GEFMA 734: ipv® Integrale Prozess Verantwortung im FM

• Integrale Prozessverantwortung (ipv®) bezeichnet die umfassende Verantwortung für Planung, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung von Facility‑Management‑Prozessen entlang des gesamten Lebenszyklus eines Portfolios. Sie integriert strategische, taktische und operative Ebene und berücksichtigt normative Anforderungen, Wirtschaftlichkeit, Nutzerorientierung und Nachhaltigkeit.

• Prozessverantwortung vs. Linien‑ und Objektverantwortung: Prozessverantwortung ist horizontal ausgerichtet: Sie stellt sicher, dass Prozesse objektübergreifend geplant, umgesetzt und verbessert werden, inklusive Schnittstellenkoordination und Qualitätssteuerung. Linienverantwortung ist dagegen vertikal strukturiert: Führungskräfte tragen klare Zuständigkeiten für die Planung, Steuerung und Umsetzung von FM‑Aufgaben entlang der Hierarchie. Objektverantwortung konzentriert sich auf die sichere und wirtschaftliche Bewirtschaftung einzelner Gebäude oder Anlagen, einschließlich Betreiberpflichten und Ressourcenbereitstellung. In ipv® werden diese Verantwortungen integriert, um eine durchgängige Leistungsqualität zu gewährleisten.

• Rolle des FM‑Beraters im ipv®‑Modell: Der Berater übernimmt die methodische Begleitung, führt Prozessanalysen durch, entwickelt zielorientierte Konzepte, moderiert Stakeholder und unterstützt die Umsetzung. Er dient als Schnittstelle zwischen Auftraggeber, Dienstleistern und Auditoren und sichert die Einhaltung der normativen Vorgaben.

Die ipv® verbindet Strategie, Organisation, Prozesse und Betrieb. Auf strategischer Ebene übernimmt die FM‑verantwortliche Stelle unternehmensweite Prozessverantwortung für die Bereitstellung anforderungsgerechter technischer Infrastruktursysteme. Auf taktischer Ebene werden strategische Ziele in objektübergreifende Maßnahmen umgesetzt und die Qualität der täglichen Serviceleistungen gesteuert. Der Ansatz ist lebenszyklus‑ und wertschöpfungsorientiert: Prozesse sollen von der Planung über den Betrieb bis zur Erneuerung optimiert werden, um langfristige Wirtschaftlichkeit und Nutzerzufriedenheit zu sichern. ipv® grenzt sich von klassischen Organisations‑ und Betriebsmodellen ab, indem es Prozessketten und Verantwortlichkeiten transparent macht und ein integratives Managementsystem fordert.

Der Befähigungsnachweis dient der Sicherstellung fachlicher, methodischer und sozialer Kompetenz von FM‑Beratern. Durch ein strukturiertes Nachweissystem werden Qualifikationen vergleichbar gemacht. Dies trägt zur Reduzierung von Projekt‑ und Umsetzungsrisiken bei, indem ungeeignete Beratungsleistungen frühzeitig ausgeschlossen werden. Gleichzeitig erhöht das Nachweissystem die Qualität der Beratungsleistungen und fördert die Professionalisierung der Branche.

Für Auftraggeber schafft der Befähigungsnachweis Transparenz bei der Auswahl geeigneter Berater. Zertifizierte Berater verfügen nachweislich über Kenntnisse einschlägiger Normen (z. B. DIN EN 15221‑3) und können Qualitätssysteme nach ISO 41001 implementieren. Die Zertifizierung reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen und stellt eine höhere Qualität bei ipv®‑Einführungsprojekten sicher. Gleichzeitig trägt der Befähigungsnachweis zur Marktstandardisierung bei: Er fördert Vertrauen, erleichtert den Vergleich von Angeboten und bildet eine gemeinsame Basis für Verträge und Audits.

• Nachgewiesene FM‑Praxis: mehrjährige Berufserfahrung im Facility Management oder angrenzenden Bereichen.

• Erfahrung in Organisations‑ und Prozessprojekten: Beteiligung an Einführung, Optimierung oder Transformation von FM‑Strukturen, idealerweise in verschiedenen Branchen oder Portfolio­arten.

• Kenntnisse relevanter GEFMA‑Richtlinien: insbesondere der Richtlinien 710 (Legalitätsmanagement), 720 (Prozesse) und 730 (Prozessverantwortung) sowie weiterer Normen wie DIN EN 15221 und ISO 41001.

Die Richtlinie fordert als Eintrittsqualifikation eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium mit Bezug zum Facility Management, zur Technik, zur Wirtschaft oder zur Organisationsentwicklung. Zusatzqualifikationen in Recht, Bauwesen oder Informations­technik sind erwünscht, da sie das Spektrum der Prozessverantwortung erweitern. Mehrjährige Berufserfahrung im FM‑Umfeld – beispielsweise in der Leitung von technischen Services, im kaufmännischen FM oder im infrastrukturellen FM – ist erforderlich, um die Breite der Disziplin zu verstehen.

• Rolle und Verantwortung: ob als Projektleitung, Fachexperte, Moderator oder Change‑Manager; dabei ist die Übernahme von Prozessverantwortung hervorzuheben.

• Komplexität und Umfang: Grösse des betreuten Portfolios, Vielfalt der Services, Anzahl der beteiligten Stakeholder und Schnittstellen.

• Ergebnisse: erreichte Verbesserungen, wie die Einführung von Qualitätsstandards, die Umsetzung von rechtlichen Anforderungen oder die Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Angaben müssen klar strukturiert, belegbar und mit Ansprechpartnern oder Referenzen versehen sein.

• Aktualität der Angaben: der Befähigungsnachweis sollte aktuelle Projekte und Qualifikationen enthalten, in der Regel nicht älter als fünf Jahre.

• Einheitliche Struktur: die Dokumente sind gemäss der vorgegebenen Gliederung aufzubereiten, um eine effiziente Prüfung zu ermöglichen.

• Vollständigkeit der Nachweise: sämtliche geforderten Dokumente müssen vorliegen.

• Plausibilität der Erfahrung: Projektangaben werden hinsichtlich Realisierbarkeit, Rollenbeschreibung und Ergebnisdarstellung beurteilt.

• Übereinstimmung mit den Kompetenzanforderungen: die nachgewiesenen Kompetenzen müssen mit den in Kapitel 4 definierten Anforderungen korrespondieren.

Nach erfolgreicher Prüfung wird der Bewerber als ipv®‑FM‑Berater anerkannt. Der Status wird dokumentiert und kann von Auftraggebern eingesehen werden. Im Falle nicht bestandener Prüfungen werden die Gründe benannt und es besteht die Möglichkeit zur Nachbesserung.

Die Anerkennung ist befristet, beispielsweise auf drei bis fünf Jahre, um sicherzustellen, dass Berater ihre Qualifikation regelmässig aktualisieren. Eine Verlängerung erfordert den Nachweis fortlaufender Weiterbildung und aktueller Projekterfahrungen.

Zertifizierte Berater sind verpflichtet, sich regelmässig fort‑ und weiterzubilden. Dies umfasst Seminare, Workshops, Teilnahme an Arbeitskreisen und Konferenzen sowie den Austausch mit anderen Experten. Der ipv®‑Arbeitskreis von GEFMA nutzt Plattformen für den Erfahrungsaustausch und die Unterstützung bei individuellen Aufgabenstellungen.

Die Anforderungen des Befähigungsnachweises werden kontinuierlich an neue Entwicklungen im FM‑Markt angepasst. Dazu gehören technologische Trends (Digitalisierung, IoT, BIM), geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder neue Normen (z. B. die Weiterentwicklung der DIN EN 15221‑Reihe). Praktische Erfahrungen aus Projekten und Audits fliessen in die Weiterentwicklung der Richtlinie ein, um die Relevanz und Praxisnähe zu erhöhen.

GEFMA 734 ergänzt die bestehenden GEFMA‑Richtlinien. Während die Richtlinien 710 (Legalitätsmanagement) und 720 (Prozessqualität) die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen schaffen und die Richtlinie 730 die integrale Prozessverantwortung der Dienstleister definiert, befasst sich die 734 mit der Qualifikation der beratenden Personen. Zudem korrespondiert sie mit Bildungsrichtlinien wie GEFMA 610 (FM‑Studiengänge) und Qualifikationsrichtlinien der FM‑Dienstleister. Zusammen bilden sie ein kohärentes System, das strategische, taktische und operative Aspekte des Facility Managements abdeckt.

Durch die Standardisierung der Beratungsleistungen stärkt GEFMA 734 die Rolle qualifizierter FM‑Berater am Markt. Auftraggeber können sich auf geprüfte Kompetenzen verlassen und Berater erhalten eine klare Positionierung. Die Richtlinie trägt zur Harmonisierung der Beratungsmethoden bei und erleichtert die Integration von Managementsystemen wie ISO 41001 in Beratungsprojekte. Im Ergebnis fördert sie eine professionelle, transparente und nachhaltige FM‑Beratung.