GEFMA 962: Ausschreibung komplexer FM-Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung (ipv®)

Das Konzept der integralen Prozessverantwortung (ipv®) beschreibt eine ergebnisorientierte Leistungsbeziehung, bei der der Dienstleister nicht nur Tätigkeiten ausführt, sondern die mangelfreie Funktion der betreuten Anlagen schuldet. Beispiel: Während in typischen Wartungsverträgen die Leistung mit einem Wartungs‑ oder Mängelbericht endet, gilt die Wartung bei einer Systemdienstleistung erst als abgeschlossen, wenn die Anlage wieder mangelfrei funktionstüchtig ist und alle Aufwendungen im Festpreis enthalten sind.

• Rechtliche Verantwortung: Der Dienstleister übernimmt die übertragbaren Betreiberpflichten für die zu verantwortenden technischen Anlagen oder Reinigungsflächen. Damit geht er Verpflichtungen zur Einhaltung gesetzlicher Prüf‑ und Sicherheitsanforderungen ein.

• Technische Verantwortung: Der Dienstleister steuert eigenständig Zyklen für Wartung, Inspektion und Reinigung. Er berücksichtigt dabei geltende Normen und Herstellerangaben; die festgelegten Zyklen fließen in die Gefährdungsbeurteilung ein und bestimmen die Leistungen.

• Wirtschaftliche Verantwortung: Der Mix aus Inspektions‑, Wartungs‑ und Reinigungszyklen liegt in der Verantwortung des Dienstleisters und muss kalkulatorisch berücksichtigt werden. Anpassungen sind wirtschaftlich darzustellen und münden häufig in Festpreisvereinbarungen.

Die GEFMA 962 verankert die Qualitätsanforderungen über FM‑Excellence‑Zertifizierungen und andere Qualifikationsnachweise. Dadurch können Auftraggeber bei internationalen Ausschreibungen die Befähigung der Bieter überprüfen und ihrer Betreiberverantwortung nachkommen. FM‑Excellence‑Zertifizierungen (z. B. nach GEFMA 710, 720 oder 730) dienen als objektive Vergleichsgrundlage.

Die Tabelle basiert auf der Abgrenzung in der Facility‑Management‑Fachliteratur, wo die Systemdienstleistung durch ihre hohe Verantwortungsübertragung hervorgehoben wird.

Die GEFMA 962 empfiehlt eine strukturierte Prozessorganisation für das Ausschreibungsteam. Entscheidungsprozesse und Dokumentationen sollen nachvollziehbar gestaltet werden, um später Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die Rollenverteilung umfasst u. a. Auftraggeber, Vergabeteam, Fachplaner und juristische Experten.

Durch die Übernahme bewährter Verfahrensweisen des öffentlichen Vergaberechts wird eine revisionssichere Einkaufsorganisation geschaffen. Dies betrifft insbesondere die Dokumentation der Auswahlkriterien, die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Die Vergabeprozesse werden in aufeinander folgende Phasen gegliedert. Neben dem Preis werden auch konzeptionelle Inhalte und Ressourcenpläne bewertet.

Diese Phasenorientierung stellt sicher, dass sowohl die Auswahl der Bieter als auch die spätere Leistungserbringung transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Bei Systemdienstleistungen genügt es nicht, Tätigkeiten und Mengen aufzulisten; die Leistungsbeschreibung muss grundsätzliche Ziele der Zusammenarbeit und messbare Ergebnisse je Aufgabe festlegen. Der Dienstleister erhält einen erweiterten Handlungsspielraum, bleibt aber an nachweisbare Ergebniszustände gebunden. Beispielsweise endet die Wartungsleistung nicht mit einem Bericht, sondern erst, wenn die Anlage mangelfrei funktionsfähig ist und alle Aufwendungen im Leistungsumfang enthalten sind.

Die prozessuale Leistungsbeschreibung beginnt mit der Definition der Aufgaben und Leistungsbereiche, wie sie im Standard‑LV 3.0 abgebildet sind. Das Standard‑LV strukturiert das Leistungsspektrum für technische, infrastrukturelle und kaufmännische Leistungen. Bei der Systemdienstleistung müssen jedoch zusätzlich Schnittstellen und Rahmenbedingungen geregelt werden, um eine weitgehende technische, rechtliche und wirtschaftliche Pflichtenübertragung zu ermöglichen. Das LV bildet somit die Basis, die um zusätzliche Vereinbarungen ergänzt wird.

Die B.I.L.D.‑Methode (Betreuen, Inganghalten, Liefern, Dokumentieren) dient als methodischer Kern der prozessualen Leistungsbeschreibung. Sie hilft, ergebnisorientierte Leistungen strukturiert zu beschreiben.

• Vertragsebene: Ausschreibungstext bzw. späterer Vertrag, der alle Rahmenbedingungen, Bonus/Malus‑Regelungen, Haftung und Anpassung der Vergütung enthält.

• Operative Ebene: Funktionale B.I.L.D.‑Leistungsbeschreibung und dazugehörige Anhänge (Kataster, Verzeichnisse, Prioritätenpläne).

• Preisblätter und Formblätter: Tabellen zur Preisabfrage und diverse Formulare für die Ausschreibung.

Der B.I.L.D.‑Master fasst alle zu beantwortenden Einzelfragen als Checkliste zusammen und sichert eine gleichbleibend hohe Qualität der Datenaufnahme. Dabei müssen Qualitäten als messbare Ergebnisse an der Schnittstelle beschrieben werden; die detaillierten Arbeitsverfahren und Zyklen werden nicht vorgegeben, sondern dem Dienstleister überlassen.

Der Leitfaden stellt einen B.I.L.D.‑Master als editierfähige Vorlage zur Verfügung. Dieser gibt vor, welche zusätzlichen Vereinbarungen über das Standard‑LV hinaus getroffen werden müssen, um die gewünschte Verantwortungstiefe zu übertragen. Im novellierten Master sind Erfahrungen aus Ausschreibungen seit 2005 eingeflossen; der Leitfaden enthält außerdem Muster‑B.I.L.D.‑Beschreibungen, die die Standard‑LV‑Kapitel zuordnen und weitere Klärungsfragen aufzeigen.

Die Qualitätskriterien werden als konkret messbare Ergebnisparameter definiert und als werkvertragliche Verpflichtung vereinbart. Abnahme‑ und Nachweislogiken legen fest, wie die Erfüllung nachzuweisen ist. Typische Parameter sind Leistungsfähigkeit der Anlagen, Verfügbarkeit, Sauberkeitsgrade und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Das Berichtswesen ist ein Eckpfeiler der Steuerung. Der Leitfaden empfiehlt regelmäßige Reports, die das Erreichen der vereinbarten Outputs sowie Kennzahlen dokumentieren und eine Governance‑Struktur mit klaren Eskalationsregeln schaffen.

Da der Dienstleister Zyklen und Leistungsmischungen eigenverantwortlich festlegt, werden Vergütungen häufig als Festpreis‑ oder Ergebnispreislogik ausgestaltet. Der Mix aus Inspektions‑, Wartungs‑ und Reinigungszyklen ist kalkulatorisch zu berücksichtigen; notwendige Anpassungen müssen wirtschaftlich begründet werden.

Kapitel 5 der GEFMA 962 – im Richtlinienwerk als GEFMA 511 geführt – bündelt die zusätzlichen vertraglichen Regelungen, die über den Mustervertrag hinaus erforderlich sind, um Systemdienstleistungen rechtswirksam umzusetzen.

• Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Kooperation auf Augenhöhe und transparente Kommunikation;

• Wirtschaftliche und rechtliche Verantwortungsübernahme: klare Regelung der Betreiberpflichten und wirtschaftlichen Verantwortung;

• Ergebnisorientierung: Verpflichtung des Dienstleisters auf die vereinbarten Resultate.

Der Vertrag legt fest, wie Betreiberpflichten übertragen oder abgegrenzt werden. Er enthält Nachweispflichten zur qualifizierten Auswahl der Bieter (Eignungsnachweise) sowie eine klare Rollendefinition zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Ergebnisparameter aus der Leistungsbeschreibung werden als Service‑Level‑Agreements (SLAs) und Kennzahlen in den Vertrag überführt. Die Abnahmekriterien und Eskalationsregeln regeln die Rechtsfolgen bei Nichterfüllung und ermöglichen eine kontinuierliche Qualitätssteuerung.

Zur Sicherstellung der Revisionssicherheit wird festgelegt, welche Dokumentations‑ und Reportingpflichten Bestandteil der Systemdienstleistung sind. Diese Verpflichtungen schreiben die Standardisierung der Ausschreibungs‑ und Vertragsdokumentation in die Betriebsphase fort und sichern ein durchgängiges Governance‑System.

Der Leitfaden stellt den B.I.L.D.‑Master und Muster‑B.I.L.D.‑Beschreibungen als editierfähige Ausgangsbasis zur Verfügung. Sie erleichtern die projektspezifische Anpassung der Leistungsbeschreibung und Schnittstellenregelung.

Beispielhafte Kriterienkataloge, die u. a. auf FM‑Excellence‑Zertifizierungen basieren, unterstützen die strukturierte Auswahl der Bieter. Sie enthalten Nachweislogiken, mit denen Auftraggeber die Eignung und Befähigung der Anbieter dokumentieren können.

Der Leitfaden liefert Muster zur Dokumentation von Entscheidungsprozessen, Bewertungslogiken und Vergabevermerken, um Revisionssicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Hinweise zeigen auf, wie die drei Werkzeuge – Mustervertrag (GEFMA 510), Standard‑LV (GEFMA 520) und Ausschreibungsleitfaden (GEFMA 962) – konsistent angewendet werden, um Redundanzen zu vermeiden und die Verantwortungsübertragung durchgängig abzubilden.

Der Leitfaden verweist auf einschlägige Standards wie DIN EN ISO 9001 und das GEFMA‑FM‑Excellence‑Programm, die Qualitäts‑ und Befähigungsnachweise liefern. Weitere interne Referenzen betreffen den Mustervertrag GEFMA 510, das Standardleistungsverzeichnis GEFMA 520 und ergänzende GEFMA‑Richtlinien (z. B. GEFMA 964 für internationale Ausschreibungen).

International tätige Unternehmen können die Logik der GEFMA 962 als Governance‑Backbone nutzen. Ein global einheitlicher Dokumentations‑ und Entscheidungsansatz ermöglicht vergleichbare Output‑ und Qualitätsparameter über mehrere Standorte. Ergänzende Leitfäden wie GEFMA 964 zeigen, wie FM‑Prozesse internationalisiert und einheitliche Standards implementiert werden können. Die Synchronisierung lokaler Facility‑Management‑Lösungen stärkt das Kerngeschäft und unterstützt die Integration von Qualitätsanforderungen in internationale Ausschreibungen.