GEFMA 160-1 bis -4: Nachhaltigkeit im FM – Bewertungssysteme

Alle Teile der Richtlinie folgen einer einheitlichen Gliederung und verwenden konsistente Themenfelder. Die fünf Hauptkategorien Ökologie, Ökonomie, Sozio-Kultur, FM-Organisation sowie Details der Facility-Services bilden die gemeinsame Basis. Innerhalb dieser Felder sind insgesamt (bzw. neu 26) Kriterien definiert, die in jedem Teil an den jeweiligen Immobilientyp angepasst werden. Jeder Teil hat damit eigene Kriteriensteckbriefe, die umfassende Erläuterungen und Indikatoren enthalten. Durch den modularen Aufbau bleiben die Bewertungen vergleichbar, während gleichzeitig auf Besonderheiten der jeweiligen Assetklasse eingegangen wird.

Die Bewertung erfolgt über ein Punktesystem: Jedes Kriterium ist mit einer maximalen Punktzahl versehen, und Teilpunkte werden vergeben. Mindestanforderungen legen fest, ab welchem Erfüllungsgrad welche Punkte erzielt werden können. In der Konformitätsprüfung muss beispielsweise ein Erfüllungsgrad von mindestens 35 % erreicht werden. Die erzielten Punkte werden je nach Relevanz gewichtet und zu einem Gesamtwert addiert. Das GEFMA-160-Zertifikat stellt sicher, dass der nachgewiesene nachhaltige Betrieb einheitlich, strukturiert und objektiv beurteilt wird. Die Punktescoring-Logik ermöglicht ein transparentes Benchmarking und die Verknüpfung zu Zielwerten im Management.

Der Zertifizierungsprozess ist standardisiert und wird softwareseitig unterstützt. In einem typischen Ablauf führen die Betreiber zunächst einen Schnell-Check über die kostenlose SustainFM-App durch, um erste Hinweise zur Nachhaltigkeitslage zu erhalten. Anschließend erfolgt die Projektanmeldung und die Zusammenstellung der Nachweisdokumentation. Ein qualifizierter GEFMA-Auditor hilft bei der Aufbereitung und Einreichung aller erforderlichen Unterlagen über die App. In der Konformitätsprüfung (durch TÜV SÜD) werden die Nachweise bewertet (Erfüllungsgrad 35–100 %). Nach erfolgreicher Prüfung wird das Objekt zertifiziert; ein detaillierter Prüfbericht offenbart dabei Verbesserungspotenziale in den FM-Prozessen. So werden alle relevanten Nachweise systematisch erfasst und in die Bewertung einbezogen.

Dieser Bereich fokussiert den schonenden Umgang mit Energie, Wasser, Materialen und die Reduktion von Emissionen im Gebäudebetrieb. Wichtige Kriterien sind daher Energiemanagement (einschließlich Effizienz und erneuerbare Energien), Wassermanagement und Abfall-/Entsorgungsmanagement. Außerdem wird Havarienmanagement betrachtet, um Umweltrisiken (z. B. Schadstoffaustritte) zu vermeiden. Das Ziel ist, den CO₂-Fußabdruck der Facility-Services zu senken – etwa durch energieeffiziente TGA-Systeme, erneuerbare Energien, nachhaltige Beschaffung und Abfallvermeidung. Zusammen bilden diese Kriterien eine umfassende Bewertung ökologischer Leistungsfähigkeit im Gebäudebetrieb.

Hier geht es um Wirtschaftlichkeit und Werterhalt. Bewertet werden Kostenstrukturen und Effizienz über den Lebenszyklus des Gebäudes. Wichtige Kriterien sind das Nutzungskostenmanagement (Lebenszykluskostensteuerung) sowie das Flächenmanagement zur optimalen Raumnutzung. Es wird geprüft, ob Betriebskosten, Energie- und Instandhaltungskosten transparent erhoben und gesteuert werden. Ziel ist eine langfristig wirtschaftliche Betriebsführung, die durch optimierte Prozesse und ressourcenschonenden Betrieb den Wert des Gebäudes erhält und steigert. Durch solche Maßnahmen lässt sich die Wirtschaftlichkeit erhöhen, ohne die Nutzungsqualität zu beeinträchtigen.

Dieser Bereich bezieht sich auf die Nutzungsqualität aus Sicht der Menschen und die organisatorische Ausgestaltung. Ein Schwerpunkt liegt auf Gesundheit, Sicherheit und Komfort der Nutzer. Beispiele für Kriterien sind Nutzerzufriedenheitsmanagement, Arbeitssicherheits- und Gebäudesicherheitsmanagement sowie Raumluft- und Trinkwasserqualität. Auch Barrierefreiheit, Zutrittskontrolle und Notfallkonzepte fließen ein. Zudem werden Funktionsaspekte wie Mitarbeiterschulung und Kommunikation zur Nachhaltigkeit untersucht. Insgesamt sichern diese Kriterien, dass das Gebäude benutzerfreundlich, sicher und funktional betrieben wird und die Bedürfnisse der Nutzer berücksichtigt werden.

GEFMA 160-1 gilt für Büro- und Verwaltungsgebäude aller Art. Dazu zählen sowohl Ein- als auch Mehrmieterobjekte. Typisch sind hier flexible Raumstrukturen und ein hoher Anteil an Büroarbeitsplätzen bei gleichzeitig vergleichsweise geringen Belastungen durch spezielle technische Anlagen. Berücksichtigt wird der Umgang mit Arbeitsplätzen, der laufende Betrieb und die Serviceleistungen im Bürobereich. Die Richtlinie ist anwendbar auf Bestandsgebäude im gewerblichen Sektor, unabhängig von Baujahr oder Modernisierungsgrad.

Die Kriterien adressieren alle relevanten Aspekte des Büro-Betriebs: Dazu gehören die Qualität der Arbeitsplätze (z. B. Raumluft- und Trinkwasserqualität, Beleuchtung, Sicherheit und Arbeitsschutz) sowie Effizienz bei der Flächennutzung (Flächenmanagement). Weitere Schwerpunkte sind das Energiemanagement (Gebäudeenergieverbrauch, Gebäudetechnik) und transparente Betriebsprozesse (Dokumentation, Reporting). Beispielsweise fließen die Kosten der Flächennutzung und Instandhaltung sowie die Einhaltung relevanter Normen in die Bewertung ein. Insgesamt wird die Arbeitsplatz- und Gebäudebetriebsqualität umfassend beurteilt, um nachhaltiges Management von Büroimmobilien sicherzustellen.

Im Mittelpunkt stehen typischerweise FM-geführte Prozesse wie Instandhaltung, Reinigung, technische Wartung und Flächen- bzw. Arbeitsplatzmanagement. Das Bewertungssystem prüft, wie Instandhaltungsmaßnahmen geplant und dokumentiert sind und ob Betreiberverantwortung (z. B. gemäß DIN 31051) erfüllt wird. Auch Energieoptimierungen durch FM (z. B. Monitoring der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik) und Effizienz in der Raumorganisation werden bewertet. Weiterhin spielen Facility-Services eine Rolle (z. B. Reinigung, Catering, Sicherheitsdienste), da deren Nachhaltigkeit maßgeblich zur Gesamtperformance beiträgt. Ziel ist es, ein ganzheitlich nachhaltiges Gebäudemanagement zu fördern, bei dem FM den Betrieb möglichst ressourcen- und energieeffizient gestaltet.

Die Teilrichtlinie 160-2 richtet sich an Handelsimmobilien, konkret an Verbrauchermärkte und vergleichbare Verkaufsstätten. Diese Gebäude zeichnen sich durch lange Betriebszeiten, hohe Personenzahlen und spezielle technische Anlagen (insbesondere Kühl- und Gefriertechnik) aus. Typisch sind außerdem umfangreiche Logistikflächen (Anlieferung, Lager) und wechselnde Produktströme. Der Kriterienkatalog berücksichtigt diese Besonderheiten, etwa durch die Berücksichtigung energieintensiver Prozesse und spezifischer Nachhaltigkeitsanforderungen des Handels.

Im Fokus stehen energieintensive Bereiche wie Kälte- und Klimatechnik sowie Beleuchtung und Belüftung. Die Kriterien umfassen daher Wärme- und Kältemanagement, Energieeffizienz der Kühlanlagen sowie Beleuchtungskonzepte. Außerdem wird das Abfall- und Verpackungsmanagement bewertet – etwa Trennung und Vermeidung von Verpackungsmaterial. Die Lebenszykluskosten des Betriebs, die Flächennutzung (Verkaufsfläche vs. Lager) und die Transparenz über Energiedaten sind weitere Themen. Nutzer- und Kundenaspekte (Komfort, Sicherheit) finden ebenfalls Berücksichtigung. Insgesamt dokumentiert der Kriterienkatalog, wie Handelsbetriebe ihre Prozesse so gestalten können, dass Ressourcenverbrauch und Emissionen minimiert werden.

Technisches FM spielt in Handelsimmobilien eine große Rolle. Die Bewertung legt daher Schwerpunkte auf Energie- und Kältetechnik sowie Wartungsprozesse. Die Koordination zwischen Betreiber und Mietern (z. B. Filialbetreiber) ist zentral, um nachhaltige Betriebsabläufe zu gewährleisten. Beispielsweise werden der effiziente Einsatz von Regelsystemen, Frühwarnsysteme für Ausfälle (Havarie) und Notfallpläne bewertet. Auch das Facility-Management muss eng mit Logistik und Reinigungsdiensten zusammenarbeiten, um Abläufe zu optimieren. Insgesamt betont GEFMA 160-2 die Rolle des FM bei der Steuerung energieintensiver Prozesse, der Abfallentsorgung und der Gewährleistung betrieblicher Kontinuität in Handelsobjekten.

GEFMA 160-3 betrifft große Event-Immobilien wie Stadien, Konzertsäle oder Arenen. Diese Gebäude sind durch starke Nutzungsschwankungen geprägt: Bei Veranstaltungen (z. B. Fußballspiele, Konzerte) ist der Energie- und Ressourcenverbrauch enorm, während ansonsten große Bereiche weitgehend ungenutzt sind. Kennzeichnend sind zudem komplexe Infrastruktur (Sitztribünen, Parkplätzen, Haustechnik) und hohe Anforderungen an Sicherheit und Infrastrukturflexibilität. Die Richtlinie berücksichtigt diese Dynamik, etwa durch Kriterien zu Last- und Energiemanagement im Ereignisbetrieb.

Die Kriterien fokussieren auf das Management von Spitzenlasten und Ressourcen während Events. Bewertet werden Energie- und Wasserverbrauch pro Veranstaltung, effiziente Beleuchtungs- und Lüftungssysteme sowie das Crowdmanagement (z. B. Belüftung und Anlagennutzung bei voller Auslastung). Die Auslastungsplanung und Infrastrukturflexibilität (z. B. modulare Nutzung, Mehrfachbelegung) werden analysiert. Sicherheitsthemen sind ebenfalls entscheidend: Hierzu zählen Notfall- und Evakuierungskonzepte sowie Gebäudesicherheit im Massenzugang. Ferner fließt ein, wie das Facility Management temporäre Auslastungsspitzen plant und auswertet, um die Nachhaltigkeit von Großereignissen sicherzustellen.

Beim Betrieb von Veranstaltungsstätten liegen die Schwerpunkte auf Event-Management und Sicherheitsprozessen. Das FM muss eng mit Veranstaltern zusammenarbeiten – etwa bei der Koordination von Auf- und Abbau, Sicherheitstechnik und Reinigung. Weitere Aspekte sind das Management von Besucherströmen (Zutrittskontrolle, Notfallorganisation) sowie die Überwachung technischer Anlagen unter Spitzenlast. Auch Energiemanagementsysteme (z. B. Abschaltung nicht benötigter Bereiche, Lastverschiebung) sind zentral. Insgesamt stellt GEFMA 160-3 sicher, dass FM-Abläufe so gestaltet sind, dass trotz unregelmäßiger Nutzung eine hohe Nachhaltigkeitsleistung erzielt wird.

Das Teil 160-4 ist neu und wendet das SustainFM-System auf die Wohnungswirtschaft an. Es gilt für Mehrfamilienhäuser, Wohnquartiere und vergleichbare Immobilien mit langfristig ansässigen Nutzern. Wesentlich sind hier die dauerhafte Nutzung über viele Jahre und die große Vielfalt an Bewohnerinteressen. Typisch sind wiederkehrende Verbrauchsmuster (heizen, lüften, Strom), gemeinschaftliche Einrichtungen (z. B. Waschräume) und Pflichten des Betreibers gegenüber Mietern. Mit GEFMA 160-4 können erstmalig Wohnobjekte nach den SustainFM-Kriterien bewertet und zertifiziert werden.

Die Bewertung deckt alle wesentlichen Aspekte des Wohnbetriebs ab: Energetische Gebäudeperformance (Heizung, Dämmung), Effizienz und Transparenz der Betriebskosten, Instandhaltungsstrategie sowie Innenraumqualität (Lüftung, Licht) sind zentrale Themen. Zudem wird die Kommunikation mit den Mietern beurteilt – etwa wie Betreiber über Energiesparmöglichkeiten aufklären oder Schadensmeldungen bearbeiten. Die Kriterien beinhalten beispielsweise einen Transparenzcheck der Nebenkostenabrechnung und einen Wartungsplan für haustechnische Anlagen. Damit sollen nicht nur Energie- und Kosteneffizienz, sondern auch Wohnkomfort und Nutzerzufriedenheit sichergestellt werden.

Das Facility Management im Wohnbereich ist stark nutzerorientiert. GEFMA 160-4 legt daher Wert auf Servicequalität (z. B. Bewohnerkommunikation, Reaktionszeiten bei Störungen) und Kostenkontrolle. Wichtige Prozesse sind Wartung und Inspektion der Gebäudetechnik, das Wohnungs- und Mietermanagement sowie die Kostenaufstellung. Ziel ist, mit transparenten Betriebsprozessen die langfristige Werterhaltung des Wohnobjekts zu sichern. Zudem prüft das Bewertungssystem, ob FM-Verträge an Nachhaltigkeitskriterien ausgerichtet sind (z. B. Berücksichtigung von Energieeffizienz in Reinigungs- oder Bewirtschaftungsverträgen) und ob die Betreiberpflichten eingehalten werden.

SustainFM dient als Basis für eine offizielle Zertifizierung des nachhaltigen Betriebes (GEFMA-160-Zertifikat). Nach Abschluss des Bewertungsprozesses gibt GEFMA ein Zertifikat aus, das die Nachhaltigkeitsleistung eines Objekts bescheinigt. Das Zertifikat schafft eine gemeinsame Bewertungsgrundlage und kann z. B. im ESG-Reporting oder gegenüber Investoren genutzt werden. Immobilien mit SustainFM-Zertifikat signalisieren, dass Eigentümer und Betreiber einen ganzheitlich nachhaltigen Betrieb nachweisbar implementiert haben. Die Zertifizierung kann in der Regel ab dem zweiten Betriebsjahr angestrebt werden und wird alle zwei Jahre erneuert; dabei wird der Nachhaltigkeitsgedanke kontinuierlich im Lebenszyklus verankert.

Da alle Assetklassen nach demselben Grundschema bewertet werden, lassen sich Ergebnisse über unterschiedliche Objekte und Portfolios hinweg vergleichen. Dies ermöglicht interne Benchmarks – z. B. Vergleich verschiedener Bürostandorte – sowie externe Vergleiche mit Branchendurchschnitten. Die standardisierten Kriterien und Punktwerte bieten eine belastbare Basis für Portfolio-Analysen. So können Eigentümer und Manager etwa die Nachhaltigkeitsfortschritte ihrer Bestände dokumentieren und gezielt in Objekte mit Nachholbedarf investieren. Auch die CO₂-Bilanzierungsinformationen, die in SustainFM integriert sind, fließen in übergreifende Nachhaltigkeitsberichte ein.

Die Ergebnisse der Bewertung werden in das FM-Management integriert. Identifizierte Lücken und Potenziale fließen in Investitionsentscheidungen und Optimierungsmaßnahmen ein. Beispielsweise zeigt der Prüfbericht konkrete Handlungsfelder auf (z. B. ungenutzte Einsparpotenziale im Energiemanagement). FM-Organisationen können auf dieser Basis ihre Prozesse laufend anpassen (PDCA-Zyklus) und dadurch ihre Nachhaltigkeitsleistung Schritt für Schritt steigern. Insgesamt führt die Nutzung der Assessment-Systeme dazu, dass nachhaltige Ziele zu einem festen Bestandteil der Facility-Management-Strategie werden.

Die GEFMA-Richtlinien 160-1 bis 160-4 wurden vom Deutschen Verband für Facility Management (GEFMA) herausgegeben und bieten einen speziell auf das Facility Management ausgerichteten Bewertungsrahmen für Nachhaltigkeit. Sie versetzen FM-Organisationen in die Lage, die Nachhaltigkeitsperformance ihres operativen Betriebs systematisch zu erfassen, zu vergleichen und zu verbessern. Dabei wird die Transparenz in allen relevanten Prozessen erhöht und der Gebäudebetrieb wird in Einklang mit rechtlichen Vorgaben (z. B. Energie- und Treibhausgasreduktionspflichten) gestaltet. Durch den Fokus auf Bestandsgebäude erfüllen die Systeme eine zentrale Rolle in der Werterhaltung und Wertsteigerung von Immobilien: Zertifizierte Objekte sind besser auf Marktanforderungen wie ESG-Reporting und regulatorische Vorgaben vorbereitet, während nicht-zertifizierte FM-Dienstleister ihre Leistungsqualität gegenüber Kunden nachweisen können. Insgesamt tragen die GEFMA 160-1 bis 160-4 Bewertungsverfahren dazu bei, Nachhaltigkeit im operativen Gebäudebetrieb messbar zu machen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.