GEFMA 940: Marktübersicht CAFM-Software

Ein CAFM‑System ist eine Softwarelösung zur systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle von Gebäuden und technischer Infrastruktur. Es besteht aus einer Benutzeroberfläche und einer zentralen Datenbank, in der alle Informationen zu Gebäuden und Anlagen erfasst und historisiert werden. Als zentrale Plattform bildet das System sämtliche FM‑Prozesse – technische, kaufmännische und infrastrukturelle – ab, digitalisiert wiederkehrende Tätigkeiten (z. B. Wartungszyklen, Störungsmeldungen) und stellt Daten rollenbasiert bereit. Dadurch ermöglicht es eine lückenlose Dokumentation, effiziente Steuerung und fundierte Entscheidungsvorlagen für das Gebäudemanagement.

Betreiber und Eigentümer unterliegen umfangreichen gesetzlichen Prüf‑, Dokumentations‑ und Nachweispflichten. Ein CAFM‑System unterstützt die Erfüllung dieser Pflichten, indem es Wartungs‑ und Prüfzyklen zentral verwaltet, Prüfberichte dokumentiert und rechtssicher archiviert. Untersuchungen zeigen, dass die Integration gesetzlicher Anforderungen (z. B. Prüfintervalle, Verkehrssicherungspflichten, Energie‑Reporting) in ein CAFM automatisiertes Monitoring ermöglicht und Haftungsrisiken reduziert. Voraussetzung ist eine vollständige Datenerfassung; unvollständige Daten können zu Haftungsrisiken führen. Ein zentral geführtes CAFM erleichtert daher die Compliance‑Dokumentation und macht rechtliche Vorgaben transparent.

CAFM‑Systeme harmonisieren Prozesse, sorgen für Datenkonsistenz und erhöhen die Transparenz im Gebäudebetrieb. Durch Schnittstellen zu anderen IT‑Systemen (ERP, Gebäudeautomation, CAD/BIM, IoT) können sie als digitale Drehscheibe fungieren und ein durchgängiges „digitales Abbild“ der Immobilie bereitstellen. Die Integration von Echtzeit‑Daten (Sensorik) ermöglicht prozessgesteuerte Entscheidungen, wie bedarfsgerechte Reinigung oder vorbeugende Instandhaltung. Durch workflowbasierte Steuerung und standardisierte Datenmodelle unterstützt ein CAFM zudem die lebenszyklusorientierte Bewirtschaftung von Immobilien.

Die Marktübersicht wird auf Basis eines strukturierten Fragebogens erstellt und verwendet eine einheitliche Darstellung, um die Vergleichbarkeit der CAFM‑Produkte zu gewährleisten. Für jede Softwarelösung werden Unternehmensdaten, Systemarchitektur, Lizenzmodelle, Kosteninformationen sowie Schnittstellen und Anwendungsschwerpunkte aufgeführt. Übergreifende Auswertungen, eine Leistungsmatrix der CAFM‑Systeme sowie eine Anbieterübersicht ergänzen die Einzeldarstellungen. Diese Methodik ermöglicht einen neutralen Vergleich der funktionalen und technischen Leistungsfähigkeit unterschiedlicher Systeme.

Die Aufnahme in die Marktübersicht setzt voraus, dass ein Softwareprodukt im deutschsprachigen Markt verfügbar ist, einen klaren Bezug zum Facility Management aufweist und die Strukturanforderungen der Datenerhebung erfüllt. Die Richtlinie betrachtet sowohl CAFM‑Software als auch ergänzende Bausteine wie Immobilien‑Service‑Apps, Dienstleister für CAFM‑Implementierung und Anbieter von Datenerfassung. Seit 2021 enthält der Kriterienkatalog zusätzlich das Thema Betreiberverantwortung, wodurch die Fähigkeit der Systeme, gesetzliche Betreiberpflichten abzubilden, stärker gewichtet wird. Softwareprodukte, die eine GEFMA‑Zertifizierung nach GEFMA 444 besitzen, werden hervorgehoben, sind aber keine zwingende Voraussetzung für die Aufnahme.

Die GEFMA 940 wird jährlich aktualisiert und von alpha inside consultants, der Fachzeitschrift „Der Facility Manager“ und GEFMA herausgegeben. Die Ausgabe 2023‑04 (April 2023) bildet den CAFM‑Markt mit 30 Softwareprodukten, 14 Implementierungspartnern, 4 Anbietern von Datenerfassung und 3 Immobilien‑Service‑Apps ab. Die aktuelle Ausgabe 2024‑04 (April 2024) umfasst 28 CAFM‑Hersteller und steht erstmals als digitales Format im GEFMA‑Onlineshop zur Verfügung. Regelmäßige Aktualisierungen gewährleisten, dass neue Produkte, zusätzliche Dienstleister und geänderte Schwerpunkte (etwa ESG‑ oder IoT‑Kriterien) zeitnah abgebildet werden.

Der Kernteil der Marktübersicht stellt jeden CAFM‑Anbieter detailliert vor. Auf rund 143 Seiten werden Unternehmensangaben, Angaben zur CAFM‑Software, Lizenzmodelle, Kosten und Referenzen aufgeführt. Zudem werden Schnittstellen und Anwendungsschwerpunkte nach technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Bereichen erläutert. Dienstleister (Implementierungspartner) und Datenerfasser werden in eigenen Kapiteln mit Unternehmensdaten, Kurzpräsentationen, Normen und bereitgestellten Datenformaten dargestellt.

Die Produktdarstellung berücksichtigt Systemarchitektur, Modularität und Einsatzschwerpunkte. Es wird beschrieben, ob das System on‑premises, cloudbasiert oder als hybrides Modell betrieben wird (vgl. Abschnitt 5.1). Darüber hinaus zeigt die Marktübersicht die verfügbaren Funktionsmodule und deren Schwerpunkte (siehe Tabelle 1). Kommentare zu Bedienung, Visualisierung und Bedienerfreundlichkeit ermöglichen es dem Leser, die praktische Anwendbarkeit zu beurteilen.

Die folgende Tabelle gibt einen beispielhaften Überblick über zentrale Funktionsbereiche von CAFM‑Systemen und ihre typischen Einsatzgebiete im Facility Management. Die Inhalte basieren auf üblichen Modulen, wie sie in CAFM‑Lösungen deutscher Anbieter (z. B. TOL GmbH) beschrieben werden.

CAFM‑Software kann als klassische Client‑Server‑Lösung oder als cloudbasierter Dienst betrieben werden. Ein CAFM‑System besteht aus einer Benutzeroberfläche und einer zentralen Datenbank, in der alle Informationen zu Gebäuden und Anlagen gespeichert sind. Klassische On‑Premises‑Installationen erlauben den Betrieb auf den eigenen Servern und bieten volle Kontrolle über die Infrastruktur. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen dagegen den standortunabhängigen Zugriff und werden vom Anbieter betrieben; sie zeichnen sich durch On‑Demand‑Self‑Service, Breitbandzugriff, Ressourcenteilung, elastische Skalierung und messbare Dienste aus. Hybride Modelle kombinieren lokale und cloudbasierte Komponenten, um spezifische Anforderungen (z. B. Datenschutz oder Integration in interne Systeme) zu erfüllen.

Die Leistungsfähigkeit eines CAFM hängt maßgeblich von der Integration mit anderen IT‑Systemen ab.

• ERP‑Systeme: Über ERP‑Schnittstellen können Buchungs‑ und Kosteninformationen aus Systemen wie SAP in das CAFM übertragen sowie Stammdaten abgeglichen werden.

• Gebäudeautomation (GLT/BMS): Anbindungen an Gebäudeleittechnik ermöglichen die Übernahme von Betriebsdaten wie Zähler‑ und Alarmmeldungen. Aus Störungsmeldungen können automatisch Wartungsaufträge generiert werden.

• Dokumentenmanagement‑Systeme: Schnittstellen zu DMS oder elektronischen Akten sorgen für eine zentrale Verfügbarkeit von Bauplänen, Verträgen und Wartungsprotokollen und verknüpfen diese mit den entsprechenden Objekten im CAFM.

• CAD‑/BIM‑Systeme: CAD‑Schnittstellen erlauben den Import von Plänen (DWG/DXF) und erzeugen Räume oder Inventarobjekte automatisch; BIM‑Schnittstellen (IFC) ermöglichen die Übernahme von Geometrie‑ und Attributdaten, sodass ein digitaler Zwilling entsteht.

• IoT‑Systeme und Sensoren: Echtzeit‑Daten aus Sensoren (Temperatur, Belegung, Schwingungen) können in das CAFM integriert und für Instandhaltung, Energiemanagement oder Flächenmanagement genutzt werden. Moderne Systeme bieten offene APIs (z. B. REST) für solche Integrationen.

Für den Datenaustausch stehen unterschiedliche technische Verfahren zur Verfügung. Einfache Im‑ und Exporte (CSV, XML) dienen dem initialen oder periodischen Datentransfer. Automatisierte ETL‑Prozesse ermöglichen regelmäßige Batches (z. B. stündliche Stammdatenabgleiche). Webservices und APIs bieten Echtzeitanbindungen und unterstützen bidirektionalen Datenaustausch ohne Medienbrüche.

Ein wirksames Benutzer‑ und Berechtigungsmanagement ist essenziell für den sicheren Betrieb von CAFM‑Systemen. Berechtigungsmanagement umfasst die Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass Benutzer nur auf Daten und Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Typische Funktionen sind Benutzerverwaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), Berechtigungsprüfung, Audit‑ und Compliance‑Protokollierung sowie Zugriffsüberwachung. Rollenkonzepte ordnen Rechte nicht einzelnen Personen, sondern definierten Rollen (z. B. Administrator, Benutzer, externer Dienstleister) zu; jede Rolle erhält spezifische Rechte für Lesen, Schreiben, Hinzufügen/Löschen und Freigabe. Die klare Rollenverteilung unterstützt Datenschutz und Compliance, steigert die Effizienz der Benutzer und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten.

Die Marktübersicht ermöglicht es Organisationen, ihre Anforderungen an ein CAFM‑System strukturiert abzuleiten. Durch die tabellarische Darstellung von Modulen und Schwerpunkten können relevante Funktionen (z. B. Flächen‑, Instandhaltungs‑, Vertrags‑ oder Dokumentenmanagement) identifiziert und priorisiert werden. Die Übersicht zu Schnittstellen und Betriebsmodellen hilft, technische Voraussetzungen und Integrationsanforderungen zu formulieren. Somit bildet die GEFMA 940 eine fundierte Grundlage für die Erstellung von Lastenheften und Anforderungskatalogen.

Bei der Vorbereitung von Vergabe‑ und Ausschreibungsprozessen dient die Marktübersicht als strukturierende Basis für die Marktsichtung. Sie unterstützt die Bildung von Long‑ und Shortlists, indem sie Anbieterinformationen, Module und Referenzen übersichtlich gegenüberstellt. Die Übersicht zu Implementierungspartnern und Datenerfassungsdienstleistern erleichtert die Auswahl geeigneter Konsortien für komplexe Projekte. In Verbindung mit der Richtlinie GEFMA 440 (Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen im CAFM) liefert die GEFMA 940 damit ein robustes Werkzeug zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Vergabeunterlagen.

Durch die standardisierte Darstellung der CAFM‑Systeme reduziert die GEFMA 940 das Risiko von Fehlentscheidungen und erhöht die Investitionssicherheit. Nutzer können die Leistungsfähigkeit und die Schwerpunkte der Produkte vergleichen und so Systeme ausschließen, die zentrale Anforderungen nicht erfüllen. Die Transparenz über Anbieterprofile, Zertifizierungen und Referenzen erleichtert die objektive Bewertung und steigert die Entscheidungsqualität. Darüber hinaus dient die Marktübersicht als Nachschlagewerk, um aktuelle Trends (z. B. ESG‑Reporting, IoT‑Integration) bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Die GEFMA 940 versteht sich als neutrale Marktübersicht. Sie enthält keine qualitativen Bewertungen, Rankings oder Empfehlungen der dargestellten Systeme. Die Entscheidung, welches System am besten zu den Anforderungen einer Organisation passt, bleibt den Anwendern vorbehalten. Individuelle Analysen, Workshops und Pilotprojekte sind erforderlich, um die Eignung zu prüfen.

Die Marktübersicht ersetzt keine projektspezifische Eignungsprüfung. Sie liefert zwar eine umfassende Orientierung, ersetzt jedoch nicht die Erstellung eines detaillierten Lastenhefts, die Durchführung von Präsentationen, Proof‑of‑Concepts oder Testinstallationen. Auch Aspekte wie Customizing, Datenmigration, Schulung oder die langfristige Betriebsorganisation sind nicht Bestandteil der GEFMA 940 und müssen in separaten Projektphasen geklärt werden.

Die Marktübersicht wird in der Frühphase eines CAFM‑Projekts genutzt. Bevor ein System eingeführt wird, müssen strategische Ziele und Digitalisierungsansätze definiert werden. Die GEFMA 940 unterstützt dabei, indem sie verfügbare Systeme und deren Einsatzschwerpunkte transparent macht. Zusammen mit Richtlinien wie GEFMA 400 (Einführung ins CAFM) und dem CAFM‑Handbuch bildet sie die Grundlage für die Auswahl eines geeigneten Systems.

Nachdem eine Shortlist erstellt und das bevorzugte System ausgewählt wurde, folgt die Implementierungsphase mit Aktivitäten wie Customizing, Datenmigration, Systemeinrichtung, Schulung und Rollout. Diese Schritte werden von anderen Richtlinien (z. B. GEFMA 420 für IT‑Integration, GEFMA 450 für Schulung) unterstützt. Die GEFMA 940 liefert keine detaillierten Vorgaben für diese Phasen, sondern dient ausschließlich der Systemauswahl. Im laufenden Betrieb unterstützen dann modulare Schulungs‑ und Wartungskonzepte die langfristige Nutzung des gewählten Systems.