GEFMA 198-1/-2: Dokumentation im FM

• Bestandsdokumentation: Sie beschreibt, wie ein Gebäude und seine Anlagen tatsächlich errichtet wurden. Zu den Inhalten gehören Bauverträge, Ausführungspläne, Abnahmeprotokolle, Nachtragsunterlagen und Änderungen während der Bauphase. Diese Unterlagen dokumentieren die komplette Baugeschichte und dienen als Rechtsnachweis für Genehmigungen und als Grundlage für Umbauten und Kostenkalkulationen.

• Betriebs- und Instandhaltungsdokumentation: Hierzu zählen Betriebsanleitungen, Wartungshandbücher, Wartungsprotokolle, Gefährdungsbeurteilungen und das Anlagenkataster. Diese Dokumente sichern den ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Betrieb, unterstützen das Wartungsmanagement und dokumentieren wiederkehrende Prüfungen und Instandhaltungen.

• Prüf-, Nachweis- und Genehmigungsdokumentation: Diese Kategorie beinhaltet Prüfberichte, Prüfbücher, Sachverständigengutachten, Genehmigungen, Brandschutzbescheide und andere behördliche Bescheide. Sie dienen dazu, die Einhaltung gesetzlicher Prüfÿlichten nachzuweisen und bilden eine wichtige Grundlage für Haftungsfreistellungen.

• Vertragsdokumentation: Dazu zählen Verträge mit Planern, Bauunternehmen, Betreibern und Dienstleistern sowie Leistungsbeschreibungen, Service Level Agreements (SLA) und Preisverzeichnisse. Eine strukturierte Vertragsdokumentation erleichtert das Management von Leistungsbeziehungen und bildet die Basis für Vergaben und Controlling.

Ergänzend gibt es anweisende Dokumentation wie Verfahrensanweisungen, Betriebsanweisungen und Notfallpläne. Diese Dokumente geben den Beteiligten klare Handlungsanweisungen und machen Abläufe nachvollziehbar.

Eine lebenszyklusorientierte Dokumentation begleitet ein Objekt von der ersten Planung über die Bauausführung und den Betrieb bis zur Umnutzung oder Stilllegung. Bereits in der Planungsphase müssen Anforderungen an die zukünftige Betriebsdokumentation berücksichtigt werden. Während der Bauphase wird die Bestandsdokumentation erstellt und für die Nutzung freigegeben. Im laufenden Betrieb sind Anpassungen, Umbauten und Instandsetzungen stets zu dokumentieren, damit die Unterlagen aktuell und FM‑gerecht bleiben.

FM‑Dokumentation unterliegt zahlreichen Rechtsnormen: das Baurecht, die Arbeitsstättenverordnung, das Umweltrecht und fachspezifische Vorschriften (z. B. Feueränleitungs- und Aufzugsgesetze) verlangen prüffähige Unterlagen. Betreiber sind verpflichtet, ihre Verkehrssicherungspflichten zu erfüllen und Gefahren für Nutzer und Dritte auszuschließen. Um diese Pflichten delegieren zu können, müssen Aufgaben, Zuständigkeiten und Auswahl der Dienstleister dokumentiert werden. Reparaturen, Umbauten und Wartungen sind lückenlos nachzuweisen; bei prüfflichtigen Anlagen wie Aufzügen oder Brandschutzklappen besteht gesetzliche Dokumentationspflicht.

• vollständig sein, also alle erforderlichen Informationen enthalten;

• aktuell sein und regelmäßig aktualisiert werden;

• nachvollziehbar strukturiert sein, sodass Inhalt, Autor und Version klar erkennbar sind;

• prüfbar sein, d. h. Informationen müssen schnell auffindbar und auskunftsfähig sein;

• revisionssicher sein, also vor unberechtigter Änderung geschützt werden. Ein revisionssicheres Archiv muss Daten ordnungsmäßig, vollständig, sicher, verfügbar und unveränderlich speichern.

Die Dokumentation sollte logisch gegliedert werden. Strukturen können sich nach Objekten (z. B. Liegenschaften, Gebäude, Anlagen), nach Prozessen (Planung, Bau, Betrieb), nach Verantwortlichkeiten (Eigentümer, Betreiber, Dienstleister) oder nach Fachdisziplinen richten. Eine durchgängige Kennzeichnung (z. B. nach DIN 6779‑12) erleichtert die Zuordnung von Dokumenten zu technischen Systemen.

Die initiale Erstellung der Dokumentation erfolgt in der Planungs- und Bauphase. Bei der Übergabe ist sicherzustellen, dass alle Projektdaten vollständig und in der geforderten Detailtiefe vorliegen. In der Betriebsphase muss die Dokumentation kontinuierlich fortgeschrieben werden: Betriebsanleitungen, Wartungsunterlagen, Ersatzteilübersichten und Bestandszeichnungen sind auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Fehlende Dokumente werden in einem Prüfbericht erfasst und nachgeliefert. Der Erhalt der Unterlagen wird schriftlich bestätigt; alle Vorgänge sind zu protokollieren und versioniert abzulegen.

Die Verantwortung für die Dokumentation liegt beim Betreiber. Dieser kann Aufgaben an Fachpersonal oder externe Dienstleister delegieren, bleibt aber für die ordnungsgemäße Auswahl, Einweisung und Überwachung verantwortlich. Zuständigkeiten sind eindeutig festzulegen: Wer erstellt ein Dokument? Wer prüft und genehmigt es? Wer archiviert und aktualisiert es? Eine klare Rollenbeschreibung verhindert Haftungslücken.

Bei der Wahl der Werkzeuge muss zwischen analogen und digitalen Medien unterschieden werden. Papierarchive können rechtssicher sein, sind jedoch in der Verwaltung aufwändig. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten dagegen zentrale, strukturierte Ablagen mit Metadaten, leistungsfähiger Suche, Versionierung und Zugriffskontrolle. Sie ermöglichen, dass Änderungen nachvollziehbar gespeichert und ältere Versionen abrufbar bleiben. Eine klare Rechteverwaltung bestimmt, wer Dokumente lesen, bearbeiten, freigeben oder löschen darf. DMS lassen sich lokal (On‑Premise) oder als Cloud‑Lösung betreiben und verfügen über Mechanismen zur Revisionssicherheit, z. B. WORM‑Speicher, Audit‑Trails und automatische Versionsprotokolle. Datenschutz und Aufbewahrungsfristen gemäß DSGVO und Abgabenordnung werden durch Verschlüsselung, Zugriffsprotokolle und gesteuerte Löschprozesse unterstützt.

Ein DMS sollte an andere Systeme angebunden werden: CAFM‑Software (Computer Aided Facility Management) für die Objektverwaltung, Instandhaltungsmanagementsysteme für die Planung von Wartungen, ERP‑Systeme für kaufmännische Abläufe, CRM für die Kommunikation mit Nutzern sowie Risiko‑ und Compliance‑Systeme. Schnittstellen ermöglichen einen durchgängigen Informationsfluss und vermeiden doppelte Datenhaltung. Leistungsfähige Suchfunktionen, OCR und Filter nach Metadaten sorgen für schnelle Auffindbarkeit. Automatisierte Workflows verteilen Dokumente zur Bearbeitung oder Freigabe und steigern so die Effizienz.

Teil 2 der Richtlinie enthält eine vollständige Liste aller FM‑relevanten Einzeldokumente. Diese Liste dient als Referenz und Prüfliste für Projektbeteiligte, Betreiber und Auditoren. Sie ermöglicht zu prüfen, ob sämtliche erforderlichen Unterlagen vorhanden sind, und erleichtert die Beschaffung fehlender Dokumente.

Die Dokumentenliste ist nach Dokumententypen, Lebenszyklusphasen und FM‑Fachdisziplinen gegliedert. Sie unterscheidet zum Beispiel Plandokumentation, Betriebsanleitungen, Prüfberichte, Unterlagen für die Betriebsorganisation sowie Verträge. Zusätzlich werden Dokumente bestimmten Gewerken und technischen Systemen zugeordnet, was die gezielte Auffindung erleichtert.

Planungs- und Bestandsdokumente beschreiben die technische Ausführung von Gebäuden und Anlagen. Sie umfassen Bauverträge, genehmigte Einreichpläne, Ausführungs- und Detailpläne, statische Berechnungen, Materialdatenblätter, Abnahme- und Fertigstellungsanzeigen. Auch nachträgliche Planänderungen, As‑Built‑Pläne und Nachtragsvereinbarungen sind Bestandteile dieser Kategorie. Solche Dokumente schaffen Transparenz über die Baustruktur und bilden die Grundlage für Umbauten und Wartungsplanungen.

Diese Kategorie enthält alle Unterlagen, die für den ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Betrieb erforderlich sind. Dazu gehören Betriebsanleitungen der Hersteller, Wartungshandbücher, Wartungsverträge, Instandhaltungsprotokolle, Wartungskalender, Ersatzteillisten und Anlagenkataster. Zusätzlich enthalten sie Gefährdungsbeurteilungen nach der Betriebssicherheitsverordnung und Dokumentationen des vorbeugenden Brandschutzes. Diese Dokumente sichern die Verfügbarkeit und Effizienz der Anlagen und ermöglichen eine lückenlose Planung und Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten.

Rechtlich relevante Dokumente dienen dem Nachweis der Einhaltung von Prüf- und Genehmigungspflichten. Dazu zählen Prüfberichte, Prüfbücher, Messprotokolle, Befunde, Gutachten von Sachverständigen sowie Behördenbescheide (z. B. Fertigstellungsanzeigen, Benützungsbewilligungen, Bau- und Nutzungsbewilligungen). Sie dokumentieren, dass gesetzliche Fristen und Vorgaben eingehalten werden, und stützen die Haftungsfreistellung des Betreibers.

• Titel und Zweck des Dokuments;

• Geltungsbereich (betroffene Anlagen/Objekte);

• verantwortliche Person/Organisation;

• Version, Datum und Gültigkeit;

• Status der Aktualisierung (z. B. Entwurf, freigegeben, in Revision);

• Referenzen auf relevante Normen, Verträge oder SLAs;

• Historie der Änderungen mit Versionsnummern;

• Ablageort bzw. Verknüpfungen zu weiterführenden Dokumenten.

Eine einheitliche Aufbau- und Ablagestruktur erleichtert das Auffinden und die Prüfung der Dokumente. Die Dokumente sollten in einem DMS mit konsistentem Layout und klaren Metadaten abgelegt werden. Verlinkungen zwischen Dokumenten (z. B. von der Wartungsanleitung zur Gefährdungsbeurteilung) verbessern die Nachvollziehbarkeit. Eine eindeutige Kennzeichnung nach Dokumentenarten, Lebenszyklusphase und technischem Gewerk ist erforderlich.

Die von GEFMA bereitgestellte Excel‑Vorlage dient als zentrales Register der Dokumentation. Sie listet alle erforderlichen Dokumente auf und erlaubt es, Verantwortlichkeiten, Status und Ablageorte zuzuordnen. So können Betreiber und Auditoren schnell prüfen, welche Unterlagen vorhanden sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Eine Dokumentenliste enthält Spalten wie Dokumentenname, Dokumentenkategorie, betroffene Anlage, Lebenszyklusphase, verantwortliche Person, Status (erwartet, in Arbeit, abgeschlossen) und physischer oder digitaler Ablageort. Zusätzliche Felder für Versionsnummer, Datum der letzten Aktualisierung und Verweis auf verbundenen Verträge oder Prüfungen erhöhen die Transparenz. Die Liste dient als Instrument zur Steuerung, Kontrolle und Vollständigkeitsprüfung der FM‑Dokumentation.

Die Dokumentationssystematik muss in alle operativen FM‑Prozesse integriert werden. Bei der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen, der Vergabe von Leistungen, der Steuerung des Service‑Desks und des Controllings bilden die dokumentierten Informationen die Entscheidungsgrundlage. Verknüpfungen zwischen DMS und CAFM‑System erlauben, dass Wartungsaufträge direkt aus der Dokumentation generiert und Rückmeldungen (z. B. Wartungsprotokolle) automatisch abgelegt werden. Prozesse wie Vergabe und Abrechnung nutzen die Vertragsdokumentation und SLAs als Referenz.

Durch eine strukturierte Dokumentation kann der Betreiber nachweisen, dass er seinen gesetzlichen Pflichten nachgekommen ist. Die Dokumentation belegt die Delegation von Aufgaben, die Auswahl geeigneter Dienstleister, die Qualifizierung und Unterweisung des Personals sowie die fortlaufende Überwachung der Leistungen. Im Haftungsfall kann der Betreiber darlegen, dass er alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat. Bei Audits ermöglicht eine revisionssichere Dokumentation eine schnelle und lückenlose Prüfung.

Die Dokumentation ist kein statisches Produkt. Nutzungsänderungen, Umbauten, technische Innovationen und Änderungen der Rechtslage machen eine kontinuierliche Aktualisierung erforderlich. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass veraltete Informationen identifiziert und ersetzt werden. Prüfzyklen sollten in der Organisation verankert sein (z. B. jährliche Reviews oder Ereignisbezogene Aktualisierungen). Schulungen sensibilisieren die Beteiligten für ihre Dokumentationspflichten.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Portfolios muss die Dokumentationssystematik skalierbar sein. Durch einheitliche Strukturierungs- und Kategorisierungssysteme lassen sich Daten konsolidieren, vergleichen und analysieren. Dies ermöglicht ein portfolioweites Risikomanagement, Benchmarking und die Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Die konsequente Anwendung der GEFMA‑Richtlinie führt zu klaren Strukturen, verbesserten Informationsflüssen und reduzierten Suchaufwänden. Transparente Daten steigern die Effizienz von Wartungs- und Serviceprozessen, erleichtern die Ressourcenplanung und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Eigentümern, Betreibern und Dienstleistern.

Auf strategischer Ebene schafft die standardisierte Dokumentation Rechtssicherheit und unterstützt die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Sie ist Grundlage für Compliance- und Risiko‑Management, trägt zur nachhaltigen Sicherung der FM‑Qualität bei und erhöht den Wert der Immobilien. Einheitliche Dokumentationsprozesse erleichtern die Integration neuer Technologien und die Umsetzung digitaler Strategien.