DIN EN 17007 Instandhaltungsprozess und verbundene Leistungskennzahlen

Wesentliche Referenz ist die Terminologienorm DIN EN 13306:2017 „Instandhaltung – Begriffe“, die eine einheitliche Definition zentraler Begriffe liefert. Weitere genannte Referenzen sichern die Konsistenz mit verwandten Standards und Regelwerken im Instandhaltungs- und FM-Bereich.

Die Norm verwendet Begriffe gemäß DIN EN 13306 (Instandhaltungsbegriffe) und ergänzt diese bei Bedarf um spezifische Definitionen. Wichtige Begriffe sind zum Beispiel Aktivität (Reihe von Aufgaben innerhalb eines Prozesses) oder Klassifizierung von Ereignissen. Durch die einheitliche Begriffsverwendung wird sichergestellt, dass alle Prozessbeteiligten eine gemeinsame Basis haben.

DIN EN 17007 gibt vor, welche Prozesskürzel und Notationsregeln verwendet werden. Zum Beispiel steht MAN für den Management-Prozess, PRV für Vermeidung unerwünschter Ereignisse, COR für Wiederherstellung, ACT für Ausführung usw. Zudem werden standardisierte Symbole (z. B. BPMN-Notationen) eingesetzt, um die Darstellung der Prozesslandschaft, Dokumentation und Kennzahlendefinitionen durchgehend einheitlich zu halten.

• Prozessfamilien: Die Prozesse werden in drei Hauptkategorien eingeteilt – Management, Realisierung und Unterstützung. Managementprozesse legen Ziele, Politik und Ressourcen fest und steuern die Instandhaltung (z. B. MAN). Realisierungsprozesse sind unmittelbar auf das Ergebnis der Instandhaltung ausgerichtet (z. B. PRV, COR, ACT). Unterstützungsprozesse stellen die notwendigen Mittel bereit (Personal, Finanzen, Infrastruktur, Information).

• Aufteilung in Ebenen: Das Modell umfasst mehrere Hierarchieebenen. Ebene 1 zeigt den Gesamtprozess in einer End-to-End-Karte. Jeder Ebene-1-Prozess wird auf Ebene 2 in Teilprozesse heruntergebrochen, wobei Eingaben, Ausgaben und Schnittstellen zu anderen Prozessen erfasst werden. Für jeden Level-2-Prozess wird ein Profil erstellt, das Zweck, Aktivitäten, Ein-/Ausgänge, Schnittstellen, Restriktionen und Kennzahlen-Elemente beschreibt.

• Verwendung der Aufteilung: Dieses generische Referenzmodell ermöglicht den Abgleich mit der eigenen Organisation. Dabei wird überprüft, ob alle erforderlichen Prozesse vorhanden und eindeutig definiert sind und wie ihre Schnittstellen gestaltet sind. Für jeden Prozess werden Verantwortliche benannt und Kennzahlen definiert. So können fehlende Prozessschritte, unklare Zuständigkeiten oder unzureichende Schnittstellen erkannt und behoben werden.

Der Kernabschnitt stellt das detaillierte Instandhaltungsprozessmodell und die Prozessprofile vor. Anschließend werden die Teilprozesse in logischer Reihenfolge aufgelistet, jeweils mit eigenem Profil. Jedes Profil umfasst Zweck, Aktivitäten, erforderliche Eingaben, erzeugte Ausgaben, Schnittstellen, Einschränkungen sowie Elemente zur Kennzahlenbildung. Dieses Rahmenwerk bildet die Basis für die Zuordnung der Prozessverantwortung, die Anpassung von CAFM-Workflows und die Definition prozessspezifischer Kennzahlen (Scorecards).

Die Ebene-1-Karte zeigt den Gesamtprozess Instandhaltung als durchgehenden End-to-End-Workflow. Er beginnt beim Management (Governance, Zielsetzung, Budgetierung) und beinhaltet Pfade zur Vermeidung unerwünschter Ereignisse (PRV) sowie zur Wiederherstellung bei Störungen (COR). Der operative Kern läuft im ACT-Prozess ab (Priorisierung, Planung, Ausführung, Abschluss). Begleitend sind Prozesse für Verbesserung (IMP), Arbeitsschutz und Umwelt (HSE), Dokumentation (DOC) und Datenmanagement (DTA) enthalten, ebenso wie Budgetierung (BUD) und Ressourcenprozesse (RES, SER, SPP, TOL). Die Darstellung zeigt alle internen und externen Schnittstellen (z. B. zu Betrieb, Planung, Dienstleistern) und dient als ganzheitliches Referenzbild der Instandhaltung.

Der MAN-Prozess steuert das gesamte Instandhaltungsgeschehen. Er umfasst die Festlegung von Instandhaltungsstrategie und -zielen, die Organisation von Zuständigkeiten (z. B. Prozessverantwortliche, Fachabteilungen) sowie die Einrichtung von Steuerungs- und Berichtskreisen. Hier werden Budgets verabschiedet und Kennzahlen definiert, um die Leistungskontrolle zu ermöglichen. Ein konsequenter Führungszyklus (Plan–Do–Check–Act) wird etabliert, damit die Instandhaltung kontinuierlich überwacht und bei Abweichungen angepasst werden kann.

Der PRV-Prozess dient der Vorbeugung gegen Ausfälle und Fehler. In PRV.1 werden potenzielle unerwünschte Ereignisse (z. B. Ausfälle, Qualitätsmängel) analysiert und charakterisiert (etwa mittels Risikoanalysen oder Fehlerstatistiken). PRV.2 nutzt diese Informationen, um Wartungs- und Inspektionspläne zu erstellen und fortlaufend zu aktualisieren. Ziel ist, dass präventive Maßnahmen systematisch und vollständig abgedeckt sind. Typische Kennzahlen erfassen den Umfang geplanter präventiver Arbeiten, die Qualität und Vollständigkeit der Instandhaltungsplanung sowie die Effektivität der Prävention.

Der COR-Prozess setzt ein, wenn Anlagen vom Sollzustand abweichen. In COR.1 werden eingetretene Störungen und Ausfälle eingeordnet (z. B. nach Schweregrad oder Dringlichkeit). COR.2 widmet sich der Diagnose der Fehlerursache, um geeignete Reparaturmaßnahmen einzuleiten. Ziel ist die schnelle Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft. Kennzahlen sind beispielsweise Reaktionszeit bei Störungen, Wiederherstellungsdauer, Rückfallquote (Anteil wiederholter Störungen) und Qualität der Instandsetzungsmaßnahme.

Im ACT-Prozess erfolgt die operative Abarbeitung aller Wartungsaufträge. ACT.1 priorisiert Störungsmeldungen und Arbeitspakete. ACT.2 bereitet die Aufträge vor (Arbeitsanweisungen, Materialbedarfsermittlung). ACT.3 steuert die Beschaffung von Ersatzteilen und Materialien. ACT.4 plant die Termine (Zeit- und Ressourceneinsatz). ACT.5 startet die geplanten Arbeiten. ACT.6 führt die Instandhaltungsaufgaben durch. Schließlich schließt ACT.7 den Auftrag ab (Dokumentation der Ergebnisse, Freigabe des instandgesetzten Objekts).

Der IMP-Prozess fokussiert systematische Optimierung jenseits der Routine. Er umfasst etwa Ursachenanalysen bei wiederkehrenden Störungen, Wissensmanagement und die Umsetzung technischer Verbesserungen (z. B. Umbauten oder Modifikationen). Durch kontinuierliche Lern- und Verbesserungszyklen werden Zuverlässigkeit und Effizienz erhöht. Kennzahlen sind die Anzahl umgesetzter Verbesserungsprojekte, der messbare Nutzen (z. B. Ausfallreduzierung) und die Reduktion gleicher Fehler.

Der HSE-Prozess gewährleistet die sichere Durchführung von Instandhaltungsarbeiten und den Schutz von Mensch und Umwelt. Er beinhaltet Gefährdungsbeurteilungen, Genehmigungsverfahren (z. B. Arbeitsfreigaben, PAP) sowie Schulungen und Kontrollen. Ziel ist, Unfälle und Umweltschäden zu vermeiden. Kennzahlen können sein: Anteil abgeschlossener Sicherheitsfreigaben, Anzahl von Unfällen/Beinaheunfällen und Einhaltung vorgeschriebener Schutzmaßnahmen (z. B. PSA-Regelungen).

Im BUD-Prozess erfolgt die finanzielle Planung und Kontrolle der Instandhaltung. Er umfasst die Erstellung von Instandhaltungsbudgets, Kostenkalkulationen und Ausgabenüberwachung. Durch Soll-Ist-Vergleiche werden Abweichungen sichtbar. Typische Kennzahlen sind Budgettreue (Soll/Ist-Abgleich), Prognosegenauigkeit und generelle Kostentransparenz. Dieser Prozess stellt sicher, dass ausreichende Mittel für geplante und ungeplante Wartungsarbeiten bereitgestellt werden und wirtschaftlich eingesetzt sind.

Der DOC-Prozess gewährleistet die vollständige und aktuelle Versorgung mit wartungsrelevanten Dokumenten. Dazu gehören technische Handbücher, Wartungsanweisungen, Schaltpläne und Prüfanleitungen. Diese Dokumente werden erstellt, gepflegt und systematisch bereitgestellt (z. B. in DMS/CAFM-Systemen). Kennzahlen können die Verfügbarkeit erforderlicher Unterlagen, die Aktualität (Revisionszyklen) und die Nutzungsrate des Dokumentenmanagementsystems sein.

Der DTA-Prozess stellt eine belastbare Datenbasis für Steuerung und Reporting sicher. Er umfasst Erfassung, Strukturierung und Qualitätssicherung von Daten (z. B. Anlagenstammdaten, Ersatzteilkataloge, Fehlhistorien). Ziel ist eine konsistente und zuverlässige Datengrundlage. Kennzahlen betreffen etwa Datenvollständigkeit (Prozentsatz digital erfasster Anlagen), Datenkonsistenz (Einhaltung von Struktur-/Kodierungsregeln) und Verlässlichkeit der abgeleiteten Berichte.

Im IST-Prozess werden alle infrastrukturellen Voraussetzungen für die Instandhaltung geschaffen. Dazu zählen Versorgungsinfrastruktur (Strom, Wasser), Werkstatt- und Lagerflächen, Hebezeuge sowie IT-Systeme (Netzwerk, Server). Kennzahlen messen die Verfügbarkeit dieser Infrastruktur (z. B. Betriebszeit von Anlagen), Störungszahlen und die termingerechte Bereitstellung von Einsatzmitteln.

Der MRG-Prozess verankert Wartungsaspekte frühzeitig im Planungs- und Änderungsprozess. Bereits in der Projekt- oder Änderungsplanung werden Anforderungen an Wartungsfreundlichkeit definiert (z. B. Zugänglichkeit für Inspektion, Wartungsöffnungen). Dadurch werden spätere Aufwände reduziert. Mögliche Kennzahlen sind der Anteil von Projekten mit integrierten Wartungsanforderungen, die Abschlussquote geplanter Instandhaltungswünsche und Bewertungen der Wartungsfreundlichkeit nach Projektabschluss.

Der OPT-Prozess nutzt laufende Analyse und Steuerung, um die Instandhaltungsergebnisse zu verbessern. Leistungsdaten und Kennzahlen werden ausgewertet, um Schwachstellen zu identifizieren. Daraus abgeleitete Maßnahmen (z. B. Prozessanpassungen, Ressourcensteuerung, Investitionen) werden umgesetzt. Typische Kennzahlen sind Verbesserungen in Leistungstrends (z. B. gestiegene Anlagenverfügbarkeit) und die Wirksamkeit der ergriffenen Optimierungsmaßnahmen (z. B. Prozentsatz erfolgreich realisierter Verbesserungen).

Der RES-Prozess sorgt für die personelle Ausstattung der Instandhaltung. Er umfasst Personalplanung, Rekrutierung und Qualifizierung interner Fachkräfte sowie Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung. Ziel ist, jederzeit über die benötigten Kapazitäten und Qualifikationen zu verfügen. Wichtige Kennzahlen sind Personaldeckung (Soll vs. Ist), Kompetenzausprägung (Erfüllung benötigter Qualifikationsprofile) und Auslastung der Mitarbeiter (Kapazitätsauslastung).

Der SER-Prozess steuert externe Dienstleister. Er umfasst Ausschreibungen, Vertragsmanagement sowie Koordination und Überwachung von Fremdleistungen. Service-Level-Agreements (SLAs) werden vereinbart und deren Einhaltung geprüft. Kennzahlen erfassen z. B. SLA-Einhaltung (z. B. Reaktionszeiten der Dienstleister), Qualität der erbrachten Leistungen und Effizienz der Zusammenarbeit (z. B. Anzahl erforderlicher Koordinationsmaßnahmen).

Der SPP-Prozess organisiert die Ersatzteillogistik für die Instandhaltung. Er beinhaltet Bedarfsermittlung, Beschaffung, Lagerhaltung und Ausgabe von Ersatzteilen. Ziel ist, kritische Ersatzteile in ausreichender Menge verfügbar zu halten und dadurch Ausfallzeiten zu minimieren. Kennzahlen sind die Verfügbarkeit wichtiger Ersatzteile, die Beschaffungszeiten und die Genauigkeit der Lagerbestände.

Der TOL-Prozess stellt Werkzeuge, technische Hilfsmittel und IT-Systeme für die Instandhaltung bereit. Dazu gehören Handwerkzeuge, Prüf- und Kalibriergeräte, Hebezeuge sowie das CAFM-/CMMS-System. Wartung und Kalibrierung der Ausrüstung werden organisiert. Kennzahlen können sein: Verfügbarkeit betriebswichtiger Werkzeuge und Geräte, Einhaltung von Kalibrierzyklen und Betriebszeiten bzw. Verfügbarkeit des CAFM/CMMS.

• DIN EN 13306 „Instandhaltung – Begriffe“

• DIN EN 15341 „Instandhaltung – Leistungskennzahlen für die Instandhaltung“

• DIN EN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“

• DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“

• DIN EN ISO 41001 „Facility Management – Managementsysteme – Anforderungen“

• VDI-Richtlinien (z. B. zu FM-Prozessen, Instandhaltungs-KPIs, Datenmanagement)

• GEFMA-Richtlinien (z. B. zu CAFM-Prozessen und Daten)