GEFMA 900: Regelwerke im Facility Management

GEFMA 900 ordnet unterschiedliche „Quellfamilien“ von Regelwerken, die in der Praxis gemeinsam die Anforderungen an Planung, Betrieb, Instandhaltung, Sicherheit und Organisation prägen.

• Gesetze: Rechtsnormen des EU‑, Bundes‑ oder Landesgesetzgebers, die für alle verbindlich sind und die Pflichten, Haftung und Organisationsanforderungen regeln. Hanisauland erläutert, dass Gesetze von Bundestag und Bundesrat beschlossen werden und Regeln für das Zusammenleben aufstellen.

• Verordnungen: Durch die Exekutive erlassene Vorschriften, die Gesetze konkretisieren. Verordnungen beschreiben, wie eine gesetzliche Regelung praktisch umzusetzen ist.

• DGUV‑Publikationen: Schriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Nach der BauNetz‑Wissen‑Plattform haben DGUV‑Vorschriften (früher BGV) rechtlichen Charakter und definieren Schutzziele; DGUV‑Regeln beschreiben den Stand der Sicherheitstechnik und dienen der Umsetzung dieser Vorschriften.

• Technische Regeln staatlicher Ausschüsse: Technische Regeln wie die Arbeitsstättenregeln (ASR) konkretisieren verbindliche Verordnungen. Sie sind Auslegungshilfen zur Umsetzung der Arbeitsstättenverordnung und enthalten praxisnahe Vorgaben; alternative Maßnahmen müssen den gleichen Schutz erreichen. Entwickelt werden sie von Fachgremien wie dem Ausschuss für Arbeitsstätten (ASTA) und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) veröffentlicht.

• Normen: Standards des DIN/EN/ISO‑Kontexts. Die Deutsche Kommission Elektrotechnik (DKE) betont, dass die Anwendung von Normen grundsätzlich freiwillig ist, dass sie aber den Stand der anerkannten Technik widerspiegeln und eine Basis für Sicherheit und Qualität darstellen. Normen werden konsensorientiert von Expertengremien erarbeitet und dynamisch angepasst, wodurch sie eine Investitions‑ und Rechtsicherheit bieten.

• Richtlinien: Praktische Regelwerke von Fachverbänden oder Institutionen. Die Richtlinienfamilie VDI 2083 beispielsweise beschreibt den aktuellen Stand der Technik und führt internationale Standards wie ISO 14644 näher aus; sie sind national ausgerichtet und ergänzen internationale Normen.

• Empfehlungen: Orientierungs‑ und Best‑Practice‑Papiere, die keine normative Kraft besitzen. VDI‑Expertenempfehlungen geben praxisnahe Anleitungen und umfassen z. B. Koordination, Nutzung von Warnsystemen oder Kommunikation. Sie dienen als handlungsorientierte Hilfestellung, wenn kein Gesetz oder keine Norm existiert.

• Gesetzliche Vorgaben (rechtlich verbindlich): Sie müssen zwingend eingehalten werden und bilden den Pflichtenrahmen.

• Technische Regeln mit Vermutungswirkung: Technische Regeln wie ASR oder TRBS gelten als anerkannte Regeln der Technik. Sie legen fest, wie rechtliche Vorgaben umzusetzen sind und haben Vermutungswirkung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

• Normative Standards (Normen): Werden freiwillig angewendet, können aber durch Gesetze, Verträge oder interne Regelungen verpflichtend werden.

• Richtlinien/Empfehlungen: Haben empfehlenden Charakter. Sie konkretisieren Branchenpraxis, standardisieren Verfahren und dienen der Orientierung. VDI‑Richtlinien beschreiben den Stand der Technik, während VDI‑Expertenempfehlungen konkrete Handlungsanleitungen bieten.

GEFMA 900 listet nur Regelwerke, die für das Facility Management relevant sind. Dies betrifft Vorgaben, die Betreiberpflichten, Sicherheit, Umwelt-, Energie‑ und Datenschutzaspekte beeinflussen und die Planung, Errichtung, Nutzung oder Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen betreffen.

Das Verzeichnis unterscheidet zwischen gültigen und aufgehobenen Regelwerken. Durch die Aufnahme kürzlich aufgehobener Dokumente werden Übergangsfristen und Ablösungen sichtbar, sodass FM‑Verantwortliche Aktualisierungsbedarf erkennen können.

Änderungen der letzten Jahre werden gesondert gekennzeichnet. Im Stand 2021‑04 weist GEFMA 900 insbesondere Veränderungen der Jahre 2020 und 2021 aus. Dies unterstützt das Änderungsmanagement im FM und erleichtert die Aktualisierung von Prozessen und Dokumenten.

• Regelwerkstyp,

• Kennung (Nummer/Kurzbezeichnung),

• Titel,

• Ausgabe/Stand,

• Status (gültig/aufgehoben),

• ggf. Hinweise zu Änderungen.

Diese klare Struktur erleichtert die Auffindbarkeit und Referenzierbarkeit der Dokumente.

• Regelwerkstyp bestimmen: Zu Beginn wird zwischen Gesetz, Verordnung, DGUV‑Publikation, technischer Regel, Norm, Richtlinie oder Empfehlung unterschieden.

• Anwendungsbezug herstellen: Welches Objekt, welche Anlage oder welcher Service ist betroffen?

• Status & Stand prüfen: Ist das Regelwerk aktuell oder aufgehoben? Welchen Ausgabestand hat es?

• Umsetzungspfad definieren: Welche Pflichten, Kontrollen und Nachweise ergeben sich? Wer ist zuständig?

• Dokumentation: Ergebnissicher dokumentieren, z. B. in Betreiberpflichten‑Registern und Arbeitsanweisungen.

• Versionierung & Dokumentenlenkung: Pflege aktueller und historischer Fassungen mit Review‑Zyklen.

• Audit‑Trail: Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Verantwortlichkeiten.

• Verknüpfung mit Objektstruktur: Zuordnung zu Gebäuden, Anlagen und Prozessen zur Unterstützung der Compliance.

Dieser Abschnitt dient als Katalog. Die nachfolgenden Beschreibungen sind beispielhaft; das tatsächliche Verzeichnis in GEFMA 900 enthält detaillierte Listungen.

Gesetze bilden die Rechtsgrundlage für Betreiberverantwortung, Arbeitsschutz, Umwelt‑ und Energierecht, Datenschutz und Sicherheit. Sie legen die Pflichten von Eigentümern und Betreibern fest und bestimmen die Organisationsverantwortung. Beispiele sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) oder das Energieeinspargesetz. In der FM‑Praxis dienen Gesetze als „Legal Baseline“ für Verträge, Leistungsverzeichnisse und Haftungsfragen.

Verordnungen konkretisieren gesetzliche Anforderungen. Beispiele sind die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) zur sicheren Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsmitteln oder die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Die dazugehörigen technischen Regeln, z. B. Arbeitsstättenregeln (ASR), erläutern die praktische Umsetzung. Im FM leiten sich aus Verordnungen Prüf‑ und Wartungsfristen, Betreiberpflichten und Dokumentationsanforderungen ab.

• DGUV‑Vorschriften: Rechtsnormen mit Schutzfunktion, z. B. DGUV‑Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“. Sie haben gesetzlichen Charakter und definieren Schutzziele.

• DGUV‑Regeln: Anerkannte Regeln der Sicherheitstechnik. Sie beschreiben den Stand der Sicherheits‑ und Gesundheitstechnik und helfen bei der Umsetzung der DGUV‑Vorschriften.

• DGUV‑Informationen: Erläutern spezifische Aufgaben und liefern praktische Hinweise.

Im FM unterstützen DGUV‑Publikationen bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüfungen und beim Aufbau der Arbeitsschutzorganisation.

Technische Regeln wie ASR, TRBS (Technische Regeln für Betriebssicherheit) oder KTA‑Regeln (Kerntechnischer Ausschuss) konkretisieren die Umsetzung von Verordnungen. Die Arbeitsstättenregeln (ASR) definieren beispielsweise, wie die ArbStättV in Bezug auf Raumgröße, Beleuchtung oder Fluchtwege praxisnah umzusetzen ist. Diese Regeln gelten als „anerkannte Regeln der Technik“ und gewährleisten eine sichere, gesetzeskonforme Auslegung. Im FM dienen sie als Grundlage für Standard‑Arbeitsanweisungen, Prüfkonzepte und technische Betriebshandbücher.

Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN), des Europäischen Komitees für Normung (EN) und der Internationalen Organisation für Normung (ISO) schaffen einheitliche Begriffe, Mess‑ und Prüfverfahren sowie Qualitätsanforderungen. Die DKE weist darauf hin, dass die Anwendung von Normen grundsätzlich freiwillig ist, aber sie spiegeln den Stand der Technik wider und bieten Investitions‑ sowie Rechtssicherheit. Beispiele sind DIN 276 (Kosten im Bauwesen), DIN EN 15221‑6 (Flächenbemessung im FM) oder ISO 9001 (Qualitätsmanagement). Normen dienen der Leistungsbeschreibung, Qualitätssicherung, Vergleichbarkeit und Auditierung.

Richtlinien von Fachverbänden präzisieren Anforderungen praxisnah und ergänzen internationale Normen. Die Richtlinienreihe VDI 2083 beschreibt etwa den Stand der Technik in der Reinraumtechnik. Sie basiert auf ISO 14644, führt diese tiefer aus und behandelt zusätzliche Aspekte wie Energie‑ und Kosteneffizienz. Richtlinien sind meist national ausgerichtet, werden regelmäßig aktualisiert und gelten als branchenspezifische Standards. Im FM dienen sie zur Standardisierung von Prozessen, zur Definition von Rollen/Schnittstellen sowie zur Erstellung von Betreiberhandbüchern.

Empfehlungen und Leitfäden bieten Best Practices und Orientierungshilfen. VDI‑Expertenempfehlungen beispielsweise geben praxisnahe Anleitungen, die Koordination, Nutzung von Warnsystemen und Kommunikation betreffen. Sie sind nicht rechtsverbindlich, erleichtern aber die strukturierte Umsetzung komplexer Aufgaben und fördern eine kontinuierliche Reifegradentwicklung im FM.

Ein Abkürzungs‑ und Institutionenverzeichnis erleichtert die eindeutige Interpretation von Regelwerkstypen, Herausgebern und Quellfamilien. Gerade für standortübergreifende FM‑Organisationen ist es wichtig, Abkürzungen wie ArbStättV, ASR, DGUV, TRBS oder KTA schnell zuzuordnen und die zuständigen Institutionen zu kennen.

Änderungs‑ und Aktualitätsübersicht

Der Leitfaden sollte ein Rollenmodell festlegen, bei dem Regelwerksverantwortliche (Owner), Fachexperten, Betreiberorganisation und Dienstleister klar benannt werden. Ein Kontrollsystem mit regelmäßigen Reviews, Eskalationswegen sowie Audit‑, Begehungs‑ und Prüfmanagement sorgt für Wirksamkeit. Die Nachweisführung erfordert eine revisionssichere Dokumentenlenkung und die Verknüpfung von Regelwerksreferenzen mit der Objekt‑ und Anlagenstruktur.

GEFMA 900 dient als Referenzrahmen für ein internes „Single Source of Truth“ der Regelwerkslandschaft. Wichtig ist die Trennung zwischen Verzeichnis (Was existiert?) und Compliance‑Bewertung (Welche Regelwerke gelten für uns und wie werden sie umgesetzt?). So lässt sich nachvollziehen, welche Anforderungen für einzelne Objekte und Services gelten und welche Maßnahmen abzuleiten sind.

• Regelwerksregister: Standort‑, Objekt‑ oder Anlagenbezogene Register mit Kennung, Titel, Stand, Status und Relevanz.

• Umsetzungsnachweise: Prüfkalender, Wartungspläne, Unterweisungsdokumente, Gefährdungsbeurteilungen und weitere Nachweise, die den Status der Umsetzung dokumentieren.

• Änderungsmanagement: Impact‑Assessments bei markierten Änderungen; Ableitung von Maßnahmen zur Aktualisierung von Verträgen, Prozessen und Dokumenten.

Jede Regelwerksreferenz im FM‑Handeln muss auf eine eindeutige Verzeichnisspur zurückführbar sein. Kennung, Ausgabestand und Status müssen dokumentiert und im Auditfall nachweisbar sein. Nur so lassen sich Compliance‑, Haftungs‑ und Organisationsanforderungen belastbar erfüllen.