GEFMA 950: fm.benchmarking Bericht 2023

Der Bericht 2023 basiert auf einer Datenbasis von über 116 Mio. m² BGF aus 16 Gebäudetypen. Die Datenerhebung erfolgt jährlich: Teilnehmer liefern ihre Gebäudedaten (Flächen, Kosten, Verbrauchswerte, Servicelevels) per standardisiertem Erhebungsbogen. Bereits eine einzige Flächenangabe und eine Kostenart genügen, um erste Kennzahlen zu bilden. Alle Angaben werden anonymisiert verarbeitet, in einem autarken Netzwerk gespeichert und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien. Die Kostendaten werden als Nettokosten (ohne MwSt.) ausgewiesen.

Plausibilitätsprüfungen und statistische Verfahren werden angewendet, um Ausreißer zu erkennen und falsch zugeordnete Kosten zu bereinigen. Nur konsistente Datensätze fließen in die Auswertungen ein.

Die Vergleichbarkeit wird durch eine feine Klassifikation sichergestellt. Immobilien werden nach Gebäudetypen (u. a. Bürogebäude, Industrie‑ und Laborgebäude, Unterrichtsgebäude, Kindertagesstätten, Sport‑/Mehrzweckhallen, Krankenhäuser, Logistikimmobilien, Feuerwehrgebäude, Handelsimmobilien, Wohnimmobilien, Bäder, Rechenzentren, Gemeindezentren, Verpflegungseinrichtungen und Veranstaltungsgebäude) getrennt. Darüber hinaus werden Objekte nach Größenklassen (BGF, Anzahl Arbeitsplätze), Organisationsmodellen (Eigenbetrieb, Betreiber‑ oder Investorenmodell) und Branchen (Privatwirtschaft, öffentliche Hand, Gesundheitswesen, Bildung usw.) gruppiert. Die Teilnehmer werden entsprechend ihrer Rolle (Eigentümer, Betreiber, Dienstleister) und Unternehmensgröße klassifiziert, damit sich homogene Vergleichsgruppen bilden lassen.

Für die Kennzahlenbildung werden die Rohdaten in Vergleichskennwerte umgerechnet. Kosten, Leistungen und organisatorische Merkmale werden auf geeignete Bezugsgrößen wie Quadratmeter Brutto‑Grundfläche (€/m²), Arbeitsplätze (€/AP) oder Betriebsstunden normalisiert. Zusätzlich werden personenbezogene Kennzahlen (€/FTE), Nutzungsdauer (Stunden/Jahr) und klimabereinigte Energiekennwerte (kWh/m²) verwendet, um Nutzungs‑ und Standortunterschiede zu berücksichtigen.

Diese Normalisierung erleichtert „Apfel‑zu‑Apfel‑Vergleiche“: Energiekosten können klimabereinigt pro m² verglichen werden; Reinigungskosten pro Reinigungsfläche zeigen, ob ein Gebäude wirklich teurer zu reinigen ist oder lediglich größer bzw. öfter gereinigt wird.

• Betriebskosten: Energieversorgung (Strom, Wärme, Wasser), Reinigungs‑ und Pflegekosten, Ver‑ und Entsorgung, Sicherheits‑ und Empfangsdienste. Der Bericht 2023 zeigt z. B., dass die durchschnittlichen Reinigungskosten über alle Gebäudetypen bei 10,68 €/m² BGF liegen; Krankenhäuser weisen mit 37,87 €/m² BGF die höchsten und Wohngebäude mit 0,96 €/m² BGF die niedrigsten Kosten auf.

• Instandhaltungs‑ und Instandsetzungskosten: Kosten für Inspektion, Wartung und Instandsetzung der baulichen und technischen Anlagen. Der Bericht vergleicht diese Aufwände als Anteil an den Errichtungskosten (Kostengruppen 300+400 nach DIN 276). Bei Bürogebäuden sank die Instandhaltungsrate von rund 1,1 % auf 0,64 %, was auf einen höheren Anteil reaktiver Instandhaltung hinweist.

• Betreiberkosten: Verwaltung, Mieten und Versicherungen sowie Facility‑Management‑Overhead. Diese Kosten spiegeln organisatorische Effizienz, Flächenmanagement und Vermarktungsstrategien wider.

• Management‑ und Prozesskosten: Aufwände für Planung, Controlling, Qualitätssicherung und Nutzung von CAFM‑Systemen. Sie erfassen den Digitalisierungsgrad, die Governance‑Strukturen und die Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen.

Leistungskennzahlen dokumentieren den Umfang und die Qualität der erbrachten Dienste. Sie unterscheiden zwischen Eigen‑ und Fremdleistungsanteilen (z. B. Unterhaltsreinigung intern oder durch Dienstleister), Servicelevel (z. B. Häufigkeit der Reinigung, Reaktionszeiten bei Störungen) und Qualitätsniveaus (z. B. Raumtemperatur‑Stabilität). Die Kennzahlen legen offen, ob definierte Qualitätsziele eingehalten werden und welche Kosten pro Leistungseinheit anfallen. Bei Bürogebäuden liegen die Reinigungskosten bei 13,44 €/m² BGF, wobei 80 % der Kosten auf die Unterhaltsreinigung entfallen.

• Steuerungstiefe und Governance: Wie viele Leistungsebenen werden intern gesteuert? Gibt es zentrale FM‑Einheiten oder dezentralisierte Modelle? Welche Steuerungsmodelle (Eigenbetrieb, Total‑FM, Multi‑Service) werden genutzt?

• Digitalisierungsgrad: Der Einsatz von CAFM‑Systemen, BIM, IoT‑Sensorik und Datenmanagement ist ein Indikator für Prozessreife. GEFMA betont, dass sich Immobilien im Zuge der Digitalisierung zunehmend in Richtung smarter Gebäude entwickeln; der Verband stellt mit seinem Arbeitskreis Digitalisierung Richtlinien und ein CAFM‑Zertifikat (GEFMA 444) zur Qualitätssicherung bereit.

• Prozessreife und Standardisierung: Die Auswertung betrachtet, inwieweit Prozesse dokumentiert, automatisiert und durch KPI‑Systeme überwacht werden. Je höher die Reife, desto besser die Prognosefähigkeit und Steuerbarkeit.

Die Ergebnisse werden als bandbreitenorientierte Marktwerte dargestellt. Für jede Kostenart werden Median, Mittelwert und Quartile (25 %‑ und 75 %‑Werte) ausgewiesen. Beispiel: Die durchschnittlichen Reinigungskosten betragen 10,68 €/m² BGF, wobei die Bandbreite je nach Nutzung stark variiert (Wohngebäude 0,96 €/m² vs. Krankenhäuser 37,87 €/m²). Die Instandhaltungsrate bei Bürogebäuden liegt bei 0,64 % der Errichtungskosten.

Quartile unterstützen die Einordnung der eigenen Kennzahlen in Leistungssegmente. Der Bericht empfiehlt, insbesondere das 25 %-Quartil („Top‑25 %“ oder Best‑Practice‑Spanne) als Maßstab zu verwenden, weil der Median durch Ausreißer beeinflusst werden kann. Durch die Darstellung von Minimum, 25 %, Median, 75 % und Maximum können Low‑, Mid‑ und High‑Performer identifiziert werden.

Die Ergebnisse sind nach Gebäudetypen und Branchen differenziert. Krankenhäuser haben z. B. deutlich höhere Reinigungs‑ und Instandhaltungsaufwände als Büros, während Wohngebäude minimalen Reinigungsaufwand aufweisen. Für Bürogebäude zeigt der Bericht, dass der überwiegende Teil der Reinigungskosten auf die laufende Unterhaltsreinigung entfällt. Solche Unterschiede erlauben eine situationsgerechte Einordnung der eigenen Zahlen.

• Strukturelle Faktoren: Gebäudetechnik, Baujahr, Nutzungsdauer, Klima und regionale Energiepreise. Ein Bürogebäude mit 24/7‑Betrieb oder in einem kalten Klima hat höhere Energiekosten; diese sollten mittels klimabereinigter Kennzahlen (kWh/m²) verglichen werden.

• Organisatorische Faktoren: Unterschiedliche Servicelevel, Outsourcing‑Grade oder eigenständige Betreiberstrategien. Ein hoher Anteil reaktiver Instandhaltung verringert die Instandhaltungsrate, führt aber langfristig zu höherem Risiko.

• Leistungsbezogene Faktoren: Servicequalität, Reinigungsrhythmen oder Wartungsintervalle beeinflussen die Kosten pro m².

Nicht alle Gebäude lassen sich vollständig vergleichen. Besondere Architektur, Denkmalschutz, außergewöhnliche Nutzeranforderungen oder einmalige Ereignisse (z. B. Großreparaturen, Pandemie‑Maßnahmen) verursachen Sonderkosten. Der Bericht rät, solche Effekte zu kennzeichnen und bei der Interpretation zu berücksichtigen. Standortfaktoren (z. B. Klima) müssen bei Energiekosten normalisiert werden. Zudem gelten die Kennzahlen des Berichts 2023 für das Bezugsjahr 2021; Energiekrisen ab 2022 sind noch nicht berücksichtigt.

Benchmarking liefert Orientierungswerte, ersetzt jedoch nicht die individuelle Analyse. Eine niedrige Instandhaltungsrate kann kurzfristig Kosten senken, führt aber langfristig zu höherem Verschleiß. Managemententscheidungen sollten daher nicht allein auf Kennzahlenabweichungen basieren, sondern auch strategische Ziele (z. B. Lebenszykluskosten, Nachhaltigkeit) einbeziehen.

• Energieeffizienz: Einsatz energieeffizienter Technik, Klimabereinigung der Kennzahlen und Nutzung von IoT‑Sensorik zur Verbrauchsoptimierung.

• Reinigungsleistungen: Überprüfung der Reinigungsfrequenzen, Anpassung der Leistungsverzeichnisse und Nutzung von automatisierten Lösungen.

• Instandhaltung: Umstellung von reaktiver auf vorbeugende Instandhaltung; Einhaltung geeigneter Instandhaltungsraten (Literatur empfiehlt ~1–2 % der Errichtungskosten) und Vermeidung von Wertverlusten.

Benchmarks helfen, Servicelevel an den Bedarf anzupassen. So lässt sich z. B. ermitteln, ob die Glasreinigung zu häufig erfolgt oder ob die Unterhaltsreinigung an die tatsächliche Nutzungsintensität gekoppelt werden sollte. Verträge mit Dienstleistern können anhand der Best‑Practice‑Spannen neu verhandelt werden.

• Strukturierung der FM‑Organisation: Abwägung zwischen Eigen‑ und Fremdleistungen; Aufbau geeigneter Steuerungsmodelle (Total‑FM, Multi‑Service, Einzelleistungen).

• Digitalisierung: Einführung oder Weiterentwicklung von CAFM‑Systemen. GEFMA 444 zertifiziert Softwarelösungen anhand von 17 Kriterien, darunter Flächen‑ und Instandhaltungsmanagement, BIM, Vertrags‑ und Workplace‑Management.

• Governance und Compliance: Anwendung von GEFMA‑Richtlinien (z. B. GEFMA 190 für Betreiberverantwortung) und VDI‑Richtlinien (z. B. VDI 3810, 6022) zur Sicherstellung der Rechtssicherheit und Qualität.

Benchmarkdaten dienen als Input für strategische Zielsysteme: Budgets können realistisch geplant, Investitionsentscheidungen (z. B. Modernisierung vs. Neubau) mit Lebenszykluskosten verglichen und Nachhaltigkeitsziele abgeleitet werden. Die Normierung nach DIN 18960 erleichtert den Vergleich mit Lebenszykluskostenplanungen im Projektstadium.

Im laufenden Betrieb werden die eigenen Kennzahlen regelmäßig den externen Marktwerten gegenübergestellt. Monatliche oder vierteljährliche Reports helfen, Kostenabweichungen frühzeitig zu erkennen. CAFM‑Systeme unterstützen die automatisierte Zusammenführung von Finanz- und Betriebsdaten.

Die Benchmarkwerte dienen als Orientierungsrahmen bei der Leistungsdefinition und der wirtschaftlichen Bewertung von Angeboten. Mit ihnen können Leistungsverzeichnisse präzise formuliert, Preisspiegel erstellt und ungewöhnlich hohe oder niedrige Angebote identifiziert werden.

GEFMA 950 baut auf anderen Richtlinien auf. Die GEFMA 200 definiert die Kostengliederungsstruktur im Facility Management und berücksichtigt die Normen DIN 276 (Kosten im Hochbau) und DIN 18960 (Nutzungskosten im Hochbau). Die fm.benchmarking‑Kennzahlen sind mit diesen Strukturen kompatibel und ermöglichen daher eine Verknüpfung zu Lebenszykluskosten nach GEFMA 220. Weitere GEFMA‑Richtlinien wie GEFMA 190 (Betreiberverantwortung), GEFMA 444 (Qualitätssicherung für CAFM‑Software) und GEFMA 400‑Serie (IT‑ und Datenmanagement) schaffen Rahmenbedingungen für Organisation, Digitalisierung und Compliance.

GEFMA 950 dient als zentrale Datendrehscheibe für das datengetriebene Facility Management. Durch die Normalisierung und Publikation von Kennzahlen unterstützt sie die Etablierung eines transparanten, zentralen und aktuellen Datenmanagements. GEFMA verweist darauf, dass die Digitalisierung in Richtung smarter Immobilien geht; das Arbeitskreis Digitalisierung fördert den Wissenstransfer, und die Richtlinie GEFMA 444 gibt IT‑Anwendern Sicherheit bei der Auswahl von CAFM‑Systemen.