GEFMA 445: Zertifizierung von Softwareprodukten für Facility Management

Die Zertifizierung nach GEFMA 445 dient als unabhängiger Qualitätsnachweis dafür, dass spezialisierte FM‑Software definierte Mindest‑ und Leistungsanforderungen erfüllt. Für Anwenderorganisationen schafft die Zertifizierung Transparenz und Vergleichbarkeit und erhöht die Investitionssicherheit bei der Auswahl neuer Software. Anbieter erhalten durch das Zertifikat einen neutralen Nachweis über die Leistungsfähigkeit ihrer Produkte, was die Marktposition stärkt und Vertrauen bei Kunden aufbaut.

Im Gegensatz zur CAFM‑Zertifizierung, die umfassende, modulare Gesamtsysteme prüft, konzentriert sich GEFMA 445 auf spezialisierte Software oder einzelne Funktionsmodule. Die Kriterien für diese Module sind teilweise strenger und verlangen eine tiefere Funktionalität, wie Berichte über die ersten Kataloge für Arbeitsplatz‑ und Energiemanagement zeigen. Gleichzeitig ermöglicht die Richtlinie auch CAFM‑Herstellern, ihre Software für bestimmte Funktionen zusätzlich zu zertifizieren, wenn sie diese spezifischen Kriterien erfüllen.

• Energie‑ und Nachhaltigkeitsmanagement: Systeme zur Erfassung, Analyse und Optimierung von Energieverbräuchen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) und der DIN EN ISO 50001. Solche Systeme ermöglichen die Kosten‑ und CO₂‑Reduktion und bilden die Grundlage für gesetzlich geforderte Energieaudits.

• Wartungs‑ und Instandhaltungssoftware: Lösungen, die technische, administrative und organisatorische Massnahmen der Instandhaltung unterstützen, einschliesslich präventiver, zustandsbasierter und korrektiver Wartung. Aufgaben wie Inspektion, Reinigung, Schmierung oder der Austausch von Verschleissteilen müssen abgebildet werden.

• Compliance‑ und Audit‑Tools: Software, die gesetzlichen Pflichten (z. B. Betreiberverantwortung) dokumentiert, Prüfungen plant und Nachweise verwaltet.

• Dokumenten‑Management‑Systeme (DMS) und ESG‑Reporting‑Tools zur strukturierten Verwaltung von Unterlagen, Verträgen und Nachhaltigkeitskennzahlen.

Die Richtlinie unterscheidet klar zwischen Workplace Management und Energiemanagement als ersten verfügbaren Kriterienkatalogen; weitere Kategorien, etwa Wartung oder ESG, sollen folgen.

Nur der geprüfte Softwarestand wird zertifiziert; bei Versionswechseln oder Erweiterungen ist eine erneute Prüfung erforderlich (siehe Abschnitt 11).

• Energiemanagement: Software muss Energieverbräuche in Gebäuden und technischen Anlagen detailliert erfassen, analysieren und optimieren. Ziel ist die Senkung von Kosten und CO₂‑Emissionen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dabei sollen prädiktive Analysen Veränderungen voraussehen und proaktiv reagieren lassen. Das System bildet die Grundlage für Energieaudits nach DIN 16247‑1 und unterstützt die Einhaltung des Gebäudeenergiegesetzes (GEG).

• Wartungsmanagement: Die Software muss technische, administrative und organisatorische Massnahmen der Instandhaltung abbilden. Dazu gehören regelmässige Inspektionen, vorbeugende Wartung, zustandsbasierte Massnahmen, Reparaturen sowie Dokumentations‑ und Kommunikationsprozesse. Sie sollte verschiedene Wartungsarten (präventiv, vorausschauend, zustandsorientiert) unterstützen und Aufgaben wie Schmierung, Reinigung und Austausch von Bauteilen verwalten.

• Workplace‑Management: Module zur Verwaltung von Arbeitsplätzen, Belegungs‑ und Buchungssystemen, Nutzerkommunikation und Service‑Anfragen. Sie müssen flexible Arbeitsplatzkonzepte (Hot Desking, Coworking) und Flächenoptimierung unterstützen.

• Audit‑, Compliance‑ und Dokumentationsfunktionen: Erfassung gesetzlicher Anforderungen, Planung und Nachverfolgung von Prüfungen sowie revisionssichere Dokumentation.

Prozessorientierung nach DIN EN 15221‑5 verlangt, dass FM‑Prozesse transparent, strukturiert und ressourceneffizient abgebildet werden. Die Software sollte daher Prozessmodelle, Workflow‑Automatisierung und Schnittstellen zu angrenzenden Systemen (z. B. Gebäudeautomation) bereitstellen.

• Usability und Bedienbarkeit: Intuitive Bedienoberflächen, rollenbasierte Rechtekonzepte und ergonomische Nutzerführung. Dies erhöht die Akzeptanz im Betrieb und ermöglicht eine effiziente Nutzung.

• Datenstruktur und Nachvollziehbarkeit: Klare Datenmodelle, hohe Datenqualität und revisionssichere Protokollierung. Ein zentrales Asset‑Register mit eindeutigen Identifikatoren erleichtert das Auffinden von Informationen und unterstützt Audits.

• Zuverlässigkeit und Stabilität: Ausfallsicherheit, Fehlerresistenz und konstante Performance. Nach ISO 25010 umfasst Softwarequalität Aspekte wie Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Effizienz, Wartbarkeit und Portabilität.

• Skalierbarkeit und Integration: Fähigkeit zur Verarbeitung grosser Datenmengen (insbesondere IoT‑Daten) und Unterstützung offener Schnittstellen (z. B. BIM, CAD, ERP). Die Integration mit Gebäudeautomation und IoT‑Plattformen ist essenziell für moderne FM‑Prozesse.

• Sicherheit und Compliance: Umsetzung von Datenschutz (z. B. DSGVO), Rechteverwaltung und Schutz vor Cyber‑Bedrohungen. Bei energiebezogenen Daten sind gesetzliche Vorgaben wie die EU‑Energieeffizienzrichtlinie einzuhalten..

Die Prüfkriterien gliedern sich in funktionale, technische und organisatorische Aspekte.

Die Bewertung folgt einer objektiven, nachvollziehbaren Methodik. Funktionale Kriterien werden in Bezug auf Prozessabdeckung, Tiefe und Normkonformität gewichtet; technische Kriterien (Datenstruktur, Integration, Sicherheit) und organisatorische Kriterien (Dokumentation, Support, Schulung) fliessen ebenfalls in die Gesamtbewertung ein. Eine transparente Gewichtung ermöglicht den Vergleich unterschiedlicher Produkte und Module.

• Antragstellung durch den Softwareanbieter mit Angaben zum Produkt, Modul und Version sowie zum gewünschten Kriterienkatalog.

• Vorprüfung der Unterlagen durch die Prüfinstanz; hierzu zählen System‑ und Nutzerdokumentationen, Prozessbeschreibungen, Nachweise der Rechtskonformität und Zugang zu Testsystemen.

• Prüfung und Demonstration: Unabhängige Auditoren prüfen die Dokumente, führen Interviews und lassen sich die Softwarefunktionen anhand praxisnaher Szenarien demonstrieren. Es werden Funktionsnachweise und Stresstests durchgeführt.

• Bewertung und Entscheidung: Die Prüfer erstellen einen Bericht mit Bewertung der Kriterienbereiche. GEFMA entscheidet über das Bestehen, eventuelle Auflagen oder das Nichtbestehen des Zertifikats.

• Zertifikatserteilung: Bei erfolgreicher Prüfung wird ein Zertifikat für das geprüfte Produkt, Modul und die konkrete Version ausgestellt. Das Zertifikat hat eine definierte Gültigkeitsdauer; in einer Liste der GEFMA 445‑Zertifizierungen sind beispielsweise Gültigkeitszeiträume von etwa einem bis zwei Jahren aufgeführt (z. B. Vitricon Version 6: 08/2023 – 03/2025; Planon Live L 105: 07/2024 – 06/2025). Nach Ablauf muss eine Re‑Zertifizierung erfolgen.

• Softwareanbieter stellen den Antrag, liefern vollständige Unterlagen, gewähren Zugang zu Testsystemen und implementieren gegebenenfalls Auflagen.

• Prüfinstanz (z. B. vom GEFMA beauftragte Auditoren) führt die Prüfung durch, dokumentiert die Ergebnisse und spricht eine Empfehlung aus.

• GEFMA entscheidet über die Zertifikatsvergabe, verwaltet das Register zertifizierter Produkte und veröffentlicht die Gültigkeitszeiträume.

• Dokumentenprüfung: Analyse von System‑ und Nutzerdokumentationen, Prozessbeschreibungen, Datenschutz‑ und Sicherheitskonzepten.

• Systemdemonstration: Live‑Vorführung der Software durch den Anbieter anhand definierter Use‑Cases (z. B. Energieaudit, Wartungsauftrag, Raumreservierung). Die Prüfer beurteilen dabei Bedienbarkeit, Datenkonsistenz und Prozessmodellierung.

• Funktionsnachweise und Tests: Durchführung von Testfällen und Stresstests, ggf. mit Simulation von IoT‑Datenströmen. Dies dient dem Nachweis der Skalierbarkeit und Stabilität.

• Interviews: Gespräche mit Produktverantwortlichen und Kundenreferenzen zur Verifikation der Praxistauglichkeit.

• Systemdokumentation und Architektur‑Beschreibungen (inkl. Datenmodell und Schnittstellen)

• Nutzerdokumentation, Trainingsunterlagen und Prozesshandbücher

• Testzugänge zu Demo‑Systemen mit realistischen Daten

• Referenzlisten und ggf. Anwenderberichte

• Nachweise über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GEG‑Nachweise, DSGVO‑Dokumentation) und Normen (z. B. DIN EN ISO 50001)

• Bestehen: Alle wesentlichen Kriterien werden erfüllt. Die Software erhält das Zertifikat ohne Auflagen.

• Bestehen mit Auflagen: Kleinere Mängel werden festgestellt; das Zertifikat wird erteilt, die Auflagen müssen innerhalb einer Frist nachgewiesen werden.

• Nichtbestehen: Wesentliche Kriterien werden nicht erfüllt; die Software erhält kein Zertifikat und kann nach Verbesserungen erneut beantragt werden.

Das Zertifikat dokumentiert den Produktnamen, das geprüfte Modul und die Version, den Kriterienkatalog (z. B. Workplace Management, Energiemanagement) sowie die Gültigkeitsdauer. Aus der Liste der gültigen Zertifikate geht hervor, dass die Gültigkeit zeitlich begrenzt ist (meist ein bis zwei Jahre). Nach Ablauf muss eine Re‑Zertifizierung durchgeführt werden, insbesondere wenn neue Versionen, Funktionen oder gesetzliche Anforderungen hinzukommen. Das Zertifikat ist markenneutral und darf zu Marketing‑ und Angebotszwecken verwendet werden, wobei die Nutzung des gefma‑Logos den Richtlinien folgt.

Zertifizierte Softwareanbieter dürfen das GEFMA‑Zertifikat in ihrer Kommunikation nutzen, etwa auf Webseiten, in Broschüren oder bei Ausschreibungen. Die Darstellung muss originalgetreu erfolgen; Veränderungen am Zertifikat oder irreführende Aussagen über den Prüfumfang sind unzulässig. Bei modularen Zertifikaten ist klar anzugeben, welches Modul geprüft wurde.

Für Anwenderorganisationen dient das Zertifikat als Orientierungshilfe bei der Auswahl und Beschaffung. Es schafft Vertrauen in die grundlegende Qualität und Prozessabdeckung der Software und ermöglicht den Vergleich verschiedener Anbieter. Gleichwohl ersetzt das Zertifikat keine individuelle Eignungsprüfung: Organisationen müssen prüfen, ob die zertifizierte Lösung ihre spezifischen Anforderungen, Integrationsszenarien und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen erfüllt.

Die Zertifizierung bestätigt, dass eine Software bestimmte Qualitäts‑ und Leistungsanforderungen erfüllt. Sie übernimmt jedoch keine Verantwortung für projektspezifische Erfolge, die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen oder die Eignung für spezielle Einsatzszenarien. Die Verantwortung für eine ordnungsgemässe Implementierung liegt beim Auftraggeber und beim Softwareanbieter.

Anwenderorganisationen müssen trotz Zertifikat eine eigene Eignungsprüfung durchführen. Dies umfasst die Bewertung der betrieblichen Anforderungen, die Integration in bestehende Systemlandschaften, Datenschutz‑ und Sicherheitsaspekte sowie wirtschaftliche Betrachtungen. Nur eine individuelle Prüfung garantiert, dass das zertifizierte Produkt den spezifischen Anforderungen entspricht.

Software unterliegt fortlaufender Weiterentwicklung. Versionswechsel, Funktionsausbau oder technologische Anpassungen (z. B. Integration neuer IoT‑Sensoren) bedingen eine erneute Prüfung. Die Zertifizierung gilt nur für die geprüfte Version; bei wesentlichen Änderungen ist eine Re‑Zertifizierung erforderlich, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten. Der GEFMA‑Arbeitskreis veröffentlicht regelmässig die Liste der gültigen Zertifikate mit Angabe der Versionszeiträume.

Die Prüf‑ und Bewertungskriterien werden kontinuierlich an neue gesetzliche Anforderungen und technologische Entwicklungen angepasst. Die Richtlinie benennt die zunehmende Bedeutung von PropTech‑Lösungen und IoT‑Daten sowie Anforderungen an Nachhaltigkeit und ESG‑Berichterstattung. GEFMA aktualisiert die Kriterienkataloge regelmässig, um die Marktanforderungen widerzuspiegeln und Innovationen zu fördern. Die kontinuierliche Anpassung wird durch den Hinweis in der DIN‑Beschreibung bestätigt, dass die Richtlinie laufend aktualisiert wird.

• Vergleichbarkeit und Transparenz: Einheitliche Kriterien erleichtern den Vergleich unterschiedlicher Softwarelösungen und schaffen Transparenz im Markt. Dies unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung.

• Investitionssicherheit: Die Zertifizierung reduziert das Risiko von Fehlinvestitionen, da grundlegende Qualitäts‑ und Leistungsanforderungen nachgewiesen sind.

• Prozessoptimierung: Zertifizierte Software hilft, FM‑Prozesse gemäss Standards wie DIN EN 15221‑5 zu strukturieren und Ressourcen effizient zu nutzen.

• Rechtssicherheit: Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GEG, DSGVO, Energieauditpflicht) wird die Betreiberverantwortung unterstützt.

• Objektiver Qualitätsnachweis: Das Zertifikat bestätigt die Leistungsfähigkeit der Software und erhöht die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Investoren.

• Marktpositionierung: Zertifizierte Produkte heben sich im Wettbewerb hervor und erfüllen häufig Voraussetzungen für öffentliche Ausschreibungen.

• Vertrauensbildung und Innovation: Die Zertifizierung fördert das Vertrauen der Anwender und motiviert Anbieter, ihre Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die Möglichkeit, auch einzelne Module zu zertifizieren, unterstützt insbesondere innovative PropTech‑Start‑ups.