GEFMA 124-1 bis -6: Energiemanagement

Dieses Teilwerk skizziert die methodischen Grundsätze: Energiemanagement folgt einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Deming-Kreis). Der Prozess umfasst die Analyse des Ist-Zustands, Zielfestlegung, Maßnahmenumsetzung sowie fortlaufendes Monitoring und Review. Wesentliche Elemente sind Benchmarking und vergleichende Analysen von Verbräuchen und Kennwerten über verschiedene Standorte oder Zeiträume, um Einsparpotenziale zu ermitteln.

GEFMA 124-2 fordert ein detailliertes Mess- und Zählkonzept. Alle relevanten Energieverbräuche müssen systematisch erfasst werden. Dabei werden Datenqualitätsprüfungen und Plausibilitätschecks durchgeführt, um Fehlmessungen zu verhindern. Laut GEFMA werden die Energieverbräuche durch das Energiemanagement „detailliert erfasst, analysiert und bewertet“, was eine fundierte Verbrauchsbilanz und zuverlässige Basis für Entscheidungen schafft.

Auf Basis der erfassten Daten werden Energieverbrauchstreiber, Lastprofile und Ineffizienzen identifiziert. Haupt- und Nebenerzeugeranalysen sowie Zeit- und Lastganganalysen ermöglichen es, Schwachstellen aufzudecken. Mit Hilfe definierter Kennzahlen (EnPIs) und Normalisierungsmethoden lassen sich Verbrauchsdaten über unterschiedliche Gebäude und Zeiträume vergleichbar machen. Das Energiemanagement bewertet so Einsparpotenziale und bereitet die Grundlage für gezielte Optimierungsmaßnahmen.

EnPIs sind Kenngrößen, die den energetischen Zustand eines Gebäudes oder einer Anlagenkombination quantifizieren. GEFMA empfiehlt die Auswahl geeigneter EnPIs (z. B. kWh/m²a, kWh pro Betreibsstunde, CO₂/m²) und deren Interpretation im FM-Kontext. Durch Witterungs- oder Nutzungsanpassung wird sichergestellt, dass Vergleiche über Zeiträume und Objektvergleiche belastbar sind.

Auf Basis der Analysen werden technische und organisatorische Optimierungsmaßnahmen abgeleitet. Jede Maßnahme wird wirtschaftlich bewertet (z. B. Kosten-Nutzen, Amortisationszeit) und einer Risikoabschätzung unterzogen. Dabei werden Maßnahmen ausgeschlossen, die Komfort oder Sicherheit beeinträchtigen. Die verbleibenden Maßnahmen werden nach Einsparpotenzial und Wirtschaftlichkeit priorisiert. GEFMA weist darauf hin, dass durch solche Inspektionen und Analysen nicht nur die gesetzliche Pflicht erfüllt wird, sondern darüber hinaus auch weitergehende Optimierungsmöglichkeiten aufgedeckt werden, die nachhaltig Energiekosten senken.

GEFMA 124-3 stellt verschiedene Organisationsmodelle vor: Ein zentrales Modell bündelt die Energiekompetenz in einer Stelle bzw. Abteilung, während ein dezentrales Modell Aufgaben auf einzelne Objekte oder technische Abteilungen verteilt. Häufig wird ein Hybridmodell gewählt: Strategische Planung und Controlling liegen zentral beim Management, während der Alltagsbetrieb vor Ort gesteuert wird. In jedem Fall wird Energiemanagement in die bestehende FM-Struktur integriert.

Der Energiemanager wird als zentrales Rollenprofil detailliert beschrieben. Er ist Ansprechpartner für alle Energiefragen und koordiniert interne und externe Beteiligte. Typische Kompetenzen sind die Aufbereitung von Energiestatistiken, das Initiieren von Einsparprojekten sowie die Kontaktpflege zu Versorgern und Inspektoren. Die Richtlinie differenziert Kompetenzen nach strategischer (z. B. EM-Politik, Budgetverantwortung), taktischer (z. B. Datenanalyse, Projektleitung) und operativer Ebene (z. B. technische Qualifikation).

Die zentralen EM-Prozesse (Planung, Umsetzung, Überwachung, Überprüfung) werden als zyklische FM-Prozesse angesehen. So wird beispielsweise jährlich ein Energieplan erstellt und freigegeben, konkrete Effizienzmaßnahmen werden umgesetzt, laufend wird der Energieverbrauch kontrolliert und bei Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Abschließend erfolgt eine Reviewphase, in der Ziele und Maßnahmen für die nächste Periode angepasst werden.

Energieeffizienz- und Nachhaltigkeitsanforderungen werden in Leistungsverzeichnisse und Verträge integriert. Beispielsweise können FM-Serviceverträge Zielwerte für Kennzahlen oder regelmäßige Energiemessungen vorschreiben. GEFMA empfiehlt zudem, leistungsorientierte Vergabemodelle zu nutzen, bei denen Boni und Mali an das Erreichen vertraglich vereinbarter Energiesparziele gekoppelt sind.

Eine strukturierte Dokumentation aller EM-Aktivitäten ist Pflicht. Verbrauchsdaten, Analysen, Maßnahmenpläne und Inspektionsberichte werden systematisch erfasst. Internes Reporting umfasst regelmäßige Management-Reports mit Kennzahlen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen. GEFMA fordert, dass alle energiebezogenen Informationen in einem klaren Gesamtbild aufbereitet werden, um der Führungsebene die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Die Richtlinie definiert Kompetenzprofile für EM-Fachkräfte auf verschiedenen Ebenen. Gefordert werden technische Kenntnisse (z. B. Anlagentechnik, Energiesysteme), betriebswirtschaftliches Verständnis (Kostenrechnung, Investitionsrechnung) sowie rechtliches Know-how (Energiegesetze, Normen). Je nach Funktion unterscheidet GEFMA zwischen strategischen, taktischen und operativen Rollen. Entsprechende Qualifikationsnachweise (z. B. GEFMA-Zertifikate oder vergleichbare Abschlüsse) werden empfohlen.

Empfohlen wird ein umfassendes Schulungsprogramm: Es umfasst technische Inhalte (Heizung, Lüftung, Klima, Elektrotechnik), ökonomische Themen (Energiebilanzen, Controlling-Tools), rechtliche Grundlagen (GEG, EnEG, EnEV, ISO 50001) und organisatorische Aspekte (Projektmanagement, Change Management). Die Inhalte orientieren sich an den inhaltlichen Schwerpunkten der jeweiligen EM-Rolle.

GEFMA betont die Notwendigkeit kontinuierlicher Weiterbildung: Fachkräfte sollten sich regelmäßig über aktuelle Gesetzesänderungen, neue Technologien (z. B. Gebäudeautomation, erneuerbare Energien) und Entwicklungen im FM informieren. Formate sind etwa interne Workshops, Fachseminare oder Online-Kurse. So wird sichergestellt, dass das Energie-Know-how stets auf dem neuesten Stand ist.

Die GEFMA 124-4 beschreibt Maßnahmen, um Energie-Know-how im Unternehmen zu verankern: Dokumentation von Best Practices, regelmäßiger Erfahrungsaustausch und Mentoring. Auch nach Personalwechseln bleibt so Fachwissen erhalten. Wissensdatenbanken und Lernprogramme fördern den Wissenstransfer über Abteilungen und Generationen hinweg.

Mit dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) von 2020 wurden die Vorgaben der EU-Energieeffizienzrichtlinie vollständig in deutsches Recht umgesetzt, und die EnEV, das EEWärmeG und das EnEG wurden ersetzt. Das GEG schreibt in den §§ 74–78 energetische Inspektionen von Lüftungs- und Klimaanlagen ab 12 kW Kälteleistung vor. GEFMA 124-5 gibt konkrete Umsetzungsempfehlungen für diese gesetzlich geforderte Inspektion. Ziel ist es, Anlagenbetreiber sowie Auftraggeber mit praxisnahen Hinweisen auszustatten, damit sie die Inspektionen gemäß GEG planen, ausschreiben und durchführen können.

Inspektionspflichtig sind vor allem Klimaanlagen und kombinierte Klima-/Lüftungsanlagen mit einer Nennkälteleistung über 12 kW. Je nach Nutzungsfall können auch Teile anderer Systeme (z. B. gekoppelte Kälteanlagen oder Lüftungssysteme) begutachtet werden, insbesondere wenn sie den Gesamtenergiebedarf erheblich beeinflussen. GEFMA 124-5 behandelt in erster Linie diese großen Klimaanlagen.

Der Betreiber einer betroffenen Anlage ist verantwortlich für die Beauftragung und Durchführung der Inspektion. Das GEG verlangt, dass die Inspektion von qualifizierten Fachpersonen (z. B. nach VDI/VDMA) durchgeführt wird. Betriebs- bzw. Betreiberverantwortliche müssen sicherstellen, dass alle Inspektionsergebnisse dokumentiert werden und ein Energie-Ansprechpartner benannt ist. In der GEFMA-Richtlinie haben Betreiber (Auftraggeber) und Inspektoren (Auftragnehmer) gemeinsam die Empfehlungen erarbeitet, um Praxis und gesetzliche Vorgaben zu harmonisieren.

Der Inspektionsprozess erfolgt nach festem Schema: Terminabstimmung, Vor-Ort-Begehung, Untersuchung der Anlagentechnik (z. B. Lüfter, Filter, Kühlkreislauf, Regelungstechnik), Durchführung von Messungen und abschließende Erstellung eines Prüfberichts. GEFMA beschreibt anhand von Praxisbeispielen, wie die Leistungsinhalte der Inspektion auf das gesetzlich geforderte Maß abgestimmt werden können. Die Inspektionsberichte müssen systematisch dokumentiert werden und neben Auffälligkeiten auch Empfehlungen für Wartung und Effizienzsteigerungen enthalten.

Die Ergebnisse der Inspektion fließen direkt in das übergeordnete Energiemanagement ein. Erfasste Mängel, Messwerte und Einsparpotenziale werden in die kontinuierliche EM-Prozesskette aufgenommen. GEFMA betont, dass eine Inspektion nicht nur gesetzliche Pflicht ist, sondern dass dadurch weitergehende Optimierungsmöglichkeiten aufgedeckt werden können, die den effizienten Betrieb der Anlagen verbessern. So werden Inspektionen zur Grundlage für gezielte Energiesparprojekte und Investitionsentscheidungen.

IT-Systeme sind ein zentraler Baustein für Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit des Energiemanagements im FM. Durch digitale Tools können große Datenmengen aus Messpunkten und Gebäudeleittechnik gesammelt, visualisiert und ausgewertet werden. So lassen sich Verbrauchstrends erkennen und Steuerungsmaßnahmen automatisieren, was manuell kaum möglich wäre.

Ein EM-Softwarewerkzeug muss die Erfassung von Verbrauchsdaten, deren Monitoring und Auswertung sowie die Erstellung von Berichten unterstützen. Typische Funktionen sind Datenimport aus Zählern, Vergleiche mit Soll-Werten, Alarmierung bei Schwellenüberschreitung und grafische Visualisierung von Verbrauchskurven. Schnittstellen zu CAFM-Systemen (für Stammdaten der Gebäude) und zu BMS/SCADA (für Echtzeit-Daten) sind wesentliche Anforderungen.

Energiemanagement-IT wird in die bestehende FM-IT-Landschaft eingebunden. Dies kann Cloud-basierte Lösungen oder lokale Software umfassen. Entscheidend sind dabei Datensicherheit, Verfügbarkeit und Interoperabilität. Offene Schnittstellen (z. B. BACnet, OPC) und standardisierte Datenformate ermöglichen den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und eine nahtlose Integration in CAFM und Gebäudeleittechnik.

IT-gestützte Dashboards, Kennzahlen (KPIs) und Szenarioanalysen unterstützen Management und Operative bei Entscheidungen. Beispielsweise können mögliche Energieeinsparungen von Gebäudesanierungen simuliert werden. Die Software ermöglicht es, Energiekennzahlen in Echtzeit zu überwachen und Abweichungen zeitnah zu erkennen. Insgesamt verbessert IT-Unterstützung die Datengrundlage für Budget- und Investitionsentscheidungen im Energiemanagement.

Die GEFMA 124-Reihe bildet einen praxisorientierten Referenzrahmen, mit dem FM-Organisationen Energiemanagement als kontrollierten, auditierbaren und wertschöpfenden Kernprozess implementieren können. Durch die strukturierte Verzahnung von Strategie, Methoden, Organisation, rechtlicher Compliance, Qualifizierung und IT wird erreicht, dass Energiemanagement nicht als isolierte technische Aufgabe, sondern als integraler Bestandteil einer professionellen FM-Governance und operativen Exzellenz verankert wird. Facility Manager und Dienstleister können so nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen, sondern auch die Energieeffizienz und Nachhaltigkeit des Gebäudebetriebs nachhaltig steigern.