GEFMA 630: Servicekraft Facility Management

Ziel der Ausbildung zur Servicekraft Facility Management ist die Vermittlung einer umfassenden Handlungskompetenz, die es den Absolventen ermöglicht, Gebäude und Anlagen im täglichen Betrieb sicher, effizient und qualitätsgerecht zu betreuen. Die Servicekraft FM soll nach Abschluss in der Lage sein, operative Facility-Services eigenständig und verantwortungsbewusst umzusetzen – stets orientiert an den Bedarfen der Nutzer und den Vorgaben des Objektmanagements. Hierbei stehen praxisorientiertes Fachwissen, serviceorientiertes Handeln und ein hohes Sicherheitsbewusstsein im Vordergrund, sodass die Servicekraft als verlässliche Ansprechperson im Gebäudebetrieb fungieren kann.

Die Weiterbildung zur Servicekraft FM ist modular aufgebaut. Das Curriculum gliedert sich in thematische Lerneinheiten, die in sich abgeschlossene Module bilden – beispielsweise Grundlagen des Facility Managements, Technisches FM, Infrastrukturelles FM, Kaufmännische Grundlagen und Sicherheit/Arbeitsschutz. Jeder Modulbaustein deckt einen klar abgegrenzten Themenkomplex ab und vermittelt darauf zugeschnittene Kenntnisse und Fertigkeiten. Durch die modulare Struktur kann die Ausbildung schrittweise und übersichtlich erfolgen, wobei die Lerninhalte aufeinander aufbauen und ein ganzheitliches Qualifikationsprofil ergeben.

Der zeitliche Umfang der Qualifizierung ist in der Richtlinie vorgegeben: typischerweise umfasst die Ausbildung ca. 120 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten (entspricht rund 90 Stunden). Die Durchführung kann je nach Anbieter und Teilnehmergruppe unterschiedlich organisiert sein. Üblich ist eine streckende Durchführung über mehrere Monate (z. B. berufsbegleitend über ca. 6–12 Monate mit Wochenend- oder Abendunterricht) oder als Kompaktkurs in Vollzeit über einige Wochen. Die Ausbildung beinhaltet Präsenzunterricht für theoretische und praktische Lerneinheiten; teilweise können auch Selbstlernphasen oder Projektarbeiten integriert sein. Die organisatorische Durchführung obliegt den zertifizierten Bildungsträgern, muss jedoch sicherstellen, dass alle geforderten Lerninhalte abgedeckt und die vorgegebene Stundenzahl erreicht wird.

Dieser Themenblock vermittelt zunächst die begrifflichen und konzeptionellen Grundlagen des Facility Managements. Die Teilnehmenden lernen, was unter FM als ganzheitlichem Managementansatz verstanden wird – einschließlich der typischen Leistungsbilder (technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches FM) – und wie FM in den Lebenszyklus von Gebäuden eingebettet ist. Es wird aufgezeigt, welche Rolle die Servicekraft FM innerhalb dieses Zyklus einnimmt, insbesondere in der Nutzungs- und Betriebsphase eines Objekts. Das Rollenverständnis der Servicekraft wird herausgearbeitet: als operative Schnittstelle zwischen den Anforderungen der Nutzer bzw. Kunden und den Managementvorgaben des Objektmanagers. Die angehenden Servicekräfte erfahren, wie ihre Tätigkeiten zur Werterhaltung der Immobilien und zur Unterstützung der Kernprozesse des Eigentümers/Nutzers beitragen.

In diesem Modul erhalten die Teilnehmer eine Einführung in die gebäudetechnischen Anlagen und die Aufgaben des technischen Facility Managements. Es werden Grundkenntnisse zu wesentlichen technischen Systemen eines Gebäudes vermittelt – etwa Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), elektrische Anlagen, Sanitärtechnik, Aufzüge und Gebäudeleittechnik. Die Servicekraft FM lernt, diese Anlagen im Rahmen einfacher Bedienungs- und Kontrollaufgaben sicher zu handhaben: beispielsweise das Ablesen von Betriebszuständen und Zählerständen, das Durchführen kleiner Funktionsprüfungen oder das Zurücksetzen von Störmeldungen nach Vorgabe. Zudem wird vermittelt, wie die Servicekraft technische Störungen erkennt, angemessen reagiert (z. B. erste Sicherungsmaßnahmen einleitet) und Fachpersonal zur Entstörung hinzuzieht. Das Modul legt damit die Basis, um im täglichen technischen Betrieb unterstützend tätig zu sein und zur Betriebssicherheit der Anlagen beizutragen.

Dieser Themenbereich deckt die infrastrukturellen Dienstleistungen rund um das Gebäude ab. Die angehenden Servicekräfte lernen die Grundlagen der Gebäudereinigung und Hygiene kennen – von Reinigungsmethoden und -mitteln über Reinigungspläne bis zu Qualitätsstandards für Sauberkeit. Auch das Abfallmanagement wird behandelt: sachgerechte Mülltrennung, Entsorgungskonzepte und Recycling gehören zum Inhalt, um einen umweltgerechten Gebäudebetrieb zu gewährleisten. Weiterhin werden typische Servicedienstleistungen beleuchtet, etwa Hausmeisterdienste, Empfangs- und Postdienste oder Sicherheits- und Wachdienste im Objekt. Die Ausbildung legt Wert auf das Verständnis von Prozessabläufen in diesen Bereichen und auf die Fähigkeit, die Qualität der erbrachten Leistungen zu kontrollieren. So lernt die Servicekraft FM beispielsweise, Checklisten für Reinigungsleistungen zu nutzen, Serviceaufträge zu koordinieren und Schnittstellen zwischen verschiedenen Dienstleistern zu managen.

Hier erhalten die Teilnehmer einen Einblick in die kaufmännischen Aspekte des Facility Managements. Vermittelt wird ein grundlegendes Kostenbewusstsein im Gebäudebetrieb – etwa welche Kostenarten (Betriebskosten, Instandhaltungskosten etc.) anfallen und wie wirtschaftliches Handeln im Alltag aussieht. Die Servicekraft FM lernt, Leistungen nachzuverfolgen und zu dokumentieren: z. B. das Erfassen erbrachter Arbeiten, das Führen einfacher Leistungsnachweise und das Prüfen von Abrechnungen im kleinen Umfang. Einfache Instrumente der Dokumentation (etwa Wartungsprotokolle, Reinigungspläne, Übergabe-Checklisten) werden vorgestellt und deren Bedeutung für Transparenz und Nachweisfähigkeit betont. Zudem wird vermittelt, wie die Servicekraft zur Einhaltung von Verträgen und Qualitätsvereinbarungen beiträgt, indem sie Soll-Ist-Abgleiche durchführt und Abweichungen an die Führungskraft meldet.

Ein zentrales Ausbildungsfeld ist die Vermittlung von Arbeitsschutz und Betriebssicherheit. Die Servicekräfte werden mit den grundlegenden Vorschriften des Arbeitsschutzes vertraut gemacht (z. B. Unfallverhütungsvorschriften, Persönliche Schutzausrüstung, ergonomisches Arbeiten) und lernen, diese im Arbeitsalltag anzuwenden. Ein wichtiger Aspekt sind die Betreiberpflichten und Verkehrssicherungspflichten: Die Teilnehmer erfahren, welche Verantwortung der Gebäudebetreiber für die Sicherheit von Personen und Einrichtungen trägt – zum Beispiel regelmäßige Prüfungen von Anlagen (Aufzüge, Brandschutztechnik), Sicherung von Verkehrswegen (Winterdienst, Beleuchtung) und allgemeine Gefahrenprävention im Objekt. Die Schulung schärft das Gefahrenbewusstsein der angehenden Servicekräfte, sodass sie Risiken frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen können. Dazu gehören auch Kenntnisse zu Notfall- und Alarmplänen, zum Verhalten im Brandfall sowie zur Zusammenarbeit mit Sicherheitsbeauftragten und externen Prüforganisationen. Insgesamt befähigt dieses Modul die Servicekraft FM, einen sicheren Gebäudebetrieb zu gewährleisten und zur Erfüllung der gesetzlichen Betreiberverantwortung beizutragen.

Die Weiterbildung zur Servicekraft FM ist durchgängig praxisorientiert konzipiert. Theoretische Inhalte werden stets mit praktischen Beispielen aus dem FM-Alltag verknüpft, um den Transfer in die berufliche Praxis zu gewährleisten. So fließen Erfahrungsberichte aus realen Gebäudebetriebssituationen in den Unterricht ein, und typische Problemstellungen (wie z. B. eine plötzlich auftretende Störung oder die Organisation einer Sonderreinigung) werden gemeinsam analysiert. Wo möglich, werden praktische Übungen direkt an Objekten oder Geräten durchgeführt – etwa eine Begehung im Gebäude zu Übungszwecken oder das Ausfüllen echter Wartungsformulare. Diese konsequente Ausrichtung am Arbeitsalltag stellt sicher, dass die Teilnehmer die erworbenen Kenntnisse unmittelbar anwenden können und ein Verständnis für bewährte Vorgehensweisen in der Praxis entwickeln.

Im Lehrgang kommen vielfältige Unterrichts- und Lernmethoden zum Einsatz, um einen abwechslungsreichen Wissenserwerb zu ermöglichen. Klassische Unterrichtseinheiten mit Vortrag und Fachgespräch vermitteln die Grundlagen und bieten Raum für Fragen und Diskussionen. Ergänzend dazu werden Fallstudien und Szenarien eingesetzt: Die Teilnehmer bearbeiten in Gruppen praxisnahe Aufgabenstellungen und erarbeiten Lösungsansätze, die anschließend gemeinsam besprochen werden. Praktische Übungen – z. B. das Durchführen einer Objektbegehung als Rollenspiel oder das Simulieren eines Kundenanliegens – festigen das Erlernte. Ein wichtiger Bestandteil ist auch der Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmern: Da viele bereits Berufserfahrung mitbringen, werden gezielt Diskussionen angeregt, in denen gute Praxisbeispiele geteilt und verschiedene Vorgehensweisen reflektiert werden. Diese Mischung aus Theorievermittlung, Praxistraining und kollegialem Lernen sorgt für einen nachhaltigen Lernerfolg.

• Abgeschlossene Berufsausbildung im gewerblich-technischen oder kaufmännischen Bereich (Industrie, Handwerk oder vergleichbar) – dadurch ist eine Basisqualifikation vorhanden, auf der die FM-Weiterbildung aufbauen kann.

• Alternativ: einschlägige Berufserfahrung von mehreren Jahren im Facility Management oder einem angrenzenden Tätigkeitsfeld – für Quereinsteiger ohne formalen Berufsabschluss kann umfangreiche Praxiserfahrung den Zugang ermöglichen (üblich sind z. B. mindestens 3 Jahre Fachpraxis mit Ausbildung oder ca. 6 Jahre ohne Ausbildung).

• Mindestalter 18 Jahre: die Teilnehmer sollen in der Regel volljährig sein, da es sich um eine berufliche Weiterbildung handelt und bestimmte Sicherheitsunterweisungen ein Mindestalter voraussetzen.

• Ausreichende Deutschkenntnisse: da der Lehrgang auf Deutsch durchgeführt wird und Fachbegriffe vermittelt werden, ist ein gutes Verständnis der deutschen Sprache (empfohlen mindestens Niveau B2) erforderlich, insbesondere für Teilnehmer mit Migrationshintergrund.

• Sonstige Eignung: je nach Bildungsträger kann ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis oder ein ärztlicher Eignungsnachweis verlangt werden, insbesondere wenn bestimmte Tätigkeitsbereiche (z. B. Sicherheitsdienste) angestrebt werden.

Die Durchführung der Qualifizierung zur Servicekraft FM ist an bestimmte Vorgaben für Bildungsträger gebunden. Anbieter, die diese Weiterbildung anbieten, müssen von der GEFMA als zertifizierter Bildungsträger anerkannt sein. Das bedeutet, sie verfügen über nachgewiesen geeignete Strukturen, Lehrpläne und Dozenten, um den hohen Qualitätsstandard der Richtlinie zu erfüllen. Die Lehrkräfte sollten einschlägige Fachkenntnisse und idealerweise praktische Erfahrung im Facility Management besitzen, um die Inhalte kompetent und praxisnah vermitteln zu können. Der GEFMA-Prüfungsausschuss überwacht in regelmäßigen Abständen (z. B. alle drei Jahre) die Einhaltung der Qualitätsanforderungen und stimmt das Prüfungsverfahren mit den Bildungsträgern ab. Zudem müssen organisatorische Rahmenbedingungen gewährleistet sein – etwa angemessene Schulungsräumlichkeiten, Lehrmaterialien und Möglichkeiten für praktische Übungen. Nur unter diesen Voraussetzungen darf ein Bildungsträger die Ausbildung nach GEFMA 630 durchführen und am Ende das GEFMA-zertifizierte Abschlusszertifikat vergeben.

Die Qualifizierung schließt mit einem formalen Leistungsnachweis ab, um die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten zu überprüfen. Das Prüfungsverfahren gemäß GEFMA 630 besteht typischerweise aus zwei Teilen: einer schriftlichen Ausarbeitung (Projekt- oder Hausarbeit) und einer abschließenden Prüfung (schriftlich und/oder mündlich). In der Hausarbeit bearbeiten die Teilnehmer eine praxisbezogene Fragestellung aus dem Facility Management – zum Beispiel die Ausarbeitung eines kleinen Betriebskonzepts für ein Objekt oder die Analyse und Verbesserung eines bestehenden Prozesses. Dadurch zeigen sie, dass sie das Gelernte auf eine reale Aufgabe anwenden können. Im Rahmen der abschließenden Prüfung werden die vermittelten Wissensgebiete abgefragt und die Handlungskompetenz bewertet. Dies kann in Form einer Klausur mit Fachfragen und ggf. einem mündlichen Prüfungsgespräch geschehen, in dem auch die Ergebnisse der Hausarbeit präsentiert oder vertiefende Fragen gestellt werden. Die Bewertung der Leistung erfolgt nach einheitlichen Maßstäben; zum Bestehen müssen die Teilnehmer in allen Prüfungsteilen ausreichende Ergebnisse erzielen. Das Prüfungsverfahren wird in Abstimmung mit GEFMA durchgeführt, um die Vergleichbarkeit und Qualität der Abschlüsse sicherzustellen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung erhalten die Teilnehmer den anerkannten Abschluss „Servicekraft Facility Management (GEFMA)“ in Form eines Zertifikats. Dieses GEFMA-Zertifikat bescheinigt offiziell, dass die Absolventin/der Absolvent die in der Richtlinie definierten Kompetenzen erworben hat und qualifiziert ist, operative FM-Aufgaben nach geltenden Standards auszuführen. Der Titel darf fortan geführt werden und ist in der FM-Branche ein eingeführtes Qualitätsmerkmal. Für Arbeitgeber – ob Betreiber oder Dienstleister – signalisiert das Zertifikat, dass die Person über fundiertes Grundlagenwissen im Facility Management verfügt und in der Lage ist, Verantwortung im Gebäudebetrieb zu übernehmen. Damit fungiert der Abschluss als Qualitätsnachweis sowohl für die persönliche berufliche Weiterentwicklung der Fachkraft als auch für das Unternehmen, das auf entsprechend geschulte Mitarbeiter zurückgreifen kann.

Servicekräfte Facility Management werden typischerweise in der operativen Bewirtschaftung von Immobilien eingesetzt. Ihr Tätigkeitsprofil erstreckt sich über verschiedenste Objektarten – von Büro- und Verwaltungsgebäuden über industrielle Anlagen bis hin zu Liegenschaften im öffentlichen Sektor. In der betrieblichen FM-Organisation nehmen sie die Rolle der operativen Objektbetreuung ein: Sie sind vor Ort für den reibungslosen Ablauf des Gebäudebetriebs zuständig. Zu ihren konkreten Aufgaben können gehören: die Koordination von Reinigung, Hausmeisterdiensten und Sicherheitsrundgängen, die Durchführung kleiner Instandhaltungsmaßnahmen (z. B. Leuchtmittelaustausch), das Überwachen technischer Anlagen im täglichen Betrieb, das Entgegennehmen von Nutzermeldungen (Störungen, Anliegen) und das Einleiten entsprechender Maßnahmen. In größeren Organisationen arbeiten Servicekräfte meist im Team und betreuen definierte Aufgabenbereiche oder Gebäudezonen, während sie in mittleren Objekten häufig ein breites Aufgabenspektrum alleine oder in kleiner Besetzung abdecken. Immer agieren sie dabei als wichtiges Bindeglied zwischen den Nutzern, dem technischen Fachpersonal und der FM-Leitung (z. B. dem Objektmanager), indem sie Informationen weitergeben, Dienstleistungen koordinieren und die Qualität der Ausführung im Auge behalten.

Die Qualifikation zur Servicekraft FM ist als Einstieg in die professionelle FM-Laufbahn auf operativer Ebene zu verstehen. Im Unterschied zu weiterführenden Qualifikationen übernimmt die Servicekraft vor allem ausführende und koordinierende Tätigkeiten im Tagesgeschäft, jedoch keine umfassenden Management- oder Führungsaufgaben. Höherqualifizierte FM-Funktionen – etwa der Fachwirt Facility Management (GEFMA 620) oder Hochschulabsolventen im FM – sind dagegen dafür ausgebildet, strategische Planungen vorzunehmen, Teams fachlich anzuleiten, Budgetverantwortung zu tragen und komplexe Projekte zu steuern. Die Servicekraft FM arbeitet diesen gehobenen Funktionen zu, indem sie die operativen Grundlagen schafft und umsetzt. Im organisatorischen Gefüge berichtet die Servicekraft meist an einen Objektleiter oder Facility Manager und liefert diesem zuarbeitende Informationen (z. B. Meldungen über Störungen, Statusberichte zu erledigten Aufgaben). Gleichzeitig kann die Servicekraft durch ihre erworbene breite Praxisbasis eine wertvolle Vorstufe für berufliches Weiterkommen sein: Viele Servicekräfte entwickeln sich mit entsprechender Erfahrung und ggf. weiteren Fortbildungen später zu Vorarbeitern, Objektkoordinatoren oder absolvieren den Schritt zum Fachwirt FM, um in die mittlere Managementebene aufzusteigen. Damit bildet GEFMA 630 ein Fundament, auf dem weiterführende FM-Karrieren aufbauen können, ohne jedoch selbst Managementniveau abzudecken.

Einordnung der Richtlinie als Instrument zur Standardisierung der operativen FM-Kompetenzen: Durch die klar definierten Lerninhalte und Prüfungsanforderungen wird ein einheitliches Qualifikationsprofil für ausführende FM-Kräfte geschaffen. Arbeitgeber, die Servicekräfte mit GEFMA-630-Zertifikat einsetzen, können sich darauf verlassen, dass diese über vergleichbare Grundkenntnisse und Fähigkeiten verfügen – unabhängig davon, bei welchem Bildungsträger sie ausgebildet wurden. Das erhöht die Transparenz und Vergleichbarkeit der Qualifikation auf dem Arbeitsmarkt und professionalisiert das Berufsbild der operativen FM-Mitarbeitenden. Gleichzeitig trägt die standardisierte Ausbildung zur Qualitätssicherung bei: Geschulte Servicekräfte kennen die relevanten Normen und Prozesse, arbeiten nach festgelegten Standards und vermeiden so typische Fehler oder Sicherheitsrisiken. Dies bedeutet auch eine Form der Risikominimierung für Betreiber: Wenn gesetzliche Betreiberpflichten durch qualifiziertes Personal wahrgenommen werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Haftungsfällen aufgrund von Sorgfaltspflichtverletzungen. Insgesamt führt die GEFMA 630 zu einer höheren Verlässlichkeit und Effizienz in der Ausführung von Facility Services.

Von einer standardisierten Ausbildung gemäß GEFMA 630 profitieren sowohl Immobilienbetreiber (Eigentümer/Betreiberorganisationen) als auch Facility-Service-Dienstleister. Betreiber erhöhen durch den Einsatz zertifizierter Servicekräfte die Betriebssicherheit ihrer Liegenschaften: Geschultes Personal erkennt Gefahren und Mängel frühzeitig, hält Wartungsfristen ein und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – was Ausfälle, Unfälle und Haftungsrisiken reduziert. Gleichzeitig verbessert sich die Prozessqualität im täglichen Betrieb: Dienstleistungen werden effizienter und nachprüfbarer erbracht, da Servicekräfte gelernt haben, Abläufe zu dokumentieren und Qualitätskontrollen durchzuführen. Im Audit- oder Schadensfall können Betreiber dank der dokumentierten Verfahren und qualifizierten Mitarbeiter die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Pflichten nachweisen. Dienstleistungsunternehmen im FM-Sektor profitieren ebenso: Sie können mit gut ausgebildeten Servicekräften eine höhere Leistungsqualität anbieten und sich am Markt durch das Qualitätsmerkmal „GEFMA-zertifiziertes Personal“ positiv abheben. Die standardisierte Weiterbildung erleichtert zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und setzt einen Branchenmaßstab, an dem sich alle Dienstleister orientieren können. Letztlich stärkt dies das Vertrauen der Kunden in die beauftragten FM-Leistungen und ermöglicht langfristig eine partnerschaftlichere Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und FM-Dienstleistern auf Grundlage transparenter Kompetenzprofile.