GEFMA 924: Datenmodell, Kataloge und Ordnungsrahmen für das FM

• Prozessmodell: Beschreibt die Interaktionen der verschiedenen Beteiligten (z. B. Eigentümer, Dienstleister, Nutzer) über den gesamten Lebenszyklus. Es orientiert sich am Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung (PDCA-Zyklus: Plan – Do – Check – Act) und bildet wertschöpfende FM-Prozesse in ihrem Ablauf ab.

• Datenmodell: Liefert die strukturierte Ablageform für alle Informationen und Dokumente, die im Laufe dieser Prozesse entstehen oder benötigt werden. Es stellt sicher, dass Daten effizient in Datenbanken verwaltet und verlustfrei zwischen IT-Systemen übertragen werden können. Durch die einheitliche Datenstruktur lassen sich FM-Informationen systemübergreifend auswerten und weiterverarbeiten.

• Normative Ebene: Vorgaben aus Gesetzen, Verordnungen und technischen Normen, die für das FM relevant sind.

• Behörden-Ebene: Anforderungen und Auflagen, die von Aufsichtsbehörden oder Genehmigungsstellen kommen (z. B. Bescheide, behördliche Prüfungen).

• Kunden-Ebene: Ziele und Vorgaben des Eigentümers oder Auftraggebers (z. B. interne Richtlinien, Nutzervorgaben, Vertragsinhalte).

• Management-Ebene: Unternehmensinterne Steuerungs- und Planungsinformationen des Facility Managements (z. B. FM-Strategie, Budgetvorgaben, Qualitätsziele).

• Operative Ebene: Konkrete Ausführungsebene, auf der die FM-Maßnahmen praktisch umgesetzt und dokumentiert werden (z. B. Wartungseinsatz vor Ort, Durchführung einer Inspektion).

Diese Ebenen helfen, Anforderungen und Informationen ihrem Ursprung zuzuordnen und entsprechend zu strukturieren. Zum Beispiel wird eine Prüfpflicht zunächst auf der normativen Ebene begründet (Gesetz/Norm), von der Behörden-Ebene konkretisiert (z. B. Prüffristen in einer Betriebserlaubnis), von der Kunden- und Management-Ebene in interne Vorgaben überführt und schließlich auf operativer Ebene ausgeführt und nachgewiesen.

• Datenelement: Ein einzelnes Informationsobjekt im FM, etwa ein bestimmter Raum, ein Gerät, ein Vertrag oder eine Auflage. Datenelemente sind die kleinsten Bausteine im Modell.

• Attribut: Eine Eigenschaft oder ein Merkmal eines Datenelements. Beispiele: Name, Identifikationsnummer, Datum, Status. Jedes Datenelement kann mehrere Attribute besitzen.

• Beziehung: Eine Verknüpfung zwischen zwei Datenelementen. Beziehungen drücken aus, in welcher Verbindung die Elemente stehen (z. B. „ist Teil von“, „gehört zu“, „wird ausgeführt von“).

• Katalog: Eine vordefinierte, standardisierte Liste von möglichen Ausprägungen eines Datentyps. Kataloge sorgen dafür, dass gleiche Begriffe und Objekte immer gleich bezeichnet werden (z. B. ein Katalog der Raumarten oder der Dokumentenarten).

• Datenset: Ein anwendungsfallspezifisches Datenmodell, gebildet aus einer Auswahl von Datenelementen und ihren Beziehungen, um einen bestimmten Use-Case vollständig abzudecken. Ein Datenset stellt also den Informationsumfang für einen konkreten Vorgang oder Prozess dar.

• Workflow: Eine Abfolge bzw. Verkettung mehrerer Datensets zu einem Prozessablauf. Im Workflow werden die Ergebnisse eines Datensets an das nächste weitergereicht, sodass ein End-to-End-Prozess (z. B. von der Planung bis zur Durchführung und Kontrolle) abgebildet wird.

• Bestandsbeziehung: Eine Beziehungsart, die eine Teil-Ganzes-Struktur darstellt („besteht aus“ bzw. „ist Teil von“). Dabei ist ein Unter-Element Bestandteil eines Über-Elements (z. B. ein Bauteil gehört zu einer Anlage).

• Abstraktionsbeziehung: Eine Beziehungsart, die eine Typ-Exemplar-Struktur ausdrückt („ist eine Ausprägung von“). Ein Element wird dabei als Variante, Bauart oder Typ eines übergeordneten Elements betrachtet (z. B. Gerätetyp vs. konkretes Gerät).

GEFMA 924 unterscheidet verschiedene Gruppen von Datenelementen, die im Facility Management typischerweise benötigt werden und untereinander in Beziehung stehen.

Die obigen Gruppen zeigen die in GEFMA 924 abgedeckte inhaltliche Bandbreite. Welche konkreten Attribute pro Datenelement geführt werden, muss anwendungsfallbezogen festgelegt werden. Ebenso hängen die tatsächlich benötigten Verknüpfungen vom jeweiligen Datenset ab.

Statt ein einziges großes Datenmodell für alle Zwecke zu verwenden, verfolgt GEFMA 924 das Prinzip der anwendungsfallspezifischen Modelle. Für jeden Use-Case im FM wird aus den Datenelementen ein spezifischer, logisch verknüpfter Datenzuschnitt („Datenset“) erstellt, der genau die benötigten Informationen und Beziehungen enthält. Beispielsweise enthält ein Datenset für das Flächenmanagement andere Objekt- und Leistungsdaten als für die Kontrolle technischer Anlagen. Durch diese Modularität bleibt das Modell flexibel und bedarfsgerecht: Jeder Fachprozess bekommt genau die Datenstruktur, die er benötigt, ohne überflüssige Informationen.

Ein wesentliches Gestaltungsziel des FM‑3D-Datenmodells ist die Datenbanktauglichkeit. Sämtliche Datenelemente werden so definiert, dass sie in Tabellen oder Objekten gespeichert und mit eindeutigen Schlüsseln versehen werden können. Die klar definierten Beziehungen erlauben komplexe Abfragen und Auswertungen. Dadurch lassen sich aus den verknüpften FM-Daten belastbare Erkenntnisse für Planung, Kalkulation, Controlling, Reporting und Benchmarking gewinnen. Mit anderen Worten: Das Modell ist nicht nur ein theoretisches Konstrukt, sondern von Grund auf darauf ausgelegt, in CAFM-Datenbanken implementiert zu werden und den FM-Verantwortlichen vielfältige Steuerungs- und Analysemöglichkeiten zu bieten.

Die Verknüpfungen der Datenelemente werden in GEFMA 924 häufig in Form von Strukturbäumen dargestellt. Das heißt, es wird hierarchisch modelliert, um Zerlegungen, Aggregationen und Typologien konsistent abbilden zu können. Dieses Strukturbaumprinzip ist die Grundform der Ordnung im Datenmodell: Übergeordnete Elemente stehen „oben“, untergeordnete Elemente sind als Äste darunter angeordnet. So entsteht ein übersichtlicher Baukasten, in dem man etwa von der Gesamtanlage in die Komponenten herunterbrechen oder von einem allgemeinen Gerätetyp zu konkreten Varianten verzweigen kann.

Eine Bestandsbeziehung liegt vor, wenn ein Element Bestandteil eines anderen ist. Anders ausgedrückt: Ein Unter-Element ist Teil eines Über-Elements, oder ein Über-Element lässt sich in Unter-Elemente zerlegen. Dieses Verhältnis wird umgangssprachlich auch als Teil-Ganzes-Beziehung bezeichnet (Komposition). Beispiele: Ein Gebäude besteht aus mehreren Geschossen; ein technisches System umfasst verschiedene Komponenten; ein Ordner beinhaltet mehrere Dokumente. Bestandsbeziehungen werden im Modell genutzt, um die hierarchische Struktur von Assets und Informationen abzubilden.

Eine Abstraktionsbeziehung liegt vor, wenn ein Element eine Ausprägung oder Variante eines übergeordneten Elements ist. Das Unter-Element stellt dann einen konkreten Typ oder eine Bauart des Allgemeinen dar. Beispiele: „Tür (Typ) – Brandschutztür (Variante)“ oder „HVAC-Anlage (allgemeiner Typ) – spezifisches Modell X einer HVAC-Anlage (konkrete Ausführung)“. Durch Abstraktionsbeziehungen lassen sich Klassen und Typologien im Datenmodell abbilden, ohne jede Variante einzeln als völlig eigenständiges Objekt führen zu müssen. Stattdessen wird klar, welche Objekte gleichartig sind und auf einen gemeinsamen Typ zurückgehen.

• Eindeutigkeit: Jedes Datenelement sollte eine eindeutige Kennzeichnung (ID/Schlüssel) erhalten. Dopplungen sind zu vermeiden, damit Verwechslungen ausgeschlossen sind.

• Konsistenz: Beziehungen zwischen Elementen müssen fachlich sinnvoll und technisch referenziell integriert sein. Ein verknüpftes Element darf also nicht „ins Leere“ zeigen; referenzielle Integrität ist sicherzustellen.

• Wiederverwendbarkeit: Wo immer möglich, sind Begriffe und Werte aus Katalogen zu nutzen statt Freitexteingaben. Standardisierte Katalogwerte erhöhen die Vergleichbarkeit und erleichtern den Datenaustausch. Beispielsweise sollten Raumarten über einen festgelegten Katalog von Raumtypen ausgewählt werden, anstatt beliebige Bezeichnungen zuzulassen.

• Nachvollziehbarkeit: Für alle Informationen ist die Herkunft und der Status kenntlich zu machen. Dazu gehören Quellenangaben und Versionsstände bei Regelwerken, eine lückenlose Versionierung und Statusführung von Dokumenten sowie die Dokumentation von Fristen und Intervallen bei Services. Nur so kann später jederzeit nachvollzogen werden, welche Anforderungen wann galten, wer ein Dokument freigegeben hat oder bis wann die nächste Prüfung fällig ist.

Diese Modellierungsregeln dienen der Qualitätssicherung im Datenmodell. Sie stellen sicher, dass die digitale Abbildung der FM-Welt robust, eindeutig interpretierbar und auditierbar bleibt.

Kataloge spielen im Datenmodell nach GEFMA 924 eine zentrale Rolle zur Vereinheitlichung. In Katalogen werden Datenelemente gleicher Art standardisiert aufgelistet – etwa alle zulässigen Bezeichnungen für Flächentypen, alle Dokumentenarten, alle Rollenbezeichnungen usw. Dies reduziert Interpretationsspielräume und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Terminologie verwenden. Nur wenn "gleiche Objekte gleich benannt" werden, können unterschiedliche IT-Systeme ohne aufwendige Übersetzungen Daten austauschen. Kataloge sind somit eine Grundvoraussetzung für systemübergreifenden Datenaustausch und Interoperabilität.

Die Richtlinie GEFMA 924 verweist auf eine Reihe von speziellen Katalogen, die in den Teilen GEFMA 924-1 bis -8 detailliert beschrieben sind. Jeder dieser Katalogbereiche deckt ein bestimmtes thematisches Feld ab.

Damit die Nutzung der Kataloge nachhaltig funktioniert, sind organisatorische Vorkehrungen zur Katalogpflege zu treffen. Zunächst sollten alle Kataloge eine Versionsverwaltung haben: Änderungen oder Erweiterungen werden in neuen Versionen festgehalten und veröffentlicht, damit jeder Anwender weiß, auf welcher Katalogversion seine Daten basieren. Gerade bei der Kopplung von BIM und CAFM ist es wichtig, dass beispielsweise ein Facility-Katalog in beiden Systemen synchron gehalten wird und eindeutig referenziert werden kann.

Zudem müssen klare Regeln gelten, wie unternehmensspezifische Erweiterungen der Kataloge gehandhabt werden. Kein Katalog kann von vornherein alle Sonderfälle jeder Organisation abdecken – dennoch sollten zusätzliche Einträge (z. B. ein firmenspezifischer Dokumententyp oder eine unternehmensinterne Rollenbezeichnung) möglichst so integriert werden, dass die herstellerneutrale Grundstruktur nicht verletzt wird. Praktisch bedeutet das: eigene Ergänzungen sollten dokumentiert, mit eigenen Codes versehen und möglichst kompatibel zum bestehenden Schema gestaltet werden. So bleibt trotz individueller Anpassungen die Austauschbarkeit der Daten mit externen Partnern und Systemen gewahrt.

Der digitale Ordnungsrahmen nach GEFMA 924 dient als übergreifendes Navigations- und Kombinationskonzept, um aus den definierten Katalogelementen praxisgerechte Datensets und Workflows zu bilden. Er ist sozusagen das Gerüst, in dem die einzelnen Datenbausteine sinnvoll angeordnet und verknüpft werden. Ziel dieses Ordnungsrahmens ist es, eine systemneutrale und lebenszyklusfähige Basis zu schaffen, damit FM-Informationen konsistent durch alle Phasen und über alle IT-Systeme hinweg genutzt werden können. Anwender können sich am Ordnungsrahmen orientieren, um sicherzustellen, dass sie keine relevanten Elemente vergessen und dass alle Informationen in einem gemeinsamen Kontext stehen.

Im Kern besteht der Ordnungsrahmen aus zwei Dimensionen: Facility (Objekt) und Service (Leistung). Jedes FM-Szenario lässt sich zunächst durch die Kombination eines Objekttyps mit einer Leistungsart charakterisieren. Durch diese Kombination entsteht eine zweidimensionale Matrix. Ein Beispiel: die Facility „Aufzugsanlage“ kombiniert mit dem Service „Kontrolle“ ergibt den Grundstein für den Anwendungsfall „Aufzugsprüfung“. Entlang dieser beiden Achsen – was wird betrachtet (Objekt) und was wird damit getan (Leistung) – lassen sich sämtliche FM-Leistungsfälle einordnen.

Jede konkrete Kombination aus Facility-Element und Service-Element führt zu einem Datenset, das den betreffenden Anwendungsfall vollständig beschreibt. Im obigen Beispiel umfasst das Datenset „Kontrolle Aufzugsanlage“ sämtliche Informationen, die für die Planung, Durchführung und Dokumentation der Aufzugsprüfung relevant sind. Allgemein gesprochen definiert ein Datenset den Informationsumfang für einen bestimmten Zweck. Es besteht aus den erforderlichen Datenelementen (Objekt, Leistung und ergänzenden Elementen wie Regeln, Rollen, Dokumenten etc.) und den Beziehungen dazwischen.

Komplexere Abläufe im Facility Management setzen sich oft aus mehreren Teilschritten bzw. Teilprozessen zusammen. GEFMA 924 sieht vor, dass man in solchen Fällen mehrere Datensets zu einem Workflow verknüpft. Ein Workflow ergibt sich also durch die Aneinanderreihung von Datensets, sodass ein Ende-zu-Ende-Prozess abgebildet wird. Die Ausgabe eines Datensets kann dabei als Eingabe für das nächste dienen. Beispiel: Der Workflow „Instandsetzung nach Prüfung“ könnte aus dem Datenset „Prüfung Anlage X“ und dem anschließenden Datenset „Mangelbeseitigung Anlage X“ bestehen. So entsteht eine durchgängige Sicht auf den Informationsfluss über mehrere Aufgaben hinweg – von der Feststellung eines Mangels bis zu dessen Behebung und Abschlusskontrolle.

Um noch komplexere Zusammenhänge abzubilden, lässt sich der zweidimensionale Ordnungsrahmen um eine dritte Dimension erweitern: die der zusätzlichen Datenelemente. Damit ist gemeint, dass zu der Kombination aus Objekt und Leistung noch ein weiteres Bezugsobjekt hinzutritt. Im Beispiel der Aufzugsprüfung wäre ein solches drittes Element etwa das Regelwerk BetrSichV (Betriebssicherheitsverordnung), das die Prüfpflicht begründet. Durch Hinzufügen dieser Dimension entsteht gewissermaßen ein 3D-Modell: Man sieht dann, welche Leistung an welchem Objekt aufgrund welcher Vorgabe zu erbringen ist. Objekt, Leistung und Informationsobjekt (z. B. ein Regelwerk, Risiko oder Dokument) werden explizit miteinander verknüpft. Dieser dreidimensionale Ansatz ermöglicht es, komplexe Abhängigkeiten – etwa zwischen Anlagen, den darauf erbrachten Services und den dahinterstehenden Compliance-Vorgaben – transparent darzustellen.

Damit der digitale Ordnungsrahmen praktisch nutzbar ist, muss jede Kombination von Katalogelementen eindeutig codiert und identifizierbar sein. In CA(F)M/IWMS-Systemen wird dies üblicherweise durch Schlüssel oder IDs realisiert, die z. B. aus den Codes der Facility- und Service-Kataloge zusammengesetzt werden. Wichtig ist, dass diese Ordnungsrahmen-IDs in allen beteiligten Systemen bekannt sind – sei es im CAFM, im Dokumentenmanagement (DMS/CDE) oder in BIM-Modellen. Nur so können Informationen verlustarm zwischen den Systemen fließen. GEFMA 924 legt daher Wert auf Schnittstellenfähigkeit: Der Datenaustausch soll möglichst ohne individuelle Absprachen auskommen, weil die Bedeutung der Daten über die Katalogbindung eindeutig festgelegt ist. Praktisch sollten Anwender also darauf achten, ihre FM-Daten von Anfang an nach GEFMA 924 zu codieren, um bei einem Austausch (z. B. mit Dienstleistern oder beim Import von BIM-Daten ins CAFM) sofort eine gemeinsame Basis zu haben.

• Facility: Die Aufzugsanlage selbst (Objekt), verortet in der Gebäudestruktur.

• Service: Die Leistung der wiederkehrenden Prüfung/Kontrolle des Aufzugs.

• Regelwerk: Als normative Grundlage greift hier z. B. die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die regelmäßige Prüfungen vorschreibt, sowie eventuell technische Regeln (z. B. TRBS) für die genaue Ausführung.

• Pflicht/Risiko: Daraus abgeleitet besteht die Betreiberpflicht zur fristgerechten Prüfung; das Risiko bei Nichteinhaltung wäre eine Gefährdung von Personen (hohes Sicherheitsrisiko).

• Rolle: Beteiligte Rollen sind etwa der Betreiber/Eigentümer (verantwortlich, dass geprüft wird) und ein zugelassener Prüfer bzw. eine ZÜS (zugelassene Überwachungsstelle), der die Prüfung durchführt.

• Qualifikation: Der Prüfer muss entsprechende Befähigungen besitzen (z. B. Sachverständiger für Aufzugsanlagen nach geltendem Recht).

• Daten & Dokumente: Die Durchführung der Kontrolle erzeugt Dokumente, insbesondere einen Prüfbericht und eine Prüfbescheinigung. Diese werden dem Datenset hinzugefügt und mit der Aufzugsanlage, dem Service und der Pflicht verknüpft. Auch der Termin der nächsten Prüfung wird als Datenelement (Zeitpunkt) festgehalten.

Dieses Beispiel zeigt, wie durch die Verknüpfung von Objekt, Leistung, Regelwerk, Rolle, Qualifikation und Dokumentation ein ganzheitliches Bild entsteht. Alle relevanten Informationen für die „Kontrolle Aufzugsanlage“ sind im Datenset gebündelt und können in einem System gemeinsam ausgewertet oder weitergegeben werden.

• Flächenmanagement: Hier würde ein Datenset z. B. eine Fläche/Raum (Facility) mit einer Nutzungsart oder Belegung (Service, etwa Flächenzuweisung) kombinieren. Ergänzende Elemente könnten interne Richtlinien zur Flächennutzung, der verantwortliche Bereich (Rolle) und Flächendaten (Dokumente, Pläne) sein. Das Modell hilft, Belegungspläne, Flächenkennziffern und Nutzungsverträge strukturiert zu verwalten.

• Betreiberpflichten / Compliance-Management: In diesem Bereich werden vor allem Regelwerke/Pflichten mit Facilities und Services verbunden, wie im Aufzugsbeispiel. GEFMA 924 erlaubt es, für alle technischen Anlagen und Einrichtungen die entsprechenden Prüfvorgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Nachweise als Datensets abzubilden. So behält der Betreiber den Überblick, welche Pflichten wann und durch wen erfüllt werden müssen.

• Instandhaltungs- und Prüfmanagement: Hier stehen technische Anlagen (Facilities) und Wartungs- bzw. Inspektionsleistungen (Services) im Mittelpunkt. Datensets können z. B. „Wartung Heizkessel“ oder „Inspektion Klimaanlage“ umfassen, jeweils verknüpft mit Herstellerangaben, Wartungszyklen, Checklisten (Dokumenten), Verantwortlichen und Kosteninformationen. Durch die strukturierte Datenhaltung lassen sich Wartungspläne optimieren und Ergebnisse auswerten (z. B. Störungsstatistiken, Lebenszykluskosten).

• Vertrags- und Dokumentenmanagement: In diesem Anwendungsfeld liegt der Fokus auf Daten & Dokumenten in Verbindung mit Services und Rollen. Ein Datenset könnte etwa ein Wartungsvertrag sein, der einen bestimmten Leistungsumfang (Service) an bestimmten Objekten (Facilities) regelt, inklusive hinterlegter Dokumente (Vertragstext, Leistungsbeschreibung) und zuständigen Rollen (Vertragspartner, Vertragsmanager). GEFMA 924 stellt sicher, dass Verträge, zugehörige Leistungen und Dokumente klar verknüpft sind und bei Bedarf gemeinsam ausgewertet werden können (z. B. Übersicht aller Verträge zu einer Liegenschaft, inkl. Laufzeiten und verantwortlicher Personen).

Ein großer Vorteil des GEFMA 924-Datenmodells liegt in der Einbettung in die digitale FM-Systemlandschaft. Es bildet eine gemeinsame Datengrundlage, über die unterschiedliche Softwarelösungen miteinander kommunizieren können. So wird ein nahezu verlust- und fehlerfreier Datenaustausch zwischen Planungs- und BIM-Systemen einerseits und FM-Systemen wie CAFM/IWMS andererseits ermöglicht. Beispielsweise können aus einem BIM-Modell die definierten Objekttypen (Facilities) mit ihren Attributen direkt in ein CAFM-System übernommen werden, wenn beide Seiten eine gemeinsame Katalogbasis nutzen. Ebenso lassen sich zwischen Auftraggeber und FM-Dienstleister Daten austauschen (etwa Leistungsaufträge, Prüfdaten oder Reportings), ohne dass manuell nachgearbeitet werden muss – vorausgesetzt, beide verwenden das GEFMA 924-Modell.

In der Praxis empfiehlt es sich, bei der BIM-zu-FM-Übergabe Klassifikationsstandards einzusetzen, die den GEFMA 924-Katalogen entsprechen. So können IFC-Klassen oder OmniClass-Nummern aus dem digitalen Bauwerksmodell auf die internen Facility-Kategorien im FM gemappt werden. Die GEFMA 924-Kataloge dienen somit als Mapping-Schicht zwischen BIM und CAFM. Insgesamt fördert das Datenmodell eine integrierte FM-IT-Landschaft, in der alle Systeme „die gleiche Sprache sprechen“ – vom CAD-Planer über den TGA-Fachmann bis zum Facility Manager.

• Lebenszyklusübergreifende Nutzbarkeit: Das Datenmodell ist für alle Lebenszyklusphasen geeignet – von der Planung über Bau und Betrieb bis zum Abriss. Einmal erfasste Daten können immer wieder verwendet und bei Phasenübergaben (z. B. Bau → Betrieb) nahtlos übergeben werden.

• Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten: Durch die datentechnischen Verknüpfungen lassen sich unterschiedlichste Fragen per Knopfdruck beantworten. Ob Flächeneffizienz, Wartungsrückstände, Budgetabweichungen oder Compliance-Status – die strukturierte Datenbasis ermöglicht umfassende Berichte und Benchmarks.

• Hohe Erweiterungsfähigkeit: Das Modell ist flexibel und lässt sich bei Bedarf um zusätzliche Datenelemente und entsprechende logische Verknüpfungen erweitern, ohne an Klarheit zu verlieren. Neue Anforderungen (etwa neue Gesetzespflichten oder zusätzliche Asset-Arten) können durch Ergänzung der Kataloge und Datensets integriert werden.

• Herstellerneutralität und openBIM-Unterstützung: GEFMA 924 basiert auf neutralen, standardisierten Begriffen und Strukturen. Dies fördert die Interoperabilität und unterstützt insbesondere die openBIM-Idee, da FM-Daten nicht in proprietären Formaten „gefangen“ sind.

• Vereinfachter Datenaustausch: Durch die klar definierte Datenstruktur und Katalogbindung wird der Austausch zwischen verschiedenen Organisationen und Systemen deutlich vereinfacht. Missverständnisse oder Informationsverluste werden reduziert, weil alle Seiten dieselben Bezeichnungen und Strukturen nutzen.

• Integration der Systemlandschaft: GEFMA 924 wirkt als Bindeglied zwischen Spezial-Systemen. Ob CAD/BIM, CAFM, ERP oder Dokumentenmanagement – das Datenmodell erleichtert die Kopplung und sorgt dafür, dass Informationen zwischen den Systemen fließen können, ohne mediale Brüche oder doppelte Datenhaltung.

• Datenqualität: Alle relevanten Informationen müssen vollständig, aktuell und konsistent vorliegen. Insbesondere sollten Stammdaten regelmäßig gepflegt, Änderungen versioniert und Dubletten vermieden werden. Einheitliche Schreibweisen (via Kataloge) und eindeutige IDs sorgen dafür, dass es keine Mehrdeutigkeiten gibt.

• Prüfbarkeit und Nachweisbarkeit: Ein zentrales Leitmotiv des Modells ist die Auditierbarkeit. Das bedeutet, aus den Daten muss jederzeit nachvollziehbar sein, wer, was, wann und warum getan hat. Bei Betreiberpflichten etwa müssen die hinterlegten Regelwerke mit konkreten Paragraphen und Ständen angegeben sein; Dokumente brauchen Freigabeinformationen und gültige Versionsstände; bei personenbezogenen Rollen sind Qualifikationsnachweise zu hinterlegen. Die Datenstruktur unterstützt dies, indem sie explizite Felder für solche Nachweise vorsieht und Beziehungen zwischen Pflicht, Ausführung und Dokumentation herstellt.

Durch die Einhaltung dieser Qualitätskriterien werden FM-Daten nicht nur effektiv nutzbar, sondern erfüllen auch Compliance-Anforderungen und unterstützen das Risikomanagement der Organisation.

GEFMA 924 ist kein statisches Konzept, sondern eingebettet in eine laufende Weiterentwicklung der FM-Standards. So sind bereits Ergänzungen erschienen, die auf dem Datenmodell aufbauen. Ein Beispiel ist die GEFMA 924-12 „Dokumenten- und Dateimanagement mit DMS und Attributen nach GEFMA 924“ (erschienen 2021). Dieser Leitfaden zeigt, wie das Datenmodell praktisch genutzt werden kann, um digitale Dokumente in einem DMS konsistent zu verwalten – inklusive der Verwendung der GEFMA 924-Kataloge für Dokumentenarten und Metadaten.

Auch andere GEFMA-Richtlinien knüpfen an die 924-Logik an oder profitieren davon. So werden in GEFMA 922-1 ff. (Verzeichnisse der FM-Dokumente) die Datenstrukturen genutzt, um Dokumente mit Regelwerksfundstellen, Erstellern, Objekten und Leistungen zu verknüpfen. Die Anschlussfähigkeit an solche Publikationen zeigt, dass GEFMA 924 als Grundlagensystematik dient, auf der weitere Themen vertieft werden können – bis hin zu speziellen Anwendungen wie z. B. BIM im FM (GEFMA 926) oder IT-Sicherheit (GEFMA 944). Für Anwender bedeutet dies, dass Investitionen in die GEFMA 924-Datenstruktur langfristig tragen und kompatibel mit zukünftigen Entwicklungen bleiben.

Unternehmensweit verbindliche Definitionen für Datenelemente, Beziehungen, Datensets und Workflows sind entscheidend, um eine einheitliche Nutzung des Modells sicherzustellen. Es ist ratsam, ein FM-Glossar zu erstellen, das alle relevanten Begriffe und ihre Definitionen enthält. Darin sollten die in GEFMA 924 definierten Artefakte genauso beschrieben sein, wie sie im Unternehmen verstanden und genutzt werden. Diese verbindlichen Begriffsdefinitionen verhindern eine semantische Drift – also das Auseinanderlaufen von Bedeutungen – und stellen sicher, dass alle Beteiligten (intern wie extern) die gleiche Sprache sprechen. Das Glossar kann als Anhang der FM-Dokumentation geführt werden und sollte regelmäßig überprüft und an neue Entwicklungen angepasst werden.

• Mappingtabellen: Es ist sinnvoll, Übersetzungstabellen zu erstellen, um externe Klassifikationen auf die eigenen Kataloge abzubilden. Beispielsweise kann eine Tabelle gepflegt werden, die IFC-Klassen oder eCl@ss-Codes den internen Facility-Kategorien zuordnet. Ebenso kann es eine Zuordnung zwischen Dokumentenarten (nach DIN EN 61355-1) und den Klassen im eigenen DMS geben. Solche Mappingtabellen erleichtern die Integration verschiedener Systeme und Datenquellen, da sie als Nachschlagewerk für die korrekte Einordnung dienen.

• Checkliste zur Implementierung: Für die praktische Einführung empfiehlt sich eine Schritt-für-Schritt-Checkliste. Typische Punkte darauf sind: Auswahl der relevanten Kataloge (Welche GEFMA 924-xx Teile werden genutzt? Werden zusätzliche firmenspezifische Listen benötigt?), Vergabe von IDs und Schlüsselstrukturen (Wie werden z. B. Räumen, Anlagen, Verträgen eindeutige Nummern zugewiesen?), Design der Datensets pro Use-Case (Welche Datenelemente und Beziehungen werden für jeden wichtigen Geschäftsprozess benötigt?) und Governance-Regeln für die Datenpflege (Wer ist verantwortlich für die Aktualisierung von Katalogen und Stammdaten? Wie werden Änderungen kontrolliert und freigegeben?). Diese Hilfen stellen sicher, dass das Modell nicht nur theoretisch verstanden, sondern auch prozesssicher im Unternehmensalltag verankert wird.