GEFMA 502: Kriterien zur Ausschreibung & Vergabe von Facility Services

Die Vergabe ist in zwei Phasen zu unterteilen: Eignungsprüfung (Feststellung der grundsätzlichen Leistungsfähigkeit des Bieters) und Angebotswertung (Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots). Dieses Trennungsprinzip ist rechtlich verankert. Eignungs‑ und Zuschlagskriterien dürfen nicht vermischt werden. Nach § 122 GWB und §§ 44–46 VgV müssen Eignungskriterien die technische, wirtschaftliche und rechtliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens nachweisen, während Zuschlagskriterien gemäß § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot anhand von Preis und qualitativen Merkmalen bestimmen. Die strikte Trennung schützt vor Diskriminierung und wahrt den Wettbewerb.

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, Eignungs‑ und Zuschlagskriterien transparent festzulegen. Sie müssen die Prinzipien Wettbewerb, Gleichbehandlung, Wirtschaftlichkeit und Transparenz berücksichtigen. Private Auftraggeber können sich an dieser Logik orientieren, um nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und die Betreiberverantwortung sicherzustellen. In beiden Sektoren trägt die konsequente Anwendung der Kriterien zur Qualitätssicherung und zur nachhaltigen Leistungsbeziehung bei.

• Technisches Facility Management (Instandhaltung, Wartung, Energie‑ und Gebäudetechnik).

• Infrastrukturelles Facility Management (Reinigungs‑, Sicherheits‑, Catering‑ und Entsorgungsleistungen).

• Kaufmännisches Facility Management (Flächenmanagement, Controlling, Vertragsmanagement).

• Integrierte Leistungsbündel aus diesen Bereichen, etwa bei Total‑FM‑Modellen oder PPP‑Projekten.

Die Kriterien sind flexibel an unterschiedliche Leistungsbündel anpassbar. Für jede Leistungsart sind spezifische Eignungs‑ und Zuschlagskriterien zu definieren, die den jeweiligen Risiken und Qualitätsanforderungen entsprechen.

Die Richtlinie ist auf öffentliche und private Vergaben anwendbar. Sie berücksichtigt Einzel‑ und Rahmenverträge, Objekt‑ und Portfoliovergaben sowie verschiedene Vergabearten (offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren). Öffentliche Auftraggeber unterliegen den Vorgaben des GWB, der VgV und der UVgO; private Auftraggeber besitzen größere Gestaltungsspielräume, sollten jedoch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung beachten.

Qualifikationskriterien dienen der Vorselektion leistungsfähiger, zuverlässiger und fachkundiger Anbieter. Sie sollen sicherstellen, dass nur solche Unternehmen zur Angebotswertung zugelassen werden, die über die notwendige Fachkenntnis, wirtschaftliche Stabilität und organisatorische Leistungsfähigkeit verfügen. Nach §§ 122 GWB und § 44–46 VgV dürfen nur geeignete Bieter in die nächste Stufe gelangen. Geeignete Unternehmen erfüllen Mindestanforderungen, die im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs oder der Eignungsprüfung nachgewiesen werden.

Eignungskriterien werden systematisch nach fachlicher, wirtschaftlicher und organisatorischer Leistungsfähigkeit gegliedert.

Diese Kategorien müssen proportional zum Auftragsumfang gewählt werden. Zu hohe Anforderungen können kleinere Anbieter ausschließen und sind vergaberechtswidrig.

Zuschlagskriterien dienen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots im Sinne des besten Preis‑Leistungs‑Verhältnisses. Nach § 127 GWB müssen sie sich auf den Auftragsgegenstand beziehen und Preis sowie qualitative Leistungsmerkmale berücksichtigen. Zuschlagskriterien kommen erst nach erfolgreicher Eignungsprüfung zur Anwendung; sie dürfen nicht zur Auswahl von Bietern missbraucht werden.

Preis und Qualität müssen im Verhältnis stehen; der günstigste Preis darf nicht allein entscheidend sein. Die Kriterien und deren Gewichtungen sind in den Vergabeunterlagen offenzulegen.

Die Gewichtung der Zuschlagskriterien muss die Prioritäten des Auftraggebers widerspiegeln und für Bieter nachvollziehbar sein. Öffentliche Auftraggeber müssen Gewichtungen (z. B. in Prozent) in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angeben. Fehlende oder nachträglich geänderte Gewichtungen sind unzulässig. In der Praxis hat sich eine Preis/Qualität‑Gewichtung von 60/40 oder 50/50 bewährt; eine Qualität von mindestens 35 % verhindert, dass qualitative Aspekte zur „Alibifunktion“ verkommen.

Die Bewertung erfolgt häufig mittels Punktesystemen oder Scoring‑Modellen. Für qualitative Kriterien werden Punkteskalen (z. B. 0–10) empfohlen, damit differenzierte Bewertungen möglich sind. Coarse Skalen wie 0–3 können zu Verzerrungen führen. Der Preis kann mithilfe relativer Formeln bewertet werden (z. B. günstigster Preis = maximale Punktzahl; höherer Preis = proportionale Punkte). Die gewichteten Punkte werden zur Gesamtpunktzahl addiert. Für Transparenz empfiehlt sich eine Wertungsmatrix in Excel oder Vergabesoftware, die Kriterien, Gewichtungen, Punkteskalen und Rechenregeln enthält.

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Qualität des Personals bereits als Eignungskriterium zu bewerten; dies ist nur zulässig, wenn die qualitative Zusammensetzung des Personals den Leistungsinhalt maßgeblich beeinflusst (Ausnahme nach § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV). Zudem werden gelegentlich Zertifikate (z. B. ISO‑9001) sowohl als Eignungs‑ als auch als Zuschlagskriterium angesetzt – dies führt zu einer doppelten Bewertung. Auch die unsachgemäße Übernahme von Mindestanforderungen (Ko‑Kriterien) in die Wertung ist unzulässig; Nichterfüllung muss zum Ausschluss führen.

• Eignungskriterien beziehen sich ausschließlich auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

• Zuschlagskriterien betreffen das Angebot und die Art der Leistungserbringung.

In den Vergabeunterlagen sollte diese Zuordnung transparent dokumentiert werden; jede Vermischung birgt das Risiko von Nachprüfungsverfahren. Eine rechtskonforme Zuordnung schützt vor Diskriminierung und sorgt für einen fairen Wettbewerb.

In der Praxis haben sich Personal‑ und Organisationskonzepte als zentrale Zuschlagskriterien etabliert. Sie geben Aufschluss über die qualitative Umsetzung der FM‑Leistung.

• Personalkonzept: Darstellung der auftragsbezogenen Leistungsfähigkeit anhand eines Organigramms, Benennung der Projektleitung und Stellvertretung, Angaben zu Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals und Vertretungsregelungen.

• Betreiber‑/Organisationskonzept: Beschreibung der Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zur Erbringung der FM‑Leistungen; Darstellung des Start‑up‑Managements und der Übernahme der Betreiberverantwortung.

• Wartungs‑ und Instandhaltungsplanung: Vorlage eines beispielhaften Wartungsplans zur Darlegung der Umsetzung.

In einer beispielhaften Ausschreibung wurden diese Kriterien mit 45 % (Personalkonzept), 40 % (Betreiberkonzept) und 15 % (Wartungsplan) gewichtet.

• Qualitätsmanagement: Zertifizierte Managementsysteme (z. B. ISO 9001), Prozessbeschreibungen, Kennzahlen‑ orientierte Leistungsmessung und kontinuierliche Verbesserungsprozesse können bewertet werden.

• Risikomanagement: Konzepte zur Ausfallsicherheit, Notfall‑ und Eskalationspläne, Schulungen für Betreiberverantwortung.

• Nachhaltigkeit: Umwelt‑ und Sozialkriterien (z. B. Energieeffizienz, Kreislaufwirtschaft, fairer Umgang mit Beschäftigten) werden zunehmend gefordert und können als Zuschlagskriterium gewichtet werden. Die Kriterien müssen messbar und nachprüfbar sein (z. B. CO₂‑Bilanz, Anteil zertifizierter Reinigungsmittel).

Öffentliche Auftraggeber müssen die Grundsätze Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb strikt beachten. Sie sind an das GWB, die VgV und die UVgO gebunden. Zuschlagskriterien müssen veröffentlicht und ihre Gewichtungen vor Angebotsabgabe bekannt gegeben werden. Der Vergabeprozess ist mehrstufig: (1) formale Prüfung der Angebote; (2) Eignungsprüfung; (3) Bewertung anhand der Zuschlagskriterien; (4) Plausibilitätsprüfung der Preise. Abweichungen können zu Rügen und Nachprüfungsverfahren führen.

• Eignung: Nachweise über Referenzen für vergleichbare Objekte, Nachweis der Qualifikation des Technikpersonals, Bonitätsnachweise.

• Zuschlag: Preis (40 %), Personalkonzept (30 %), Qualität und Prozesse (20 %), Nachhaltigkeit (10 %).

Die Gewichtungen sind anzupassen; wichtig ist die vorherige Veröffentlichung und Plausibilisierung. Für infrastrukturelle Leistungen (z. B. Gebäudereinigung) könnten der Preis (50 %), Qualität der Reinigungsmethoden (30 %), Sozialstandards (10 %) und Umweltkriterien (10 %) relevant sein.

Private Auftraggeber sind nicht an öffentliche Vergabegesetze gebunden, sollten aber ähnliche Grundsätze anwenden, um Transparenz und Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Sie können die Kriterien stärker an unternehmensspezifischen Zielen ausrichten, zum Beispiel an Innovationskraft, Partnerschaftsmodellen oder ESG‑Strategien. Gewichtungen können variabler gestaltet werden; ein stärkerer Fokus auf Qualität und Nachhaltigkeit ist möglich.

Bei privaten Vergaben können Innovationsfähigkeit, Partnerschaftsmodelle und Performance‑Kennzahlen als Zuschlagskriterien dienen. So können digitale Konzepte (z. B. CAFM‑Systeme, IoT‑Anwendungen), Collaboration‑Modelle (z. B. integrierte Teams) oder Service‑Level‑Agreements bewertet werden. Zudem können langfristige Leistungskennzahlen wie Energieverbrauch, CO₂‑Reduktion oder Nutzerzufriedenheit in die Bewertung einfließen.

Alle Kriterien, Gewichtungen, Bewertungsmodelle und Berechnungsformeln müssen in den Vergabeunterlagen dokumentiert werden. Dies gewährleistet Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. Die Unterlagen sollten klar strukturiert sein: Kriterienkatalog, Nachweisliste, Bewertungsmatrix, Beschreibung der Bewertungsmethode. Die Veröffentlichung erfolgt bei öffentlichen Vergaben im Bekanntmachungstext und in den Vergabeunterlagen; bei privaten Vergaben sind interne Freigaben und Protokolle anzufertigen.

Der gesamte Vergabeprozess muss auditfähig sein. Alle eingereichten Nachweise, Prüfprotokolle und Bewertungsunterlagen sind zu archivieren. Prüfer müssen nachvollziehen können, wie die Entscheidung zustande kam. Bei öffentlichen Vergaben gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen; private Auftraggeber sollten sich an ähnlichen Standards orientieren. Die Verwendung von Vergabesoftware und elektronischen Vergabeplattformen erleichtert die Dokumentation.

Für Unternehmen, die bisher vorwiegend den Preis als Vergabekriterium nutzten, empfiehlt sich eine schrittweise Einführung von standardisierten Eignungs‑ und Zuschlagskriterien. Zunächst sollte der Kriterienkatalog entwickelt und intern abgestimmt werden. Pilotprojekte ermöglichen das Testen von Bewertungsmatrizen. Erfahrungen aus den ersten Anwendungen sollten ausgewertet und der Katalog angepasst werden. Schulungen für Einkaufs‑ und FM‑Verantwortliche unterstützen die Umsetzung.

Da GEFMA 502 als Entwurf veröffentlicht wurde, ist Feedback aus der Praxis ausdrücklich erwünscht. Auftraggeber und Dienstleister sollten ihre Erfahrungen mit der Anwendung der Kriterien in Verbände und Arbeitskreise einbringen. So kann die Richtlinie weiterentwickelt und an neue Entwicklungen wie Digitalisierung, ESG‑Anforderungen oder veränderte Marktbedingungen angepasst werden.

Die Anwendung strukturierter Eignungs‑ und Zuschlagskriterien erhöht die Transparenz und Vergleichbarkeit von Angeboten. Sie erleichtert die Auswahl leistungsfähiger Dienstleister, verbessert die Qualität der Dienstleistungserbringung und sichert die Betreiberverantwortung ab. Durch klare Bewertungsmodelle lassen sich Entscheidungen objektiv begründen; Nachprüfungsverfahren können reduziert werden.

Auf strategischer Ebene schafft die Anwendung der GEFMA 502 rechtssichere Vergaben, fördert nachhaltige Leistungsbeziehungen und unterstützt die langfristige Qualitätssicherung im Facility Management. Durch die Integration von Nachhaltigkeits‑ und ESG‑Aspekten werden zudem gesellschaftliche Verantwortung und Zukunftsfähigkeit gefördert. Unternehmen können ihre FM‑Strategie an langfristigen Werttreibern ausrichten und Innovationen gezielt honorieren.