GEFMA 622: Prüfungsordnung Fachwirt Facility Management

Die Prüfungsordnung verlangt den Nachweis umfassender Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz. Explizit definiert GEFMA dies als Kombination aus Fachwissen, Fertigkeiten (Praktische Fähigkeiten), Sozialkompetenz und Selbstständigkeit. Ein bestandenes Examen bescheinigt, dass der Kandidat in der Lage ist, komplexe FM-Aufgaben selbstständig zu lösen. Dies umfasst sowohl die Beherrschung technischer und kaufmännischer FM-Themen als auch Führung, Kommunikation und koordinative Fähigkeiten. Die fachliche Kompetenz bezieht sich auf den sicheren Umgang mit relevanten Normen und Standards im FM; Methodenkompetenz zeigt sich in analytischen Planungs- und Controlling-Fähigkeiten; Sozialkompetenz in der Führung und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern; und Handlungskompetenz in der Übertragung des Gelernten auf den beruflichen Alltag.

Die Prüfungsordnung nennt mehrere übergreifende Kompetenzbereiche. Entsprechend der Leitlinien umfasst das Fachwissen technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aspekte des FM. Methodenkompetenz zeigt sich in Analyse-, Planungs-, Steuerungs- und Controlling-Fähigkeiten bei FM-Prozessen. Sozialkompetenz beinhaltet Kommunikations- und Führungsfertigkeiten sowie die Koordination aller Beteiligten im Objektmanagement. Schließlich steht die Handlungskompetenz für die praxisorientierte Umsetzung des Wissens im operativen FM-Alltag – etwa in Form von Projektarbeit oder Fallstudien. Konkrete Beispiele sind (siehe Tabellen): Technisches Gebäudemanagement (Wartung, Instandhaltung, Energiemanagement, Dokumentation), Infrastrukturelles Gebäudemanagement (Reinigung, Sicherheit, Ver- und Entsorgung, Parkraumbetrieb, Post-/Logistikdienste, Catering), Kaufmännisches Gebäudemanagement (Beschaffungs- und Vertragsmanagement, Kostenplanung und -kontrolle, Betriebsbuchhaltung) sowie rechtliche und organisatorische Grundlagen (z. B. Arbeits- und Umweltrecht, Aufbau- und Ablauforganisation, Qualitätssicherung).

Für die Zulassung zur Abschlussprüfung ist in der Regel ein anerkannter Berufsabschluss erforderlich. Üblich ist etwa eine abgeschlossene Ausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich des Gebäudemanagements (mindestens Gesellen-/Facharbeiter-Niveau). Alternativ sind auch vergleichbare Abschlüsse oder ein Fach- bzw. Hochschulstudium zulässig. Viele Bildungsträger erwarten zusätzlich Berufserfahrung im FM oder verwandten Gebieten, um die nötigen Grundlagen zu gewährleisten. Nach der BA Akademie muss eine Kandidatin beispielsweise eine abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung im Gebäudemanagement auf Gesellenebene oder höher vorweisen.

Ist kein formaler Abschluss vorhanden, können Ausnahmen möglich sein. Manche Träger lassen langjährige Berufserfahrung im FM als Zugang gelten. Häufig sieht die Prüfungsordnung dann eine Einzelfallentscheidung durch den Prüfungsausschuss vor, etwa durch ein persönliches Eignungsgespräch. Dies entspricht der üblichen Praxis bei GEFMA-Prüfungen: Durch die Zertifizierung nach GEFMA 604 wird geprüft, dass der Antragsteller trotz abweichendem Werdegang über die erforderlichen Kompetenzen verfügt.

Die Fachwirt-FM-Prüfung ist modular aufgebaut. Sie besteht aus schriftlichen Prüfungen, einer Projektarbeit, einer Präsentation und einem Fachgespräch. In den schriftlichen Prüfungen werden die theoretischen und konzeptionellen Kenntnisse aus allen FM-Kerngebieten abgefragt. Typischerweise werden Klausuren in den Fächern „Kernfächer des FM“, „Technische Prozesse im Objektmanagement“, „Infrastrukturelle Prozesse im Objektmanagement“ und „Kaufmännische Prozesse im Objektmanagement“ geschrieben. Die Projektarbeit verlangt eine praxisorientierte Bearbeitung einer konkreten FM-Aufgabe (idealerweise aus dem eigenen Unternehmen). Sie überprüft die anwendungsbezogene Handlungskompetenz der Prüflinge. Anschließend präsentieren die Teilnehmenden diese Projektarbeit mündlich; hier steht vor allem die strukturierte Darstellung komplexer FM-Sachverhalte im Fokus. In einem sich anschließenden Fachgespräch vertieft der Prüfungsausschuss die Inhalte der Projektarbeit, prüft die Reflexionsfähigkeit und ordnet die Ergebnisse in den Gesamtkontext ein. Ein Beispiel: Die Technische Akademie Esslingen beschreibt den Ablauf wie folgt: „Die Weiterbildung schließt mit der Präsentation dieser Projektarbeit, einem anschließenden Fachgespräch und einer weiteren mündlichen Prüfung ab“. Alle vier Teile (schriftlich, Projekt, Präsentation, Fachgespräch) werden zur Endnote gewichtet.

Die Dauer der einzelnen Prüfungsbestandteile und der erlaubten Hilfsmittel legt die Prüfungsordnung fest. Üblicherweise umfassen die schriftlichen Klausuren jeweils mehrere Stunden (z. B. 180 bis 240 Minuten pro Fach). Erlaubte Hilfsmittel können entweder eingeschränkt sein (Closed-Book-Prüfung ohne Unterlagen) oder alle im Seminar zur Verfügung gestellten Materialien umfassen (Open-Book-Prüfung), siehe die GEFMA-Richtlinie bzw. die Vorgaben des Bildungsträgers. Taschenrechner sind oft nur dann erlaubt, wenn sie nicht programmierbar sind. Alle Prüfungsleistungen werden protokolliert und dokumentiert. Ort und Termine der Prüfungen richten sich nach den Bildungszentren oder GEFMA-Prüfungsstellen; über die Ergebnisse erhält derdie Kandidatin ein Zeugnis mit Angabe der Ergebnisse.

Im technischen FM geht es um den Betrieb und die Instandhaltung aller gebäudetechnischen Anlagen. Dazu zählen Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Elektro- und Leitungsanlagen, Fördertechnik, maschinelle Anlagen usw. Gemäß deutschen Regelwerken (z. B. der Betriebssicherheitsverordnung, den Technischen Regeln für Betriebssicherheit und den anerkannten Regeln der Technik) müssen Anlagen regelmäßig geprüft und gewartet werden. Betreiberpflichten und Verkehrssicherungspflichten (§ 823 BGB) verpflichten den Eigentümer/die Leitung, Gefahrenquellen zu beseitigen und erforderliche Wartungen nachzuweisen. Hierfür sind umfangreiche Dokumentationspflichten zu erfüllen – etwa die regelmäßige Erstellung von Prüfprotokollen, Betriebsanweisungen und Wartungsnachweisen. In der Prüfung werden daher Themen wie Normen (EN 13306 – Instandhaltung, DIN 31051, TRBS 1112), sicherheitsrelevante Prüfungen (z. B. Trinkwasserverordnung, RÜV/VDI 6200) und Betreiberkonzepte behandelt.

Das kaufmännische FM umfasst die finanziellen und organisatorischen Steuerungsvorgänge. Typische Themen sind Kosten- und Leistungsrechnung (z. B. auf Basis VDI 2067-1 und 6025), Budgetierung sowie betriebswirtschaftliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (Lebenszykluskosten, Amortisationsrechnungen). Der Fachwirt muss beispielsweise Betriebskosten auswerten, Budgets planen und Abweichungen analysieren. Außerdem beinhaltet dieses Modul das Vertrags- und Vergabemanagement: Der Facility Manager erstellt und verwaltet Dienstleisterverträge (z. B. Instandhaltung, Reinigung, Sicherheitsdienste), führt Ausschreibungen nach Vergaberecht durch und überwacht Lieferanten. Der GEFMA-Leitfaden stellt fest, dass das kaufmännische Gebäudemanagement u. a. das Beschaffungsmanagement und die Kostenplanung und -kontrolle umfasst.

Beim infrastrukturellen FM geht es um die Organisation und Steuerung infrastruktureller Dienstleistungen. Dazu gehören Versorgungs- und Entsorgungsleistungen (Energie, Wasser, Abwasser, Abfall), Hausmeister- und Reinigungsdienste einschließlich Winterdienst, Sicherheitsdienste (Wachdienste, Brandschutzdienste), Parkraumbewirtschaftung, Post- und Logistikdienste sowie Nebenservices wie Catering und Umzüge. Die GEFMA definiert ähnliche Leistungsbilder: Dazu zählen Ver- und Entsorgung, Hausmeisterdienste, Reinigung und Pflege, Sicherheitsdienste, Post- und Logistikdienste, Catering u. a.. Im Prüfungskontext ist zudem das Qualitätsmanagement für diese Leistungen wichtig. Prüfungsinhalte können Qualitätssicherungsverfahren (z. B. Stichprobenkontrollen, DIN ISO 9001-Zertifizierung von Dienstleistern) sowie Kriterien für die Dienstleistersteuerung (Leistungskennzahlen, Reporting und Audits) sein.

Dieses Modul behandelt rechtliche und organisatorische Grundlagen des FM. Rechtlich relevant sind u. a. das Arbeits- und Umweltschutzrecht, das Miet- und Baurecht, das Datenschutzrecht (z. B. DSGVO) sowie kommerzielle Rechtsbereiche (Vertragsrecht, Haftung). Wie ein Fachartikel zusammenfasst, müssen Facility Manager insbesondere miet- und bauvertragliche Vorschriften sowie Vorschriften zum Arbeitsschutz und zur Verkehrssicherung beachten. Organisatorisch umfasst das Modul Aufbau- und Ablauforganisation von FM-Abteilungen, Verantwortungsklärung, Prozessmanagement und Einsatz moderner Managementmethoden (z. B. CAFM-Systeme, Lean Management). Auch Themen wie Nachhaltigkeit und Compliance sind inzwischen integraler Bestandteil der Ausbildung. GEFMA hat hierfür etwa die Richtlinie 160 „Nachhaltigkeit im Facility Management“ entwickelt – Nachhaltigkeit gilt neben Digitalisierung als eines der zentralen Zukunftsthemen. Zudem werden betriebswirtschaftliche Führungsinstrumente wie Risikomanagement oder Umweltmanagementsysteme (z. B. ISO 14001) behandelt.

Die Projektarbeit ist praxisorientiert angelegt. Die Kandidaten bearbeiten eigenständig ein FM-Thema aus ihrem beruflichen Umfeld oder aus Fallstudien. Ziel ist es, komplexe Problemstellungen im Facility Management unter Anwendung der erworbenen Fach- und Methodenkompetenz zu lösen. Die Projektarbeit muss einen realen Bezug haben („Praxisbezug“) und Prozess- sowie Ergebnisdokumentationen enthalten. Nach GEFMA-Vorgaben schließt jeder Kurs mit einer schriftlichen Projektarbeit ab, die in einem definierten Zeitraum angefertigt wird. Anschließend erfolgt die Präsentation dieser Arbeit vor einem Prüfungsausschuss. Beispielsweise formuliert die Technische Akademie Esslingen: „Im Verlauf des Lehrgangs müssen die Teilnehmenden ... eine praxisorientierte Projektarbeit anfertigen. Die Weiterbildung schließt mit der Präsentation dieser Projektarbeit, einem anschließenden Fachgespräch und einer weiteren mündlichen Prüfung ab“.

• Fachliche Richtigkeit: Der Inhalt muss normgerecht und praxisgerecht sein. Gesetze, Verordnungen und Standards sind korrekt anzuwenden.

• Struktur und Methodik: Die Projektarbeit soll klar gegliedert sein. Ein logisch nachvollziehbarer Aufbau mit systematischer Methodenanwendung (z. B. Problemanalyse, Zieldefinition, Lösungskonzeption) ist gefordert.

• Praxisrelevanz: Das Ergebnis muss auf tatsächliche FM-Situationen übertragbar sein. Die Lösung sollte realistische Verbesserungen oder Optimierungen im Objektbetrieb darstellen.

• Dokumentationsqualität: Die Unterlagen (schriftlicher Bericht, Pläne, Tabellen) müssen vollständig, professionell aufbereitet und verständlich sein. Rechtschreibung, formale Konventionen (Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Quellenangaben) und Präsentationstechnik fließen mit in die Note ein.

Diese Kriterien gewährleisten, dass die Projektarbeit nicht nur theoretisch korrekt, sondern auch für die Praxis nutzbar ist.

In der Regel wird ein Punktesystem verwendet, das in Notenstufen (sehr gut bis ungenügend) überführt wird. Die genaue Punkteverteilung und Notengrenzen legt der jeweilige Prüfungsträger fest. Typischerweise müssen etwa 50–60 % der Punkte in jedem Prüfungsbereich erreicht werden, um zu bestehen. Häufig werden die Ergebnisse der schriftlichen Prüfungen, der Projektarbeit und der mündlichen Prüfung unterschiedlich gewichtet, je nach Vorgabe der Prüfungsordnung. So fließen z. B. Schriftliches und Mündliches jeweils mit einer bestimmten Prozentzahl in die Endnote ein. Eine gesetzliche Norm dafür existiert nicht; vielmehr orientieren sich GEFMA-zertifizierte Bildungsträger an vergleichbaren Regelungen (ähnlich wie bei IHK- oder HWK-Prüfungen).

Als Gesamtprüfung gilt sie nur als bestanden, wenn alle Prüfungsbestandteile erfolgreich absolviert wurden. GEFMA selbst stellt klar: Für die Zertifizierung muss die schriftliche und mündliche Prüfung bestanden sein. In der Praxis bedeutet das, dass die fachliche Projektarbeit inklusive Präsentation und Fachgespräch sowie die schriftlichen Teile bestanden sein müssen. Sollten Einzelteile nicht bestanden werden, bieten die meisten Träger Nachholmöglichkeiten an: Nicht bestandene Module können meist im nächsten Prüfungsturnus einmal wiederholt werden. Genaue Nachprüfungsregelungen (z. B. Fristen, Anzahl der Wiederholungen) regeln die Bildungsinstitution oder der zuständige GEFMA-Prüfungsausschuss.

Die Prüfungen zum Fachwirt FM werden durch einen GEFMA-Prüfungsausschuss abgenommen. Dieser setzt sich aus fachlich qualifizierten Expert*innen zusammen, meist aus Lehre, Forschung und Praxis. Mitglieder besitzen in der Regel selbst eine FM-Weiterbildung oder einschlägige Berufserfahrung. Ein zentraler Anspruch ist Unabhängigkeit: Der Ausschuss soll die Kandidaten objektiv bewerten. Nach GEFMA-Standard stellt der Prüfungsausschuss alle drei Jahre sicher, dass die Bildungseinrichtungen über geeignete Strukturen und qualifizierte Dozenten verfügen. Durch diese regelmäßige Auditierung wird die Neutralität und Fachkunde der Ausschussmitglieder gewahrt.

Die Qualitätssicherung erfolgt durch strikte Vorgaben der GEFMA-Richtlinie und deren Kontrolle durch den Ausschuss. Einheitliche Bewertungsmaßstäbe sorgen für Vergleichbarkeit der Ergebnisse. Die GEFMA hat ihre zertifizierten Bildungsträger verpflichtend gemacht, einheitliche Lehr- und Prüfungsinhalte anzuwenden. Die Prüfer protokollieren alle Prüfungsergebnisse und bewahren die Unterlagen für eine spätere Nachvollziehbarkeit auf. Nach erfolgreichem Audit bestätigt der Prüfungsausschuss allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, dass ihnen die anspruchsvollen Fach- und Handlungskompetenzen vermittelt wurden. Externe Audits (z. B. durch GEFMA oder Akkreditierungsstellen) sowie die Analyse von Erfolgsquoten und Feedback fließen ebenfalls in die fortlaufende Qualitätsverbesserung ein.

Wer die Prüfungen bestanden hat, erhält das offizielle GEFMA-Zertifikat „Fachwirt/in Facility Management (GEFMA)“. Danach darf die Absolventin bzw. der Absolvent diesen Titel beruflich führen. Mit dem Bestehen des Fachwirt-Examens wird die Eignung zur Führung des Titels „Fachwirt Facility Management (GEFMA)“ nach GEFMA 604 bestätigt. Das Zertifikat ist unbefristet gültig; GEFMA empfiehlt jedoch regelmäßige Weiterbildung (z. B. zu neuen Normen oder Technologien), um den Stand der Qualifikation aktuell zu halten.

Der Abschluss „Fachwirt FM (GEFMA)“ ist im Qualifikationsgefüge der Immobilienwirtschaft anerkannt. Er dokumentiert gegenüber Auftraggebern und Arbeitgebern eine nachprüfbare berufliche Handlungskompetenz im FM. Wie GEFMA selbst hervorhebt, verschafft das Zertifikat Absolventen ein bundesweit anerkanntes Qualifikationsniveau. Viele Arbeitgeber in Industrie, Handel, öffentlicher Hand und Dienstleistungssektor betrachten den Fachwirt FM als wichtigen Nachweis für Professionalität. Seit den 1990er-Jahren belegen über 5.000 Fachwirt-Absolventen die Relevanz dieser Weiterbildung für die Praxis. Durch den GEFMA-Standard kann der Titel zudem besser mit akademischen Abschlüssen und handwerklichen Qualifikationen verknüpft werden; er zeigt, dass der Inhaber neben Fachwissen auch Führungs- und Managementkompetenz im Facility Management besitzt.

Die GEFMA 622 ist Teil des umfassenden GEFMA-Richtlinienkatalogs. Insbesondere gehört sie zum Abschnitt 600 ff. (Berufsbilder, Aus- und Weiterbildung im FM). Dort finden sich weitere Richtlinien wie GEFMA 620 (Ausbildung zum Fachwirt FM) und GEFMA 630 (Prüfungsordnung Servicekraft FM). Das GEFMA-Qualifikationssystem spannt den Bogen von Grundlagen und FM-Begriffen (GEFMA 100 ff.) über operative und strategische FM-Inhalte (200 ff. für Kosten, 300 ff. für Recht, 500 ff. für Vergabe/Verträge) bis hin zu Aus- und Weiterbildungsstandards (600 ff.). Die GEFMA 622 ergänzt akademische Bildungswege (GEFMA 610-zertifizierte Studiengänge, GEFMA 616-Master) und handwerkliche Modelle (z. B. den HWK-Fachwirt für Gebäudemanagement) um eine praxisorientierte Aufstiegsfortbildung. Durch die Verortung in diesem System wird die Weiterqualifikation zum Fachwirt FM klar abgegrenzt von anderen Bildungswegen und zugleich Teil eines abgestuften, modularen Qualifikationsrahmens.