFMA 969 und 970) in eine ganzheitliche Methodik für globale FM-Verträge. Ein weiterer Trend ist die Digitalisierung: Möglicherweise werden Specifications in Zukunft in Datenbanken oder CAFM-Systemen hinterlegt, um die Umsetzung und das Monitoring digital zu unterstützen. Doch egal wie sich die Werkzeuge entwickeln – der Grundgedanke von GEFMA 968, nämlich Klarheit, Einheitlichkeit und Professionalität in der Leistungsbeschreibung, wird auch weiterhin ein Schlüssel zum Erfolg im internationalen Facility Management sein. Die Richtlinie trägt somit zur kontinuierlichen Professionalisierung und Harmonisierung der Branche bei und unterstützt Unternehmen dabei, ihre FM-Strategien weltweit konsistent und erfolgreich umzusetzen.